Gebruikershandleiding flexkrachten portaal ASA Campus De stappen Inlognaam Account beheren Neem contact met ons op Onderhoud Uitloggen Berichten Mededeling Informatie Te Ondertekenen Ondertekend Declaraties Loonstroken Reserveringen Jaaropgave Stamkaart Persoonlijke contacten Adressen Werkervaring Opleiding Gegevens verwijderen Overige Documenten Urenverwerking Titel : Werkinstructie flexkrachten Documenteigenaar: USG People Procescentrum. Datum: 25-7-2019
Inlognaam Rechtsboven is jouw eigen inlognaam te zien. Bij het belletje kun je zien of er ongelezen mededelingen voor je zijn. Als je op je naam klikt opent het volgende scherm: Account beheren Hier kun je jouw wachtwoord wijzigen. Neem contact met ons op Er wordt een mailtje aangemaakt naar ons standaard email adres. Onderhoud Je kunt de standaardinstellingen opnieuw instellen: let op eerder gemaakte wijzigingen zullen hiermee komen te vervallen. Uitloggen Door hier op te klikken log je uit. Berichten Alle berichten die gedeeld worden met een groep. Mededeling Alle gepersonaliseerde boodschappen. Informatie Onder deze button vind je linkjes naar: de collectieve zorgverzekering disclaimer contact website gebruikersinstructie 2
MIJN DOCUMENTEN Te ondertekenen Hier vind je alle documenten die je moet ondertekenen/ waar je akkoord mee moet gaan. STAP 1: Druk op button teken/of wijs af STAP 2: Vraag een verificatie code aan (deze wordt verstuurd naar jouw mobiele nummer) en ga akkoord met inhoud van het documenten STAP 3: Je ontvangt een sms met de code STAP 4: Voer de code in Ondertekend Hier vind je alle documenten die door jouw zijn ondertekend. Overige documenten Hier worden alle reeds getekende en overige documenten voor je bewaard, Je kunt hier ook zelf documenten uploaden (bijvoorbeeld je cv) (document type:.doc,.pdf,.txt, txt rtf,.docx,.xls,.xls acces,. jpg,.jpeg. Maximaal 8mb) Zorg ervoor dat je na uploaden op de button opslaan klikt. 3
UREN Urenverwerking Algemeen: Ga naar jouw portaal. Klik op Gewerkte uren invoeren. Je hebt de keuze om jouw uren per dag of per periode in te voeren. Invoeren uren per week Kies voor de button invoer per dag. Voer jouw uren in bij de juiste regel, bij de juiste urensoort (Elke urensoort heeft een eigen regel (normale- toeslag- en vakantie uren etc.). De meest voorkomende werksoorten hebben we voor je klaargezet. Mis je toch een werksoort? Klik dan op een button Nieuwe Regel toevoegen Selecteer (indien van toepassing) de juiste kostenplaats (WBS). Indien van toepassing, worden er ook regels getoond voor vaste vergoedingen. Door op het icoontje bij CAO te klikken krijg je inzicht in de CAO die van toepassing is. Door op de button inleveren te klikken, verstuur je de ingevoerde uren. 4
Invoer per dag (via mobiele telefoon): Ga naar jouw portaal (de mobiele versie). Klik op Uren invullen/historie. Je kunt nu per dag je gewerkte invoeren en inzien. Voer in de balk de werkdag in waarvoor je uren wilt invoeren. Klik op Toevoegen nieuwe regel. Als je werkzaam bent voor meerdere opdrachtgevers kies je hier de juiste opdrachtgever. Kies de urensoort. Voorbeeld: normale uren, toeslag uren, vakantie uren Druk op het informatie icoontje CAO' om inzicht in de CAO te krijgen die van toepassing is. Vul het aantal gewerkte uren in. Als er bijzonderheden zijn kun je een omschrijving toevoegen Heb je de hele week hetzelfde aantal uren per dag gewerkt? Dan kun je gebruik maken van HERHALEN. Je kunt nu kiezen voor iedere dag herhalen of je maakt een keuze uit de dagen waarvoor je dit aantal uren hebt gewerkt. Indienen / inleveren of opslaan: Je hebt de keuze uit 3 mogelijkheden: o o o Opslaan Je slaat de ingevoerde uren op. Opslaan + nieuw Door deze keuze te maken kun je op dezelfde dag nog een extra werksoort toevoegen. Bijvoorbeeld overuren en/of toeslaguren. Je start weer per dag maar je kunt de gekozen werksoort ook weer toevoegen aan de overige dagen door op Herhalen te klikken. Annuleren Terug zonder op te slaan. 5
Inzien eerder gewerkte uren: Wil je op je mobiele telefoon zien welke uren je de afgelopen periode hebt ingediend? In onderstaande printscreen zie je het volgende: In het groene balkje zie je het aantal dagen met gewerkte uren die je in deze week hebt ingediend. In onderstaand voorbeeld zijn er 5 maal 8 uren volledige dag ingediend. Klik op uren inzien. Door op het informatie icoontje te drukken kun je controleren of alles goed staat. Door nog een keer op hetzelfde icoontje te drukken, sluit je de samenvatting en kun je de uren inleveren. Je kunt een overzicht openklappen door op KIES te drukken. Wat zie je dan? De witte blokjes zijn concepten (uren zijn nog niet ingediend). De groene blokjes zijn goedgekeurd (je kunt niets meer aanpassen). De lichtgele blokjes zijn ingeleverd maar nog niet goedgekeurd. De rode blokjes zijn afgekeurde uren. 6
