Impressie ICT Benchmark BVE 2010 Vergelijken en leren door benchmarking van ICT-kosten
Impressie ICT Benchmark BVE 2010 Vergelijken en leren door benchmarking van ICT-kosten Deze impressie is geschreven door ir. Jeroen Westerik van M&I/Partners bv. Amersfoort,
Inhoudsopgave 1 Conclusies over twee jaargangen 3 2 Verdeling van ICT-kosten in de sector 4 3 Meerwaarde blijven bieden aan de sector 5 4 Meer over de ICT Benchmark BVE 7 Pagina 2 van 7
1 Conclusies over twee jaargangen In 2010 is (over boekjaar 2009) voor de tweede keer de ICT Benchmark BVE uitgevoerd. Dit is de jaarlijkse ICT-kostenbenchmark die M&I/Partners uitvoert voor de sector Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie. In de onderstaande tabel zijn de vijf branchekengetallen over 2009 en 2010 weergegeven: Jaar 2009 2010 Kosten per ICT werkplek 1.448 1.495 ICT kosten per deelnemer 379 388 ICT kosten per medewerker 4.977 5.223 Percentage van de begroting 5,8% 5,7% Infrakosten per werkplek 667 634 De kengetallen laten vooralsnog een vrij stabiel beeld zien. Voor het identificeren van een trend is het echter nog te vroeg. De trend in de ontwikkeling van de kengetallen zal de komende jaren duidelijk worden. De cijfers zijn bepaald op basis van de gegevens van de volgende twaalf deelnemende instellingen: 1. Aeres Onderwijsgroep 2. ROC van Amsterdam 3. ROC Aventus 4. ROC de Leijgraaf 5. Leeuwenborgh Opleidingen 6. Onderwijsgroep Tilburg 7. ROC Flevoland 8. Deltion College 9. Graafschap College 10. ROC Midden-Nederland 11. Clusius College 12. ROC Leiden Graag wijzen wij u er op dat de getoonde resultaten slechts een impressie zijn van de totale ICT Benchmark BVE 2010. Pagina 3 van 7
2 Verdeling van ICT-kosten in de sector De onderstaande figuur geeft de gemiddelde verdeling weer van de ICT-kosten van de deelnemers over de zeven kostenobjecten uit het benchmarkmodel. Deze kostenobjecten zijn: ICT-werkplek, software, datacommunicatie, servers en storage, spraakvoorzieningen, personeel en faciliteiten. 0% 21% 38% 20% 1. Werkplek 2. Software 3. Datacomm 4. Servers 5. Spraak 6. Personeel 7. Faciliteiten 6% Verdeling van ICT-kosten over de zeven kostenobjecten 6% Ten opzichte van de ICT Benchmark BVE 2009 is het procentuele aandeel van de werkplek in de totale kosten met 3% gedaald. De personeelskosten en de kosten voor spraakcommunicatie zijn met 1% gedaald. De relatieve kosten voor software zijn met een stijging van 5% relatief sterk gestegen. 9% Pagina 4 van 7
3 Meerwaarde blijven bieden aan de sector Het kostenmodel van de ICT Benchmark BVE heeft haar kwaliteit bewezen. Toch blijft doorontwikkeling van de ICT Benchmark BVE noodzakelijk. Er is dit jaar een begin gemaakt met het meten van de functionaliteit die instellingen in het primaire proces aanbieden om zodoende een indruk te krijgen van de mate waarin instellingen in de pas lopen met actuele ontwikkelingen. Bij functionaliteit voor het primair proces gaat het bijvoorbeeld om de mate waarin een (instellingsbreed) Deelnemer VolgSysteem (DVS) beschikbaar is. Daarnaast wordt de dienstverlening van de ICT-afdelingen gemeten. In onderstaande figuur is als voorbeeld de gemiddelde score op de vier aspecten rondom de dienstverlening bij de helpdesk/eerstelijnsondersteuning op een schaal van 0 tot 4 weergegeven. doelgroep 4 3 2 ondersteuning deelnemerlaptops 1 0 openingstijden biedt ook ondersteuning Bevindingen: De ondersteunde doelgroep betreft medewerkers en docenten en in twee gevallen ook studenten op school. Ondersteuning voor laptops van deelnemers is beperkt. Wel geven meerdere instellingen ondersteuning voor het verkrijgen van toegang op het netwerk of ondersteuning indien laptops zijn uitgegeven door de school. Slechts één zegt alle voorkomende problemen bij laptops te ondersteunen. Openingstijden zijn voornamelijk 8 uur of 9 10 uur per dag. Het betreft vooral eenvoudige ondersteuning. Een aantal zijn inclusief office ondersteuning en slechts twee ondersteunen ook onderwijsapplicaties. Pagina 5 van 7
