Inhoudstafel. Het project: een proces Interne controle conform het Gemeentedecreet De samenstellers

Transcriptie

1 Wegenwerken en rioleringen Inhoud Inhoudstafel Inleiding Wegen en rioleringen: een basistaak van de gemeente Goed beheerd is half gewonnen Een wegen- en rioleringsproject De aanleiding voor een project wegen- en rioleringswerken Teamwerk Het project: een proces Interne controle conform het Gemeentedecreet De samenstellers ix ix x xi xi xii xii xii xv FASE 1: VOORBEREIDING 1 Stap A: Projectdefiniëring 3 Aanleiding en achtergrond van het project 3 Wat gebeurt er binnen deze stap? 3 Resultaat 4 Stap B: Afstemming en planning 5 Wat gebeurt er binnen deze stap? 5 Beleidskeuzes 5 Technische keuzes 5 Interne en externe afstemming: wie betaalt en werkt mee? 5 Betrokken besturen 6 Subsidies riolering aanvragen 6 Samenwerkingsovereenkomst 7 Projectduur 7 Consensus: meerjarenplanning 7 Communicatie naar de burger 7 Resultaat 8 Stap C: Projectteam en projectkader 9 Situering 9 Wat gebeurt er binnen deze stap? 9 Resultaat 10 Stap D: Prijsvraag ontwerper en veiligheidscoördinator 11 Situering 11 Wat gebeurt er binnen deze stap? 11 Resultaat 11 december 2010 iii

2 Inhoud Wegenwerken en rioleringen FASE 2: ONTWERP 1 Situering 1 Stap A: Informatiewerving 3 Wat gebeurt er binnen deze stap? 3 Startnota 3 Resultaat 4 Stap B: Ontwikkeling voorontwerp 5 Situering 5 Wat gebeurt er binnen deze stap? 5 Kerngroep 5 Camera-inspectie 5 Grondonderzoek 6 Keuzes: projectnota 7 Best beschikbare technieken 8 Fasering 8 Subsidie riolering 8 Principieel akkoord van college 8 Resultaat 9 Stap C: Terugkoppeling van voorontwerp naar ontwerp 11 Situering 11 Wat gebeurt er binnen deze stap? 11 De commissie openbare werken van de gemeente 11 Inspraakvergadering met inwoners 12 De adviesraad verkeer 12 De nutsmaatschappijen 13 De provinciale auditcommissie 13 Voorontwerp riolering 13 Technisch verslag voor grondverzet 14 Resultaat 15 Stap D: Definitief concept 17 Situering 17 Gedetailleerde definitieve uitwerking 17 Rooilijnplan, onteigeningsplan, werkzones 17 Signalisatieplannen 17 Aanvullend reglement op de politie over het wegverkeer 17 Veiligheidscoördinator 18 Minder hinder 18 Nutsmaatschappijen 18 Gemeenteraad 18 Communicatie 19 Resultaat 19 Stap E1: Goedkeuring rooilijn- en onteigeningsplan 21 Situering 21 Administratieve molen 21 iv december 2010

3 Wegenwerken en rioleringen Inhoud Rooilijnplan 21 Onteigeningsplan 22 Onteigeningsmachtiging 22 Onteigeningsdossier 23 Motivering machtigingsbesluit 24 Bekendmaking onteigeningsmachtiging 24 Bijlage aan de omzendbrief 25 Resultaat 25 Stap E2: Aanvraag vergunningen 27 Situering 27 Aanvraag vergunningen 27 Stedenbouwkundige vergunning 27 Milieuvergunning 27 Vergunning voor werken aan waterlopen 27 Vergunning voor het lozen in een collector van nv Aquafin 28 Vergunning gewestwegen 28 Verkavelingswijziging 28 Andere vergunningen? 29 Resultaat 29 Stap E3: Toezeggingen subsidies 31 1 Toezegging subsidies 31 Subsidie riolering 31 Subsidie fietspaden provincie 32 Trekkingsrechten 33 Resultaat 33 FASE 3: VERWERVING GROND, VERGUNNINGEN EN AANBESTEDING 1 Stap A1: Onderhandeling grondverwervingen 3 Wie mag onderhandelen? 3 Aankoopcomité 3 Randvoorwaarden bij het onderhandelen 3 Wat als het onderhandelen niet lukt? 4 Resultaat 4 Stap A2: Verwerven vergunningen 5 Situering 5 Wachten 5 Randvoorwaarden 5 Resultaat 5 Stap A3: Aanbesteding 7 Situering 7 Wanneer starten met de aanbestedingsprocedure? 7 Wijze van gunnen: openbare aanbesteding 7 Aanbestedingsprocedure 8 december 2010 v

