Wat is V.S.W.? Wat wil V.S.W.? Beleidsvoornemens voor de komende jaren November 2006 1
Voorwoord V.S.W. is een bloeiende vereniging, met een belangrijke sociale functie in Windesheim en omgeving. Met de groei van Windesheim zal ook de vereniging verder groeien de komende jaren. Het runnen van een vereniging als V.S.W. is geen eenvoudige opgave. Steeds meer taken komen op de vereniging af, steeds meer regelgeving is er waarmee rekening moet worden gehouden. En vooral dat werk zijn vaak steeds minder mensen te vinden. Zeker bij een verdere groei van de vereniging is het dus zaak vooruit te kijken. Vandaar dat het bestuur het initiatief heeft genomen om te komen tot een aantal beleidsvoornemens voor de komende jaren. In deze beleidsvisie geven wij aan wat er in onze ogen de komende jaren dient te gebeuren op de diverse verenigingsonderdelen: Technisch beleid Bestuurlijke organisatie Accommodatie en onderhoud Vrijwilligersbeleid Communicatie Financiën Het bestuur erkent dat het opstellen van een beleidsvisie één ding is. Het realiseren van de visie is iets heel anders. Daarvoor zijn veel mensen nodig. Natuurlijk de huidige vrijwilligers, maar ook nieuwe. Als we samen onze schouders er onder zetten, zien wij een mooie toekomst weggelegd voor onze club. V.S.W. is het waard. Het dagelijks bestuur van voetbalvereniging V.S.W. Age Braad Petra Dozeman - van der Hulst Paul Schoorlemmer 2
Technisch Beleid Hoewel veel binnen onze club belangrijk is, gaat het toch om het voetbal. Vandaar dat we onze beleidsvisie beginnen met het technisch beleid. Doelstelling De doelstelling van V.S.W. is om haar leden in de gelegenheid te stellen de voetbalsport te beoefenen. Daarbij is er plaats, mits voldoende aanbod, voor alle geledingen (mannen, vrouwen, jongens, meisjes). We streven ernaar om met de teams zo hoog mogelijk in competitieverband uit te komen. Een belangrijke nevendoelstelling is dat we stelselmatig de saamhorigheid binnen de vereniging willen vergroten. Niet alleen binnen de teams, maar binnen de hele vereniging. Het streven om zo hoog mogelijk te spelen kent enkele beperkingen: Er worden aan spelers geen vergoedingen verstrekt. Alle trainers / leiders zijn vrijwilliger; slechts de trainer van de seniorenselectie ontvangt een vergoeding. Technische Commissie / Technische Staf De TC is verantwoordelijk voor het technische beleid binnen de vereniging. De technische staf (alle trainers / leiders) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Binnen de technische staf is de hoofdtrainer eerstverantwoordelijk en coördinator. Teams V.S.W. kent momenteel negen teams. Vooral op juniorenniveau ontbreken momenteel teams (A- en B junioren). Het beleid zal de komende jaren nadrukkelijk gericht moeten zijn op het realiseren van een B- en een A- junioren elftal. Jongeren in de betrokken leeftijdscategorie zullen actief benaderd worden om te blijven of te komen voetballen bij V.S.W.. Speelwijze Om de doorstroming van spelers van pupillen naar junioren en van junioren naar senioren te bevorderen is het van belang dat speelwijze en trainingsmethoden op elkaar afgestemd worden. Dit betekent niet dat iedereen hetzelfde moet doen, maar er moet wel met elkaar over gesproken worden. Dit kan bereikt worden door structureel overleg (minimaal twee maal per seizoen) tussen alle trainers van V.S.W. (van senioren t/m pupillen) onder leiding van de hoofdtrainer en in aanwezigheid van de TC. Selecteren Zeker als de vereniging verder zal groeien is het van belang dat er regels worden opgesteld op welke manier er tot teamsamenstelling wordt overgegaan. Dit geldt met name voor pupillen en junioren. Ook voor het in de toekomst mogelijk vervroegd doorschuiven van spelers binnen de vereniging en dan afspraken maken onderling. De TC is hiervoor verantwoordelijk in overleg met de hoofdtrainer. Trainers Aangezien alle trainers / leiders, op de hoofdtrainer na, vrijwilliger zijn kunnen er moeilijk technische eisen worden gesteld wat betreft opleiding. Toch wil het bestuur proberen het opleidingsniveau van de trainers te verhogen, door de mogelijkheid aan te bieden om traineren begeleidercursussen te volgen bij de KNVB. 3
