COMMUNICATIEPLAN DE ROTS STUDIOMAKE 2013 1
2
Inhoudsopgave 5 Inleiding 6 Analyse & Communicatiedoel 7 Communicatiestrategie & Boodschap en motto 8 Middelen & Doelgroepen-middelenmatrix 9 Planning 10 Organisatie en samenwerking & Kosten & Evaluatie/effectmeting 3
4
Inleiding Het creëren van een beter imago onder de mensen in Boxtel is uitgangspunt 1. Ook is het belangrijk dat het voor iedereen duidelijk is dat de deur altijd openstaat voor iedereen in Boxtel. De aanleiding van dit alles is dat De Rots een betere bezetting van de ruimtes zou willen. Dit willen ze creëren door het bekender te maken onder de mensen. 5
Analyse Het is de bedoeling dat we de doelgroep gaan informeren door middel van dit verbetertraject. Door dit traject is het de bedoeling dat hun gedrag ook aanpast door naar De Rots te komen. Dit alles is een ingrijpende verandering om het (slechte) imago te gaan bestrijden. Op dit moment geeft de Doelgroep een flinke weerstand dit zal lastig worden om hun te laten meewerken. Wat ook een rol speelt is dat De Rots een verbouwing krijgt dit zal vele mensen doen overhalen doordat het moderner wordt. We stellen als doel om na de verbouwing een bezetting van de ruimtes van minimaal 60%. Communicatiedoel We willen een doelgroep van de jonge ouders en de kleine kinderen aan gaan spreken. Deze hebben een leeftijd van 25+ en de kinderen zijn van de leeftijdscategorie basisschool. Deze mensen worden geïnformeerd over de verbeteringen van De Rots als de verbouwing is afgerond. We hebben bewust niet gekozen voor de doelgroep jongeren. Jongerencentrum B-Town bestaat al in Boxtel en organiseert leuke activiteiten voor jongeren. Dit wordt dan een grote concurrent van De Rots en is bijna niet mee te concurreren. De medewerkers en vrijwilligers worden over dit traject geïnformeerd voordat het gerealiseerd word. Dit houdt in dat ze een voorstelling krijgen van hoe het gaat worden en wat voor gedrag daar bij past. Hierdoor zal er een beter succes geboekt worden. Communicatiedoelen zijn: Doelgroepen weten dat ze ten alle tijden van harte welkom zijn Doelgroepen weten wat de mogelijkheden zijn bij De rots Doelgroepen weten dat ze dingen kunnen organiseren bij De Rots Medewerkers zullen zich formeler moeten opstellen om een breder publiek aan te spreken De medewerkers van de afdeling informeren over en betrekken bij de verandering van de lunchkaart van de warme maaltijden Zoals al gezegd veranderen is mensenwerk. Het zijn de medewerkers (en vaak ook vrijwilligers en cliënten en hun familie) die het verbetertraject inhoud geven en de verandering (mee helpen) doorvoeren. Zonder de medewerking en steun van mensen, bereik je niets. Hoe individueler/persoonlijker dus met mensen gecommuniceerd wordt, des te meer mensen zich aangesproken en betrokken voelen. Bij elke verandering willen mensen weten wat die verandering voor hen persoonlijk betekent. Wat betekent dat voor mijn werkwijze, voor mijn werktijden, voor mijn werkinhoud; wat betekent het voor mijzelf of mijn ouder(s). Het is dus belangrijk dat je de doelgroep(en) kent, hoe gerichter je het communicatie-actieplan verder werkt. Enkele personen uit de hoofd doelgroep zijn: Persona 1: Sanne Verhoeven Sanne is 25 jaar en werkt als verpleegkunde. Ze woont in Boxtel en woont samen met haar vriend. Ook is ze al aan het sparen voor een rondreis in Indonesië, want ze houdt van reizen en is geïnteresseerd in andere culturen. Sanne doet aan volleybal. Ze houd ook van gezellige dingen doen met vriendinnen zoals uitgaan of ergens een hapje eten. Ze heeft een iphone en zit veel op social media zoals Facebook en Twitter. Persona 2: Luuk Jansen Luuk is 35 jaar en hij is muziekleraar op een middelbareschool in Eindhoven. Ook in zijn vrije tijd speelt hij in een jazz bandje genaamd. Hij wilt ook meer aandacht besteden in zijn lessen aan muziek uit verschillende culturen. Hij gaat graag naar de bios met zijn vrienden en drinkt dan een biertje. Hij heeft het te druk voor sporten dus als het kan gaat hij een keer per week naar de sportschool. Luuk heeft facebook en twitter, zo houd hij goed contact met vrienden en kennissen. Persona 3: Sarah Amrhani Sarah is 65 jaar oud, ze is gepensioneerd. Ze is weduwe en woont alleen met haar 2 katten in een flatje in Boxtel. Elke week komen haar kinderen met kleinkinderen op bezoek. Ze doet kaarten met vriendinnen en breien vindt ze ook een leuke bezigheid. Sarah gaat ook elke week naar de moskee, want haar godsdienst is belangrijk voor haar. Een