Nationaal Golf Pakket Instellingen Exact Laatste wijzigingen: 17-09-2006
Pagina 2 van 23 Nationaal Golfpakket Instellingen Exact
D Inhoudsopgave F Inleiding... 5 Werkzaamheden Nationaal Golfpakket... 7 Instellingen voor Exact in het Golfpakket:...7 BTW codes...7 Exact voor Dos:... 9 Importeren gegevens NGP in Exact voor Dos:...9 Exact voor Windows versie 3.3... 10 Instellingen E-Port... 10 Instellen Import-definities Exact voor Windows versie 3.3... 13 Exact Compact voor Windows... 17 Exact Globe 2000 (vanaf NGP versie 1.11.1)... 19 Instellingen XML Server... 19 Menukeuzes Exact Globe 2000... 20 Importeren van Debiteuren en Financiële mutaties in Exact Globe 2000... 22 Exporteren van Debiteuren en Financiële mutaties naar Exact... 23 Pagina 3 van 23
Pagina 4 van 23 Nationaal Golfpakket Instellingen Exact
Inleiding Om de financiële gegevens vanuit het golfpakket te exporteren naar Exact software dienen er uiteraard een aantal zaken synchroon te zijn ingesteld. In de praktijk komt er op neer dat dit gebeurd aan het begin van een nieuw boekjaar en dat hiervoor een nieuwe administratie wordt aangemaakt In Exact. In deze handleiding wordt aangegeven welke gegevens er synchroon moeten lopen en waar u deze gegevens kunt vinden in de betreffende software. Wanneer alle basisgegevens juist zijn ingesteld kunnen vervolgens de debiteuren en de financiële mutaties worden geëxporteerd vanuit het golfpakket en dienen verdere handelingen zoals het verwerken van betalingen en het aanmaken van herinneringen te gebeuren vanuit Exact en is geen terugkoppeling vanuit Exact naar het golfpakket. Het golfpakket kan aan de volgende versie van exact rapporteren: Exact voor Dos, Exact voor Windows & Exact Compact voor Windows (Letop! Niet alle compact versies ondersteunen de import functie, vraag dit na bij uw Exact leverancier). Pagina 5 van 23
Pagina 6 van 23 Nationaal Golfpakket Instellingen Exact
D Werkzaamheden Nationaal Golfpakket F In het volgende gedeelte zullen we de werkzaamheden bespreken zoals deze moeten worden uitgevoerd in het golfpakket, alvorens we de bestanden voor Exact kunnen exporteren. Instellingen voor Exact in het Golfpakket: 1. Maak een directory aan \MMS\NGP\EXACT. 2. Geef de Export directory aan in het golfpakket, u kunt dit doen via menukeuze: [Menu]Tabellen [Menu]Administratie [Tabblad]Externe koppeling. 3. Geef de code aan van uw dagboek verkopen die u gebruikt in Exact 4. Geef de code aan van uw betaalconditie die u gebruikt in Exact 5. Geef aan welke versie van Exact u gebruikt Vervolgens dient u ervoor te zorgen dat de volgende codes identiek zijn voordat u de verwerking naar exact in gebruik gaat nemen. BTW codes Zie hiervoor in NGP menukeuze [Menu]Tabellen [Menu]BTW Pagina 7 van 23
Grootboekrekeningnummers Zie hiervoor in NGP [Menu]Tabellen [Menu]Omzetgroep [Tabblad]Grootboek Debiteurnummers Zie hiervoor in NGP [Menu]Leden [Menu]Leden muteren [Tabblad]Financieel [Veld]Debiteurcode Pagina 8 van 23
Exact voor Dos Controleer of de E-port instellingen overeenkomen met het onderstaande figuur. Pad S A I. Het pad van de Import/Export directory is afhankelijk van uw NGP installatie. Extra instellingen t.b.v. Exact voor Dos 7.01 1. Koersen t.o.v. standaard valuta ( J ) 2. Maximaal bedrag rekenverschillen ( 0,00 ). 1. Btw-codes Exact: Pad F B. 2. Omzetrekeningen Exact: Pad F G. 3. Betaalconditie Exact: Pad F C. 4. Dagboekverkopen Exact: Pad F D. Importeren gegevens NGP in Exact voor Dos: Debiteuren menukeuze X I S D (exporteren / importeren importeren Stamgegevens Debiteuren) Boekingen menukeuze X I F Financiële mutaties 6 (export./import. importeren Financiële boekingen Financiële mutaties 6) Pagina 9 van 23
Exact voor Windows versie 3.3 Administratie inrichten: Menu Administratie inrichten. Instellingen E-Port Selecteer Port Instellingen. Selecteer het juiste pad van de Import directory. Vink de optie Bron verwijderen na import. Pagina 10 van 23
Instellen BTW-codes. Financieel BTW BTW-codes. Instellen Grootboekrekeningen Financieel Grootboek Grootboekrekeningen. Pagina 11 van 23
Instellen Dagboeken Financieel Dagboeken. Instellen betalingscondities Financieel Betalingscondities. Pagina 12 van 23
Instellen Import-definities Exact voor Windows versie 3.3 Selecteer Systeemonderhoud: Menu Systeemonderhoud. Selecteer definities Bestandsbeheer Importeren Definities. Selecteer Debiteuren van de Exact importdefinities. Pagina 13 van 23
