Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen 3018-08H 1
Achtergrond en vraagstelling In het kader van het nieuwe driejarige convenant over het terugdringen van voortijdige schoolverlaters (VSV) dient een programma ingericht te worden Achtergrond Het Ministerie van OCW heeft een nieuw driejarig convenant afgesloten met de gemeenten en MBO/ VO onderwijsinstellingen over het terugdringen van voortijdige schoolverlaters (VSV'ers) gedurende 2012-2015 Binnen de regio Zuid-Oost Brabant zijn niet alle doelstellingen van het convenant 2008-2011 gehaald en dient een slag te maken om aan de doelstellingen in het nieuwe convenant te voldoen Een aantal eerste stappen zijn ondernomen binnen de regio Zuid-Oost Brabant t.a.v. het nieuwe convenant: - een regionale probleemanalyse is opgesteld - hierin zijn diverse oplossingsrichtingen beschreven - eerste gesprekken tussen spelers zijn gehouden (gemeenten, onderwijsinstellingen en Ministerie van OCW) - gebleken is dat het grootste aantal VSV'ers in Zuid-Oost Brabant van ROC Eindhoven en ROC Ter AA afkomt Vraagstelling In een vergadering op 26 april is met de gemeenten Eindhoven en Helmond, ROC Eindhoven, ROC Ter AA en het Ministerie van OCW besloten dat een professionele programma(- organisatie) ingericht dient te worden om het VSV traject in Zuid-Oost Brabant uit te voeren Binnen dit programma zullen de activiteiten worden uitgevoerd welke bijdragen aan het behalen van de VSV-doelstellingen Daarnaast dient het programma op een transparante wijze georganiseerd en bestuurd te worden Contactgemeente Eindhoven en contactschool ROC Eindhoven hebben het initiatief genomen een voorstel op te stellen voor de programmaopzet en - inrichting van het VSV-programma Bron: Stuurgroep 26 april 2012 Bron: Regionale probleemanalyse VSV regio Zuid-Oost Brabant, stuurgroep 26 april 2012 3018-08H 2
Aanpak en betrokkenen Om tot het voorstel voor de programmaopzet te komen zijn drie sessies georganiseerd waarbij verschillende personen zijn betrokken Aanpak Betrokkenen Sessie 1: Definitie, activiteiten Vaststellen definitie en scope Vaststellen werkstromen, activiteiten en resultaten Sessie 2: Planning, organisatie Vaststellen planning Vaststellen programmaorganisatie Sessie 3: Overbelasten Vaststellen activiteiten en planning werkstroom overbelasten Validatie 21 juni validatie door opdrachtgever 25 juni validatie door stuurgroep Naam Functie Organisatie Nelly Baars Programma manager ROC Eindhoven Annie van Doremalen Jos Hegeman Karin van Lotringen Wido Bijlmakers Directeur scholen H&M, Mode en Uit. Verzorging, T&L Directeur Techniek Coördinator RMC Beleidsmede-werker Jeugd ROC Eindhoven ROC Eindhoven Gemeente Eindhoven Gemeente Helmond Anke Coolen Teamcoordinator IBZ ROC Ter AA Monaim Benrida Gerrit van der Wende Carel Dahmen Accountmanager OCW Regio 37 Directeur Samenwerkingsverband RSV VO Coördinator Samenwerkingsverband RSV VO Ministerie van OCW Eindhoven/De Kempen Helmond/De Peel Ruud van de Rakt Directeur De Korenaer Helmond 16 mei 24 mei 6 juni 21 en 25 juni Tijd Bron: Werksessies in het kader van VSV in mei en juni Elles Ogink Manager Nolan, Norton & Co. Franka de la Parra Consultant Nolan, Norton & Co. 3018-08H 3
