FIELDSERVICE OPLOSSINGEN
ViaData Automatisering ViaData is een ervaren ICT-dienstverlener. Wij zijn al actief vanaf 1998. Flexibel, onafhankelijk en deskundig. Wij zijn gevestigd in Friesland, maar actief in heel Nederland. Door het succes van onze diensten en aanpak zijn er bij ViaData inmiddels zo n 50 professionals werkzaam. Zij realiseren oplossingen met toegevoegde waarde en introduceren innovatieve diensten. Wij bieden full-service diensten aan op het gebied van Technische Infrastructuur (Connect-It), Detachering en Mobiele oplossingen. Fieldservice software Connect-It Connect-It is ontwikkeld om woningcorporaties, bouwondernemingen en installatiebedrijven het gereedschap te geven om meer rendement te halen uit de service & onderhoud afdeling. Met behulp van de centrale planning vanuit Connect- It ontvangt een vakman die informatie die nodig is om zijn klus zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Connect-It ondersteunt het volledige proces van service & onderhoud activiteiten. Connect-It bestaat uit 3 onderdelen; Connect-It planning/back office (o.a. geavanceerd grafisch planbord) Connect-It webservice Connect-It PDA. 2 3
Geavanceerde planningssoftware Met behulp van geavanceerde planningssoftware wordt u in staat gesteld uw medewerkers goed aan te sturen en inzicht te verkrijgen in het verloop van de werkzaamheden. Via het grafische planbord worden ze toegekend aan de vaklieden. De planner ziet in één oogopslag de planning voor een bepaalde dag of periode. Daarnaast geeft het systeem inzicht in de voortgang van het onderhanden werk. Gebruiksvriendelijke PDA software De vakman wordt uitgerust met een PDA waarop hij zijn werkopdrachten ontvangt. Middels een zeer gebruiksvriendelijke menustructuur kan hij alle gegevens, zoals uren en verbruikte materialen, op zijn PDA registreren. Bovendien kan relevante klus informatie (inclusief historische gegevens) geraadpleegd worden. Geïntegreerde webportals U kunt uw klant of leverancier toegang verlenen tot een specifieke portal waarop diverse informatie getoond wordt zoals bijvoorbeeld werkbonnen, objecthistorie en ordergegevens. Daarnaast kunt u op eenvoudige wijze ook uw medewerkers informeren en inzicht geven in urenstaten of kilometerregistratie. Gestandaardiseerde systeemintegratie Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van Connect-It dient er een koppeling te worden gemaakt met uw huidige backoffice systeem. Doormiddel van gestandaardiseerde systeemintegratie wordt het planningsverzoek vanuit uw systeem als werkopdracht geplaatst in het grafische planscherm van Connect-It. Standaard functionaliteit Connect-It 2.8 - Werkorderbeheer - Vastleggen order en werkbontypen - Standaard rapporten aanwezig (uitbreiding mogelijk) - Bepalen instellingen backoffice - Bepalen instellingen pda - Vastleggen medewerkersgroepen - Vastleggen resultaten risicoanalyses - Inplannen vaste planning, vrije planning, afspraak - Diverse planningsweergaven - Onderhoud scheduling - Overzicht preventief onderhoudsrooster - Optimalisatie van inzet medewerkers - Grafisch planscherm - Drag-and-drop werkbon in planscherm - Grafisch inzicht in status werkbon - Gelegenheid 2e planscherm - Verzenden van berichten binnen applicatie (sms) - Import stamgegevens - Gebruik en vastleggen van snelteksten - Handmatig registreren ritgegevens - Verwerken declaraties - Registratie verbruikte artikelen - Toegangsauthorisatie - Export mogelijk naar MS Excel of Access - Overzicht preventief onderhoud - Rapportgenerator - Handtekening vastleggen op pda - Inzicht in historische werkbonnen - Urenregistratie 4 5
Connect-It modules Connect-It is een uitgebreid en modulair opgebouwd informatiesysteem waarmee op doelmatige wijze de service- en onderhoudsprocessen binnen uw organisatie ondersteund kunnen worden. Naast een groot aantal standaard aanwezige functionaliteiten kent Connect-It een aantal optionele modules. Dankzij de modulaire opbouw kan de eindgebruiker een op maat samengesteld pakket aan functionaliteiten samenstellen. Onderstaand overzicht geeft een indruk van de optionele modules. Planvoorstellen De module planningsvoorstellen helpt uw planner een handje. Door gebruik te maken van een uitgebreid kennissysteem kan het systeem bepalen welke