Gebruikershandleiding HetRooster.nl

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding HetRooster.nl Planningstool voor het vrijwilligerswerk Documentgegevens Datum Versie 1.1 Referentie FS Vrijwilligersbeleid Auteur Vrijwilligerscommissie 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 1 van 9

2 Inleiding Bij de zoektocht naar een geschikte tool voor het vastleggen van het diverse vrijwilligerswerk en in het bijzonder de mogelijkheid waarin leden zichzelf voor dit vrijwilligerswerk konden aanmelden, zijn wij terechtgekomen bij de website Deze website biedt de mogelijk om zelf een volledige vrijwilligerswerk-agenda op te zetten en alle leden als lid aan te maken. Vervolgens kunnen leden zich per computer, tablet of zelfs per telefoon aanmelden voor het vrijwilligerswerk. In de volgende hoofdstukken wordt de werking van het pakket c.q. de website verder uit de doeken gedaan. Ga naar Club info Het rooster (of direct naar en log daar in. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 2 van 9

3 1. Gebruikers 1.1 Rollen Binnen het programma zijn er een tweetal rollen: Medewerker Beheerder Medewerkers Medewerkers kunnen zich alleen aanmelden voor vrijwilligerstaken, hun eigen gegevens wijzigen en de informatie van andere gebruikers/leden zien. Wanneer een medewerker inlogt ziet het hoofdscherm eruit zoals de schermafdruk hieronder. In hoofdstuk 2 zullen we verder ingaan op de diverse opties Beheerders Beheerders hebben dezelfde rechten als medewerkers, maar mogen daarbij ook wijzigingen aanbrengen in de onderliggende infrastructuur. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 3 van 9

4 2. Medewerkers 2.1 Gegevens Als medewerker kun je je eigen gegevens inzien via de optie Mijn gegevens bovenaan de pagina. Dit scherm laat een aantal gegevens zien: Ingeroosterde diensten Gewerkte diensten Aantekeningen Bestanden Vakanties Ook kun je als medewerker jouw persoonsgegevens inzien via de optie Bewerk profiel. Op het tabblad Gegevens vind je jouw NAW-gegevens zoals die door de beheerder(s) zijn ingevoerd. Op het tabblad Foto staat de foto die je zelf als profielfoto hebt toegevoegd. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 4 van 9

5 Op het tabblad Instellingen kun je aangeven of je jouw contact- en adresgegevens wel of niet wil tonen aan de andere medewerkers. Ook kan je hier aangeven of je ruilmails wilt ontvangen en voor welke diensten. Tenslotte kun je ook aangeven of je een herinneringsmail wilt ontvangen op de dag voor een ingeroosterde dienst (staat standaard op Aan ). Via het laatste tabblad Wachtwoord kan kun je jouw wachtwoord wijzigen. 2.2 Ingeroosterde diensten Via deze optie kun je in één oogopslag zien voor welke diensten je jezelf hebt aangemeld. 2.3 Gewerkte diensten Via deze optie is via diverse overzichten terug te vinden welke vrijwilligerstaken je de laatste 6 maanden hebt gedraaid. 2.4 Aanmelden voor vrijwilligerswerk Je kunt je eenvoudig aanmelden voor vrijwilligerswerk door bovenaan het scherm te kiezen voor de optie Rooster. Hier kun je kiezen voor het overzicht van een specifieke taak, maar ook voor een totaaloverzicht. Overigens zijn er op dit moment (aug. 15) alleen nog maar roosters aangemaakt voor de bar en de keuken, maar de rest volgt snel. We kiezen nu voor Alle roosters. De voor deze handleiding gebruikte testgebruiker Theo is alleen ingedeeld als Vrijwilliger bar zaterdag en zal zich dus ook alleen voor deze diensten kunnen aanmelden. De overige diensten zal hij wel zien, maar hij kan zich hier niet voor aanmelden (ontbreken van tekst Neem deze dienst ). 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 5 van 9

6 Wanneer je kiest voor een dienst krijg je een popup-scherm die vraagt om jouw keuze te bevestigen. Wanneer je nu kiest voor Doe mij deze dienst komt jouw naam voor deze dienst in het rooster te staan en krijgt je een bevestiging van jouw aanmelding in de mail. Ook krijgt je de dag voor jouw dienst nog een herinneringsmail. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 6 van 9

7 2.5 Ruilen Wanneer je onverhoopt toch niet de dienst kan draaien waar je je voor hebt aangemeld, kun je deze dienst ter ruil aanbieden aan de andere vrijwilligers. Dit doet je door met zijn muis op een eerder door jou geaccepteerde dienst te gaan staan en te kiezen voor de pijltes: Vervolgens volgt er een scherm waarin je jouw verzoek tot ruilen kan bevestigen en een begeleidende tekst kan toevoegen. De dienst zal vervolgens in het geel worden weergegeven in het rooster en alle vrijwilligers die aangegeven hebben een mail te willen ontvangen als een dienst ter ruil wordt aangeboden, zullen deze ontvangen. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 7 van 9

8 2.6 Dashboard De voornaamste tegels op het dashboard voor een medewerker zijn waarschijnlijk de volgende drie: De eerste toont roulerend de diensten waarvoor je je hebt aangemeld. De tweede toont roulerend diensten die ter ruil zijn aangeboden. De derde toont roulerend diensten waarvoor nog niemand zich heeft aangeboden. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 8 van 9

9 2.7 Menu onderaan Tenslotte hebben we nog een menu onderaan de pagina. De meeste opties wijzen zich zelf, zijn ook via het menu bovenaan de pagina of via het dashboard te benaderen of zijn niet relevant om op dit moment te behandelen. Er staat er wel één bij die interessant is om te behandelen: Werkinstructie. Hier kunnen beheerders documenten toevoegen die interessant kunnen zijn voor de medewerkers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkinstructies voor de verschillende vrijwilligerstaken. 31 augustus 2015 Handleiding Medewerkers Hetrooster.nl.docx Pagina 9 van 9