M E M O Aan : de leden van de Commissie Algemene Zaken Van : R. Helm Tel. nr : 0299-452466 Datum : 8 maart 2017 Onderwerp : Nota reserves en voorzieningen Geachte leden van de Commissie, Op 13 februari heeft een gesprek plaatsgevonden in de Audit Commissie over de inhoudelijke beleidsmatige uitgangspunten en randvoorwaarden ten aanzien van de te actualiseren nota reserves en voorzieningen. Met de Audit Commissie zijn de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden besproken ten aanzien van reserves en voorzieningen: We streven er naar om het aantal bestemmingsreserves zo beperkt mogelijk te houden. Voor algemene niet specifieke risico s worden geen bestemmingsreserves en/of voorzieningen getroffen. Voor dergelijke algemene risico s fungeert de algemene reserve als buffer. Bestemmingsreserves en voorzieningen kennen een incidenteel karakter. Structurele lasten worden in de meerjarenraming verwerkt, uiteraard nadat hierover door de Raad is besloten. Van iedere bestemmingsreserve en voorziening is de doelstelling volstrekt helder en deugdelijk onderbouwd. Bestemmingsreserves en voorzieningen worden qua omvang onderbouwd. Bij bestemmingsreserves betreft deze onderbouwing een bestedingsplan dat jaarlijks bij de begroting wordt geactualiseerd. Bij voorzieningen betreft de onderbouwing een berekening van het betreffende risico of de betreffende verplichting. Bestemmingsreserves kennen bij aanvang een minimale omvang van 250.000. Het bedrag van 250.000 is gebaseerd op het vigerende beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen. Overschotten in bestemmingsreserves en/of voorzieningen of niet bestede restanten vloeien terug naar de algemene reserve. Bestemmingsreserves kennen een maximale looptijd van vier jaar. Daarna valt de reserve vrij naar de algemene reserve. Bij opheffing van een bestemmingsreserve of vrijval van een voorziening vloeien de middelen terug naar de algemene reserve. De Audit Commissie heeft bovenstaande uitgangspunten en randvoorwaarden voor kennisgeving aangenomen en heeft hier geen verdere inhoudelijke uitspraken over gedaan. Vragen aan de Commissie AZ ter bespreking op 23 maart aanstaande: Kunt u instemmen met de hierboven geformuleerde uitgangspunten en randvoorwaarden? Zo nee, welke aanpassingen wenst u aan te brengen in de genoemde uitgangspunten en randvoorwaarden? Bent u van mening dat de huidige reserves en voorzieningen en bijbehorende onderbouwingen voldoen aan de hierboven benoemde criteria?
Wenst u aanpassingen door te voeren in het aantal reserves en/of voorzieningen, de omvang van deze reserves en/of voorzieningen of de doelstellingen van deze reserves en/of voorzieningen? Heeft u wensen ten aanzien van eventueel nieuw te vormen reserves en/of voorzieningen? Heeft u anderszins wensen of opmerkingen bij de huidige reserves en voorzieningen? In de bijlagen bij dit memo vindt u een overzicht van de reserves en voorzieningen en een tekstuele toelichting op de reserves zoals deze in de (meerjaren) begroting 2017-2020 is verwerkt. Ik wil u voorstellen de ontvangen input naar aanleiding van de bespreking op 23 maart aanstaande te verwerken in de aan te bieden nota. De geactualiseerde nota reserves en voorzieningen kan vervolgens in de Commissie AZ van 18 mei en in de Raadsvergadering van 15 juni gelijktijdig met de kadernota 2018 worden behandeld.
