HANDLEIDING Snel aan de slag met Regelhulp Datum 17 oktober 2018
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 Inhoud Inleiding 5 1 Inloggen 7 2 Algemene informatie bewerken 9 3 Specifieke informatie bewerken 11 4 Richtlijnen en schrijftips 13 5 Hoe is de website Regelhulp opgebouwd? 15 6 Wanneer ziet een bezoeker welke informatie? 18 7 Meest gestelde vragen 21 Pagina 3 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 Inleiding In het gemeenteportaal van Regelhulp kunt u snel en eenvoudig uw webteksten beheren. In deze handleiding leggen we kort uit hoe de website Regelhulp is opgebouwd en hoe u informatie voor uw gemeente kunt toevoegen en bewerken. Het duurt ongeveer 15 minuten om deze handleiding door te nemen. Heeft u na het lezen van de handleiding nog vragen? Stel deze dan via info@regelhulp.nl. In deze handleiding vindt u de volgende onderdelen: Inloggen Algemene informatie bewerken Specifieke informatie bewerken Richtlijnen en schrijftips Hoe is de website Regelhulp opgebouwd? Wanneer ziet een bezoeker welke tekst? Meest gestelde vragen Webredactie Regelhulp Alle wijzigingen die in het gemeenteportaal worden opgeslagen, gaan altijd langs de webredactie van Regelhulp. Die doet een laatste check (werken de links? geen tikfoutjes?) en als alles in orde is, dan zet de webredactie de wijzigingen live. Dit duurt ongeveer een werkdag. Heeft u een vraag hierover? U kunt de webredactie bereiken via info@regelhulp.nl. Pagina 5 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 1 Inloggen 1. Ga naar https://gemeente.regelhulp.nl 2. Klik op de link Log in bij het gemeenteportaal van Regelhulp. 3. U komt nu in de inlogomgeving van het gemeenteportaal. 4. Vul uw e-mailadres en wachtwoord in. Pagina 7 van 24
5. U komt in het gemeenteportaal van Regelhulp Wachtwoord vergeten? Weet u uw wachtwoord niet meer? Via https://gemeente.regelhulp.nl kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken. Pagina 8 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 2 Algemene informatie bewerken De informatie die u onder Algemene informatie plaatst, is zichtbaar bij alle artikelen op Regelhulp. Tenzij u Specifieke informatie invoert. Zie ook Wanneer ziet een bezoeker welke informatie? Logo Zorg ervoor dat uw gemeentelogo voldoet aan de volgende kenmerken: type bestand: gif, jpg, jpeg of png maximale grootte: 512 KB optimale breedte: 200 px Let op: als u het logo in het gemeenteportaal heeft geüpload en opgeslagen, dan is het niet meteen zichtbaar op Regelhulp. Dat gebeurt zodra de webredactie van Regelhulp de wijziging voor u heeft gepubliceerd. Pagina 9 van 24
Intro In het veld Intro kunt u een korte introductietekst plaatsen. Deze tekst ziet de bezoeker terug bij alle artikelen, tenzij er specifieke informatie is ingevoerd. Bijvoorbeeld: Heeft u ondersteuning nodig? Neem dan contact met ons op. Link In het veld Link kunt u de url invullen van de website van uw gemeente. Bijvoorbeeld: www.gemeente.nl Sociale kaart Als uw gemeente een sociale kaart heeft, dan kunt u hiernaar verwijzen in het veld Sociale kaart. Bijvoorbeeld: https://gemeente.socialekaartnederland.nl Telefoonnummer Vul bij dit veld het telefoonnummer in dat bezoekers kunnen bellen voor meer informatie over de onderwerpen op Regelhulp. Dit kan het algemene (verkorte) telefoonnummer van de gemeente zijn, maar bijvoorbeeld ook het telefoonnummer van een zorgloket. Bijvoorbeeld: 14 079 of 079 123 45 67 Contactpagina In het veld Contactpagina kunt u de link invullen naar de contactpagina of naar het contactformulier van uw gemeente als dat er is. Bijvoorbeeld: www.gemeente.nl/contact of www.gemeente.nl/contactformulier Opslaan Als u klaar bent, sla dan de informatie op. Let op: de wijzigingen zijn niet meteen zichtbaar op Regelhulp. Dat gebeurt zodra de webredactie van Regelhulp de wijzigingen voor u heeft gepubliceerd. Pagina 10 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 