Datum: Locatie: Afkortingen: VZ = ALV = Atrium = TC = MJOP = 29 juni 2009, 19.30 uur Wijkcentrum Holtenbroek, Bachlaan 20, 8031 HL Zwolle Voorzitter Algemene Ledenvergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Technische Commissie Meerjaren Onderhoudsplan Onderwerp: 1 Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De Voorzitter, Dhr. M.J. (Johan) de Velde opent om 19.40 uur de vergadering en heet alle aanwezigen een hartelijk welkom. Hij constateert dat er in beginsel onvoldoende stemmen aanwezig waren om een rechtsgeldige vergadering te houden. Twee van de eigenaren besluiten langs de deuren te gaan om machtigingen op te halen. Zij worden hartelijk bedankt door de wel aanwezige leden. Hierdoor zijn uiteindelijk 483 van de in totaal 936 uit te brengen stemmen in persoon, dan wel bij volmacht vertegenwoordigd. De vergadering kan dus rechtsgeldige besluiten nemen. (BESLUIT) Namens het bestuur is aanwezig Dhr. M.J. de Velde, Dhr. P. (Paul) Harmens en Mevr. E. (Evelien) Stuit. Namens Atrium Vastgoedmanagement B.V. is aanwezig Dhr. R. Geerlings. Stichting Woningmaatschap XXXII is vertegenwoordigd door Dhr. Ninaber. Terwijl de genoemde eigenaren langs de deuren gaan om stemmen op te halen wordt gekeken naar de presentatie van Anko van der Molen (173) over het tuintjesplan en de fietsenstalling. Dhr. Van Veen, mede eigenaar en lid van de T.C. heeft driedimensionale plaatjes van het pand gemaakt die door de eigenaren bijzonder gewaardeerd worden. 2 Mededelingen, ingekomen stukken, vaststellen agenda Mededelingen Er zijn geen mededelingen. Ingekomen stukken Er is een ingekomen email van Dhr. Modderkolk waarin hij verzoekt het Huishoudelijk Reglement op te sturen aan alle bewoners. Vaststellen agenda Geconstateerd wordt dat agendapunt 9 nummer 10 moet zijn. Er is geconstateerd dat er stroom wordt afgetapt vanuit de keldergang naar individuele bergingen. Dit wordt besproken bij punt 10. Dhr. Harmens verzoekt om toestemming voor plaatsing geiserafvoer door dak. Dit wordt besproken bij punt 10. Met de toevoeging van deze punten wordt de agenda vastgesteld. (BESLUIT) 3 Vaststelling notulen ledenvergadering van 3 november 2009 12 11 2010 1 van 5
De VZ bespreekt de notulen van de algemene ledenvergadering van 3 november 2009 zowel inhoudelijk als contextueel. De notulen worden zonder verdere wijzigingen vastgesteld. (BESLUIT) 4 Benoeming bestuursleden en commissieleden Dhr. Van Veen en Mevr. Tänzer (beiden afwezig) hebben aangegeven bereid te zijn de functie van lid van de TC te willen blijven vervullen. Zij wordt door de leden herbenoemd (BESLUIT). Mevr. Stuit is het afgelopen jaar ad interim toegetreden tot het bestuur in de plaats van aftredend bestuurslid Mevr. Yancharuk. Mevr. Stuit wordt benoemd tot bestuurslid (BESLUIT). Zittend voorzitter Dhr. De Velde (VZ) alsmede bestuurslid Dhr. Harmens worden door de ALV bekrachtigd in zijn bestuursfunctie. (BESLUIT) 5 Huismeester De huismeester, de heer G. Plattel, is met pensioen gegaan. Tijdens een afscheidsborrel in de centrale hal van de flat is hij uitgebreid bedankt voor zijn werkzaamheden in de afgelopen jaren. Dhr. Harmens heeft zich bereid gevonden om de huismeesterstaken te gaan verrichten. De huismeesterstaken waren voorheen altijd onderdeel van de schoonmaakkosten. In overleg met Dhr. Harmens zal nog worden bekeken in hoeverre hij een onbelaste vrijwilligers en onkostenvergoeding kan krijgen. De leden zijn blij dat een van de leden bereid is om deze taak op zich te nemen. De huismeester houdt zich o.a. bezig met het schoonmaakbedrijf, herstel van kleine reparaties, contacten met de gemeente en het begeleiden van onderhoudsbedrijven. Nawoord van het bestuur: inmiddels is e.e.a. rond en werkt Dhr. Harmens de nieuwe huismeester. Hiertoe is met hem een vrijwilligersovereenkomst gesloten. De hoogte van de vrijwilligersvergoeding is vergelijkbaar met de kosten die voor de heer Plattel in rekening werden gebracht. 