Theorieboek KT1 HOOFDSTUKKEN - Inleiding Goederen ontvangen en controleren Goederen verplaatsen Ompakken en prijzen Goederen opslaan Voorraadbeheer Werken met artikelpresentaties Presentatie en winkelinterieur Displays Winkelexterieur Promotie Schoonmaken en hygiëne aantekeningen Paraaf afgehandeld Goederen ontvangen en controleren In een winkel worden regelmatig goederen binnengebracht. Deze goederen moeten worden gelost en gecontroleerd. Voordat artikelen in de winkel staan, hebben ze al een lange weg afgelegd. Tijdens deze weg kan er veel met de artikelen gebeuren. De artikelen kunnen vies worden of beschadigd raken. Je moet de goederen bij aankomst daarom altijd controleren. Zo voorkom je dat de winkel moet opdraaien voor de kosten. Bij het controleren van goederen krijg je te maken met: de punten waarop je moet controleren; de vrachtbrief; de pakbon. Na het lossen ga je de goederen controleren. Waarom controleren? Het is belangrijk dat je goederen bij binnenkomst controleert, om te kijken of de levering in orde is. Het komt regelmatig voor dat artikelen tijdens het transport of tijdens het lossen beschadigd raken. Als deze fouten niet op tijd worden ontdekt, moet je als winkel voor deze goederen betalen. De winkel lijdt daardoor verlies. We noemen dat derving. 1
Als je niet direct controleert, is de schade voor rekening van de winkel. Derving is het mislopen van inkomsten door het verlies van geld of goederen. Oorzaken van derving kunnen zijn: Er zijn minder goederen afgeleverd dan er besteld waren. De verkeerde goederen zijn afgeleverd. De kwaliteit van de goederen is niet goed. De goederen zijn tijdens het vervoer beschadigd. De goederen raken tijdens het lossen beschadigd. Een onbekend persoon neemt goederen uit het magazijn mee zonder dat iemand dit merkt. Goederen waar niemand op let, lokken diefstal uit. Als je goed controleert, kun je derving voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt. Zo voorkom je dat jijzelf de oorzaak bent van beschadigingen. Om goederen in het magazijn te ontvangen, moet je ordelijk en nauwkeurig werken. Niet iedereen die toevallig in de buurt is, mag goederen in ontvangst nemen. Alleen bepaalde mensen in de zaak hebben die bevoegdheden. Dit is om fraude te voorkomen. 2
Soms zijn vrachtauto's met een soort tijdslot uitgerust. Dan kun je zien of de vrachtwagen onderweg wel of niet is opengemaakt. Ook tijdens vervoer kan er van alles misgaan. Daarom hebben sommige vrachtauto s een zegel, zodat duidelijk is dat er tijdens de rit niets veranderd is aan de voorraad. Wat controleren? Het is belangrijk om goederen te controleren. Maar waar moet je nu precies op letten? Bij inkomende artikelen moet je altijd op de volgende punten controleren: de juistheid, de kwantiteit en de kwaliteit. Zijn het de juiste goederen? Soms komt het voor dat de leverancier per ongeluk de verkeerde goederen levert. Controleer daarom of de geleverde goederen kloppen met de bestelling. Ook kan het gebeuren dat bepaalde goederen helemaal niet worden geleverd. Daarom is het belangrijk dat je controleert op juistheid. Als de geleverde artikelen al vooraf geprijsd zijn, moet je ook controleren of die prijs juist is. Je kunt voor de controle een prijslijst gebruiken. Is het de juiste hoeveelheid goederen? Als je niet merkt dat er te weinig goederen zijn geleverd, betaal je voor goederen die je niet hebt gekregen. Bovendien komen de klanten voor lege vakken te staan. Controleer dus altijd of je de juiste kwantiteit (hoeveelheid) hebt ontvangen. Zijn de goederen in goede staat? Je kunt goederen alleen verkopen als ze in een goede staat verkeren. Het gaat hier om de kwaliteit van de artikelen. Controleer altijd of de geleverde goederen niet beschadigd of bedorven zijn, compleet zijn en of ze goed functioneren. Steekproefcontrole Het is niet altijd mogelijk om alle goederen te controleren. Dat kost namelijk veel tijd. Het is ook niet nodig. Je kunt meestal wel een steekproef uitvoeren. Een steekproef is een controle waarbij je enkele van een groot aantal producten controleert. Als de producten uit de steekproef goed zijn, kun je aannemen dat dit ook geldt voor de rest van de producten. 3
