OPDRACHT VAN AANNEMING VAN DIENSTEN VAN ARCHITECTEN EN BOUWKUNDIGEN

Transcriptie

1 1 departement Logistiek dienst Patrimonium OPDRACHT VAN AANNEMING VAN DIENSTEN VAN ARCHITECTEN EN BOUWKUNDIGEN * Technische bepalingen Bijlage bij het bijzonder bestek a11et0052-bestek dienstencontract PH

2 2/20- TECHNISCHE BEPALINGEN 1. Programmaomschrijving zie projectdefinitie 1.1 De opdracht beoogt één globaal architecturaal en bouwkundig ontwerp voor een volledig gebouwinfrastructuur o.a. ruwbouw en afwerking, stabiliteit, technische uitrusting: afvoertechniek en sanitair, elektriciteit, HVAC, brandbeveiliging, toegangscontrole, liften, speciale technieken, implementatie van duurzame energiebronnen, visie kunstintegratie, akoestiek, alarm, telefonie, databekabeling, interieurconcept met vaste en losse bemeubeling, nood- en gebouwsignalisatie, beheersing van zonnetoetreding, en veiligheidscoördinatie ontwerp en verwezenlijking, EPB-verslaggeving en implementatie. 1.2 Vorm van het ter beschikking stellen van de documenten door de dienstverlener : alle tekstdocumenten worden zowel in papieren versie als in digitale versie ter beschikking gesteld van het bestuur (Microsoft Office : Word, Excel) ; alle plannen, zowel de ontwerpplannen als de uiteindelijke as-builtplannen, evacuatieen interventieplannen worden opgebouwd en ter beschikking gesteld volgens de richtlijnen van bijlage van het bijzonder bestek (zowel op papier als digitaal). 1.3 Duurzaam bouwen. Het provinciebestuur heeft een beleidsverklaring WMD (Welzijn op het werk/interne Milieuzorg/Duurzaamheid) en jaarlijkse actieplannen WMD. Verder heeft het provinciebestuur een samenwerkingsovereenkomst inzake milieu en duurzaamheid met het Vlaamse Gewest ondertekend, onder de naam "Milieu als opstap naar duurzame ontwikkeling ". De Aanstiplijst Duurzaam Bouwen is een lijst met een meer gedetailleerde uitwerking van duurzaam bouwen en bevat een hele reeks milieumaatregelen die mogelijks kunnen gerealiseerd worden. Het gebruik van de aanstiplijst voor elk bouwproject is opgenomen in het WMD-zorgsysteem van het provinciebestuur en is opgevat als een stimulans om de bijdrage tot WMD op een genuanceerde wijze te verhogen. In de fase voorontwerp zal de ontwerper op deze aanstiplijst met mogelijke milieumaatregelen aanduiden welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. de vermelde punten bij de inschrijving. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. Op basis hiervan zal het bouwheer bepalen of er nog bijkomende milieumaatregelen zullen worden opgenomen in het ontwerp, of dat bepaalde voorstellen niet zullen worden gevolgd. Het document wordt geactualiseerd in de fase ontwerp en maakt deel uit van het door de ontwerper in te dienen ontwerpdossier. De documenten maken evenwel geen deel uit van het aanbestedingsdossier.