Programmaplan In het programmavoorstel zijn verschillende onderdelen, die normaliter onderdeel zijn van een programma uitgewerkt, anderen worden later uitgewerkt Indeling programmaplan 1. Programma definitie Doelstelling Wat is het doel van het programma? Scope Wat is de scope van het programma? 2. Werkstromen, planning en resultaten Resultaten & Activiteiten Welke resultaten en projecten zijn uit te voeren? Planning & afhankelijkheden Welke resultaten moeten wanneer beschikbaar zijn? 3. Organisatie & Besturing Organisatie & Besturing Welke rollen en functies zijn er? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden per rol/ functie? Overleg en besluitvorming Hoe vindt afstemming en besluitvorming plaats? 4. Beheersing & Financiën Risk Management Risico Management Hoe Hoe worden worden risico s risico s beheerst? beheerst? Procedures Welke procedures worden ingeregeld? Hoe worden het budget en de voortgang gemonitored? 5. Omgeving & Communicatie Communicatie Wat zijn de uitgangspunten voor communicatie in en over het programma? Stakeholder Management Welke stakeholders moeten op welke wijze worden betrokken? Uitgewerkt in dit voorstel Op hoofdlijnen uitgewerkt Uit te werken na validatie 3018-08H 4
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen 3018-08H 5
Doelstelling programma De doelstelling van het programma VSV is het reduceren van voortijdige schooluitval in MBO en VO Doelstellingen (in streefpercentage VSV per jaar per type onderwijs) Toelichting Schooljaar Onderbouw Bovenbouw VMBO Bovenbouw Havo/ VWO In de EU en Nederland zijn doelstellingen gesteld betreffende voortijdige schoolverlaters (VSV'ers): 2012-2013 1,0% 4,0% 0,5% 2013-2014 1,0% 4,0% 0,5% 2014-2015 1,0% 4,0% 0,5% Schooljaar MBO 1 MBO 2 MBO 3/4 2012-2013 32,5% 13,5% 4,25% 2013-2014 27,5% 11,5% 3,5% 2014-2015 22,5% 10% 2,75% - EU: aantal VSV'ers is <10% in 2020 - NL: aantal VSV'ers vermindert van 70.000 in 2002 naar 35.000 in 2012 naar 25.000 in 2016 Het Ministerie van OCW heeft voor de schooljaren 2012-2015 streefpercentages voor voortijdig schoolverlaten opgesteld (zie tabellen hiernaast) Het terugdringen van VSV is in het belang van het verminderen van jeugdwerkeloosheid en criminaliteit Bron: Aanval op schooluitval Iedereen een startkwalificatie, tenzij Monaim Benrida, 26 april 2012 Bron: Aanval op schooluitval Iedereen een startkwalificatie, tenzij Monaim Benrida, 26 april 2012 De doelstelling van het programma is uitgedrukt in streefpercentage VSV'ers per jaar per studierichting door het Ministerie van OCW 3018-08H 6
Programma scope De programma scope bedraagt alle MBO en VO instellingen in regio Zuid-Oost Brabant Scope Binnen scope van het programma zijn de MBO en VO instellingen in regio Zuid-Oost Brabant Totale VSV in Zuid-Oost Brabant bedraagt 1993 leerlingen, hiervan komt 66% van het MBO 71% van het aantal VSV'ers uit het MBO in regio Zuid-Oost Brabant komt van ROC Eindhoven (51%) en ROC Ter AA (20%) Focus van het programma zal daarom in de eerste fase vooral liggen op het terugdringen van VSV binnen deze scholen 1 Noot: 1 Daarnaast wordt in de analyse ook meegenomen welke opleidingen binnen Helicon grote VSV-aantallen hebben Niveau ROC Eindhoven ROC Ter AA Overig MBO Totaal Niv. 1 89 22 23 134 Niv. 2 264 115 126 505 Niv. 3 en 4 319 124 241 684 Totaal Met VMBO diploma Zonder VMBO diploma 672 (51%) VO 221 (33%) 449 (67%) Totaal 670 (100%) VSV per niveau en school 261 (20%) 390 (29%) 1323 (100%) Bron: Aanval op schooluitval Iedereen een startkwalificatie, tenzij Monaim Benrida, 26 april 2012 3018-08H 7
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen 3018-08H 8
