Overgang naar zelfstandigheid gaf diverse uitdagingen. Kiwitz stapte over naar een nieuwe partner en migreerde naar een hogere versie

Juli 2010 Nummer 1 Thema: Change management 10 13 Lars Nillisen, Fagro Consultancy Overgang naar zelfstandigheid gaf diverse uitdagingen 4 7 Kiwitz stapte over naar een nieuwe partner en migreerde naar een hogere versie Zeven vragen over verantwoord veranderen Growing Together

In deze GAC Today GAC is Microsoft Dynamics NAV en CRM specialist binnen de volgende branches: Groothandel: Technische groothandels, medische groothandels, groothandels 4 7 8 9 Zeven vragen over verantwoord veranderen aan Kiwitz Heleen van Offenbeek-Kornegoor, Directeur Microsoft Business Solutions Is uw organisatie klaar voor groei? Vooruitgang begint met verandering in bouwmaterialen, non-food consumptiegoederen, consumenten elektronica, kantoorartikelen en meubels. Zakelijke dienstverlening: Taxatie- en expertisebureaus, consultancy- en accountancybedrijven, financiële dienstverleners, IT-dienstverleners, welzijnsinstellingen en kinderdagverblijven. Productie: Bouwtoelevering, high tech/elektro en machine- en apparatenbouw, contract manufacturing. Colofon GAC Today is een periodieke uitgave van GAC Business Solutions in samenwerking met Brix Communicatie. Overname van artikelen is toegestaan, mits de bron wordt vermeld. Voor opmerkingen, suggesties en vragen kunt u contact opnemen met GAC. 10 13 14 15 16 18 19 6% 4% 23% 26% 14% 42% 41% 44% Lars Nillesen, Fagro Consultancy: GAC heeft ons maximaal ontzorgt Eddie Siebers, Ranger Human Capital, over verandermanagement: Powering your potential Rapport Verantwoord Presteren: Welzijnssector in een organisatorische spagaat uitstekend goed voldoende matig slecht 76% Meer of andere samenwerkingen met ketenpartners Jack van 38% Dalen, Verbreding Multi van ons aanbod Instruments: 33% Meer prestatiegericht werken Van 30% typemachine Interne organisatorische tot Microsoft veranderingen 0% 20% 40% 60% 80% Dynamics NAV wij kunnen volledig aan de rapportagewensen voldoen Nieuws van GAC Nieuwe website GAC wij kunnen deels de informatie aanleveren op het niveau dat onze opdrachtgever van ons verwacht wij kunnen alleen grove informatie over onze prestaties leveren, maar halen (nog) niet het gewenste rapportageniveau Invoering SEPA voor Europees betalingsverkeer Groeien doen we allemaal. De meeste tijd merken we er niet eens zo veel van. Zolang alles binnen het normale patroon past, is groeien iets heel prettigs. Maar er komen momenten waarop het vertrouwde patroon wordt verstoord. Allerlei zaken zorgen langzaamaan voor een verstoring van het ritme. Voor wie hier goed mee omgaat, is deze verstoring niet het begin van het einde. Het vormt juist de sleutel tot een nieuwe fase van vooruitgang. Het bedrijfsleven kent meerdere van deze sleutelmomenten. Denk aan de totstandkoming van nieuwe managementlagen, aan complexer wordende personeelsprocessen, aan aandeelhouders of een Raad van Bestuur. Al deze ontwikkelingen vragen om nieuwe patronen. Zodat de betrokken partijen, zowel nieuw als vertrouwd, structureel kunnen bijdragen aan de beoogde groei. Ieder veranderingsproces vraagt om kennis en inzet vanuit diverse disciplines. Eén daarvan is automatisering. De juiste business tools stellen u in staat bruggen te bouwen tussen functies en afdelingen en een fundament te leggen onder uw strategie. GAC Business Solutions heeft de kennis, de inzet én de business software in huis om u bij te staan in het proces. Wij stippelen samen met u het patroon uit dat nodig is om de volgende fase in te gaan. U trekt vervolgens de lijnen, kleurt deze in, en legt de basis voor verdere groei. Een drietal bedrijven doen in deze change management special uit de doeken waarom verandering voor hen nodig was, en wat wij voor hen betekenden. U leest praktijkgerichte theorieën van vooraanstaande personen, die al menige verandering hebben begeleid. Dit alles om u bewust te maken van verandering. Want zelfs of eigenlijk vooral - in deze tijd van verstoorde patronen, staat verandering al snel gelijk aan vooruitgang. GAC Business Solutions Microsoft ERP TV De Scheper 307 5688 HP Oirschot Tel.: +31(0)499 58 28 28 Fax: +31(0)499 58 28 29 E-mail: info@gac.nl Internet: www.gac.nl Erik van Driel Directeur GAC Business Solutions 3

