departement Logistiek dienst Patrimonium OPDRACHT VAN AANNEMING VAN DIENSTEN VOOR Aanpassingswerken in het kader van de brandveiligheid en diverse aanpassingswerken (op basis van studie brandveiligheid / energieaudit / wateraudit / legionellabeheersplannen / ) Campus Henleykaai - Gent open aanbesteding Bijzonder bestek nr. t13tp0067
SAMENVATTING -2- Bijzonder bestek nr. t13tp0067 Aanbestedende overheid Provinciebestuur Oost-Vlaanderen departement Logistiek dienst Patrimonium correspondentieadres : Gouvernementstraat 1, 9000 Gent vestigingsadres dienst Patrimonium : Provinciaal Administratief Centrum Gouvernementstraat 22-24, 9000 Gent Bijkomende inlichtingen Gebouw Voorwerp van de opdracht Inhoud van de opdracht CPV classificatienummer Gunningswijze Aard van de prestaties Selectiecriteria Tine Peeters (09 267 79 43 / 0496 59 76 43) Campus Henleykaai Abdisstraat 56, 9000 Gent Blok A / B / E / F / I Ontwerp en opvolging van aanpassingswerken in het kader van de brandveiligheid en diverse aanpassingswerken op de site Campus Henleykaai te Gent ontwerp architectuur en technieken, opmaak van de 'aanvraag stedenbouwkundige vergunning' (indien van toepassing), opmaak evacuatie- en interventieplannen, werfopvolging, budgetbewaking veiligheidscoördinatie, opmaak as-builtdossier en postinterventiedossier 71320000-7 Technische ontwerpdiensten open aanbesteding diensten De totale opdracht wordt uitgevoerd onder leiding van een architect of ingenieur. Deze wordt bijgestaan door een veiligheidscoördinator en de voor de dienst noodzakelijke adviseurs voor technieken of architectuur. Van de disciplines architectuur en technieken, veiligheidscoördinatie, ook al worden ze door eenzelfde persoon uitgeoefend, worden volgende gegevens meegedeeld: - naam - studie en beroepskwalificaties - één relevante persoonlijke referentie met certificaat, uitgevoerd tijdens de laatste 3 jaar - bewijs dat de veiligheidscoördinator voldoet aan de bepalingen van het KB van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke en mobiele bouwplaatsen en zijn wijzigingen
Uitsluitingsgronden Sociale en fiscale schulden De kostprijs van de opdracht Aanbestedingsdocumenten Openbare opening van de offertes Plaats -3- Door in te schrijven op de opdracht verklaart de inschrijver niet te verkeren in een toestand van uitsluiting in de zin van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte de in art. 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 bedoelde attesten inzake bijdragen sociale zekerheid en de in art. 63 van hetzelfde koninklijk besluit bedoelde fiscale attesten toe. Controle van de sociale schulden gebeurt overeenkomstig artikel 30bis wet van 27/06/1969 en van de fiscale schulden overeenkomstig artikelen 400 tot 408 van het WIB 1992. Vast percentage van het gunningbedrag van de werken, voor respectievelijk ontwerp en opvolging en voor veiligheidscoördinatie (voor de vergelijking van de inschrijvingen wordt het procentueel ereloon berekend op basis van een beschikbaar budget van 1 800 000 EUR) zijn gratis te verkrijgen bij de aanbestedende overheid datum en uur : zie aankondiging Provinciehuis Aanbestedingsruimte (gelijkvloers) Gouvernementstraat 1, 9000 Gent Uitvoeringstermijn - duur van de opdracht : voorbereiding -------------------------------------- deel 1 voorontwerp ------------------------------- deel 2 stedenbouwkundige vergunning ----- deel 3 ontwerp ------------------------------------- deel 4 gunning van de werken ---------------- deel 5 controle van de werken ---------------- opmaak evacuatie- en interventieplannen - deel 6 eindafrekening van de werken ------- controle as-builtdossier ------------------------- voorlopige oplevering dienst ------------------- deel 7 definitieve oplevering van de werken en de dienst ---------------------------------------- Borgsom 20 werkdagen 30 werkdagen 15 werkdagen (samen startend met deel 3, indien van toepassing) 40 werkdagen 15 werkdagen tijdens uitvoering werken 15 werkdagen na aanvraag voorlopige oplevering werken 15 werkdagen 10 werkdagen na voorlopige oplevering werken op einde van deel 6 conform de termijn voor de definitieve oplevering van de aanneming van de werken 5% van de opgegeven kostprijs van de dienst, berekend op basis van een beschikbaar budget van 1 800 000 EUR Betalingswijze dienst deel 1 voorontwerp : deel 2 stedenbouwkundige vergunning : (indien niet van toepassing deel 3 ontwerp: 35%) deel 3 ontwerp : deel 4 gunning van de werken : deel 5 controle van de werken, opmaak evacuatie- en interventieplannen : deel 6 voorlopige oplevering van de dienst : eindafrekening van de werken, as-builtdossier en PID : deel 7 definitieve oplevering van de dienst : Gestanddoeningstermijn 180 kalenderdagen 20 % 5 % 30 % 2,5% 5 % 2,5 % 5 %
-4- DEEL I - ALGEMENE BEPALINGEN In dit deel wordt de indeling en nummering behouden zoals die wordt gebruikt in de navolgende wetten en Koninklijke Besluiten en hun aanvullingen. Onder de nummers van de artikelen worden de wijzigingen of aanvullingen geplaatst. Zijn van toepassing op deze opdracht: De wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Alle latere aanvullingen op voormelde wet en besluiten, geldig op datum van bekendmaking, en de hiernavolgende aanvullingen en wijzigingen.
