Ctgb Werkplan en begroting 2014 Meerjaren werkplan en begroting 2014 2018 Koersvast College voor de toelating van gewasbeschermingsmiddelen en biociden Aangepaste versie (n.a.v. DG-overleg d.d.29 oktober 2013 en DG Agro-overleg d.d.21 januari 2014) Staan voor een kundige en wetenschappelijk verantwoorde beoordeling van gewasbeschermingsmiddelen en biociden en daarmee bijdragen aan een verantwoord gebruik van deze middelen op nationaal en Europees niveau, met het oog op veiligheid van mens, dier en milieu. Datum 5-3-2014 Pagina 1
Inhoudsopgave 1. Managementsamenvatting... 3 2. Missie, visie en strategie 2014-2018... 4 2.1. Missie... 4 2.2. Visie... 5 2.3. Strategische doelstellingen 2014-2018... 5 2.4. Kaderbrief 2014... 5 2.5. Succesbepalende factoren, accenten 2014 en aanbevelingen IVC... 6 2.6. Risicobeheersing... 6 3. Werkplan 2014... 8 3.1. Inleiding... 8 3.2. Toelating & advies... 8 3.2.1. Helpdesk... 8 3.2.2. Toelating middelen in Nederland... 9 3.2.3. Onderhoud toegelaten middelen in Nederland... 13 3.2.4. Adviseren over Europese stofbeoordelingen... 13 3.2.5. Uitvoeren Europese stofbeoordelingen... 14 3.2.6. Internationale kennisuitwisselingsprojecten... 14 3.2.7. Ontwikkelingen... 15 3.2.8. Bezwaar en beroep & Juridische advisering... 16 3.2.9. Beleidsadvisering... 17 3.3. Relatiebeheer en Communicatie... 18 3.3.1. Relatiebeheer... 18 3.3.2. Communicatie... 19 3.4. Ondersteunende processen... 20 3.4.1. Personeelszaken & Arbo... 20 3.4.2. Document & Informatie... 20 3.4.3. Administratieve & Facilitaire ondersteuning... 21 3.4.4. Financiën & Control... 21 3.4.5. Kwaliteit- en Kennismanagement... 21 3.4.6. Informatie- en portfoliomanagement... 22 3.4.7. Projectmanagement... 22 4. Begroting 2014... 23 4.1. Inleiding... 23 4.2. Financiële paragraaf 2014... 26 5. Meerjaren werkplan en begroting 2014-2018... 32 5.1. Ontwikkelingen in werkaanbod... 32 5.2. Financiële paragraaf (meerjarenbegroting 2014 2018)... 37 5.2.1. Bijlagen overige financiële overzichten... 39 Datum 5-3-2014 Pagina 2
1. Managementsamenvatting De omgeving van het Ctgb is de afgelopen jaren sterk veranderd. Met de gewasbeschermingsmiddelen verordening en de in 2013 van kracht geworden biocidenverordening worden er aanzienlijk andere eisen aan het Ctgb gesteld dan in het verleden. Het Ctgb oefent bij het uitwerken van dit nieuwe beleid, in samenwerking met de departementen, invloed uit op de vormgeving ervan. Het Ctgb koerst in 2014 door op de ingeslagen weg. Het Ctgb heeft de taak om middelen en stoffen van aanvragers te beoordelen. Het accommoderen van deze vraag is één van de doelstellingen van 2013 en 2014. In 2013 is het Ctgb fors gegroeid en in 2014 moeten we de organisatie zo inrichten dat we waar mogelijk flexibel kunnen inspelen op de vraag. Door o.a. de politiek-maatschappelijke belangstelling voor het Ctgb en de onderwerpen waar zij zich mee bezighoudt is de vraag naar beleidsadvies de afgelopen jaren structureel hoger geweest dan oorspronkelijk begroot. Om te voorkomen dat de geplande beleidsadviezen hieronder komen te leiden, is voor 2014 een limiet gesteld aan de afwijking van de beleidsvraag ten opzichte van de beleidsbegroting. Op deze wijze borgt het Ctgb dat zowel aan de wettelijke taak, alsmede aan de politiek urgente onderwerpen voldoende aandacht kan worden besteed. Tevens wordt prioriteit gegeven aan het gedegen vormgeven van het opdrachtnemerschap van beleidsadvisering. Dit zal moeten leiden tot een efficiencyverbetering bij zowel het Ctgb als de aansturende departementen, kortere doorlooptijden en hogere kwaliteit van de beleidsadviezen. Daarnaast leidt dit tot een betere opvolging van de signaalfunctie van het Ctgb. De doelstelling voor 2014 is dat iedere uitgevoerde opdracht wordt geëvalueerd en in het verlengde daarvan gemeten hoe de tevredenheid van de departementen zich ontwikkelt. Een goede prognose van de werklast is de basis voor een verantwoord werkplan. Het voorliggend werkplan is gebaseerd op een realistische inschatting van de minimale vraag. Dat geldt zowel voor het aantal aanvragen als voor het aantal beleidsadviezen. Dat betekent dat de mogelijkheid reëel is dat de vraag hoger zal zijn dan waar in dit werkplan rekening mee wordt gehouden. In dat geval zal in eerste instantie een deel van het werk, zoals het maken van samenvattingen, worden uitbesteed en zal worden beoordeeld of de formatie structureel moet worden uitgebreid. De ervaring leert dat binnen de termijn van een jaar nieuwe instroom gerealiseerd kan worden inclusief het opleidingstraject. De Internationale Visitatiecommissie heeft een aantal aanbevelingen gedaan voor verbetering van het primaire proces en om de besluitvorming voor derden transparanter te maken. Vanaf 2014 zullen deze aanbevelingen worden geïmplementeerd. Om de gestelde doelen voor 2014 te kunnen realiseren heeft het Ctgb een viertal kritische succesfactoren bepaald; 1. Verankeren en consolideren Een transparante planning en grotere voorspelbaarheid door een goede en tijdige afstemming van de vraag van de markt en het aanbod van het Ctgb. 2. Competente medewerkers Sturen op houding en gedrag van medewerkers, het ontwikkelen van kennis, expertise en vaardigheden. Wij gaan zakelijk en pro actief om met de interne en externe omgeving. 3. Financiële positie De financiële positie geeft inzicht in de kostendekkendheid van de gehanteerde tarieven en de financiële gezondheid van de organisatie. 4. Lerende organisatie De lerende organisatie zorgt voor een continue cyclus van leren en verbeteren met als doel het leveren van optimale kwaliteit. De inhoudelijke kwaliteit van beoordelingen door het Ctgb staat hoog aangeschreven. De op basis van de uitgevoerde beoordelingen genomen besluiten zijn goed en worden in hoge mate geaccepteerd door andere lidstaten. Deze kwaliteit wil het Ctgb behouden en borgen. Datum 5-3-2014 Pagina 3
Het Ctgb is Certiked gecertificeerd op basis van ISO9001 en neemt jaarlijks deel aan de Rijksbrede Benchmark (RBB) om de kwaliteit van zijn processen voortdurend te verbeteren. In 2013 is de wetenschappelijk inhoudelijke kwaliteit van het werk van het Ctgb positief beoordeeld door een internationale visitatiecommissie. Het Ctgb wil deze visitatie periodiek laten uitvoeren om ook zijn wetenschappelijk inhoudelijk werk explicieter in de verbetercyclus mee te laten lopen Ontwikkeling werkaanbod 2014-2018 Gewasbescherming Ten opzichte van 2013 worden vooralsnog geen grote veranderingen verwacht in het aantal middel- en stofaanvragen. Uitzondering hierop vormt het renewen van middelen. Na renewal van de goedkeuring van een werkzame stof volgt de beoordeling voor renewal van middelen op basis van deze stof. De komende jaren worden veel stoffen opnieuw beoordeeld. Het aantal loopt in ieder geval tot het jaar 2018 op (m.u.v. een dip in 2015). Als gevolg hiervan zal ook het aantal aanvragen voor renewal van middelen de komende jaren toenemen. De werklast bij de aanvragers om middelen tijdig te renewen kan mogelijk leiden tot het niet verdedigen van een aantal middeltoelatingen en tot een verminderd aantal of uitstel van aanvragen voor nieuwe producten en uitbreidingen op bestaande producten. Een en ander is nog erg onzeker omdat de praktische invulling van de renewal procedure nog verder uitgewerkt wordt in Europa. Het aantal te verwachten aanvragen voor de toekomst wordt voor een belangrijk deel bepaald door het aantal stofbeoordelingen waarvoor Nederland als RMS optreedt. Aanvragers zien graag dat de RMS van een stof ook optreedt als ZRMS van aanvragen voor nieuwe middelen of uitbreiding van middelen op basis van die stof. Het land is immers vertrouwd met het dossier. Daarom zet het Ctgb in op de beoordeling van stoffen in Europees verband. Biociden Voor biociden stond 2013 in het teken van de voorbereiding op de invoering (per 1 september 2013) van de biocidenverordening (528/2012/EU). In 2014 worden de eerste effecten van de biocidenverordening zichtbaar. Het aantal Nederlandse aanvragen onder overgangsrecht zal afnemen. Daarentegen is een groei voorzien van het aantal beoordelingen voor EU nationale aanvragen en EU wederzijdse erkenningen. De verschuiving van beoordelingen onder nationaal overgangsrecht naar de Europese biocidenverordening zal geleidelijk verlopen; op dit moment is de verwachting dat pas in 2024 alle actieve stoffen beoordeeld zullen zijn. De EU vereenvoudigde toelating en de EU unie toelating zijn nieuwe mogelijkheden die onder de biocidenverordening geboden worden. Het is nog onzeker in hoeverre aanvragers van deze nieuwe mogelijkheden gebruik gaan maken. De beoordelingen in het kader van het gedifferentieerde handhavingsbeleid lopen in 2014 ten einde. 