Verslag Algemene Leden Vergadering van woensdag 28 september 2011 aanvang 19:30 uur in sporthal De Spont te Stadskanaal. Afwezig met kennisgeving: Gea de Jonge; Carolien Visser; Jaap Wubs; Karel Moorman. Aanwezig bestuur: Jasper de Munck; Arnoel Jansen; Nicole Mencke; Melvin de Graaf en Marjan Borgeld. Aanwezige leden: Dennis Wobben; Ilja Smit; Erik Kuperus; Ron Hekkelman; Alwin Timmer; Cor Kuperus; Harro Prins; Thom Boersma; Gerard Lansink; Albert Huisman en Bert de Graaf. 1. Opening. Omdat Gea afwezig is in verband met het overlijden van haar schoonmoeder zal de vicevoorzitter, Jasper de Munck, de vergadering leiden. Jasper opent de vergadering en meldt dat hij via Jaap Wubs heeft vernomen dat de website van Tyfoon gehackt is, daarom was het helaas niet mogelijk alle stukken betreffende de ALV op de site te plaatsen. 2. Vaststellen agenda. De agenda wordt vastgesteld. 3. Mededelingen/Ingekomen stukken. Mail van Kars Schuiten. Deze mail wordt puntsgewijs behandeld bij de nummers 6 en 13. 4. Notulen ALV 2010 Punt 9, Decharge verlening penningmeester: De ALV verleent de penningmeester onder dankzegging decharge. Punt 11, Begroting 2010/2011: De Nevobo wil alle mensen, ook recreatief opgeven als volleyballers. Wel lid van de Nevobo, maar kost niets. En het mag ook niets kosten voor de vereniging. Het voorstel is om dit niet te registreren als het inderdaad geld kost. Punt 12, vaststellen contributie: Geen namen noemen bij het stemmen voor het vaststellen van de contributie, maar het aantal leden welke voor en tegen zijn. Punt 15, Rondvraag: Compensatie betreffende 12 leden in één team. Dit is niet meer van toepassing omdat dit team een week later uit elkaar gevallen is. De mail van Henk Douwstra is inmiddels opgelost. 5. Bestuursverkiezing/rooster van aftreden
Gea zal nog één jaar voorzitter zijn, daarna gaat ze stoppen. Gea de Jonge en Jasper de Munck zijn aftredend en hebben zich herkiesbaar gesteld. Voorgesteld wordt om Gea en Jasper te herbenoemen. Jasper moet hierbij wel een termijn aangeven. Arnoel Jansen treedt tussentijds af en is niet herkiesbaar. Vanuit het bestuur wordt Harro Prins voorgesteld als zijn opvolger. Harro wordt benoemd als penningmeester. De opmerking wordt gemaakt om een oproep te doen om meer vrijwilligers te werven voor de vereniging. Ilja merkt op dat we de vrijwilligers nodig hebben voor de bij taken en dan met name bij de jeugd. Thom vraagt of hier structureel iets aan gaat gebeuren, kijk bijvoorbeeld naar andere bloeiende verenigingen. Sommigen hanteren het 100 punten systeem; haal je de punten niet, dan kost het geld. Dit blijft te riskant en we zullen op deze manier de leden tegen het hoofd stoten. Het blijft een dilemma. Het bestuur moet niet omvallen doordat ze te veel taken op zich nemen, vandaar. Harro: Laat de aanvoerder van de teams de mensen maar aanwijzen voor de zaalwacht. Ron: Via een takenlijst kun je precies zien wie welke taak wanneer moet uitvoeren. Kun je niet, dan dien je zelf voor vervanging te zorgen. 6. Jaarverslagen 2010/2011 Sfeerverslag van het bestuur is door Marjan toegelicht. Thom merkt op dat het niet kan om een afgevaardigde van de TC bij de bestuursvergadering te hebben, dit is ongewenst en er dient een vast persoon te zijn. Ilja merkt op dat de TC vaker vergadert en dan zou één persoon elke maand moeten vergaderen. Dit zag niemand zitten en zodoende is er besloten te rouleren. Jaarverslag TC Dennis: We hadden 19 teams, Heren 1 is kampioen geworden en B1 is tweede geworden in de topklasse. Dames 1 is gedegradeerd uit de eerste klasse. Reactie mail Kars: het aantal leden is niet teruggelopen omdat de damesrecreanten zijn gestart is het aantal groter geworden qua spelers. Het niveau is wel naar beneden gegaan. Het doel is om MA topklasse op een goed niveau te brengen samen met Marjan en Carolien. We hebben een probleem met de zaalruimte. Op dinsdag beginnen we pas om 20.00 uur i.p.v. 19.30 uur. Een aantal jeugdteams kunnen door dit gebrek niet twee keer trainen. Ook zijn er veel trainers gestopt, wat jammer is want ze hebben veel ervaring. Zowel de heren als damesrecreanten hebben nog steeds geen trainer. De mini s hebben allen een jeugdtrainer, graag zien we hier een volwassene bij. JB doet Michelle en Erik neemt Heren 1 waar. Harro vraagt of de damesrecreanten ook competitie gaan spelen; het antwoord is ja. Jongens C traint één keer, dit blijft zo i.v.m. gebrek aan zaalruimte. De jeugd is hiervan de dupe. We zijn bestolen van zowel op de middag als op de avond een half uur.