3 Specifieke informatie bewerken In het gemeenteportaal kunt u onder Specifieke content per doelgroep, thema of per onderwerp specifieke informatie toevoegen en bewerken. Zo kunt u de bezoekers meer uitleg geven. Of verwijzen naar een specifiek loket waar bezoekers vragen kunnen stellen. Het is niet mogelijk om op artikelniveau specifieke informatie toe te voegen. Zie ook Hoe is de website Regelhulp opgebouwd. Tip: Verwijs bij de informatie zoveel mogelijk naar specifieke pagina s op uw website (deeplinks). Zo begint de reis van de klant niet helemaal opnieuw als hij op uw website komt. Intro In het veld Intro kunt u een korte introductietekst plaatsen. Deze tekst ziet de bezoeker dan ook terug bij alle onderliggende niveaus. Link In het veld Link kunt u de link invullen naar de pagina op de website van de gemeente waar de bezoeker meer informatie kan vinden. Pagina 11 van 24
Sociale kaart Als uw gemeente een sociale kaart heeft, dan kunt u hiernaar verwijzen in het veld Sociale kaart. Telefoonnummer Vul bij dit veld het telefoonnummer in dat bezoekers kunnen bellen voor meer informatie. Dat kan het algemene nummer zijn, maar bijvoorbeeld ook een nummer van een specifiek loket of team. Contactpagina In het veld Contactpagina kunt u de link invullen naar de contactpagina of naar het contactformulier. Dat kunnen algemene contactgegevens zijn, maar bijvoorbeeld ook contactgegevens van een specifiek loket of team. Let op: Vul geen e-mailadres in als contactgegeven! Zo voorkomt u spam. Aanbieden voor publicatie Als u klaar bent, klik dan op de knop Aanbieden voor publicatie. Let op: de wijzigingen zijn niet meteen zichtbaar op Regelhulp. Dat gebeurt zodra de webredactie van Regelhulp de wijzigingen voor u heeft gepubliceerd. Pagina 12 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 4 Richtlijnen en schrijftips 1. Schrijf vanuit de lezer/bezoeker Houd altijd de bezoeker in het achterhoofd: is de tekst logisch en begrijpelijk? Heeft de bezoeker echt wat aan de informatie? Helpt u hem op weg? 2. Houd de tekst kort en bondig Schrijf geen lappen tekst. Regelhulp is een wegwijzer en de lezer moet in een oogopslag begrijpen wat er staat en bij welk loket van de gemeente hij terecht kan. 3. Verwijs door naar het juiste loket Verwijs een bezoeker door naar de specifieke informatie op de website van de gemeente (deeplinks) en niet naar de homepage. Help de lezer en laat hem niet opnieuw zoeken. 4. Maak de zinnen zo kort mogelijk Tien woorden is lang genoeg. Tot vijftien woorden mag. Wissel lange en kortezinnen af, dat vergroot namelijk de leesbaarheid. 5. Weet wat het doel van de tekst is Bijna altijd is het doel van de tekst je lezer tot actie te brengen. 6. Gebruik woorden die niet te lang zijn en die iedereen begrijpt Hanteer taalniveau B1 voor het schrijven van teksten. Handige tools om hierbij te gebruiken zijn: www.ishetb1.nl www.accessibility.nl/kennisbank/tools/leesniveau-tool Mensen met taalniveau B1 begrijpen teksten waarin vooral veelgebruikte woorden staan. Ze begrijpen ook moeilijkere woorden, als ze daar veel mee te maken hebben. Bijvoorbeeld door werk, hobby of ziekte. 7. Schrijf actief Wél: De gemeente neemt contact met u op. Niet: Er wordt door de gemeente contact met u opgenomen. Pagina 13 van 24
8. Let bij het schrijven van een tekst op Regelhulp op het volgende: Schrijf korte alinea s (maximaal 100 woorden); Schrijf over maximaal één onderwerp per alinea; Gebruik veel en duidelijke tussenkopjes; Zorg voor een heldere opbouw en duidelijke samenhang; De eerste zin is de belangrijkste zin van de alinea. Pagina 14 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 5 Hoe is de website Regelhulp opgebouwd? Bij het beheer van uw webteksten is het goed om te weten hoe Regelhulp is opgebouwd. De website heeft namelijk verschillende niveaus van informatie: 1. doelgroep 2. thema 3. onderwerp 4. artikel Niveau 1: doelgroep Op de startpagina van Regelhulp zijn de drie doelgroepen zichtbaar: toegang tot zorginformatie voor de klant toegang tot informatie voor mantelzorgers toegang tot informatie voor zorgprofessionals Pagina 15 van 24