3 3/ Optimalisering toegankelijkheid : Er wordt gestreefd naar een integrale toegankelijkheid voor iedereen. (dit betekent ook o.m. toegankelijkheid voor motorisch, auditief en visueel geremde personen). Voorontwerp en ontwerp zijn af te stemmen op de adviezen van ATO (Adviesbureau Toegankelijke Omgeving Sint-Niklaas) ; telefoon ) 1.5 De voorschriften en richtlijnen van subsidiërende en andere betrokken besturen of instanties zoals brandweer, stedenbouw zijn op te volgen ; de ontwerper zal vergaderingen met deze besturen organiseren, bijwonen, verslagen opmaken en er passend gevolg aan geven De voorschriften en richtlijnen van de nutsleverende bedrijven en andere betrokken instanties zijn op te volgen. Indien het te realiseren project dit vereist, verzorgt de ontwerper overleg met de nutsleverende bedrijven en betrokken instanties. Hij regelt alle aanvragen en staat in voor de coördinatie vóór en tijdens de uitvoering. Tevens inbegrepen overleg met alle betrokken instanties (stad Gent, inname openbaar domein, De Lijn, communicatie bij organisatie en verloop van de werken. 1.7 De richtlijnen omtrent legionella. Doorlichten van het aan te passen óf ontwerpen van het nieuwe provinciaal gebouw naar de toepassing van het 'Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de primaire preventie van de veteranenziekte in voor het publiek toegankelijke plaatsen' dd. 22 november Nagaan of het gebouw binnen het toepassingsgebied valt van het besluit, in overleg met de IDPBW (Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk), de preventieadviseur milieucoördinator van het bestuur, en met Dienst 31. Opstellen van een beheersplan conform hoofdstuk III afdeling I artikel 5 van het zogenaamde 'legionellabesluit'. Het beheersplan omvat een beschrijving van de installaties met plannen en stroomschema, een risicoanalyse, en preventiemaatregelen. Opstellen van de nodige maatregelen tot aanpassing van de diverse bestaande óf ontwerp van de nieuwe installaties, om deze conform te maken met de technische installatievoorschriften van artikel 4 van het 'legionellabesluit'. De maatregelen zijn per gebouw apart te bundelen in een meetstaat, en te voorzien van bijhorende ramingen. Controle op de goede uitvoering. De installateur dient een conformiteitattest af te leveren. Opstellen van de nodige meldingsformulieren conform artikel 8 van het 'legionellabesluit'. 1.8 De ontwerper zal zich laten verzekeren voor zijn beroepsaansprakelijkheid, tegenover de aanbestedende overheid en tegenover derden met inbegrip van zijn 10-jarige wettelijke aansprakelijkheid als ontwerper.

4 4/ Voorbereiding De ontwerper informeert zich over de programma's, de voorschriften van stedenbouw, milieu, de gegevens van het terrein, hij verricht hieromtrent alle diensten om de opdracht in samenspraak met de aanbestedende overheid in optimale omstandigheden te organiseren. De inschrijver en de aanbestedende overheid zullen na de betekening van de opdracht een aantal voorbereidende vergaderingen organiseren om de opdracht verder toe te lichten. De inschrijver zal bij de startvergadering aanwezig zijn met alle leden van het team. De architect van het team staat in voor de verslagen van de vergadering. Aantal en duur van de vergaderingen wordt in onderling overleg bepaald in functie van de inschatting van de ontbrekende of onvoldoende gekende elementen van de opdracht door beide partijen. Tijdens de voorbereiding kunnen de opdracht en de randvoorwaarden verder onderzocht en toegelicht worden. Andere onderzoeken en het sluiten van de schriftelijke overeenkomst tussen de coördinator veiligheid en de aanbestedende overheid overeenkomstig artikel 20 van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 en volgende - worden ook gepland voor de start van de eigenlijke uitvoeringsfasen van de opdracht. Overeenkomstig het artikel 20 en volgende zal de aanstelling van de coördinator het voorwerp uitmaken van een schriftelijke overeenkomst conform het provinciaal model gesloten tussen de coördinator en het provinciaal Oost-Vlaanderen Voorontwerp De voorontwerpen worden gemaakt op kleine, doch leesbare schaal teneinde de aanbestedende overheid voldoende in te lichten nopens de inzichten van de ontwerper. De ontwerper is niet verplicht meer dan drie voorontwerpen conform de visie opgenomen in het hierboven beschreven programma op te stellen, zonder bijkomende vergoeding. De opmaak van een tweede en/of derde voorontwerp gebeurt na gemotiveerde schriftelijke vraag van de aanbestedende overheid telkens binnen een termijn die 1/3 is van de oorspronkelijke termijn voor het voorontwerp. Indien echter de inhoudelijke prestatie van de ontwerper kwalitatief onvoldoende is en de aanbestedende overheid niet toelaat het ingediende voorontwerp te beoordelen, dan is de ontwerper verplicht dit voorontwerp te vervolledigen, binnen de oorspronkelijke termijn, zonder hiervoor enig recht op een aanvullende vergoeding te laten gelden. Het voorontwerp wordt in drie exemplaren op papieren drager en 1 exemplaar op electronische drager (waarop de documenten in pdf of dwf-formaat staan) ter beschikking van de aanbestedende overheid gesteld. Bijkomende exemplaren worden tegen de materiële kostprijs aan de ontwerper betaald. Deze kostprijs wordt als volgt vastgelegd : prijs voor een CD-ROM: 6 EUR prijs voor het verstrekken van een bestek, samenvattende meetstaat en inschrijvingsbiljet in het kader van openbare aanbestedingen: 0,10 EUR per bladzijde en 2,50 EUR/m² per zwart-witplan en 10,00 EUR/m² per kleurenplan vanaf een bedrag van 50 EUR per dossier (excl. verzendingskosten).