Mocht de gemeente besluiten om Bruinsma op te knappen, dan zal er extra ruimte beschikbaar komen. Thom reageert hierop dat we ons hier niet bij moeten neerleggen en dat de wethouder maar moet komen om dit uit te leggen. Thom: voor Heren 3 geldt er een speciale regel, eindiging op plaats 11 betekent handhaven en niet degraderen. Thom: betreffende de evaluatie van de trainers is een functioneringsgesprek beter dan een enquête formulier, waar alleen ja/nee aangekruist kan worden. Via de mail is dit niet gepast. Jaarverslag JC Melvin: Er is een lichte daling bij de jeugdleden, reden doorstroming naar de senioren. Er zijn 2 mini teams kampioen geworden. Bij de grote clubactie is de bestelling niet doorgekomen, helaas zijn er maar een beperkt aantal loten verkocht. Toch heeft deze actie nog 500,- opgebracht. Er waren 27 kinderen aanwezig bij het jeugdkamp, een lichte daling. Veel mini s en C jeugd werden niet toevertrouwd door de ouders. Thom vraagt wat een GPS tocht is. Dit is een tocht met een kastje waarin vastgestelde coördinaten zijn vermeld, deze hebben we zelf gemaakt. Het scholentoernooi was weer een groot succes, 2 á 3 nieuwe leden hierdoor. Tyfoon heeft meegedaan aan de NK Open Clubkampioenschappen met een mixteam, jongens B en meisjes B. Helaas zijn geen van de teams door de eerste ronde gekomen, mede door veel blessures. Thom: Jongens speelt topklasse. Heeft dit nog gevolgen voor het aantal scheidsrechters? Het antwoord is nee. Verslag penningmeester: Arnoel: We hebben een klein verlies geleden, dit wordt toegelicht op de jaarrekening. 7. Jaarrekening 2010/2011 Ontvangsten 1. contributies 2. wegens privé omstandigheden nog niet geïnd 3.. 4. wordt nog ontvangen door de sponsor 5.. 6. compensatie gebruik Pagecentrum, wordt fors duurder. 7. club 25-50, opnieuw innen, bord half jaar 8. opbrengst 220,- 9. 25 stuks, 12 van over
10. scholentoernooi, 15,- Maarsborgh kopieerwerkzaamheden Uitgaven 1. de trainersvergoedingen zijn ook uit de contributie betaald, minder trainingen en Inez eerder gestopt 2. ook nog een beetje van het vorig seizoen 3. compensatie regeling met Nevobo 4. vorig seizoen, vorig seizoen betaald en begroot. 5.. 6.. 7. website, kopiëren, 260,- seizoensafsluiting, kvk 135,-. 8.. 9.. 10.. 11.. 12. compensatie Verlies ongeveer 900,- afgelopen seizoen. Ron: waar staan de inkomsten van de grote club actie? Antwoord: in de kas van de JC, 4,- verlies geleden. 8. Verslag kascommissie (ook kas JC) Thom: er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. 9. Decharge verlening penningmeester. De ALV verleent de penningmeester decharge. 10. Benoeming nieuwe kascommissie. Thom en Bert hebben zich beschikbaar gesteld. 11. Begroting 2011/2012 Op de begroting staat een bedrag van 27.357.50 (alle leden + contributie) Mail Kars: het bord van de club 25-50 moet vol. Jasper, Gea en Thom hebben een vergadering bijgewoond van de gemeente. Er is een standpunt ingenomen over de zaalhuur. We mogen dit niet over onze kant laten gaan. Is het een optie om een maand eerder te stoppen, bijv. eind mei? Dat is ook een vorm van kostenbesparing. Harro vraagt waarom er geen 4 velden zijn i.p.v. drie. Dit is qua veiligheid niet te doen. We zouden de gemeente kunnen vragen om zorg te dragen voor tussen netten. Conclusie; we zullen verlies lijden wanneer we geen contributieverhoging toepassen. Het voorstel is om alle leden minimaal 10,-, maar liever 15,- te verhogen voor de hele vereniging. 12. Vaststellen contributie. Thom: er is een stijging van 40 % vanaf 2008 tot 2012. Dit mogen we toch niet pikken. We moeten dit terug koppelen naar de gemeente. Het dreigende tekort moeten we anders invullen.