-5- KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 JULI 2011 PLAATSING OVERHEIDS- OPDRACHTEN KLASSIEKE SECTOREN HOOFDSTUK 1 Afdeling 2 Algemene bepalingen Definities en toepassing belasting over toegevoegde waarde Artikel 2 De prijs van de volledige opdracht wordt bepaald door een vast percentage van het gunningbedrag van de werken in EUR excl. BTW, voor respectievelijk ontwerp en opvolging enerzijds en voor de veiligheidscoördinatie anderzijds. Voor de vergelijking van de inschrijvingen dient een procentueel ereloon opgegeven te worden berekend op basis van een beschikbaar budget van 1 800 000 EUR, opgesplitst in: - Ontwerp en opvolging, - Veiligheidscoördinatie Een hogere kostprijs voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht, ingevolge meer- of bijwerken te wijten aan onvolledigheid van het ontwerp, onvolkomenheden bij de uitvoering van de dienst of van de offerte van de aannemer heeft geen aanpassing in meer van het aannemingsbedrag van de dienst tot gevolg. Enkel op uitdrukkelijk initiatief van de aanbestedende overheid voor de uitbreiding van de opdracht en het budget, kan de kostprijs van de dienst (d.i. het ereloon ) verhoogd worden op basis van billijkheid en onderling akkoord. Afdeling 9 Prijsvaststelling, prijsbestanddelen en prijsherziening Artikel 18 De opleveringskosten zijn begrepen in de prijzen van de offerte, de inschrijver stelt bevoegd personeel, meetinstrumenten en middelen ter beschikking van de aanbestedende overheid om alle onderdelen van de aanneming te inspecteren. Artikel 20 Er is geen prijsherziening van toepassing. HOOFDSTUK 4 Afdeling 1 - Indiening aanvragen tot deelneming en offertes Termijnen Algemene bepalingen Artikel 50-2 De aanbestedende overheid is : Provinciebestuur Oost-Vlaanderen departement Logistiek dienst Patrimonium Gouvernementstraat 1 9000 Gent - Het bestuur dat voor de betaling instaat is : Provinciebestuur Oost-Vlaanderen dienst Boekhouding Woodrow Wilsonplein 2 9000 Gent - Het voorwerp van de opdracht is :
Ontwerp architectuur en technieken, opmaak van de 'aanvraag stedenbouwkundige vergunning' indien van toepassing, opmaak evacuatie- en interventieplannen, werfopvolging, opmaak as-builtdossier en postinterventiedossier, budgetbewaking, veiligheidscoördinatie, voor aanpassingswerken in het kader van de brandveiligheid en diverse aanpassingswerken op de site Campus Henleykaai (op basis van studie brandveiligheid / energieaudit / wateraudit / legionellabeheersplannen / ) -6- - De gunningswijze is open aanbesteding. - Het gunningcriterium is het gevraagde ereloon voor de dienst als forfaitair bedrag in EUR exclusief btw om het voorwerp van de opdracht te realiseren. Vast percentage van het gunningbedrag van de werken en dit voor ontwerp en opvolging enerzijds en voor veiligheidscoördinatie anderzijds. - De uitvoeringstermijn bedraagt : Voorbereiding deel 1 voorontwerp deel 2 stedenbouwkundige vergunning deel 3 ontwerp deel 4 gunning van de werken deel 5 controle van de werken opmaak evacuatie- en interventieplannen deel 6 eindafrekening van de werken controle as-builtdossier voorlopige oplevering dienst deel 7 definitieve oplevering van de werken en de dienst 20 werkdagen 30 werkdagen 15 werkdagen (samen startend met deel 3, indien van toepassing) 40 werkdagen 15 werkdagen tijdens uitvoering werken 15 werkdagen na aanvraag voorlopige oplevering werken 15 werkdagen 10 werkdagen na voorlopige oplevering werken op einde van deel 6 conform de termijn voor de definitieve oplevering van de aanneming van de werken Op deze aanneming zijn van toepassing : - onderhavig bestek ; - BIJLAGE 1 Het bij dit bestek horende invulformulier voor offerte, - BIJLAGE 2 Overeenkomst veiligheidscoördinatie, - BIJLAGE 3 Nota duurzaam bouwen, van toepassing inzoverre de eisen binnen de Energieprestatieregelgeving niet strenger of inhoudelijk anders zijn, - BIJLAGE 4 Aanstiplijst met mogelijke milieumaatregelen inzake duurzaam bouwen, - BIJLAGE 5 Tekenafspraken Autocad 2D architectuur en technieken - BIJLAGE 6 Samenstelling postinterventiedossier, - BIJLAGE 7 Inplanting Campus Henleykaai, - BIJLAGE 8 Architectuurplannen van blok A, B, E, F en I, - BIJLAGE 9 Uitgevoerde studies basis voor ontwerpopdracht: o 9-1 Brandweerverslag (26/09/2007) o 9-2 Studie brandveiligheid Campus Mercator Hogeschool Gent (juli 2004), uitgevoerd door Technum,
-7- o 9-3 Globale energie-audit Campus Henleykaai (april 2007), uitgevoerd door Cenergie, o o 9-4 Wateraudit Campus Henleykaai (mei 2004), uitgevoerd door VMW 9-5 Legionella-beheersplannen: blok A, B, E, F en I - BIJLAGE 10 Overzicht uit te voeren werken en raming Afdeling 1 - Termijnen Algemene bepalingen Artikel 57 De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande op de dag na zitting voor opening van de offertes. HOOFDSTUK 5 - Selectie kandidaten en inschrijvers. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Afdeling 1 - Algemene bepalingen Artikel 58 1 De inschrijver is vrijgesteld van het bijvoegen van het RSZ-attest en het bewijs van erkenning, aangezien deze documenten elektronisch zullen opgevraagd worden door het bestuur. Afdeling 2 - Toegangsrecht Artikel 61 Door in te schrijven op de opdracht verklaart de inschrijver dat hij niet verkeert in een toestand van uitsluiting in de zin van artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte de in art. 62 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 bedoelde attesten inzake bijdragen sociale zekerheid en de in art. 63 van hetzelfde koninklijk besluit bedoelde fiscale attesten toe. Afdeling 3 - Kwalitatieve selectie Artikel 72 De totale opdracht wordt uitgevoerd onder leiding van een architect of ingenieur. (De uitvoering van het deel architectuur is voorbehouden aan een architect krachtens de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten ) Deze wordt bijgestaan door een veiligheidscoördinator en de voor de dienst noodzakelijke adviseurs voor technieken of architectuur. Indien de werken uitgevoerd worden onder leiding van een ingenieur, wordt deze indien nodig bijgestaan door een architect. Van alle disciplines binnen het ontwerpteam worden volgende gegevens meegedeeld: - naam van de personen die de opdracht uitvoeren - naam van het bureau - studie en beroepskwalificaties + kopie bewijs - één relevante persoonlijke referentie met certificaat, uitgevoerd tijdens de laatste 3 jaar Van deze referentie wordt opgave gedaan van: - projectnaam - locatie
-8- - kostprijs van de dienst - datum voorlopige oplevering van de dienst - naam en telefoonnummer van de publiek of privaatrechterlijke opdrachtgever van de dienst - toelichting en illustratie op één A4 bladzijde van de referentie De dienst wordt aangetoond - bij diensten aan overheden door een certificaat opgesteld door deze overheid of door een kopie van de toewijzingsbeslissing van deze dienst. - bij privaatrechterlijke personen met een certificaat opgesteld door deze persoon of door een verklaring op eer van de inschrijver. Indien tijdens de uitvoering van de dienst één van de leden van het team, behalve deze aangezocht door het bestuur, zijn taak stopzet of tijdelijk niet kan uitvoeren, dient een opvolger voorgesteld aan het opdrachtgevend bestuur. Deze dient aan dezelfde minimumvoorwaarden te voldoen. Indien de vervanger wordt aanvaard door het opdrachtgevend bestuur kan de dienst worden verder gezet. De vertraging die dit meebrengt zal ten laste worden gelegd van de dienstverlener. Artikel 76 De dienstverlener of de persoon binnen een rechtspersoon belast met het deel architectuur van de dienst moet ingeschreven zijn op de tabellen van de Orde van Architecten. De dienstverlener dient de natuurlijke persoon op te geven die belast wordt binnen de opdracht met de veiligheidscoördinatie. Het is of de dienstverlener zelf, of de persoon binnen een rechtspersoon belast met de veiligheidscoördinatie, of een veiligheidscoördinator die in onderaanneming van de dienstverlener werkt. Van de opgegeven veiligheidscoördinator dienen behalve de onder artikel 72 vermelde gegevens volgende documenten bijgevoegd: - bewijs dat hij of zij een door het Ministerie erkende opleiding gevolgd heeft die beantwoordt aan de eisen van afdeling VII van het Koninklijk Besluit van 25 januari 2001 betreffende tijdelijke en mobiele bouwplaatsen. - twee originele ondertekende exemplaren van het bij dit bestek gevoegde model van overeenkomst tussen de veiligheidscoördinator en het provinciebestuur Oost- Vlaanderen. HOOFDSTUK 6 Gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag Afdeling 1 Vorm, inhoud en ondertekening Artikel 82 2 Een offerte mag worden ingediend door een tijdelijke vereniging die niet-geselecteerde personen omvat, voor zover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging. Afdeling 5 Indiening offertes Artikel 90 Het adres voor toezending van de offerte(s) is : Provinciebestuur Oost-Vlaanderen departement Logistiek dienst Patrimonium Gouvernementstraat 1 9000 Gent
