Handleiding Documentbeheersysteem contract.viaa.be
INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL 1 Inleiding 2 Inloggen 3 Homepagina 4 Overzicht taken 4 Dossier raadplegen 5 Documenten 5 Taken 5 Dossiers 6 Zoeken in Documenten, Taken, Dossiers 6 Handig overzicht 8 Taak uitvoeren 9 Intentieverklaring 9 Document 9 Taak uitvoeren 9 Vul intentieverklaring in 9 Controle en goedkeuring door VIAA 10 Samenwerkingsovereenkomst 11 Document 11 Hoofddocument 11 Bijlage of addendum 11 Taak uitvoeren 11 Hoofddocument 11 Update bijlage/addendum 13 Service Agreement 14 Document 14 Taak uitvoeren 14 Hulp nodig? 16 1
Inleiding Sinds 2017 gebruikt VIAA een online platform voor het beheren van alle formele samenwerkingsdocumenten. U kan via dit systeem te allen tijde uw documenten raadplegen en geüpdatete documenten nakijken en ondertekenen. In verschillende stappen wordt in deze handleiding beschreven waar u welke documenten kan raadplegen, en hoe u formulieren zoals de Intentieverklaring, Samenwerkingsovereenkomst en Service Agreement kan nakijken, zelf kan vervolledigen en finaliseren. 2
Inloggen Met uw gekende VIAA account kunt u inloggen op https://contract.viaa.be/ Indien u nog geen account hebt, bespreekt u best intern binnen de organisatie wie er toegang krijgt tot dit systeem. Vermits het om officiële documenten gaat, is dit in de meeste gevallen de zakelijke leiding of de interne verantwoordelijke voor de contacten met VIAA. In het geval u een extra account nodig heeft, kunt u dat aanvragen via support@viaa.be Bent u uw wachtwoord vergeten? Dan kan u dit resetten via accounts.viaa.be. 3
Homepagina Overzicht taken Nadat u ingelogd bent, komt u onmiddellijk terecht op de homepagina. Hier vindt u de taken terug die voor u werden klaargezet door VIAA: Er zijn twee tabs zichtbaar in de grijze balk bovenaan: - Dossiers: hier kan u zien tot welke dossiers u toegang heeft, en kan u doorklikken naar uw dossier en zien welke documenten reeds afgerond beschikbaar zijn, en welke taken nog openstaan. - Mijn taken : de taken die door u moeten uitgevoerd worden. Hierop komt u automatisch terecht als u inlogt op het platform. U kan telkens op een taak doorklikken om deze uit te voeren. Indien er geen taken binnen uw dossier actief zijn, dan zal dit overzicht leeg zijn. 4
Dossier raadplegen Binnen een dossier vindt u standaard de volgende documenten terug: - Intentieverklaring (indien van toepassing) - Samenwerkingsovereenkomst (plus eventuele bijlagen en/of addenda) - Service Agreement - Technische fiche: dit wordt op een later moment opgestart en heeft voornamelijk betrekking op metadata aanlevering en digitale intake (nu nog niet voor iedereen van toepassing). Via het vergrootglas-icoon in de rechterbovenhoek kunt u uw eigen documenten, taken en volledige dossier raadplegen, via de verschillende tabs. Documenten Wanneer u doorklikt op het vergrootglas-icoon komt u automatisch terecht op het documentenoverzicht. Hier vindt u alle documenten die u als CP hebt ondertekend, of de processtappen die voor u als CP zijn opgestart door VIAA. In de grijze balk bovenaan kunt u ook klikken op de tab Taken en Dossiers. Taken In de grijze balk bovenaan kunt u ook klikken op de tab Taken. Hier vindt u alle taken terug die werden opgestart en/of afgerond binnen uw dossier, en aan wie openstaande taken zijn toegewezen. 5
Dossiers Hier krijgt u een overzicht van de inhoud van uw eigen dossier, en de gerelateerde taken en documenten. Zoeken in Documenten, Taken, Dossiers U kunt op bovenstaande pagina s op verschillende manieren zoeken: 1) Geef een zoekterm in in de zoekbalk linksboven 2) Filter in het overzicht zelf (titelbalk): a) Sorteer alfabetisch, chronologisch, etc. via de twee driehoekjes links van de titel. b) Geef een zoekterm in door te klikken op het trechter-icoontje rechts naast de titel. 6
U kunt ook telkens de indeling van het overzicht aanpassen via het radarwiel-icoontje rechts van de titelbalk. U kunt hier kiezen welke zaken u (on)zichtbaar wil maken in het overzicht. Vervolgens kunt u deze gepersonaliseerde weergave opslaan door op het oranje diskette-icoontje (midden bovenaan) te klikken en de weergave een naam te geven. Zo kunt u steeds teruggaan naar uw eigen gecreëerde en gepersonaliseerde weergave zonder overbodige informatie. 7