Of we gaan de kosten reduceren of de contributie verhogen. Is het een optie een maand eerder te stoppen met trainen? Harro: Kiezen we voor een percentage of voor een vast bedrag m.b.t. de verhoging? De voorzitter stelt voor om met 5% te verhogen. Aantal stemmen voor: 13 Aantal stemmen tegen: 1 Neutraal: 2. Bij deze wordt de contributie met 5 % verhoogd. Harro; We willen het bestuur vragen om een maand eerder te stoppen met trainen. 13. Wedstrijdsecretariaat/scheidsrechters Bovengenoemde zaken worden behartigd door Jasper en Hans. Het secretariaat is overgeheveld naar Nicole. Alle wedstrijden die verplaatst moeten worden gaat via Nicole. Ilja heeft naar Hans gemaild maar geen reactie gekregen. Loopt dit via het bestuur? Nee, graag Hans even bellen. Mail Kars: wie dienen de boetes te betalen? Erik vindt dat degene die het veroorzaakt ook zelf moet betalen (bijv. voor een gele kaart hoeft het team niet te betalen.) Ilja: is het team verantwoordelijk of de persoon zelf? En hoe zit het met de spelerskaarten? Gerard: Zet de opzegtermijn per 15 mei. Betreffende de boetes, spelregels vast stellen en hiervan het voorstel naar de trainers mailen. Dit zullen we meenemen in de bestuursvergadering. 14. Rondvraag Alwin: De communicatie tussen de sponsoren en het bestuur kan beter, we moeten ze meer betrekken bij bijvoorbeeld te thuiswedstrijden. Reactie Marjan: we hebben de sponsoren uitgenodigd voor de seizoensafsluiting. Niemand heeft gereageerd, dan wel afgezegd. De website wordt goed gebruikt en er wordt goed gebruik gemaakt van communicatie via de site. Thom: Even een tip voor de secretaris om zowel de zaalhuur als de koffie eerder te reserveren. Bij wie moeten de leden zich afmelden? Via Gert Jan Kloppenburg, zijn mail adres is ledenadministratie@tyfoon.nl We moeten nauwkeuriger omgaan met de ledenlijst en het innen van de contributie. Er zijn een aantal spelers die al jaren lid zijn, maar nog nooit betaald hebben. Albert: Waarom werken we niet met een presentielijst. Zo kunnen we onze handtekening zetten en het e mail adres erbij vermelden.
Bert: Misschien is het handig om alle e mail adressen van alle teams te verzamelen zodat hetgeen wat er besproken is zo gemakkelijk gemaild kan worden. Er zijn twee leden die graag willen sponsoren, maar dit is niet goed gegaan. Hoe kan dit? Ron: Het is belangrijk contact te onderhouden met de pers. Jasper reageert dat de aanvoerder van heren 1, Gert Jan, contact heeft met de pers en regelt een stukje voor de krant. Is er een beleidsplan voor de teams? We hebben een gebrek aan mensen, er is geen actueel beleid. Het is wel belangrijk om een actief beleid te voeren, Ron wil hier wel bij assisteren. Arnoel: Het bord van de club 25-50 is grotendeels ingevuld. Ook voor de rest van de leden is dit een goede reden om het bord gezamenlijk vol te maken! Het geldt per seizoen. Gerard: Er zijn geen infoboekjes van V.C. Tyfoon, dit lijkt me wel noodzakelijk. Dennis biedt aan om dit infoboekje te gaan maken. Cor: Ik heb nog oude shirts op zolder, wat moeten we hiermee? Melvin reageert dat er nog twee jongens teams voor zien moeten worden. De rest van de shirts kan in de kledingbak voor Roemenië. We moeten hier wel zorgvuldig mee om gaan. De oude spullen morgen weg. Ik heb ook nog oude notulen etc. Deze kunnen naar Marjan. Harro: Is er een kleding sponsor gevonden. Kan deze bijv. pakketten aanbieden? Arnoel: Ik vind het belangrijk dat er binnen de jeugd een eenheid is betreffende de shirts. We kunnen hier een beleid voor opstellen van bijvoorbeeld drie jaar. 1 e jaar levering shirts 2 e jaar bepaald bedrag 3 e jaar bepaald bedrag. Jasper: De seizoensafsluiting wordt dit jaar gedaan door Heren 2. Verder worden er bloemen overhandigd aan Arnoel, als afscheid penningmeester en Dennis, aftredend JC. 15. Sluiting Jasper dankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid en sluit de vergadering.