Bertie Heesen Controller Raymond Reusen Hoofd Verkoop Binnendienst Overstappen naar een nieuwe partner, migreren naar een hogere versie Zeven vragen over verantwoord veranderen Bij de recente verhuizing naar Ulft spaarde Kiwitz kosten noch moeite in haar voorbereidingen op toekomstige groei. Daarnaast investeerde het bedrijf in een migratie naar Microsoft Dynamics NAV 2009. De belangrijkste redenen: vereenvoudiging van het magazijnbeheer, vermindering van de hoeveelheid maatwerk en betere facilitering van het verkoopapparaat. De leiding had echter twijfels bij haar toenmalige partner. Kiwitz nodigde daarom ook GAC Business Solutions uit in de voorbereidingen, wat leidde tot een overstap. Raymond Reusen (Hoofd Verkoop Binnendienst) en Bertie Heesen (Controller) geven antwoord op zeven vragen die van belang zijn tijdens een migratie naar een nieuwe omgeving én naar een nieuwe softwarepartner. 1 Waarom was er behoefte aan Dynamics NAV 2009? RR: Kiwitz BV wordt vertegenwoordigd door een buitendienst van acht door de wol geverfde, technische mensen. Bedrijfsprofiel Daarnaast bestaat de Kiwitz Groep uit: Gesteund door zo n twaalf collega s in de binnendienst verzorgen zij het gehele traject: van systeemadvisering, levering van producten en begeleiding tijdens verwerking tot de nazorg. Deze werkwijze vergt een snelle en adequate Kiwitz BV is een handelsonderneming met een breed assortiment aan producten voor onder meer: Het afdichten van gebouwen Tegelzetten Reparatie en verfraaiing van vloer & wand Betonhulpstoffen Kiwitz Jaki BV Uitvoeringsbedrijf, gespecialiseerd in afdichting van gebouwen, betonreparatie, -renovatie en vloerafwerking. Varistone BV Handelsonderneming, actief met een breed assortiment aan producten voor onder meer het beschermen en verfraaien van steenachtige materialen in tuinen, parken en voegmortels voor sierbestrating. Comfort Company BV Uitvoeringsbedrijf, gespecialiseerd in onder andere het isoleren van spouwmuren en kruipruimten. informatievoorziening: voordat iemand van de buitendienst bij een klant binnenstapt, moet hij cijfers kunnen inzien en openstaande bestellingen kunnen beoordelen. Correcte informatie is immers de basis voor een goed gesprek. En zonder goed gesprek geen goede relatie BH: Met de role tailored client (RTC) van Microsoft Dynamics NAV 2009 wordt de buitendienst op haar wenken bediend. Vanaf hun laptop met internetverbinding kunnen ze thuis, op het werk, op een beurs of bij de klant inloggen op de database. Ze krijgen dan een simpel dashboard voor zich met iconen, die direct doorlinken naar relevante info. De eerste trainingen zijn gegeven (eind april 2010, red.), de medewerkers leren nu langzaamaan hoe ze het systeem in hun voordeel kunnen laten werken. 4 Trade + 5

2 Waarom is er overgestapt van een andere partner naar GAC? BH: Toen concreet werd hoe het magazijn in het nieuwe pand eruit ging zien, werd duidelijk dat de oude versie van Dynamics NAV tekort schoot. We zijn met onze toenmalige partner en met GAC om tafel gegaan, om van hen te horen hoe zij zo n traject zouden aanpakken. Het stuurbaar maken van het magazijn was het leidende onderwerp. Beide partijen kwamen met een voorstel, waarna de keuze viel op GAC. Zij konden zich beter inleven in onze situatie en stelden een heldere projectaanpak voor. De problematiek werd duidelijk omschreven, met concrete plannen om deze aan te pakken. De beoogde datum voor livegang was 1 januari 2010, alle tussenstappen waren goed beschreven en onderbouwd. Bij de andere leverancier was dat allemaal wat wolliger en minder concreet. Ook de kosten zijn naast elkaar gelegd, inclusief de licentiebedragen. Daar kwam GAC ook niet slechter uit. Alles overwegende hadden we een beter gevoel bij GAC. 3 Wat gebeurde er met het maatwerk dat door de oude partner is gemaakt? Het nieuwe pand van Kiwitz te Ulft RR: Software die de vorige leverancier heeft geprogrammeerd kun je in principe gewoon meenemen. Wij hebben de keuze gemaakt dit niet te doen. We hadden al afscheid genomen van bepaalde modules. Met onze vorige leverancier hebben we meerdere migraties gedaan. De laatste dateerde uit 2005. 