2. Missie, visie en strategie 2014-2018 2.1. Missie Het Ctgb is een zelfstandig bestuursorgaan dat zijn werkzaamheden verricht binnen de beleidskaders van vier departementen: Economische Zaken (EZ), Infrastructuur en Milieu (I&M), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Het college beslist op grond van de Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden over het toelaten van de middelen in Nederland en adviseert over het plaatsen van werkzame stoffen op de lijst van toegelaten stoffen in de Europese Unie. Daarnaast draagt het bij aan het ontwikkelen en uitvoeren van wet- en regelgeving en beleid in Nederland en in Europa. Datum 5-3-2014 Pagina 4
Het Ctgb staat voor de kundige en wetenschappelijk verantwoorde beoordeling van gewasbeschermingsmiddelen en biociden en draagt daarmee bij aan een verantwoord gebruik van deze middelen op nationaal en Europees niveau, met het oog op veiligheid van mens, dier en milieu. 2.2. Visie Het Ctgb draagt bij aan een verantwoord gebruik van middelen door zijn kennis in te zetten bij het ontwerp en de uitvoering van het toelatingsproces en toetsingskaders in Nederland en Europa. Een positie bij de Europese top (inhoudelijk en procesmatig) van toelatingsautoriteiten is een waarborg voor blijvende invloed op het nationale en Europese toelatingsproces. 2.3. Strategische doelstellingen 2014-2018 Het Ctgb heeft een aantal strategische hoofddoelstellingen bepaald om invulling te geven aan zijn rol als Europese beoordelingsautoriteit, en als advies- en kennisorgaan. Wij voeren ons werk tijdig uit binnen de Europese en maatschappelijke context. Dit doen wij op een juridisch en wetenschappelijk inhoudelijke en onafhankelijke wijze.. 1. Als Europese beoordelingsautoriteit voeren wij ons werk met een voorspelbaar proces uit, leveren wij onze diensten tegen een maatschappelijk aanvaardbaar tarief, zijn wij transparant naar onze stakeholders over de kwaliteit en onderbouwing van de beoordeling, de status en doorlooptijd van aanvragen en de gehanteerde tarieven en staan wij in een zakelijke verhouding tot onze aanvragers. 2. Als Adviesorgaan leveren wij onze bruikbare, relevante beleidsadviezen tijdig. 3. Als Kennisorgaan (Harmonisatie in Europa) hebben wij een actieve rol in de voortschrijdende harmonisatie tussen de diverse beoordelingsautoriteiten binnen onze zone. Op voor Nederland belangrijke terreinen als kleine teelten en watergerelateerde onderwerpen wenden wij proactief op Europees niveau onze invloed aan. 2.4. Kaderbrief 2014 Bij het opstellen van deze begroting en werkplan wordt, naast de reguliere kerntaken van het Ctgb, ingegaan op de onderwerpen die zijn aangegeven in de Kaderbrief 2014 (DGA-PAV/13211532 d.d. 13 december 2013), te weten: Tabel: Onderwerpen Kaderbrief 2014 Onderwerpen Kaderbrief 2014 De maximale bijdrage van de ministeries voor 2014 blijft op hetzelfde niveau als 2013 ( 1,9 mil.), vanwege de verminderde budgetten bij de ministeries. Voor de Europese stofadvisering (Nederland geen rapporteur) ontvangt het Ctgb geen extra bijdrage van de ministeries. Als het plafond wordt bereikt en er meerwerk moet worden gedaan, dan kan dat mogelijk door het bedrijfsleven worden gefinancierd. Vanuit EZ zal hierover in dat geval met het bedrijfsleven worden gesproken. Datum 5-3-2014 Pagina 5
2.5. Succesbepalende factoren, accenten 2014 en aanbevelingen IVC Voor 2014 is een viertal kritische succesfactoren bepaald. Het presteren op deze onderdelen is van cruciaal belang voor het behalen van de doelstellingen. 1. Verankeren en consolideren Dit betekent het zorgen voor een transparante planning en grotere voorspelbaarheid op zowel proces als inhoud. Dit doen we door regelmatig en goed contact met de aanvrager te hebben en duidelijke afspraken te maken over wanneer en hoe een aanvraag ingediend moet worden en hoe het Ctgb vervolgens die aanvraag beoordeelt en wanneer de aanvrager een besluit kan verwachten. We meten en monitoren dit proces en deze afspraken continu. Tevens zetten wij in op Europese harmonisatie; wij kennen het EU speelveld en nemen deel aan internationale overlegstructuren en beheersen daarmee de voorspelbaarheid t.o.v. andere lidstaten. 2. Competente medewerkers Dit betekent dat wij sturen op houding en gedrag van medewerkers, het ontwikkelen van kennis, expertise en vaardigheden. Wij gaan zakelijk en pro actief om met de interne en externe omgeving. Dit doen wij door verder te koersen op de ingeslagen weg en aan te spreken op gedrag. Wij investeren in het opleiden en ontwikkelen van medewerkers door voldoende financiële ruimte en uren hiervoor te reserveren. Daarnaast gaan we strategische allianties aan met o.a. evaluerende instanties om ervaring en kennisveld te verbreden. Tenslotte wil het Ctgb zorgen voor een goed en gezond werkklimaat, door oog te hebben voor de medewerkers en de werkdruk en daarbij te streven naar een laag ziekteverzuim. 3. Financiële positie De financiële positie geeft inzicht in de kostendekkendheid van de gehanteerde tarieven en de financiële gezondheid van de organisatie. Dit bewaken wij door het sturen op een gerealiseerd uurtarief van 115,- en monitoren van de liquiditeitspositie (Current ratio >1) en het sturen op het eigen vermogen tot maximaal 10% van de gemiddelde jaaromzet over afgelopen 3 jaren 4. Lerende organisatie De lerende organisatie zorgt voor een continue cyclus van leren en verbeteren met als doel het leveren van optimale kwaliteit. Dit bewaken wij door het regelmatig uitvoeren van interne audits, het jaarlijks uitvoeren van de Certiked audit (met als beoogd resultaat 0 tekortkomingen) en het 2-3 jaarlijks uitvoeren van klant- en medewerkeronderzoek. Daarnaast is het Ctgb aangesloten bij de RBB die jaarlijks een rijksbrede benchmark uitvoert, waardoor het Ctgb een goed beeld krijgt hoe het scoort ten opzichte van vergelijkbare organisaties. Tenslotte vindt er met enige regelmaat een internationale visitatie plaats om de kwaliteit van onze werkzaamheden te beoordelen. 2.6. Risicobeheersing Voor het realiseren van het werkplan 2014 geldt een aantal randvoorwaarden en kunnen risico s optreden als niet aan deze randvoorwaarden wordt voldaan. Niet volledig geharmoniseerd.. Risico: De beoordeling in de lidstaten loopt soms nog uiteen. De mogelijkheid om bij een nationale toelating (wederzijdse erkenning) bij te sturen is zeer beperkt. Nederland moet er van uit kunnen gaan dat andere lidstaten hun werk goed doen, andere lidstaten moeten er vanuit kunnen gaan dat wij ons werk goed doen. Het correctiemechanisme (notificatie van een afwijkend besluit) is een zwaar middel dat kan leiden tot verslechterende verhoudingen. Preventieve maatregel: Actief inzetten op harmonisatie binnen onze Europese zone op alle niveaus (technisch wetenschappelijk, procedureel, bestuurlijk) door goede contacten te onderhouden met andere lidstaten en vroegtijdig collegiaal te overleggen. Datum 5-3-2014 Pagina 6
