Communicatieplan
Inleiding Onder de naam van Werk aan de wijk wordt in de periode 2005 2007 het project Samissie tot uitvoering gebracht. Het project heeft tot doel met de inzet van wijkbewoners uit de wijken Hoge Vucht en Doornbos en Linie nieuwe diensten voor bewoners en organisaties uit beide wijken tot ontwikkeling te brengen en uit te voeren. De taakstelling van Samissie/Werk aan de wijk is: 1. Het creëren van een samenhangend aanbod van ondersteuningsdiensten (professioneel en vrijwilligerswerk) dat is afgestemd op de totale ondersteuningsbehoefte in de wijk. 2. Het via de oprichting van een samenwerkingsorganisatie (nieuwe organisatiemodel) en het aanbrengen van samenhang in een vraaggericht voorzieningenstelsel creëren van nieuwe banen (vrijwilligerswerk, opstapbanen en regulier betaalde banen) en het ontwikkelen van een nieuw financieel-economisch model voor de financiering van deze banen. 3. Het aanbrengen van samenhang tussen de nieuw te creëren banen en de bestaande initiatieven voor maatschappelijke en arbeidsparticipatie in de wijk. 4. Het via actieve werving en continue begeleiding toeleiden van werklozen naar het geheel aan participatiemogelijkheden op het terrein van ondersteuning bij wonen, zorg en diensten. De diensten die Werk aan de wijk aan bewoners en organisaties levert zijn: Schoonmaakdienst Verhuisdienst Woonzorgdienst Klussendienst Tuindienst Beveiligingsservice Buurtservice Activering van wijkbewoners door middel van re-integratie van werkzoekenden, en het bieden van stage/werkervaring, vrijwilligerswerk en gesubsidieerde arbeid. Hoewel het project onder de naam Samissie tot stand is gebracht, is ervoor gekozen om het project, haar diensten en de invoering van zogenaamde dienstencheques in de wijken Hoge Vucht en Doornbos en Linie van Breda met behulp van een duidelijkere naamgeving te positioneren. Werk aan de wijk, staat enerzijds voor de actieve wijkbewoner die een bijdrage aan de wijk levert en anderzijds voor de inzet ter verbetering van de leefbaarheid van de Hoge Vucht en Doornbos en Linie. Dit communicatieplan is gemaakt met als doel om op een planmatige wijze de communicatie met de wijk ter hand te nemen. Naast het doel van de communicatie, staan achtereenvolgens de communicatiestrategie, werkwijze en planning van de communicatie beschreven. Communicatieplan Werk aan de wijk 1
Doel De communicatiestrategie heeft als doelstellingen: 1. Kennis - bewoners en organisaties zijn bekend met de organisatie en de producten en activiteiten van Werk aan de wijk; - bewoners en organisaties zijn bekend met de participatiemogelijkheden van Werk aan de wijk; - bewoners en organisaties bekend te maken met de werking van dienstencheques bij Werk aan de wijk. 2. Houding - bewoners en organisaties zijn bereid meer informatie aan te vragen over Werk aan de wijk; - bewoners en organisaties staan positief ten opzichte van Werk aan de wijk; - werknemers en deelnemers staan positief tegenover Werk aan de wijk en haar dienstverlening. - bewoners zijn bereid zich actief in te zetten voor de (bemiddeling van) diensten van Werk aan de wijk. 3. Gedrag - bewoners en organisaties vragen om informatie over (de dienstverlening van Werk aan de wijk) - bewoners en organisaties nemen diensten af van Werk aan de wijk; - bewoners vragen de dienstencheques aan bij de daarvoor bestemde kanalen; - medewerkers en deelnemers komen hun verplichtingen na ten aanzien van de dienstverlening van Werk aan de wijk; - bewoners en organisaties zijn betrokken bij de ontwikkeling en uitvoering van producten en activiteiten van Werk aan de wijk; - bewoners en organisaties dragen bij aan de werving van wijkbewoners; - bewoners en organisaties geven feedback op de werkwijze en functioneren van Werk aan de wijk. De