Bijlage 1, overzicht reserves en voorziening, (meerjaren) begroting 2017-2020 Naam reserve (x 1.000) Programma Ontwikkeling 2017 2018 2019 2020 A. ALGEMENE RESERVE: Algemene reserve Algemene dekkingsmiddelen Boekwaarde per 01-01 13.396 12.634 13.786 14.822 Onttrekkingen -762 0 0 0 Toevoegingen 0 1.151 1.036 1.316 Boekwaarde per 31-12 12.634 13.786 14.822 16.138 Totaal algemene reserve 12.634 13.786 14.822 16.138 B. EGALISATIERESERVES: Egalisatiereserve afvalverwijdering 04. Milieu Boekwaarde per 01-01 541 361 180 0 Onttrekkingen -180-180 -180 0 Boekwaarde per 31-12 361 180 0 0 Egalisatiereserve begraafrechten 06. Beheer openbare ruimte Boekwaarde per 01-01 1.415 1.325 1.247 1.169 Onttrekkingen -171-161 -161-161 Toevoegingen 81 82 82 82 Totaal begraafrechten Boekwaarde per 31-12 1.325 1.247 1.169 1.091 Egalisatiereserve gemeentelijke watertaken 06. Beheer openbare ruimte Boekwaarde per 01-01 119 119 119 119 Onttrekkingen 0 0 0 0 Totaal Gemeentelijke watertaken Boekwaarde per 31-12 119 119 119 119 Reserve afkoop geldleningen Algemene dekkingsmiddelen Boekwaarde per 01-01 377 109 0 0 Onttrekkingen -269-109 0 0 Totaal afkoop leningen Wherestad Boekwaarde per 31-12 109 0 0 0 Totaal egalisatiereserve 1.914 1.547 1.288 1.210 C. BESTEMMINGSRESERVES: Reserve af te stoten panden onderwijshuisvesting 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 338 338 338 338 Totaal af te stoten panden onderwijshuisvesting Boekwaarde per 31-12 338 338 338 338 Reserve sanering asbest 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 576 101 0 0 Onttrekkingen -475-101 0 0 Totaal sanering asbest Boekwaarde per 31-12 101 0 0 0 Reserve gem. middelen participatie 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 359 115 0 0 Onttrekkingen -244-115 0 0 Totaal gem. middelen participatie Boekwaarde per 31-12 115 0 0 0 Reserve herstructurering WSW 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 1.012 877 877 877 Onttrekkingen -135 0 0 0 Totaal herstructurering WSW Boekwaarde per 31-12 877 877 877 877 Reserve Transformatie 3D 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 2.879 2.879 2.879 2.879 Totaal Transformatie 3D Boekwaarde per 31-12 2.879 2.879 2.879 2.879 Reserve Risico's 3D 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 750 750 750 750 Risico's 3D Boekwaarde per 31-12 750 750 750 750 Reserve woonvisie 03. Wonen Boekwaarde per 01-01 805 605 405 205 Onttrekkingen -200-200 -200-205 Totaal Woonvisie Boekwaarde per 31-12 605 405 205 0 Reserve gronden 07. Ruimtelijke Ordening Boekwaarde per 01-01 2.039 1.646 1.186 777 Onttrekkingen -393-460 -409-409 Totaal gronden Boekwaarde per 31-12 1.646 1.186 777 368 Totaal bestemmingsreserves 7.311 6.436 5.826 5.212 Totaal reserves 21.860 21.768 21.936 22.560
D. VOORZIENINGEN: Groot onderhoud/vervangingsinventaris De Purmaryn 02. Samenleving Boekwaarde per 01-01 65 240 239 242 Onttrekkingen -43-65 -59-59 Toevoegingen 218 64 61 97 Totaal De Purmaryn Boekwaarde per 31-12 240 239 242 280 Onderhoud DRIS 05. Bereikbaarheid Boekwaarde per 01-01 300 250 200 150 Onttrekkingen -50-50 -50-50 Totaal DRIS Boekwaarde per 31-12 250 200 150 100 Voorziening onderhoudsplan openbare ruimte 06. Beheer openbare ruimte Boekwaarde per 1 januari 1.015 1.933 2.936 3.642 Onttrekkingen -3.472-3.387-3.734-4.212 Toevoegingen 4.390 4.390 4.440 4.440 Totaal Infrastructuur Boekwaarde per 31 december 1.933 2.936 3.642 3.870 Voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen 07. Ruimtelijke Ordening Boekwaarde per 01-01 1.794 1.995 1.358 1.505 Onttrekkingen -787-1.625-841 -1.371 Toevoegingen 988 988 988 988 Totaal groot onderhoud gemeentelijke gebouwen Boekwaarde per 31-12 1.995 1.358 1.505 1.122 Voorziening complex Weidevenne I 07. Ruimtelijke Ordening Boekwaarde per 01-01 802 802 802 802 Boekwaarde per 31-12 802 802 802 802 Voorziening streekarchief Waterland 07. Ruimtelijke Ordening Boekwaarde per 1 januari 129 103 98 78 Onttrekkingen -51-31 -45-16 Toevoegingen 25 25 25 25 Totaal streekarchief Waterland Boekwaarde per 31-12 103 98 78 88 Voorziening groot onderhoud brandweerkazerne 08. Veiligheid Boekwaarde per 01-01 121 158 118 139 Onttrekkingen -37-115 -53-99 Toevoegingen 74 74 74 74 Totaal brandweerkazerne Boekwaarde per 31-12 158 118 139 114 Voorziening wachtgeldverplichtingen bestuurders 10. Bestuur en concern Boekwaarde per 01-01 16 16 16 16 Onttrekkingen 0 0 0 0 Totaal wachtgeldverplichtingen bestuurders Boekwaarde per 31-12 16 16 16 16 Voorziening spaarverlof Purmerend 10. Bestuur en concern Boekwaarde per 01-01 7 7 7 7 Totaal Spaarverlof Purmerend Boekwaarde per 31-12 7 7 7 7 Totaal VOORZIENINGEN 5.505 5.774 6.581 6.399 Totaal RESERVES EN VOORZIENINGEN 27.364 27.542 28.517 28.959