medewerkers geschikt zijn om een specifieke klus uit te voeren. Zo wordt er o.a. gekeken naar beschikbare tijd, regio s, competenties, prioriteiten, voorkeurswijken, kosten van medewerkers, oplostijd, reistijd en time-to-act. Planningsoptimalisatie Waar het planvoorstel een voorstel doet voor de meest geschikte planning van één werkopdracht, kan m.b.v. de module Planningsoptimalisatie een serie reeds gemaakt planningen beoordeeld en aangepast worden tot de meest efficiënte planning. Dit realiseert o.a. in minder reistijd voor uw vaklieden. Kennis/Regio Filter Met de module kennis/regio filter kunnen medewerkers gekoppeld worden aan categorieën/regio s en werksoorten. Deze instellingen zorgen ervoor dat altijd de juiste vakman voor de werkopdrachten ingepland kunnen worden. Gelegenheidsbon Door het markeren van werkbonnen als Gelegenheidsbon kan een vakman putten uit een werkvoorraad. In tegenstelling tot een reguliere werkbon wordt hiervan geen planning opgelegd door de planner maar bepaald de vakman zelf wanneer de klus uitgevoerd wordt. Deze werkwijze is bijvoorbeeld toepasbaar voor opvulklussen. Vervolgafspraken Natuurlijk probeert u de meeste opdrachten met één bezoek aan uw klant af te handelen. Helaas is dat niet altijd mogelijk. Uw vakman beschikt bijvoorbeeld niet over het benodigde materiaal of er zijn meerdere mensen nodig om de opdracht af te ronden. In die gevallen moet er een vervolgafspraak gemaakt worden. Met de module PDA vervolgafspraak plant uw vakman die in het veld. 6 7
Geografische planningsweergave Wanneer uw opdrachten verspreid zijn over een groter gebied is het soms lastig om de opdrachten geografisch te plaatsen. Waar ligt... is dan ook een vaak gehoorde opmerking op de planafdeling. Met de module geografische planningsweergave zoekt Connect-It dit voor u uit. De planningen worden weergegeven op de juiste positie op de kaart. U weet dus direct waar een opdracht plaats vindt. Webplanningviewer De bezigheden van uw buitendienst zijn voor meer medewerkers interessant dan alleen uw planners. Denk bijvoorbeeld aan een receptie, management, projectleiders, etc. Voor al deze medewerkers backoffice licenties aanschaffen is vaak onnodig. Ze kijken slechts zo nu en dan en hoeven geen wijzigingen door te voeren. In die gevallen is de Webplanning Viewer de oplossing. Internationaal plannen Wanneer uw medewerkers de hele wereld rond vliegen is plannen best lastig. Als uw medewerker om 9 uur lokale tijd moet starten is dat in Nederland een hele andere tijd. Voor uw planning was dit eerst een hele uitdaging. Met de module internationaal van Connect-It kunt u met één druk op de knop uw planscherm verschuiven naar een andere tijdzone. Op die wijze plant u eenvoudig in actuele tijd. Meertaligheidsondersteuning Wanneer u een internationale onderneming hebt is de kans aanwezig dat u ook buitendienstmedewerkers in dienst hebt die de Nederlandse taal niet machtig zijn. De meertaligheidsondersteuning op de PDA is in die gevallen de oplossing. Met de meertaligheidsondersteuning bent u in staat om een Engelstalige Connect-It PDA op uw Nederlandse Backoffice aan te sluiten. Automatische werkbon e-mail Als extra service kunnen werkbonnen na accorderen via e-mail verstuurd worden naar bijvoorbeeld uw klanten of interne afdelingen. Middels een gepersonaliseerde e-mails met bijlage is uw klant snel op de hoogte van de uitgevoerde werkzaamheden Klantenwebsite Het per post versturen van werkbonnen naar uw klanten is een tijdrovende aangelegenheid. Per e-mail verzenden bespaart u weliswaar tijd, maar de vragen om werkbonnen en de voortgang van een opdracht zullen blijven komen. Met de Connect-It klantenwebsite biedt u uw klanten een self-service concept aan. Per klant/ contactpersoon kan toegang verleend worden tot een klantspecifieke website waarop diverse informatie getoond wordt en o.a. werkbonnen gedownload kunnen worden. 8 9