Klik op wijzigen van de debiteuren Geef het juiste pad van het importbestand c:\program files\mms\ngp\exact\debitr.csv. Het bestand debitr.csv wordt aangemaakt door het golfpakket en moet aanwezig zijn om het pad goed in te kunnen stellen. Selecteer kopregels van de Exact importdefinities. Pagina 14 van 23
Klik op wijzigen van de kopregels Geef het juiste pad van het importbestand c:\program files\mms\ngp\exact\fmuta6.csv. Het bestand fmuta6.csv wordt aangemaakt door het golfpakket en moet aanwezig zijn om het pad goed in te kunnen stellen. Wijzig de Hoofdrecordmarkering in 000 zie onderstaand figuur. Selecteer Gebruikersimportdefinities. Klik op nieuw importdefinitie (vergrootglas) Exact importdefinities Debiteuren Bewaren. Klik op nieuw importdefinitie (vergrootglas) Exact importdefinities Kopregels Bewaren. Pagina 15 van 23
Pagina 16 van 23 Nationaal Golfpakket Instellingen Exact
Exact Compact voor Windows Het instellen van Exact Compact voor Windows is grotendeels gelijk aan die van Exact voor Windows, de verschillen zitten in. Instellingen E-port bevinden zich onder menukeuze: Administratie Inrichten Financieel Instellingen E-port Importeren kunt u vinden onder menukeuze: Financieel Boeken Importeren Verder kunt u in Exact Compact voor Windows geen gebruikersdefinities aanmaken en dient u gebruik te maken van de definities: Importdefinities Debiteuren Kopregels Bestandsnaam DEBITR6 AMUTA6 Deze bestandsnamen kunt u in Exact niet aanpassen, deze dient u in te stellen in het golfpakket zoals is aangegeven in het hoofdstuk : Werkzaamheden Nationaal Golfpakket. Pagina 17 van 23
Pagina 18 van 23 Nationaal Golfpakket Instellingen Exact
Instellingen XML Server Exact Globe 2000 Menukeuze: Systeem Algemeen Instellingen XML Server Import Bron verwijderen na import Resultaten Waarschuwingen tonen Extra informatie Ja Ja Nee Finacieel Verschilbedrag 0.00 Pagina 19 van 23
Menukeuzes Exact Globe 2000 Menukeuze: Systeem Financieel BTW BTW Codes Menukeuze: Systeem Financieel Dagboeken Pagina 20 van 23
Menukeuze: Systeem Financieel Betaalcondities Menukeuze: Financieel Grootboek Onderhouden Pagina 21 van 23
Importeren van Debiteuren en Financiële mutaties in Exact Globe 2000 Menukeuze: XML Financiële import (Het golfpakket exporteert de gegevens in CSV-formaat.) LET OP!! Altijd eerst debiteuren, indien deze ook zijn geëxporteerd vanuit het golfpakket 1. Debiteuren (voor bestandslocatie en bestandsnamen zie "Instellingen voor Exact in het Golfpakket") 2. Financiële boekingen (voor bestandslocatie en bestandsnamen zie "Instellingen voor Exact in het Golfpakket") Pagina 22 van 23
Exp. van Debit. en Fin. mutaties naar Exact Wanneer er wijzigingen zijn geweest bij debiteuren en/of er is gefactureerd kunnen deze gegevens worden doorgevoerd naar Exact. 1. Alvorens u financiële mutaties naar Exact gaat exporteren kunt u hiervan een journaal afdrukken via menukeuze Factureren Journaal gefactureerd. 2. Wanneer het journaal is afgedrukt kunt u vervolgens de gegevens exporteren voor Exact via menukeuze Factureren Exact Aanmaken Journalen. 3. U kunt de facturen exporteren op basis van de factuurdatum, de periode en het boekjaar zal dan vervolgens op basis van factuurdatum worden gezet. Wanneer u hiervoor zelf een boekjaar en periode wilt aangeven kunt u deze ook zelf instellen alleen dient u er dan wel rekening mee te houden dat alle nu exporteren facturen hierop worden geboekt. 4. Verder houdt het systeem zelf bij welke debiteuren er geëxporteerd dienen te worden op basis van nieuwe en/of gewijzigde adresgegevens van leden. 5. Alvorens u de gegevens kan exporteren dient er een validatie plaats te vinden waarbij er een controle plaats vindt op de aanwezigheid van basisgegevens die u kunt aanmaken in het golfpakket zoals is aangegeven in het hoofdstuk : Werkzaamheden Nationaal Golfpakket. Wanneer er fouten worden geconstateerd in deze validatie zullen deze op een foutenverslag worden weergegeven. 6. Wanneer de validatie zonder problemen is doorlopen kunt u de gegevens vervolgens verwerken en worden deze als zodanig verwerkt in het golfpakket en kunt u de gegevens vervolgens gaan importeren in Exact. 7. Verdere verwerking van gegevens vinden plaats in Exact. Pagina 23 van 23