doelgroepen van de communicatie zijn: A. Extern - bewoners in de wijken Hoge Vucht en Doornbos en Linie; - bewoners- en belangenorganisaties die in de wijken actief zijn; - organisaties/bedrijven die in de wijken actief zijn; - pers. B. Intern - samenwerkende partners (directie en medewerkers); - intern betrokken medewerkers en deelnemers. De beeldvorming die ten aanzien van Werk aan de wijk wordt beoogd sluit aan bij de marketingstrategie en kan worden gekenschetst als: - Werk aan de wijk heeft aanbod van kwalitatief goede producten; - Werk aan de wijk biedt producten tegen betaalbare producten aan; - Werk aan de wijk biedt bewoners en organisaties diensten op maat; - Werk aan de wijk biedt bewoners re-integratietrajecten op maat (competentiegericht); - voor en door bewoners; - iedereen doet mee en kan meedoen; - voor wat hoort wat (geen vrijblijvendheid); - onderdeel van breed actieprogramma Samenwerken Aan Leefbaarheid; - internationaal (Europese Unie). Communicatieplan Werk aan de wijk 2
Strategie De communicatiestrategie sluit aan bij de strategie die tot op heden is gevolgd. Vanwege het gegeven dat de productontwikkeling gedurende de projectperiode plaatsvindt en de personeelsformatie in de afgelopen periode is uitgebreid en op korte termijn nog verder wordt uitgebreid, wordt ervoor gekozen bewoners en organisaties geleidelijk en op eenvoudige wijze bij Samissie/Werk aan de wijk te betrekken en hen stapsgewijs bekend te maken met de organisatie en activiteiten. Communicatieproducten zijn en worden mede naar aanleiding van overleg met organisaties en bewoners tot stand gebracht. Tot nog toe heeft mede op basis van het projectplan van Samissie een aantal activiteiten plaatsgehad Deze sluiten aan bij bovenstaande strategie en doelen. Communicatieplan Werk aan de wijk 3
Boodschap De boodschap kan per doelgroep verschillend zijn, doch onderscheidend, begrijpelijk en herkenbaar: - Werk aan de wijk voor en door bewoners - Dienstverlening in en rond het huis - Actief voor uw buurt en buurtbewoner - Kwaliteit voor een redelijke prijs - Met onze dienstencheque bent u goedkoper uit - Met de dienstencheque is geld in huis niet nodig Communicatieplan Werk aan de wijk 4
Communicatiemiddelen De communicatiemiddelen die deel uitmaken van dit communicatieplan zijn mede gebaseerd op de bestaande communicatiemiddelen van Werk aan de wijk en kunnen daarom worden beschouwd als een aanvulling op deze bestaande middelen. Het accent van deze aanvulling ligt op de introductie van de dienstencheque en de werving van wijkbewoners. De bestaande communicatiemiddelen van Werk aan de wijk zijn: algemene folder met daarin opgenomen inlegvellen over de verschillende vormen van dienstverlening; affiche ten behoeve van naamsbekendheid van Werk aan de wijk; drukwerk in de vorm van briefpapier, visitekaartjes, enveloppen; website met informatie en nieuws over de organisatie, de diensten en mogelijkheden diensten af te nemen dan wel aan te bieden; nieuwsbrief eens per 6 a 8 weken met daarin actuele informatie over de organisatie en de dienstverlening. De aanvullende communicatiemiddelen in het kader van dit communicatieplan staan hieronder schematisch weergegeven en worden vervolgens per middel toegelicht. Middel Bewoner Organisaties Partners Medewerkers/ Pers deelnemers Nieuwsbrief X X X X Flyer X X X Folder X X X X Affiche X X X Aanvraagformulier X X Website X X X X X Bijeenkomsten X X X X X Promotieteam X X Interne briefing X X Persberichten X Enquête/onderzoek X X X X Nieuwsbrief Vanaf de zomer 2006 ontvangen gebruikers, partners en andere organisaties actuele informatie over Werk aan de wijk. Deze doelgroepen ontvangen een speciale Nieuwsbrief voordat de dienstencheque wordt geïmplementeerd. In deze Nieuwsbrief wordt op