4 BH: Dat was een behoorlijke aanslag op tijd en geld. Maatwerk in de database, maar ook maatwerk rapporten, lijsten en dat soort dingen; als je achteraf bekijkt wat je ervan gebruikt, dan is het geen goede keuze geweest. Nu zoeken we steeds eerst binnen de oplossingen die Dynamics NAV standaard biedt. Als er echt maatwerk nodig is, dan moet dat maar. We zeiden in het begin tegen GAC: We willen geen maatwerk, dus houd ons aan de hand. Tot nu toe is dat ook echt gelukt. Bevat de nieuwe omgeving bijzondere oplossingen? BH: De vorige versie bevatte maatwerk voor de opslag van gevaarlijke stoffen. Er zijn strenge regels voor hoe dat in de database moet staan. Bij de overgang heeft GAC dit stukje programmatuur geïsoleerd en binnen Trade+ geïmplementeerd. Het is dus geen maatwerk meer, waardoor het kon worden opgenomen in de licentieovereenkomt. GAC zorgt ervoor dat het actueel is en dat het past binnen de standaard omgeving. Dat noem ik echt meedenken met een klant die geen maatwerk wil. Ze hebben van iets specifieks iets generieks gemaakt. 6 7 Is er een ROI-berekening gemaakt? RR: Nee. We moesten wel overstappen naar Microsoft Dynamics NAV 2009 omdat we met de vorige versie geen gestuurd magazijn konden inrichten. In het oude pand en met de oude IT-omgeving werkten we met een heel andere inrichting. Alles werd gewoon netjes in stapels gezet, we konden precies zien wat de voorraad was. In dit nieuwe pand werken we met een blind magazijn. We weten niet in welk schap iets staat, zonder in de computer te kijken. De stellages zijn enorm hoog en aan de kleur van de verpakking kun je niet zien wat erin zit. We moesten wel upgraden, omdat we anders onze spullen niet terug konden vinden. Dan is de ROI natuurlijk al snel duidelijk. BH: Er werken slechts twee personen in ons magazijn, die met heftrucks de gehele afhandeling verzorgen. Als we niet zo goed waren geautomatiseerd, hadden we zeker twee mensen meer nodig gehad voor hetzelfde werk. Hoe ziet u de rol van software over vijf jaar binnen Kiwitz? 5 6 Trade + Speelt de nieuwe software ook een strategische rol? BH: Tijdens de upgrade naar NAV 2009 is de nieuwe database flink verrijkt. Er kan nu meer informatie worden opgevraagd. In welke regio s worden meer kitten verkocht, aan welk type bedrijven, wat is de winstmarge, hoe snel verloopt het bestelproces? De directie begint de meerwaarde inmiddels te ontdekken. Zij stellen nu al meer vragen en kunnen nauwkeuriger inzien wat de succesfactoren zijn en wat niet. Dit bevordert de sturing en het nemen van de juiste strategische beslissingen. Uiteraard moet alle informatie ook worden ingegeven, dus daar ligt een schone taak voor zowel binnen- als buitendienstmedewerkers. Maar de nieuwe RTC vereenvoudigt dit proces voor de gebruikers. In het standaard functiegerichte werkscherm kan men de data met een paar klikken verwerken. BH: Ik vermoed dat je met de role tailored client veel meer gaat werken vanuit je eigen cockpit. Dat kan per persoon verschillen. Waar je nu nog werkt met enerzijds je boekhoudpakket, vanwaaruit je iets exporteert naar Excel en vanuit Excel naar Word, werken we straks met een geïntegreerd automatiseringssysteem, waarin verschillende onderdelen veel meer met elkaar communiceren. Over tien jaar zie je niet meer wat er aan de achterkant gebeurt, dan zit je tijdens het boekhouden in Excel te werken en omgekeerd. Voor een rapport hoeven we dan geen extra handelingen meer te verrichten, die zijn gewoon voorhanden in je eigen cockpit. Kiwitz bedient de Nederlandse bouwmarkt sinds 1954 met uiteenlopende systemen, diensten en producten. De belangrijke productgroepen zijn afdichtingsproducten, tegelzettersproducten, beton- & morteltechnologie en vloer- en wandsystemen. Het bedrijf begon in Megchelen vlakbij de Duitse grens. Dat bedrijfspand werd te klein en de uitvalswegen waren te beperkt, wat steeds meer logistieke problemen gaf. Per 1 januari 2010 is Kiwitz gevestigd te Ulft, wat vele malen gunstiger ligt voor de transportbewegingen. Het opvallend ruim opgezette pand wordt bemand door twaalf binnendienstmedewerkers. Het terrein waarop het nieuwe gebouw staat beslaat 10.000 m 2. Kiwitz heeft dus weer alle ruimte voor de beoogde groei. 7

