2016 Starten met Cashr
Inhoud 1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement... 3 2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice... 4 2.1 De Cashr app installeren... 4 2.2 Koppelen aan de Backoffice... 4 3. Inrichten Cashr Backoffice... 5 3.1 Producten toevoegen... 5 3.1.1. Producten importeren met Excel... 5 3.1.1 Handmatig invoeren... 6 3.2 Schermindeling... 6 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen... 6 3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen... 7 3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten... 8 3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing)... 8 3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device... 9 3.5 Installeren van bonprinter(s)... 10 3.5.1 Cashr monteur... 10 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter... 10 3.5.3 Printers toevoegen in Cashr... 10 3.6 Cashr synchroniseren... 11 4. Het managen van uw schermindeling... 12 4.1. Producten/productgroepen toevoegen... 12 4.2 Instellingen op Cashr... 14 4.2.1 Algemeen... 14 4.2.2 Cashr Backoffice... 14 4.2.4 Printers... 16 4.2.5 Schermopties... 16 4.2.6 Payment provider... 16 4.2.6 Feedback... 17 4.2.7 Voorwaarden... 17 4.2.8 Helpdesk... 17 4.2.9 Contact... 17 4.2.10 Terug... 17
5. Functionaliteiten binnen Cashr... 18 5.1 + en functie... 18 5.2 Bericht naar de keuken... 18 5.3 Korting geven op productniveau... 19 5.4 Prijs/ productnaam eenmalig wijzigen... 20 5.5 Product verkeerd aangeslagen/ corrigeren... 21 5.6 Bon Splitsen... 22 5.7 Bon verplaatsen... 23 5.8 Managerfunctie... 24 5.9 Tafels in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag... 25 6 Sortering op de bon... 26 6.1 Sortering op Cashr beheren... 29 7 Bonnenhistorie... 30 8 Kasopmaak... 31 8.1. Backoffice instellingen... 31 8.2 Stortingen... 33 8.3 Opnames... 36 8.4 Kasopmaak... 36 8.4.1 Elementen kasopmaak... 37 8.4.2 Kasopmaak maken... 38 8.4.3 Kasopmaak in de backoffice... 39 9. Cadeaubon/cheque toevoegen... 40
1. Aanmelden gratis Cashr Backoffice abonnement Een gratis Cashr Backoffice abonnement kunt u aanmaken op de website van Cashr: http://www.cashr.nl/tarieven/tarieven/. - U kunt hier een prognose berekenen van de maandelijkse kosten. Met alle abonnementen kunt u Cashr gebruiken op één device (tablet, smartphone of ipod). U kunt het aantal devices eenvoudig uitbreiden voor 10,- p.m. per device. Ook is het mogelijk om betaalterminals aan Cashr te koppelen voor 10,- p.m. per terminal. Het aantal bonnen staat voor het aantal afgerekende kassabonnen per maand. - Klik op Gratis starten. U begint altijd met het gratis Cashr 20 abonnement. - Vul uw NAW gegevens en de captcha code in. Overige gegevens zoals uw bedrijfsnaam, het aanpassen van uw wachtwoord en het eventueel afsluiten van een betaald abonnement komen later aan de orde. - Na aanmelding ontvangt u per email een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kunt inloggen via http://www.cashr.nl/. Wij adviseren om uw tijdelijke wachtwoord direct te veranderen. - Zodra u ingelogd bent met uw gebruikersnaam en wachtwoord ziet u de onderstaande mappen. U bevindt zich nu in de Cashr Backoffice. Hier worden alle kassabonnen opgeslagen en beheert u producten, klanten, medewerkers en alle instellingen voor de Cashr app.
2. Een device koppelen met de Cashr Backoffice U kunt een device met daarop de Cashr app als volgt koppelen met uw Cashr Backoffice: 2.1 De Cashr app installeren - Download en installeer Cashr in de App Store (ios) of Google Play (Android). - Start de app en selecteer waar u uw kassa voor gaat gebruiken; Horeca (inclusief tafelplattegrond) of Detailhandel (zonder tafelplattegrond). - Selecteer of u de app wilt vullen met voorbeeldgegevens of niet. Voorbeeldgegevens zijn fictieve producten zodat u de app goed kunt uitproberen zonder deze eerst in te hoeven richten. - Druk op Start Cashr De Cashr tour kunt u bekijken en/of sluiten. - Na de tour komt u in het beginscherm van Cashr terecht, met of zonder voorbeeldgegevens. 2.2 Koppelen aan de Backoffice - Ga naar de instellingen van de Cashr app met de knop met het Tandwiel : - Ga naar het tweede tabblad Cashr Backoffice. 1) Als u al een Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan bestaande backoffice. 2) Als u nog geen Cashr Backoffice abonnement heeft aangemaakt dan kiest u voor Koppelen aan nieuwe backoffice. Er zal daardoor een gratis Cashr 20 abonnement worden aangemaakt. - Bedenk een naam voor deze Cashr-kassa. - Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. - Tik op Koppelen. Uw kassa wordt nu gekoppeld en gesynchroniseerd met uw Cashr Backoffice. Als dit is gebeurd dient u zich opnieuw aan te melden. - Druk op OK. U komt in het aanmeldscherm terecht van Cashr. De default aanmeldcode is 1. U kunt de aanmeldcodes van medewerkers wijzigen in de Backoffice.