Werkstromen Het programma heeft vier werkstromen (=programmalijnen) Werkstromen (=programmalijnen) Analyseren uitvalredenen per sector en per cluster van opleidingen Activiteiten beschrijven en doorvoeren m.b.t.: - vinden: verbeteren matching - behouden: betere begeleiding - groenpluk 1. Uitval BBL Analyseren uitvalredenen bij opleidingen met hoogste % uitval: Beschrijven en implementeren activiteiten op gebied van: - overdrachtsproces en doorstroomportfolio tussen MBOscholen - doorstroommogelijkheden - keuzeproces 2. Uitval MBO 3/4 3. Doorlopende leerlijnen VO/MBO Analyseren vanuit welke toeleverende VO scholen het grootste % leerlingen komt dat op MBO uitvalt en redenen hiervoor Oplossen knelpunten en verbeteren aansluiting en informatieoverdracht risicoleerlingen VO/MBO en VMBO G/ T leerlingen niveau 3/4 op slechtst presterende scholen Opstellen regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier Optimaliseren fysieke plusvoorzieningen - verbeteren samenwerking jeugdzorg en samenwerking tussen fysieke voorzieningen - verbeteren doorstroom naar arbeidsmarkt Preventie overbelaste jongeren in MBO - verbeteren zorgstructuur 4. Overbelaste jongeren - samenwerken externe partijen/ schoolteams Bron: Aangepaste inventarisatie aanbevelingen 2012-2015, Regionale probleemanalyse VSV regio Zuid-Oost Brabant, werksessies VSV mei/juni Activiteiten op het gebied van entree opleidingen, signalering en doorverwijzing zijn buiten scope van het programma en de verantwoordelijkheid van scholen zelf 3018-08H 9
Projecten Op basis van de werkstromen worden projecten gedefinieerd Werkstromen en projecten Programma Werkstroom 1 Uitval BBL Werkstroom 2 Uitval MBO 3/4 Werkstroom 3 DLL VO/ MBO Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Project 1.1 Uitval BBL opleiding A Project 1.2 Uitval BBL opleiding B Project 1.3 Uitval BBL opleiding C Project 1.4 Uitval BBL opleiding D Project 1.5 Uitval BBL opleiding Z Project 2.1 Uitval MBO 3/4 opleiding A Project 2.2 Uitval MBO 3/4 opleiding B Project 2.3 Uitval MBO 3/4 opleiding C Project 2.4 Uitval MBO 3/4 opleiding D Project 2.5 Uitval MBO 3/4 opleiding Z Project 3.1 DLL Havo/VMBO school A Project 3.2 DLL Havo/VMBO school B Project 3.3 DLL Havo/VMBO school C Project 3.4 DLL Havo/VMBO school D Project 3.5 DLL Havo/VMBO school Z Project 4.1 Fysieke voorzieningen Eindhoven Project 4.2 Fysieke voorzieningen Helmond Project 4.3 Preventie overbelasten MBO Bron: Werksessies in het kader van VSV in mei en juni De definitie van projecten gebeurt in augustus op basis van prioriteitstelling, projecten worden gedefinieerd op CREBO-niveau 3018-08H 10
Prioriteitstelling projecten De projecten zullen in 2012-2013 van start gaan op scholen/opleidingen met de eerste prioriteit (grootste aantallen VSV ers) Focusgebied per convenantjaar Toelichting Schooljaar 2012-2013 Schooljaar 2013-2014 Schooljaar 2014-2015 Focus op scholen/opleidingen met eerste prioriteit (grootste vsvaantallen) Uitrol activiteiten op scholen/ opleidingen met tweede prioriteit Verbeteren op scholen/opleidingen met eerste prioriteit Monitoren en verbeteren op scholen/opleidingen waar activiteiten worden uitgevoerd Het programma VSV zal zich in het schooljaar 2012-2013 focussen op scholen/opleidingen waar VSV uitval het grootst is Doel is om op die manier zo snel mogelijk het aantal VSV ers terug te brengen Centraal programma management bepaalt per werkstroom door middel van cijferanalyse welke scholen/opleidingen de eerste prioriteit hebben 1 Aan het begin van schooljaar 2013-2014 wordt bepaald welke scholen/opleidingen tweede prioriteit zijn. Op deze scholen/opleidingen worden de activiteiten uitgerold gedurende dit schooljaar In schooljaar 2014-2015 ligt de nadruk op het monitoren en verbeteren van de uitvoering van activiteiten op scholen/opleidingen Bron: Werksessie VSV 24 mei Noot: 1 In de cijferanalyse worden in eerste instantie de opleidingen binnen ROC Eindhoven, ROC Ter AA en Helicon geanalyseerd In schooljaar 2013-2014 volgen scholen/opleidingen die tweede prioriteit zijn 3018-08H 11