-9- Afdeling 6 Opening offertes Artikel 92 De opening van de offertes heeft plaats op datum en uur vermeld in de aankondiging in het : Provinciehuis Aanbestedingsruimte (gelijkvloers) Gouvernementstraat 1 9000 Gent. De toe te voegen documenten zijn: - BIJLAGE 1 - Ingevuld offerteformulier zoals bij dit bestek gevoegd, met opgave en beantwoording van de selectie- en gunningcriteria. - De gevraagde bijlagen bij het offerteformulier: referenties en certificaat referenties - Bewijs dat de veiligheidscoördinator een door het Ministerie erkende opleiding gevolgd heeft die beantwoordt aan de eisen van afdeling VII van het Koninklijk Besluit van 25 januari 2001 betreffende tijdelijke en mobiele bouwplaatsen.
KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 JANUARI 2013 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 9 4 Op deze opdracht is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 volledig van toepassing. -10- HOOFDSTUK 2 Gemeenschappelijke bepalingen opdrachten voor werken, leveringen en diensten Afdeling 1 - Algemeen kader Artikel 11 Leidend ambtenaar De leiding van en het toezicht op de uitvoering van de werken wordt uitgeoefend door de ontwerper. De bevoegdheid daartoe van deze externe leidend ambtenaar is beperkt tot: de technische en administratieve opvolging van de werken tot en met de definitieve oplevering ; de algemene coördinatie en de leiding van de werfvergaderingen ; de keuring van producten en de controle van de uitgevoerde werken ; het nazicht van de vorderingsstaten ; het opstellen van de processen-verbaal van vaststelling het opmaken van voorstel tot voorlopige en definitieve oplevering van de werken ; Voor de volgende beslissingen is de heer Kristof Goethals, diensthoofd dienst Patrimonium - departement Logistiek, Provinciebestuur Oost-Vlaanderen, bevoegd: het indienen van de vereiste vergunningsaanvragen op basis van een door het bevoegd provincieorgaan goedgekeurd dossier ; het openen van offertes ; het betekenen van door de deputatie genomen gunningbeslissingen aan de inschrijvers ; het sluiten van overheidsopdrachten, na gunning door de deputatie ; het geven van bevelen van aanvang, na het sluiten van de opdracht ; het goedkeuren van plaatsbeschrijvingen ; de ingebrekestellingen ; het goedkeuren van de schorsing der werken of het toestaan van termijnverlengingen voor zover deze geen uitgaven voor de provincie met zich kunnen meebrengen ; het aanvaarden van de voorlopige opleveringen. Voor al de andere beslissingen zijn de Provincieraad of de Deputatie, al naargelang het geval, bevoegd. Afdeling 3 Financiële garanties Artikel 24 De dienstverlener moet bij een Belgische verzekeringsmaatschappij de nodige verzekeringen onderschrijven als dekking van de risico's burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. Als bewijs hiervan legt hij binnen de vijftien kalenderdagen na het
-11- sluiten van de opdracht het document voor uitgaande van deze maatschappij, waarin bevestigd wordt dat hij verzekerd is volgens de voorschriften van dit artikel Artikel 25 2 Bedrag van de borgtocht De borgstelling wordt bepaald op 5% van de opgegeven kostprijs van de dienst, procentueel berekend op het beschikbaar budget. Het aldus verkregen bedrag wordt naar het hoger tiental afgerond. Artikel 27 Borgtochtstelling en bewijs van borgtochtstelling De dienstverlener moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag dat de opdracht wordt gesloten het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht heeft gesteld. Artikel 33 De borgtocht wordt voor de helft vrijgegeven na de voorlopige oplevering van alle aannemingswerken die volgen uit dit werk, de andere helft na de volledige beëindiging van het werk (definitieve oplevering van de werken). Afdeling 11. Algemene betalingsvoorwaarden Artikel 66 1 De prijs van de dienstenopdracht wordt betaald met betalingen in mindering naargelang de uitvoering vordert. - De betalingen zijn te vorderen door de inschrijver. De betalingen in mindering gebeuren naargelang de dienst vordert. Per deel is een eenmalige betaling voorzien met uitzondering van deel 5 'controle van de werken, opmaak evacuatie- en interventieplannen'. Dit 5de deel kan op de vaste data 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december gevorderd worden in functie van de uitgevoerde werken in verhouding tot het gegunde bedrag van de werken. De laatste staat kan echter pas betaald worden na ontvangst en goedkeuring van de ingediende evacuatie- en interventieplannen. - De betaling van deel 1 - voorontwerp kan pas gebeuren na goedkeuring inclusief de raming door de deputatie of na 90 kalenderdagen indien geen goedkeuring of weigering van goedkeuring werd verkregen binnen die termijn. - De betaling van deel 3 - ontwerp kan pas gebeuren na goedkeuring door de deputatie of na 90 kalenderdagen indien geen goedkeuring of weigering van goedkeuring werd verkregen binnen die termijn. - De betaling voor de opmaak van de eindafrekening der werken kan maar gebeuren na ontvangst van het volledige as-builtdossier en postinterventiedossier conform de modaliteiten in dit bestek met zijn bijlagen. - De verdeling van de betaling in functie van de fasering is als volgt percentsgewijs verdeeld : deel 1. voorontwerp 20% deel 2 stedenbouwkundige en milieuvergunning 5% (indien niet van toepassing, deel 3 ontwerp: 35%) deel 3. ontwerp 30% deel 4. gunning van de werken 2,5% deel 5. controle van de werken, opmaak 35% evacuatie- interventieplannen
-12- deel 6. voorlopige oplevering van de dienst na eindafrekening van de werken, as-builtdossier en postinterventiedossier deel 7. definitieve oplevering van de dienst Bij ontstentenis van definitieve oplevering van de werken 2 jaar na de voorlopige oplevering van de werken, wordt 2,5 % van het ereloon betaald. 2,5% 5% Tijdens de ontwerpfase dienen regelmatige vergaderingen voorzien te worden door de dienstverlener om volgende aspecten te bewaken: o o o o budget, timing, bouwprogramma, gekozen technische oplossingen qua installaties, bouwkunde, toegankelijkheid en functionaliteit Indien budgetoverschrijding optreedt bij (voor)ontwerp of aanbesteding dient het ontwerp herwerkt te worden. Erelonen zijn te betalen op het voorziene budget. Budgetbewaking tijdens de uitvoeringsfase: Deze alinea handelt over het optreden (schadeloosstelling) van het Provinciebestuur bij manifeste fouten die leiden tot meerwerken door de ontwerpers. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 2 soorten fouten: categorie 1: fouten waardoor delen moeten afgebroken en herbouwd worden: de integrale meerkost dient te worden gedragen door de ontwerpers vanaf 2% cumulatieve meerkost ten gevolge van afbraak en herbouw tijdens de uitvoering van de bouwwerken (te rekenen op toewijzingsbedrag). Tussen 1 en 2% volgens onderstaande grafiek.
