departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer:. 1203657 Verslag aan de Provincieraad betreft verslaggever Gaselwest- algemene vergadering aanduiding provinciale vertegenwoordigers algemene vergaderingstatutenwijziging Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging Op vrijdag 22 juni 2012 om 11.00 u vindt de jaarlijkse algemene vergadering van GASELWEST plaats in Evenementenhal Schiervelde, Diksmuidsesteenweg 374, 8800 Roeselare. Agenda 1: goedkeuren van statutenwijziging en bijlagen 2: verslagen Raad van Bestuur en van de Commissaris over het boekjaar 2011 3: goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 december 2011 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels) 4: kwijting te geven afzonderlijk aan de bestuurders, de commissarissen en aan de Commissaris met betrekking tot het boekjaar 2011 5: statutaire benoemingen 6: statutaire mededelingen Als bijlagen gaan volgende stukken: Agendapunt 1: goedkeuren van statutenwijziging en bijlagen Motivatienota en principenota statutenwijziging Ontwerpstatuten (versie 22.06.2012) Schema Gaselwest mandaten provincie Oost-Vlaanderen voor en na de statutenwijziging (2blz.)
Geografische indeling RBC's Agendapunt 2-3-4: verslagen Raad van Bestuur en van de Commissaris over het boekjaar 2011- goedkeuring jaarrekening 31.12.2011-kwijting aan bestuurders afzonderlijk en aan de commissaris m.b.t. boekjaar 2011 Activiteitenverslag 2011 Financieel verslag 2011 ( inclusief jaarrekening 2011, verslag commissaris-revisor) Agendapunt 5-6: statutaire benoemingen en mededelingen Nota statutaire benoemingen Nota statutaire mededelingen Bespreking voorgestelde beslissingen Agendapunt 1: Statutenwijziging Kader A) NOODZAAK TOT HERZIENING VAN DE BESTUURLIJKE WERKING Voortbouwend op de resultaten van de uitgevoerde denkoefeníng rond het efficiënter maken van het distributienetbeheer binnen Eandis werden voorstellen ontwikkeld tot hertekening van de bestuurlijke organisatie van de distributienetbeheerders. Uitgangspunten voor een aanpassing zijn een vereenvoudiging van de bestuurlijke inrichting, een verhoogde transparantie, een blijvende en directere betrokkenheid van de openbare besturen en een fundamentele vermindering van het aantal mandaten. ln het kader van het evoluerend energielandschap wordt vastgesteld dat een belangrijk gedeelte van de bestuurlijke werking zich situeert op lokaal vlak, een ander gedeelte op het bovengemeentelijke niveau (het niveau van de distributienetbeheerder) en nog een ander gedeelte op het niveau van de werkmaatschappij Eandis,die optreedt voor de 234 gemeenten van de 7 Vlaamse gemengde distributienetbeheerders. Tot de thema's op lokaal vlak behoren de in de gemeenten uit te voeren werken, de openbare verlichting, de energiedienstverlening aan lokale besturen, de samenwerking met het OCMW, die zich afspelen op het grondgebied van elke gemeente en die het best in de lokale fora aan bod komen waar alle openbare besturen vertegenwoordigd zijn. Hiervoor wordt voorgesteld regionale bestuurscomités (RBC's) op te richten, met beslissingsbevoegdheid. De specifiek voorbehouden wettelijke opdrachten en zaken van strategische en beleidsmatige aard die het direct lokaal belang overstijgen, blijven het actieveld van de raad van bestuur van elke distributienetbeheerder afzonderlijk- Dit geldt o.m. voor de beslissingen inzake aansluitings- en verkavelingsreglementen, investeringen, budgetten, jaarrekening, dividendenbeleid. Ook de organisatie van het juridisch verweer en de patrimoniale materies (inbreng, onroerende transacties) situeren zich op het niveau van de netbeheerder zelf, de juridische entiteit die verantwoordelijk is.