Het pand van Microsoft te Schiphol-Rijk Is uw organisatie klaar voor groei? Heleen van Offenbeek-Kornegoor, Directeur Microsoft Business Solutions, deelt haar visie op Het Nieuwe Werken De ontwikkelingen in de wereld vormen voortdurend praktijk wordt Het Nieuwe Werken door elke organisatie een bron van inspiratie. De concurrentie verandert door meer transparantie en snellere innovatie. Fluctuaties in wisselkoersen en tarieven voor inkoop en verkoop van grondstoffen, producten en diensten vereisen een snel reactievermogen. Veeleisende klanten vragen om snellere levering, hogere kwaliteit en lagere prijzen. Vertrouw voor alles wat buiten anders geïnterpreteerd. Geïnteresseerden zijn altijd welkom een kijkje in onze keuken te nemen en hierover in dialoog te treden. Wat betekenen de macro-economische ontwikkelingen voor úw organisatie? Hoe gaan uw mensen er mee om? Is uw bedrijfsmodel de meest ideale? Blijft uw producten- en dienstenportfolio voldoen aan de marktwensen? Kortom, er zijn vele boeiende uitdagingen voor uw onderneming op gestructureerde informatie (zoals orders, projecten, facturen, offertes, orders). De kracht van Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics CRM is ruimschoots bewezen. Tienduizenden bedrijven vertrouwen en bouwen inmiddels op de data en de functionaliteiten van onze business software. Onze volgende uitdaging: het gebruik van ERP en CRM laagdrempeliger en eenvoudiger maken voor grotere bedrijf significant. SharePoint is daarmee een belangrijk element in onze ontwikkelingsstrategie, samen met onze technologieën ter ondersteuning van Samenwerking, Bedrijfsinformatie, Integratie en Zoekfunctie. Er bestaat geen ideale groeistrategie die gegarandeerd werkt. Iedere onderneming moet haar eigen weg vinden in het doolhof van vraag en aanbod. Wat wel met zekerheid werkt, is groeien vanuit de kernwaardes van uw bedrijf. uw kernwaardes valt op externe expertise die, indien overwonnen, zullen zorgen voor omzet- en winstgroei op de lange termijn. Wij zijn ervan overtuigd dat mensen het verschil maken groepen werknemers. Met Microsoft Office SharePoint verbinden we de twee informatiestromen met elkaar. Het biedt de gebruiker een werkomgeving voor de dagelijkse werkzaamheden: alle noodzakelijke informatie is dankzij Vertrouw voor alles wat buiten uw kernwaardes valt op externe expertise. Samen met GAC ontwikkelen wij businessoplossingen die passen binnen iedere automatiseringsstrategie. Laat uzelf inspireren en creëer in dit proces. Zij hebben de contacten met klanten SharePoint binnen luttele seconden op te zoeken. Dit ruimte voor transparantie, innovatie en groei. Deze ontwikkelingen hebben ons, bij Microsoft Nederland, en leveranciers, worden geïnspireerd tot ideeën voor verhoogt de productiviteit van de medewerker én van het geïnspireerd tot een aanpassing van onze werkwijze en nieuwe diensten en producten. Onze focus ligt daarom werkomgeving. De filosofie stond centraal bij de bouw op het optimaal ondersteunen van mensen in hun en inrichting van ons hoofdkantoor te Schiphol. Het is ingericht met het oog op een hoger samenwerkend vermogen en meer transparantie naar buiten. Dit noemen werkzaamheden. Met Microsoft Dynamics CRM richten we ons op ongestructureerde informatie (zoals telefoon, e-mail, documenten en chat), met Microsoft Dynamics NAV Tip van Heleen wij Het Nieuwe Werken; het vormt onze basis voor groei in de breedste zin des woords. Het Nieuwe Werken stelt mensen en organisaties in staat om flexibeler om te gaan met arbeidstijd en werkomgeving. Hierdoor voelen mensen zich prettiger en wordt de organisatie productiever. In de Haal meer uit uw ERP of CRM systeem met het Business Ready Enhancement Plan. Dit contract voor jaarlijks onderhoud van uw systeem