Ook een volwassenheidsmeting wordt uitgevoerd. Gebleken is dat de spreiding in de resultaten vrij groot is. Er zijn instellingen die zichzelf een vrij hoge score geven op een groot deel van de gehanteerde Cobit-processen. Er zijn ook instellingen die menen dat ze juist aan het begin staan van een volwassenheidsproces. In de onderstaande figuur zijn de totaalscores per instelling 1 weergegeven. Daarbij is onderscheid gemaakt in opzet en bestaan van processen en de werking van die processen in de praktijk. 90 80 70 60 50 40 Opzet/bestaan Werking 30 20 10 0 A B C D E F G H J K L Gemiddeld I M&I/Partners blijft inspelen op de behoeften van deelnemers om zo de meerwaarde te leveren die deelnemers van ons gewend zijn. In de benchmark van 2010 is bijvoorbeeld gebleken dat ICT-volwassenheid een thema is waar veel instellingen aan werken. De werkwijze voor het meten van ICT-volwassenheid als onderdeel van de ICT Benchmark BVE 2011 wordt daarom verder verbeterd. Daarmee worden de scores van instellingen harder en de onderlinge vergelijkbaarheid groter. Ook zal het kwalitatieve onderdeel van de ICT Benchmark BVE dat ingaat op het dienstverleningsniveau van de ICT-afdeling en de mate waarin het primaire proces gebruik maakt van (gestandaardiseerde) functionaliteit verder worden verbeterd. De ICT Benchmark BVE staat niet alleen bij de deelnemers goed aangeschreven, maar ook bij sambo-ict. M&I/Partners zal de aansluiting bij de sector blijven zoeken, presentaties verzorgen bij conferenties van sambo-ict en in gesprek gaan met geïnteresseerden. Hiermee kunnen de resultaten breder gedeeld worden en meerwaarde leveren aan de ontwikkelingen in de branche. 1 De getoonde resultaten zijn bewust geanonimiseerd, de volgorde in deze grafiek correspondeert niet met de volgorde zoals aangegeven in hoofdstuk 1. Pagina 6 van 7
4 Meer over de ICT Benchmark BVE Deze impressie is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de resultaten van de ICT Benchmark BVE. De getoonde resultaten hebben betrekking op boekjaar 2009. Bent u na het lezen van deze impressie geïnteresseerd geraakt in deelname aan de ICT Benchmark BVE of wilt u meer weten of de dienstverlening van M&I/Partners op het gebied van kosten-baten van ICT? Neem voor meer informatie over de ICT Benchmark BVE contact op met ir. Jeroen Westerik van M&I/Partners, telefoon: 033 4 220 220 of e-mail: jeroen.westerik@mxi.nl. U krijgt dan een aanmeldingsformulier toegestuurd. U kunt het aanmeldingsformulier ook downloaden via http://www.mxi.nl/ictbenchmark/. Voor meer informatie over de dienstverlening van M&I/Partners kunt u contact opnemen met drs. Patrick van Eekeren MCM, telefoon: 033 4 220 220 of e-mail: patrick.van.eekeren@mxi.nl. Uitgebreide rapportage voor deelnemers De totale rapportage van de ICT Benchmark BVE is veel uitgebreider dan deze impressie. Zo worden onder andere vergelijkingen gemaakt van: De kosten per werkplek per instelling De ICT-volwassenheid De verdeling van formatie over beheergebieden De verdeling van software naar type software De kosten per medewerker De infrastructuurkosten Het gemiddelde aantal werkplekken per deelnemer Deelnemers ontvangen naast de algemene rapportage een persoonlijke bijlage, waarin wordt ingezoomd op een aantal voor de instelling specifieke gegevens. Onderdeel van het benchmarkproces zijn de validatie van gegevens door M&I/Partners en twee groepsbijeenkomsten waarin instellingen met elkaar in gesprek gaan over de resultaten en het verhaal achter de cijfers. Total Cost of Ownership Het gehanteerde model gaat uit van Total Cost of Ownership. Alle kosten die samenhangen met de ICT-functie worden instellingsbreed centraal en decentraal geïnventariseerd. Met de TCO-benadering ontstaat inzicht in de werkelijke kosten van ICT en is een goede vergelijking met andere instellingen mogelijk. Resultaten rapportage geanonimiseerd Deelnemers tekenen bij deelname een deelnemersprotocol waarmee wordt afgesproken dat de gegevens in de algemene rapportage geanonimiseerd zijn en dat zowel M&I/Partners als de deelnemers zich houden aan het deelnemersprotocol waarin deze anonimiteit en het correct gebruik van gegevens wordt geregeld. Pagina 7 van 7
Pagina 8 van 7