-13- categorie 2: fouten die leiden tot uitvoering van meerwerken (stijging van vermoedelijke hoeveelheden) en/of bijkomende werken (nieuwe posten t.o.v. het bestek); fouten ten gevolge van categorie 1 worden hier voor de berekening buiten beschouwing gelaten Een percentage van het ereloon wordt als schadeloosstelling gebruikt zoals aangegeven bij onderstaande grafiek (te rekenen op toewijzingsbedrag). Een rekenvoorbeeld ter verduidelijking Een ontwerper is aangesteld voor een ereloon van 250 000 EUR voor een nieuwbouwproject van 3 000 000 EUR. Bij uitvoering van de werken komen volgende meerwerken tot uiting ten gevolge van een manifeste fout van de ontwerper: 1,5% afbraak- en herbouwkosten (ten gevolge van hermetselen muren) 3,5% overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden (stuk van de dakconstructie vergeten) 5,5% bijkomende werken (ontbrekende veiligheidsverlichting, ontbrekende kabelgoten, meerkost voor aanpassing vloerbekleding wegens te kleine vloeropbouw) De schadeloosstelling wordt als volgt berekend 1,5% x 3 000 000 EUR x 50%= 22 500 EUR (bij uitzetting op de bovenstaande grafiek van 1,5% afbraak en nieuwe meerwerken komt dit overeen met 50% van de meerkost) 8% x 250 000 EUR = 22 500 EUR (bij uitzetting op de bovenstaande grafiek van 9% (3,5% + 5,5%) meerwerken komt dit overeen met 8% inhouding ereloon) Of een totale schadeloosstelling van 45 000 EUR op een ereloon van 250 000 EUR. De totale kostprijs van de meerwerken in dit geval door manifeste fout bedraagt 315 000 EUR (1,5% van 3 000 000 EUR en 9% van 3 000 000 EUR).
-14- HOOFDSTUK 6 Specifieke bepalingen opdrachten voor diensten Uitvoeringstermijnen Artikel 147 - De termijn van de voorbereidingsfase is 20 werkdagen. - De termijn van deel 1. voorontwerp is 30 werkdagen. - De termijn van deel 2. stedenbouwkundige vergunning is 15 werkdagen en vangt aan gelijktijdig met de termijn voor deel 3 ontwerp. De termijnen van deze periodes kunnen in voorkomend geval niet worden gecumuleerd. Indien van toepassing op deze werken. - De termijn van deel 3. ontwerp is 40 werkdagen. - De termijn van deel 4, gunning van de werken : het aanbestedingsverslag dient opgemaakt binnen een termijn van 15 werkdagen na datum opening offertes (deze termijn wordt geschorst vanaf het eventueel indienen van het voorstel tot prijsverantwoording van blijkbaar abnormale prijzen tot de ontvangst van het antwoord van de aannemer hierop). - De termijn van deel 5, controle van de werken, is niet afzonderlijk bepaald maar loopt gelijktijdig met de uitvoering van de werken. In dit deel zal de ontwerper de documenten, vereist voor het uitbetalen van de vorderingen van de aannemer, uiterlijk op de zevende dag na ontvangst aan de opdrachtgever toezenden, samen met zijn voorstellen en de nodige stavingstukken. De termijn voor het opmaken en bezorgen aan de opdrachtgever van de werfverslagen en verslagen veiligheidscoördinatie is 3 werkdagen. De termijn voor de opmaak en bezorging aan de opdrachtgever van de evacuatieen interventieplannen is 15 werkdagen na de aanvraag tot voorlopige oplevering van de werken. (Deze plannen zijn een noodzaak voor de ingebruikname van het gebouw). Deze plannen moeten opgemaakt zijn volgens de tekenafspraken zoals opgegeven in BIJLAGE 5. - Voor deel 6, eindafrekening van de werken, is er een termijn van 15 werkdagen vanaf de ontvangst van de eindvordering van de aannemer. Uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken dient het postinterventiedossier en het as-builtdossier aan de opdrachtgever te worden overhandigd. - Er is een voorlopige oplevering van de dienst voorzien na beëindiging van deel 6 van de dienst. - De termijn voor deel 7, definitieve oplevering van de dienst, is niet afzonderlijk bepaald, maar is afgestemd op de termijn die de aanbestedende overheid heeft voor de definitieve oplevering van de aanneming van de werken. Indien de werken 2 jaar na de voorlopige oplevering van de werken nog niet definitief zijn opgeleverd, wordt 2,5 % van het ereloon betaald. Vooropgestelde timing ontwerp en uitvoering van de werken (NIET definitief) : gunning en betekening dienstencontract: voorjaar 2014 goedkeuring ontwerp werken: eind 2014 begin 2015 start werken: eind 2015 Voor het dossier werken kunnen subsidies bekomen worden bij AGION, vandaar de grote tijdspanne tussen datum goedkeuring ontwerp en datum start uitvoering werken. De termijnen worden ambtshalve onderbroken voor het aanvragen van adviezen bij brandweer, stedenbouw, diensten voor monumenten- en landschapszorg, subsidiërende diensten e.d. De leidend ambtenaar beslist over de termijn van de
onderbreking op basis van de dag van aanvraag van het advies en de ontvangst van het advies en na goedkeuring van de noodzakelijkheid van de adviesvraag. -15- Wijzigingen aan de opdracht Artikel 151 De aanbestedende overheid kan de te verlenen dienst beperken tot deel 1 voorontwerp en/of tot deel 3 ontwerp. Indien de aanbestedende overheid deze nog vermindert, heeft de dienstverlener recht op de volledige betaling van de fase die opgedragen is en op 15 % van de betaling van de volgende fase als schadevergoeding. Oplevering van de opdracht Artikel 156 Binnen de 30 kalenderdagen na voltooiing van de dienst bedoeld in deel 6, vermeld in artikel 66 KB van 14 januari 2013 van dit bestek, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgemaakt. De definitieve oplevering van de dienst kan door de ontwerper gevraagd worden na de definitieve oplevering van de werken, of bij uitblijven van een definitieve oplevering der werken na 2 jaar na de voorlopige oplevering ervan, indien dit uitblijven buiten de fout van de dienstverlener om gebeurt.