Scheidsrechters Wat voor de trainers / leiders geldt, geldt ook voor (aspirant) scheidsrechters. Ook hiervoor wil de vereniging de mogelijkheid bieden cursussen te volgen. Activiteiten voor de komende jaren: Vanaf het seizoen 2007/2008 vindt er structureel trainersoverleg plaats (minimaal 2x per jaar). Actie hoofdtrainer In augustus 2007 wordt gestart met een B-juniorenteam. Mogelijke potentiële spelers worden vanaf januari 2007 actief benaderd. Actie TC Bij de indeling van de teams voor het seizoen 2008/2009 wordt gewerkt aan de hand van een vastgesteld selectiebeleid. Actie TC. In januari 2007 wordt het cursussenaanbod voor trainers en scheidsrechters van de KNVB binnen de vereniging bekend gemaakt. Actie TC en Bestuur. 4
Bestuurlijke organisatie Vorig jaar is met behulp van de Stichting Sportservice Zwolle de organisatiestructuur van V.S.W. bekeken en vervolgens is er een organisatiewijziging doorgevoerd. De organisatie ziet er nu als volgt uit: Het Dagelijks Bestuur heeft de dagelijkse leiding en kan indien nodig ad hoc beslissingen nemen aangaande zaken die het over direct dan wel indirect gaan. Het ad hoc besluit dient de eerstvolgende algemeen bestuursvergadering aan de orde gebracht te worden. Het Dagelijks Bestuur vergadert 1x per drie weken en kan afhankelijk van het onderwerp een of meer bestuursleden uitnodigen. Het algemeen bestuur vergadert 1x per vier weken in een dusdanige structuur dat de vergadering van het Dagelijks Bestuur maximaal 2 weken ervoor zit. De agenda wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter vastgesteld en 1 week voor de vergadering aan de leden verstrekt. Bestuursleden die een agenda punt willen inbrengen geven dat aan de secretaris aan voordat de agenda is verstrekt. Naast het dagelijks bestuur maken dus de commissievoorzitters en de vrijwilligerscoördinator deel uit van het algemeen bestuur. Het AB kan, naast de bestaande commissies, ad hoc en voor bepaalde tijd werkgroepen en commissies in het leven roepen om op ontwikkelingen die de vereniging aangaan, te kunnen anticiperen. Het is duidelijk dat met het uitvoeren van de gewone verenigingstaken de meeste tijd is gemoeid. Wanneer zich nieuwe taken aandienen zal het bestuur bezien in welke commissies deze belegd moeten worden en dan eerst met de commissievoorzitter in overleg treden. 5
Aan de organisatiestructuur hoeft ons inziens de komende jaren niet gesleuteld te worden. Wel moet er een duidelijke taakstelling worden opgesteld tussen het DB, het AB en de commissies. Activiteiten: Voor de zomer 2007 zijn de taken van het DB, het AB beschreven (actie bestuur) en de taken van de commissies (actie voorzitters commissies) Accommodatie / onderhoud Willen we de doelstelling realiseren, namelijk leden in de gelegenheid stellen de voetbalsport te beoefenen, dan is een goede accommodatie een essentiële randvoorwaarde. Onze huidige accommodatie voldoet niet aan de eisen. Wij willen: De aanleg van een trainingsveld met de minimale afmetingen van een normaal voetbalveld, voorzien van een lichtinstallatie. Dit veld kan worden aangelegd op het weiland, gelegen naast het huidige sportcomplex. Renovatie van het huidige voetbalveld zodat het weer aan de kwaliteits- en veiligheidseisen van de KNVB voldoet. De kleedkamers zodanig renoveren dat deze weer voldoen aan de vereiste wet- en regelgeving. Aangezien de gemeente eigenaar is van onze accommodatie hebben wij onze wensen daar kenbaar gemaakt. Om de haalbaarheid te vergroten hebben wij aangeboden om de nodige zelfwerkzaamheid als vereniging te verrichten. Het streven is erop gericht (een deel van) de vernieuwing van ons park gerealiseerd te hebben bij de viering van ons 60 jarig bestaan in het najaar van 2007. Activiteiten: Benaderen wethouder voor bezoek aan onze accommodatie (actie bestuur). Ambtelijk overleg om de mogelijkheden te verkennen. Afhankelijk van het bovenstaande eventueel actief politieke partijen benaderen om onze wensen kracht bij te zetten. In kaart brengen wat V.S.W. aan zelfwerkzaamheid kan realiseren. 6