3. Inrichten Cashr Backoffice 3.1 Producten toevoegen U kunt producten op verschillende manieren in de Backoffice invoeren. Voor het invoeren van meerdere producten is het handig om gebruik te maken van een speciaal Excel importsheet. Daarnaast kunnen producten ook per stuk worden ingevoerd in de map Producten. 3.1.1. Producten importeren met Excel Download het Reeleezee Importsheet Producten in de map Producten > Overzicht > Import > klik hier om een leeg template bestand te downloaden. In het Importsheet wordt op het tabblad toelichting en codes beschreven wat u in de kolommen dient in te vullen. Het is van belang dat u naast de verplichte kolommen ook de volgende kolommen invult: omschrijving op factuur, BTW, productgroep en sortering (indien gewenst). Als u de productgroepen in het Importsheet heeft aangemaakt voegt u deze daarna handmatig toe in de map Producten > Instellingen productgegevens > Productgroepen. Klik hier op Nieuw om de productgroepen aan te maken. De Grootboekrekening verkoop kunt u hier negeren, deze heeft u al per product opgegeven in het Importsheet. De productgroepen kunnen later bij het automatisch genereren van een schermindeling dienen als schermgroepen. Extra grootboekrekeningen kunt u aanmaken bij map Instellingen> Financieel> tabblad Onderhoud grootboekrekeningen. Scroll naar beneden en zoek grootboekrekening 8000 op. Ga op de regel staan en klik op de rechtermuisknop. Kies voor Regel Kopiëren en vul het pop-up scherm naar wens in met de gegevens van uw nieuwe grootboekrekening en de omschrijving van uw productgroep. Let op! Heeft u nog geen tabblad Financieel in de map Instellingen staan dan dient u het product Administratie Free aan de Backoffice toe te voegen. Dit doet u bij map Instellingen> Mijn abonnement> Abonnementgegevens. Ga naar tabblad Huidige Producten en kies voor Administratie toevoegen. Er worden hiervoor geen extra abonnementskosten voor in rekening gebracht.
Als alle verplichte gegevens op een juiste manier zijn ingevuld kunt u het Importsheet uploaden in de map Producten > Overzicht. Klik op Import. Selecteer het ingevulde excelbestand en druk op Importeren. Let op: Excel 97-2003 bestanden kunnen niet geimporteerd worden, dit dient een Excel-werkmap te zijn (xls bestand). Mocht er een foutmelding tevoorschijn komen tijdens het importeren neem dan contact op met onze Cashr helpdesk op 0346-258087. Onze medewerkers kunnen via een logsysteem vaststellen waarom een import niet gelukt is. U kunt het Importsheet ook gebruiken om in de toekomst een update te doen van uw productenbestand. Het is handig om te weten dat de productcode hierbij zal worden gebruikt als waarde aan de hand waarvan de overige gegevens worden overschreven. Zo kunt u bijvoorbeeld snel en gemakkelijk prijswijzigingen doorvoeren of productgegevens aanvullen. 3.1.1 Handmatig invoeren U kunt in de backofice producten ook handmatig invoeren in de map Producten > Overzicht. Klik op Nieuw. Hier kunt u producten aanmaken. Belangrijk is dat u de volgende gegevens invult: - Naam product/dienst - Productcode - Verkoopprijs - BTW - Product en/of dienst - Productgroep en grootboekrekening - Afdrukbestemming (indien van toepassing) - Klik op Opslaan 3.2 Schermindeling 3.2.1 Schermindeling op basis van productgroepen Als u de productgroepen heeft aangemaakt en uw producten hebt ingevoerd kunt u automatisch op basis van deze productgroepen een schermindeling aanmaken. Nadat u alle productgroepen heeft aangemaakt gaat u naar map Instellingen> tabblad Kassa> Kassa schermindelingen. Klik rechtsboven op Nieuw en maak een keuze uit de drie opties Nieuw, Kopie of direct op basis van productgroepen. Let op: het overnemen lukt alleen als u de productgroepen ook daadwerkelijk heeft aangemaakt bij map Producten> tabblad Instellingen Productgegevens> Productgroepen.