geeft tevens recht op updates naar nieuwe versies. Daarnaast krijgt u toegang tot de Customer Source. Dit online platform voor Dynamics NAV-gebruikers biedt onder andere: Een knowledge base; via de zoekfunctie vindt u binnen een handomdraai relevante artikelen Online trainingen en documenten; verdiep eenvoudig uw functionele en technische kennis Nieuwsgroepen; deel uw ervaringen en krijg antwoord op uw vragen van andere gebruikers Microsoft houdt u vrijblijvend scherp Installatiegidsen en whitepapers met de nieuwsbrief voor Dynamics Het laatste nieuws en interessante evenementen 8 Microsoft gebruikers (4x per jaar). Kijk hiervoor op www.microsoft.nl/dynamics. Productinformatie en -aankondigingen Aanmelden van incidenten en productsuggesties 9

Fagro Consultancy B.V. zelfstandig verder na management buy-out Lars Nillesen Controller GAC heeft ons maximaal ontzorgd Fagro is 15 jaar geleden opgericht door Niek Grootjans. Hij begon samen met zijn toenmalige secretaresse, die nog altijd in dienst is. In 2000 verkocht hij het bedrijf (samen met enkele partners die in de loop der tijd waren toegetreden) aan Altran en stapte er zelf uit. Momenteel werkt Fagro dus weer zelfstandig, met 180 vaste medewerkers en een dunne schil van freelancers. Detachering en interim management op financieel gebied vormen de core business. Fagro Consultancy B.V. was tot eind 2009 onderdeel van het wereldwijd opererende en de in Parijs beursgenoteerde Altran Group. Het Nederlandse bedrijf had strategisch geen match met het Franse moederbedrijf. Altran bevindt zich in de hoek van technische consultancy, Fagro was het enige financiële bedrijf binnen de groep. Afgelopen december vond een management buy-out plaats, waarbij Fagro in handen kwam van vijf werknemers. Eén van hen is controller Lars Nillesen. De kersverse mede-eigenaar: We werkten al heel zelfstandig, kenden weinig bemoeienis vanuit Frankrijk. Er waren waarschijnlijk wel strategische plannen met Fagro, maar die zijn onder invloed van de huidige markt aan de kant geschoven. Nu we zelfstandig zijn, is er qua dagelijkse zaken niet veel veranderd. Wel hebben we meer vrijheid in het nemen van operationele en strategische beslissingen. Zoals de opening van een kantoor in Duitsland en natuurlijk een optimalisatieslag in onze automatisering. In 2007 is Dynamics NAV bij Fagro en vele andere Europese Altran-bedrijven geïmplementeerd. Lars Nillesen werkte toen nog als consultant, dus kreeg niet veel van de implementatie mee. Toen hij in 2008 zijn nieuwe functie kreeg, was het systeem al in verre mate doorontwikkeld: Het is een gebruiksvriendelijke werkomgeving. Ik heb Oracle, SAP en BAAN gezien bij de bedrijven waar ik heb gewerkt, maar Dynamics NAV doet hier zeker niet voor onder. Het systeem werd in Frankrijk beheerd, wij logden in op een citrix-omgeving. Daardoor hadden we niet alle vrijheden binnen het pakket. Modules als HR en CRM werden niet door Frankrijk vrijgegeven, aangezien zowel HR alsook CRM in separate systemen werden ontwikkeld. Automatisering tijdelijk een bijkomstigheid De overgang naar zelfstandigheid gaf diverse interne uitdagingen. Omdat Altran beursgenoteerd is, mochten de huidige vijf eigenaren hun collega s pas op 2 januari op de hoogte stellen. De reacties waren over het algemeen heel positief. Het proces van de management buy-out heeft veel tijd gekost. Juridisch en financieel komt er enorm veel bij kijken. Het fijne is dat GAC ons maximaal heeft ontzorgd voor wat betreft de automatisering. Hoe essentieel voor de dagelijke werkzaamheden ook, in het licht van de gehele overgang was het voor ons tijdelijk een bijkomstigheid. Het is goed dat we tot de overgang zijn gedwongen Potentiële ramp Tijdens de onderhandelingen met Altran dachten we nog een jaar op hun systeem te mogen draaien. Maar een maand vóór de officiële verkoop van het bedrijf bleek dit om securityredenen toch niet mogelijk. Dit was een potentiële ramp; wat moet je als projectgestuurd bedrijf zonder ERP? 10 PSA + 11

