Datum : versie :wmo.3.0 1

Transcriptie

1 1

2 Beste collega, Welkom bij ThuiszorgInHolland en welkom bij Easyweb, het online planningsprogramma van ThuiszorgInHolland. In Easyweb kun je online je rooster inzien, inschrijven op openstaande diensten en je uren bevestigen. Ga, wanneer je inlogt, altijd eerst naar de homepagina. Vanuit het hoofdkantoor kunnen er mededelingen gedaan worden die van belang zijn om te lezen. Belangrijk Inloggegevens zijn persoonlijk. Deze dien je niet aan anderen te overhandigen. Via het web hebben jullie toegang tot privégegevens van de cliënt. Hiervoor geldt het privacyreglement. Op openbare computers dien je uit te loggen. Alle geprinte privégegevens van cliënten en/of medewerkers die je niet gaat gebruiken, dien je te vernietigen. Je wordt geacht om wekelijks je uren te bevestigen. Alle uren van een periode moeten uiterlijk op de woensdag na afloop van de periode bevestigd zijn. Je verklaart dat alleen de correcte uren (gewerkt, verlof, verzuim) worden bevestigd. In de handleiding kun je de volgende onderwerpen vinden: 1. Wachtwoord wijzigen Pagina 3 2. Je werkrooster inzien Pagina 4 3. Diensten wijzigen / aanpassen Pagina 5 4. Inschrijven op Openstaande diensten Pagina 6 5. Toekennen of Afwijzen van inschrijvingen Pagina 7 6. Uren bevestigen Pagina 8 7. Rooster uitprinten Pagina 9 2

3 1. Wachtwoord wijzigen Na het inloggen kun je het wachtwoord wijzigen. Klik op je naam rechtsboven. Je komt dan in dit scherm: Klik dan op Wijzig profiel Klik dan op Wachtwoord beheren en volg de instructies Klik dan op Verander wachtwoord en ga terug naar Home 3

4 2. Je werkrooster inzien Voor je dagelijkse werkzaamheden zal je vooral werken vanuit de pagina Planning en declaraties. Klik op Planning en declaraties en dan op tabblad Rooster. Hier zie je de diensten die voor je ingeroosterd staan Met de pijltjes kun je naar weken in het verleden of in de toekomst klikken Je kunt altijd 4 weken van je rooster vooruit zien: de huidige week en de komende 3 weken. Voor de diensten die op Easyweb in die weken staan ingeroosterd heb je een oproepverplichting. Dat betekent dat je deze diensten niet af kunt zeggen, tenzij de afdeling Planning daar mee instemt. Je zult hierover dus altijd in overleg moeten. Je kunt je diensten zien per week of per dag. 4

5 3. Diensten wijzigen/aanpassen Een eenmalige wijziging Een eenmalige wijziging (b.v. een keer op een andere dag of tijd) kan je zelf aanpassen in het rooster op Easyweb. Dit kan alleen op of na dag van de oorspronkelijke dienst. Diensten in de toekomst kun je nog niet wijzigen. Deze aanpassing kan je doorgeven aan de afdeling Planning. Zij passen het aan in het rooster en dat zie je dan meteen terug op je rooster in Easyweb. Je dubbelklikt op de betreffende dienst. Dan kom je in een venster waar je de dag en/of tijd aan kunt passen. Voer de gewenste wijziging in. Schrijf bij opmerking de reden van de wijziging en klik op Opslaan. Gebruik dit veld zorgvuldig. De informatie is voor iedereen die bij de cliënt komt te werken zichtbaar. Heb je niets gewijzigd, klik dan op Annuleren. Wij zien de wijzigingen hier op kantoor, controleren ze en verwerken het verder. Een vaste wijziging Een vaste wijziging (b.v. voor vast naar een andere dag of tijd) moet je z.s.m. doorgeven aan de afdeling Planning. Zij passen dit dan aan in de vaste zorgtijden van de cliënt. Dit zie je daarna ook terug in je rooster. 5