Er wordt een nieuw venster geopend. Vul bij het eerste tabblad Algemeen de naam en omschrijving van uw schermindeling in en druk op Opslaan. Ga naar het tweede tabblad Schermgroepen. U kunt nu uw schermindeling inrichten. In ons voorbeeld hebben wij de schermindeling al aangemaakt op basis van productgroepen. U ziet deze aan de linkerkant. Elke productgroep heeft de producten in het scherm ernaast staan: 3.2.2 Schermindeling aanpassen of zelf indelen Als u nog producten wil verwijderen, toevoegen of van positie wijzigen heeft u de volgende mogelijkheden: - Selecteer producten opent een venster met al uw producten. U kunt deze naar de gewenste positie slepen. - Overnemen zorgt ervoor dat de gehele schermindeling weer op basis van uw productgroepen wordt ingedeeld. Gebruik deze knop niet meer als u aanpassingen heeft gedaan, anders zullen deze verloren gaan. - U kunt de volgorde van de productgroepen wijzigen door het Volgnummer te veranderen; nummer 1 zal bovenaan de lijst worden geplaatst, nummer 2 daaronder, etc. Als uw indeling naar uw wens is, kunt u klikken op Opslaan.
3.2.3 Condimenten/toevoegingen achter een product zetten Het is tevens mogelijk om condimenten / toevoegingen achter een product te zetten (max. 26 stuks). - Klik op het product waar u een condiment/toevoeging achter wenst te zetten. - Kies voor Details bewerken en klik op OK. - Sleep de gewenste producten naar uw schermindeling en klik op Opslaan. 3.3 Plattegrond aanmaken (indien van toepassing) Met een plattegrond maakt u een schematisch overzicht van uw onderneming en de tafels en stoelen die daar staan, waarmee u kassabonnen per tafel en/of stoel kunt opslaan en afrekenen.
- Ga naar de map Instellingen> tabblad Kassa> Plattegronden en klik rechtsboven op Nieuw. - Geef bij tabblad Algemeen uw plattegrond een naam en klik op Opslaan. - Ga naar het tweede tabblad Locatie en geef een locatienaam op. Een plattegrond kan uit meerdere locaties bestaan, bijvoorbeeld een locatie Binnen en een locatie Terras. Vul een volgnummer in en klik op Opslaan. Met het vinkje Inactieve locatie kunt u zorgen dat een locatie niet op de kassa wordt getoond, zonder dat u de locatie uit de plattegrond hoeft te verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld een terras op Inactief zetten in de wintermaanden. - U kunt ervoor kiezen om een (zelfgemaakte) afbeelding up te loaden van bijvoorbeeld een vloer om uw plattegrond meer waarheidsgetrouw te maken. - Nadat u op Opslaan heeft geklikt kunt u het vierkante icoontje slepen naar uw plattegrond om uw tafelindeling na te maken. Ook als u een afbeelding heeft geüpload met tafels dan dient u alsnog op deze manier de tafels te plaatsen. - U kunt een naam geven en/of het tafelnummer wijzigen door in de plattegrond op een tafel te klikken. Tevens kunt u hier ook het aantal stoelen wijzigen. Als u op Cashr een tafel langer ingedrukt houdt, dan kunt u per stoel een bon aanslaan. - Klik na het indelen van de tafels weer op Opslaan. 3.4 Selecteren van schermindelingen en plattegronden op een device Let op! Het is mogelijk om meerdere schermindelingen te maken met bijvoorbeeld een winter en een zomer variant. Hetzelfde geldt voor de plattegronden. Schermindelingen en plattegronden kunnen per gekoppeld device worden geselecteerd. Ga hiervoor naar de map Instellingen> Tabblad Kassa > Overzicht kassa s. Selecteer hier een device > Ga naar tabblad Algemeen. Onder het kopje Schermindeling kan een schermindeling worden gekozen bij Indeling en onder het kopje Plattegrond kan een lattegrond voor dit device worden ingesteld bij Naam.
3.5 Installeren van bonprinter(s) Het is belangrijk om te weten dat niet elke bonprinter en/of randapparatuur compatible is met Cashr, raadpleeg hiervoor ons huidige assortiment in de webshop http://shop.cashr.nl/. Om een Epson bonprinter te koppelen aan Cashr is het van belang dat de bonprinter een vast IPadres in uw lokale netwerk krijgt toegewezen. 3.5.1 Cashr monteur Een Cashr monteur kan u ondersteunen bij het installeren van randapparatuur. Kijk voor meer informatie en prijzen in onze webshop http://shop.cashr.nl/ > tabblad Cashr installatie. 3.5.2 Stappenplan installatie bonprinter Om een bonprinter een vast IP-adres in uw lokale netwerk te geven hebben wij twee handleidingen met intructies geschreven die u op onze website kunt vinden bij http://www.cashr.nl/hoe-werktcashr/handleidingen/. Let op: Het configureren van een bonprinter is specialistisch werk. Het Cashr team kan u helpen met functionele vragen over de bonprinters maar voor moeilijkheden met het instellen van IP-nummers, het opnemen van printers in uw datanetwerk etc. is de hulp van een monteur noodzakelijk. Het Cashr team kan u in contact brengen met ervaren installateurs die bij u de randapparatuur op een juiste manier kunnen aansluiten. Kijk voor meer informatie in onze webshop http://shop.cashr.nl/ bij Cashr installatie. 3.5.3 Printers toevoegen in Cashr Zodra uw bonprinter voorzien is van een vast IP-adres dan dient dit IP-adres in uw Backoffice ingesteld te worden zodat de Cashr App weet naar welk IP-adres de bonnen verstuurd moeten worden. Ga in de Backoffice naar map Instellingen > tabblad Kassa > Algemene instellingen. Ga hier naar het tabblad Apparatuur. Kies voor het apparaat Epson TM printer (IP) en geef de printer een zelf gekozen naam (bijvoorbeeld Balie of Bar ). Bij IP-adres geeft u het IP-adres in van uw bonprinter. Klik op Opslaan. U kunt de afdrukbestemmingen instellen via het tabblad Afdrukbestemmingen. Verwerking staat voor een maakbon (keuken) en Facturering staat voor een afrekenbon.