Projectfasering Projecten worden opgedeeld in twee fases: ontwerpen en uitvoeren & monitoren 1. Ontwerpen Probleemanalyse Bepalen activiteiten Opstellen plan van aanpak Validatie Project fasering 2. Uitvoeren & monitoren Uitvoeren activiteiten Monitoren resultaten Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen Toelichting Elk project wordt gekenmerkt door drie fasen: ontwerpen, uitvoeren & monitoren en verbeteren Deze fasen worden door hetzelfde projectteam uitgevoerd In de fase ontwerpen wordt een probleemanalyse gedaan, activiteiten bepaald en een plan van aanpak opgesteld Activiteiten gedefiniteerd Uitgevoerde activiteiten Gedurende de fase uitvoeren & monitoren worden de plannen uitgevoerd door de onderwijsteams (en gemeenten). Tegelijkertijd worden de resultaten gemonitord Bron: Werksessie VSV 24 mei 3018-08H 12
Plateauplanning Voor het programma is een planning opgesteld, bestaande uit plateaus met specifieke resultaten per plateau Resultaten Activiteiten Plateau Plateau 0 Voorbereiding jan-aug 2012 Regionale probleem analyse VSV ZO- Brabant Uitwerken detail programmaplan: - activiteiten - projecten en teams - organisatie - planning Opstart programma Bepalen prioriteitstelling per ws Probleemanalyse Programma ingericht Prioritering per ws 1a Ontwerpen sep 2012 okt 2012 Opstarten projecten Per project: - verdieping probleemanalyse - voorstel voor activiteiten en herziene processen - plan van aanpak Activiteiten bepaald Plannen van aanpak Plateau 1: Eerste prioriteit 1b uitvoeren/ monitoren nov 2012 aug 2013 Uitvoeren activiteiten op scholen en opleidingen die eerste prioriteit hebben: - BBL - MBO 3/4 - DLL VO/ MBO - overbelasten Monitoren resultaten en besluiten of er aanvullende (verbeter) activiteiten nodig zijn (go/no go) Activiteiten uitgevoerd Plateau 2 Tweede prioriteit sep 2013 aug 2014 Opleidingen eerste prioriteit Uitvoeren eventuele verbetervoorstellen Opleidingen tweede prioriteit Bepalen per werkstroom welke scholen/opleidingen tweede prioriteit zijn Bepalen en uitvoeren activiteiten Monitoren resultaten Go/no go besluit Plannen van aanpak Activiteiten uitgevoerd Plateau 3 Bijsturen sep 2014 aug 2015 Bepalen prioriteiten voor dit schooljaar Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen Monitoren resultaten en besluiten of en hoe verder te gaan in nieuwe schooljaar Uitgevoerde verbeteringen 1 sep 2012 1 nov 2012 1 sep 2013 1 sep 2014 1 sep 2015 Aan het eind van elk plateau wordt op basis van de resultaten besloten of de programma activiteiten worden doorgezet of niet (go/no go besluit) 3018-08H 13
Projecten werkstroom 1 Doel van projecten binnen werkstroom 1 is het terugdringen van het % vsv-uitval in BBL opleidingen Pre-project (centraal) Projecten werkstroom 1 uitval BBL (per school/opleiding) Prioriteitstelling Ontwerpen Uitvoeren & monitoren Activiteiten Bepalen binnen welke opleidingen projecten worden gestart o.b.v. vsv aantallen Analyseren uitvalredenen Kennisdeling (best practices) Activiteiten beschrijven en herontwerpen processen m.b.t.: - vinden: verbeteren begeleiding en verbeteren matching - behouden: verbeteren begeleiding - groenpluk: verstevigen relaties, samenwerking met gemeenten Uitvoeren activiteiten m.b.t.: - vinden - behouden - groenpluk Monitoren en analyseren resultaten Analyseren mogelijkheid van uitrol activiteiten op andere opleidingen/scholen Opstellen en valideren plannen van aanpak (per opleiding) Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen Resultaten Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend Probleemanalyse Beschreven activiteiten en processen Gevalideerd plan van aanpak Uitgevoerde activiteiten Analyse resultaten Timing juni 2012 - sept 2012 Geprioriteerde opleidingen: 1 sept 2012 31 okt 2012 Overige opleidingen: sept 2012 nov 2013 Geprioriteerde opleidingen: 1 nov 2012 aug 2013 Overige opleidingen: nov 2013 aug 2014 3018-08H 14