Altran opperde het idee om GAC in te schakelen. Zij waren Migratie van maatwerk geopend in Düsseldorf. Lars: We gaan met Duitsland ook HR en CRM speerpunt al business partner van Altran, kenden Fagro al eerder dan Het is goed dat we tot de overgang zijn gedwongen, stelt over op Dynamics NAV. We kopiëren onze administratie en Ook de automatisering wordt samen met GAC tegen het ikzelf. GAC droeg een oplossing aan, in de week voor kerst Lars. Anders hadden we waarschijnlijk een jaar lang verwijderen alle data, zodat onze Duitse collega s er verder licht gehouden. We zijn veel in gesprek met GAC over onze hebben we vol vertrouwen de handtekeningen gezet. Na de besteed aan oriëntatie, keuzetrajecten, implementatie, huidige en toekomstige situatie,, aldus Lars. We hebben jaarafsluiting zijn we versneld overgegaan naar onze eigen nazorg. Die energie steken we nu in de kern van onze gepland om in ieder geval ieder kwartaal samen te zitten, Fagro ICT-omgeving. GAC heeft deze migratie in vijf dagen tijd voltrokken. Fagro werkt met een SAAS-oplossing (Software As A Service). De database draait op een dedicated server, die vanuit iedere vestiging én door consultants vanaf hun activiteiten. Er zat bovendien veel bedrijfsspecifieke software in vanuit Frankrijk, zoals een soort margeberekening per business unit en per consultant. Dat was voor ons ook goed voor onze dagelijkse business. Al deze extra s zijn bij de migratie meegegaan en de data is rechtstreeks overgezet. De schaalbaarheid van Dynamics Met name de management buy-out heeft veel tijd gekost om te kijken naar de grootste behoeftes en verbeterpunten. Het speerpunt voor nu is HR en CRM. Momenteel wordt er gewerkt aan een voorstel. Dit wordt een oplossing waarmee we consultants kunnen volgen vanaf de eerste sollicitatie. HR-informatie, de persoonlijke ontwikkelplannen, het is allemaal in het nieuwe systeem te beheersen. Het zal zeker laptop te benaderen is. Lars: GAC droeg een solide partij NAV is met de verhuizing van de omgeving bewezen. De waarde toevoegen, de behoefte eraan is groot. We maken aan die de overgang vanuit de Remote Client Server omgeving werkt net zo goed in het grote geheel van Altran mee kunnen. Zij loggen in op dezelfde SAAS-omgeving, nu van een drietal systemen allerlei lijstjes. Het wordt dus volledig ondersteunde. Op maandagochtend logden wij als stand-alone voor Fagro. Van die schaalbaarheid hopen zodat er eenvoudig koppelingen kunnen worden gelegd. tijd dat we alles in één lijn trekken. Als we iets in één keer dus in op een server in Nederland in plaats van Frankrijk. we te profiteren bij toekomstige groeibewegingen. De boekhouding laten we door een Duits kantoor doen. De goed vastleggen, verloopt de rest van het proces een stuk We merkten alleen dat de link naar het inlogscherm was veranderd en dat het Altran-logo was vervangen door ons Nieuw kantoor, zelfde SAAS-omgeving eigen Fagro-logo. We konden direct aan de slag. Dat gaf De eerste zelfstandige beslissing van de nieuwe directie is een enorme boost aan het vertrouwen in Fagro en in GAC. inmiddels genomen. Afgelopen april is er een nieuw kantoor De verhuizing van de database van Fagro Consultancy BV fiscale regelgeving is daar toch heel anders. We willen hier de uren verwerken, de projecten inrichten en de facturatie doen. De SAAS-omgeving levert hier grote voordelen op. Zo kunnen we in Nederland bijvoorbeeld betalingen autoriseren voor Duitsland. beter. ALTRAN FAGRO Wat betekent Dynamics NAV voor Lars Nillesen? Lars Nillesen geeft leiding aan de afdeling financial accounting. Zij gebruiken ieder uur van de dag Dynamics NAV; om de dagelijkse bankboekingen te maken, creditnota s te verwerken, verkoopnota s op te stellen. De vestigingen in Eindhoven en Nijmegen zijn geen aparte juridische entiteiten, er is dus sprake van maar één boekhouding. Zelf FAGRO gebruikt Lars Dynamics NAV niet dagelijks. Gecoördineerd door GAC Export gegevens Fagro naar nieuwe database SAAS Zijn voornaamste taken in relatie tot Dynamics NAV is het controleren en analyseren van ingevoerde cijfers en data. Lars: We kunnen alle uren en omzetten van de diverse vestigingen inlezen. Dit koppelen we aan niveaus van consultants, zodat we er analyses op los kunnen laten. Hoe zit het met tarieven, bezettingsgraden, het prestatieniveau van de consultants? We vergelijken dit steeds met de budgetten en de prestaties in dezelfde periodes van voorgaande Centrale database voor ruim 20 landen. 