Ga vervolgens naar map Instellingen > tabblad Overzicht kassa s > Selecteer een kassa. Er wordt een tweede scherm geopend. Ga naar het tabblad Uitgiften Bij Bestemming en Printer kunt u uw bonprinters toevoegen. Ga naar tabblad Kassabon en scroll naar beneden. Met het vinkje Afdrukken kassabon kunt u ervoor kiezen of een bon wel/niet wordt geprint. Klik op Opslaan. Als laatste stap meld u zich op Cashr aan via Balie. Ga naar instellingen via het Tandwiel > tabblad Cashr Backoffice > Synchroniseer. Na het synchroniseren selecteert u tabblad Printers. Controleer of uw printer verbinding heeft. 3.6 Cashr synchroniseren Nadat u producten heeft toegevoegd en/of instellingen in de backoffice heeft gewijzigd dient u Cashr altijd te synchroniseren met de Backoffice. Cashr haalt tijdens het synchroniseren de nieuwe en/of aangepaste gegevens op. Synchroniseren: Ga naar Balie > Tandwiel > tabblad Cashr Backoffice > Synchroniseer.
4. Het managen van uw schermindeling Er zijn twee manieren om wijzigingen binnen uw schermindeling door te voeren; via de Backoffice of op Cashr zelf. Graag willen wij dieper ingaan op het doorvoeren van wijzigingen via Cashr. 4.1. Producten/productgroepen toevoegen Belangrijk: producten toevoegen via de backoffice heeft altijd de voorkeur! Binnen het handmatig aanmaken van producten op Cashr kunt u namelijk slechts een aantal gegevens noteren. Daarnaast worden handmatig aangemaakte producten wel in uw backoffice gezet, echter niet in uw importbestand. Indien u gebruik wenst te maken van productgroepen welke aan een grootboekrekening refereren dan adviseren wij om uw producten via de backoffice door te voeren zoals in hoofdstuk 3 besproken. Log in via Balie. Via het + teken op uw Cashr scherm kunt u zowel productgroepen als producten toevoegen. Om een productgroep toe te voegen klikt u in de linkerkolom op het + teken. Vul bij Omschrijving de naam van uw nieuwe productgroep in. Klik op Opslaan.
Om een product toe te voegen klikt u op het + teken binnen uw productgroep. De volgende gegevens dient u in te vullen: Code Betreft de productcode, deze is uniek. Let op! In tegenstelling tot de backoffice waar automatisch unieke productcodes worden gegenereerd, dient u in Cashr zelf een unieke productcode in te vullen. Indien u niet weet welke code al in gebruik is, raadpleeg dan uw backoffice. Hou er tevens rekening mee dat uw producten niet zijn voorzien van een afdrukbestemming (zoals een maakbon voor de keuken of bar). Dit is alleen instelbaar via de backoffice. Prijs Omschrijving BTW tarief De verkoopprijs van het product. Naam van het product. Geef aan of het product een hoog/laag BTW tarief heeft en of dit een product/dienst is.
4.2 Instellingen op Cashr Als u via Balie inlogt met uw aanmeldcode dan kunt u via het tandwiel de instellingen van uw kassa raadplegen. Zowel onderstaande als overige instellingen kunt u tevens wijzigen via de backoffice (aanbevolen!). 4.2.1 Algemeen - de taal wijzigen - de branche selecteren waar u de kassa voor gebruikt. Horeca (inclusief plattegrond) of Detailhandel (exclusief plattegrond). - keuze uit het wel/niet automatisch afmelden na het opslaan of afrekenen van een bon. Als u dit vinkje niet selecteert dan hoeft u uw aanmeldcode minder vaak in te voeren. - keuze uit het wel/niet instellen of een medewerker gemachtigd is om bonnen af te rekenen. - keuze of uw numerieke toetsenbord van hoog naar laag of van laag naar hoog staat gerangschikt. - keuze of u regels op de bon wenst te sorteren (bijvoorbeeld voor- hoofd- en nagerecht). 4.2.2 Cashr Backoffice - Cashr Synchroniseren. Deze optie gebruikt u ter alle tijden indien u wijzigingen via de backoffice heeft doorgevoerd. Cashr haalt tijdens het synchroniseren de nieuwe en/of aangepaste gegevens op. - Cashr loskoppelen om deze vervolgens met een nieuw Cashr account te koppelen.
