Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Programma Documentnummer: B.18.0994 B.18.0994 Landgraaf, 12 juni 2018 ONDERWERP: Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023 PROGRAMMA 1. Bestuur en ondersteuning Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): C.P.G. Wilbach Behandelend ambtenaar voor technische vragen: A.H.P. Jansen Telefoonnummer: 045-5695189 Organisatieonderdeel: Planning en Control Behandeld in B en W d.d.: 19 juni 2018 Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: n.v.t. (advies auditcommissie d.d. 12 juni 2018) Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 28 juni 2018 1. Samenvatting De bestaande overeenkomst tussen de gemeente Landgraaf en Ernst & Young Accountants BV tot het verrichten van de algemene accountantscontrole van de gemeente Landgraaf loopt per 31 december 2018 af. Op 12 april 2018 heeft de gemeenteraad het plan van aanpak vastgesteld voor een nieuw aanbestedingstraject voor de accountantscontrole. Als onderdeel van dit plan van aanpak dient de gemeenteraad de Aanbestedingsleidraad voor de Accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023 vast te stellen. Het aangewezen inkoopteam heeft een leidraad voor een Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2019 tot en met 2023 opgesteld die hierbij ter vaststelling aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. 2. Waarom naar de raad Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan, die belast is met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Ook verstrekt de gemeenteraad de opdracht voor de accountantscontrole. Verder heeft de gemeenteraad op 16 oktober 2003 de Controleverordening gemeente landgraaf 2004 vastgesteld. Hierin is onder meer geregeld dat de gemeenteraad de periode van benoeming van de accountant bepaalt, het programma van eisen (aanbestedingsleidraad) vaststelt en het besluit neemt tot definitieve gunning.
3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect De huidige overeenkomst met onze accountant, Ernst & Young Accountants BV eindigt per 31 december 2018. Er dient dus een nieuwe overeenkomst te worden afgesloten. Hiervoor dient een aanbestedingsprocedure te worden doorlopen. 4. Argumentatie en alternatieven In de door de raad vastgestelde "Controleverordening gemeente Landgraaf 2004" is o.m. bepaald dat: - de benoeming van een accountant geschiedt voor een periode van 5 jaar. - het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole; - de raad het programma van eisen voor de aanbesteding vaststelt; - in geval van Europese aanbesteding de raad de selectie- c.q. gunningscriteria vaststelt. Jaarlijks wordt ca. 40.000 tot 50.000 uitgegeven voor accountantskosten. Dit o.m. als gevolg van uitbreiding van de taakgebieden en verscherpte controlenormen (o.a. AFM). Om geen risico s te lopen is het volgen van een Europese aanbesteding de veiligste keuze. 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig Volgens het vastgestelde inkoopbeleid dient bij Europese aanbestedingen gebruik te worden gemaakt van een inkoopteam. Dit inkoopteam is al ingesteld bij de vaststelling van het plan van aanpak door de gemeenteraad op 12 april 2018. Naast meerdere materiedeskundigen, medewerkers van de betrokken afdeling en een medewerker Inkoop & Aanbestedingen is ook besloten om de auditcommissie als adviserend orgaan hierbij te betrekken. Het inkoopteam zal de gehele aanbestedingsprocedure begeleiden en uitvoeren en heeft daartoe de voorliggende Aanbestedingsleidraad voor de Accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023 opgesteld. De accountant werkt in opdracht van de gemeenteraad en rapporteert tevens zijn bevindingen aan de raad. De gemeenteraad is daarom formeel de opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Als ambtelijk verantwoordelijke treedt daarvoor de griffier op. Voor een optimaal resultaat vragen wij in de omschrijving van de inhoud van de opdracht om een accountant die zich enerzijds als een risicodragend partner durft op te stellen en anderzijds staat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich onder meer voor als gevolg van steeds nieuwe ontwikkelingen en wetswijzigingen. Bij kwaliteit wordt gedoeld op het waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en de snelheid van levering. B.18.0994 Pagina 2 van 5
Ook hebben wij de opdracht zeer nadrukkelijk uitgewerkt en onderverdeeld waarbij naast de controlewerkzaamheden ook de inzet, afstemming en begeleiding van onze eigen interne controle specifiek is meegenomen. De aan te bieden prijs zal dan ook een totaalprijs voor alle gevraagde activiteiten moeten omvatten. De mogelijkheden en voorwaarden voor eventueel meer / minderwerk zijn nadrukkelijk aangegeven. Als criteria voor de gunning worden de inschrijvingen beoordeeld op een drietal kwaliteitsaspecten en op de totale prijs voor alle te verrichten werkzaamheden. Bij de puntenwaardering weegt de kwaliteit mee voor 60% en de prijs voor 40%. 6. Communicatie De leden van het inkoopteam zullen tevens de beoordelingscommissie vormen. Een vertegenwoordiger uit de auditcommissie zal namens de raad hier deel van uitmaken. Na vaststelling van de aanbestedingsleidraad door de gemeenteraad zal de publicatie voor deze openbare aanbesteding worden gedaan op 5 juli 2018. De uiterste termijn van inschrijving is dan 30 augustus 2018. De beoordelingscommissie zal naar verwachting medio september 2018 een advies tot voorlopige gunning hebben bepaald, waarna dit advies aan de auditcommissie zal worden voorgelegd. Een voorstel tot definitieve gunning zal volgens planning op 1 november 2018 aan de gemeenteraad worden voorgelegd. 7. Kosten, baten, dekking, risico's In de meerjarenbegroting is een structureel budget opgenomen ad 27.500 voor accountantskosten ten behoeve van de controle van de jaarrekening en het verstrekken van een accountantsverklaring met controlerapport. De laatste jaren is gebleken dat dit bedrag ontoereikend is. Onduidelijk is of en zo ja tot welke omvang het resultaat van deze aanbesteding tot een structurele verhoging van het bestaande budget kan leiden. De kosten als gevolg van de nieuwe aanbesteding zullen bovendien pas voor het eerst volledig opkomen in 2020. Daarom hebben wij besloten geen autonome ontwikkeling in de kadernota 2019 op te nemen maar dit als een risico te vermelden in de conceptbegroting 2019. 8. Het voorstel De auditcommissie, in de vergadering bijeen op 12 juni 2018, adviseert om de gemeenteraad als volgt te laten besluiten: - de bij dit voorstel gevoegde Aanbestedingsleidraad voor de Accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023 vast te stellen. - de aanbesteding en beoordeling hiervan uit te laten voeren door het inkoopteam. B.18.0994 Pagina 3 van 5
- het resultaat van de aanbesteding ter advisering aan de auditcommissie voor te leggen. - het voorstel tot opdrachtverlening voor de accountantscontrole ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden. Aldus vastgesteld op 12 juni 2018 De adjunct-griffier, De voorzitter, T.W.G.J. Dortu R. Huntjens 9. a. Stukken behorende bij het besluit de Aanbestedingsleidraad voor de Accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023. b. Onderliggende stukken B.18.0994 Pagina 4 van 5
Besluit De gemeenteraad besluit: 1. de bij dit voorstel gevoegde Aanbestedingsleidraad voor de Accountantsdiensten gemeente Landgraaf 2019 tot en met 2023 vast te stellen. 2. de aanbesteding en beoordeling hiervan uit te laten voeren door het inkoopteam. 3. het resultaat van de aanbesteding ter advisering aan de auditcommissie voor te leggen. 4. het voorstel tot opdrachtverlening voor de accountantscontrole ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 28 juni 2018. De griffier, De voorzitter, B.18.0994 Pagina 5 van 5