Acerta Connect Handleiding Module importeren van gegevens
Inhoud 1. Introductie 3 2.Toegang tot Acerta Connect module Importeren van gegevens 4 3. Instellen van importdefinities 5 3.1 Wat is een importdefinitie 5 3.2 Het scherm importdefinities raadplegen 5 3.3 Standaarddefinities en zelf importdefinities aanmaken 8 4. Een nieuwe import starten 12 4.1 Structuurcontrole van het bestand 14 4.2 Inhoudelijke controle van de gegevens 15 4.3 Het resultatenscherm 15 5. Bestaande imports beheren 19 3.4 Detail van een import raadplegen 20 3.5 Logging informatie raadplegen 21 Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 2
1. Introductie De Acerta Connect Module Importeren van Gegevens laat toe om gegevens uit andere systemen te importeren in de Acerta Connect applicatie. Het gaat hier dan om gegevens die nodig zijn om tot een volledige loonberekening te komen. Een typisch voorbeeld hiervan is het importeren van kalendergegevens uit een tijdsregistratiesysteem. Andere voorbeelden zijn het importeren van gegevens die nodig zijn voor het berekenen van onkostenvergoedingen, premies of met andere woorden afwijkende loonelementen. In deze handleiding focussen we op het eindgebruik van deze module. We bespreken achtereenvolgens het instellen en beheren van importdefinities het starten van een nieuwe import het beheren van gestarte imports Merk op dat technische aspecten in deze handleiding minder aan bod komen. Meer informatie hierover kunt u opvragen bij uw dossierbeheerder. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 3
2.Toegang tot Acerta Connect module Importeren van gegevens Indien u beslist heeft gebruik te maken van de bijkomende Acerta Connect module Importeren van gegevens verschijnen de nodige items in het menu links in het scherm wanneer u Acerta Connect opstart. Merk op dat het menu enkel uitgebreid wordt met deze items voor de gebruikers die toegangsrechten hebben tot deze module. Zoals het geval is voor het gehele Connect pakket is ook de module Importeren van gegevens beschikbaar als webapplicatie. Voor toegang tot de module dient u te beschikken over een internetverbinding en een persoonlijke gebruikersnaam en paswoord die u van Acerta ontvangt van zodra aangemaakt. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 4
3. Instellen van importdefinities Opm.: De importmodule beschikt over een aantal standaarddefinities die zonder bijkomende acties kunnen worden gebruikt. Wanneer deze standaarddefinities volstaan is deze paragraaf niet relevant. 3.1 Wat is een importdefinitie Het importeren van gegevens naar Connect start met het instellen van de nodige importdefinities. Importdefinities bepalen de lay-out van het bestand volgens welk gegevens ter beschikking moeten worden gesteld. Een voorgedefinieerde lay-out is nodig om de gegevens in het te importeren bestand te mappen naar de relevante locatie in Connect. Met andere woorden een importdefinitie geeft aan welk veld X in bestand Y op welke locatie terecht moet komen in Connect. Het volgende voorbeeld van een importdefinitie maakt dit duidelijk: 1 2 3 1. De eerste kolom in de definitie bepaalt de locatie waar het gegeven terecht moet komen in Connect. 2. De tweede kolom omschrijft de positie van het gegeven in het bestand dat aangeleverd wordt. Het voorbeeld hierboven gaat over een Excelbestand waardoor de positie in het bestand in één kolom omschreven kan worden. In het geval van een tekstbestand wordt dit opgesplitst in een bestand positie van en positie tot kolom. 3. De derde kolom omzetting naar Connect waardes is enkel van toepassing wanneer er conversie nodig is van oude waardes naar nieuwe Connect waardes. Een voorbeeld hier is het omzetten van een oude nummering (het extern referentienummer) van overeenkomsten naar een nieuwe nummering (het overeenkomstnummer). 3.2 Het scherm importdefinities raadplegen Navigeren naar het scherm Importdefinities doe je door in het menu te kiezen voor Organisatie Import Importdefinities. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 5