4.2.3 Kassabon - Een kop en voettekst toevoegen. U kunt hier slechts één regel kwijt, in de backoffice kunt u meerdere regels toevoegen. - Indien u bonnen wenst te e-mailen kunt u het onderwerp van uw e-mail hier invullen. - Uw logo kunt u toevoegen via de volgende werkwijze: - Zorg dat het vinkje logo afdrukken op kassabon uitstaat. - Upload uw logo via Kies Afbeelding. - Na het selecteren van uw logo selecteert u het vinkje logo afdrukken op kassabon. - Indien u gebruik wenst te maken van een bonprinter dan dient uw logo in de bonprinter gezet te worden. Werkwijze: zet het vinkje logo afdrukken op kassabon aan en klik op Terug. De bonprinter geeft als signaal een klein tikje en print eenmalig een bon met enkel uw logo uit. Dit is een teken dat uw logo in de printer is gezet. Mocht er geen bon verschijnen dan herhaalt u bovengenoemde stappen.
4.2.4 Printers - Selecteren of u wel/geen bon wenst te printen OF bonnen wenst te e-mailen. - U kunt een bonprinter testen om te kijken of Cashr deze kan bereiken. - Aangemelde printers worden hier weergegeven. Tevens wordt de status van de printer weergegeven of deze wel/niet bereikbaar is. Voor het installeren van bonprinters verwijzen wij u door naar 3.5.2. 4.2.5 Schermopties - Selecteren of uw producten eenvoudig, in vaste groepen of in een lijst worden weergegeven. Vaste groepen is het meest gebruikelijk. De lijstweergave is met name bedoeld voor de detailhandel (handscanner gebruikers). - Uw lettergrootte en het aantal kolommen op uw schermindeling aanpassen. - Een screensaver uploaden. - Een achtergrond voor uw plattegrond uploaden. 4.2.6 Payment provider - Een directe koppeling met de Atos Yomani instellen. Neem voor meer informatie over de Atos Yomani koppeling contact op met onze Cashr Helpdesk.
4.2.6 Feedback - Het Cashr service team feedback toesturen. Ervaringen en/of eventuele problemen kunt u direct melden. 4.2.7 Voorwaarden De algemene voorwaarden van Reeleezee raadplegen. 4.2.8 Helpdesk Device informatie opsturen naar de Cashr Helpdesk. De database van Cashr kan deze data onderzoeken indien u problemen ondervind met Cashr. Neem hiervoor wel eerst contact op met de Cashr Helpdesk. 4.2.9 Contact De contactgegevens van Cashr raadplegen. 4.2.10 Terug Terugkeren naar uw aanmeldscherm.
5. Functionaliteiten binnen Cashr Graag willen wij u inzicht geven in de meest gebruikelijke functionaliteiten binnen Cashr. Als u een product heeft aangeslagen, dan kunt u het product welke op uw digitiale bon tevoorschijn komt selecteren. De volgende pictogrammen worden getoond: Uitzondering: als u na het aanslaan van een product de bon te lang open laat staan, heeft opgeslagen en/of op afrekenen heeft gedrukt, dan heeft u alleen nog de mogelijkheid om + en te selecteren. 5.1 + en functie Met + en kunt u het aantal producten managen. 5.2 Bericht naar de keuken Het spreekwolkje is bedoeld om eenmalig een bericht aan de keuken door te geven. Onderstaand voorbeeld laat zien dat er een broodje tonijnsalade zonder olijven besteld is. De keuken ontvangt hier een bon van.
5.3 Korting geven op productniveau Met het percentage teken kunt u korting geven op productniveau. Er verschijnt een numeriek toetsenbord waarmee u het gewenste percentage korting kunt invoeren. Op de bon verschijnt de verrekende korting.
5.4 Prijs/ productnaam eenmalig wijzigen Met het potloodje kunt u het aantal, de prijs en/of de naam eenmalig wijzigen.
5.5 Product verkeerd aangeslagen/ corrigeren Met het prullenbakje kunt u een product dat u heeft aangeslagen direct verwijderen op de bon. Stel u heeft een product verkeerd aangeslagen en u wenst deze te corrigeren dan dient u het product nogmaals aan te slaan en deze vervolgens te corrigeren via het tekentje. Zoals u in onderstaand voorbeeld ziet wordt de Cassis gecorrigeerd en blijft het totaalbedrag op 3,00 staan. U kunt vervolgens verder gaan met u bon of de bon afrekenen.
5.6 Bon Splitsen U kunt een bon splitsen indien u meerdere producten op een tafel of klantnaam heeft aangeslagen. Selecteer de optie Splits onderaan de bon. Selecteer de producten welke u van de bon wenst te splitsen. Met het enkele plusje (linker pictogram) kunt u producten afzonderlijk van de bon splitsen. Met het tweede plusje (rechter pictogram) kunt u meerdere producten tegelijk van de bon splitsen. Na het splitsen van de bon kunt u de bon afrekenen of verplaatsen naar een tafel/klantnaam.