5 5/ Voorontwerp architectuur De volgende documenten zijn in te dienen : 1. Situatieplan en/of inplanting op schaal 0,002 of groter. 2. Grondplans van alle verdiepingen, aanzichten van de gevels en de relevante doorsneden op schaal 0,01 of groter. 3. Beschrijving en motivatie van het ontwerpconcept en van de belangrijkste materialen en technieken. 4. De aanstiplijst duurzaam bouwen met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. de vermelde punten bij de inschrijving. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 5. Raming van de kostprijs, gedetailleerd, op basis van eenheidsprijzen per vloeroppervlakte-eenheid of per bouwvolume-eenheid, of op basis van hoeveelheden bouwonderdelen Voorontwerp stabiliteit De volgende documenten zijn in te dienen : 1. Technische toelichtingnota over de omvang van de bouwelementen waarvoor een stabiliteitsstudie zal uitgewerkt worden, toelichting van het concept ; de architectuurplans zijn verondersteld opgemaakt te zijn op basis van een vooronderzoek van de stabiliteit. 2. Beschrijving en motivatie van het ontwerpconcept van de belangrijkste materialen en technieken. 3. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. de vermelde punten bij de inschrijving. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 4. Een raming (eventueel opgenomen in de raming architectuur) Voorontwerp technieken De volgende documenten zijn in te dienen : 1. Een technische toelichtingnota over de omvang van de technieken en over het concept en materiaalkeuze ; de architectuurplans zijn verondersteld opgemaakt te zijn op basis van een vooronderzoek van de technieken, en de voornaamste elementen ervan grafisch weer te geven. Zoniet worden afzonderlijke plannen technieken toegevoegd. 2. Beschrijving en motivatie van het ontwerpconcept van de belangrijkste materialen en Technieken ; 3. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. de vermelde punten bij de inschrijving. Hij zal in de bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project. 4. Een raming per onderdeel Voorontwerp andere delen Interieurconcept, uitrusting, bemeubeling, signalisatie, eventuele buitenaanleg, beplanting e.d. : een toelichting van het concept, de materialen en raming.