Projecten werkstroom 2 Doel van projecten binnen werkstroom 2 is het verlagen van VSV uitval in MBO 3/4 naar 2.75% in schooljaar 2014-2015 Pre-project (centraal) Projecten werkstroom 2 uitval MBO 3/4 (per school/opleiding) Prioritering Ontwerpen Uitvoeren & monitoren Activiteiten Bepalen binnen welke opleidingen projecten worden gestart o.b.v. vsv aantallen Analyseren uitvalredenen Activiteiten beschrijven m.b.t.: - loopbaanbegeleiding binnen MBO - overdrachtsproces binnen MBO - toepassing doorstroomportfolio tussen MBO scholen - doorstroommogelijkheden Opstellen en valideren plannen van aanpak (per opleiding) Kennisdeling (best practices) Uitvoeren activiteiten - overdrachtsproces tussen MBO scholen borgen - doorstroomportfolio tussen MBO scholen gebruiken - keuzeproces - doorstroommogelijkheden: - studies aanpassen op doorstroomroutes - overbruggingstrajecten inrichten Monitoren resultaten Resultaten Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend Probleemanalyse Activiteiten bepaald Gevalideerd implementatieplan Uitgevoerde activiteiten Analyse resultaten Timing juni 2012 - sept 2012 Geprioriteerde opleidingen: 1 sept 2012 31 okt 2012 Overige opleidingen: sept 2012 nov 2013 Geprioriteerde opleidingen: 1 nov 2012 aug 2013 Overige opleidingen: nov 2013 aug 2014 3018-08H 15
Projecten werkstroom 3 Doel van projecten binnen werkstroom 3 is het verbeteren van de informatievoorziening en aansluiting tussen VO en MBO Pre-project (centraal) Projecten werkstroom 3 DLL VO/MBO (per school) Prioritering Ontwerpen Uitvoeren & monitoren Activiteiten Bepalen binnen welke VMBO scholen projecten worden gestart op basis van analyse van welke toeleverende VMBO scholen het grootste % leerlingen komt dat op MBO uitvalt Onderzoeken oorzaken Activiteiten beschrijven: - verbeteren zorgstructuur - LOB inrichten (gesprekcycli, doorstroomportfolio, beroepskeuzetest, etc) - gezamenlijk zorgdossier - regionaal protocol Opstellen plannen van aanpak per school Best practices implementeren en uitvoeren op slecht scorende scholen: - aanpassen zorgstructuur - verbeteren voorlichting Opstellen regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier Monitoren en analyseren resultaten Kennisdeling (best practices) Resultaten Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend Probleemanalyse Activiteiten bepaald Gevalideerd implementatieplan Best practices uitgevoerd Regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier in gebruik Timing juni 2012 - sept 2012 Geprioriteerde (VMBO)scholen: 1 sept 2012 31 okt 2012 Overige scholen: sept 2012 nov 2013 Geprioriteerde (VMBO)scholen 1 nov 2012 aug 2013 Overige scholen: nov 2013 aug 2014 3018-08H 16
Projecten werkstroom 4 Projecten 4.1 Fysieke plusvoorzieningen Eindhoven en 4.2 Fysieke plusvoorzieningen Helmond hebben als doel de plusvoorzieningen te optimaliseren Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Projecten 4.1 Fysieke plusvoorzieningen Eindhoven en 4.2 Fysieke plusvoorzieningen Helmond Activiteiten Ontwerpen Analyseren van effecten van afgelopen periode (2009-2011) Opstellen verbetervoorstellen Opstellen ontwikkelpad richting 2012-2015 (activiteiten en planning) i.s.m. project 4.3 Uitvoeren & monitoren Optimaliseren fysieke plusvoorzieningen Uitwerken samenwerking tussen de twee fysieke plusvoorzieningen in Eindhoven Verbeteren samenwerking/ samenhang met jeugdzorg bij instroom, doorstroom en uitstroom Verbeteren doorstroommogelijkheden naar arbeidsmarkt Monitoren resultaten Resultaten Timing Analyse afgelopen periode Gevalideerde plannen voor komend convenantsperiode April 2012 okt 2012 Fysieke Plusvoorzieningen uitgevoerd Samenwerking tussen partijen geborgd Nov 2012 aug 2013 3018-08H 17