-16- DEEL II - TECHNISCHE BEPALINGEN 1. Programmaomschrijving 1.1. De dienstenopdracht omvat - ontwerp architectuur - ontwerp technieken - opmaak van de 'aanvraag stedenbouwkundige vergunning' (indien van toepassing) - opmaak evacuatie- en interventieplannen - werfopvolging - budgetbewaking - opmaak as-builtdossier - veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking 1.1.1. Situering : Campus Henleykaai Abdisstraat 56 9000 Gent Diverse gebouwen gelegen op de site Campus Henleykaai Inplanting: zie BIJLAGE 7 1.1.2. Bestemming : schoolgebouwen 1.1.3. Bouwprogramma : Het bouwprogramma omvat ondermeer volgende onderdelen: o o o o werken ter verbetering van de brandveiligheid, energiebesparende aanpassingen, werken in het kader van de legionella-wetgeving, diverse renovatiewerken (zie verder) Bovenstaande opsomming is een niet-limitatieve lijst van uit te voeren werken. In functie van het vooropgesteld budget en op vraag van het Provinciebestuur kan het bouwprogramma nog wijzigen. 1.1.4. Gedetailleerde omschrijving van het bouwprogramma: Werken ter verbetering van de brandveiligheid: Dit deel omvat ondermeer de werken op basis van de studie omtrent brandveiligheid (uitgevoerd door studiebureau Technum) en op basis van het brandweerverslag opgemaakt door de brandweer van Gent. Dit deel omvat eveneens het voorzien van een sas aan beide kanten van blok E (te voorzien tussen laagbouw en middelhoog gebouw, bijkomende eis van de brandweer). Werken in het kader van de legionella-wetgeving: Dit deel omdat de werken op basis van de beschikbare legionella-beheersplannen van de verschillende gebouwen. Energiebesparende aanpassingen: Dit deel omvat ondermeer de werken op basis van de uitgevoerde energieaudit en wateraudit. En andere te nemen maatregelen: - oplossen probleem temperatuur cv-water op einde circuit - A-blok, - relighting van bepaalde gebouwen / lokalen, - isolatie nissen convectoren in blok A en blok E, - vernieuwen leidingen centrale verwarming en isoleren leidingen centrale verwarming verschillende blokken, -
-17- Diverse renovatiewerken: - inrichten onthaalbureel en daaruit voortkomende werken - blok A, - vernieuwen lamellenplafond en verlichting blok E - vernieuwen van diverse leidingen (aan- en afvoer) in de kelders van de verschillende gebouwen - Door de ontwerper is na te gaan in welke mate de voorgestelde maatregelen in de verschillende studies ondertussen reeds uitgevoerd werden. Volgende gebouwen maken deel uit van de opdracht: blok A, blok B, blok E, blok F, en blok I. In de verschillende studies is sprake van nog andere gebouwen, deze maken geen deel uit van de opdracht. De hoger vermelde studies vormen een basis voor de opmaak van het ontwerp, andere maatregelen kunnen hier nog aan toegevoegd worden. Het studiebureau kan er tevens voor kiezen bepaalde problemen anders op te lossen dan beschreven in de hoger genoemde studies. De maatregelen voortkomend uit de studie brandveiligheid dienen verplicht uitgevoerd te worden, eis van de brandweer. In functie van het vooropgesteld budget en op vraag van het Provinciebestuur kan deze nog wijzigen. Indien niet voldoende budget beschikbaar voor het uitvoeren van alle maatregelen, dient in overleg met het bestuur bekeken te worden wat er binnen dit dossier zal uitgevoerd worden. 1.1.5. Visie van het bestuur op het bouwprogramma : Het totaal der werken heeft tot doel, om in eerste instantie de brandveiligheid van de gebouwen voor de gebruikers te verbeteren, en om anderzijds een aantal aanpassingswerken door te voeren die de hedendaagse comfort- en gezondheidseisen en de controle op het energieverbruik van de gebouwen ten goede komen. 1.1.6. Budget : Indien het geraamd bedrag van de uit te voeren werken het beschikbare budget overschrijdt, dient in overleg met het bestuur bekeken te worden welk(e) de(e)l(en) niet uitgevoerd zullen worden. In overleg met het bestuur zal een overzicht opgemaakt worden van welke werken prioriteit krijgen om uitgevoerd te worden binnen dit dossier. Voor de energiebesparende maatregelen dient rekening gehouden te worden met de terugverdientijd (en dus ook met de besparing) die een bepaalde maatregel heeft. Er dient rekening gehouden te worden met de voorschriften van de brandweer. Er dient rekening gehouden te worden met het architecturale karakter van de ganse Campus. Het beschikbaar budget voor de werken bedraagt voorlopig 1 800 000 EUR inclusief. btw, inclusief meerwerken en exclusief erelonen. Het min. gegarandeerde bedrag van de werken die uitgevoerd zullen worden bedraagt 900 000 EUR inclusief btw en inclusief meerwerken, exclusief erelonen. De werken dienen mogelijks gefaseerd uitgevoerd te worden, afhankelijk van het beschikbaar budget. De inschrijver heeft uitdrukkelijk de opdracht voor de zorg van deze budgetbewaking. De inschrijver engageert zich om het vooropgestelde bouwprogramma uit te voeren binnen het voorzien budget van 1 800 000 EUR. In BIJLAGE 10 is een overzicht van de uit te voeren werken opgenomen met daarbij telkens per onderdeel het geraamd bedrag.
