EVENEMENTEN EEN BLIJVEND FEEST OVER REGIE EN AFSTEMMING
Een tendens in Nederland is dat er méér evenementen komen. En dorpsevenementen krijgen een regionaal karakter. De gemeentelijke evenementenkalender vraagt om regionale afstemming. De voorbereidingen, maatregelen en samenwerking tussen de regio, de evenementorganisatie, de gemeente en hulpdiensten verlangen professionalisering. Snelle (re-)acties en resultaten kunnen niet uitblijven in de dynamische omgeving van een evenement. De uitdaging is telkens het proces te regisseren met veel partijen en besluitvormers in de voorbereiding en bij de uitvoering. Voor zowel de bestuurlijke kant, de bedrijfsvoering als de operationele processen is het van belang meer tijd te creëren. Met heldere afspraken en afstemming in de voorbereiding is het duidelijk hoe moet worden gehandeld als vergunningsvoorschriften niet worden nageleefd. Gelukkig verlopen de meeste evenementen zonder grote incidenten. De vraag is of de huidige werkwijze toereikend is voor de toekomst. NIETS BLIJFT ZOALS HET IS! Als speler in het veiligheidsdomein ben je een belangrijke schakel en reikt veranderkracht tot de invloed in je eigen verantwoordelijkheidsgebied en je overredingskracht daarbuiten. Ook al heb je goede intenties en initiatieven, uit de praktijk blijkt dat dit niet altijd genoeg is. Er is meer nodig voor een effectieve multidisciplinaire samenwerking en afgestemde bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeenschappelijk kader in de kolommen oranje, rood, wit en blauw. PILOT PROJECT Van Aetsveld heeft een pilot project uitgevoerd in samenwerking met zes gemeenten en de hulpdiensten voor het definiëren van het gemeenschappelijke proces voor evenementen en veiligheid binnen één district. Het resultaat is een evenementenkader voor de samenwerking met ruimte voor lokaal beleid en in lijn met de Landelijke Handreiking Evenementen. Wij richten ons bij de implementatie op zowel bestuurlijk als operationeel niveau. Hiervoor gebruiken wij onze vaardigheden in verandermanagement en projectmanagement. GEWENSTE RESULTATEN Van Aetsveld biedt een doelgerichte verandering en coördinatie voor het behalen van de gewenste resultaten: Overzicht en structurering van het gemeenschappelijke proces en de achterliggende interne processen van de betrokken organisaties. Duidelijkheid in de taken, afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Draagvlak door het betrekken van de partijen in de ontwikkelfase en begeleiding in de implementatie.
Borging van de besluitvorming op de verschillende niveaus en overeenstemming tussen de betrokken organisaties. Vermindering van de bureaucratie en verhoging van de professionele slagkracht. Het kunnen doorbreken van een impasse en ruimte geven aan de aanwezige wilskracht ten behoeve van het kunnen omgaan met tegenstrijdige belangen. Snelheid en effectiviteit in het behalen van resultaten. Het bevorderen van het begrip en inzicht van de context waarin andere betrokkenen werken met als doel weerstand te verminderen en samenwerking te bevorderen. Het evenementenkader biedt de gemeenten een kader voor lokaal beleid en antwoord op regionale vraagstukken. Een goedkoper, sneller en effectiever proces van vergunningverlening. Het bieden van rust, tijd en ruimte voor alle partijen om de veiligheidrisico s in te schatten, de juiste beslissingen te nemen en voorbereidingen te treffen. Kortom: professioneel werken. GOED GEZELSCHAP: ONZE KLANTEN Als klant van Van Aetsveld bevindt u zich in goed gezelschap. Wij werken voor grotere bedrijven en de overheid in Nederland. Van Amsterdam Airport Schiphol en Ahold tot ABN AMRO, WarChild en de politie. Onze opdrachtgevers ervaren ons als betrokken, professioneel en betrouwbaar. Het mooiste compliment dat Van Aetsveld ooit kreeg? Dit was zonder jullie niet gelukt. Op www.aetsveld.nl leest u onze klantverhalen. OVER VAN AETSVELD Van Aetsveld is actief sinds 1997. Inmiddels zijn we een team van meer dan vijftig specialisten in projectmanagement en verandermanagement. Nuchter, oprecht geïnteresseerd en gecommitteerd aan uw doel. Professionals die durven te kijken en te handelen, die trouw zijn aan hun eigen expertise. Die vanuit hun gedrevenheid altijd kritisch meedenken. Mensen die voor uw organisatie de doorslaggevende factor zijn bij projecten en veranderingen. MEER WETEN? Voor meer informatie kunt u terecht bij Marit Elders of Xander Beenhakkers via info@aetsveld.nl of 033 422 35 35. Wilt u meer weten over de trainingen en opleidingen van de Van Aetsveld Academy? Vraag dan de Van Aetsveld Ontwikkelgids aan.