Je komt dan in het volgende scherm terecht: Dit scherm bestaat uit twee blokken: het blok zoeken en het blok resultaten. Blok zoeken In dit blok heb je de mogelijkheid om een bepaalde importdefinitie op te zoeken op basis van verschillende parameters: Naam: de naam van de importdefinitie Gegevens: het type gegevens waarover het gaat: afwijkende loonelementen of kalenders Datum geldig van /tot en met: datum van /tot en met wanneer de importdefinitie geldig is Titels aanwezig: zijn er wel of geen titels aanwezig Type importdefinitie: gaat het om een Acerta standaarddefinitie of is het een klantspecifieke definitie Type bestand: gaat het om een tekstbestand of Excelbestand Vul de relevante paramaters in en klik op selectiecriteria. voor een lijst van mogelijke resultaten die voldoen aan de Een zoekopdracht kan ongedaan gemaakt worden door te klikken op. Blok resultaten Wanneer er geen paramaters ingevuld zijn, worden alle beschikbare definities getoond in het resultatenblok. Ook wanneer u dit scherm voor een eerste keer raadpleegt zal u al enkele definities zien in het resultatenblok. Dit zijn de standaarddefinities die Acerta voor u voorzien heeft. Wanneer er een zoekopdracht gelanceerd wordt worden enkel die definities getoond die voldoen aan de ingevulde zoekcriteria. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 6
Per definitie zie je telkens de parameters die de definitie omschrijven Naam: naam van de importdefinitie Gegevens: type gegevens waarover het gaat: afwijkende loonelementen of kalenders Begindatum: startdatum van de periode waarvoor deze importdefinitie geldig is Einddatum: einddatum van de periode waarvoor deze importdefinitie geldig is Titels aanwezig: indicatie of er al dan niet een titellijn is in het bronbestand (enkel mogelijk in het geval van een Excelbestand) Type bestand: tekstbestand of Excelbestand De details van de definitie kunnen geraadpleegd worden door te klikken op de naam van de definitie die in een blauw lettertype getoond worden. Dit zijn hyperlinks. Het detailscherm van een definitie ziet er dan uit als volgt: 1 2 3 De afbeelding hierboven geeft de details weer van een standaarddefinitie in het geval van een tekstbestand. U kunt hier de volgende informatie in terugvinden: 1. De eerste kolom in de definitie bepaalt de locatie waar het gegeven terecht moet komen in Connect. 2. De twee middelste kolommen omschrijven de positie van het gegeven in het bestand dat aangeleverd wordt. In dit voorbeeld gaat het over een tekstbestand en wordt de positie omschreven Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 7
in een kolom bestand positie van en een kolom positie tot. Wanneer het gaat over een Excelbestand wordt de positie in één kolom omschreven. 3. De derde kolom omzetting naar Connect waardes is enkel van toepassing wanneer er conversie nodig is van oude waardes naar nieuwe Connect waardes. Een voorbeeld hier is het omzetten van een oude nummering (het extern referentienummer) van overeenkomsten naar een nieuwe nummering (het overeenkomstnummer). Merk op dat u deze enkel kunt raadplegen. Geen van de parameters kan overschreven worden. Bij de zelf aangemaakte definities kan dat wel zolang de definitie nog niet werd gebruikt bij een import. Naar een vorig scherm terugkeren, kan door op de terug knop te klikken ( kruimelpad bovenaan het scherm:. ) of via het 3.3 Standaarddefinities en zelf importdefinities aanmaken Een aantal standaarddefinities zijn steeds ter beschikking. Deze kunnen rechtstreeks gebruikt worden zonder bijkomende bewerking. Bestanden die volgens deze definities worden opgemaakt kunnen sowieso geïmporteerd worden. Standaarddefinities kunnen niet worden aangepast. Wanneer er afgeweken moet worden van een standaarddefinitie, bvb omdat uw bestand al een bepaalde lay-out heeft, is het dus nodig om zelf een importdefinitie aan te maken. Dat kan als volgt. Kies in het menu voor Organisatie Import Importdefinities: Kies dan onderaan het bekomen scherm voor Nieuwe importdefinitie toevoegen : Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 8