Vrijwilligersbeleid Zoals al eerder geschreven staat of valt het bestaan van V.S.W. met de beschikbaarheid van vrijwilligers. Het probleem is dat er steeds meer taken op de club afkomen en daarmee komt er ook steeds meer op de vrijwilliger af. Samen met Sportservice is er vorig jaar binnen V.S.W. een beleidsplan vrijwilligers opgesteld. In dat beleidsplan zijn de volgende taken opgenomen: Verzorgen van de voorlichting over vrijwilligersbeleid Adviseren bestuur over vrijwilligersbeleid Behoefte aan vrijwilligers in beeld brengen Werkafspraken maken met de vrijwilligers Werven van vrijwilligers Begeleiden en ondersteunen vrijwilligers Coördineren scholing vrijwilligers Contacten met de andere commissies Zorgdragen voor het applausbeleid Het grote probleem is dat al het werk om vrijwilligers te werven in handen ligt van één persoon. Ironischer kan het bijna niet. Mensen zoeken die lid willen worden van de vrijwilligerscommissie is dus een eerste en belangrijke opgave. Activiteiten: Vinden van leden voor de commissie. Taakinventarisatie en taakomschrijvingen commissie vastleggen. Opbouwen van een database met vrijwilligers en potentiële vrijwilligers. Aandacht voor de vrijwilligers Secundaire arbeidsvoorwaarden Begeleiding en scholing Tevredenheidsonderzoek Waardering en beloning Bovenstaande is alleen mogelijk bij het vinden van meer vrijwilligers 7
Communicatie Communicatie is erg belangrijk binnen de vereniging. Veel mensen hoor je echter klagen over de gebrekkige communicatie binnen de vereniging. Hierdoor ontstaat soms de nodige irritatie en de nodige misverstanden. Dat is jammer en in veel gevallen ook niet nodig. Daarom wil het bestuur over een aantal zaken betere communicatieafspraken maken. Zij stelt daarom het volgende voor: Van elke bestuurs- en commissievergadering wordt een korte besluitenlijst gemaakt. Alle voorzitters krijgen deze lijst toegestuurd of gemaild. De voorzitters informeren vervolgens naar eigen inzicht de overige leden. Een keer per drie maanden, of zoveel vaker als nodig, zorgt het bestuur dat de belangrijkste bestuurs- en commissiebesluiten op de site worden gepubliceerd. Eventueel wordt gekozen voor een aparte nieuwsbrief. Van het overleg tussen de hoofdtrainer en de overige trainers maakt de TC een kort verslag. Dit verslag wordt aan alle trainers toegestuurd of gemaild. Voor het begin van het nieuwe seizoen roept de leider/trainer van elk pupillen- en juniorenteam de ouders van de spelers bijeen. Tijdens deze bijeenkomst worden de regels en bijzonderheden voor het nieuwe seizoen meegedeeld en toegelicht. Mocht er tijdens het seizoen aanleiding zijn dan worden ouders eventueel schriftelijk geïnformeerd. Het bovenstaande punt geldt ook voor de seniorenteams, maar dan voor de spelers. Naast de interne communicatie is het voor V.S.W. ook van belang dat er het nodige gebeurt aan PR. Een belangrijk middel is de website van V.S.W.. Het streven is er op gericht om van ca. 2.000 bezoekers per maand nu door te groeien naar ca. 2.500 bezoekers in 2008/2009. Dit kan alleen gerealiseerd worden als de website interessant genoeg is en actuele informatie bevat. Een goede beheerder is daarbij van groot belang, maar dat is niet voldoende. Er zal voldoende informatie moeten worden aangeleverd. We