Onvoorziene werkzaamheden met hoge prioriteit (beleidsvragen). Risico: Niet alle werkzaamheden worden tijdig afgehandeld (dit geldt voor zowel het beantwoorden van beleidsvragen als voor het beoordelen van aanvragen). Preventieve maatregel: Monitoren van de hoeveelheid aanvragen en zo nodig het gesprek hierover aan gaan met de (aan)vrager. Het niet in behandeling nemen van beleidsvragen als blijkt dat er onvoldoende zekerheid bestaat over de financiering hiervan. Snelle maatschappelijke ontwikkelingen en verscherping van tegenpolen (polarisatie).. Risico: Verlies van vertrouwen door de omgeving in de overheid. Preventieve maatregel: Door goed in contact te zijn met de relevante sleutelfiguren uit de omgeving van het Ctgb, weten we wat er speelt en kunnen daar zo nodig op aanhaken. Niet flexibel kunnen inspelen op een sterk wisselende vraag. Risico: Onbalans tussen vraag en aanbod, waardoor je als Ctgb de vraag niet kunt accommoderen. Preventieve maatregel: Zorgen voor balans en zekerheid in flexibele in/ externe schil. (capaciteitsplanning). En ook hier geldt weer: door in contact te zijn met (aan)vragers vanuit beleid en industrie goede prognoses opstellen. Datum 5-3-2014 Pagina 7
3. Werkplan 2014 3.1. Inleiding Het Ctgb koerst in 2014 door op de ingeslagen weg. Het Ctgb heeft de taak om middelen en stoffen van aanvragers te beoordelen. Het accommoderen van deze vraag is één van de doelstellingen van 2013 en 2014. In 2013 is het Ctgb fors gegroeid en in 2014 moeten we de organisatie zo inrichten dat we waar mogelijk flexibel kunnen inspelen op de vraag. 3.2. Toelating & advies De sterke groei van de inzet van menskracht op deze processen die in 2013 gerealiseerd is, zal er in 2014 toe leiden dat het Ctgb verder in control komt op het gebied van de productie. Hiermee neemt de door de omgeving zo vurig gewenste voorspelbaarheid sterk toe. De laatste restjes achterstallig werk worden in 2014 weggewerkt. Vanaf januari 2014 wordt gewerkt volgens een nieuw sturingsmodel, waarbij werkprocessen en capaciteitsplanningen zodanig zijn aangepast dat de doorlooptijd van beoordelingen verder teruggebracht kan worden en het ontstaan van nieuwe werkachterstanden wordt voorkomen. 3.2.1. Helpdesk Helpdesk In 2013 is veel tijd gestoken in de (voorbereiding van) (her)inrichting van applicaties, processen en organisatie. De helpdeskapplicatie was medio 2013 nog niet operationeel. In 2014 zullen we, ondersteund door nieuwe applicaties, efficiënter kunnen werken waarbij een van de uitgangspunten is om meer kostendekkend te werken. Informatieverstrekking is een wettelijke taak die het Ctgb op adequate wijze wil invullen. Dit betekent dat het Ctgb bereikbaar moet zijn voor het stellen van vragen. Hierin wordt voorzien door de website van het Ctgb. Gezien de complexiteit van het werkveld en de urgentie van sommige vragen is het wenselijk om ook telefonisch goed bereikbaar te zijn en voldoende capaciteit te hebben om vragen direct uit te zetten indien deze niet door de helpdesk zelf kunnen worden beantwoord. Capaciteit is in 2013 een knelpunt dat in 2014 wordt opgelost. Daartoe zal de capaciteit van de helpdesk worden uitgebreid zodat deze op werkdagen telefonisch van 09:00 tot 17:00 uur bereikbaar is. Ontwikkelingen In 2014 wordt het project Front Office voltooid. De helpdesk is een belangrijk deel van de Front Office. Het resultaat is mogelijk een andere werkwijze en andere inrichting van processen. Het opleveren van een vraagen antwoord database maakt deel uit van dit project. Het vullen van deze database start in 2013 en zal vanaf 2015 capaciteit gaan besparen. Begin 2014 wordt de nieuwe website ingericht inclusief vernieuwde FAQ informatie (veel gestelde vragen), waardoor naar verwachting in 2014 veel eenvoudige vragen aan de helpdesk kunnen worden ondervangen. Daarnaast zal voor vragen van algemene aard zoveel mogelijk worden doorverwezen naar Postbus 51 van de overheid. De inwerkingtreding van de biocidenverordening op 1 september 2013 brengt naar verwachting meer werk met zich mee voor de helpdesk. Niet alleen worden veel vragen verwacht over de nieuwe verordening en bijbehorende guidance, maar zal het Ctgb zich ook aansluiten bij het Europese netwerk van biocide helpdesks dat onder coördinatie en toezicht staat van ECHA (European Chemicals Agency). Het is de verwachting dat het deelnemen aan dit HelpNet in de praktijk meer werk oplevert. Het is echter nog niet duidelijk hoeveel dit zal zijn. Het Ctgb heeft als taak gekregen voor treated articles een vraagbaak te zijn. Hiervoor is extra capaciteit voor de helpdesk nodig. Datum 5-3-2014 Pagina 8
Om de helpdesk meer kostendekkend te krijgen wordt gekeken naar het proces en de categorie indeling. Hierdoor is de verwachting dat er in 2014 meer betaalde schriftelijke verzoeken zullen worden ingediend. Als onderdeel van de proceswijziging zal ook worden gestuurd op het zoveel mogelijk indienen van vragen per mail in plaats van per telefoon. De hoeveelheid e-mails en telefonische vragen zullen daarom naar verwachting respectievelijk rond de 2.500 en 1.500 liggen. De helpdesk heeft een belangrijke rol bij het informeren en adviseren van potentiële aanvragers. In 2014 wordt 90% van de helpdeskverzoeken beantwoord binnen vastgestelde termijnen. Tabel: Producten en aantallen Helpdesk/Frontoffice 2014 Product Productomschrijving Aantal Betaalde verzoeken Verzoek biocide 50 Verzoek gewasbescherming 100 Niet betaalde Vragen via e-mail 2.500 verzoeken Telefonische vragen 1.500 Resultaten Oplevering resultaten Frontoffice-project Kortere doorlooptijden voor betaalde en onbetaalde helpdeskverzoeken Interne kennisbank met geactualiseerde informatie op basis van door of aan de helpdesk gegeven antwoorden Deelname aan BPR helpdesk network 3.2.2. Toelating middelen in Nederland Gewasbescherming Voor het beoordelen van de toelaatbaarheid van gewasbeschermingsmiddelen in Nederland geldt in toenemende mate dat die beoordeling plaatsvindt binnen de Europees geharmoniseerde context. Hoewel er nog een flink aantal aanvragen loopt die nog volgens het overgangsrecht beoordeeld zullen moeten worden, geven aanvragers aan dat zij ook daarbij graag zoveel mogelijk een Europees geharmoniseerde beoordeling toegepast zien. Aan deze wens komt het Ctgb, waar dat juridisch mogelijk is, graag tegemoet. Zonale aanvragen Voor de zonale aanvragen geldt de gewasbeschermingsverordening uit 2011 als toetsingskader. Hierbij voert een lidstaat de beoordeling uit van een middel, waarmee een aanvrager vervolgens op eenvoudige wijze een toelating in de andere lidstaten binnen dezelfde zone kan aanvragen. Het Ctgb beoogt in 2014 25 zonale beoordelingen uit te voeren (zrms aanvragen). Daarnaast verwacht het Ctgb dat er op ca. 75 zonale beoordelingen van andere lidstaten commentaar geleverd zal moeten worden (CMS aanvragen), waarbij ook de Nederland-specifieke elementen worden beoordeeld. Ook voor aanvragen waarvoor Nederland geen CMS is, wordt in een enkel geval (ca.10 in 2014) commentaar geleverd op de zonale beoordeling van een andere lidstaat voor middelen die voor de Nederlandse situatie relevant zijn. Dit omdat later via wederzijdse erkenning toelating tot de Nederlandse markt aangevraagd kan worden. Nederlandse aanvragen Wederzijdse erkenning Op basis van een toelating in een andere lidstaat is het mogelijk een aanvraag tot wederzijdse erkenning in te dienen. Het Ctgb verwacht in 2014 35 aanvragen voor wederzijdse erkenning te ontvangen. Datum 5-3-2014 Pagina 9