Projecten werkstroom 4 Doel van project 4.3 Preventie overbelasten MBO is het terugdringen van het aantal overbelaste jongeren op MBO scholen Pre-project (centraal) Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Project 4.3 Preventie overbelasten MBO (per school) Prioriteren Ontwerpen Uitvoeren & monitoren Activiteiten Bepalen op welke scholen de meeste overbelaste jongeren zitten Bepalen binnen welke scholen projecten worden gestart Bespreken zorgstructuur met MBO scholen (best practices, problemen) Vaststellen taken passend onderwijs Vaststellen benodigde activiteiten vanuit programma VSV Opstellen plan van aanpak Bepalen op welke scholen gestart wordt met een pilot Implementeren processen en uitvoeren activiteiten - samenwerking met externe partijen - schoollteams Monitoren en evalueren resultaten Resultaten Cijferanalyse Prioritering Overzicht zorgstructuur en taken passend onderwijs Vastgestelde activiteiten Plan van aanpak Activiteiten uitgevoerd Analyse resultaten Timing juni 2012 - sept 2012 Sept 2012 dec 2012 Scholen in pilot: sep 2012 aug 2013 Overige scholen: sep 2013 aug 2014 3018-08H 18
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen 3018-08H 19
Programmastructuur Het programma VSV wordt georganiseerd in een duidelijke programmastructuur Programmastructuur plateau 1 Eerste prioriteit Stuurgroep Programma management team PMO Secretariaat Communicatie Cijfers en meten Financiën Werkstroomtrekker Werkstroom 1 Uitval BBL Werkstroomtrekker Werkstroom 2 Uitval MBO 3/4 Werkstroomtrekker Werkstroom 3 DLL VO/ MBO Werkstroomtrekker Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Kennisteam(s) Kennisteam Kennisteam PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL PL Project 1.1 Uitval BBL opleiding A Project 1.2 Uitval BBL opleiding B Project 1.3 Uitval BBL opleiding C Project 1.4 Uitval BBL opleiding D Project 1.5 Uitval BBL opleiding Z Project 2.1 Uitval MBO opleiding A Project 2.2 Uitval MBO opleiding B Project 2.3 Uitval MBO opleiding C Project 2.4 Uitval MBO opleiding D Project 2.5 Uitval MBO opleiding Z Project 3.1 DLL Havo/VMBO school A Project 3.2 DLL Havo/VMBO school B Project 3.3 DLL Havo/VMBO school C Project 3.4 DLL Havo/VMBO school D Project 3.5 DLL Havo/VMBO school Z PL 1 PL 1 Project 4.1 Fysieke voorzieningen Eindhoven PL Project 4.2 Fysieke voorzieningen Helmond PL Project 4.3 Preventie overbelasten MBO Bron: Werksessie overbelasten 6 juni 2012 Noot: 1 Project 4.1 heeft twee projectleiders (coördinators): 1 vanuit MBO en 1 vanuit VO 3018-08H 20
Programma charter - Stuurgroep De Programma Stuurgroep bepaalt de strategische richting en faciliteert de realisatie van de programmadoelstellingen Samenstelling Wethouder Onderwijs Eindhoven Wethouder Onderwijs Helmond Voorzitter CvB ROC Eindhoven (voorzitter Stuurgroep in 2012-2013) Voorzitter CvB ROC Ter AA Bestuurlijk vertegenwoordiger VO Eindhoven Bestuurlijk vertegenwoordiger VO Helmond Toehoorder in de stuurgroep (zonder bevoegdheden): Account Manager Ministerie OCW Programma Organisatie VSV Taken en bevoegdheden Eindverantwoordelijk voor het programma Nemen van strategische beslissingen omtrent doelstellingen, voortgang en resultaat Vaststellen projecten Goedkeuren en beschikbaar stellen van resources (budget en bemensing) Valideren gerealiseerde programma resultaten Borgen betrokkenheid gemeenten, scholen, en ministerie Zorgdragen voor externe communicatie Escalatiekanaal voor het Programma Management Team Werkwijze & procedures Stuurgroepoverleg vindt drie maal per jaar plaats (mrt, juni, okt) en op afroep voor belangrijke (go/no go) besluiten Heldere vastlegging van afspraken en besluiten (besluit is besluit) Sturing op excepties in termen van tijd, resultaat en budget Sturing op betrokkenheid van stakeholders (draagvlak) 3018-08H 21