6 6/ Stedenbouwkundige- en milieuvergunning Het dossier is in te dienen bij het opdrachtgevend bestuur en op te maken na goedkeuring van het voorontwerp conform het besluit van de Vlaamse regering van 28 mei 2004 betreffende de dossiersamenstelling van de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning enerzijds en de daaraan gekoppelde noodzakelijke milieuvergunningen anderzijds waarvoor volgende stukken dienen afgeleverd: (ondermeer rioleringsplan, vermogens van de technische installaties.) Ontwerp 1. Het ontwerp, inclusief het veiligheids- en gezondheidsplan, wordt in drie exemplaren op papieren drager en 1 exemplaar op electronische drager (waarop de documenten in pdf of dwf-formaat staan) ter beschikking van de opdrachtgever gesteld. Bijkomende exemplaren worden tegen de materiële kostprijs aan de ontwerper betaald.(zie hiervoor onder voorontwerp) Tevens wordt het ontwerp door de ontwerper digitaal ter beschikking gesteld (indien de bepalingen van bijlage inzake de tekenafspraken nog niet volledig opgevolgd zijn, heeft de ontwerper de tijd tot bij de indiening van de as-builtplannen bij de voorlopige oplevering om deze in orde te stellen). 2. De documenten van het ontwerp zijn dermate opgesteld en gedetailleerd dat ze geschikt zijn om bij aanbesteding of offerteaanvraag een eenduidige, gedetailleerde en volledige offerte en om bij uitvoering architecturaal een technisch vooropgesteld doel te bekomen. 3. Alle onderdelen architectuur, stabiliteit, interieurconcept, technische uitrustingen enz. zijn te integreren in één globaal ontwerp. 4. De dienstverlener actualiseert het dossier conform de richtlijnen van de aanbestedende overheid om tot de gunningfase te kunnen overgaan Ontwerp architectuur Als ontwerp zijn de volgende documenten in te dienen : 1. Alle gegevens voor de bouwvergunning, situatie en/of inplanting, algemeen rioleringssysteem. 2. Grondplans van alle verdiepingen, aanzichten van de gevels en de relevante doorsneden, dakenplans, schaal 0.02 met opgave van materialen en/of bouwtechnieken + eventuele detailtekeningen die de prijsvorming beïnvloeden. 3. Details van bouwonderdelen en/of constructieve bijzonderheden noodzakelijk om de offerte mogelijk te maken, op schaal 0.05, 0.10 of op ware grootte. 4. Het bijzonder bestek, bestaande uit : algemene bepalingen technische bepalingen gedetailleerde meetstaat. 5. Raming op basis van de samenvattende meetstaat 6. Offerteformulier op basis van de samenvattende meetstaat 7. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. het voorontwerp. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project Ontwerp stabiliteit Volgende documenten zijn in te dienen :

7 7/20-1. Bekistingplans op schaal 0.02 Plans, doorsneden, aanzichten, met de andere elementen van de stabiliteitsstudie (tenzij deze gedetailleerd en duidelijk opgenomen zijn in de plans architectuur). 2. Bijzonder bestek, technische bepalingen, gedetailleerde en samenvattende meetstaat, opgenomen en verwerkt in het bijzonder bestek en de samenvattende meetstaat van de algemene opdracht. 3. Raming op basis van de samenvattende meetstaat, opgenomen en verwerkt in de raming van de algemene opdracht. 4. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. het voorontwerp. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project Ontwerp technieken Volgende documenten zijn in te dienen : 1. Grondplans op schaal 0,02, doorsneden en details voor zover als relevant. 2. Bijzonder bestek : technische bepalingen en gedetailleerde meetstaat. 3. Raming op basis van de gedetailleerde meetstaat. 4. Specifieke gegevens in functie van de aard van de technische uitrusting : ééndraadschema's voor elektriciteit, hydraulische schema's voor elektromechanische uitrustingen, warmteverliezen voor centrale verwarming, warmwater capaciteiten voor sanitair 5. De aanstiplijst met aanduiding welke concrete maatregelen vervat zijn in het project en een motivatie geven voor de wijzigingen t.o.v. het voorontwerp. Hij zal in een bijhorende nota het bestuur informeren over de nuttigheid, de technische haalbaarheid en de financiële gevolgen van de weerhouden én van de niet weerhouden milieumaatregelen in dit specifieke project Ontwerp uitrusting, bemeubeling, signalisatie, eventuele buitenaanleg Alle gegevens, plans, raming en technische bepalingen nodig voor de uitvoering van de werken.