En dan ziet u bovenaan het volgende scherm: Per importdefinitie moeten telkens de volgende eigenschappen meegegeven worden: Naam: geef de importdefinitie een naam die duidelijk maakt over welke import het gaat Gegevens: duid aan over welke gegevens het gaat: afwijkende loonelementen of kalenders Begindatum: vul de startdatum in van de periode waarvoor de importdefinitie geldig is Einddatum: vul de einddatum in van de periode waarvoor de importdefinitie geldig is Laat dit veld blanco zodat de definitie altijd geldig blijft. Titels aanwezig: geef aan of er een titellijn is in het bronbestand waar rekening mee gehouden moet worden. Merk op dat titels beperkt moeten zijn tot één lijn en enkel mogelijk zijn in een Excelbestand. Type bestand: geef aan of het gaat om een tekstbestand of Excelbestand Wanneer u het type bestand hebt geselecteerd gaat er een tweede blok open waarin de positie in het bestand gekoppeld moet worden aan de relevante kolom. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 9
Dit ziet er lichtjes anders uit voor een tekstbestand en een Excelbestand. De volgende twee voorbeelden maken dit duidelijk: Voorbeeld tekstbestand: In de eerste kolom ziet u de gegevens die geïmporteerd moeten worden. In de twee daaropvolgende kolommen noteert u de positie van dat geven in het te importeren bestand. Bvb van positie 1 tot positie 31 staat het overeenkomstnummer. De derde kolom tenslotte, kunt u gebruiken wanneer er conversie nodig is van oude waardes naar nieuwe Connect waardes. Tip: pas de conversiefunctie steeds toe op de rij looncode om zeker te zijn dat de waardes voor de looncode het juiste formaat hebben. Voorbeeld Excelbestand: Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 10
Hier ziet u in de eerste kolom nog steeds de gegevens die geïmporteerd moeten worden. De positie van dat geven in het te importeren bestand noteert u in de twee kolom. Bvb wanneer het geven in kolom A staat van het te importeren Excelbestand noteert u hier 1. In de derde kolom tenslotte, kan er een conversie gedaan worden van oude naar nieuwe Connect waardes wanneer dat nodig is. Klik tenslotte op om de definitie aan te maken. Importdefinities die u zelf hebt aangemaakt kunt u nog wel wijzigen na het bewaren maar enkel wanneer deze nog niet zijn gebruikt. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 11
4. Een nieuwe import starten Aandacht! Om het mogelijk te maken om voor een overeenkomst van een werknemer kalendergegevens te importeren moet ook de overeenkomst van een werknemer in Acerta Connect juist ingesteld staan. In Overeenkomstenbeheer tab Prestaties moet in het veld Type werkschema gekozen worden voor ofwel Vast (met tijdsregistratie) ofwel Variabel (met tijdsregistratie). Wanneer de relevante importdefinitie ter beschikking is, is het mogelijk om een nieuwe import te starten. Kies hiervoor in het menu: Import Nieuwe import Op die manier komt u terecht in een wizard die u door de nodige stappen loodst. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 12
Stap 1 In stap 1 selecteert u eerst of het gaat om gegevens m.b.t. kalenders of afwijkende loonelementen. Daarna selecteert u de toe te passen importdefinitie. Stap 2 In stap 2 klikt u op bladeren ( of bestand kiezen afhankelijk van de browser waar u mee werkt) om het relevante bestand te kiezen. U krijgt een foutmelding wanneer het bestandsformaat niet overeenstemt met de gekozen importdefinitie. Wanneer het gaat om een tekstbestand krijgt u in stap 3 een samenvatting van uw importparameters. Dat ziet u in het scherm hieronder: Stap 3 Wanneer u werkt met een Excelbestand kunt u maximum 1 tabblad importeren dus moet je aangeven over welk tabblad het gaat. Dat ziet u in het voorbeeld hieronder: Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 13
Wanneer u de drie stappen van de wizard heeft doorlopen, klikt u op Deze import verloopt als volgt. om de import te starten. 4.1 Structuurcontrole van het bestand Eerst wordt er een structuurcontrole opgestart. Als er geen fouten zijn volgt onmiddellijk de inhoudelijke controle van de gegevens. Wordt er echter wel een fout gevonden, dan krijgt u een foutboodschap waarin aangegeven wordt waar in het bestand de fout zich voordoet. In dit voorbeeld werd er een fout gevonden in het op te laden bestand. De import is niet gelukt. Toch ziet u informatief de opgestarte import in het overzicht van imports in het scherm Importbeheer waarnaar u automatisch geloodst wordt. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 14