B) VOORSTEL TOT AANPASSING VAN DE BESTUURSORGANEN De bespreking beperkt zich tot de structurele reorganisatie met bijzondere aandacht voor de plaats van de provincie in het geheel. Er wordt voorgesteld om voortaan binnen elke opdrachthoudende vereniging/intercommunale te werken met een afgeslankte raad van bestuur en meerdere nieuw op te richten regionale bestuurscomités (RBC's). Ieder van de statutaire organen stelt haar eigen huishoudelijk reglement op waarin de werking verder wordt bepaald. Het directiecomité, de sectorcomités en de deskundigen worden niet behouden en dus afgeschaft. Voor de meeste Vlaamse gemengde distributienetbeheerders betekent het voorstel een fundamentele vermindering van het totaal aantal mandaten. Bij Gaselwest kan een reductie van 192 naar 80 openbare mandaten worden vastgesteld. Hierna volgt per gewijzigd orgaan binnen Gaselwest een bespreking. Reqionale bestuurscomités (RBC) De vroegere 9 regionale adviescomités ( sectorcomités) worden afgeschaft en er komen 3 RBC's in de plaats, genaamd RBC Oost, RBC West en RBC Centrum met in totaal 62 leden.eén mandaat is voor de provincie in één van de RBC's naar keuze. Daar waar deze comités vroeger een adviesverlenende bevoegdheid hadden krijgen ze nu een beslissingsbevoegdheid. ln principe draagt elke Gaselwest- gemeente en -provincie een kandidaat-lid voor om deel uit te maken van een RBC. De kandidaat-leden worden door de algemene vergadering benoemd op voordracht van de gemeente/provincie. Aan elke provincie wordt een lid in een RBC naar keuze toegekend per begonnen schijf van 2% van het kapitaal (Elektriciteit + Gas). De Provincie heeft per 31.12.2011 in Gaselwest een kapitaal van 1.343.243,88 EUR op een totaal van 386.232.266,37 EUR of 0,35 %. Dit aandeel is niet hoger dan 2 %. Op basis daarvan heeft de Provincie recht op 1 vertegenwoordiger. Het in aanmerking genomen kapitaal wordt vastgelegd per legislatuur op basis van de situatie per 31.12 van het jaar vóór de provincieraadsverkiezingen. Bij Gaselwest worden aldus 60 gemeentelijke leden en 2 provinciale leden (provincie West-en Oost-Vlaanderen) vooropgesteld, ingedeeld over drie regionale Bestuurscomités, nl. het RBC West (21), het RBC Oost (22) en het RBC Centrum (17). Voor de provincie Oost-Vlaanderen betekent dit dus 1 mandaat in RBC Oost of RBC West of RBC Centrum ( zie kaart als bijlage voor de geografische samenstelling). Raad van bestuur Gaselwest Er wordt gewerkt met een 'afgeslankte' raad van bestuur, d.w.z. 9 openbare bestuurders en 2 leden van Electrabel NV daar waar er op dit ogenblik nog een totaal van 26 mandaten zijn. De openbare leden van de raad van bestuur worden vanuit de RBC's voorgedragen, (waaronder de voorzitter van elk RBC ambtshalve) en benoemd door de algemene vergadering. Voor de provincie is geen minimumvertegenwoordiging toegekend behoudens mocht de provinciale vertegenwoordiger voorzitter zijn van één van de RBC's.