Niveau 2: thema Onder elke doelgroep hangen verschillende thema s: Niveau 3: onderwerp Onder elk thema hangen verschillende onderwerpen: onderwerpen artikelen Pagina 16 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 Niveau 4: artikel Onder elk onderwerp tenslotte hangen verschillende inhoudelijke artikelen: Pagina 17 van 24
6 Wanneer ziet een bezoeker welke informatie? In het gemeenteportaal kunt u Algemene informatie en Specifieke informatie toevoegen en bewerken. Als een bezoeker van Regelhulp wil weten wat uw gemeente voor hem kan betekenen, dan ziet hij deze informatie terug. Algemene informatie Onder Algemene informatie kunt u algemene informatie van de gemeente toevoegen zoals logo, link naar de website en contactgegevens. Zie ook Algemene informatie bewerken. Specifieke informatie Onder Specifieke informatie kunt u specifieke informatie toevoegen op het niveau van doelgroep, thema of onderwerp. Zo kunt u de bezoekers meer uitleg geven. Of verwijzen naar een specifiek loket waar bezoekers vragen kunnen stellen. Zie ook Specifieke informatie bewerken. Wanneer ziet een bezoeker welke informatie? Als een bezoeker bij een bepaald artikel wil weten wat de gemeente voor hem kan betekenen, dan laat Regelhulp de specifieke informatie zien op het dichtstbijzijnde niveau: onderwerp. Is daar geen specifieke informatie beschikbaar, dan ziet de bezoeker de informatie van een niveau hoger: thema. En anders van weer een niveau hoger: doelgroep. Als er ook op doelgroepniveau geen specifieke informatie beschikbaar is, dan ziet de bezoeker de algemene informatie van de gemeente. Pagina 18 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 Voorbeeld Een bezoeker heeft het artikel Thuis blijven of naar een instelling gelezen en wil weten wat zijn gemeente voor hem kan betekenen. Er gebeurt dan het volgende: Regelhulp laat in principe de specifieke informatie zien die is ingevuld bij het onderwerp Een geschikte woning zoeken. Is daar geen specifieke informatie beschikbaar, dan ziet de gebruiker de specifieke informatie die is ingevuld bij het thema Wonen en huishouden. Is ook daar geen specifieke informatie beschikbaar, dan laat Regelhulp de specifieke informatie zien die is ingevuld bij de doelgroep Ik heb hulp nodig. Als ook daar geen specifieke informatie beschikbaar is, dan ziet de bezoeker de algemene informatie van de gemeente. Wat betekent dit voor het gemeenteportaal? Als u specifieke informatie toevoegt in het gemeenteportaal, dan wordt deze informatie automatisch gekopieerd naar alle onderliggende niveaus. Voegt u informatie toe aan de doelgroep Ik heb hulp nodig (rode pijlen), dan wordt deze informatie dus gekopieerd naar alle thema s, onderwerpen en artikelen die daaronder vallen: Pagina 19 van 24
Voegt u vervolgens informatie toe aan het thema Wonen en huishouden (blauwe pijlen), dan wordt deze informatie gekopieerd naar alle onderwerpen en artikelen daaronder. Voegt u vervolgens informatie toe aan het onderwerp Een geschikte woning groene pijl), dan krijgen alle artikelen die hieronder vallen, dezelfde tekst. Pagina 20 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 7 Meest gestelde vragen Account & Inloggen Vraag: Hoe maak ik een nieuw account aan? Antwoord: Een nieuw account kunt u aanvragen via uw contactpersoon van het CAK. U kunt uw verzoek ook mailen naar info@regelhulp.nl. Om een nieuw account aan te maken, hebben wij de volgende gebruikersgegevens nodig: - Voorletter(s) - Voornaam - Achternaam - Volledige naam - Algemeen e-mailadres van de gemeente - Gebruikersnaam (=persoonlijk werk e-mailadres) - E-mailadres (=gelijk aan gebruikersnaam) - Zakelijk mobiel nummer (om wachtwoord in de toekomst te herstellen) Vraag: Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Antwoord: Als u uw wachtwoord vergeten bent, klikt u op Wachtwoord vergeten. U ontvangt dan een e-mail met daarin een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen. Pagina 21 van 24
