ERP SUCCESVOL IMPLEMEN- TEREN IN 10 STAPPEN
De wereld van vandaag wordt gekenmerkt door de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën en disruptieve marktomstandigheden. Deze ontwikkelingen hebben verregaande gevolgen voor bestaande organisaties. Om hun bestaansrecht en een concurrerende positie te blijven behouden, zullen zij in staat moeten zijn om snel en flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt. Dat betekent dat organisaties meer moeten gaan digitaliseren, hun producten- en dienstenportfolio beter zullen moeten afstemmen op de behoefte van de klant en meer gebruik zullen moeten maken van innovatieve toepassingen. Voor deze organisaties biedt Mavim een platform dat zowel continue verbeterinitiatieven als bedrijfsbrede transformaties in alle facetten ondersteunt. In één platform ondersteunt Mavim het beheer en de integratie van zes primaire managementthema s voor succesvolle transformatie. De propositie van Mavim is uniek omdat het organisaties in staat stelt de vertrouwde Microsoft-technologieën te blijven gebruiken (zoals Microsoft Visio, Oice365, SharePoint, SQL). Daarmee biedt het een eenvoudige omgeving voor de planning en uitvoering van iedere strategische verandering. De Mavim software is in te zetten bij ieder bedrijfsonderdeel en toe te passen op elk managementvraagstuk. De organisatie bepaalt daarbij zelf het startpunt en kan naar wens en behoefte van de organisatie de toepassing uitbreiden of aanpassen. Het Mavim platform bevat een integratie met modelleer- en publicatietools als Microsoft Visio en SharePoint, voorziet in het hergebruik van bestaande informatie en wordt gekenmerkt door de unieke functionaliteit waarmee verbanden kunnen worden gelegd tussen alle denkbare elementen en gegevens. Hierdoor is Mavim hét ideale platform om iedere transformatie klein of groot te realiseren. 2 10 STAPPEN NAAR EEN SUCCESVOLLE ERP-IMPLEMENTATIE
Het gebruik van een ERP-systeem kan een organisatie veel voordelen opleveren. Zo worden met behulp van ERP-software alle bedrijfsprocessen met elkaar verbonden op een dusdanige manier dat alle informatie voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar is. Bovendien hoeft data slechts eenmalig te worden ingevoerd wat veel tijd oplevert en fouten voorkomt. En uiteraard helpt het ERP-systeem om processen te automatiseren hetgeen de eiciëntie bevordert. Maar aan ERP-systemen kleven ook de nodige nadelen. Afgezien van het feit dat dergelijke systemen zeer prijzig zijn en ze vaak niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen, blijkt de implementatie van een ERP-pakket in de praktijk beslist geen sinecure. Sterker nog: het implementeren van een ERP-systeem is één van de duurste, meest ingewikkelde en tijdrovende projecten waar een organisatie aan kan beginnen. Slechts 1 op de 5 implementaties verloopt dan ook succesvol, wordt binnen geplande tijd en budget gerealiseerd en voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Staat u aan de vooravond van een ERP-implementatie of bent u van plan om een ERP-systeem of andere bedrijfskritische applicatie te implementeren of te vervangen binnen uw organisatie? Dan zal het u geruststellen dat het gebruik van Mavim u zal helpen om de voorspelbaarheid te vergroten, het implementatietraject te versnellen en de adoptie van het systeem te vergroten. Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij een ERP-implementatie? Geen organisatie is hetzelfde en ook ERP-implementaties zullen van elkaar verschillen. Toch is er een aantal veel voorkomende problemen, die zich op de een of andere manier altijd voordoen tijdens implementatietrajecten. Zo is slechts 20% van de ERP-implementaties succesvol en wordt op tijd, binnen de geraamde kosten en met de geplande functionaliteit gerealiseerd. Gemiddeld genomen worden de implementatiekosten zelfs met ruim 178% overschreden. Om over de opleverdata nog maar te zwijgen: deze kennen een overschrijding van gemiddeld 230%. Omdat in de praktijk bovendien slechts 41% van de gewenste functionaliteit daadwerkelijk wordt geleverd, is het niet verwonderlijk dat 35% van deze projecten al dan niet voortijdig wordt afgebroken. De oorzaken voor deze moeilijkheden zijn volgens ERP-specialisten en ervaringsdeskundigen veelal te vinden in de volgende aspecten: Planning: De implementatie van een ERP- systeem is dusdanig complex dat je het je niet kunt veroorloven om te improviseren. Een goede planning is absoluut noodzakelijk om het project ook maar enigszins te doen slagen. Tijd en resources: De tijd en middelen die gemoeid gaan met een ERP-implementatie worden vaak sterk onderschat. Het lijkt lastig om goed in te schatten hoeveel tijd alle trajectonderdelen in beslag zullen nemen en