8 8/ Gunning van de werken De ontwerper maakt de documenten klaar voor de gunningprocedure conform de meest actuele richtlijnen en de vraag van de bouwheer. Hij/zij bezorgt aan de bouwheer zonder bijkomende vergoeding de onderdelen van het dossier die afwijken van het ingediend ontwerp in evenveel exemplaren als het ontwerp ingediend werd. (Plannen, afzonderlijk ingebonden delen van het bestek en van de meetstaat worden als onderdelen van het dossier beschouwd) De aanbestedende overheid staat in voor de publicatie. De ontwerper staat in voor de aanmaak en de verspreiding van de bundels aan de kandidaat-inschrijvers. Bij onderhandelingsprocedure als gunningwijze van de werken stelt de ontwerper de nodige bundels ter beschikking van de aanbestedende overheid. De ontwerper levert deze documenten aan een kostprijs die overeenstemt met de materiaalprijs van de documenten inclusief btw en verzending, maar exclusief studiekosten. Deze kostprijs wordt vastgelegd cfr 2.1: De ontwerper is aanwezig op de openingszitting van de offertes, maakt een verslag op van de offertes conform de wetgeving terzake en maakt een gemotiveerd voorstel op tot toewijzing binnen de 15 werkdagen. Vóór de eigenlijke gunning van de werken onthoudt de ontwerper zich van enige commentaar aan de inschrijvers en geeft enkel aan de aanbestedende overheid de nodige toelichtingen met respect voor het wettelijk principe van de gelijkschakeling van de inschrijvers. Het verslag bevat een prijsvergelijking van de offertes per artikel in een overzichtelijke tabel Controle van de werken De ontwerper voert de controle de werken uit. De draagwijdte van zijn/haar mandaat is de bewaking van de conformiteit van de uitvoering ten overstaan van de gunningvoorwaarden van de aanneming. Elementen die deze beperking overschrijden zijn een bevoegdheid van de bouwheer. De ontwerper zal deze elementen bijgevolg aan de bouwheer doorgeven voor verdere beslissing door het bevoegde orgaan, naargelang de belangrijkheid, de bestendige deputatie of de provincieraad. In het kader van de controle van de werken levert de ontwerper de volgende prestaties: Algemeen en architectuurstudie : Controle van de planning en van de uitvoering van de werken. Op regelmatige tijdstippen en met een frequentie afgestemd op de vooruitgang van de werken, in de regel minstens éénmaal per week zal de ontwerper het initiatief nemen om de werken te controleren. Hij/zij coördineert de afspraken met de opdrachtgever en de aannemer(s) in een werfvergadering en brengt de opdrachtgever en de aannemer(s) en ander belanghebbenden schriftelijk op de hoogte van de bevindingen en de voorstellen of beslissingen via het dagboek der werken en een werfverslag.

9 De opmaak, het nazicht en de opvolging van uitvoeringsdetails. De ontwerper maakt de aanvulling en de uitwerking van de uitvoeringsplans en detailtekeningen voorzien in het ontwerp en/of wenselijk voor een goede uitvoering van het ontwerp. Waar nodig zijn ze de basis van werktekeningen die de aannemer moet opmaken en voorleggen ter goedkeuring. De ontwerper brengt verbeteringen aan en geeft richtlijnen aan de aannemer. Dit geldt ook voor wapeningsplannen en -borderellen voor de stabiliteitsstudie. De ontwerper zorgt tijdig voor de uitvoeringsdetails in functie van de goede vordering van de planning van de aanneming. Bij voltooiing van belangrijke bouwfasen, minimaal bij beëindiging van ruwbouw, technieken, afwerking, uitrusting en buitenaanleg controleert de ontwerper of de plannen overeenstemmen met de uitvoering. De tekeningen worden aangepast "as built". Wanneer de aannemers de opdracht hebben binnen de aannemingen van werken in te staan voor de opmaak van de plannen "as built" zorgt de ontwerper voor het nazicht en de coördinatie zodat er een coherent einddossier is