Van Aetsveld BV Prinses Marielaan 2 3818 HM Amersfoort T 033 422 35 35 F 033 422 35 36 E info@aetsveld.nl W www.aetsveld.nl
BELANGRIJKE SPELERS BIJ EVENEMENTEN BURGEMEESTERS Burgemeesters balanceren enerzijds tussen de lokale belangen van horeca, ondernemers, burgers, vrijwilligers en evenementorganisaties en anderzijds tussen de regionale belangen voor het borgen van de capaciteit van de hulpdiensten. Het is een zoektocht naar ruimte voor lokaal beleid ten opzichte van de regionale samenwerking. Het tijdig en volledig kunnen afwegen van de veiligheidrisico s is daarbij een belangrijk uitgangspunt. GEMEENTELIJKE AMBTENAREN Het begeleiden van het vergunningproces voor evenementen is omvangrijk. Het spel tussen politieke belangen en ambtelijke adviezen moet snel worden gespeeld en vaak is daar niet voldoende tijd meer voor. Citymarketing loopt regelmatig voor de muziek uit, waardoor de vergunningverleners en medewerkers Openbare Orde en Veiligheid proberen nog snel grip te krijgen op de te nemen veiligheidsmaatregelen. Het inwinnen van de adviezen van de hulpdiensten is een tijdrovend proces. En er is ook nog de zorg voor de taken van de gemeente buiten de veiligheidsaspecten om. Een complexe omgeving voor een regisseur. BRANDWEER, GHOR EN POLITIE Het verantwoordelijkheidsgevoel voor veiligheid is van nature hoog bij de hulpdiensten. Er is behoefte aan een tijdige en volledige adviesaanvraag vanuit de gemeente. Dit geeft hulpdiensten de ruimte om betrokken partijen te overtuigen van de urgentie op de te nemen veiligheidsmaatregelen en om blijvende veranderingen door te voeren. Basisafspraken over het gemeenschappelijk proces, het tijdspad, de manier van samenwerking en een effectieve aanpak in één evenement over meerdere gemeenten, helpen de hulpdiensten ook om tijdig capaciteit te reserveren voor het borgen van de (regionale) veiligheid. DE EVENEMENTORGANISATOREN Een evenementorganisator is gebaat bij gemeenten en hulpdiensten die eenduidig informatie verstrekken. Hij verlangt logische en praktische adviezen over de risico s en de te nemen veiligheidsmaatregelen, een snelle verlening van de vergunning en assistentie op het moment dat er zich incidenten voordoen. Voor de organisator is het belangrijk dat het proces voor de totstandkoming van het evenement voorspelbaar en minder bureaucratisch is. Zijn rol als organisator is duidelijk, evenals zijn aansprakelijkheid bij incidenten. VEILIGHEIDSREGIO De veiligheidsregio streeft een goede advisering na met nuttige instrumenten. Ze ziet het belang van regie bij evenementen en de borging van veiligheid op regionaal niveau. Een snelle lokale en regionale besluitvorming draagt bij aan de effectiviteit van de veiligheidsregio. Een goede afstemming met gemeenten voor input voor de regionale evenementenkalender en een daarbij ingericht besluitvormingsproces is belangrijk.
Het borgen van de veiligheid door de regisserende gemeente! Als politie kunnen we niet zonder gemeenten die aan het roer staan bij de totstandkoming van evenementen. Door een goede regisserende rol van de gemeente is er meer rust en ruimte om vanuit ons vak mee te denken met de organisator en de verantwoordelijke gemeente. We zijn dan beter in staat zorg te dragen voor de veiligheid van de burgers en van onze politiemensen. Districtschef W. de Boer Politie Hollands Midden Profiteren van een gemeenschappelijk kader in de reorganisatie. We kunnen gemakkelijk ons voordeel doen met wat Van Aetsveld heeft neergelegd in het pilot project in één van onze districten. We willen intern deze werkwijze introduceren en zeker de mogelijkheid onderzoeken om op dezelfde manier te gaan werken in de andere districten. De bevoegdheid van de burgemeester behouden! De implementatie van het evenementkader van Van Aetsveld draagt bij aan het realiseren van een maximale samenwerking tussen de verschillende partijen bij een evenement. Dit project heeft een essentiële bijdrage geleverd aan het Bloemencorso 2011. Hierbij waren vijf gemeenten betrokken. Eén coördinerende gemeente droeg zorg voor één multidisciplinair advies van de hulpdiensten, afgestemde vergunningen tussen de gemeenten en één veiligheidsplan. De beslissingsbevoegdheid van de burgemeester en ruimte voor het lokale beleid van iedere gemeente bleef gewaarborgd. Het resultaat was een effectievere voorbereiding voor de hulpdiensten, meer duidelijkheid in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de daarmee samenhangende kosten en capaciteit. Uiteindelijk kon er ongeveer 50% minder politiepersoneel worden ingezet en er was meer inzicht in de veiligheidsrisico s. Burgemeester H. Groen Gemeente Noordwijk Afdelingshoofd Risicobeheersing district Duin- en Bollenstreek A. Oosterlee Brandweer Hollands Midden MISSIE EVENEMENTEN & VEILIGHEID Wij maken optimaal gebruik van ieders expertise en bevestigen de verschillende rollen en bevoegdheden. De lokale beleidsvorming is een cruciale factor in het slagen van de toepassing van het gemeenschappelijk kader. Wij willen een praktisch toepasbaar evenementenkader en ons verre houden van overregulering. Wij willen niet bang zijn voor de risico s die evenementen met zich meebrengen. We zijn georganiseerd op het moment van het ontstaan van incidenten. Wij, gemeenten en hulpdiensten, willen meer efficiëntie in de vergunningverlening en in de monitoring op evenementorganisaties. We willen de evenementorganisatie goed kunnen ondersteunen en adviseren. We willen het enthousiasme voor het organiseren van evenementen koesteren. Deze missie en het Evenementenkader is opgesteld in samenwerking met zes gemeenten, brandweer, GHOR en Politie uit één district. www.aetsveld.nl