voorbeeld van een persoon uit de subdoelgroep: Richard Korte Richard is een vrijwilliger voor het onderhoud. Hij staat altijd klaar voor ons en krijgt ieder klusje geklaard. Of het nu een waterleiding is of dat hij een aantal lampen zal moeten vervangen. Hij draait zij hand er niet voor om. Richard kijkt er naar uit dat het verbouwd wordt. Dan zal hij zorgen dat het in de perfecte conditie zal blijven samen met zijn collega s. Een voorbeeld van een persoon uit de huidige doelgroep: Wilma Roomer Maakt gebruik van de dagbesteding bij de rots. Zij is een gepensioneerd vrouw en vindt het erg prettig dat ze daar kan zijn om onder de mensen te kunnen blijven. Zo blijft ze geactiveerd en heeft ze iets te doen. 6
Communicatiestrategie Wij benaderen de doelgroep op een actieve wijze. Wij zorgen dat de doelgroep alle informatie krijgt die zij nodig heeft. Wij communiceren het nieuwe imago duidelijk, maar tot een bepaald punt. Wij willen niet dat de doelgroep wordt overspoeld met informatie, dit kan namelijk ook averechts gaan werken. De doelgroep willen wij op een persoonlijke manier aanspreken. Wij willen dat de doelgroep zich kan identificeren met de Rots. De doelgroep moet zich aangesproken voelen en zich op zijn gemak voelen zodra ze de Rots binnen stappen. De zakelijke communicatie wordt op een informele manier gedaan, evenals de communicatie binnen De Rots. De middelen die wij inzetten zijn mondeling en in de vorm van folders e.d.. Wij benaderen hiermee de doelgroep groepsgewijs. Wij willen een zo groot mogelijk publiek bereiken. De werknemers worden schriftelijk benaderd, via mail. Of mondeling en individueel. Boodschap en motto We willen de mensen die bij De Rots komen een vertrouwd gevoel geven maar niet oubollig overkomen. Als De Rots zijnde moeten we ons daar op aanpassen. Daarbij moeten we een bepaalde boodschap en motto uitstralen om dit op te wekken. Dat gaan we doen door te communiceren met de doelgroep van De Rots. En informeren wij hun zodanig dat ze alle benodigde informatie krijgen en een ander/positief beeld krijgen over De Rots. De kernboodschap die wij willen overbrengen is dat De Rots één geheel is. De Rots maakt Boxtel een geheel, een soort familie. Zo wekt De Rots vertrouwen en gezelligheid op. Alle activiteiten die in De Rots plaatsvinden zullen dan ook vanuit De Rots gecommuniceerd worden en niet vanuit de activiteiten zelf. Dit is duidelijk voor de bewoners van Boxtel. Wij communiceren in het begin, zodra alle werkzaamheden bij de Rots klaar zijn het meeste. Dit doen we vanuit De Rots en niet vanuit de activiteiten die er worden georganiseerd. Zo is De Rots één geheel. De doelgroep informeer je zo over de veranderingen binnen De Rots. Daarna bouwen we dit langzaam af. Daarna communiceren we om de 3 tot 4 maanden (dit is ook afhankelijk welke evenementen bij de Rots plaatsvinden) om de doelgroep op de hoogte te houden van de evenementen bij de Rots. Via een weekblad, krant van Boxtel en social media communiceren wij regelmatig de activiteiten die binnen de Rots plaatsvinden. Alle klanten van de Rots, dus de mensen die een ruimte huren en hier iets organiseren, communiceren dit ook in de stijl/opmaak van de Rots. 7
Middelen Om te gaan communiceren met de doelgroep van De Rots hebben we een grote keuze uit middelen die we hierbij kunnen inzetten. Hierbij is het belangrijk de juiste keuze te maken die ook aansluit op de doelgroep. Dit heeft namelijk een grote invloed op de effectiviteit en efficiency van je communicatiemiddel. Vaak wordt dit effect versterkt door meerdere keren of meerdere communicatiemiddelen tegelijk in te zetten. Wij hebben gekeken naar wat het beste aansloot op de doelgroep. Hieronder een lijst met de communicatiemiddelen: Corporate Identity (Briefpapier, logo, factuur, Email template, presentatie sheet, posters, visitekaartje) Social media (Facebook, twitter) Interne uitingen (Info voor tv-schermen, bedrijfskleding, bewegwijzering) Externe uitingen (Flyers, posters, nieuwsbrieven) Uitingen gebouw (Vlaggen, banieren, restyling buitenkant) Corporate Identity Dit is een van de meest belangrijke middelen om een imago en boodschap over te brengen aan je doelgroep. Het wordt de basis van De Rots en zal sterk aangepakt moeten worden. Social Media Social media wordt steeds meer gebruikt en dus ook steeds interessanter voor bedrijven en instellingen. Het is een middel om makkelijk en snel informatie te verspreiden onder je doelgroep. Wanneer je een bericht hebt verstuurd kunnen al jou