bij de voorlopige oplevering van de aanneming van de werken Nazicht en correctie van de vorderingsstaten en de betaalaanvragen : De ontwerper voert deze verrichting uit in functie van de frequentie van de staten zoals beschreven in het bijzonder bestek van de werken, normaal is dit maandelijks. Hiertoe vergelijkt de ontwerper de gunningvoorwaarden met uitgevoerde werken voor wat betreft de hoeveelheden, de prijzen en de prijsherziening, de uitvoeringstermijn. Enkel het werkelijk uitgevoerd deel van de aanneming kan voor betaling voorgesteld worden. Van de uitgevoerde vermoedelijke hoeveelheden wordt een tegensprekelijke opmeting gemaakt. Bijkomende werken en wijzigingen kunnen enkel na opdracht door de opdrachtgever opgedragen en dus aanvaard worden. Bijkomende werken en wijzigingen zijn in afzonderlijke staten op te nemen conform de richtlijnen van de opdrachtgever. Uiterlijk de achtste dag na ontvangst van de vorderingsstaat zal de ontwerper zijn/haar voorstellen van aanvaarding of van wijziging van de vorderingsstaten aan de opdrachtgever overmaken samen met zijn/haar stavingstukken Keuring van de materialen en schouwingen op het werk De ontwerper gaat over tot de technische oplevering van de materialen en desnoods tot het nazicht van in het werkhuis vervaardigde constructieonderdelen, zoals ijzeren kapconstructies, ramen, geprefabriceerde betonelementen, enz. Bij elke schouwing op het werk ziet de ontwerper het 'dagboek' van de werken na. Hij/zij voorziet dit document van zijn handtekening en brengt er zijn eventuele opmerkingen op aan. Hij/zij brengt zo nodig verslag uit over de vooruitgang van het werk en informeert de aanbestedende overheid over zijn/haar vaststellingen Ingebrekestelling : Telkens de ontwerper oordeelt dat bij in gebreke blijven van de aannemer van de werken de opdrachtgever dient op te treden, zal hij/zij een proces-verbaal van ingebrekestelling opmaken en voor leggen aan de opdrachtgever voor verder gevolg. Dit geldt voor alle inbraken ten overstaan van de gunningvoorwaarden die het goede verloop van de aanneming beletten Voorlopige oplevering : De voorlopige oplevering van het geheel der werken geschiedt door de opdrachtgever op advies en voorstel van de ontwerper en in aanwezigheid van de aannemer. Bij beëindiging van de werken voert de ontwerper een gedetailleerd onderzoek in situ uit van de werken. Hij/zij maakt een rapport op van alle tekortkomingen, gebreken en fouten ten overstaan van de gunningvoorwaarden. en betracht de volledige beëindiging binnen de vastgelegde uitvoeringstermijn. De ontwerper zorgt ervoor dat het postinterventiedossier van de coördinator veiligheid

10 10/20 - deel verwezenlijking in orde is en overhandigd wordt aan de opdrachtgever. Hij/zij bepaalt in overleg met de opdrachtgever en de aannemer het moment van de voorlopige aanvaarding en maakt de processen-verbaal op van vaststelling met het oog op oplevering of weigering. Al de opgesomde verrichtingen moeten tijdig gebeuren opdat de opdrachtgever geen verwijlintresten aan de aannemer zou verschuldigd zijn. Bij laattijdige oplevering veroorzaakt door het in gebreke blijven van de ontwerper zal een schadeloosstelling geëist worden, die in ieder geval het aan hem te wijten bedrag der verwijlintresten zal omvatten. Uiterlijk 20 werkdagen na de aanvraag tot voorlopige oplevering van de werken (deze plannen zijn een noodzaak voor de ingebruikname van het gebouw ) dient de dientsverlener tevens de EVAQUATIEPLANNEN en INTERVENTIEPLANNEN te bezorgen aan de opdrachtgever. Deze plannen moeten opgemaakt zijn volgens de tekenafspraken zoals opgegeven in bijlage. Het ontwerp-as-built wordt door de ontwerper uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken aan de opdrachtgever overhandigd, op papier en digitaal (volgens de bepalingen van de bijlage inzake de tekenafspraken en volgens de modaliteiten van de hierna vermelde bijlage Postinterventiedossier. Het postinterventiedossier dient eveneens binnen deze termijn bezorgd. Deze goedgekeurde documenten vormen een wezenlijke voorwaarde voor de voorlopige oplevering van de dienst. In tegenstelling met de eisen van de EPB-aangifte, dient ten laatste 20 dagen na de voorlopige oplevering de EPB-aangifte te worden opgemaakt (en niet binnen de 6 maanden)