6 Financieel overzicht 2009 De kascommissie heeft de stukken bekeken maar omdat er te weinig tijd was voor zowel Atrium als de Kascommissie is het niet gelukt om de vragen voor de vergadering te beantwoorden. Voorgesteld wordt daarom dat onder voorbehoud van beantwoording van de vragen van de kascommissie de voorgestelde besluiten worden genomen en het resultaat van de uiteindelijke conclusie van de kascommissie in de notulen wordt opgenomen. Jaarrekening 2009 Dhr. Geerlings geeft een toelichting over de financiële jaarstukken 2009. De balans en de resultatenrekening worden besproken. Er zijn verder geen vragen of opmerkingen over de jaarrekening waarna deze onder voorbehoud van de afhandeling van de kascommissie worden vastgesteld (BESLUIT) Decharge beheerder voor de gevoerde financiële administratie 2009: De KC heeft de kasstukken bekeken. Zij heeft enkele vragen gesteld over de jaarstukken die door Atrium beantwoord zullen worden. Zodra deze vragen opgehelderd zijn zullen de leden op advies van de Kascommissie besluiten Atrium Vastgoedmanagement decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. (BESLUIT) Bestemming exploitatiesaldo: 12 11 2010 2 van 5
Er is een klein negatief exploitatiesaldo van 1.172. Een heel net resultaat in vergelijking tot de realisaties in de afgelopen jaren. Besloten wordt om het negatieve exploitatiesaldo ten laste van het reservefonds te laten komen. (BESLUIT) NOOT: Bijgaand treft u de ondertekende kasverklaring aan. Alle vragen zijn door Atrium naar tevredenheid van de Kascommissie beantwoord. Er zijn verder geen onregelmatigheden zijn geconstateerd in het gevoerde financiële beleid over het jaar 2009. Conform besluitvorming op de Algemene Ledenvergadering worden achteraf hiermee de genoemde besluiten bekrachtigd: 7 Begroting 2010 vaststellen van de maandbijdragen Dhr. Geerlings bespreekt de begroting 2010. Om te voorkomen dat de bijdragen net als vorig jaar op termijn sterk om hoog moeten wordt voorgesteld om een indexering toe te passen. Alle kosten van onderhoudscontracten en polissen worden namelijk geïndexeerd. Aan de leden het verzoek met deze begroting in te stemmen en met de daarbij behorende servicekosten waarop een indexering van 1,7% is toegepast. De leden besluiten de begroting in te laten gaan per 1 juli 2010. Dat betekent dat deze bijdrage van kracht is. (BESLUIT) De leden ontvangen een brief met daarin per appartementsrecht het definitieve bedrag van de maandbijdrage. (ACTIE) 8 Bespreken onderhoud gebouw In het voorjaar van 2010 zijn de uitpandige delen van de slaapkamerkozijnen aan de galerijzijde geschilderd. Het resultaat mag er zijn en de leden zijn tevreden over het schildersbedrijf Hekkert. In het najaar start de firma Rendon met het herstel van de galerijvloeren. Deze zijn aan onderhoud toe, dienen opnieuw voorzien te worden van een coating en de afwatering dient hersteld te worden en de dilatatievoegen op de galerijen moeten vervangen te worden. Voor de komende jaren stond van 2010 in het MJOP opgenomen dat het dak gefaseerd vervangen zou gaan worden. Dhr. Geerlings stelt voor om alles in één keer uit te voeren nu de financiële middelen toereikend zijn. Concreet betekent dit, dat er nieuwe isolatie en dakbedekking wordt aangebracht. De isolatie is nu onvoldoende. Er wordt besloten om het dak om de volgende reden in z n geheel aan te pakken: 1. Totale kosten bij gefaseerde aanpak veel hoger dan bij vervanging in een keer. 2. Momenteel veel onderhoudskosten aan verhelpen daklekkages alsmede herstel van gevolgschades zoals houtrot etc. 3. Gevolgschades, met daklekkage als oorzaak, zijn uitgesloten door de verzekering. De leden stemmen hiermee in. Dit betekent dat er in de komende jaren ruimte is voor andere noodzakelijke werkzaamheden. (BESLUIT). In de najaarsvergadering van november zal het MJOP worden aangepast en besproken. 9 Tuintjesplan Al langer speelt binnen de vereniging de vraag van begane grond bewoners of zij aan de Obrechtstraatzijde een deel van de gemeenschappelijke tuin kunnen gebruiken voor privégebruik er verkrijging van meer leefruimte en privacy. Er zijn veel verschillende meningen maar het vraagstuk blijft bespreekbaar. 12 11 2010 3 van 5