Bestanden Met de module bestanden is het mogelijk (multimedia) bestanden te koppelen aan klanten en/ of objecten. Deze bestanden kunnen eventueel gepresenteerd worden op de klantenwebsite. PDA gebruikersportal Het communiceren met uw medewerkers is een administratief proces dat de nodige tijd kost. Bijvoorbeeld het uitdraaien van de urenstaten, het inzicht verschaffen in de kilometerregistratie en het beantwoorden van vragen over de planning voor de volgende week. Met de PDA gebruikersportaal stelt u deze gegevens digitaal voor uw medewerkers beschikbaar. Projecten De module project stelt u in staat eenvoudig werkopdrachten te verdelen over groepen medewerkers. Of dit nu medewerkers met een eigen PDA zijn of niet maakt niet uit. Het systeem zorgt voor de juiste toewijzing. Naast het inplannen van projectmatige werkzaamheden geeft de module projecten een grafisch overzicht van alle deeltaken en houdt u grip op het project. GPS device tracking Met GPS Device Tracking wordt de GPS positie van de PDA uitgelezen om de positie van de medewerker te bepalen. De positie van de PDA wordt getoond op de kaart van de module geografische weergave. Artikelbestellingen Met de standaard Connect-It bent u al in staat om uw materiaalverbruik exact te registreren. Met de module Artikelbestellingen is het ook mogelijk om de artikelbestellingen van uw medewerkers via het PDA systeem te registeren en deze digitaal te verwerken. Formulieren Door gebruik te maken van de module formulieren wizard maakt u zelf uw formulieren digitaal. Vaak moeten uw medewerkers naast de werkbon nog een of meerdere checklijsten invullen. Ook dit kan digitaal met Connect-It. Multiple PDA login Met de module multiple PDA login kan op één PDA de urenregistratie uitgevoerd worden voor meerdere medewerkers tegelijk. Printen vanaf de PDA Met deze module kunt u op de PDA de uitgevoerde werkbonnen afdrukken op een mobiele printer. Barcodescanning Door met een PDA de barcodes te scannen herkent de PDA welk artikel u scant en welk artikel als verbruikt geregistreerd dient te worden. De vakman hoeft dus niet meer te zoeken in de artikellijst naar het juiste artikel. 10 11
Integratie navigatie De adresgegevens van de klant worden gekoppeld aan de werkbon naar de PDA gestuurd. Op de PDA kan de medewerker aangeven dat hij naar de klant toe wil navigeren. Door simpelweg op het navigatie logo in Connect-It te drukken start de navigatiesoftware en worden automatisch de juiste adresgegevens ingevoerd. Uw medewerker hoeft dus niet meer handmatig de adresgegevens in te voeren. Project PDA De project PDA software is bedoeld voor situatie waar een real-time urenregistratie en voortgangsbewaking minder van belang is. Denk bijvoorbeeld aan langdurig projectmatig werk. De Project PDA is software waarmee projectleiders/voormannen achteraf voor het hele team de benodigde registraties kan uitvoeren. Diensten ViaData biedt ook diverse diensten en contracten aan. Hieronder een greep uit het aanbod. Diensten: Projectbegeleiding Consultancy Software ontwikkeling Basistraining Connec-It backoffice Basistraining Connect-It PDA Training applicatiebeheerder Contracten: Software onderhoud Software onderhoud PLUS Servicecontract hardware Servicecontract hardware PLUS On-site Applicatiebeheer Strippenkaart Software ontwikkeling Strippenkaart Consultancy 12 13
Hardware ViaData biedt ook de benodigde specifieke hardware aan voor de buitendienstmedewerker. Motorola ES400 OS : Windows mobile 6.5 Memory : 256Mb RAM, 1Gb Flash Display : 3 color VGA, touch, 640x480 Sealing : IP42 Schokb : 0,9 mtr, 150x vanaf 0,5mtr Gewicht : 156 gram Scanner : 1D/2D Camera : 3.2 megapixel Bl.tooth : 2.0 Motorola MC65 OS : Windows mobile 6.5 Memory : 256Mb RAM, 1Gb Flash Display : 3 color VGA, touch, 640x480 Sealing : IP64 Schokb : 1,8 mtr, 1000x vanaf 0,5 mtr Gewicht : 359 gram Scanner : 1D/2D Camera : 3.2 megapixel Bl.tooth : 2.0 highspeed Motorola MC75A OS : Windows mobile 6.5 Memory : 256Mb RAM, 1Gb Flash Display : 3,5 VGA TFT blacklight, 640x480 Sealing : IP54 Schokb : 1,5 mtr, 1000x vanaf 0,5 mtr Gewicht : 423 gram Scanner : 1D/2D Camera : 2.0 megapixel Bl.tooth : Class II, v2.0 Mobiele abonnementen ViaData is KPN Toppartner. Voor het complete aanbod van spraak- en datacommunicatie diensten van KPN kunt u bij ons terecht. Specifiek voor de koppeling van de buitendienstmedewerker met kantoor kunnen wij u de mobiele abonnementen van KPN adviseren. Vraag naar de mogelijkheden. 14 15
Postbus 446 8440 AK Heerenveen Businesspark Friesland West 45 8466 SL Nijehaske t (0513) 619 350 f (0513) 619 349 info@connect-it.com www.connect-it.com