Bij een steekproef controleer je van een grote hoeveelheid een beperkt aantal. Vrachtbrief Geleidedocumenten zijn de papieren die horen bij de geleverde goederen. Het zijn de vrachtbrief en de pakbon. Als goederen worden geleverd, zit er altijd een vrachtbrief bij. Een vrachtbrief is een document waarop staat: hoeveel verpakkingseenheden (colli) er geleverd moeten worden; wie de leverancier is; wat de leveringscondities zijn. Verpakkingseenheden worden ook wel colli genoemd. Colli is het meervoud van collo. Voorbeelden van verpakkingseenheden zijn kratten, dozen en kisten. Krat, doos en kist. Met de vrachtbrief kun je de ingekomen goederen controleren. Klopt er iets niet met de goederen bij de controle met de vrachtbrief? Dan is er sprake van een afwijking. Afwijkingen moet je altijd melden aan je leidinggevende. Wanneer een colli bijvoorbeeld niet geleverd is of er is een colli beschadigd, dan maakt de leidinggevende hiervan een aantekening op de vrachtbrief. Zo voorkom je dat de winkel moet betalen voor beschadigde of niet-geleverde colli. 4
Als goederen worden geleverd, zit er altijd een vrachtbrief bij. Als alle bestelde goederen geleverd zijn en ze hebben een goede kwaliteit, kan de leidinggevende een handtekening zetten. De magazijnchef of de administratie krijgt het origineel van de vrachtbrief. De chauffeur neemt een kopie mee als bewijs dat hij de goederen heeft afgeleverd. Hij neemt ook een kopie mee voor de leverancier. Iedere betrokkene kan zo controleren of een bestelling correct is afgeleverd. Pakbon Na controle van de colli met de vrachtbrief, worden de goederen zelf gecontroleerd. Dit controleren gebeurt aan de hand van de pakbon. Een pakbon is een papier waarop staat vermeld hoeveel er van elk artikel is afgeleverd. Op een pakbon staat onder andere: welke artikelen er precies zijn geleverd (ieder artikelnummer is een ander artikel); hoeveel er van elk artikel is geleverd; een omschrijving van de artikelen. Met deze gegevens kun je de afgeleverde goederen controleren. Zijn er afwijkingen met de pakbon, dan moet je die doorgeven aan je leidinggevende. Deze noteert de afwijkingen op een manco-/breuk- /teveellijst. De manco-/breuk-/teveellijst bestaat uit de volgende drie lijsten: de mancolijst: een lijst voor het noteren van ontbrekende artikelen; de breuklijst: een lijst voor het noteren van beschadigde artikelen; de teveellijst: een lijst voor het noteren van te veel ontvangen goederen. 5
Pakbon De manco-/breuk-/teveellijst wordt naar de leverancier opgestuurd, zodat hij gemaakte fouten kan herstellen. Dit is om twee redenen belangrijk: de winkelier wil niet betalen voor iets wat hij niet gekregen heeft hij wil niet dat klanten misgrijpen in de winkel. Andere documenten Beschadigde, onvolledige of incomplete artikelen, worden teruggestuurd met een aparte retourbon. Dat is een bon waarop staat wát er teruggestuurd wordt en waarom. Wanneer alles in orde is bij ontvangst van de bestelde goederen, kan de factuur betaald worden. Dat is de rekening van de leverancier aan de winkel voor betaling van de geleverde goederen. Hoe controleren? Om te zorgen dat de winkel goed gevuld blijft, bestelt de winkelier regelmatig producten bij de groothandel of bij het distributiecentrum van de eigen keten. Deze pakt het bestelde materiaal in. Vervolgens worden de goederen gebracht door een vervoerder. Dat kan een ingehuurd transportbedrijf zijn. Grote winkelbedrijven hebben vaak eigen vrachtwagens die alle filialen afrijden. Als er goederen binnenkomen, is het belangrijk dat iemand de artikelen in ontvangst neemt en controleert of de bestelling in orde is. 6
Stap 1: Controleren met de vrachtbrief De vrachtwagen of het busje rijdt voor en de chauffeur stapt uit. Meestal overhandigt hij een vrachtbrief of een ander transportformulier. Het kan ook zijn dat je al een vrachtbrief of pakbon gemaild hebt gekregen van het distributiecentrum. Als je goederen in ontvangst neemt, moet je een aantal dingen controleren: Komt het van een bekende leverancier? Niet alle koeriers mogen zomaar het magazijn in, en zeker niet zonder begeleiding. Is deze levering inderdaad voor deze winkel bestemd: klopt het adres? Klopt het aantal colli of karren met wat er op de vrachtbrief staat? Tel ze bij het uitladen. Is de zending