Tips & Trics bij gebruik Agendamodule FYSIOROADMAP ALL-IN-ONE
INLEIDING In deze bekopte handleiding geven wij voor nieuwe klanten een aantal gebruikerstips voor het ingebruiknemen van FysioRoadmap all-in-one. We richten ons hierbij voornamelijk op de het maken van agendaafspraken en op het juist overnemen of toevoegen van gegevens die niet geautomatiseerd kunnen worden overgenomen uit andere proagramma s (IntraMed, Fysiologic, etc.) Ons advies is om vanuit het FysioRoadmap dashboard te werken. Vanuit het dashboard is het mogelijk om dossiers te openen, te schakelen naar de agenda of om interne berichten te versturen en te lezen. Ook is het mogelijk acties aan collega s uit te zetten en (op) te volgen. Versie 1.0 december 2016 1
1. Werken vanuit het Dashboard FysioRoadmap start bij het inloggen standaard op met het dashboard van de medewerker die inlogt in het systeem. De naam van de collega wordt aan de bovenrand van het dashboard getoond. Versie 1.0 december 2016 2
1.1 Agenda Afspraken in het dashboard In de kolom Agenda Afspraken worden de agenda afspraken van de huidige dag getoond. Standaard wordt hier de afspraak van het moment getoond en de nog aankomende afspraken. De afspraken die op de huidige dag reeds in tijd zijn geweest worden na afloop van de afspraak niet meer getoond. Door bij de acties de optie <toon alle afspraken> aan te vinken zullen ook de afspraken uit het verleden getoond worden. Versie 1.0 december 2016 3
Als er acties zijn uitgevoerd, kunnen deze invloed hebben op de weergave in de kolom Agenda afspraken: Versie 1.0 december 2016 4
2. Gegevens synchroniseren met voormalige agendasoftware Het is niet mogelijk om alle noodzakelijk informatie vanuit andere agenda/declaratie software programma s over te nemen. Met verschillende programma s is er een koppeling te maken (IntraMed, Fysiologic) maar ook vanuit deze koppeling krijgen wij niet alle noodzakelijk informatie doorgespeeld. In dit hoofdstuk wordend e belangrijkste ontbrekende punten doorgenomen. Om de gemaakte afspraken op een juiste manier digitaal te declareren zijn de volgende gegevens nodig: - Juiste indicatie - Prestatiecode - COV check (polis gegevens) - Diagnosecode - Geldigheidsduur (bij chronische diagnosecode) - Reeds gedeclareerd aantal behandelingen 2.1 Gegevens van chronische indicatie synchroniseren Voor de patiënten die op een chronische indicatie worden gedeclareerd is het van belang dat in FysioRoadmap wordt ingevoerd hoeveel behandelingen er binnen deze indicatie al zijn gedeclareerd zijn op IC 008 (ten laste van de aanvullende verzekering (AV) en of de geldigheidsduur van deze chronische indicatie overeenkomt met de duur in het voormalige declaratieprogramma. Verder is van belang om te controleren of de in FysioRoadmap gebruikte diagnosecode dezelfde is als in het voormalige declaratieprogramma. Selecteer vanuit het dashboard de optie <open patiënt> Binnen FysioRoadmap wordt het cockpit scherm van deze patiënt geopend. Selecteer nu in de taakbalk de optie <wijzig indicatie> Versie 1.0 december 2016 5
2.1.1. Indicatiegegevens controleren en aanpassen In het veld indicatie dienen nu de volgende gegevens te worden gecontroleerd: Diagnosecode: De hier genoteerde diagnosecode dient identiek te zijn aan de voor declaratie gebruikte diagnosecode in het voormalige declaratieprogramma Indien het een chronische diagnosecode betreft zal FysioRoadmap automatisch het vinkje <AAN> zetten bij het veld <Chronisch> Het vinkje bij <eerste aandoening> zal door FysioRoadmap aangevinkt worden indien deze diagnosecode in het getoonde kalenderjaar niet eerder bij een andere indicatie is gebruikt. Hierdoor zal FysioRoadmap na IC 008 overschakelen op IC 001. Indien het vinkje <UIT> staat zal FysioRoadmap na IC 008 overschakelen op IC 002 (!) De geldigheidsduur dient overeen te komen met de geldigheidsduur in het voormalige declaratie programma. Deze is aan te passen door het icoon van het potloodje te selecteren. Het aantal behandelingen dat reeds op deze indicatie is gedeclareerd moet worden ingevuld. Hierdoor wordt het omslag moment van IC 008 naar IC 001 (of IC 002) beinvloed. Het aantal behandelingen dat wordt ingevuld, wordt afgetrokken van de 20 keer IC 008 die automatisch door FysioRoadmap worden aangemaakt. Indien het aantal reeds gedeclareerde behandelingen op deze indicatie meer dan 20 is zal FysioRoadmap direct starten met IC 001 (of IC 002, indien het vinkje <UIT> staat bij het veld <eerste aandoening> Selecteer na controle en eventuele aanpassing op <OK> Staat er voor de diagnosecode een rood uitroepteken dan is er sprake van een voorbehoud voor het gebruik van deze chronische diagnosecode. Selecteer het rode uitroepteken om het voorbehoud in beeld te brengen. Het uitroepteken houdt NIET in dat er niet gedeclareerd kan worden. Het is als reminder voor de gebruiker bedoeld om te bepalen of de gekozen diagnosecode ook daadwerkelijk als <chronisch> gebruikt kan/mag worden. Versie 1.0 december 2016 6