'SAAS': Software As A Service: alle medewerkers van de vier vestigingen loggen in op één centrale database jaren. Die informatie giet ik in rapporten voor de Directeur New Business en de new business managers. Zij kunnen daarmee hun eigen resultaten ontleden en gebruiken als basis om tot nieuwe ideeën te komen. Eens per kwartaal houden we een strategische sessie, dan gaan we daar nog dieper op in. Welke trends zijn waarneembaar, gaan de tarieven omhoog of omlaag, welke vestiging doet het beter en waarom? DATABASE 12 PSA + 13

Eddie Siebers Manager Operations Verandermanagement: Powering your potential! Ranger Human Capital is een brede HR dienstverlener met diensten op het gebied van werving & selectie, assessment, coaching & development, organisation & HR consulting, interim management en HR interim professionals. Aan het woord is Eddie Siebers, Manager Operations en expert op het gebied van verandermanagement. Verandering begint met leiderschap Niets is belangrijker voor een organisatie dan goed functionerende en gemotiveerde medewerkers. Zij bedenken en produceren goederen en diensten en brengen die voor u op de markt. Uw medewerkers vormen uw concurrentievoordeel. Wilt u een verandering in uw organisatie bewerkstelligen, dan is het om die reden belangrijk om draagvlak en betrokkenheid te creëren. De verandering moet bovendien goed verankerd worden in uw organisatie. Nu hoor ik u denken: Prima maar hoe breng ik deze theorie in de praktijk? Hoe breng ik mensen zodanig in beweging dat veranderingen snel en efficiënt plaatsvinden? Begin met bewustwording Bij alle succesvol uitgevoerde veranderingsprocessen is er sprake van echt leiderschap en een duidelijke, integrale aanpak. Meestal stagneren veranderingsprocessen omdat beide aspecten onvoldoende zijn geborgd. Leiderschap draait om richting geven, verantwoordelijkheid nemen en beslissingen durven nemen. Elke verandering begint met een bewustwording op strategisch niveau. Er moet een duidelijke visie zijn, die u vervolgens doorvertaald naar de dagelijkse praktijk van uw medewerkers. Zij moeten overtuigd raken en het belang van de verandering inzien. Het managementteam speelt in dit proces een belangrijke rol. Zij zijn de motor en de olie van het veranderingsproces, maar zijn ook het voorbeeld voor de rest van de organisatie. Het is daarom belangrijk dat de leden van het managementteam elkaar kunnen én durven aanspreken op gewenst (nieuw) en ongewenst (oud) gedrag. Communicatie is de sleutel Managementteams communiceren veranderingen vaak pas op het moment van implementatie. Nieuwe structuren en processen worden bekend gemaakt en direct ingevoerd. Voor het management is dit meestal geen probleem. Zij zijn betrokken geweest bij de voorbereidingen en hebben de veranderingen doorleefd. Wenselijk is deze aanpak echter niet. Er wordt voorbijgegaan aan de betrokkenheid van medewerkers, waardoor onnodige bottlenecks kunnen ontstaan. Veranderingsprocessen duren daarom vaak langer dan nodig. Oude structuren vragen om afscheid, nieuwe structuren om een welkom. Veranderingsmodel Eenduidige aansturing door het management is onmisbaar. Maar ook zelforganisatie van medewerkers is van belang. Het veranderingsmodel van Ranger Human Capital biedt inzicht in de rol van het menselijk kapitaal. Het helpt u om veranderingsprocessen te initiëren en implementeren. Wij adviseren bij het vormgeven van sturing en zelforganisatie. Wij helpen u potentiële knelpunten tijdig te onderkennen en ondersteunen u bij de begeleiding van het proces. Meer weten? Bezoek onze website www.ranger.nl of neem contact op met Eddie Siebers of Antoinette Wolters via e-mail (esiebers@ranger.nl). Rapport Verantwoord Presteren in Welzijn 2010 Welzijnssector in een organisatorische spagaat Welzijnswerk draait om het helpen van mensen. Net als in de zorgsector veroorzaken bureaucratische