Programma charter Programma Management Team Het Programma Management Team (PMT) geeft tactisch leiding aan het programma Samenstelling Vertegenwoordiger ROC Eindhoven (directieniveau) Vertegenwoordiger ROC Ter AA (directieniveau) Programmamanager ROC Eindhoven Vertegenwoordiger gemeente Eindhoven Programma Organisatie VSV Taken en bevoegdheden Vertegenwoordigers ROC s en Gemeente: Nemen van tactische beslissingen omtrent voortgang Maandelijks inbrengen agendapunt VSV op Directeurenoverleg (vert. ROC s) Afstemmen met en betrekken Directeuren Afstemmen met en betrekken gemeenten Programmamanager Managen van tijdige oplevering van resultaten tegen gewenste kwaliteit en budget Voorbereiden van besluitvorming door Stuurgroep Aandragen van programmamanagement tools Managen van issues en escaleren naar de Stuurgroep Werkwijze & procedures Het PMT overleg vindt maandelijks plaats met om en om PMT en PMT met klankbordgroep 3x Jaarlijks voortgangsrapportage aan de Stuurgroep Management op tijdige realisatie en kwaliteit van projectresultaten Heldere vastlegging afspraken (afspraak is afspraak) Indien nodig organiseert het PMT een klankbordgroep met benodigde experts uit gemeenten, scholen, bedrijfsleven en/ of zorginstellingen ter consultatie 3018-08H 22
Programma charter Programma Management Office Het Programma Management Office bewaakt de voortgang en begeleidt de communicatie over het programma Samenstelling Secretariaat Communicatie (t.b.v. kennisdeling) Administrateur Financiën Administrateur Cijfers en meten (meerdere rollen kunnen door dezelfde persoon ingevuld worden) Programma Organisatie VSV Taken en bevoegdheden Secretariaat: - monitoren voortgang, planning, issues en risico s - beheren archief en projectmanagement tools - plannen en voorbereiden bijeenkomsten PMT en SG Communicatie: - faciliteren van interne en externe communicatie t.b.v. kennisdeling Financiën: - analyseren en bewaken budget Cijfers en meten: - verzamelen, analyseren en verspreiden benodigde gegevens voor VSV (buiten bestaande cijfers) Werkwijze & procedures Periodiek werkoverleg met Programma Manager en de projectenclusters/werkstromen teneinde overeenstemming over de succesvolle oplevering van resultaten te realiseren Bewaking van de programma voortgang Aansluiting bij interne communicatiemedia 3018-08H 23
Programma charter - Werkstroomtrekker De Werkstroomtrekker is verantwoordelijk voor tijdige oplevering van producten vanuit de eigen werkstroom Samenstelling Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Ter AA Programma Organisatie Taken en bevoegdheden Verantwoordelijk voor oplevering van de afgesproken resultaten van de werkstroom binnen tijd, kwaliteit en budget Aansturen Projectleiders binnen de werkstroom Rapporteren voortgang aan het Programma Management Team Rapporteren van issues en risico s aan het PMT/PMO Borgen behoeften en betrokkenheid scholen en gemeenten Werkwijze & procedures Maandelijkse voortgangsgesprekken met het PMO/PMT over activiteiten, resultaten, issues Overeenstemming met PMT/PMO over de oplevering van resultaten Periodiek overleg met de Projectleiders binnen de betreffende werkstroom (nader te bepalen door Werkstroomtrekkers) Voorbereiden en organiseren kennisteam meetings 3018-08H 24