5.7 Bon verplaatsen Om een bon te verplaatsen selecteert u de optie Verplaatsen onder aan de bon. Zodra u op Verplaatsen drukt dan komt er een tweede scherm naar voren. U kunt de bon nu verplaatsen naar een andere tafel of klantnaam. Selecteer de tafel/klant. Antwoord Ja als Cashr vraagt of u de bon wenst te verplaatsen.
5.8 Managerfunctie Binnen Cashr is het mogelijk om medewerkers een managerfunctie te geven. Via de map Relaties > tabblad Medewerkers > Overzicht > klik rechtsboven op Nieuw. Hier kunt u een nieuwe medewerker aanmaken. Zodra u de naam van een medewerker heeft ingevuld (en eventueel aanvullende gegevens) klikt u op Opslaan. U krijgt nu toegang tot meerdere tabbladen. Ga vervolgens naar tabblad Kassa. Vul hier een persoonlijke aanmeldcode per medewerker in. U heeft hier tevens de mogelijkheid om de medewerker een managerfunctie toe te kennen. Rechten van een manager: - Knop Kassalade openen - Toegang tot de Kasopmaak Let op: naast bovenstaande rechten is het binnen Cashr niet mogelijk om overige functionaliteiten af te schermen.
5.9 Tafels in lijstweergave met tijd sinds laatste bestelling en openstaand bedrag Zodra u op Cashr inlogt via Tafel dan komt u in de lijstweergave van uw tafels terecht. In de lijstweergave ziet u welke medewerker hier voor het laatst iets heeft aangeslagen, hoeveel minuten een tafel al openstaat en het openstaande bedrag per tafel. U kunt zowel tussen de lijstweergave als de reguliere tafelplattegronden scrollen. Cashr onthoudt het plattegrondscherm waar u als laatste gebleven bent.
6 Sortering op de bon Met sortering op de bon kunt u producten op uw bon rangschikken in bijvoorbeeld voorgerecht, hoofdgerecht, nagerecht. Sortering op de bon kan op de volgende manier worden toegepast: - Ga in de backoffice naar map Instellingen > tabblad Kassa> Overzicht kassa s. Zorg dat het vinkje Sortering staat aangevinkt. - Ga vervolgens naar map Instellingen> tabblad Kassa> Algemene instellingen. Ga naar tabblad Sortering. Hier vult u de verschillende sorteringen in. Met volgnummer kunt u de sorteringen rangschikken naar niveau s.
- Uw producten dienen voorzien te worden van de juiste sortering. Dit kan via het importbestand of handmatig. Importbestand: Vul bij kolom R Sortering de naam van de juiste sortering in. Bijvoorbeeld: Voorgerechten. Importeer uw importbestand via Producten > Overzicht > Import. Handmatig: Bij map Producten> selecteer product> tabblad kassa > hier kunt u een sortering toewijzen. - Op Cashr gaat u via Balie naar Instellingen> tabblad Algemeen. Vink regels op de bon sorteren aan.
- Laatste stap: Cashr synchroniseren via Instellingen> tabblad Cashr Backoffice> Synchroniseren. Uw sortering zal nu zichtbaar worden op de bon zodra u producten aanslaat.
6.1 Sortering op Cashr beheren Zoals onderstaande afbeelding laat zien bevat het product Schatkist nog geen sortering. Op Cashr kunt u ook een sortering achter een product zetten. Dit kan op twee manieren: 1) Zodra u een product heeft aangeslagen> via het Potloodje kunt u de sortering wijzigen. Druk op Opslaan. 2) Tik uw vinger een aantal seconden op een desgewenst product. Druk op Bewerken. Selecteer de juiste Sortering en druk op Opslaan.
7 Bonnenhistorie Afgerekende bonnen worden direct in uw administratie verwerkt. U kunt afgerekende bonnen op twee manieren terughalen: via de backoffice en via Cashr. In de backoffice treft u de afgerekende bonnen aan binnen map Kassa> tabblad Afgerekend. Op Cashr kunt u de bonnenhistorie raadplegen via Balie> Bonnenhistorie. Op Cashr kunt u tot +- twee weken afgerekende bonnen inzien. Let op: u kunt deze bonnen nogmaals printen en/of e-mailen. U kunt vanuit de bonnenhistorie bonnen niet terughalen en vervolgens wijzigen/verwijderen. Hiervoor dient u een correctie aan te maken zoals in 5.5 beschreven.