denken hierbij met name aan korte wedstrijdverslagen van alle teams. We stellen voor dit met ingang van het nieuwe seizoen te realiseren. Wat de pupillenteams betreft worden de leiders hiervoor verantwoordelijk gemaakt (kunnen het uitbesteden aan bijvoorbeeld ouders), wat de juniorenen seniorenteams betreft worden de leiders verantwoordelijk (kunnen wel een speler aanwijzen). Van belang voor een goede PR is ook dat de vereniging steeds aanwezig is op de vergaderingen van de KNVB, het overlegorgaan van de Zwolse voetbalverenigingen. Bovendien levert het vaak bruikbare informatie op. Het bestuur zal onze vertegenwoordiging in deze overlegorganen nader bezien en invullen. Tot slot is het van belang dat er geregeld contact wordt gelegd met de pers. Niet alleen de Stentor, maar ook met RTV Oost en TV Zwolle. 8
Financiën / sponsoring Uiteraard streeft V.S.W. een gezond financieel beleid na. Onder een gezond financieel beleid wordt verstaan een evenwichtige balans tussen de inkomsten en uitgaven van de vereniging. De basis van de financiële organisatie van de vereniging wordt jaarlijks vastgelegd in een begroting. Deze begroting moet worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Binnen de vereniging geldt het solidariteitsprincipe. Om dit te realiseren maakt elke commissie een begroting voor de door haar geplande activiteiten. Deze commissies zijn verantwoordelijk voor hun eigen budget en dienen daarover in de jaarrekening verantwoording af te leggen. Overschrijdingen worden niet op voorhand geaccepteerd. Voor activiteiten, die geld kosten en waarvoor geen geld is opgenomen in de begroting, is aparte goedkeuring nodig van het bestuur. Onze financiële uitgangspunten zijn: Er moet een sluitende meerjarenbegroting zijn. Er is een straf incassobeleid, zodat alle contributies, zonodig met behulp van de deurwaarder, kunnen worden geïnd. De contributie gaat de komende jaren, indien nodig beperkt omhoog. Er moeten de komende jaren meer sponsorgelden, subsidies binnenkomen. Activiteiten: Seizoen 2007 / 2008: Inning van contributie dmv automatische incasso voor 100% Sluitende meerjarenbegroting van 3 jaar Begroting gereed voor aanvang nieuw seizoen (1 juli) Facturering sponsorgelden uiterlijk oktober Jaarverslag gereed in oktober Deelname aan Grote Clubactie (na onderzoek mogelijkheden) Seizoen 2008 / 2009 Facturering sponsorgelden uiterlijk september Jaarverslag gereed in september Liquide middelen minimaal 10.000,-- Om te zorgen voor meer sponsorgelden/subsidies is het van belang dat er een sponsorplan wordt opgesteld. Binnen de vereniging ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de Sponsorcommissie. De sponsorcommissie bestaat uit een voorzitter en een aantal leden. De voorzitter maakt deel uit van het Algemeen Bestuur. Deze sponsorcommissie heeft als missie: Geld te genereren door V.S.W. te profileren als een aantrekkelijke partner om de bedrijfsdoelstellingen van haar sponsoren te verwezenlijken. 9
De hoofddoelstelling is duidelijk, zo veel mogelijk geld te genereren voor Voetbal Sport Windesheim. Om deze doelstelling te verwezenlijken worden de komende seizoenen de volgende activiteiten georganiseerd: Vergroten sponsorinkomsten: - seizoen 2006 / 2007 9.000,-- - seizoen 2007 / 2008 10.000,-- - seizoen 2008 / 2009 11.000,-- Verloop beperken / aantal sponsoren vergroten: - seizoen 2006 / 2007 Relatiebeheer opzetten - seizoen 2007 / 2008 Betrokkenheid sponsoren vergroten - seizoen 2008 / 2009 Benaderen werkgevers leden VSW Contractbeheer: - seizoen 2006 / 2007 Evaluatie contracten & afspraken - seizoen 2007 / 2008 Vastlegging & beheer opzetten - seizoen 2008 / 2009 Invoering contractbeheer Inkomsten via activiteiten: - seizoen 2006 / 2007 ten bate van 60 jaar jubileum VSW - seizoen 2007 / 2008 500,-- - seizoen 2008 / 2009 1.000,-- 10