4 Inhoud Wegenwerken en rioleringen Opening van de inschrijvingen 9 Onderzoek van de inschrijvingen 10 Abnormale hoge of lage prijzen 10 Nazicht van de offertes door veiligheidscoördinator 11 Aanbestedingsverslag 12 Resultaat 12 Stap B: Gunning 13 Situering 13 Wat gebeurt er binnen deze stap? 13 De toewijzing 13 Aanwendingsbedrag 14 Einde stellen aan de opdracht van de veiligheidscoördinator-ontwerp 14 Sluiten van de opdracht 15 Beleefdheid 15 Resultaat 15 FASE 4: UITVOERING VAN DE WERKEN 1 Stap A: Start werken 3 Coördinatie 3 Aanvangsdatum 4 Borgstelling 4 Verzekering van de aannemer 5 Werfinrichting, wekelijkse werfvergadering, werfinfoborden 5 Planning 6 Leveranciers, onderaannemer, materialen, attesten 6 Veiligheidscoördinator 6 Plannen 7 Labo 7 Nutsmaatschappijen 7 Voorbereidende werken door de opdrachtgever 7 De inwoners informeren 8 Resultaat 8 Stap B: Uitvoering 9 Situering 9 Info aan de inwoners en handelaars 9 Staat van bevindingen 9 Grondbemaling 10 Plannen nutsmaatschappijen en proefsleuven 11 Toegankelijkheid van de werf 11 Specifieke minder-hindermaatregelen voor handelszaken 12 Huisvuilophaling 13 Netheid en reinheid van de werf 14 Uitzetten van het wegtracé 14 Gebruikte materialen, keuringen en proeven 14 Planning en dagboek der werken 15 Wijzigingen van de opdracht en verrekeningen 15 vi december 2010

5 Wegenwerken en rioleringen Inhoud Financiële opvolging 16 Werfvergaderingen 17 Veiligheidscoördinator verwezenlijking 17 Grondbalans, grondverzet en tijdelijke opslag 17 Info aan inwoners en handelaars 18 Stap C: einde van de werken 19 Situering 19 Ingebruikname van een (eerste) fase 19 De aannemer blijft in gebreke 20 Sancties, boeten en straffen 21 Verbreking van de opdracht 25 Detailafwerking 26 As-builtdossier en postinterventiedossier 26 Eindafrekening 27 Onderhoud 28 Stap D: Voorlopige oplevering 29 Situering 29 De oplevering 29 Praktische gang van zaken 30 PV van vaststelling 30 PV van voorlopige oplevering of weigering van voorlopige oplevering 30 Het advies van de ontwerper 31 De borgtocht vrijgeven 31 Rechten van de aanbestedende overheid op de borgtocht. 32 De laatste vorderingsstaat: de eindvereffening 32 Extra vorderingen door de aannemer 32 Einde andere opdrachten? 32 Resultaat 33 FASE 5: NAZORG, EVALUATIE EN BEHEER 1 Stap A: nazorg 3 Afronden van de werf 3 Financiële afhandeling 4 Garantieperiode 5 Definitieve oplevering 7 Vrijgave van de borgtocht 7 Schadedossiers 8 Dossier sluiten 8 Resultaat 8 Stap B: evaluatie 9 Situering 9 Evaluatie van de aanpak van het project 9 Evaluatie van de uitvoering van de werken 10 Evaluatie van de technische aspecten (materiaalkeuze) en weginrichting 10 Evaluatie van de ontwerper en van de samenwerking met de andere betrokken instanties 11 december 2010 vii

6 Inhoud Wegenwerken en rioleringen Evaluatie kostprijs 11 Resultaat 12 Stap C: beheer 13 Situering 13 Onderhoud 13 Beheer van gegevens: GRB als basis 13 Rioleringsdatabank 13 Verkeersbordendatabank 14 Databanken, basis voor beleidsevaluatie 14 Databanken, basis voor onderhoudsprogramma s 15 Professioneel beheer: een zaak voor professionelen 15 en een zaak van centen 15 Onderhoudsprogramma s voor de infrastructuur 16 Open Space-invaders 16 Resultaat 17 BIJLAGEN 1 Verloop wegen- en rioleringsproject Bijlagen / 1 2 Checklist project Bijlagen / 5 3 Lijst met afkortingen Bijlagen / 9 4 Knelpuntenonderzoek Bijlagen / 11 5 Ruwe raming Bijlagen / 15 6 Betrokken opdrachtgevers en subsidies Bijlagen / 73 7 Besluit subsidie riolering Bijlagen / 75 8 Opbouw webpagina werken Bijlagen / 77 9 Projectteam Bijlagen / Projectkader Bijlagen / Checklist offerteaanvraag ontwerper Bijlagen / Model van bestek voor ontwerper en veiligheidscoördinator Bijlagen / Startnota Bijlagen / Projectnota waarom Bijlagen / Projectnota voorbeeld Bijlagen / Infovergadering Bijlagen / Financieel Bijlagen / Beheersdossier Bijlagen / Afweging prioriteiten Bijlagen / Wegen- en rioleringswerken in de Eendenplasstraat en Draaitopstraat Bijlagen / 141 TREFWOORDENREGISTER INHOUD CD-ROM Overzicht bijlagen Overzicht dwarsprofielen Presentatie inspraakvergadering (PowerPoint) Berekening ruwe raming (Excel) Rekenblad financieel overzicht aannemer viii december 2010