Kleine toepassingen Nederland afficheert zich binnen Europa als het kennisland op het gebied van de kleine toepassingen. Het Ctgb zet zich er onverminderd voor in de beoordeling van gewasbeschermingsmiddelen voor deze toepassingen met prioriteit af te handelen. Het betreft naar verwachting 25 aanvragen. Aanvragen van voor 14 juni 2011 Aanvragen die zijn ingediend voor 14 juni 2011 worden in 2014 verder afgewerkt. Dit betreft met name aanvragen tot nieuwe toelating, voorlopige toelating en (vereenvoudigde) uitbreiding van de toelatingen die reeds een eerste beoordeling hebben gehad. Ook aanvragen tot wijziging van het wettelijk gebruiksvoorschrift/gebruiksaanwijzing vallen hieronder. Niet alle aanvragen kunnen helemaal worden afgewerkt omdat voor een deel van de aanvragen aanvullende vragen zijn of worden gesteld. Aanvragers krijgen hierbij de gelegenheid aanvullende gegevens te leveren. Met het genereren van deze gegevens zijn maanden, soms jaren gemoeid. Ook zijn in 2012 en 2013 met de aanvragers afspraken gemaakt over verschuiven van de behandeling van verschillende aanvragen naar 2014 en 2015. Voor 8 van deze aanvragen kan de beoordeling daarom in 2014 of zelfs pas 2015 worden afgerond. Herregistratie/Renewal Ook in 2014 blijft het mogelijk aanvragen tot herregistratie in te dienen van middelen op basis van stoffen die op Bijlage 1 van richtlijn 91/414/EEG zijn geplaatst. Deze aanvragen worden nog onder de richtlijn 91/414 beoordeeld. Ook bestaat de mogelijkheid deze als vrijwillig zonale aanvraag in te dienen. Het aantal te verwachten aanvragen na Annex I Renewal (AIR-2) is erg onzeker. Bij het opstellen van deze begroting was niet duidelijk of en zo ja voor hoeveel aanvragen er in 2014 al een renewal aanvraag moet worden ingediend. E.e.a. is afhankelijk van het tijdstip van goedkeuring door de Commissie. Omdat in 2011 een groot aantal stoffen is geplaatst op de hierboven genoemde Bijlage 1 (met als herregistratiedatum 2015) worden er 110 herregistratie aanvragen in 2014 afgehandeld, waarvan een deel als vrijwillig zonale aanvraag. De aanvragen moeten twee jaar voor de herregistratiedatum worden ingediend. Niet alle herregistratieaanvragen zullen in 2014 worden afgehandeld. Een deel van het werk zal doorlopen tot in 2015 (44 aanvragen). Project van WGGA naar WG voor Gewasbeschermingsmiddelen Het huidige WGGA (Wettelijk gebruiksvoorschrift (WG) en Gebruiksaanwijzing (GA)) voor gewasbeschermingsmiddelen levert in de praktijk onduidelijkheden op bij handhaafbaarheid en naleefbaarheid. In het project van WGGA naar WG worden er oplossingen voor deze problemen gezocht. Dit project is in 2010 gestart en zal doorlopen tot september 2014. In 2011 is gestart met het daadwerkelijk omzetten van alle WGGA s naar WG s. In 2012 heeft de omzetting van de herbiciden plaatsgevonden, in 2013 de omzetting van insecticiden. In 2014 zal nog worden gewerkt aan de omzetting van de fungiciden. Tabel: Prognose aantal aanvragen tot toelating (gewasbeschermingsmiddelen) 2014 Product Productomschrijving Onderhanden aanvragen Nieuwe aanvragen Af te handelen aanvragen Zonale aanvragen NL ZRMS Zonale aanvragen NL cms Wijzigingsaanvragen nationaal Wederzijdse erkenningen Herregistraties zowel nationaal als (vrijwillig) zonaal/renewals Uitbreidingsaanvrag en Kleine toepassingen niet zonaal Zonale aanvragen voor nieuwe producten 18 25 25 Wijzigingsaanvragen zonaal (incl. uitbreidingen) 2 20 20 Aanvragen op basis van een zonale beoordeling 46 55 75 (voor nieuwe producten of wijzigingen/uitbreidingen) opgesteld door een andere lidstaat; leveren van commentaar en beoordeling NL specifieke aspecten Wijziging die toeziet op NL specifieke aspecten en 4 15 15 waarvoor het core dossier niet hoeft te worden aangepast Wederzijdse erkenning aanvragen 10 35 35 Nationaal en (vrijwillig) zonale herregistraties/renewals Niet zonale uitbreidingen met kleine toepassingen (NLKUG) 146 60 1. 110 0 25 25 Datum 5-3-2014 Pagina 10
Product Productomschrijving Onderhanden aanvragen Overgangsrecht (ex herregistratie aanvragen) Overige aanvragen Voor voorlopige toelatingen of uitbreidingen hierop kan in bepaalde gevallen een aanvraag worden ingediend onder overgangsrecht Inlichtingen voor dierproeven, naamswijzigingen en overschrijvingen, aanvragen voor mineure wijziging samenstelling, afgeleide en parallelle aanvragen, proefontheffingen, intrekkingverzoeken voor toelatingen en exportverklaringen, administratieve wijzigingen (wg)ga, wijziging etikettering, wijziging verpakking. 1 Aantal bevat ca. 10 herregistratie/renewals voor toelatingen o.b.v. wederzijdse erkenning Nieuwe aanvragen Af te handelen aanvragen 4 5 5 0 290 290 Biociden Europese verordening biociden Op 1 september 2013 is de biocidenverordening (528/2012) van kracht geworden. Deze vervangt de Europese biocidenrichtlijn (98/8/EC). De verordening geeft regels en stelt criteria, normen en beginselen vast voor het toelaten en beoordelen van werkzame stoffen op Europees niveau en het toelaten en beoordelen van biociden in de Europese lidstaten. Aanvragen voor toelating van biociden tot de Nederlandse markt die vanaf 1 september 2013 binnen zijn gekomen, vallen grotendeels nog onder het overgangsrecht. Werkzame stoffen die op Europees niveau zijn goedgekeurd worden opgenomen in een Unielijst van goedgekeurde stoffen voor een specifieke productsoort (PT). Alleen biociden die gebaseerd zijn op goedgekeurde stoffen worden beoordeeld volgens de verordening. Biociden op basis van werkzame stoffen die nog niet zijn opgenomen in de Unielijst van goedgekeurde stoffen worden beoordeeld volgens de Nederlandse Wgb, binnen Ctgb NL aanvragen overgangsrecht genoemd. NL aanvragen overgangsrecht Dit betreft alle aanvragen voor een nieuwe toelating, uitbreiding van een toelating en verlengingsaanvragen op basis van artikel 122 Wet gewasbeschermingsmiddelen en biociden. Voor 2014 wordt verwacht dat er 35 nieuwe aanvragen van dit type zullen worden ingediend, en zullen 50 aanvragen worden beoordeeld. Gedifferentieerd handhavingsbeleid biociden Deze werkzaamheden worden uitgevoerd in het kader van het gedifferentieerd handhavingsbeleid biociden dat in 2009 is ingesteld door het Ministerie van I&M. Alle rood geclassificeerde biociden zijn in 2011 en 2012 beoordeeld, in 2013 zijn de oranje geclassificeerde biociden beoordeeld en is een begin gemaakt met de beoordeling van de geel geclassificeerde biociden (totaal 167 aanvragen). Voor 2014 zullen nog 83 beoordelingen moeten worden uitgevoerd. De werkzaamheden lopen door tot september 2014. Daarna zijn alle biociden op de markt door het Ctgb beoordeeld. EU Nationale aanvragen (toelating alleen in Nederland) Indien de primaire autorisatie in Nederland plaatsvindt, dat wil zeggen als Nederland als Reference Member State (RMS) optreedt, wordt een validatie van het dossier uitgevoerd. Hierna wordt een beoordeling van het middel in een Product Assessment Report (PAR) en een SPC (Summary of Product Characteristics) opgesteld. Het betreft zowel aanvragen voor herregistratie als aanvragen voor nieuwe middelen, die nog niet in Nederland op de markt zijn. Voor 2014 worden er naar verwachting 20 PARs opgesteld. EU Wederzijdse erkenning Als de primaire autorisatie door één van de andere lidstaten wordt uitgevoerd, bestaat de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de Nederlandse markt via wederzijdse erkenning. De procedure voor wederzijdse erkenning, als Nederland als Concerned Member State (CMS) optreedt, omvat het controleren van het Product Assessment Report en de SPC opgeleverd door de RMS en beoordeling van de Nederland specifieke omstandigheden. Onder de verordening zijn twee varianten mogelijk: 1) de parallelle wederzijdse erkenning, waarbij de RMS in overleg treedt met de CMSen en lidstaten gezamelijk tot een besluit te komen, en 2) de opeenvolgende wederzijdse erkenning, die kan worden aangevraagd in het geval dat de RMS de beoordeling en toelating reeds heeft afgerond. Ook hier betreft het zowel aanvragen voor herregistratie als aanvragen voor nieuwe middelen. In 2014 worden er naar verwachting 40 aanvragen voor wederzijdse ingediend en afgehandeld. Datum 5-3-2014 Pagina 11