-18- Deze raming is opgemaakt o.a. op basis van de eerder uitgevoerde studies en eigen inschattingen van dienst patrimonium. 1.1.7. Betoelaging : Voor dit project kunnen AGION-subsidies aangevraagd worden. Procedureverloop: Na goedkeuring van het ontwerp (werken) door Deputatie en Provincieraad dient het ontwerpdossier voor de werken ter goedkeuring voorgelegd te worden aan AGION. Na gunning door Deputatie en voorafgaand aan de betekening dient het dossier opnieuw voorgelegd te worden aan AGION. Hiertoe zullen door het Provinciebestuur de nodige documenten overgemaakt worden aan AGION. 1.1.8. Planning ontwerp en uitvoering (NIET DEFINITIEF) : o Gunning en betekening dienstencontract: voorjaar 2014 o Ontwerpfase: 20 + 30 + 40 = 90 werkdagen o Goedkeuring ontwerp werken: eind 2014 begin 2015 o Gunning werken: half 2015 o Start uitvoering werken:eind 2015 Bovenstaande termijnen houden rekening met eventuele onderbrekingen voor het aanvragen van subsidies bij AGION of het indienen van de bouwaanvraag, maar kunnen mogelijks nog wijzigen. De werken kunnen gefaseerd uitgevoerd worden, dit afhankelijk van wanneer het budget of delen ervan ter beschikking gesteld worden. 1.1.9. Zowel de ontwerpfase als de uitvoeringsfase kunnen gefaseerd verlopen, volgens de noodzaak van een gefaseerde uitvoering voor het project. De ontwerper zal zich aanpassen aan de noodzakelijkheid hiervan, in overleg met de leidend ambtenaar. 1.1.10. Tijdens de uitvoering van de werken dienen de verschillende gebouwen in gebruik te blijven. Indien noodzakelijk en na voorafgaand overleg kunnen bepaalde delen van de werken gedurende een bepaalde verlofperiode uitgevoerd worden. 1.2. Randgegevens 1.2.1. De ontwerper zal bij de aanvang van de opdracht nog volgende documenten ter beschikking krijgen van de aanbestedende overheid : 1. Bestaande plannen, doorsneden, schema's bouwkundig en technieken van de verschillende gebouwen, 2. Brandweerverslag (26/09/2007), opgemaakt door brandweer Gent 3. Studie brandveiligheid Campus Mercator Hogeschool Gent (juli 2004), uitgevoerd door Technum, 4. Globale energie-audit Campus Henleykaai (april 2007), uitgevoerd door Cenergie, 5. Wateraudit Campus Henleykaai (mei 2004), uitgevoerd door VMW, 6. Standaard administratieve bepalingen bestek, 7. Bestaande asbestinventarissen, 8. Bestaande legionella-beheersplannen 1.2.2. Vorm van het ter beschikking stellen van de documenten door de dienstverlener :
-19- alle tekstdocumenten worden zowel in papieren versie als in digitale versie ter beschikking gesteld van het bestuur. Alle plannen, zowel de ontwerpplannen als de uiteindelijke as-builtplannen, evacuatieen interventieplannen worden opgebouwd en ter beschikking gesteld volgens de richtlijnen van BIJLAGE 6 van dit bijzonder bestek (zowel op papier als digitaal). 1.3. De dienstenopdracht is uit te voeren met inachtneming van de volgende voorwaarden. 1.3.1. De deontologische bepalingen van de Orde van Architecten van België. 1.3.2. De wetgeving toepasselijk op de uitvoering van de te ontwerpen werken, nl. : - De wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, - Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, - Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, - Alle latere aanvullingen op voormelde wet en besluiten, geldig op datum van bekendmaking, en de hiernavolgende aanvullingen en wijzigingen, - De wet van 20 maart 1991 betreffende regeling van de erkenning van de aannemers van werken en bijhorende Koninklijke besluiten, - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen en de andere bijhorende Koninklijke besluiten, - Andere wetgeving of regelgeving toepasselijk op dit soort werken, - De algemene en de typebestekken toepasselijk op dit soort werken, - Het koninklijk besluit van 7 juli 1994 (en latere wijzigingen) tot vaststelling van de basisnormen voor de preventie van brand en ontploffing waaraan de nieuwe gebouwen moeten voldoen, - Het besluit van de Vlaamse Regering van 11 maart 2005 tot vaststelling van de eisen op het vlak van de energieprestaties en het binnenklimaat van gebouwen (en latere wijzigingen) 1.3.3. De belangen van de aanbestedende overheid. 1.3.4. Duurzaam bouwen. Het provinciebestuur heeft een beleidsverklaring WMD (Welzijn op het werk/interne Milieuzorg/Duurzaamheid) en jaarlijkse actieplannen WMD. Verder heeft het provinciebestuur een samenwerkingsovereenkomst 2002-2004 inzake milieu en duurzaamheid met het Vlaamse Gewest ondertekend, onder de naam "Milieu als opstap naar duurzame ontwikkeling ". Als BIJLAGE 3 is bij dit bestek de Nota Duurzaam Bouwen gevoegd. Hierin worden de algemene afspraken binnen het provinciebestuur inzake duurzaam bouwen uiteengezet. Als BIJLAGE 4 is bij dit bestek de Aanstiplijst Duurzaam Bouwen gevoegd. Deze lijst is een meer gedetailleerde uitwerking van de nota duurzaam bouwen en bevat een hele reeks milieumaatregelen die mogelijks kunnen gerealiseerd worden. Het gebruik van de aanstiplijst voor elk bouwproject is opgenomen in het WMD-zorgsysteem van het provinciebestuur en is opgevat als een stimulans om de bijdrage tot WMD op een genuanceerde wijze te verhogen.