6 4. Inschrijven op openstaande diensten Bijna elke dag zijn er wel openstaande diensten bij cliënten. Ook kunnen er nieuwe cliënten bij komen. Het is belangrijk dat deze zo snel mogelijk door een medewerker ingevuld worden. Klik op het Tabblad Openstaande diensten (dikke blauwe pijl) Je ziet alle openstaande diensten vanaf de volgende dag, voor die betreffende week en voor een aantal weken daarna. Het betreft cliënten die binnen een straal van 10 of 20 km van jouw woonadres vallen (dit hangt af van de regio waar je werkt). De afstand die je ziet staan is een inschatting van jouw postcode naar die van de betreffende cliënt. Je kunt met de pijltjes naar volgende weken gaan (dunne schuine pijl). Wanneer je op een dienst in wilt schrijven, klik je op het pijltje in het rondje aan de rechterkant (korte blauwe pijl). Houd hierbij rekening met de diensten die al in je rooster staan! Kijk of er ook in de volgende week/weken diensten voor diezelfde cliënt diensten open staan. Het heeft onze voorkeur als dezelfde (inval-)medewerker dan op die diensten inschrijft. Per dienst kan er 1 medewerker inschrijven. Je kan/mag op meerdere diensten inschrijven. Schrijf niet voor meerdere diensten op dezelfde dag en tijd in. Dat belemmert het inschrijven voor collega s en geeft onnodig werk op de afdeling Planning. 6

7 5. Toekennen of Afwijzen van inschrijvingen Als je inschrijft op een dienst betekent dit niet meteen dat je daar ook mag gaan werken. Je moet hier eerst een bevestiging van krijgen. De afdeling Planning verwerkt dagelijks de inschrijvingen op openstaande diensten Zij doen dat in volgorde van datum openstaande dienst: de diensten van morgen en overmorgen moeten uiteraard sneller toegekend worden dan inschrijvingen voor diensten over 2 weken. Wanneer een dienst wordt toegekend ontvang je een mail met de bevestiging en staat de dienst in je rooster op Easyweb. Wanneer een inschrijving op een dienst wordt afgewezen ontvang je mail met het bericht dat de dienst niet is toegekend. De dienst verschijnt dan ook niet je rooster. Dit is een automatisch verstuurde mail. Dat betekent dat wij de reden van afwijzing daar niet in op kunnen nemen. De afgewezen dienst kan dan weer online komen in de Openstaande Diensten op Easyweb. Het is niet de bedoeling dat dezelfde medewerker daar dan opnieuw op inschrijft. Dus: Alleen wanneer de dienst in je rooster op Easyweb staat, mag je bij de betreffende cliënt gaan werken. 7

8 6. Bevestigen van de uren in je rooster De uren (gewerkte uren, verlof of verzuim) moeten door jou bevestigd worden. Pas dan kan er tot loonbetaling worden overgegaan. Wij verwachten dat je iedere week de uren bevestigt. Ga op het tabblad Rooster naar de week die je wilt bevestigen Controleer of alles goed in je rooster staat. Staat het niet goed in je rooster, pas het dan eerst aan in je werkrooster en bevestig het daarna. Staat alles goed, klik dan op het tabblad Bevestigen. Selecteer de dag/dagen die je wilt bevestigen of de hele week om te bevestigen en klik op ja. Als je het eenmaal bevestigd hebt dan kan je niets meer aanpassen in het rooster. Controleer het dus goed voor je bevestigt. Mocht je per ongeluk iets bevestigd hebben dat je niet wilde/mocht bevestigen, mail dat dan z.s.m. aan de afdeling uren Zij zullen het verder oppakken. 8

9 7. Rooster printen Indien gewenst, kun je je rooster printen vanuit Easyweb. Zowel je vaste rooster, als de invaldiensten. Met de pijltjes ga je naar de week of dag die je wilt printen. Je kunt een rooster per dag of per week uitprinten. Als je de week of de dag hebt gekozen, klik je op het printicoontje. Er wordt dan een mail, met daarin een bijlage met het rooster, gestuurd naar je mailadres. Vanuit daar kun je de bijlage uitprinten. 9