welke mensen en middelen daarbij benodigd zijn. Een simpel ezelsbruggetje helpt je echter eenvoudig op weg bij het maken van een goede inschatting van je project. Deel de kosten van de software door 100 om in te schatten hoelang het project zal duren. Zo zal een investering voor de software van 40.000 circa 400 manuren kosten, ofwel 10 weken mét gebruikmaking van een projectadviseur. Besluit je als organisatie om alles zelf te doen met minimale professionele ondersteuning, dan zal het traject tweemaal zo lang duren. Teamsamenstelling: Voor een succesvol verloop van het implementatietraject is het cruciaal om de juiste mensen op het juiste moment samen te brengen in het projectteam. Vaak ligt de focus op het verkrijgen van goedkeuring vanuit het bestuur in plaats van het bijeenbrengen van de belangrijkste stakeholders vanuit alle gelederen van de organisatie. Het slagen van een implementatietraject staat of valt met het inzicht, de deelname en de betrokkenheid van deze mensen voor het bepalen van de omvang en functies van het nieuwe systeem, voor het verwerken van documentatie en voor het testen en trainen van eindgebruikers. Prioriteitstelling: Om vertragingen te beperken is het van groot belang om prioriteiten te stellen. Het stellen van prioriteiten heeft zowel betrekking op de lijst met gewenste functionaliteiten als op de taken die gedurende het project moeten worden uitgevoerd. Als mensen met verschillende taken tegelijk bezig zijn en steeds in een andere versnelling moeten schakelen, bevordert dit de eiciëntie en eectiviteit allerminst. Bij het maken van een functiewensenlijst bestaat het risico dat men te veel verzandt in details en geen oog meer heeft voor de hoofdlijnen. De scope wordt vervolgens uitgebreid met als gevolg dat het project veel te omvangrijk wordt. Focus en aansturing: Het implementeren van een ERP-systeem is niet louter een verantwoordelijkheid van de IT-afdeling, maar betekent een enorme verandering voor de gehele organisatie. Dit vergt een andere aanpak waarbij meer de nadruk ligt op communicatie en verandermanagement. Neem je medewerkers niet mee in de overstap naar het nieuwe systeem en in de voordelen die zij ervan zullen hebben, dan is de kans groot dat het systeem niet wordt gedragen door de medewerkers die er uiteindelijk mee moeten werken. Worden medewerkers echter in een vroeg stadium bij het project betrokken en de mogelijkheid geboden om aan het nieuwe systeem te wennen, middels trainingen en testwerkzaamheden, dan zal dat het slagingspercentage aanzienlijk verhogen. 4 10 STAPPEN NAAR EEN SUCCESVOLLE ERP-IMPLEMENTATIE
In 10 stappen naar een succesvolle ERP-implementatie Nu u weet waar het veelal fout gaat bij het implementeren van ERP-systemen of andere bedrijfskritische applicaties, wilt u ook weten hoe u een dergelijk traject dan wel aan moet pakken. De systematisch aanpak die Mavim hanteert, biedt een optimale omgeving om ERP-processen en eisen vast te leggen en te valideren en daarmee voorafgaand, tijdens en na afloop van het traject een bedrijfsblauwdruk van uw ERP-implementatie te genereren. Deze blauwdruk helpt niet alleen uw implementatie te versnellen, maar vergroot ook de voorspelbaarheid van de kosten en middelen die bij een implementatie komen kijken. Natuurlijk wilt u als u overgaat op een nieuw ERP-systeem niet dat u ineens niet meer kunt factureren, dat u voorraden kwijtraakt in het systeem, dat u geen order meer kunt uitleveren. Om dit te voorkomen doet u er goed aan om de volgende 10 essentiële stappen te ondernemen die u op weg helpen naar een succesvolle ERP-implementatie. 1) Waarom een ERP-systeem? Beantwoord als organisatie allereerst de vraag waarom je een ERP-systeem wilt implementeren en welk probleem je ermee op wilt lossen. Weten waarom je iets doet geeft richting en sturing en dit zijn elementaire voorwaarden om in een organisatieverandering, zoals een ERP-implementatietraject, een heldere visie uit te dragen en draagvlak te creëren bij de mensen in de organisatie. 2) Onderken de impact van een ERPimplementatie Bovenal is een ERP-implementatie een allesomvattende organisatieverandering die een enorme impact heeft op medewerkers binnen alle gelederen van de organisatie. Vertrouwde processen maken noodgedwongen plaats voor nieuwe, eiciëntere werkwijzen en procedures. Dergelijke ingrijpende veranderingen hebben hun weerslag op de dagelijkse operatie en het functioneren van zowel managers als mensen op de werkvloer. 3) Eerst organiseren, dan automatiseren Als organisatie doe je er goed aan om voorafgaand aan de implementatie van een ERP-systeem eerst kritisch naar je bedrijfsprocessen te kijken. Anders loop je het risico dat je de huidige praktijk gaat automatiseren en het is nog maar de vraag of dat wenselijk is. Als namelijk het huidige proces niet het gewenste eect heeft, dan zal de automatisering van datzelfde proces evenmin succes sorteren. Het oplossen van knelpunten in de procesgang is cruciaal om een ERP-implementatie enigszins soepel te laten verlopen.