EU Unietoelatingen Een aanvraag voor een Unietoelating is alleen mogelijk voor specifieke producttypes (PT s) en wordt gecoördineerd door ECHA. Eén lidstaat voert de beoordeling uit, daarna volgt een commentaarronde en met de verkregen toelating mag het middel in alle lidstaten op de markt worden gebracht. Het aantal EU Unietoelatingen dat in 2014 wordt verwacht is nog onzeker. Deze post is daarom als PM opgenomen in het werkplan en de begroting. EU vereenvoudigde toelatingen Voor middelen op basis van stoffen die zijn geplaatst op Bijlage I van verordening 528/2012 - dat wil zeggen biociden met een gering risico - kunnen aanvragen voor een vereenvoudigde toelating worden ingediend bij ECHA. Ook voor deze aanvragen voert één lidstaat de beoordeling uit en kan het middel met de verkregen toelating in alle lidstaten op de markt worden gebracht. Het aantal EU Vereenvoudigde toelatingen dat in 2014 wordt verwacht is nog onzeker. Deze post is daarom als PM opgenomen in het werkplan en de begroting. Tabel: Prognose aantallen aanvragen tot toelating (biociden) 2014 Product Productomschrijving Onderhanden aanvragen Nieuwe aanvragen Af te handelen aanvragen NL aanvragen, overgangsrecht NL biociden Gedifferentieerd Handhavingsbeleid EU Nationale aanvragen EU Wederzijdse erkenningen aanvragen overgangsrecht (regulier en 55 35 50 uitbreiding) Fase geel 167 0 83 aanvragen tot toelating van een nieuwe biocide en aanvragen tot toelating d.m.v. herregistratie van een al in NL toegelaten biocide (RMS) aanvragen tot toelating van een nieuwe biocide o.b.v. wederzijdse erkenning en aanvragen tot toelating d.m.v. herregistratie van een al in NL toegelaten biocide o.b.v. wederzijdse erkenning (cms) 10 20 20 0 40 40 EU Unietoelatingen 0 PM PM EU Vereenvoudigde toelatingen Overige aanvragen inlichtingen voor dierproeven, naamswijzigingen en overschrijvingen, aanvragen voor mineure wijziging samenstelling, afgeleide en parallelle aanvragen, proefontheffingen en intrekkingverzoeken voor toelatingen 0 PM PM 0 110 110 Overige aanvragen (gewasbescherming en biociden) Op basis van ervaringscijfers worden 400 overige aanvragen voor 2014 verwacht (290 voor gewasbeschermingsmiddelen en 110 voor biociden). Hieronder vallen verzoeken om inlichtingen voor dierproeven, naamswijzigingen en overschrijvingen, aanvragen voor mineure wijziging samenstelling van een middel, afgeleide en parallelle aanvragen, proefontheffingen, intrekkingverzoeken voor toelatingen en exportverklaringen. Datum 5-3-2014 Pagina 12
3.2.3. Onderhoud toegelaten middelen in Nederland In 2014 wordt rekening gehouden met een totaal aantal van ca. 1.950 toegelaten middelen op peildatum 1 februari 2014. Voor deze toelatingen worden de volgende werkzaamheden uitgevoerd: Besluiten over toelatingen als gevolg van EU besluitvorming; Besluiten over gevolgen voor bestaande toelatingen als gevolg van aanpassingen in het toetsingskader of nieuwe wetenschappelijke inzichten; Archiveren en ontsluiten van besluiten en dossiers en het in stand houden van deze archieven; Verstrekken van informatie over toegelaten middelen en genomen besluiten. Tabel: Prognose aantal toegelaten middelen op peildatum 1 februari 2014 Aantal toegelaten middelen in NL Gewasbeschermingsmiddelen ca. 825 Biociden ca. 1.125 Verwacht aantal toegelaten middelen op peildatum: 1 februari 2014: Totaal: ca. 1.950 middelen 3.2.4. Adviseren over Europese stofbeoordelingen Dit betreft de advisering over beoordelingsrapporten opgesteld door andere lidstaten door het leveren van commentaar op stofbeoordelingen opgesteld door andere lidstaten. De werkzaamheden voor de het uitvoeren van de Europese stofadvisering nemen toe. Tot voor kort lag binnen het Ctgb de prioriteit bij het op orde krijgen van de nationale toelatingen en niet of minder bij de Europese stof advisering. Er is toen beperkt commentaar geleverd. Dit leidt echter tot problemen bij de nationale toelatingen waarbij steeds meer wordt vertrouwd op de beoordeling van stof en middel van andere lidstaten. De toetsingskaders zijn geharmoniseerd doordat lidstaten gebruik maken van dezelfde guidance documenten. Doordat de guidances ruimte overlaten voor interpretatie zijn de beoordelingen van de lidstaten in de praktijk niet geharmoniseerd. Dit leidt tot vertraging van het nationale toelatingsproces en toelatingen op basis van beoordelingen die niet voldoen aan de Nederlandse standaard/waar NL niet achter staat. In 2013 is het Ctgb dan ook gestart met het investeren in het stofbeoordelingsproces om zo uiteindelijk het nationale toelatingsproces op het juiste kwaliteitsniveau te krijgen. In 2014 worden de benodigde uren voor een goede betrokkenheid bij het stofproces opgevoerd. We verwachten dat hierdoor op korte termijn de benodigde tijd voor wederzijdse erkenningen kan worden teruggebracht. Gewasbescherming Het Ctgb zal als EU niet-rapporteur commentaar leveren op de door andere lidstaten opgestelde Draft Registration Reports (DAR s) voor werkzame stoffen. In 2014 zal de peer review plaatsvinden via Pesticide Peer Review meetings of teleconferences dan wel schriftelijke procedures, afhankelijk van de te bespreken punten. Naar verwachting zal het Ctgb schriftelijk commentaar leveren op in totaal 40 DARs/addenda confirmatory data en EFSA-conclusies. Biociden Op verzoek van het Ministerie van I&M worden alle Competent Authority (CA)-rapporten die door andere lidstaten worden opgeleverd, onderworpen aan peer review waarbij in principe aandacht wordt gegeven aan alle aspecten, met in het bijzonder aandacht voor humane toxicologie en milieu. Het Ctgb levert daartoe schriftelijk commentaar op zowel de concept CA-rapporten, de commentaartabellen (RCOM) als op de draft final CA rapporten. Datum 5-3-2014 Pagina 13