Corporate Governance Comité Overeenkomstig artikel 3.1.17 van het huidige Energiebesluit wordt het corporate governance comité gehandhaafd. Mogelijk wordt het in een volgende herziening van de regelgeving met betrekking tot het distributienetbeheer niet verder behouden. Bij Gaselwest wordt een aantal van maximaal 6 leden (i.p.v. 12) voorgesteld, voor te dragen door én uit de raad van bestuur. Aangezien er vroeger geen vertegenwoordiging was in dit comité verandert hier niets voor de provincie qua mandatering. College van commissarissen Het college van commissarissen dient, zolang Gaselwest gewestgrensoverschrijdend is en ressorteert onder de wet van 22 december 1986 en meer specifiek artikel 10, verplicht te worden voorzien. Gaselwest heeft een college van commissarissen van 3 leden namens de aangesloten gemeenten en 1 lid namens Electrabel. Een lid van het college van commissarissen kan geen líd zijn van een regionaal bestuurscomité. De provincie zal in de toekomst geen vertegenwoordiging meer hebben in het college van commissarissen. Afvaardiqing naar Raad van bestuur Eandis De raad van bestuur van Eandis is samengesteld uit 16 leden. De voorzitters van de raden van bestuur van de 7 Vlaamse gemengde distributienetbeheerders,waaronder Gaselwest, worden ambtshalve voorgedragen. Daarnaast kan de raad van bestuur van Gaselwest nog 2 bijkomende afgevaardigden voordragen. Dit kan mogelijk één gemeenteraadsen provincieraadslid niet-lid van de raad van bestuur zijn. Dit betekent dus globaal 3 afgevaardígden voor Gaselwest. De leden van het Corporate Governance Comité komen niet in aanmerking om voorgedragen te worden voor de raad van bestuur van Eandis. Er bestaat dus een mogelijkheid dat een provincieraadslid, indien voorgedragen door de raad van bestuur van Gaselwest, zetelt in de raad van bestuur van Eandis. De wijzigingen die hierboven werden besproken, kunnen worden samengevat in de volgende tabel. Orgaan Raad van Bestuur Eandis Huidig aantal mandatarissen namens provincie Oost-Vlaanderen 1 ( Dirk Otte) Voorstel na statutenwijziging (1?) Raad van Bestuur van Gaselwest kan naast haar voorzitter, nog 2 bijkomende afgevaardigden voordragen. Dit kan mogelijk één gemeenteraads-en provincieraadslid niet-lid van de raad van bestuur zijn.
Raad van Bestuur Gaselwest Directiecomité Corporate Governance Comité College van commissarissen Sectorcomité Deinze 1 ( Dirk Otte) Leden van de RvB zijn lid van een RBC en worden vanuit de RBC s voorgedragen na politiek overleg (max. 9 openbare leden) Cfr. art. 12 van de statuten Nihil (wegens afschaffing orgaan) 1 ( Dirk Otte) Cfr. schrapping art. 19 van de statuten Leden van het CGC worden 0 vanuit de RvB aangeduid (max. 6 leden) 0 (max. 3 leden namens de 1( Annemie De aangesloten gemeenten) Gussem) Cfr. art. 16 van de statuten Nihil wegens afschaffing orgaan 1 ( Willy Van Hove) Cfr. schrapping art. 41 van de statuten Sectorcomité Oudenaarde-Ronse RBC Oost, West of Centrum 1 ( Noël Morreels) Nihil Nihil wegens afschaffing orgaan Cfr. schrapping art. 41 van de statuten 1 mandaat in een RBC naar keuze (= nieuw orgaan, in principe : 1 vertegenwoordiger per begonnen schijf van 2 % van het kapitaal elektriciteit en gas in Gaselwest.) Cfr. nieuw artikel 17 van de statuten C) OPSCHORTENDE VOORWAARDEN De voorgestelde statutenwijzigingen werden voor het geheel van de bij de operatie betrokken Vlaamse gemengde DNB's opgemaakt onder de volgende opschortende voorwaarden: - de opheffing/opschorting van de in artikel 42 van het Decreet lntergemeentelijke Samenwerking vooziene 'sperperiode' in 2012; - de tijdige aanpassing van de betrokken wetgeving (zijnde het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking);
