Kleos Tips & Tricks Beheer van wachtrekeningen Kleos 6.6 introduceert de nieuwe functionaliteit die het mogelijk maakt om algemene rekeningen op te volgen en af te punten. Nut van deze nieuwe functie Afpunten is een bekend mechanisme om verkoop- en aankoopfacturen op te volgen. Door het linken van een betaling aan een factuur wordt dus duidelijk wat nog openstaand is. Dit zorgt er ook voor dat er correct kan gerappeleerd worden om saldi te voldoen en dat de balans correct kan opgemaakt worden. Het gebruik van afpunting wordt eveneens aanbevolen om de zichtbaarheid van niet-toegewezen verrichtingen op de bank te verbeteren. Het gaat niet alleen meer om cliënten of leveranciers maar ook over betalingen en stortingen waarvoor geen overeenstemmende factuur bestaat en ook nooit zal geboekt worden. Bijvoorbeeld wanneer er een uitgaande betaling werd gevonden op het bankafschrift waarvoor geen aankoopfactuur beschikbaar is. Ter verduidelijking geven we hierbij enkele praktische voorbeelden: - Een vennoot betaalt met de bankkaart in de supermarkt enkele schrijfwaren, - Een medewerker betaalt met de bankkaart van de vennootschap een lunch in een restaurant, - Een cliënt betaalt per ongeluk op de verkeerde bankrekening en het bedrag moet worden overgestort van de ene naar de andere kantoorrekening door gebruik van de transfertenrekening (580000) In de situatie van een betaling zonder aankoopbewijs kunnen we geen aankoopfactuur registreren. De betaling moet wel op de juiste kostenrekening terecht komen. Als de administratief medewerker de bankafschriften boekt in Kleos en deze betaling ingeeft, weet men vaak niet meteen wat de correcte bestemming is. Daarom gebruikt men de wachtrekening om de betaling toch te kunnen registreren zonder te hoeven wachten op het advies van de boekhouder. De boekhouder kan vanaf heden een lijst afdrukken in Kleos van de status van deze rekeningen. Zo kan hij een betaling meteen afboeken via een diverse boeking zonder daarvoor naar het diversenjournaal te moeten gaan. Zo kan hij de uitgaande betaling op de ene kantoorrekening koppelen aan de inkomende storting op de andere kantoorrekening. Rekeningstelsel Om een algemene rekening te kunnen opvolgen dient u eerst de rekening in te stellen als wachtrekening. 1
Ga hiervoor naar Configuratie Boekhouding Rekeningstelsel en open de boekhoudrekening door dubbel te klikken. Vink de optie wachtrekening aan: Een overzicht exporteren van met type wacht ingestelde rekeningen Om een beeld te krijgen van de debet- en creditboekingen die nog niet werden verwerkt, ga je naar BOEKHOUDING-opzoekingen - ALGEMENE BOEKINGEN U kan specifiek zoeken op bewegingen van een bepaalde rekening, in een bepaalde periode en of het in evenwicht is of niet. U krijgt een overzicht van de debet-en creditboekingen op deze rekening. U kan deze lijst exporteren via de knop AFDRUKKEN rechtsonderaan. 2
Koppelen van bewegingen U kan 2 boekingen met elkaar afpunten via de knop LINK/ KOPPEL BEWEGINGEN. Door 2 boekingen met elkaar te koppelen legt u een relatie tussen beide boekingen. Na het koppelen verdwijnen deze ook van de lijst niet in evenwicht. U kan zo ook de transfers van de ene rekening naar de andere met elkaar linken. 3
Een uitgaande betaling afboeken via diversen Wanneer er een boeking in het bankjournaal werd geregistreerd op de wachtrekening en er is nog geen definitieve rekening bepaald, dan kan u via de knop AFBOEKEN VIA DIVERSEN de boeking in evenwicht brengen. De diverse boeking wordt reeds automatisch ingevuld. Het enige wat u zelf moet aanvullen is de bestemmingsrekening. 4
Indien er meerder uitgaande betalingen terug te vinden zijn op de wachtrekening en die dezelfde bestemmingsrekening hebben, dan dient u eerst de diverse boeking aan te maken in het diversenjournaal door de som van alle debetboekingen in credit op de wachtrekening te zetten en in debet geeft u hetzelfde totaalbedrag in op de correcte kostenrekening. Nadien kan u in bulk meerdere bewegingen met elkaar koppelen met de knop link/koppel bewegingen bovenaan. Onze Helpdesk staat tot uw dienst om u verder te helpen. 5