11 De stabiliteitstudie : Overeenkomstig het typebestek 104 en het typebestek VL 100 zal de ontwerper stabiliteit de volgend uitvoeringsdocumenten ter beschikking van de opdrachtgever en de aannemer stellen, nadat de coördinatie met de architectuurplannen en de ontwerpen technieken op punt zijn gesteld : - de documenten i.v.m. de diepe funderingen conform typebestek 104 en het bijzonder bestek; - wapeningsplans, wapeningsborderellen en berekeningsnota's voor het gewapend beton; - legplannen, berekeningsnota's, meetstaten en detailtekeningen van de knooppunten voor de staal- en houtconstructies; - nazicht en aanpassing van prefabricatieplannen van de aannemer voor geprefabriceerde betonelementen. - Tevens wordt het ontwerp-as-built door de ontwerper uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken aan de opdrachtgever te worden overhandigd, op papier en digitaal (volgens de bepalingen van bijlage inzake de tekenafspraken en volgens de modaliteiten van bijlage Postinterventiedossier. ) Dit deel vormt een wezenlijke voorwaarde voor de voorlopige oplevering van de dienst De studie technieken: De ontwerper technieken zal de uitvoeringsdocumenten van de aannemer nazien en correcties aanbrengen. Hij geeft de elementen nodig voor de coördinatie van de disciplines technieken met de volledige aanneming door aan de architect, de aannemer en de opdrachtgever. Tevens wordt het ontwerp-as-built door de ontwerper uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken aan de opdrachtgever te worden overhandigd, op papier en digitaal (volgens de bepalingen van bijlage inzake de tekenafspraken en volgens de modaliteiten van bijlage Postinterventiedossier). Dit deel vormt een wezenlijke voorwaarde voor de voorlopige oplevering van de dienst De studie onmiddellijke buitenaanleg : De verantwoordelijke voor de buitenaanleg zal de uitvoeringsdocumenten van de aannemer nazien en correcties aanbrengen. Hij geeft de elementen nodig voor de coördinatie van de disciplines technieken met de volledige aanneming door aan de architect, de aannemer en de opdrachtgever. Tevens wordt het ontwerp-as-built door de ontwerper uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken aan de opdrachtgever te worden overhandigd, op papier en digitaal (volgens de bepalingen van bijlage 5. inzake de tekenafspraken en volgens de modaliteiten van bijlage 8 Postinterventiedossier). Dit deel vormt een wezenlijke voorwaarde voor de voorlopige oplevering van de dienst De studie van de uitrusting en interieurconcept De verantwoordelijke voor de uitrusting levert de detailtekeningen van de vaste uitrusting die op maat dient gemaakt conform de bepalingen van het bestek. Hij/zij zal de uitvoeringsdocumenten van de aannemer nazien en correcties aanbrengen. Hij geeft de elementen nodig voor de coördinatie van de disciplines technieken met de volledige aanneming door aan de architect, de aannemer en de opdrachtgever. Tevens wordt het ontwerp-as-built door de ontwerper uiterlijk 20 werkdagen na de voorlopige oplevering van de werken aan de opdrachtgever te worden overhandigd, op papier en digitaal (volgens de bepalingen van bijlage inzake de tekenafspraken en volgens de modaliteiten van bijlage Postinterventiedossier). Dit deel vormt een wezenlijke voorwaarde voor de voorlopige oplevering van de dienst.