een korte en bondige wijze de voordelen van de dienstencheque uitgelegd. In de mailing staat tevens hoe de werkwijze van de dienstencheque verloopt Flyer dienstencheques De flyer komt qua inhoud overeen met de speciale Nieuwsbrief over de dienstencheques en biedt tevens de mogelijkheid om een pakket dienstencheques aan te vragen. In de flyer staan de bestel- en algemene voorwaarden van de dienstencheques opgenomen. Folder Werk aan de wijk beschikt over een folder met inlegvellen over haar diensten. De folder zal worden uitgebreid met nieuwe diensten en een inlegvel over de dienstencheque. De folder en nieuwe inlegvellen zullen actief worden aangeboden aan (bewoners-)organisaties en gebruikers. Affiche In de wijk hangen bij buurthuizen, supermarkten, huisartsenpraktijken, verzorgingstehuizen en scholen affiches van Werk aan de wijk (tekst: Werk aan de wijk; voor en door bewoners tel: 076 5780960, www.werkaandewijk.nl). Communicatieplan Werk aan de wijk 5
Aanvraagformulier Het bestaande aanvraagformulier op de website van Werk aan de wijk biedt de mogelijkheid om diensten aan te vragen dan wel aan te bieden. Het aanvraagformulier zal worden uitgebreid met de mogelijkheid om dienstencheques via de website aan te vragen. Website De website wordt geactualiseerd met meer informatie over de nieuwe diensten van Werk aan de wijk en de dienstencheques, de voorwaarden, de bestelwijze, het aanvraagformulier. Ook is hier informatie te vinden over ervaringen elders (Tilburg, België) en wordt de rubriek veelgestelde vragen met vragen over de dienstencheques uitgebreid. Bijeenkomsten Informatieverstrekking in projectgroep en werkgroepen van Samissie en bestuur van Werk aan de wijk over werking en communicatie. Informatieverstrekking in bijeenkomst voor alle medewerkers/deelnemers van Werk aan de wijk over communicatieplan en werking dienstencheques. Informatieverstrekking over invoering en werking dienstencheques in bijeenkomst voor bewonersorganisaties. Promotieteam Op marktdagen en in het winkelcentrum lopen promotieteams van medewerkers van Werk aan de wijk rond met flyers, folders en andere reclameartikelen van Werk aan de wijk. Op gezette tijden worden deze acties gecombineerd met kortingacties. Men kan dienstencheques bestellen en zich aanmelden voor het leveren van dienstverlening. Acties Ter stimulering van de afname en of introductie van bestaande en nieuwe diensten wordt bewoners aanbiedingen gedaan. Bijvoorbeeld de eerste 50 personen met een BredaPas die een bestelling doen ontvangen twee dienstencheques gratis of in wooncomplexen op specifieke doelgroepen gericht. Interne briefing Een interne bijeenkomst voor medewerkers/deelnemers waarin wordt uitgelegd hoe met de dienstencheque wordt gewerkt en welke handelingen van medewerkers/deelnemers worden verwacht. Persberichten Persbericht ter ondersteuning van naamsbekendheid en diensten van Werk aan de wijk gekoppeld aan invoering dienstencheques (koppeling WMO, succes in België). Enquête/onderzoek Jaarlijks worden en of meerdere enquêtes/onderzoeken uitgevoerd die betrekking hebben op de mate van tevredenheid bij klantgroepen, samenwerkende partners en of medewerkers en op de behaalde resultaten mede in relatie tot de taakstelling. Communicatieplan Werk aan de wijk 6