Handig overzicht Als u in één van bovenstaande tabs (Documenten, Taken, Dossier) klikt op de naam van uw dossier, dan komt u op een overzichtspagina terecht. Hier krijgt u in een oogopslag de verschillende documenten te zien die in uw dossier zitten en de taken die eventueel nog moeten uitgevoerd worden (gemarkeerd in het grijs). U kunt een taak uitvoeren die aan u is toegewezen door op de oranje Uitvoeren -knop in de grijze taakbalk te klikken. 8
Taak uitvoeren Stap voor stap Elke taak die moet uitgevoerd worden binnen een dossier, wordt aan een specifieke medewerker toegewezen. Deze medewerker ontvangt een e-mailmelding van de taak die klaarstaat in het dossier. U kan zelf geen taken toewijzen aan een andere persoon. Indien de taak aan iemand anders binnen uw organisatie dient toegewezen te worden, neem dan contact op via support@viaa.be. Intentieverklaring Bent u als content partner vóór 2016 ingestapt? Dan heeft u waarschijnlijk geen intentieverklaring ingevuld en ondertekend. Dit document zult u dan ook niet terugvinden in uw dossier. Document In dit document geeft u aan dat u graag wil samenwerken met VIAA, kunt u de samenwerkingsovereenkomst inkijken en worden verder hoofdzakelijk contactgegevens opgevraagd. Taak uitvoeren Vul intentieverklaring in VIAA zal de intentieverklaring klaarzetten in uw dossier. Via een e-mailmelding wordt u op de hoogte gebracht dat u de taak moet uitvoeren. Klik op de taak Vul de intentieverklaring VIAA in in de mail of ga rechtstreeks naar uw dossier via contract.viaa.be en klik op Uitvoeren. Als u het formulier correct heeft ingevuld, kunt u via het downloaden-icoon rechtsboven het ingevulde formulier downloaden. Vervolgens vragen wij u om het document af te printen, te ondertekenen op de daarvoor voorziene plek (naam, datum, handtekening), in te scannen en opnieuw op te laden onderaan het formulier (oranje Upload attachment -knop) 9
Als u alle gegevens correct heeft ingevuld en de ondertekende bijlage heeft toegevoegd, kunt u de taak verzenden via de oranje Taak verzenden -knop rechts onderaan, zodat het ingevulde formulier bij VIAA terechtkomt. Controle en goedkeuring door VIAA VIAA zal vervolgens controleren of u alle gegevens correct heeft ingevuld: - Als VIAA de intentieverklaring heeft goedgekeurd, dan zal u daarvan een bevestiging ontvangen per e-mail. - Als VIAA de intentieverklaring heeft gecontroleerd, maar u heeft op 1 van de vragen bovenaan het formulier Neen geantwoord. Dan zal VIAA met u rechtstreeks contact opnemen. - Als VIAA de intentieverklaring heeft gecontroleerd, maar er ontbreken nog gegevens of een bijlage, dan krijgt u opnieuw de taak Vul de intentieverklaring in toegewezen. U ontvangt hiervan een mailmelding. Als vervolgens alles correct is ingevuld door u, zal dit proces afgerond worden en kunt u het ingevulde document te allen tijde raadplegen in uw dossier, door in te loggen op contract.viaa.be. 10
Samenwerkingsovereenkomst Document Hoofddocument VIAA sluit met haar content partners een samenwerkingsovereenkomst af waarin afspraken worden gemaakt tussen beide partijen in verband met de samenwerking. Dit document dient formeel ondertekend te worden. Bent u als content partner vóór 2016 ingestapt? Dan heeft u waarschijnlijk al een samenwerkingsovereenkomst met VIAA ondertekend. Dit document zult u dan ook digitaal terugvinden in uw dossier. Bijlage of addendum Bij de Samenwerkingsovereenkomst vindt u enkele bijlages, en in sommige gevallen ook een addendum. - Algemeen : de bijlages vindt u achteraan in het Hoofddocument. Deze zijn echter onderhevig aan actualisaties. Om niet het volledige Hoofddocument opnieuw te laten goedkeuren en ondertekenen heeft VIAA de mogelijkheid voorzien om enkel de bijlage te updaten via contract.viaa.be. - Specifiek : een addendum is specifiek voor content partners die bepaalde afspraken hebben met een andere content partner en zijn dus niet op alle partners van toepassing. Taak uitvoeren Hoofddocument Eens u de intentieverklaring hebt gefinaliseerd, zal VIAA het te ondertekenen hoofddocument van de Samenwerkingsovereenkomst klaarzetten in uw dossier. Via een e-mailmelding wordt u op de hoogte gebracht dat u een taak moet uitvoeren. Klik op de taak Goedkeuren voorgestelde documenten Samenwerkingsovereenkomst in de mail en voer de taak uit. U kunt ook rechtstreeks inloggen op het systeem en via het Taken- of Dossieroverzicht doorklikken op de taak die aan u is toegewezen. U kunt vervolgens het goed te keuren document raadplegen door het document te downloaden. Klik daartoe op de toegevoegde bijlage (.docx). Neem het document grondig door. 11