- de goedkeuring van het voorstel door de respectieve toezichthoudende overheden, m.n. het niet uitoefenen van het gewoon (schorsings- en vernietigingsbevoegdheid) en bijzonder administratief toezicht. De nieuwe bepalingen zullen in werking treden op de BAV van maart 2013 waarop alle bestaande mandaten vervallen en in de nieuwe wordt voorzien. Conclusie De herstructurering geeft een globale vermindering van de mandaten voor de provincie tot gevolg. Niettemin is het aangewezen in te stemmen met de statutenwijziging omdat ze onderdeel is van de herschikking van het energielandschap als geheel. Bovendien zal zich een zelfde beweging voltrekken bij alle andere distributienetbeheerders waarin de provincie participeert. Er is wel nog 1 provinciaal mandaat voorzien in één van de 3 RBC's naar keuze en mogelijks nog 1 mandaat mogelijk in de raad van bestuur van Gaselwest en 1 in de raad van bestuur van Eandis. Agendapunt 2-3-4. Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 december 2011 Bijdrage in het verlies/deelname in de winst van de provincie: Het boekjaar 2011 sluit af met een te bestemmen winst van 89.414.747,97 EUR. De Raad van Bestuur stelt voor om deze winst als volgt te verdelen: 33.663.119,05 EUR over te dragen naar volgend boekjaar, 52.318.495,52 EUR uit te keren en 3.433.132,50 EUR toe te voegen aan het eigen vermogen (overige reserves). Voor de provincie is met betrekking tot het boekjaar 2011 een dividend voorzien ten belope van 146.686,70 EUR. Dit ligt in de lijn der verwachtingen van wat voorzien werd voor het aandeel van Gaselwest onder artikelnummer 55200/750-20 in het budget. Uit de stukken blijkt dat 133.000,00 EUR reeds als interimdividend werd uitgekeerd en dat het resterend bedrag (13.695,40 EUR) per einde juni 2012 wordt uitgekeerd. Uit het verslag van de commissaris-revisor blijkt dat geen voorbehoud wordt gemaakt bij de jaarrekening. De jaarrekening afgesloten op 31 december 2011 geeft een getrouw beeld van het vermogen, van de financiële toestand en van de resultaten van de intercommunale. Agendapunt 4. Kwijting afzonderlijk aan de bestuurders en de commissarissen en commissaris-revisor De algemene vergadering doet bij afzonderlijke stemming uitspraak over kwijting te geven aan de bestuurders, het college van commissarissen en de commissaris voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar 2011. Agendapunt 5. Statutaire benoemingen Raad van Bestuur Op voordracht van de stad Kortrijk d.d. 6 februari 2012 wordt voorgesteld de heer Roel Deseyn, raadslid, wonende te 8500 Kortrijk, 't Rode Paard 44, definitief te benoemen tot bestuurder, in vervanging en ter voleindiging van het mandaat van de heer Carl Decaluwé, ontslagnemend.
Sectorcomité Kortrijk Eveneens op voordracht van de stad Kortrijk wordt voorgesteld mevrouw Marianne de Candt (wonende Lange Brugstraat 11 te 8500 Kortrijk) definitief te benoemen tot lid van het Sectorcomité Kortrijk, ter voleindiging van het mandaat van de heer Carl Decaluwé, ontslagnemend. Sectorcomité Kust Op voordracht van de stad Veurne wordt voorgesteld de heer Robert Van Praet ( wonende Spiekerstraat 14 te 8630 Veurne) definitief te benoemen tot lid van het Sectorcomité Kust, ter voleindiging van het mandaat van de heer Jef Germonpré, ontslagnemend. Agendapunt 6: Statutaire mededelingen Deze worden ter zitting besproken. Vertegenwoordiging Door het gewestgrensoverschrijdende karakter van deze intercommunale is het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 niet van toepassing. Hierdoor dient de aanduiding van de provinciale vertegenwoordiger niet herhaald te worden voor elke algemene vergadering. De aanduiding bij provincieraadsbesluit van 14 februari 2007 van provincieraadslid Noël Morreels als effectief vertegenwoordiger en provincieraadslid Kathleen Hutsebaut als plaatsvervanger, geldt dus voor de ganse legislatuur. Wij hebben dan ook de eer, Mevrouwen, Mijne Heren, U te verzoeken : 1. Kennis te willen nemen van het verslag uitgebracht door de provinciale vertegenwoordiger in de raad van bestuur. 2. Goedkeuring te willen verlenen aan de voorgestelde beslissingen van de algemene vergadering van 22 juni 2012. 3. In de aanduiding van een effectief en een plaatsvervangend vertegenwoordiger op de algemene vergadering van 22 juni 2012 te willen voorzien. Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, De Smet de bevoegde gedeputeerde,albert Alexander Vercamer