8 Kasopmaak Handleiding Kasopmaak. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe een kasopmaak kan worden gemaakt. Onderstaande punten zijn belangrijk om te onthouden. - De kasopmaak is een momentopname. Het tijdstip waarop een kasopmaak wordt gemaakt staat niet vast. - Het is mogelijk om contante opnames uit en stortingen in de kas tussentijds vast te leggen. - Het is niet mogelijk een kasopmaak op een ipod, iphone of Android telefoon te maken. - Enkel medewerkers met managersrechten kunnen een kasopmaak maken. - TIP: om de administratie kloppend te maken en houden is het nodig om een contante storting te maken voor wisselgeld. 8.1. Backoffice instellingen Van tevoren wordt bepaald van welke apparaten waarop Cashr wordt gebruikt de contante omzet in de kasopmaak wordt meegenomen. Dit is in te stellen in de backoffice van Cashr. Ga naar map Instellingen (1) > Map Kassa (2) > Overzicht kassa s (3). Hier is te zien dat, hoewel de kassa s zich in dezelfde groep bevinden, de kassa s allemaal gebruik maken van een andere kasrekening (4). Dit is ook de reden van de foutmelding onder aan de pagina (5). Het is mogelijk een andere kasrekening in te stellen door een kassa te selecteren en naar het tabblad Betaalmethode te gaan (1). Selecteer betaalwijze Contant (2) en kies bij Rekening (3) de gewenste kasrekening.
Per kasrekening kunnen een onbeperkt aantal kassa s worden toegevoegd. De kasrekeningen zelf zijn in de map Kas & Bank te raadplegen.
8.2 Stortingen LET OP! De optie storting is erg belangrijk om de kasopmaak correct te kunnen maken en de administratieve verwerking van de kasopmaak goed te laten lopen. Bij het eerste gebruik van de kassa begint u waarschijnlijk met een beginsaldo aan wisselgeld. Dit kunt u met een storting in de kassa brengen. Kies binnen het inlogscherm voor de optie Beheer bij het inloggen (1).
Bij de optie Stortingen en opnames (2) is het mogelijk contante kasstortingen en kasopnames te registreren. Onder het kopje Storting (3) kunnen verschillende voorgedefineerde stortingen worden gedaan. Voorbeeld van stortingen zijn Diverse ontvangsten of Storting beginkas (4).
Het is mogelijk om tussendoor te registreren dat er een bedrag naar de kluis wordt gebracht. Na het selecteren van de optie Storting beginkas krijg je de mogelijkheid om de omschrijving aan te passen (5) en een bedrag in te voeren (6). Na het opslaan van deze storting komt er een bon uit de printer (7) waarvan de boekingsregel ook in de kasrekening in de map Kas & Bank in de backoffice te vinden is.
8.3 Opnames Een opname werkt op dezelfde manier als een storting. De aankoop van waxinelichtjes bijvoorbeeld kan onder het kopje Betaling factuur worden ingevoerd. Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld tussendoor te registreren dat er een bedrag naar de kluis wordt gebracht om later naar de bank te brengen. 8.4 Kasopmaak Bij het maken van de kasopmaak wordt gecontroleerd of het totale bedrag dat op de kassa is aangeslagen overeenkomen met het totale bedrag dat daadwerkelijk (contant) in de kassa zit. Voor het starten met de kasopmaak moet de optie Kasopmaak geselecteerd worden (1). LET OP! Door op het plusje naast Contant te drukken (2) verschijnen meer gegevens.
8.4.1 Elementen kasopmaak De kasopmaak telt drie kolommen: - Aangeslagen (1): deze toont wat er is aangeslagen op de kassa. - Geteld (2): dit is het getelde contante geld wat daadwerkelijk in de kassa zit. - Correctie (3): dit is het verschil tussen de bedragen die in de kolommen Aangeslagen en Geteld staan. Verder zijn er nog een aantal rijen: - Contant: geld in kas. Hier wordt het bedrag ingevuld dat in de kassa zit. - Beginstand: dit is de bedrag dat de vorige kasopmaak in het invulveld achter contant stond. - Opnames: onder de optie Stortingen en opnames tussentijds opgenomen. - Stortingen: onder de optie Stortingen en opnames tussentijds gestort. - Verkoop incl btw: verkoop aangeslagen op betaalwijze contant - Afstorten: het bedrag dat in de kluis wordt gelegd voordat het naar de bank wordt gebracht of wat direct na het maken van de kasopmaak naar de bank wordt gebracht. - via Creditcard: verkoop aangeslagen op betaalwijze Creditcard - PIN: verkoop aangeslagen op PIN - Digitale boeking: verkoop aangeslagen op betaalwijze Adyen of Atos/Worldline
8.4.2 Kasopmaak maken Nadat het contante geld is geteld kan dit in het invulveld in de kolom Geteld achter contant worden ingevuld. Vervolgens kan in het invulveld in de kolom Geteld achter Afstorten het bedrag worden ingevuld dat na de kasopmaak in de kluis wordt gelegd of direct naar de bank wordt gebracht (1). LET OP! Als er na elke kasopmaak met een vaste hoeveelheid wisselgeld wordt gestart is dat het bedrag dat u overhoudt na het invullen van het bedrag in de kolom Geteld achter Afstorten. Hierdoor veranderen onderstaande bedragen: - Invulveld in de kolom Geteld achter Contant (2) - Bedrag in de kolom Aangeslagen achter Contant (3) - Bedrag in kolom Aangeslagen achter Afstorten (4) LET OP! In deze afbeelding is ook te zien dat er meer contant geld geteld is dan aangeslagen. Dit levert een correctie op in de kolom Correctie achter Contant (5).