Bent u akkoord? Indien u akkoord bent met het voorgestelde document, kunt u dit bevestigen door Ja aan te klikken en uw contactgegevens achter te laten. Vervolgens klikt u rechts onderaan op de oranje Taak verzenden -knop. Op die manier weet VIAA dat u de taak heeft uitgevoerd. Daarna brengt u op het gedownloade document uw logo aan in de header en vervangt u de XX door de naam van uw organisatie. Daarna print u het document in tweevoud uit, u ondertekent het en stuurt beide exemplaren naar VIAA op per post. VIAA zal de documenten eveneens ondertekenen en 1 exemplaar aan u bezorgen per post, en 1 exemplaar opnieuw opladen in uw dossier. U zal ten slotte een bevestiging krijgen als de documenten in uw dossier zijn opgeladen en dus raadpleegbaar zijn voor u. Wenst u meer informatie? Als u graag meer informatie wenst over de inhoud van het document, kunt u de tweede optie aanvinken, en kunt u vervolgens uw vragen richten aan support@viaa.be. Bent u niet akkoord? Indien u niet akkoord bent met het voorgestelde document, dan kunt u de derde optie aanvinken en rechts onderaan op de oranje Taak verzenden -knop klikken. Op die manier wordt VIAA hiervan op de hoogte gebracht, en zal uw accountmanager rechtstreeks met u contact opnemen. 12
Update bijlage/addendum Deze taak wordt u toegewezen als VIAA van u reeds een ondertekende samenwerkingsovereenkomst (hoofddocument) ontving maar de bijlage of het addendum niet meer up to date is. VIAA zal de geactualiseerde bijlage opladen, en u hoeft enkel dit document na te kijken en te ondertekenen. Op die manier hoeft niet het volledige hoofddocument van de Samenwerkingsovereenkomst te worden geactualiseerd, de afspraken die daarin gemaakt werden, zullen immers nog altijd geldig zijn. U volgt dezelfde weg als hierboven beschreven bij Hoofddocument (pg. 10-11). 13
Service Agreement Document In de Samenwerkingsovereenkomst wordt op verschillende plekken naar de Service Agreement verwezen, en gaat over zaken die specifiek en anders zijn per content partner, zoals aangeleverde dragers voor digitalisering, beschikbaarheid van metadata, enz. Elke hoofdstukje in de Service Agreement verwijst dan ook naar het betrokken artikel uit de Samenwerkingsovereenkomst. In de infotekst onder elke titel vindt u telkens wat meer uitleg over wat er juist bedoeld of gevraagd wordt. Het is belangrijk dat u de infoteksten aandachtig leest, vooraleer u de vraag beantwoordt of het veld invult. Dit zal meer duidelijkheid verschaffen. Als u toch de vraag niet begrijpt of niet weet hoe u het veld moet invullen, dan kunt u steeds een mail sturen naar support@viaa.be of uw accountmanager contacteren. Taak uitvoeren De Service Agreement laat zich invullen als een formulier. VIAA zal het document voorbereiden door alvast een aantal velden vooraf invullen, zodat u die telkens enkel moet nakijken, en eventueel aanpassen. Het gaat dan specifiek over de volgende onderdelen: 14
1 Contactgegevens 2 Collectiebeschrijving 7 Aanleverschema (bijlage) Via een e-mailmelding wordt u op de hoogte gebracht dat u een taak moet uitvoeren. Klik op de taak Vul Service Agreement in in de mail en voer de taak uit. U kunt ook rechtstreeks inloggen op het systeem en via het Taken- of Dossieroverzicht doorklikken op de taak die aan u is toegewezen. Vul de lege velden aan en kijk de vooraf ingevulde velden na (en corrigeer waar nodig). Als alles is ingevuld, kunt u het document downloaden via het downloaden-icoontje rechtsboven. U dient het gedownloade document af te printen, te ondertekenen en opnieuw op te laden via de Bijlage knop onderaan. Pas daarna kunt u de taak afronden. Klik vervolgens op de oranje Service Agreement finaliseren -knop rechts onderaan. Op die manier komt de taak voor controle bij VIAA terecht. VIAA zal vervolgens controleren of u alle gegevens correct heeft ingevuld: - Als VIAA de Service Agreement heeft goedgekeurd, dan zal u daarvan een bevestiging ontvangen per e-mail. - Als VIAA de intentieverklaring heeft gecontroleerd, maar er ontbreken nog gegevens of een bijlage, dan krijgt u opnieuw de taak Vul Service Agreement in toegewezen. U ontvangt hiervan een mailmelding. Als het document is goedgekeurd, dan zal VIAA de ondertekende bijlage afprinten, ondertekenen en een digitale versie opladen in uw dossier. U ontvangt tenslotte een e-mailmelding als het document is opgeladen en raadpleegbaar is in uw dossier. 15
Hulp nodig? Neem contact op via support@viaa.be of contacteer rechtstreeks uw accountmanager. 16