niet bekend en ook niet aangekondigd: is dit daadwerkelijk besteld bij deze leverancier? Zijn de uitgeladen karren, kratten of transporteenheden allemaal bestemd voor dit filiaal? Vaak belevert een transporteur namelijk een aantal filialen na elkaar. Ziet alles er zo op het oog goed uit, is er niets beschadigd? Is alles heel, of is er iets beschadigd tijdens het vervoer? Dat controleer je zo: Is de verpakking in goede staat? Zitten er deuken of beschadigingen in de doos of verpakking? Is de verpakking nat of doorweekt of beschimmeld? Als er geen verpakking is, zien de producten er dan onbeschadigd uit? Zijn de artikelen bevroren of goed gekoeld zoals het hoort, bijvoorbeeld bij ijs? Staat er breekbaar op de doos, en hoor je het geluid van rinkelend glas? Je controleert alles waar de chauffeur bij is. Het moet wel snel gebeuren, want de chauffeur moet ook weer door. Zoek hierin een balans tussen snel werken en toch goed controleren. Eventueel kun je steekproefsgewijs controleren op kwaliteit. De hoeveelheden moet je altijd precies checken. Als iets niet in orde is, noteert de leidinggevende dit op de vrachtbrief. Dat geldt als bewijs dat het niet jullie schuld is dat iets niet in orde is. Als er iets goed mis is, zal de leidinggevende of de chauffeur direct contact opnemen met de leverancier, nog voordat hij de verpakking openmaakt. Op dat moment kun je nog aantonen dat je niet zelf verantwoordelijk bent voor de beschadigingen. 7
Zijn de dozen vervoerd met deze kant omhoog? Tekenen van de vrachtbrief Als een levering of pakketje binnenkomt waar een vrachtbrief of ontvangstbewijs bij zit, moet daarvoor getekend worden. Dit doet de leidinggevende. Op het doordrukformulier noteert de leidinggevende: zijn handtekening; zijn naam in blokletters; de datum; vaak de levertijd. Is de vrachtbrief of het ontvangstbewijs getekend, dan betekent dit: de levering is in goede staat ontvangen. Als de levering niet akkoord is, moet dat erbij zetten op de vrachtbrief. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te controleren voordat je tekent. Is de vrachtbrief getekend, dan kan de chauffeur weer vertrekken en de losplaats zo snel mogelijk worden vrijgemaakt. Stap 2: Controleren met pakbon Na het ontvangen van de goederen, moet je alles op de juiste plek zetten. In sommige bedrijven moeten ontvangen goederen eerst in de administratie worden verwerkt: ze moeten worden ingeboekt. Pas dan kunnen ze worden uitgepakt, in de winkel gezet of opgeslagen. Pak de pakbon erbij. Hierop staan de gegevens van de leverancier, ordernummer, klantnummer en datum. Soms staan er heel veel gegevens op over de artikelen, zoals aantal, artikelnummer, omschrijving, kleur, merk, typenummer of afmeting. Bij het controleren van de pakbon let je vooral op twee gegevens: de juiste aantallen; de juiste artikelnummers. Of je de artikelen ook op kwaliteit controleert, hangt af van de tijd en de ruimte die je daarvoor hebt. Ook van eerdere ervaringen met deze leverancier. Elke winkel doet dit op zijn eigen manier. Ontbreekt er iets, is iets beschadigd of bedorven? Tel dan om hoeveel artikelen het gaat: zoveel wel goed geleverd, zoveel beschadigd of ontbrekend. Dit meld je aan je leidinggevende. Die zet het op de manco-lijst en neemt dan contact op met de leverancier. 8
Derving voorkomen Bij de ontvangst van goederen kan dus veel misgaan. Er kunnen artikelen stukvallen, beschadigd raken of er wordt minder geleverd dan op de pakbon staat. Als een leverancier steeds te weinig artikelen aanlevert, kun je overgaan op 100% controle. Om derving door diefstal te voorkomen, maken sommige winkels ook gebruik van de achterdeurprocedure, een veiligheidsprocedure bij het ontvangen van de vracht bij de achterdeur: Zorg dat de achterdeur altijd gesloten is. De chauffeur dient zich te melden. Open de magazijndeur alleen nadat gecontroleerd is of de omgeving veilig is. Tijdens het lossen van de vracht zijn er altijd minstens twee medewerkers aanwezig. De chauffeur wordt begeleid bij zijn vertrek. Na het lossen van de goederen sluit je direct de magazijndeur. Gedurende de tijd van het lossen van de vracht worden er geen geldhandelingen verricht zoals geldtellen met een open kassalade of een open kluis. 9