volgers dit bericht lezen. Je bereik dus direct de juiste doelgroep. Uitingen gebouw Het gebouw zelf kan ook worden aangepakt met banieren en vlaggen. Dit word vooral gebruikt om op te vallen in de omgeving. Wanneer vanaf de buiten kant duidelijk wordt gecommuniceerd wat het is en dat je welkom bent dan heb je eerder de neiging om naar binnen te gaan. Doelgroepen-middelenmatrix Een middelenmatrix geeft overzichtelijk weer welke doelgroepen je met welke middelen bereikt en waar nog eventuele gaten in de communicatie zitten. Doelgroep 1: kinderen tot 12 Doelgroep 2: volwassenen 30 + Doelgroep 3: bestaande doelgroep 65+ Middelen Doelgroep 1 Doelgroep 2 Doelgroep 3 Corporate identity * * * Social media * * Interne uitingen * * * Externe uitingen * * * Uitingen gebouw * * * Interne Uitingen De interne uitingen zoals info voor tv-schermen, bedrijfskleding en bewegwijzering zijn meer voor verduidelijking. Het word niet zo zeer gebruikt om mensen naar De Rots toe te krijgen maar meer als informatie en verduidelijking. Externe uitingen De externe uitingen zoals posters, flyers en folders zullen de bewoners van Boxtel een beter beeld geven van De Rots. Ze raken zo nieuwsgierig naar de nieuwe Rots en krijgen zo veel informatie binnen over wat er allemaal te doen is in De Rots. Zo worden de activiteiten die te doen zijn gecommuniceerd worden vanuit De Rots. Zo is het één geheel. Ook worden de flyers gebruikt om juist nog meer activiteiten te werven voor in De Rots. 8
Planning Uitingen jan feb maart april mei jun jul aug sep okt nov dec Corporate idetity Social media Interne uitingen Externe uitingen Uitingen gebouw gedozeerd extreem middel kennis overdragen houding aanpassen gedrag wijzigen intern corporate identity x x social media x x tv schermen x x verbouwing x x extern flyers x x krant x x posters x x gebouw banieren x x bedrijfskleding x muren bij entrée weg x 9
Organisatie en samenwerking Het moet duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wat precies gaat doen. Dit moet allemaal van tevoren duidelijk gemaakt worden. Dit is van groot belang omdat er anders misschien onduidelijkheden kunnen ontstaan en er verkeerde beslissingen worden gemaakt. De projectleider is Kees van het gemeenschapshuis De Rots. Hij is degene die de communicatie uitvoert tussen De Rots en Studio MAKE. Deze partijen hebben beide hun verantwoordelijkheden en taken. De Rots is de opdrachtgever van het project. Zij hebben als taak het doorgeven van de nodige informatie die nodig is om het project te volbrengen. Ook zorgen zij ervoor dat er goed afgestemd word tussen beide partijen wat opgeleverd moet worden en wat zij verwachten. Studio MAKE heeft ook zijn taken en verantwoordelijkheden. Zij moeten namelijk zorgen dat ze opleveren wat hun gevraagd wordt. In dit geval is dat een nieuwe huisstijl met de daarbij behorende huisstijldragers en een communicatieplan. Wanneer de samenwerking tussen deze twee partijen goed verloopt zorgt dit voor veel duidelijkheid waardoor het werk soepel zal verlopen en het tot een sterk eindresultaat eindigt. Evaluatie / effectmeting Belangrijk is dat je niet alleen tijd inruimt voor een eindevaluatie, maar ook voor tussentijdse evaluaties. Evalueren en bijstellen van de doelstellingen moet dus eigenlijk continu gebeuren. Dat betekent dat je voortdurend een vinger aan de pols moet houden om te zien of alles goed gaat. Is dat niet het geval, dan zul je het communicatieplan moeten bijstellen. Als het traject is afgesloten kun je het uitgevoerde communicatieplan evalueren voor wat betreft de uitvoering. Doe dat bij voorkeur samen met de projectleider. Het geeft je informatie over hoe je je zaken een volgende keer beter kunt organiseren. Als je niet de gewenste resultaten hebt behaald. Het meten van de effecten van de communicatie in termen van een verandering van kennis, houding en gedrag bij de doelgroepen is vaak een kostbare en bovendien lastige zaak. Meestal zul je hiervoor geen budget beschikbaar hebben. Wat kun je bijvoorbeeld wel doen? Het bereik van je communicatiemiddelen meten. Informeer (bij de koffie of in de wandelgangen) wie er bijvoorbeeld een bepaald artikel in de weekkrant of buurtboekje al dan niet gelezen heeft, en wat er is blijven hangen. Kosten Het is van belang dat je weet wat je budget is. Dit geeft namelijk aan wat jij kunt besteden aan het project waarmee je bezig bent. Makkelijk hiervoor is het maken van een kostenbegroting zodat je precies ziet wat je waar aan kwijt bent. 10
11
12