Handleiding Exceltool GELAAGD PLANNEN Deze handleiding hoort bij de exceltool Gelaagd plannen en is bedoeld om planners/leidinggevenden/roosteraars te instrueren hoe de tool wordt gebruikt. Geadviseerd wordt om een kopie van het excelbestand te maken en er met behulp van deze instructie eerst eens mee te gaan spelen om het programma te leren kennen. 1. De rechten in het programma Het programma wordt normaliter beheerd door de planner. Deze kan overal in het programma zaken aanpassen. De medewerkers kunnen in het programma rondkijken, maar alleen wijzigingen in hun eigen rooster aanbrengen en bijvoorbeeld niet in die van een collega. 2. Diensten bekijken Als u het bestand opent, verschijnt onderstaand startscherm (zie figuur 1). In het startscherm van het programma kunt u zien welke diensten er zijn (linkerkant van de tabel) en hoeveel van elke diensten er bestaan (rechterkant van de tabel). Dit is handig om te weten als medewerkers hun eigen rooster gaat maken. Zij weten dan welke diensten zij kunnen kiezen. Figuur 2 Startscherm programma: welke diensten zijn er om te kiezen. Een product van StAZ Ontwikkeld door Syntro 1
Vervolgens kunt u naar andere onderdelen van het programma gaan. Dit kunt u doen door op een ander tabblad te klikken onderaan het scherm, zie figuur 2. Figuur 2 Voorbeeld van een tabblad waar kan worden geklikt 2
3. Bezwaarlijke diensten Klik op het tabblad Invulscherm RBP (roosterbezwaarlijkheidsprofiel). Medewerkers kunnen 100 bezwaarlijkheidspunten verdelen over de diensten. Hier kunt u bekijken hoeveel punten iedereen heeft toegekend aan de in zijn ogen bezwaarlijke (niet zo fijne) diensten. Zie figuur 3 voor een voorbeeld van het toekennen van punten van twee medewerkers. Hoe meer punten er in een vakje staan, hoe vervelender de desbetreffende persoon deze dienst vindt. Figuur 3 Invulscherm van de bezwaarlijkheidspunten. Hoe meer punten er zijn ingevuld, hoe bezwaarlijker een dienst wordt ervaren. 3
Alle punten van het hele team worden vervolgens bij elkaar opgeteld. Nu is er een totaalplaatje te zien van de impopulaire diensten onder tabblad RBP, zie figuur 4. Hoe hoger het percentage, hoe minder populair de dienst. In figuur 4 is de dienst in de ochtend op dinsdag het minst populair, want het heeft het hoogste percentage. Als de vakjes zwart zijn betekent dit dat de dienst niet bestaat of dat niemand punten aan deze dienst heeft gegeven. Figuur 4 Overzicht bezwaarlijkheid van de diensten 4
4. Uw eigen rooster maken Op medewerkers-bladen kunnen medewerkers hun eigen rooster invullen. Zij kunnen dit ook op papier doen, waarna de planner de roosters overneemt in het excelbestand. De medewerkersbladen krijgen de namen van de medewerkers die op het tweede tabblad (Medewerkers) zijn ingevuld. Zie figuur 5. Figuur 5 Ingevuld eigen rooster van een individuele medewerker De volgende zaken zijn in figuur 5 te zien: Bij pijl A kunt u zien op hoeveel uur per week u gemiddeld uit komt met alle diensten die u tot dan toe hebt ingevuld. Dit moet ongeveer gelijk zijn aan de contractgrootte. Bij pijl B kunt u uw rooster invullen. Hiervoor gebruikt u de codes uit het startscherm. Deze codes zijn ook te vinden in een uitklapschermpje als u rechtsboven in een cel klikt. Bij pijl C kunt u jokers inzetten. Dit zijn de gele vakjes die u ziet. Een vakje wordt geel als u een J in het vakje typt. Met een joker markeert u dat een bepaalde dienst/roostervrije dag heel belangrijk voor u is. Bij pijl D kunt u zien wat uw aandeel is geweest in het kiezen van bezwaarlijke (impopulaire) diensten. Hoe hoger het percentage, hoe groter uw aandeel. Wat bezwaarlijke diensten waren, had u al gezien bij het tabblad RBP. In het voorbeeld van figuur 6 willen veel medewerkers de dienst op dinsdagochtend liever niet draaien. Wanneer zij deze dienst toch kiezen, krijgen zij een hoger percentage. 5
5. Het totaaloverzicht Op het tabblad Rooster is vervolgens het totaalrooster te zien van alle medewerkers. Dagen met een joker zijn in het rooster gemarkeerd met een geel streepje. Figuur 6 Totaalrooster van het team Onder pijl A is het aantal ingeroosterde uren te zien gemiddeld per week. Onder pijl B het roosterbezwaarlijkheidspercentage (RBP) te zien. Hoe hoger het percentage, hoe groter het aandeel is geweest in het kiezen van de vervelende diensten. Het eerlijkste is dat iedereen ongeveer een gelijk percentage heeft, dan zijn alle vervelende diensten gelijk verdeeld. Christoine uit figuur 6 (met een RBP van 14,75%) zou bijvoorbeeld nog wel wat vervelende diensten in zijn rooster mogen kiezen, omdat hij vooral diensten heeft gekozen die iedereen fijn vindt om te draaien. Bij pijl C zijn gekleurde vakjes te zien. Deze geven aan of er tekorten zijn of dat er een overbezetting is op bepaalde diensten. Hierbij geldt: o Groen: Bezetting klopt. o Rood: Onderbezetting (cijfer in het vakje geeft aan hoeveel mensen er tekort zijn) o Blauw: Overbezetting (cijfer in het vakje geeft aan hoeveel mensen er te veel zijn. Negeer hierbij het min-teken). Nu bekend is waar de onder- en overbezetting zit, kan er vervolgens geschoven worden door de medewerkers in hun rooster. De laatste problemen worden vervolgens opgelost door de planner. Uiteindelijk moeten alle vakjes onder het rooster groen worden. Als een medewerker een dienst heeft verschoven staat op die dienst een paars lijntje, zodat u uiteindelijk ook een goed zicht hebt op wie in welke mate concessies doet om een kloppende oplossing te bereiken. 6