Tijdens de Working Groups (voorheen Technical Meetings) wordt waar nodig uitleg gegeven of discussie gevoerd over het onderhavige punt. Hiervan wordt verslag gedaan aan de Departementen middels het voorlopige Interdepartementaal Biociden Overleg (IBO)-stofadvies. Op basis van de planning van ECHA heeft het Ctgb voor 2014 een raming opgesteld van het aantal van 50 CA-rapporten dat beschikbaar komt voor commentaar voor Existing Active Substances (EAS) en New Active Substances (NAS) tezamen. 3.2.5. Uitvoeren Europese stofbeoordelingen Gewasbescherming Ook in 2014 zullen werkzaamheden uitgevoerd worden in het kader van Richtlijn 91/414/EEG en Verordening gewasbescherming 1107/2009. Existing active substances In 2011 is gestart met de werkzaamheden in het kader van het volgende Annex I renewal project AIR-2. Er zijn pre-submission meetings gehouden en de dossiers zijn in 2012 ingediend. In 2014 zullen 17 bestaande actieve stoffen door het Ctgb beoordeeld worden. Voor het Annex I renewal project AIR-2 worden in 2014 vier actieve stoffen beoordeeld en wordt de voorbereiding gestart voor nog eens drie nieuwe actieve stoffen waarvan de beoordeling in 2015 zal plaatsvinden. New active substances De verwachting is dat Nederland 2 nieuwe werkzame stoffen ter beoordeling ontvangt in 2014. Biociden Opname van goedgekeurde werkzame stoffen in de Unielijst van goedgekeurde werkzame stoffen volgens Verordening 258/2012 (voorheen plaatsing van werkzame stoffen op bijlage I van Richtlijn 98/8/EC) zal veertien jaar vertraging oplopen: pas in 2024 zullen alle stof/productcombinaties geplaatst zijn. Bestaande werkzame stoffen (EAS) Er wordt gewerkt aan de beoordeling van bestaande werkzame stoffen volgens de richtlijn (98/8/EG) en Verordening 528/2012. Nederland is rapporteur van stoffen van de 2 e, 3 e en 4 e lijst van het Toetsingsprogramma. Nieuwe werkzame stoffen (NAS) Nederland is rapporteur van een nieuwe werkzame stof/pt combinatie CO 2 /PT15 (aviciden). De verwachting is dat Nederland 2 nieuwe werkzame stoffen ontvangt in 2014. 3.2.6. Internationale kennisuitwisselingsprojecten Ook in 2014 wordt er terughoudend omgegaan met het uitvoeren van internationale kennisuitwisseling projecten, omdat het accent ligt op het beoordelen van aanvragen. Datum 5-3-2014 Pagina 14
3.2.7. Ontwikkelingen Gewasbescherming Central Zone Steering Committee Het Ctgb is in 2014 voorzitter van het Central Zone Steering Committee (CZSC) en kan daarmee een actieve rol vervullen in het bouwen van een levend netwerk tussen de toelatingsinstanties van de verschillende lidstaten. In het verleden richtte de samenwerking zich met name op procedureel niveau, maar daar zijn tot op heden nog geen grote stappen gemaakt. Het Ctgb wil zich daarom tijdens zijn voorzitterschap tevens richten op het creëren van draagvlak op bestuurlijk niveau. Harmonisatie Het Ctgb wil een actieve rol spelen in harmonisatie met als uiteindelijke doel: een Europees aanvraagformulier, een Europees aanvraagproces en een Europese beoordelingsmethodiek. Dit zal met kleine stappen gerealiseerd moeten worden en het voorzitterschap van het CZSC zal worden gebruikt om een aantal Europese workshops te organiseren. De acties en afspraken die daaruit voortkomen worden ook bij het Ctgb geïmplementeerd. 2 e Nota Duurzame Gewasbescherming Gezonde groei, Duurzame oogst Daarnaast zal in 2014 bij het Ctgb een verdere uitwerking van de 2 e Nota Duurzame Gewasbescherming Gezonde groei, Duurzame oogst plaatsvinden. Dit is dan met name gericht op het faciliteren van de toelatingsbeoordeling van biologische middelen, middelen van natuurlijke oorsprong en middelen met laag risico. Daarbij is een coördinatiepunt bij het Ctgb van essentieel belang. Het Ctgb participeert waar nodig en waar het kan ook in de Green Deal die in het kader van de 2 e Nota zal worden ontwikkeld door overheid en industrie. In internationaal kader zal naar strategische allianties worden gezocht met Frankrijk en Zweden die als lidstaten van de zuidelijke en noordelijke zone al zeer actief zijn op het gebied van het stimuleren van biologische middelen. Expert Centre Speciality crops Ook de werkzaamheden voor het Expert Centre Speciality crops kunnen bijdragen aan het stimuleren van niet-chemische alternatieven. Het Ctgb heeft ook in 2014 als speerpunt opgenomen het deelnemen en bijdragen aan het Expert Centre Speciality crops. Er is voor de aanvragen voor middelen voor kleine toepassingen al een structureel coördinatiepunt bij het Ctgb. In dit kader blijft productverbetering ook in 2014 nodig. Compliance Voor de verkorting van het primaire toelatingsproces zal verder worden gewerkt aan strategische samenwerking met een aantal evaluerende instanties en kenniscentra in de gewasbeschermingsketen. Door een vergaande voorbereiding van dossiers van aanvragers in samenwerking met externe partijen op het gebied van evalueren en risicobeoordeling, kan het interne proces binnen het Ctgb worden versneld. Biociden Biocidenverordening 2014 zal voor biociden in het teken staan van de ervaringen met de biocidenverordening die in september 2013 van kracht is geworden. Op verschillende vlakken zal nog worden gezocht naar harmonisatie en een eenduidige invulling van de nieuwe werkwijze. Daarbij zijn er eerste ervaringen met Unietoelatingen, vereenvoudigde toelatingen en de verdere uitwerking van met biociden behandelde voorwerpen (treated articles). Biociden beleidsplan Daarnaast wordt in 2013 door het ministerie van Infrastructuur en Milieu een nieuw nationaal Biociden beleidsplan vastgesteld voor de komende jaren. Ook hierin zal een nadruk liggen op het stimuleren van duurzame ontwikkelingen binnen de biociden sector en het faciliteren van de toelating voor innovatieve middelen. Deze aandachtsgebieden zullen in 2014 door het Ctgb moeten worden opgepakt en verder ontwikkeld daar waar het de rol van het Ctgb in dit nationale beleid betreft. Datum 5-3-2014 Pagina 15
Algemeen Op basis van signalen van binnen en buiten het Ctgb, zal blijvend worden gestuurd op verbetering van bestaande producten en processen en zal intern beleid worden ontwikkeld. Niet alleen aan de voorkant van het toelatingsproces wordt gezocht naar verbeteringen, maar ook de informatiestroom vanuit het Ctgb na toelatingsbesluiten wordt opgepakt. De bestaande databases voor gewasbeschermingsmiddelen en biociden zullen worden samengebracht in een nieuwe database waar stoffen, toepassingen en middelen zijn opgenomen (STeM). Dit zal een basis zijn voor het verder ontsluiten van onze informatie zodat de verschillende sectoren meer gegevens kunnen gebruiken in hun bedrijfskritische systemen. Kennisautoriteit De profilering van het Ctgb als kennisautoriteit heeft twee kanten: op proces en op inhoud. Het Ctgb streeft niet alleen in de rol van voorzitter van de CZSC naar harmonisatie. Het Ctgb neemt ook in 2014 actief deel aan verschillende internationale werkgroepen voor zowel gewas als biociden om op inhoud en proces bij te dragen aan een beter inzicht in de wet- en regelgeving rondom de verordeningen, alsmede een grotere voorspelbaarheid (qua inhoud en proces) van de besluitvorming rondom aanvragen. Het Ctgb zal in 2014 de ingezette koers voortzetten om mee te schrijven aan een aantal voor de Nederlandse situatie relevante Guidance documenten. Resultaten Uitvoeren Plan van Aanpak Voorzitterschap CZSC Bijdragen aan het plan van aanpak duurzame gewasbeschermingsmiddelen Bijdragen aan het plan van aanpak duurzame biociden Ontwikkelen van nieuwe producten en diensten voor de uitvoering van de nieuwe biocidenverordening Ontwikkelen en implementeren van STeM-database Doorvoeren van verbeteringen in het primaire proces Eerste samenwerkingsverbanden met een aantal andere lidstaten 3.2.8. Bezwaar en beroep & Juridische advisering De juristen van het Ctgb hebben de taak verweer te voeren in bezwaar-, beroeps- en voorlopige voorzieningsprocedures, alsmede juridisch te ondersteunen en de organisatie gevraagd en ongevraagd van de nodige bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke adviezen te voorzien. Ondanks een personele uitbreiding in 2013, heeft in dat jaar de juridische capaciteit ernstig onder druk gestaan door een grote stijging van het juridisch werkaanbod. Hierbij spelen het toegenomen juridisch bewustzijn en een aantal politiek/bestuurlijke onderwerpen die veel belangstelling hebben gehad een rol. In 2014 wordt gezorgd voor voldoende juridische ondersteuning. Focus Bevorderen van actuele juridische kennis, toegankelijk maken van juridische informatie en adviezen, zorgvuldige juridische verdediging van door of namens het College genomen besluiten, borgen en bevorderen van de rechtmatigheid van te nemen besluiten, advisering bij juridische kwesties en opbouw van een internationaal juridisch netwerk. Resultaten Juridische Kennis Deling Om medewerkers in het primaire proces in staat te stellen juridische aspecten zelfstandiger te behandelen, worden voorlichtingsbijeenkomsten en workshops georganiseerd. Hiermee wordt het juridisch bewustzijn vergroot. In samenwerking met de kennis- en kwaliteitsmanager wordt de juridische kennis van zowel jurisprudentie als juridische analyses digitaal ontsloten voor de organisatie. Ook zal de organisatie via interne communicatiemiddelen op de hoogte worden gehouden van juridische ontwikkelingen. Datum 5-3-2014 Pagina 16