Bijlage 2 Toelichting reserves, (meerjaren) begroting 2017-2020 ALGEMEEN Ter toelichting op het totaaloverzicht wordt per reserve aangegeven: het doel waarvoor deze is ingesteld, de wijze van voeding en waaraan de reserve of voorziening wordt besteed. De specifieke mutaties in 2017 zijn toegelicht in het onderdeel financiële toelichting per programma. ALGEMENE RESERVE Doel en voeding: doel van de algemene reserve is het opvangen van risico's in algemene zin en risico s waarvoor geen bestemmingreserve of voorziening is gevormd. Het voor- en/of nadelig resultaat van de programmarekening wordt verrekend met de algemene reserve. Voor deze reserve is geen specifieke bestemming, anders dan dat een deel van de algemene reserve is aangemerkt als weerstandsvermogen. De gewenste omvang van de algemene reserve is door de raad bepaald op minimaal 15 miljoen of zoveel hoger als er weerstandsvermogen nodig is. In de paragraaf weerstandsvermogen is aangegeven dat de actuele inschatting van het benodigde weerstandsvermogen 14,9 miljoen is. In het coalitieakkoord 'Met vereende kracht' is aangegeven dat in de periode 2014-2018 een begin wordt gemaakt met het verminderen van de schuldenlast. Dit komt in deze begroting tot uitdrukking door een groei van de algemene reserve en een daling van de leningen. De algemene reserve ontwikkelt zich naar ruim 15,6 miljoen ultimo 2020. EGALISATIERESERVES Deze reserves worden gebruikt om schommelingen in de tijd en in de uitvoering in de resultaten voor specifieke onderdelen te egaliseren. Egalisatiereserves worden expliciet door de raad ingesteld en de onttrekkingen en dotaties worden vanuit de resultaten voorgesteld. De egalisatiereserves zijn ingesteld om een overschot op een bepaalde heffing te voorkomen als uitgaven en investeringen vertraging oplopen. De egalisatiereserves zijn niet aan een termijn gekoppeld. Programma 6 Beheer openbare ruimte Egalisatiereserve begraafrechten Doel en voeding: Doel van deze reserve is het egaliseren van inkomsten uit meerjarig afgekochte grafrechten om jaarlijks een evenredig deel van de afkooptermijn te laten vrijvallen voor het beheer van en onderhoud aan de begraafplaatsen. Het saldo van de reserve komt overeen met alle op dit moment geregistreerde afkooptermijnen tegen actueel prijspeil. Voor 2017 wordt aan de reserve 171.000 onttrokken en wordt uit meerjarig verlengde en/of nieuwe afkoop een dotatie van ruim 81.000 gedaan. Algemene dekkingsmiddelen Egalisatiereserve afkoop geldleningen Doel en voeding: doel van deze reserve is het opvangen van het ontstane jaarlijkse nadeel op de renteverschillen. Dit nadeel is ontstaan door het sneller aflossen van de leningen door Wherestad. De voeding is de in 2010 ontvangen boeterente van Wherestad. De reserve zal eind 2018 volledig zijn besteed en wordt dan opgeheven. In 2017 wordt ruim 268.000 onttrokken en in 2018 ruim 108.000.
BESTEMMINGSRESERVES Voor bestemmingsreserves geldt dat deze worden ingesteld voor één specifiek doel binnen een vastgestelde termijn. Programma 2 Samenleving Reserve af te stoten panden onderwijshuisvesting Het doel van deze reserve is om de boekwaarden af te kunnen boeken, gedurende de periode 2012 tot en met 2015 van de onderwijspanden die worden herbestemd of worden gesloopt. Onttrekkingen aan reserve vinden plaats na concrete voorstellen om leegkomende panden volledig af te boeken. In de reserve is ultimo 2015 een bedrag beschikbaar van 338.000. Dit bedrag is bedoeld voor het geval dat de boekwaarde op te herontwikkelen locaties niet kan worden terugverdiend. Reserve sanering Asbest Doel van deze reserve is het (gedeeltelijk) afdekken van de kosten die gepaard gaan bij het verwijderen van asbest uit de gemeentelijke onderwijsgebouwen. Bij het vaststellen van de programmarekening 2015 is de reserve aangevuld met 500.000. De reserve is naar verwachting geheel besteed in 2018. Ook de periode daarna kunnen zich nog asbestsaneringen voordoen. Voor de saneringen wordt na 2018 niet meer deze reserve gebruikt maar zullen lasten als onvermijdelijke extra uitgaven worden opgevoerd ten laste van de algemene reserve. Dit is meegewogen in de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. De reserve sanering