Vraag: Ik wil mijn wachtwoord wijzigen. Antwoord: Als u uw wachtwoord wilt wijzigen, klikt u op Wachtwoord wijzigen. U komt dan in het onderstaande scherm terecht waarin u uw wachtwoord kunt wijzigen. Pagina 22 van 24
Snel aan de slag met Regelhulp 17 oktober 2018 Vraag: Ik wil mijn persoonlijke gegevens aanpassen. Antwoord: Om uw persoonlijke gegevens aan te passen, kunt u een verzoek sturen naar info@regelhulp.nl. Vermeld hierbij om welke gegevens het gaat en wat de nieuwe gegevens zijn. Nadat de gegevens zijn aangepast, ontvangt u hiervan een bevestiging via de e-mail. Vraag: Ik wil mijn account verwijderen. Antwoord: Mail uw verzoek om uw account te verwijderen naar info@regelhulp.nl. Vermeld hierbij uw reden en per welke datum u wilt dat het account verwijderd wordt. Nadat het account is verwijderd, ontvangt u hiervan een bevestiging via de e-mail. Werken in het gemeenteportaal Vraag: Hoe upload ik een nieuw logo? Antwoord: Klik op het blokje Algemene informatie. U komt dan op een pagina waar u algemene contactgegevens van uw gemeente kunt bewerken. Boven het intro kunt u een (nieuw) logo uploaden. Zie ook Logo. Let op: Wanneer u een logo uploadt, kan het zijn dat het logo niet direct op de pagina Algemene informatie wordt getoond. Ook is de kans groot dat het logo na het uploaden wel wordt getoond, maar na het klikken op Opslaan niet meer wordt getoond. Zodra de webredactie van Regelhulp de wijziging voor u heeft gepubliceerd, zal het logo wel zichtbaar zijn op de website. Vraag: Hoe kan ik content wijzigen en/of aanpassen? Antwoord: Om content te wijzigen of aan te passen moet u eerst ingelogd zijn in het gemeenteportaal van Regelhulp. U klikt vervolgens op Algemene informatie of Specifieke informatie, afhankelijk wat u precies wilt wijzigen. Onder Algemene informatie kunt u algemene informatie van de gemeente toevoegen of wijzigen zoals het logo, link naar de website en contactgegevens. Zie ook Algemene informatie bewerken. Onder Specifieke informatie kunt u specifieke informatie toevoegen op het niveau van doelgroep, thema of onderwerp. Door op het icoontje van het potlood te klikken, kunt u het onderwerp wijzigen. Zie ook Specifieke informatie bewerken. Pagina 23 van 24
Vraag: Wanneer zijn mijn wijzigingen zichtbaar op Regelhulp? Antwoord: De wijzigingen die u opslaat in het gemeenteportaal zijn niet meteen zichtbaar op Regelhulp. Dat gebeurt, zodra de webredactie van Regelhulp de wijzigingen voor u heeft gepubliceerd. U ontvangt automatisch een e-mail wanneer de wijzingen zijn gepubliceerd. Vraag: Hoe keer ik terug naar de startpagina van het gemeenteportaal? Antwoord: Terugkeren naar de startpagina van het gemeenteportaal kan op twee manieren. - Klik op het icoon - Klik op U bent ingelogd voor de gemeente XXX. Overig Vraag: Via welke browsers kan ik het best werken binnen het gemeenteportaal? Antwoord: De onderstaande browsers worden momenteel ondersteund. - Microsoft Edge - Internet Explorer - Mozilla Firefox Let op: het gemeenteportaal werkt nog niet in Google Chrome. Vraag: Ik krijg een error. Wat moet ik nu doen? Antwoord: Mail uw error naar info@regelhulp.nl. Vermeld hierbij de volgende informatie: - welke stappen u heeft genomen (waar heeft u precies op geklikt etc.); - waar en wanneer op de website u de error te zien krijgt. Voeg daarnaast wanneer mogelijk een of meerdere screenshots toe. Zo kunnen wij u sneller helpen. Vraag: Ik heb een andere vraag en/of suggestie. Wat moet ik nu doen? Antwoord: U kunt uw vraag of suggestie mailen naar info@regelhulp.nl. Voeg wanneer mogelijk een of meerdere screenshots toe. Zo kunnen wij u sneller helpen. Pagina 24 van 24