Bezwaar- en beroepszaken De behandeltermijn van bezwaarschriften wordt teruggebracht; er wordt naar gestreefd om bezwaarzaken waarin geen complicerende factoren spelen, binnen een half jaar af te ronden. Bezwaarschriften die kennelijk ongegrond of kennelijk niet-ontvankelijk zijn, worden binnen de wettelijke termijn afgehandeld. In 2014 wordt een toename van het aantal bezwaren verwacht als gevolg van (onder andere) - een te verwachten toename van het aantal te nemen primaire besluiten - besluiten in het kader van het gedifferentieerd handhavingsbeleid voor biociden - het project van WGGA naar WG voor Gewasbeschermingsmiddelen - een aantal nog uit te rollen acties (bijvoorbeeld met betrekking tot de neonicotinoïden). Bijgevolg kan vanaf medio 2014 ook een lichte toename van beroepszaken worden verwacht. De Adviescommissie voor de bezwaarschriften Ctgb De adviescommissie zal ook in 2014 indien nodig een hoorzitting houden. Naar verwachting zal het aantal uit te brengen adviezen oplopen (ca. 20 adviezen). Begeleiding implementatie biocidenverordening 528/2012/EC De implementatie van de nieuwe biocidenverordening 528/2012/EG wordt juridisch begeleid. Dit betekent niet alleen implementatie van Verordening 528/2012/EC zelf, maar ook van de nationale regelgeving ervan en in regelgeving van het Ctgb (bestuursreglementen). Ondersteuning voorzitterschap Zonal Steering Committee Per januari is het Ctgb voorzitter van de Zonal Steering Committee. De juristen ondersteunen waar nodig bij verdere juridische harmonisatie binnen de Zone/EU. Schadeclaims Voor 2014 worden geen nieuwe schadeclaims voorzien. Commissie van deskundigen De noodzaak voor een Commissie van deskundigen die adviseert onder welke financiële voorwaarden een dierproef gedeeld moet worden, valt weg onder de gewasbeschermingsverordening en de biocidenverordening. De Commissie zal derhalve alleen nog maar ingeschakeld hoeven worden in het kader van aanvragen die onder het overgangsrecht vallen en zal op den duur kunnen worden afgeschaft. Tot die tijd komt de commissie bijeen indien daartoe aanleiding is. 3.2.9. Beleidsadvisering Advies aan departementen In 2013 heeft de grote hoeveelheid ad-hoc vragen vanuit de politiek-maatschappelijke discussie geleid tot vertraging in de uitvoering van de begrote beleidsfiches en het achterblijven van het structureren van de beleidsadvisering. In de loop van 2013 is wel de jaarkalender op basis van het nieuwe sturingsarrangement in gebruik genomen. Hier zal in 2014 verder op worden gestuurd. De afgelopen jaren hebben de departementen structureel meer beleidsadvies gevraagd dan oorspronkelijk werd begroot. Daarom moest het Ctgb zich ieder jaar in bochten wringen om op stel en sprong capaciteit te regelen om aan de vraag te kunnen voldoen. Dit heeft nadelige consequenties voor de kwaliteit en de doorlooptijd van de adviezen. Daarnaast zorgt het voor onnodig extra werk bij zowel departementen en Ctgb alsook voor veel onrust. Om goed in te kunnen spelen op de immer veranderende beleidsvraag, is de wens om in 2014 een groter percentage van de beleidsbegroting te kunnen reserveren voor ad-hoc werk. Inmiddels is door de departementen aangegeven dat zij de totale beleidsvraag op het niveau van 2013 willen handhaven en geen financiële ruimte kunnen bieden voor de extra ad-hoc vraag. Alle extra beleidsvragen die niet vallen onder de goedgekeurde begroting dienen daarom vooraf te worden afgestemd met het Ctgb zodat er voldoende tijd is om eventuele extra (flexibele) capaciteit te regelen. Voordat de opdracht geaccepteerd kan worden zal eerst de financiering geregeld moeten zijn. De doelstelling voor 2014 is dat periodiek wordt geëvalueerd en in het verlengde daarvan gemeten hoe de Datum 5-3-2014 Pagina 17
tevredenheid van de departementen zich ontwikkelt. Door o.a. de politiek-maatschappelijke belangstelling voor het Ctgb en de onderwerpen waar zij zich mee bezighoudt is de vraag naar beleidsadvies de afgelopen jaren structureel hoger geweest dan oorspronkelijk begroot. Om te voorkomen dat de geplande beleidsadviezen hieronder komen te leiden, is voor 2014 een limiet gesteld aan de afwijking van de beleidsvraag ten opzichte van de beleidsbegroting. Op deze wijze borgt het Ctgb dat zowel aan de wettelijke taak, alsmede aan de politiek urgente onderwerpen voldoende aandacht kan worden besteed. 3.3. Relatiebeheer en Communicatie 3.3.1. Relatiebeheer In de loop van 2013 is geïnvesteerd in een capaciteitsuitbreiding op accountmanagement, beleidsadvies en helpdesk. Hierdoor heeft het Ctgb de contactfrequentie bij actieve relaties kunnen verhogen en is begonnen met het structureel spreken van een groot aantal nieuwe relaties. Het Ctgb is daarmee beter in staat wederzijdse beeldvorming en begrip te verbeteren (imago), de wensen van verschillende stakeholders in kaart te brengen (productontwikkeling), betere voorlichting over aanvragen te geven en reële en heldere verwachtingen te scheppen (voorspelbaarheid in tijd en transparantie). In 2014 zal de focus liggen op het verder verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van deze subafdelingen. Marktonderzoek Om de ontwikkelingen in de Europese markt goed te kunnen blijven volgen is ook de komende jaren marktonderzoek van groot belang. In 2014 wordt verder onderzocht wat het aanbod van aanvragen in Europa zal zijn en hoe zusterorganisaties zich ontwikkelen. Daartoe zal in 2014 worden gestart met het intensiever samenwerken met de andere lidstaten. Account management Accountmanagers onderhouden meer gestructureerde en frequentere contacten met grotere groepen stakeholders om relatiebeheer naar een efficiënter en hoger niveau te brengen. In 2013 lag de primaire focus op structurering en intensivering van de contacten met departementen en aanvragers/ toelatinghouders en werden er verkennende gesprekken met overige stakeholders gehouden. In 2014 ligt de focus op consolidatie en het verder uitbouwen van deze relaties. De accountmanagers zullen hiertoe in veel gevallen accountplannen maken en alle informatie verzamelen die relevant is voor de relatie. Begin 2014 wordt een relatiebeheersysteem in gebruik genomen wat hierin een belangrijke ondersteunende rol gaat spelen. De intensievere contacten leveren echter niet alleen zeer waardevolle informatie op die het Ctgb gebruikt om zijn strategie te bepalen, gestelde doelen te behalen en zijn processen en producten te verbeteren. Het levert ook veel extra werk op. Daarom wordt de afdeling M&R uitgebreid met administratieve ondersteuning om al deze informatie te kunnen verwerken en adequaat te kunnen reageren. Accountmanagement zal zich in 2014 met name richten op het verzakelijken van de relatie met de aanvrager. Dit betekent dat er op een professionele manier met elkaar wordt omgegaan en er duidelijke afspraken worden gemaakt waar partijen elkaar aan kunnen houden. Het Ctgb zal vanaf 2014 de processen efficiënter laten verlopen, waardoor doorlooptijden worden verkort, de voorspelbaarheid qua inhoud en proces en de transparantie wordt vergroot. Dit betekent o.a. dat het voor de aanvrager duidelijk is wanneer en hoe een aanvraag ingediend moet worden, welk proces het volgt, welke juridische en wetenschappelijke kaders worden gebruikt en wanneer de aanvrager een besluit mag verwachten op basis van doorlooptijden. Dit kan echter alleen wanneer de aanvrager zich ook aan de afspraken houdt met betrekking tot indieningdatum en de criteria voor het aanleveren van een goed dossier. Het belang van deze verzakelijking wordt door zowel Ctgb als industrie onderkend en is de leidraad voor 2014. Datum 5-3-2014 Pagina 18