asbest wordt in principe opgeheven ultimo 2018. Reserve gemeentelijke middelen participatie De reserve is in 2009 en 2010 gevormd met als doel de lagere rijksbijdrage voor participatie gefaseerd in te passen in het beleid en daarmee te voorkomen dat inspanningen om cliënten te laten participeren direct moeten worden verminderd. In 2016 wordt 353.227 aan de reserve onttrokken. In 2017 en 2018 wordt respectievelijk 244.000 en 115.000 onttrokken, daarna is de reserve leeg en kan deze worden opgeheven. Bestemmingsreserve herstructureringskosten Wsw De reserve was ingesteld voor de bekostiging van het aandeel van Purmerend in de herstructurering van het werkvoorzieningschap Baanstede. De eerdere voorgenomen herstructurering is stopgezet. Momenteel wordt gewerkt aan de uitwerking van een participatiebedrijf met een bredere doelstelling van de Wsw. De reserve wordt in 2016 en 2017 ingezet voor het oplopende tekort van het huidige Baanstede. Begroot is dat er vervolgens eind 2017 0,88 miljoen nog beschikbaar is voor omvormingskosten richting het nieuwe participatiebedrijf. Reserve risico's en transformatie 3D Deze reserves zijn ingesteld om de risico's af te dekken die de gemeente kan lopen omdat Het Rijk de nieuwe 3D taken heeft overgedragen aan de gemeente. Er is een bedrag van 0,75 miljoen gereserveerd om de eerdere globale inschatting van risico's die de gemeente loopt, als gevolg van het adequaat inspelen op de nieuwe toenemende vraag. Anderzijds is er een bedrag van 2,88 miljoen gereserveerd voor de ondersteuning en stimulering van het transformatieproces. Hierbij is nog geen rekening gehouden met het mogelijk overschot uit 2016 en wordt voor de bestedingen een pm-post aangehouden. Reserve af te stoten panden onderwijshuisvesting Het doel van deze reserve is om de boekwaarden af te kunnen boeken van de onderwijspanden die worden herbestemd of worden gesloopt. Het bedrag wordt beschikbaar gehouden voor de mogelijke boekwaardeproblematiek van het gebouw Spinnekop, als na vertrek van het MBO er leegstand kan ontstaan of er
sprake is van een onrendabele situatie. De reserve wordt opnieuw bezien in 2018. Programma 3 Wonen Reserve woonvisie De bijdrage in de woonvisie is bedoeld voor uitgaven in de sfeer van de volkshuisvesting en is gekoppeld aan de woonvisie. In verband met de uitkomsten van het woondebat zijn er onttrekkingen aan de reserve begroot. De reserve is eind 2020 nihil. De beleidsregels voor de voortzetting van het beleid ter stimulering van onder andere wonen boven winkels en het opplussen van woningen worden nog separaat voorgelegd. Programma 6 Beheer Openbare Ruimte Met ingang van de jaarrekening 2015 is de reserve beheer openbare ruimte gebruikt voor de middelen die worden begroot voor planmatige onderhoudswerkzaamheden en in latere jaren tot uitvoering komen. In aanvang was gekozen voor het instellen van een voorziening BOR. De onderbouwing van de voorziening is echter dermate complex (divers areaal, prijzen per product, technische en beeld kwaliteitsniveaus in combinatie met geplande en doorgeschoven onderhoudsramingen) dat deze onvoldoende accountantsproof is gebleken. De middelen bestemd voor onderhoud aan het rioleringsstelsel worden gezien als "door derden beklemd". Dit deel is vanaf 2015 opgenomen in de nieuwe voorziening "gemeentelijke watertaken". Het resterende deel van 579.000 is gedoteerd aan de bestemmingsreserve BOR. Programma 7 Ruimtelijke ordening Bestemmingsreserve gronden De bestemmingsreserve gronden is ingesteld voor de risico's van de grondexploitaties en wordt daarnaast ingezet voor potentiële nieuwe ruimtelijke ontwikkelingen. De reserve dekt met name de plankosten en onderzoeken af, indien deze uitgaven niet kunnen worden geactiveerd op het betreffende actief, maar mogelijk wel op een later tijdstip kunnen worden terugverdiend bij verkoop van de betreffende locaties of middels een anterieure overeenkomst. In de kadernota 2017 is daarom aangegeven dat het gewenst is dat de reserve wordt omgevormd tot een revolving fund voor ruimtelijke ontwikkelingen. Daarbij kan een combinatie worden gemaakt met de nu gereserveerde middelen voor de woonvisie (zie de reserve woonvisie hierboven) en de vergoedingen voor planoverschrijdende ruimtelijke openbare faciliteiten. Voor de dekking van de ambtelijke organisatie die werkt aan de woningopgave is in de begroting rekening gehouden met een extra inzet van 200.000 in 2018 en 400.000 in 2019 en 2020.