Bijdrage samenwerkende partners De bijdrage van samenwerkende partners onderscheidt zich in algemene en specifieke bijdragen. Algemene bijdragen Algemene bijdragen betreffen die bijdragen die de producten en diensten van Werk aan de wijk bij een breed publiek onder de aandacht brengen. Deze algemene bijdragen bestaan uit: - interne briefings en presentaties met als doel de medewerkers van samenwerkende partners die klantcontacten hebben te informeren over de mogelijkheden die Werk aan de wijk voor deze klanten te bieden heeft. Het projectteam van Werk aan de wijk verzorgt de (inhoud van) briefings en presentaties; - nieuwsberichten al of niet deel uitmakend van periodieken van samenwerkende partners voor hun klanten. Het projectteam van Werk aan de wijk levert hiertoe kopij aan en stuurt berichtgevingen aan de communicatiemedewerkers van samenwerkende partners toe; - doorverwijzing en bemiddeling van klanten naar Werk aan de wijk. Specifieke bijdragen Specifieke bijdragen van samenwerkende partners betreffen die bijdragen die de producten en diensten bij specifieke doelgroepen onder de aandacht brengen en doelgroepen stimuleert diensten van Werk aan de wijk af te nemen dan wel stimuleren tot activering. Deze specifieke bijdragen bestaan uit: - opname van (delen van) het aanbod van Werk aan de wijk in specifieke (communicatie-) campagnes voor bewoners (bijv. bij renovaties en schoonmaakacties); - opname van (delen van) het dienstenaanbod van Werk aan de wijk in het aanbod voor bewoners (bijv. als onderdeel van een sociaal plan); - werving van wijkbewoners (bijvoorbeeld in het kader van re-integratiecontracten met de gemeente Breda of met behulp van bewonersorganisaties en intermediairs). Communicatieplan Werk aan de wijk 7
Planning Periode Augustus September Oktober Mailing /nieuwsbri ef Nieuwsbrief dienstencheques November Verspreiding flyers over dienstencheques December Nieuwsbrief actuele zaken 2007 Nieuwsbrief periodiek 6 8 weken Gerichte verspreiding specifieke flyers over diensten Inlegvel in folder opgenomen en verspreid Gerichte verspreiding via acties Verspreiding affiches Verspre-ding in 2 e ronde 3 e en 4 e ronde verspreiding in maart en Augustus Website Bijeenkomsten Promotieteam Acties Interne briefing Besluitvorming communicatieplan Voorbereidingen implementatie communicatieplan Voorbereidingen implementatie communicatieplan Beschikbaa r via website en fysiek Verspreidin g via acties Website actueel en aangepast voor dienstencheques Interne bijeenkomst voor medewerkers en deelnemers Informatie via projectgroep en werkgroepen Samissie en bestuur (18/10) Externe bijeenkomst bewonersorganisaties (wijkprojectgroep 21/09) Weekmarkt 23/11en 30/11 Winkelcentrum Hoge Vucht en Baliendijk 25-11 Acties bij nader te bepalen wooncomplexen 3x acties bij wooncomplexen, winkelcentra en weekmarkt. 16 nov. formele start dienstencheque Sinterklaasc actie: 5 cheques voor 40,- Bijeenkomst voor medewerkers en deelnemers op 7 november 2006 Flyer Folder Affiche Aanvraagformulier Persberichten Persbericht op 15-11 in Stem, Bode en Stadsblad Interview en aanbieding 1 e cheque door wethouder Heerkens 16-11 Communicatieplan Werk aan de wijk 8
Implementatie Voor de implementatie wordt voorgesteld projectleider aan te stellen: Irene Nagtzaam. Succesfactor is enthousiasme bij medewerkers en deelnemers Werk aan de wijk en de mate waarin zij in staat zijn de boodschap uit te dragen. Van belang is haalbaarheid van de uitvoering van het plan. De definitieve implementatie van het plan dient hierop te worden afgestemd. Communicatieplan Werk aan de wijk 9
Evaluatie Inhoud: Middels: - tevredenheid dienstverlening - effect invoering dienstencheques - proces van uitvoering diensten en dienstencheques - klant- en medewerkeronderzoek (voorstel PSW) - klanttevredenheidskaarten - bewonersbijeenkomsten Periode: - 1 e januari 2007-2 e juni 2007 Communicatieplan Werk aan de wijk 10