Het Ctgb zal ook in 2014 weer voldoen aan de vraag. Dit betekent dat we actief proberen de vraag zoveel mogelijk te accommoderen. Hierbij zijn de volgende speerpunten te onderkennen die onze strategische doelstellingen ondersteunen: o Kleine toepassingen o Biologische middelen o Stofbeoordelingen Klanttevredenheid In 2014 wordt verder gewerkt aan het verbeteren van de klanttevredenheid. Die staat onder druk doordat de aanvrager de doorlooptijden te lang vindt en de voorspelbaarheid (inhoudelijk en procesmatig) en transparantie rondom aanvragen te laag. In 2013 is een aantal maatregelen genomen om deze te verbeteren die in 2014 worden bestendigd. Iedere drie jaar wordt gemeten wat de ontwikkelingen zijn in relatie tot de klanttevredenheid. De klanttevredenheid zal echter ook in 2014 voortdurend worden gemonitoord aan de hand van gesprekken met de stakeholders. Thema s, voortvloeiend uit deze gesprekken, zullen worden bijgehouden in de klantfeedbacklijst waar elk kwartaal over zal worden gerapporteerd. Om de communicatie met stakeholders te verbeteren is in 2013 gewerkt aan een nieuwe website en de portal. Deze hebben als doel op een duidelijke, eenduidige en eenvoudige manier informatie te verschaffen aan verschillende doelgroepen van het Ctgb. Hiermee kunnen zij sneller die informatie vinden waar behoefte aan is, waardoor de transparantie toeneemt en het aantal vragen en daarmee de werkdruk binnen het Ctgb afneemt. Begin 2014 wordt de eerste fase van deze projecten opgeleverd. In 2014 zal het Ctgb wederom een relatiedag voor alle stakeholders organiseren, alsmede -bij voldoende belangstelling- een aantal workshops voor aanvragers. Resultaten Gestructureerd bijhouden van marktontwikkelingen Opleveren van accountplannen voor de belangrijkste stakeholders Gestructureerd bijhouden van feedbacklijst van stakeholders Een zakelijker (professioneler) verhouding met de stakeholders Implementatie gestructureerd opdrachtnemerschap beleidsadvisering Grotere klanttevredenheid binnen de departementen en aanvragers Verbeteren van de klanttevredenheid naar minimaal een 6 op de volgende onderdelen: o Verkorten van de doorlooptijden o Verbeteren van de voorspelbaarheid van aanvragen qua inhoud en proces (tijd) o Verbeteren van de transparantie Implementeren van de werkwijze om intern opdrachtgeverschap beter vorm te geven en de instroom en afhandeling van opdrachten te monitoren Opleveren klanten portal 2 e fase Opleveren website 2 e fase Organiseren relatiedag en (bij voldoende belangstelling) twee workshops Consolideren van verwachtingmanagement 3.3.2. Communicatie Hét doel van communicatie is creëren en behouden van een realistisch beeld van het Ctgb bij onze omgeving (externe doelgroepen, stake holders) en bij de interne doelgroepen (aansturende ministeries, collega s van diverse rijksdiensten (bv. NVWA, RIVM), het College en medewerkers van het Ctgb). Het Ctgb communicatiebeleid onderscheidt twee communicatiedomeinen: externe en interne communicatie. Externe communicatie Als communicatiestrategie geldt: Be good and tell. Bij communicatie ligt de focus van de informatievoorziening op 1. politiek, bestuurlijke en maatschappelijke doelgroepen, 2. (potentiële) toelatinghouders, 3. handhavende instanties, 4. dienstverlenende organisaties en 5. samenleving. Het bewustzijn van de maatschappelijk context van onze handelingen en ook van onze rol en taken groeit. Het lukt beter om pro actief te anticiperen op externe ontwikkelingen en deel te nemen aan een (online) Datum 5-3-2014 Pagina 19
dialoog met onze omgeving. Door deze meer transparante en adequate (online) informatievoorziening en dialoog met de omgeving neemt de positieve beeldvorming over en waardering voor het Ctgb toe. Vanzelfsprekend hierbij is dat Engels steeds meer als voertaal wordt gebruikt. Gezien de verdergaande digitalisering van de maatschappij zal ook het Ctgb steeds meer gebruik moeten maken van eigentijdse communicatiemiddelen. Interne communicatie Het Ctgb volgt ontwikkelingen op maatschappelijk, politiek, wetenschappelijk, economisch, technologisch, juridisch gebied. Het communicatieteam adviseert over de interne gevolgen hoe hierop te anticiperen en in concrete verbetermogelijkheden. Hierbij werken de disciplines communicatie en kennis nauw met elkaar samen. 3.4. Ondersteunende processen Om een goede bijdrage vanuit de afdeling Beheer en Services (B&S) te kunnen leveren aan de strategische doelstellingen 2014-2018 zijn de volgende resultaten voor 2014 geformuleerd; Implementatie van en ondersteuning bij competentie en performancemanagement Project Substitutie analoge dossiers en verdere digitalisering van verschillende documenten en processen (her)huisvesting van het Ctgb Koppeling financieel systeem (managementinformatie en tijdschrijfmodule) met andere systemen Algehele ondersteuning en advisering aan de organisatie v.w.b. de verschillende B&S disciplines 3.4.1. Personeelszaken & Arbo Personeelszaken en Arbo (P&A) is verantwoordelijk voor het personeels- en arbobeleid en het voeren van de personeels- en salarisadministratie. Daarnaast is P&A verantwoordelijk voor het organiseren, faciliteren, beheren en beheersen van de juiste personeelsinstrumenten (zoals werving, selectie, functionering/beoordelen, belonen, etc.). Zij ondersteunen bij de uitvoering en verbetering van de personeel en arbo processen en informeren, signaleren en adviseren het management en de medewerkers op personeel en arbo gebied. Tenslotte wordt zorggedragen voor een veilig en gezond werkklimaat. Naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden, liggen in 2014 de accenten op: Implementatie en ondersteuning bij de uitvoering van competentie- en performancemanagement en verdere digitalisering van documenten, formulieren en processen. 3.4.2. Document & Informatie Document & Informatie (D&I) is verantwoordelijk voor een complete, veilig geordende en toegankelijke informatiehuishouding binnen de informatie(infra)structuur van de organisatie. Zowel op het gebied van informatie/documenten die door de organisatie bij het uitvoeren van de werkzaamheden worden gegenereerd en ontvangen, als op het gebied van informatie/documenten die de medewerkers bij het uitvoeren van de taken (praktisch en wetenschappelijk) ondersteunen en een juiste naleving van de Archiefwet. Naast de dagelijkse postdistributie, archiveringswerkzaamheden en het beheer van de bibliotheek, is D&I ook verantwoordelijk voor het inrichten en het functioneel beheer van het Document Management Systeem (DMS). Tevens adviseert D&I de medewerkers over archivering van bijvoorbeeld eigen documenten en zijn er enkele facilitaire taken belegd binnen D&I zoals het functioneel beheer van de kantoorautomatisering. Naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden ligt in 2014 het accent vooral op:project substitutie analoge dossiers en verdere digitalisering van verschillende documenten en processen Datum 5-3-2014 Pagina 20