4.2 Inhoudelijke controle van de gegevens Wanneer er geen structuurfouten worden gevonden start de inhoudelijke controle van de gegevens. De inhoudelijke controle gaat na of de gebruikte gegevens, codes, bedragen geldig zijn. Na de inhoudelijke controle gaat u door naar het resultatenscherm. 4.3 Het resultatenscherm Bovenaan het scherm krijgt u een samenvatting van de importparameters. In het blok daar onder ziet u de te importeren gegevens en afhankelijk van het type gegevens (loon- of kalendergegevens) krijgt u de volgende informatie: Velden die aanwezig zijn bij elke import: Status: Via één van de volgende drie icoontjes wordt aangegeven in welke mate de data geschikt is om op te laden of extra aandacht vereist De gegevens zijn correct en kunnen worden geïmporteerd. De gegevens zijn gevalideerd en kunnen correct worden doorgevoerd. Er werden echter 1 of meerdere items gevonden die belangrijk zijn om te vermelden en waarover u een waarschuwing krijgt. Als u op de klikt verschijnt een pop-up scherm met daarin de details. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 15
Deze gegevens worden wel degelijk geïmporteerd. Er werden 1 of meerdere fouten gevonden waardoor het gegeven niet kan worden opgeladen. Ook wanneer u op de klikt verschijnt een pop-up met meer toelichting. Bvb: Opm.: Van zodra er één fout is op een werknemer wordt de hele werknemer als fout gezet tot dat de fout wordt opgelost. Indien de fout niet wordt opgelost worden de gegevens van de werknemer niet opgeladen. Een fout kan rechtstreeks in het resultaatscherm worden aangepast zodat het wel kan worden opgeladen. Merk op dat er dan wel een verschil is tussen het bronbestand en de geïmporteerde gegevens. Het gegeven is correct geïmporteerd. Merk op dat na aanpassingen en na het opnieuw valideren van de gegevens (zie hierboven) de status van een gegevenslijn kan wijzigen. Merk op dat u via de keuzelijst toon kunt kiezen om Alles te zien Enkel fouten te zien Enkel niet geselecteerde items te zien Of enkel de waarschuwingen te zien Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 16
Selectie: Laat toe om de lijn al dan niet te selecteren voor behandeling. Enkel die aangevinkte lijnen worden opgeladen. Via de bewerkingen : o o Kunt u alle geselecteerde fouten de-selecteren Kunt u alle geselecteerde waarschuwingen de-selecteren Als je lijnen met een foutmelding niet afvinkt en mee laat verwerken is dit geen probleem. De gegevens worden niet opgeladen. Lijnen met een waarschuwing worden echter wel verwerkt en opgeladen als ze aangevinkt staan. Enkel als je deze afvinkt worden ze niet meegenomen. Nummer: Volgnummer van het gegeven in het bestand Overeenkomst: Nummer van de werknemersovereenkomst waarop het gegeven betrekking heeft Loonperiode: Loonperiode waarop het gegeven betrekking heeft Update code: Met deze code wordt aangegeven welke actie er met de gegevens moet gebeuren (bvb toevoegen, vervangen, ) Wijziging: Datum en uur wanneer het gegeven laatst gewijzigd is Gebruiker: De gebruiker die de lijn heeft geïmporteerd of heeft aangepast Daarnaast zijn er ook informatievelden die afhangen van het soort gegevens. Enkele voorbeelden hiervan zijn looncode, eenheden, bedrag per eenheid, percentage, bedrag, dagen, kostenplaats De waarden in de kolommen Status, Nummer, Wijziging en Gebruiker kunnen niet manueel worden aangepast. De waarden in de kolommen Selectie en de velden die afhankelijk zijn van de soort gegevens (loon- of kalendergegevens) kunnen wel manueel worden aangepast. Via de zoek lijn kunt u een specifieke lijn terug vinden voor een bepaald overeenkomstnummer. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 17
