Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer: Provincieraadsbesluit betreft IGS WESTLEDE algemene vergadering 2 december 2014 mandaat provinciaal vertegenwoordiger - toetreding van IGS WESTLEDE tot vzw VNOC - begroting 2015 verslaggever Alexander Vercamer 1. Feitelijke en juridische gronden Het provinciedecreet van 9 december Het decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 en latere wijzigingen. De omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. De omzendbrief van 19 april 2013 (BB 2013/5) met betrekking tot de wijzigingen aan het decreet intergemeentelijke samenwerking van 18 januari De statuten van het IGS Westlede. De uitnodiging van het IGS Westlede voor de algemene vergadering van 2 december 2014 met vastgestelde agenda als volgt: 1. Goedkeuring verslag algemene vergadering van 17 juni Activiteiten en strategie Begroting Toetreding tot vzw VNOC, Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria 2. Motivering Agendapunt 1: goedkeuring verslag algemene vergadering van 17 juni 2014 Bij de bespreking van de statutenwijziging die door de vorige algemene vergadering werd goedgekeurd, wordt artikel 30 vermeld, terwijl het artikel 31 is dat gewijzigd werd en artikel 30 ongewijzigd bleef. Het betreft hier een

2 p. 2 materiële misslag, die niet van aard os de goedkeuring aan het verslag te onthouden. De secretaris van het samenwerkingsverband werd reeds ingelicht en zal een opmerking maken op de algemene vergadering. Verder geen opmerkingen. Agendapunt 2: activiteiten en strategie 2015 Het verslag geeft een samenvatting weer van de te ontwikkelen activiteiten voor Geen opmerkingen. Agendapunt 3: begroting 2015 De begroting 2015 vertoont een batig saldo. Er worden ,00 EUR ontvangsten en ,00 EUR uitgaven begroot (inclusief kosten en lonen), waardoor er na aftrek van de afschrijvingen en de diverse kosten (waaronder deze voor de bouw van het crematorium in Aalst) ,00 EUR winst wordt voorzien. Agendapunt 4: toetreding tot VNOC vzw In haar verslag van 7 oktober 2014 zet de raad van bestuur het belang van de deelneming van de vereniging in het Verenigd Netwerk van Openbare Crematoria vzw (VNOC vzw) uiteen. Bedoeling is om het in 2012 opgerichte samenwerkingsplatvorm tussen de Vlaamse en Brusselse intergemeentelijke verenigingen voor crematoriumbeheer, dat tot op heden de vorm heeft van een feitelijke vereniging, te formaliseren door de oprichting van een vzw. Een vzw biedt immers volgende voordelen boven een feitelijke vereniging: (1) het samenwerkingsplatvorm krijgt een formele structuur zodanig dat er op een efficiënte manier beslissingen kunnen worden genomen en uitgevoerd; (2) bovendien bezit een vzw rechtspersoonlijkheid, hetgeen haar toelaat haar eigen financiële middelen te beheren, personeel aan te werven, contracten te sluiten, subsidies aan te vragen, enz. Het VNOC vzw heeft tot doel uit te groeien tot een volwaardige partner in de uitvaartsector en zodanig de belangen van de openbare crematoria te verdedigen en initiatieven te nemen of projecten te ontwikkelen die de onderlinge werking van de openbare crematoria versterken. Concreet wil het VNOC vzw dit doel verwezenlijken door ondermeer:

3 p. 3 - de verdediging van de gezamenlijke belangen ten aanzien van de actoren en stakeholders in de uitvaartsector; - de verdediging van de gezamenlijke belangen ten aanzien van de Vlaamse overheid; - nauwe samenwerking op het gebied van openbaar initiatief; - voorlichting en informatieverstrekking; - maatregelen ter bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening in de sector; - gezamenlijke bestellingen en groepsaanbestedingen; - de ontwikkeling van shared services en facilities op het gebied van ICT, HR, techniek, financiën, catering, vorming, ; - het uitbouwen van een ondersteuningsapparaat; - gezamenlijke communicatie- en persinitiatieven. Deze doelstellingen werden vertaald in 5 concrete strategische en operationele doelstellingen voor : 1. het creëren van een vzw als formele samenwerkingsstructuur 2. het uitstippelen van een gezamenlijk beleid inzake positionering en operationele werking van de crematoria zodanig dat er vlot kan worden ingespeeld op de evoluties in de uitvaartsector en de maatschappij in het algemeen; 3. het uitwerken van een gezamenlijke aanpak van de contacten met de overheid en de andere actoren in de uitvaartsector zodanig dat de belangen van de crematoria op een efficiënte manier worden behartigd; 4. het uitbouwen van een gezamenlijke communicatiestrategie; 5. het ontwikkelen en opvolgen van gezamenlijke diensten en aankopen. Deze strategische en operationele doelstellingen werden op hun beurt vertaald in concrete acties. De raad van bestuur besluit dat het van belang is, met het oog op de formalisering van het overleg, de uitwisseling van kennis en ervaring, de samenwerking tussen de openbare crematoria enerzijds en de verdediging van de gezamenlijke belangen van de openbare crematoria en de ontwikkeling van initiatieven of projecten die de onderlinge werking van de openbare crematoria versterken anderzijds, dat IGS Westlede zou toetreden tot het VNOC vzw. Het wettelijk kader voor de toetreding van een opdrachthoudende vereniging tot een privaatrechtelijke rechtspersoon, zoals een vzw, is terug te vinden in artikel 78 DIS en komt op het volgende neer:

4 p. 4 Een opdrachthoudende vereniging kan deelnemen in een privaatrechtelijke rechtspersoon voor zover (1) het maatschappelijk doel van deze rechtspersoon overeenstemt met de eigen doelstellingen en (2) de wetgeving van de overheidsopdrachten wordt gerespecteerd. De beslissing tot toetreding wordt genomen door de algemene vergadering op grond van een door de raad van bestuur opgemaakt verslag dat het belang van de deelneming aantoont. De deelneming is verder onderworpen aan de voorwaarde dat aan de opdrachthoudende vereniging minstens een mandaat van bestuurder wordt toegekend (voor dat mandaat komt uitsluitend een op voordracht van de gemeenten benoemd bestuurder in aanmerking). De ontwerpstatuten van het VNOC vzw voorzien enkel en alleen dat de raad van bestuur bestaat uit minstens drie leden, benoemd door de algemene vergadering op voordracht van de effectieve leden, zonder dat daarbij expliciet bepaald is dat de dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen (zoals IGS Westlede) die deelnemen in de vzw elk recht hebben op minstens één bestuurdersmandaat, zoals het tweede lid van artikel 78 DIS voorschrijft. Het feit dat de statuten daarvan geen melding maken is strikt genomen geen juridisch bezwaar, gezien het DIS de statuten op dit punt aanvult, mede gelet op de hiërarchie der rechtsnormen. Verder is vastgesteld dat de statuten onvoldoende rekening houden met het feit dat ook een aantal rechtspersonen stichtend lid zijn, specifiek wat betreft de wijze van aanduiding van de leden van de algemene vergadering en de raad van bestuur. Dit was ook het intergemeentelijk samenwerkingsverband al opgevallen. Zij lieten weten dat zij de statuten op dit punt zullen vervolledigen. Gezien deze toezegging is ook dit geen reden om aan dit agendapunt de goedkeuring te onthouden. Er bestaat dus geen juridisch, noch enig andere bezwaar tegen de toetreding tot het VNOC vzw. Ook de ontwerpstatuten van het VNOC vzw roepen geen (juridische of andere) bezwaren op. Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 (herbevestigd door het besluit van 22 mei 2013) werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van IGS Westlede geregeld. Provincieraadsvoorzitter Marc De Buck werd aangeduid als effectieve vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen. Provincieraadslid Philippe De Coninck werd aangeduid als plaatsvervanger op de algemene vergaderingen. Gedeputeerde Eddy Couckuyt en provincieraadslid Bart Blommaert werden aangeduid als bestuurders.

5 p. 5 Artikel 44 DIS werd gewijzigd door het decreet van 18 januari 2013 houdende de wijziging van diverse bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (BS 15 februari 2013). Specifiek voor wat betreft de vertegenwoordiging in de algemene vergadering vervalt de aanduiding van de provinciale vertegenwoordiger naar aanleiding van elke algemene vergadering met ingang van 1 mei 2013 tenzij in de statuten is vermeld dat een hernieuwde aanduiding nog steeds noodzakelijk is voor iedere vergadering. Op de algemene vergadering van 17 juni 2014 werd een statutenwijziging doorgevoerd, waaraan de Vlaamse regering bij ministerieel besluit van 24 juli 2014 inmiddels haar goedkeuring verleende. Ondermeer artikel 31 van de statuten werd toen gewijzigd, waardoor voortaan vertegenwoordigers in de algemene vergadering voor de volledige duur van de legislatuur worden aangeduid. De provinciale vertegenwoordiger hoeft dus, na deze statutenwijziging, niet langer naar aanleiding van elke algemene vergadering te worden aangeduid. Verslaggeving Conform artikel 53 DIS moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen, verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van de intercommunale. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers. 3. Besluit Voor artikel 2: met 38 ja stemmen, tegen 28 neen stemmen, bij 2 onthoudingen Voor artikel 3: met 35 ja stemmen, bij 27 onthoudingen Artikel 1 Er wordt kennis genomen van het verslag uitgebracht door de provinciale vertegenwoordigers in de raad van bestuur, die het verslag aan de algemene vergadering en het verslag aan de provincieraad tot het hunne maken.

6 p. 6 Artikel 2 Overeenkomstig het provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 waarbij, voor de duur van de legislatuur, de provinciale vertegenwoordiging werd vastgesteld, o.a. in IGS Westlede, zal de provincie vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 2 december 2014: Marc De Buck als effectieve vertegenwoordiger en Philippe De Coninck als plaatsvervangende vertegenwoordiger. Artikel 3 De provinciale vertegenwoordiger wordt gemandateerd om aan de voorgestelde beslissingen van de algemene vergadering van 2 december 2014 goedkeuring te verlenen. Artikel 4 Een afschrift van dit besluit zal worden overgemaakt aan de betrokken vereniging en aan de provinciale vertegenwoordiger. Gent, 12 november 2014 namens de Provincieraad: de provinciegriffier, Albert De Smet de voorzitter, Marc De Buck