processen echter een organisatorische spagaat. Enerzijds zijn ze nodig om bestaansrecht te verwerven: om opdrachtgevers en subsidies binnen te halen, moeten prestaties inzichtelijk worden gemaakt. Anderzijds vormen ze een ernstige belemmering van de kerntaken. Een welzijnswerker moet immers kiezen tussen het invullen van rapporten of het verlenen van zorg. Welzijnsorganisaties zijn hard op zoek naar antwoorden op de vraag naar transparantie, verantwoording en efficiëntie. In opdracht van de Stichting PIW Groep uit Geleen en de Stichting Wel.Kom uit Venlo (beide klant van GAC) is daarom 6% 4% een onderzoek uitgevoerd door Goals Marktbewerking. De welzijnsorganisaties wilden weten hoe de branche denkt over uitstekend prestatiegericht werken. Goals benaderde bestuursleden en controllers van zo n 100 organisaties in de sector. De respons goed 23% 41% was enorm; de sector is overduidelijk aan het worstelen met voldoende bovengenoemde vraagstukken. Het rapport dat uit het onderzoek voortvloeide, geeft een helder beeld van de status matig quo van de welzijnssector. En biedt daarnaast houvast voor managers en bestuursleden die prestatiegericht willen ondernemen. slecht uitstekend We lichten drie onderzoeksresultaten goed uit. 23% 41% voldoende 6% 4% matig slecht uitstekend 1 2 23% 6% 4% 26% 26% 41% goed voldoende matig slecht 26% 76% Meer of andere samenwerkingen met ketenpartners Meer of andere samenwerkingen met ketenpartners Verbreding van ons aanbod Meer prestatiegericht werken Interne organisatorische veranderingen 38% Verbreding van ons aanbod De invloed van WMO 3 Behoefte aan stuur- en gebruikersinformatie 33% Meer prestatiegericht werken De Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) De grootste behoefte aan informatie vloeit niet voort 30% Interne organisatorische veranderingen 14% wij kunnen volledig aan de heeft beperkte invloed gehad op prestatiegericht 76% rapportagewensen Meer of uit andere eisen voldoen samenwerkingen van opdrachtgevers. met ketenpartners Stuurinformatie en 0% 20% 40% 60% 80% ondernemen, zo blijkt uit het rapport. 38% Wel 44% is het van wij kunnen Verbreding gebruikersinformatie deels van de ons informatie aanbod voor dagelijkse werkzaamheden aanleveren invloed geweest op andere factoren. Meer prestatiegericht op het niveau dat veroorzaken werken onze 33% de grootste behoefte. Op dit gebied gaf opdrachtgever van ons verwacht 30% Interne organisatorische veranderingen 42% wij kunnen een alleen derde grove informatie van de ondervraagden aan matig of slecht te 14% 0% 20% 40% 60% 80% over onze prestaties worden leveren, voorzien maar wij kunnen volledig aan de van de benodigde informatie. Opvallend halen (nog) niet het gewenste rapportagewensen voldoen rapportageniveau hierbij is dat bijna 70 procent op dit moment geen 44% wij kunnen deels de informatie strategisch IT-plan heeft. aanleveren op het niveau dat onze opdrachtgever van ons verwacht 14% wij kunnen volledig aan de 42% wij Tini Hendriks, Staf Financiën van NIM Maatschappelijk rapportagewensen kunnen alleen grove voldoen informatie over onze prestaties leveren, maar Werk in Nijmegen: Het (moeten) leveren van prestaties 44% halen wij kunnen (nog) niet deels het de gewenste informatie rapportageniveau aanleveren op het niveau dat onze hoeft helemaal geen negatieve uitwerking te hebben. opdrachtgever van ons verwacht 42% wij kunnen alleen grove informatie Rapporteren richting over opdrachtgevers onze prestaties leveren, maar Prestatie en kwaliteit gaan goed samen. Vereisten daarbij zijn herkenbare en gedragen doelstellingen van Een minderheid van 44 procent halen (nog) geeft niet het aan gewenste dat zij hun de organisatie, goed gedocumenteerde processen en rapportageniveau cijfers volledig kunnen presenteren zoals gevraagd duidelijk meetbare prestatie-indicatoren. door opdrachtgevers, 42 procent kan dit slechts deels. Het gewenste rapportageniveau wordt door 14 procent van de ondervraagden niet behaald. Ga voor het volledige rapport naar www.piw.nl of www.welkom.nu en download de PDF s. 33% 30% 38% 76% 0% 20% 40% 60% 80% 14 Column 15