Onderaan het scherm krijgt u drie mogelijkheden: 1. Bewaren: Klik op bewaren wanneer u gegevens hebt gewijzigd naar voorlopig niet verder wil gaan met de import. De gegevens staan klaar om te importeren op een later tijdstip. 2. Valideer: U kunt kiezen om de gegevens opnieuw te laten valideren en dan vindt er opnieuw een inhoudelijke controle plaats. Gegevens kunnen rechtstreeks aangepast worden in de grid. Wanneer u dan op valideer klikt, verifieert u of de nieuwe waarden consistent zijn. Zolang de gegevens niet geïmporteerd werden kunt u ze onbeperkt wijzigen en eventueel opnieuw valideren. 3. Importeer: De gegevens worden geïmporteerd. U krijgt een overzicht van de geïmporteerde gegevens: Na de import kan het bestand (de te importeren gegevens) niet meer worden aangepast. Controleer dus altijd grondig of alles naar wens is alvorens de import uit te voeren. Bij de lijnen die niet geïmporteerd konden worden blijft het teken correct geïmporteerd werden krijgen de status. staan. Gegevens die wel Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 18
5. Bestaande imports beheren Het is ook mogelijk om bestaande imports te beheren. Dit is bvb nuttig om te kijken wat er reeds geïmporteerd is of om een import die nog niet werd doorgevoerd verder af te werken. Kies hiervoor in het menu Import Importbeheer Het scherm waarnaar u dan navigeert, geeft een overzicht van alle gestarte imports: Opnieuw bestaat het scherm uit een blok zoeken en een blok resultaten. Blok zoeken In het blok zoeken heb je de mogelijkheid om een gestarte import te zoeken op basis van verschillende parameters: Status: de status van de gestarte import Gegevens: het type gegevens waarover het gaat: afwijkende loonelementen of kalenders Datum import van /tot en met: datum vanaf /tot en met wanneer de import plaats vond Importdefinitie: de naam van de gebruikte importdefinitie Vul de relevante paramaters in en klik op selectiecriteria. voor een lijst van mogelijke resultaten die voldoen aan de Een zoekopdracht kan ongedaan gemaakt worden door te klikken op. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 19
Blok resultaten Wanneer er geen parameters noch datums ingevuld zijn worden alle gestarte imports getoond in het resultatenblok. Standaard zijn er importdatums ingevuld om de imports van de voorbije 2 maanden te zien. Wanneer er wel een zoekopdracht gelanceerd wordt, worden enkel die imports getoond die voldoen aan de ingevulde zoekcriteria. Per gestarte import zie je telkens de parameters die de import omschrijven Aangevraagd: de datum waarop de import gestart werd Status: de status van de gestarte import Gegevens: type gegevens waarover het gaat: afwijkende loonelementen of kalenders Bestand: de naam van het gebruikte bestand Tabblad(en): de naam van het gebruikte tabblad Gebruiker: de naam van de gebruiker die de import gedaan heeft Importnummer: het identificatienummer van de import. Dit is een automatische gegenereerd nummer dat enkel tot doel heeft de import te identificeren en verder geen betekenis heeft. Deze parameters worden voorafgegaan door een kolom Actie. Hier kunt u via één van de volgende icoontjes het bestand laten valideren of importeren: Als u klikt op dit icoontje kiest u om de inhoudelijke validatie opnieuw te laten lopen Als u klikt op dit icoontje kiest u om (nog niet geïmporteerde gegevens te importeren) Merk op dat deze icoontjes verschijnen in functie van de status van het bestand. Bijvoorbeeld, een geïmporteerd bestand kan niet opnieuw gevalideerd worden. 3.4 Detail van een import raadplegen Om meer gedetailleerde informatie m.b.t. een import te bekomen klik op de naam van het bestand: Hieronder ziet u de details van een import van kalendergegevens. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 20
Bovenaan krijgt u in het blok Soort Importeer Gegeven een samenvatting van de import. In het blok daaronder krijgt het detail van de gegevens aanwezig in het te importeren bestand. Opnieuw krijgt u hier de mogelijkheid om een specifieke lijn te zoeken op basis van overeenkomst nummer via de zoek lijn: Via kunt u kiezen om alles te zien, enkel de fouten, enkel de niet-geselecteerde lijnen of enkel de waarschuwingen. In dit scherm kan geen enkel gegeven nog worden aangepast. 3.5 Logging informatie raadplegen Het is ook mogelijk om de verschillende statussen van een import op te volgen. Dit is bvb nuttig om te weten wanneer een bepaalde import werd uitgevoerd. Wanneer je in het resultatenblok klikt op de status van een import krijg je alle logging informatie m.b.t. die import. Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 21
Acerta HR-dienstengroep Connect Rapportering 22