Wijzigen / bijboeken uren: Heb je een onjuist urenaantal ingediend? Dan kun je, tot jouw opdrachtgever accordeert, jouw ingediende uren nog wijzigen/overschrijven. Heb je eerder te weinig uren ingediend? Dan kun je, nadat jouw opdrachtgever al heeft geaccordeerd, alsnog tot 6 weken terug de uren indienen die je te weinig had ingediend. Indien het eerdere urenaantal te hoog was en al goedgekeurd is door jouw opdrachtgever, dan dient er een correctie plaats te vinden. Hiervoor kun je contact opnemen met jouw contactpersoon. Wijzigen eerder ingediende uren: Klik op Wijzig Overschrijf de eerder ingeleverde uren. Klik op Inleveren. Zie onderstaande printscreens als voorbeeld. Urenaantal wijzigen: Uren zijn opnieuw ingeleverd: 7
Indienen te weinig ingediende uren bij al geaccordeerd urenbriefje: Klik op Wijzig Vul te weinig ingediende uren alsnog in. Indien nodig via Nieuwe regel toevoegen. Klik op Inleveren. Zie onderstaande printscreens als voorbeeld. Eerder geaccordeerde uren: Uren extra ingediend en ingeleverd: LET OP: dient eerder geaccordeerde urenaantal naar beneden aangepast te worden? Informeer dan jouw contactpersoon; hij/zij verzorgt een correctie voor je in dat geval. Ter info: - De groene blokjes zijn goedgekeurd (je kunt niets meer aanpassen). - De lichtgele blokjes zijn ingeleverd maar nog niet goedgekeurd. - De oranje blokjes zijn feest- en/of weekenddagen 8
Declaraties Invoeren nieuwe declaratie en inzien eerder ingevoerde declaraties Middels het indienen van een kostendeclaratie kan je bijvoorbeeld jouw zakelijk gereden kilometers of andere onkosten declareren. In de plaatsingsbevestiging is aan jou bevestigd welke onkosten gedeclareerd mogen worden. Om de kostendeclaratie op te voeren, kies je binnen de tegel declaraties voor de button Selecteer de datum die overeenkomt met jouw declaratie. Kies het juiste project Selecteer de juiste declaratiesoort. Staat jouw declaratiesoort er niet tussen, neem dan contact op met jouw contactpersoon van de vestiging. Kilometervergoeding Indien je hebt gekozen voor kilometervergoeding zullen een aantal items ingevuld moeten worden. Vertrekpunt Bestemming Retour J/N Omschrijving Het aantal kilometers zal automatisch worden berekend op basis van de ingegeven adressen. Een adres geef je in door de straatnaam in te geven. Google zal vervolgens het volledige adres tonen. Het bedrag wat per kilometer wordt vergoed, zal in jouw project worden vastgelegd. Hier kan niet van worden afgeweken. Overige (onbelaste) vergoedingen Indien je hebt gekozen voor overige vergoedingen zal je altijd een bijlage moeten toevoegen. De bijlage dient namelijk als bewijslast. Denk bijvoorbeeld aan een OV uitdraai bij het declareren van openbaar vervoerskosten of een bon bij het declareren van een maaltijd. Vul het bedrag in wat je wilt declareren. Dit bedrag dient overeen te komen met het bewijslast wat is toegevoegd. Opslaan van de declaratie Na het opvoeren van jouw declaratie heb je de volgende keuzes. Opslaan Opslaan en inleveren Annuleren Indien je hebt gekozen voor alleen opslaan is deze nog niet verzonden Indien je kiest voor opslaan en inleveren wordt de declaratie daadwerkelijk aangeboden ter verwerking. Indien je kiest voor annuleren onderbreek je de invoer. De status van jouw declaratie is terug te vinden onder de tegel declaraties. 9
SALARIS Loonstroken Overzicht alle loonstroken. Reserveringen Overzicht van je opgebouwde reserveringen. Aanvragen van vakantie uren doe je door via urenverwerking een regel aan te maken met vakantie uren. Jaaropgave Per jaar tonen we een jaaropgave. MIJN GEGEVENS Stamkaart Hier kun je jouw eigen gegevens inzien (zoals deze ook zichtbaar zijn in ons frontoffice systeem). Als je hier wijzingen in aan wilt brengen kun je contact met je vaste aanspreekpunt opnemen. Persoonlijke contacten Hier kun je zelf een of meerdere adressen opvoeren van personen die wij kunnen benaderen bij calamiteiten. Of bijvoorbeeld een afwijkend adres invoeren (het adres waarop je ook bereikbaar bent). Adressen Hier vind je jouw adres(sen) die bij ons bekend zijn. Werkervaring Hier kun je zelf je opgedane werkervaring invoeren en beheren. Opleiding Hier kun je zelf je (afgeronde) opleidingen invoeren en beheren. Gegevens verwijderen Je hebt de mogelijkheid om de gegevens die bij ons in het systeem staan te laten verwijderen. De gegevens die we kunnen verwijderen is afhankelijk van je situatie. 10