-20- In de fase voorontwerp zal de ontwerper op deze aanstiplijst met mogelijke milieumaatregelen aanduiden welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. de vermelde punten bij de inschrijving. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. Op basis hiervan zal het bouwheer bepalen of er nog bijkomende milieumaatregelen zullen worden opgenomen in het ontwerp, of dat bepaalde voorstellen niet zullen worden gevolgd. Het document wordt geactualiseerd in de fase ontwerp en maakt deel uit van het door de ontwerper in te dienen ontwerpdossier. De documenten maken evenwel geen deel uit van het aanbestedingsdossier. 1.3.5. Optimalisering toegankelijkheid : Er wordt gestreefd naar een integrale toegankelijkheid voor iedereen. (dit betekent ook o.m. toegankelijkheid voor motorisch, auditief en visueel geremde personen). Voorontwerp en ontwerp zijn af te stemmen op de adviezen van ATO (Adviesbureau Toegankelijke Omgeving Sint-Niklaas). Indien van toepassing op dit ontwerp. 1.3.6. De voorschriften en richtlijnen van subsidiërende en andere betrokken besturen of instanties zoals brandweer, stedenbouw, AGION, De ontwerper zal vergaderingen met deze besturen organiseren, bijwonen, verslagen opmaken en er passend gevolg aan geven. 1.3.7. De voorschriften en richtlijnen van de nutsleverende bedrijven en andere betrokken instanties. Indien het te realiseren project dit vereist, verzorgt de ontwerper alle contacten met de nutsleverende bedrijven en betrokken instanties. Hij regelt alle aanvragen en staat in voor de coördinatie vóór en tijdens de uitvoering. 1.3.8. De richtlijnen omtrent legionella. Doorlichten van de aan te passen provinciale gebouwen naar de toepassing van het 'Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de primaire preventie van de veteranenziekte in voor het publiek toegankelijke plaatsen' dd. 22 november 2002. Laten aanpassen van de beheersplannen conform hoofdstuk III afdeling I artikel 5 van het zogenaamde 'legionellabesluit'. Het beheersplan omvat een beschrijving van de installaties met plannen en stroomschema, een risicoanalyse, en preventiemaatregelen. Opstellen van de nodige maatregelen tot aanpassing van de diverse bestaande installaties, om deze conform te maken met de technische installatievoorschriften van artikel 4 van het 'legionellabesluit'. De maatregelen zijn per gebouw apart te bundelen in een meetstaat, en te voorzien van bijhorende ramingen. Controle op de goede uitvoering. De installateur dient een conformiteitattest af te leveren. Opstellen van de nodige meldingsformulieren conform artikel 8 van het 'legionellabesluit'. De legionellabeheersplannen van de verschillende gebouwen zijn terug te vinden in BIJLAGE 9. 1.3.9. De ontwerper zal zich laten verzekeren voor zijn beroepsaansprakelijkheid, tegenover de aanbestedende overheid en tegenover derden met inbegrip van zijn 10-jarige wettelijke aansprakelijkheid als ontwerper. 2. Omschrijving van de dienstenopdracht
-21- De dienstopdracht omvat de volgende fasen : Voorbereiding deel 1. Voorontwerp deel 2. Stedenbouwkundige (indien van toepassing) deel 3. Ontwerp deel 4. Gunning van de werken deel 5. Controle van de werken, opmaak evacuatie- en interventieplannen deel 6. Eindafrekening van de werken en as-builtdossier deel 7. Definitieve oplevering van de werken. De coördinatie inzake veiligheid en gezondheid is omschreven in post 3. van DEEL II TECHNISCHE BEPALINGEN van dit bestek. 2.0. Voorbereiding Termijn in werkdagen: 20 De ontwerper informeert zich over de programma's, de voorschriften van stedenbouw, de gegevens van het terrein, hij verricht hieromtrent alle diensten om de opdracht in samenspraak met de aanbestedende overheid in optimale omstandigheden te organiseren. De inschrijver en de aanbestedende overheid zullen na de betekening van de opdracht een aantal voorbereidende vergaderingen organiseren om de opdracht verder toe te lichten. De inschrijver zal bij de startvergadering aanwezig zijn met alle leden van het team. Eén persoon van het ontwerpteam staat in voor de verslagen van de vergadering. Aantal en duur van de vergaderingen wordt in onderling overleg bepaald in functie van de inschatting van de ontbrekende of onvoldoende gekende elementen van de opdracht door beide partijen. Tijdens de voorbereiding kunnen de opdracht en de randvoorwaarden verder onderzocht en toegelicht worden. Andere onderzoeken en het sluiten van de schriftelijke overeenkomst tussen de coördinator veiligheid en de aanbestedende overheid overeenkomstig artikel 20 van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 en volgende - worden ook gepland voor de start van de eigenlijke uitvoeringsfasen van de opdracht. Overeenkomstig het artikel 20 en volgende zal de aanstelling van de veiligheidscoördinator het voorwerp uitmaken van een schriftelijke overeenkomst conform het bijgevoegd model, BIJLAGE 2, gesloten tussen de veiligheidscoördinator en het provinciebestuur Oost-Vlaanderen. 2.1. Voorontwerp Termijn in werkdagen: 30 De voorontwerpen worden gemaakt op kleine, doch leesbare schaal teneinde de aanbestedende overheid voldoende in te lichten nopens de inzichten van de ontwerper. De ontwerper is niet verplicht meer dan drie voorontwerpen conform de visie opgenomen in het hierboven beschreven programma op te stellen, zonder bijkomende vergoeding. De opmaak van een tweede en/of derde voorontwerp gebeurt na gemotiveerde schriftelijke vraag van de aanbestedende overheid telkens binnen een termijn die 1/3 is van de oorspronkelijke termijn voor het voorontwerp. Indien echter de inhoudelijke prestatie van de ontwerper kwalitatief onvoldoende is en de aanbestedende overheid niet toelaat het ingediende voorontwerp te beoordelen, dan is de ontwerper verplicht dit voorontwerp te vervolledigen, binnen de oorspronkelijke termijn, zonder hiervoor enig recht op een aanvullende vergoeding te laten gelden. Het voorontwerp wordt in drie exemplaren op papieren drager en 1 exemplaar op elektronische drager (waarop de documenten in pdf of dwg-formaat staan) ter beschikking van de aanbestedende overheid gesteld. De ontwerper zal in de loop van deze fase op regelmatige basis overleg plegen met de betrokken personen van dienst Patrimonium en de veiligheidscoördinator.