Dhr. Geerlings geeft aan dat de tuintjes in geen geval tot het appartementsrecht getrokken kunnen worden, en dat deze grond te allen tijde van de VVE blijft. Het kan dus niet zodanig als verkoopargument gebruikt worden. Groot probleem wordt de uniforme uitstraling van het gebouw als er schuttingen, perkjes en dergelijke geplaatst gaan worden. Daardoor zou het aangezicht van het gebouw kunnen veranderen. Naar aanleiding van de presentatie van Anko van der Molen over de verschillende ontwerpen van de tuin, gemaakt door Hans van Veen, wordt er verder gediscussieerd. Geconstateerd wordt dat de splitsingsakte van de VvE geen afwijkende verdeelsleutels kent met betrekking tot gemeenschappelijke kosten. De kosten voor de werkzaamheden van de tuin worden dus niet specifiek aan de begane grond eigenaren doorbelast. Omdat er nog geen offertes zijn spreken de leden in principe de intentie uit voor de separate fietsenstalling en de driehoekige hagen. De tuincommissie start met het aanvragen van offertes (ACTIE) In navolg op de grafische tekeningen van de tuinen heeft Hans van Veen ook grafische tekeningen van de balkons gemaakt. Dit met het oog op de gewenste toekomstige vervanging van de balkonplaten. 10 Aanvullende punten HHR Een van de eigenaren heeft middels een ingekomen stuk verzocht dat ook huurders in het bezit worden gesteld van een HHR. De eigenaren die hun appartementen verhuren worden verzocht dit op te sturen en kenbaar te maken bij hun huurders. Aftappen van stroom Het lijkt erop dat er in de kelder her en der stroom wordt afgetapt naar privé bergingen. Dit is niet toegestaan in verband met oneigenlijk gebruik en gevaar voor de veiligheid. De huismeester zal dit samen met een elektricien (dhr. van der Molen) onderzoeken en inventariseren. (ACTIE) Toestemming: Dhr. Harmens vraagt om toestemming om een dakdoorvoer aan te brengen i.v.m. het aanbrengen van een geiser. In principe is dat niet toegestaan omdat de vereniging geen werkzaamheden voor een individu op het dak wil laten uitvoeren, echter met het oog op de vervanging van de dakbedekking kan nader bekeken worden of dit gelijk meegenomen kan worden. 11 Rondvraag Een van de eigenaren verzoekt bewoners met een hond om deze ook buiten het gemeenschappelijke terrein uit te laten. Ook vervuiling op de galerij, al dan niet per ongeluk, dient ter stond te worden verwijderd. 12 Sluiting De VZ sluit om ongeveer 22.00 uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng en wenst een ieder een wel thuis. 12 11 2010 4 van 5
Besluiten: agendapunt Omschrijving Besluit d.d. 1 Voldoende stemmen 29 6 10 2 Agenda vastgesteld 29 6 10 3 Notulen 3 11 09 vastgesteld 29 6 10 4 Bestuursleden (her)benoemd 29 6 10 6 Jaarrekening 2009 vastgesteld 29 6 10 6 Decharge Atrium Vastgoedmanagement 29 6 10 6 Exploitatiesaldo t.l.v. reservefonds 29 6 10 7 Begroting 2010 + maandbijdragen vastgesteld 29 6 10 9 Intentie tuintjesplan. 29 6 10 Actiepunten: Actiepunt Zie Omschrijving Actie door: agendapunt 1 2 Brief bijdragen Atrium 2 8 Akkoord met uitvoering dak Atrium 3 9 Offerte aanvraag tuin Tuincommissie 4 10 HHR opsturen Verhuurders 5 10 Inventariseren aftap Huismeester + TC Informatie over uw VvE Obrechtstraat 173 387 te Zwolle Bestuur : Voorzitter de heer M.J. de Velde (235) Bestuurslid de heer P. Harmens (377) Bestuurslid mevrouw E. Stuit (287) Huismeester : De heer P. Harmens huismeesterobrechtflat@home.nl Technische Commissie : De heer H. van Veen (213) Mevrouw J. Tänzer (313) Kascommissie : Mevrouw J. Tänzer (313) Accountmanager: : De heer R. Geerlings info@atrium vgm.nl 12 11 2010 5 van 5