Na het opslaan van de gegevens wordt er een bon geprint. 8.4.3 Kasopmaak in de backoffice Een digitale kopie van de kasopmaak is te vinden in de backoffice bij Map Kassa > Kasopmaak > Overzicht. Onder aan de bon is te zien welke afrekenbonnen onderdeel uitmaken van het tijdsbestek waar de kasopmaak betrekking op heeft (1).
9. Cadeaubon/cheque toevoegen In deze instructie wordt stap voor stap uitgelegd hoe u uw Reeleezee administratie én kassa klaar maakt voor het verwerken van cadeaubonnen. Stap 1 a) Ga naar map Instellingen> tabblad Financieel> Onderhoud grootboekrekeningen. Maak een nieuwe grootboekrekening genaamd Grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon. b) Scroll naar beneden, kies onderstaande optie s en vink Bankrekening of Kas aan en klik op Opslaan. c) Ga naar map Instellingen> Map Kassa > Algemene instellingen > Tabblad Tussenrekening & kas. d) Maak een nieuwe tussenrekening aan Kassa tussenrekening tussenrekening Kadobon en verander de omschrijving op de subtab Algemeen in Kassa tussenrekening Cadeaubon :
e) Alles wat straks als betaalwijze Cadeaubon wordt aangeslagen op de kassa komt op de Tussenrekening Cadeaubon terecht. Hierop ontstaat een saldo voor de aangekochte Cadeaubonnen. Stap 2 a) Ga naar map Instellingen > Map Financieel > Onderhoud grootboekrekeningen > Grootboekrekening TRK00030 Kassa tussenrekening Cadeaubon. b) Open de grootboekkaart niet maar klik met uw rechter muisknop op de rekening en kies voor Regel kopiëren : c) Kies een nieuw grootboeknummer, bijvoorbeeld TRK00031 en geef de rekening de omschrijving Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht Zorg ervoor dat op de nieuwe rekening boekingen van de types Memoriaal en Verkopen zijn toegestaan. Vink Bankrekening of Kas uit zodat Verkopen te selecteren is. Druk op Opslaan.
d) Ga naar het tweede tabblad Bonsoorten en maak via de knop Nieuw twee bonsoorten aan: Memoriaal en Verkoopfactuur (Omzet). Selecteer bij Vekoopfactuur (Omzet) het vinkje standaard specificatie aan van deze grootboekrekening. Als omschrijving kun je ingeven Waardebon verkocht of Cadeaubon verkocht. Stap 3 a) Ga naar map Instellingen > Map Kassa > Algemene instellingen > Tabblad Tussenrekening & kas. b) Kies de Kassa tussenrekening Kadobon en ga naar het tabblad betaalmethoden. Maak een nieuwe betaalmethode en kies betaalmethode Cheque en maak deze standaard betaalmethode en klik op Opslaan. Verwijder de betaalmethode rekening courant.
Stap 4 Stap 5 a) Ga naar instellingen > Map Kassa > Overzicht Kassa s. b) Klik op de kassa en ga naar het tabblad Betaalmethoden. Kies Nieuw en maak de betaalmethode Cheque aan. Rekening is Kassa tussenrekening Cadeaubon. Kies eventueel voor Openen kassala als de klant dit wenst en bij afhandelen door kies je Geen. Klik vervolgens op Opslaan. a) Ga naar map Producten > Producten > Overzicht. b) Hier maakt u een nieuw product aan, dat u bijvoorbeeld Cadeaubon 20,- noemt en een verkoopprijs van 20,- geeft. Kies bij BTW voor BTW vrijgesteld. Klik op Opslaan. c) Op het tabblad Productgegevens kiest u bij Grootboekrekening verkoop voor de nieuwe rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht. Bij Grootboekrekening Inkoop (indien van toepassing) kiest u voor diverse inkopen en bij voorraad overige voorraad. Stap 6 a) Map Instellingen > Map Kassa > Kassa schermindelingen. b) Kies de juiste schermindeling en ga naar schermgroepen. Voeg uw product cadeaubon toe aan uw schermindeling. Klik op Opslaan.
Stap 7 a) Synchroniseer uw kassa met uw administratie. b) Wanneer u het product Cadeaubon 20,- aanslaat en afrekent wordt de omzet op rekening TRK00031 Kassa tussenrekening Cadeaubon verkocht geboekt. In overleg met uw boekhouder maakt u eenmaal per periode (bijv. maandelijks) een memoriaalboeking om de grootboekrekeningen met elkaar te salderen