-22-2.1.1. Voorontwerp architectuur De volgende documenten zijn in te dienen : 1. Situatieplan en/of inplanting op schaal 0,002 of groter. 2. Grondplans van alle verdiepingen, aanzichten van de gevels en de relevante doorsneden op schaal 0,01 of groter. 3. Beschrijving en motivatie van het ontwerpconcept en van de belangrijkste materialen en technieken. 4. De aanstiplijst duurzaam bouwen (BIJLAGE 4) met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 5. Raming van de kostprijs, gedetailleerd, op basis van eenheidsprijzen per vloeroppervlakte-eenheid of per bouwvolume-eenheid, of op basis van hoeveelheden bouwonderdelen. 2.1.2. Voorontwerp technieken De volgende documenten zijn in te dienen : 1. Een technische toelichtingnota over de omvang van de technieken en over het concept en materiaalkeuze ; de architectuurplans zijn verondersteld opgemaakt te zijn op basis van een vooronderzoek van de technieken, en de voornaamste elementen ervan grafisch weer te geven. Zoniet worden afzonderlijke plannen technieken toegevoegd. 2. Beschrijving en motivatie van het ontwerpconcept van de belangrijkste materialen en Technieken ; 3. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 4. Een raming per onderdeel. 2.2 Stedenbouwkundige vergunning (indien van toepassing) Het dossier is in te dienen bij het opdrachtgevend bestuur en op te maken na goedkeuring van het voorontwerp conform het besluit van de Vlaamse regering van 28 mei 2004 betreffende de dossiersamenstelling van de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning. 2.3 Ontwerp Termijn in werkdagen: 40 1. Het ontwerp, inclusief het veiligheids- en gezondheidsplan, wordt in drie exemplaren op papieren drager en 1 exemplaar op elektronische drager (waarop de documenten in pdf of dwg-formaat staan) ter beschikking van de opdrachtgever gesteld. Tevens wordt het ontwerp door de ontwerper digitaal ter beschikking gesteld Volgens de tekenafspraken in BIJLAGE 5. Indien de tekenafspraken nog niet volledig opgevolgd zijn, heeft de ontwerper de tijd tot bij de indiening van de as-builtplannen bij de voorlopige oplevering om deze in orde te stellen). 2. De documenten van het ontwerp zijn dermate opgesteld en gedetailleerd dat ze geschikt zijn om bij aanbesteding of offerteaanvraag een eenduidige, gedetailleerde en volledige offerte en om bij uitvoering architecturaal een technisch vooropgesteld doel te bekomen. 3. Alle onderdelen architectuur en technieken zijn te integreren in één globaal ontwerp. 4. De dienstverlener actualiseert het dossier conform de richtlijnen van de
-23- aanbestedende overheid om tot de gunningfase te kunnen overgaan. 5. De ontwerper zal in de loop van deze fase op regelmatige basis overleg plegen met de betrokken personen van dienst Patrimonium en met de veiligheidscoördinator. 6. Er zal op initiatief van de ontwerper een rondgang / overleg met de brandweer van Gent gebeuren, dit in overleg met en in aanwezigheid van het provinciebestuur 2.3.1. Ontwerp architectuur Als ontwerp zijn de volgende documenten in te dienen : 1. Alle gegevens voor de bouwvergunning, situatie en/of inplanting, algemeen. 2. Grondplans van alle verdiepingen, aanzichten van de gevels en de relevante doorsneden, dakenplans, schaal 0.02 met opgave van materialen en/of bouwtechnieken. 3. Details van bouwonderdelen en/of constructieve bijzonderheden noodzakelijk om de offerte mogelijk te maken, op schaal 0.05, 0.10 of op ware grootte. 4. Het bijzonder bestek, bestaande uit : algemene bepalingen technische bepalingen gedetailleerde meetstaat. 5. Raming op basis van de samenvattende meetstaat 6. Offerteformulier op basis van de samenvattende meetstaat 7. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 2.3.2. Ontwerp technieken Volgende documenten zijn in te dienen : 1. Grondplans op schaal 0,02, doorsneden en details voor zover als relevant. 2. Bijzonder bestek : technische bepalingen en gedetailleerde meetstaat. 3. Raming op basis van de gedetailleerde meetstaat. 4. Specifieke gegevens in functie van de aard van de technische uitrusting : ééndraadschema's voor elektriciteit, hydraulische schema's voor elektromechanische uitrustingen, warmteverliezen voor centrale verwarming, warmwater capaciteiten voor sanitair 5. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 2.4. Gunning van de werken Termijn in werkdagen: 15
-24-2.4.1. De ontwerper maakt de documenten klaar voor de gunningprocedure conform de meest actuele richtlijnen en de vraag van de bouwheer. Hij/zij bezorgt aan de bouwheer zonder bijkomende vergoeding de onderdelen van het dossier die afwijken van het ingediend ontwerp in evenveel exemplaren als het ontwerp ingediend werd. (Plannen, afzonderlijk ingebonden delen van het bestek en van de meetstaat worden als onderdelen van het dossier beschouwd) 2.4.2. 2.4.3. De aanbestedende overheid staat in voor de publicatie. De aanbestedende overheid staat in voor de aanmaak en de verspreiding van de bundels aan de kandidaat-inschrijvers. De ontwerper is aanwezig op de openingszitting van de offertes, maakt een verslag op van de offertes conform de wetgeving ter zake en maakt een gemotiveerd voorstel op tot toewijzing binnen de 15 werkdagen. Vóór de eigenlijke gunning van de werken onthoudt de ontwerper zich van enige commentaar aan de inschrijvers en geeft enkel aan de aanbestedende overheid de nodige toelichtingen met respect voor het wettelijk principe van de gelijkschakeling van de inschrijvers. Het verslag bevat een prijsvergelijking van de offertes per artikel in een overzichtelijke tabel. 2.5. Opvolging / controle van de werken De ontwerper voert de controle van de werken uit. De draagwijdte van zijn/haar mandaat is de bewaking van de conformiteit van de uitvoering ten overstaan van de gunningvoorwaarden van de aanneming. Elementen die deze beperking overschrijden zijn een bevoegdheid van de bouwheer. De ontwerper zal deze elementen bijgevolg aan de bouwheer doorgeven voor verdere beslissing door het bevoegde orgaan, naargelang de belangrijkheid, de bestendige deputatie of de provincieraad. In het kader van de controle van de werken levert de ontwerper de volgende prestaties: 2.5.0. 2.5.1. Algemeen: Controle van de planning en van de uitvoering van de werken. Op regelmatige tijdstippen en met een frequentie afgestemd op de vooruitgang van de werken, in de regel minstens éénmaal per week zal de ontwerper het initiatief nemen om de werken te controleren. Hij/zij coördineert de afspraken met de opdrachtgever en de aannemer(s) in een werfvergadering en brengt de opdrachtgever en de aannemer(s) en ander belanghebbenden schriftelijk op de hoogte van de bevindingen en de voorstellen of beslissingen via het dagboek der werken en een werfverslag. De opmaak, het nazicht en de opvolging van uitvoeringsdetails. De ontwerper maakt de aanvulling en de uitwerking van de uitvoeringsplans en detailtekeningen voorzien in het ontwerp en/of wenselijk voor een goede uitvoering van het ontwerp. Waar nodig zijn ze de basis van werktekeningen die de aannemer moet opmaken en voorleggen ter goedkeuring. De ontwerper brengt verbeteringen aan en geeft richtlijnen aan de aannemer. Bij voltooiing van belangrijke bouwfasen, minimaal bij beëindiging van ruwbouw, technieken, afwerking, uitrusting en buitenaanleg controleert de ontwerper of de plannen overeenstemmen met de uitvoering. De tekeningen worden aangepast "as built". Wanneer de aannemers de opdracht hebben binnen de aannemingen van werken in te staan voor de opmaak van de plannen "as built" zorgt de ontwerper voor het nazicht en de coördinatie zodat er een coherent einddossier is bij de voorlopige oplevering van de aanneming van de werken.