4) Veranker het implementatieplan De beschrijving van de specifieke behoeften, eisen en wensen met daarbij de vastgestelde doelstelling, bijbehorend budget en duidelijke afbakening zal zich vertalen naar een concreet projectplan met mijlpalen, deelprojecten, fasering en tijdlijnen. Dit plan vormt hét uitgangspunt voor de ERP-implementatie. Verankering van het projectplan is essentieel om gedurende het implementatietraject op koers te blijven. 5) Betrek medewerkers Medewerkers vormen het fundament van uw organisatie. Zij kennen de processen, informatiestromen én knelpunten als geen ander. En zij zijn degenen die - met de implementatie van het ERP-systeem - de visie van de organisatie moeten gaan vertalen naar de bedrijfsprocessen. Geef medewerkers daarom eigenaarschap, maak gebruik van hun kennis en betrek ze al in een pril stadium bij de plannen. Want daarmee heeft u de sleutel tot een succesvolle ERP-implementatie in handen. 6) Communiceer over de voortgang Uiteraard wil iedereen op de hoogte blijven van de voortgang van de verandering, het implementatietraject. Ook als de voortgang niet zo voorspoedig verloopt als gepland, dan is het zaak om de voordelen van de eindbestemming voor ogen te blijven houden. Houd betrokkenen dus altijd op de hoogte van de voortgang, benoem met name de positieve veranderingen en vier tussentijdse successen. 7) ERP is geen feestje van IT, maar van de business Ook al is ERP-software en dus IT, de implementatie ervan is zeker geen pure IT-aangelegenheid. Het gaat hier immers om het ultieme hulpmiddel voor de business, de motor achter de processen. Het eigenaarschap en daarmee ook de verantwoording hoort dan ook bij de business en niet bij IT te liggen. 8) Selecteer de juiste ERP-partner Maak een zorgvuldige keuze qua ERP-partner. Deze is immers verantwoordelijk voor het leveren van jouw visie, ontwikkeld door jouw mensen en op basis van jouw prioriteiten. Voor elke ERP-implementatie bepaalt de samenwerking tussen het projectteam en de ERP-partner het uiteindelijke succes (of falen) van het project. Vraag jezelf dus af of de partner over de benodigde technische expertise van het project beschikt, of hij volgens een vastgelegde implementatiemethodiek werkt en of zijn benadering compatibel is met de eigen bedrijfscultuur en persoonlijkheid. 6 10 STAPPEN NAAR EEN SUCCESVOLLE ERP-IMPLEMENTATIE
9) Test & train De ontwikkeling van consistent en ondersteunend trainingsmateriaal en het adequaat testen en trainen van medewerkers is vaak een ondergeschoven kindje bij ERP-implementaties. Dit terwijl het ontbreken ervan vaak juist een van de basisoorzaken is van vertraging in de go live fase en van een lagere adoptie van het systeem door gebruikers. Adequaat testen en trainen biedt dé kans om de risico s op fouten te verminderen en het eindresultaat nóg beter te maken. Bovendien gebruikt een goed getrainde medewerker veel meer van de aanwezige functionaliteit van het pakket en is veel sneller productief. 10) Laat de projectleiding over aan de expert De implementatie van een ERP-systeem vormt een enorme belasting op de organisatie. Belast een van de leidinggevenden daarom niet ook nog met de rol van projectleider. De rol van projectleider vergt immers hele andere vaardigheden dan die van een leidinggevende en er zijn genoeg externe experts voor wie dit dagelijkse kost is, die de energie en vaardigheden hebben om snel tot een succesvolle implementatie te komen en die uw belangen behartigen, ook in de strijd met de projectleider van de leverancier. WAAR KAN MAVIM HELPEN? Mavim biedt een systematische aanpak voor het definiëren, analyseren, verbeteren en communiceren van bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Het Mavim platform biedt een optimale omgeving voor teams om ERP-bedrijfsprocessen en -eisen vast te leggen, te delen en te valideren en daarmee een bedrijfsblauwdruk voor ERP-implementaties te genereren. Het heldere inzicht dat Mavim voor AIM biedt, zal niet alleen uw implementatie versnellen, maar ook de voorspelbaarheid vergroten van de impact en de kosten (resources en budget) die gemoeid zijn met de implementatie van bedrijfskritische applicaties. Mavim voorziet in een naadloze integratie met Microsoft Dynamics, INFOR en SAP. MEER WETEN OVER MAVIM? Bezoek onze website of neem contact met ons op via 071-364 20 00 Download de factsheet AIM met Mavim of bekijk de video Vraag geheel vrijblijvend een online demonstratie aan