Programma charter - Projectleider De Projectleider is verantwoordelijk voor de oplevering van producten binnen afgesproken budget, tijdslijnen en kwaliteitseisen Te benoemen na analysefase Samenstelling Programma Organisatie Taken en bevoegdheden Verantwoordelijk voor opleveren van producten binnen het project Opstellen van een projectplan Tijdige oplevering van resultaten conform projectplan Plannen, managen en monitoren taken en activiteiten Rapporteren voortgang aan Werkstroomtrekker Escaleren van project issues aan Werkstroomtrekker Bewaken afhankelijkheden met andere projecten Betrekken van scholen en gemeenten in het projectteam voor de ontwikkeling van producten Werkwijze & procedures Maandelijkse voortgangsrapportage aan Werkstroomtrekker Periodiek overleg met eigen projectteam (nader te bepalen door Projectleiders) 3018-08H 25
Programma charter - Kennisteams Binnen de kennisteams wordt kennis uitgewisseld tussen scholen en opleidingen Samenstelling Samenstelling voor werkstroom 1, 2 en 3 (mogelijk één gezamenlijk kennisteam): - ROC Eindhoven: Projectleiders en platform MO - ROC Ter AA: Projectleiders en ntb - Platform VO (Stichting VMBO) en Projectleiders - Voorzitter MKB Samenstelling voor werkstroom 4: ntb Taken en bevoegdheden Het kennisteam wordt geïnformeerd over de werkstroomvoortgang door de Werkstroomtrekker Bespreken best practices Bespreken worst practices Kennisdeling tussen opleidingen/scholen Kennisdeling over thema t.b.v. projectresultaten Programma Organisatie Werkwijze & procedures Periodiek overleg ingepland door de Werkstroomtrekker 3018-08H 26
Bemensing projectteams De projectteams worden vastgesteld wanneer de prioriteitsstelling bekend is; Directeuren maken een voorstel voor de bemensing van de projectteams Projectteams De bemensing van de projectteams zal vastgesteld worden wanneer de prioriteitsstelling bekend is De Directeur van de desbetreffende school zal een voorstel doen voor een projectteam In het projectteam nemen functies plaats die voldoende gemandateerd zijn. Mogelijke functies zijn: - decanen met functie als docent - zorgcoördinatoren met functie als docent - docenten - projectbegeleiders - studentenbegeleiders - vertegenwoordigers bedrijfsleven - vertegenwoordigers overheid 3018-08H 27
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen 3018-08H 28
Planning vervolg In de zomermaanden wordt plateau 0 voorbereiding afgerond, zodat plateau 1a ontwerpen in september van start kan gaan Go/No Go besluit Go/No Go besluit Juni Juli Augustus September Oktober November Prioritering werkstromen Kwantitatieve analyse gereed 15/7 27/8 Concept prioritering gereed Voorbereidingsfase Inrichten werkstromen en projecten Uitwerken programma bewaking Afbouw bestaande structuren Uitwerken programma communicatie Werkstroomtrekkers benoemd 21/6 Budget opgesteld 1/8 Werkstroomtrekkers gebrieft door PMT 27/8 Procedure voor 1-7 voortgangsbewaking en budgetbewaking 1/8 27/8 opgesteld Inventarisatie ronde stakeholders Stakeholder analyse 15/7 gereed Overzicht lopende initiatieven en structuren 1/8 27/8 1/8 27/8 Voorstel voor bemensing projecten Programma tooling opgesteld Overlegstructuur uitgewerkt Communicatie meetings (symposium) met Directies MBO / VMBO Voorstel voor inlijven van lopende initiatieven in programma en afbouw van bestaande structuren Communicatieplan uitvoeringsfase opgesteld 1/11 Ontwerp fase Ontwerpen plannen van aanpak Start projecten werkstromen 1-4 Projectplannen gereed (analyse, aanpak, activiteiten) 3/9 15/10 1/11 Projectplannen gevalideerd & VSV-congres 3018-08H 29