Versie 1.0 december 2016 7
2.2 Gegevens van een NIET chronische indicatie synchroniseren Voor de patiënten die op een NIET chronische indicatie worden gedeclareerd is het van belang dat in FysioRoadmap wordt ingevoerd hoeveel behandelingen er reeds gedeclareerd zijn op de aanvullende verzekering (AV). Verder is van belang om te controleren of de in FysioRoadmap gebruikte diagnosecode dezelfde is als in het voormalige declaratieprogramma. Selecteer vanuit het dashboard de optie <open patiënt> Binnen FysioRoadmap wordt het cockpit scherm van deze patiënt geopend. Selecteer nu in de taakbalk de optie <wijzig indicatie> Versie 1.0 december 2016 8
2.2.1. Indicatiegegevens controleren en aanpassen In het veld indicatie dienen nu de volgende gegevens te worden gecontroleerd: Diagnosecode: De hier genoteerde diagnosecode dient identiek te zijn aan de voor declaratie gebruikte diagnosecode in het voormalige declaratieprogramma Het vinkje bij <eerste aandoening> dient aangevinkt te zijn indien deze diagnosecode in het getoonde kalenderjaar niet eerder bij een andere indicatie is gebruikt. Selecteer na controle en eventuele aanpassing op <OK> 2.2.2. Persoonsgegevens aanpassen Naast de indicatiegegevens dienen ook de persoonsgegevens te controleren en dienden de declaratiegegevens toegevoegd te worden. Indien de patiënt reeds is geselecteerd in het cockpit scherm, toets dan functietoets F3 (sneltoets voor <wijzigen patiënt>) De patiëntkaart van de geselecteerde patiënt wordt nu geopend. Dit scherm bestaat uit minimaal 2 tabbladen. Indien de praktijk gebruik maakt van abonnementen is er een 3 e tabblad in beeld en indien de praktijk de Twinfield API is er een 4 e tabblad <financieel> in beeld. Versie 1.0 december 2016 9
Tabblad Algemeen De gele velden zijn verplicht in te vullen Versie 1.0 december 2016 10
2.2.3. Declaratiegegevens toevoegen Een essentieel onderdeel voor juiste declaratie is dat er in FysioRoadmap wordt aangegeven hoeveel zittingen er reeds zijn gedeclareerd (of welk bedrag) op de AV van de patiënt. Tabblad Polissen Dit kan in het tabblad <Polissen> van de patiëntkaart. Indien de COV reeds is uitgevoerd worden de gevonden polissen in dit tabblad reeds getoond. Versie 1.0 december 2016 11
In dit voorbeeld wordt een polis met zittingen getoond. Indien een patiënt een zgn. Budget polis heeft wordt er in plaats van zittingen het totaal te vergoeden bedrag binnen deze AV polis getoond. Om het reeds gedeclareerd aantal behandelingen (of bedrag) in te voeren selecteer de AV polis en selecteer <bewerken> Versie 1.0 december 2016 12
In het eerste tabblad staan de algemene gegevens van de polis. Indien er in dit kalenderjaar al declaraties hebben plaats gevonden moet dit worden ingevoerd in het 2 e tabblad <reeds gebruikt>. Helaas is het wegens privacy wetgeving niet mogelijk om dergelijke gegevens geautomatiseerd te importeren. Het gaat hier dus om het totaal van alle behandelingen BINNEN de eigen praktijk op IC 008 en IC 009 gedurende het huidige kalenderjaar (gedeclareerd in het voormalige declaratieprogramma) PLUS alle behandelingen BUITEN de eigen praktijk op IC 008 en IC 009. Indien de klant extra vergoedingen heeft binnen deze polis (bijv. o.b.v. een collectiviteit) kan dat op het 3 e tabblad <Extra vergoeding> Versie 1.0 december 2016 13
Versie 1.0 december 2016 14
Zodra het aantal is ingevoerd zal FysioRoadmap direct een herberekening maken van het aantal beschikbare behandelingen binnen de AV. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal reeds geplande afspraken in de FysioRoadmap agenda. Versie 1.0 december 2016 15
2.2.4. Weergave in sidebar Agenda Indien de declaratiegegevens in de polis zijn ingevuld wordt dit in de sidebar van de agenda getoond. Selecteer hiervoor een behandeling van de patiënt. De sidebar zal vervolgens alle benodigde informatie betreffende deze behandeling in de sidebar tonen. Versie 1.0 december 2016 16