Bijlage 1. Wervingsplan deelnemers Inleiding Dit communicatieplan betreft een plan van aanpak voor het bereiken van alle doelgroepen van Samissie/Werk aan de wijk. De werving van deelnemers en wijkbewoners maakt hier deel van uit. Reden hiervan is dat Samissie/Werk aan de wijk het concept van voor en door bewoners in zijn geheel met wijkbewoners communiceert. Dit communicatieplan schenkt hiermee ook aandacht aan de specifieke doelen van Samissie en de wervingsactiviteiten die aan de realisatie van deze doelen bijdragen. Doelen werving deelnemers In het projectplan van Samissie staat de volgende doelstelling opgenomen: het via actieve werving en continue begeleiding toeleiden van werkzoekenden naar het geheel aan participatiemogelijkheden op het terrein van ondersteuning bij wonen, welzijn, zorg en diensten. - 100 deelnemers met een individueel trajectplan; - alle deelnemer hebben een opleiding gevolgd; - 95 deelnemers zijn toegeleid naar nieuwe diensten; - de uitstroomresultaten van deelnemers zijn: o 5% uitval tijdens de opleiding; o 5% uitval tijdens werkervaring; o 3% uitstroom naar voltijdsopleiding; o 52% uitstroom naar betaald werk (regulier, gesubsidieerd of SW); o 10% uitstroom naar een vervolg re-integratietraject; o 25% uitstroom naar vrijwilligerswerk. Plan van aanpak Deze doelen dienen met behulp van een wervingsplan te worden gerealiseerd. Met dit communicatieplan wordt hieraan invulling gegeven. De oorspronkelijk geplande activiteiten voor de werving van deelnemers van Samissie waren: - opzetten van een netwerk van signaalorganisaties; - organisatie van informatiebijeenkomsten voor signaalorganisaties; - verstrekken van voorlichtingsmaterialen; - organisatie van huisbezoeken; - inrichten van het Inloopcentrum Noordoost als informatiecentrum; - informatie in wijkkranten en andere bladen. Deze geplande activiteiten krijgen in dit communicatieplan en andere activiteiten van Samissie/Werk aan de wijk concreet vorm. 1. Opzetten netwerk van signaalorganisaties o Inrichten en uitvoeren van bijeenkomsten voor samenwerkende partners (projectgroep, werkgroep ontwikkeling nieuwe diensten en werkgroep re-integratie); o Organisatie van tenminste 2 bijeenkomsten per jaar voor bewoners- en belangenorganisaties; o Deelname aan projectleidersoverleg Samenwerken Aan Leefbaarheid; o Deelname werkgroep Geschikt Wonen voor Iedereen ; o Deelname project Taal aan huis. 2. Organisatie van informatiebijeenkomsten o Organisatie van tenminste 2 bijeenkomsten per jaar voor bewoners- en belangenorganisaties o Organisatie van bijeenkomsten voor medewerkers en deelnemers o Deelname congressen o Geven van lezingen en presentaties 3. Verstrekken van voorlichtingsmaterialen o Organisatie twee websites (www.samissie.nl en www.werkaandewijk.nl) o Verspreiding Nieuwsbrief o Ontwikkelen en verspreiden voorlichtingsmaterialen (folders, affiches, flyers) o Verspreiden van persberichten Communicatieplan Werk aan de wijk 11
4. Organisatie van huisbezoeken o Betrekken van bewoners- en belangenorganisaties bij werving deelnemers (via informatiebijeenkomsten) o Betrekken van bewoners bij begeleiding deelnemers (mentorschap) o Organisatie van wervingscampagnes (promotieteam) 5. Inrichten van het Inloopcentrum o Inrichten van informatiehoek waarin informatiemateriaal is opgenomen in zowel Inloopcentrum Noordoost als het Inloophuis Noordoost (2 e locatie) o Actieve voorlichting aan bezoekers en deelnemers over mogelijkheden van Samissie/Werk aan de wijk 6. Informatie in wijkkranten en andere bladen o Verspreiden kopij en persberichten o Verspreiding voorlichtingsmateriaal: buurthuizen, en andere (bewoners-)centra Communicatieplan Werk aan de wijk 12
Bijlage 2. werkwijze dienstencheques Voor wie Voor alle private afnemers van diensten van Werk aan de wijk Organisaties kunnen geen gebruik maken van de dienstencheque Verkoopprijs Eén dienstencheque voor één uur dienstverlening kost 10,- (incl. BTW) Voor BredaPas-houders kost een cheque 6,- (incl. BTW) Bij afname van 10 cheques of meer krijgen gebruikers een korting van 10%: - de prijs voor normale gebruikers wordt dan 9,- - de prijs voor BredaPas-houders wordt 5,50 Voorwaarden - de dienstencheques zijn geldig voor de (voorlopige) duur van het project: 31 december 2007 - de dienstencheques zijn voor BredaPas-houders persoonsgebonden - betaling van diensten is alleen mogelijk doormiddel van overhandiging van de dienstencheque - aanvullende kosten voor gebruik gereedschappen en materialen worden apart in rekening gebracht - in uitzonderlijke gevallen kan de dienstverlening worden geleverd zonder gebruikmaking van de dienstencheque (wordt na afloop van de dienstverlening alsnog verrekend). 1. Fysieke verkoop cheques Gebruikers kunnen de dienstencheque bij Werk aan de wijk bestellen dan wel komen afhalen op de verkooppunten. De verkooppunten zijn: - inloopcentrum Noordoost; - inloophuis Noordoost; - steunpunt Balieweide; - Raffy. Bestellen kan: - via de website middels het invullen van het daartoe te ontwikkelen aanvraagformulier; - via de telefoon (076 5780960). Gebruikers ontvangen bij de geleverde cheques een factuur. Bestellen met gebruikmaking van de BredaPas kan alleen door middel van het afhalen van de cheques en tonen van de BredaPas aan de medewerker van Werk aan de wijk (deze parafeert de cheque). In uitzonderlijke gevallen kunnen gebruikers met een BredaPas de cheques worden gebracht. Bij voorkeur worden cheques contant afgerekend. Betaling na de dienstverlening Na afloop van de dienstverlening rekent de klant direct af met de medewerker die de dienst heeft uitgevoerd (afgerond op hele uren). Dit gebeurt door het invullen van de achterkant van de dienstencheque: - tekenen voor een juiste uitvoering van de dienstverlening - soort dienstverlening - invullen naam medewerker De medewerker neemt de dienstencheque van de gebruiker in en geeft deze na afloop van de werkdag/werkweek af bij de leidinggevende. De leidinggevende geeft de cheques vervolgens af bij de administratie, die de cheques verwerkt in de administratie. Dienstencheques die zijn afgenomen door BredaPas-houders worden eens per kwartaal gedeclareerd bij de gemeente Breda (re-integratiecontract Sociale Zaken). Administratieve verwerking Bij verkoop wordt het volgende in Excel geregistreerd: - nummer dienstencheque - naam en adres gegevens klant - Breda Pasnummer Na afloop dienstverlening - soort dienstverlening - naam medewerker Communicatieplan Werk aan de wijk 13
In overleg wordt de administratieve verwerking van de dienstencheques opgenomen in het registratieprogramma van follow you. Digitale verkoop dienstencheque Werk aan de wijk heeft het voornemen met ingang van 2007 over te gaan tot de implementatie van een digitale verkoop van dienstencheques. De klant beschikt over een digitale dienstencheque (RIFD-card) met daarop een tegoed aan uren. Na afloop van de dienstverlening, rekent de medewerker direct af met de klant middels een telefoon. Deze telefoon boekt draadloos de uren af, de klant bevestigt met een code, die ze bij de dienstencheque hebben gehad, de geleverde uren. De uren worden automatisch verwerkt in Follow you op het moment van afrekenen. Ook de betaling gaat geheel automatisch. Het systeem houdt zelf bij wie Breda Pashouder is en wie niet. De administratie controleert de digitale verwerking en accordeert, waarna de gegevens definitief worden verwerkt. Declaratie van de dienstencheques bij de gemeente is afhankelijk van afspraken. Kan direct en direct en per kwartaal. De administratieve verwerking Bij verkoop van een digitale dienstencheque wordt in de administratie Follow you het nummer van de dienstencheque automatisch aangemaakt, de naam en adresgegevens van de klant worden ingevoerd met een eventueel nummer van de Breda Pashouder. De verwerking vindt plaats op de beschreven wijze. Communicatieplan Werk aan de wijk 14