12 De eindafrekening van de werken De ontwerper maakt de eindafrekening op basis van de vorderingsstaten van de aannemer van de werken. Hij/zij geeft een duidelijk overzicht van de verschillen in meer en in min t.o.v. het gunningbedrag, de reden en de situering ervan, de motivatie en prijsontleding die het bestuur aannam om de wijzigingen goed te keuren. Hij/zij geeft een overzicht en advies van de hoeveelheden, de prijzen en de prijsherzieningen ingevolge schommelingen van lonen en materialen, de gevorderde betalingen per vorderingsstaat, de btw, het verloop van de uitvoeringstermijnen. Bij ongerechtvaardigde vorderingen van de aannemer, maakt hij/zij de voorstellen op om de vordering gedetailleerd te wijzigen tot de gerechtvaardigde vorderingen. Uiterlijk de vijftiende dag na ontvangst van de eindstaat zal de ontwerper zijn/haar voorstellen van aanvaarding of van wijziging van de vorderingsstaten aan de opdrachtgever overmaken samen met de stavingstukken De definitieve oplevering van de werken Gedurende de waarborgperiode van de aanneming, onderzoekt de ontwerper de goede instandhouding van het werk. en overlegt hiervoor met de opdrachtgever. De opdrachtgever geeft de tekortkomingen vastgesteld tijdens het gebruik door aan de ontwerper. De ontwerper bereidt de definitieve oplevering voor met een gedetailleerd onderzoek en maakt hiertoe een rapport op ten behoeve van de opdrachtgever. In overleg met de opdrachtgever maant hij de aannemer zonodig aan de tekortkomingen op te lossen. Hiertoe stelt hij/zij de processen-verbaal op van ingebrekestelling en bezorgt ze aan de opdrachtgever voor verder gevolg. De ontwerper begeleidt de eventuele herstellingen. Hij/zij bepaalt in samenspraak met de opdrachtgever en de aannemer het moment van de definitieve oplevering. Tijdig maakt hij de processen-verbaal van vaststelling met het oog op definitieve oplevering of weigering binnen de waarborgtermijn van de aanneming Diensten tijdens de 10-jarige aansprakelijkheidsperiode Gedurende de 10-jarige aansprakelijkheidsperiode van de aanneming van de dienst en het werk, onderzoekt de ontwerper de gebreken die door het opdrachtgevend bestuur worden gemeld en brengt hiervan verslag uit naar oorzaak en oplossing van het gebrek. Hij geeft advies of het onder de 10-jarige aansprakelijkheid valt of niet. Indien deze onder de 10-jarige aansprakelijkheid vallen en hierover consensus is met de opdrachtgever maant hij de aannemer zonodig aan de tekortkomingen op te lossen en geeft hiervoor de nodige technische instructies. Hij/ zij stelt de processen-verbaal op van ingebrekestelling en bezorgt ze aan de opdrachtgever voor verder gevolg. De ontwerper begeleidt de eventuele herstellingen. Hij / zij stelt alles in het werk om de gebreken in der minne op te lossen. Er wordt geen ereloon voorzien voor deze dienst omdat er van wordt uitgegaan dat de ontwerper zijn dienst eveneens onder de tienjarige aansprakelijkheid valt in voorkomend geval. Indien aan de ontwerper diensten worden gevraagd die niet onder deze aansprakelijkheid vallen of duidelijk aantoonbaar is dat enkel de aannemer een fout heeft begaan die de ontwerper niet had kunnen zien wordt vooraf een ereloon afgesproken met het opdrachtgevend bestuur. 3. Coördinatie veiligheid tijdelijke en mobiele bouwplaatsen De coördinator vervult zijn opdracht conform het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke en mobiele bouwplaatsen. Hij staat in voor deze taak voor het deel ontwerp en voor het deel verwezenlijking. De opdracht van de coördinator loopt vanaf de uitwerkingsfase van het ontwerp van

13 13 het bouwwerk en wordt beëindigd door de overdracht van de documenten bedoeld in artikel 22, 7 van het koninklijk besluit van 25 januari De coördinator staat in voor de instrumenten bij de coördinatie. In de fase verwezenlijking zorgt hij voor het coördinatiedagboek en voor het postinterventiedossier en in voorkomend geval vervult hij zijn rol in de coördinatiestructuur. De instrumenten bij de coördinatie zoals bedoeld in afdeling IV van het koninklijk besluit van 25 januari 2001 worden bij het beëindigen van de opdracht overhandigd aan het bestuur op papieren en digitale drager. Alle kosten voor de opdracht van de coördinator dienen inbegrepen te zijn in het totaalbedrag van de gehele dienstenopdracht. Opgemaakt, Gent 01 april 2011 Egide Bracke architect gezien, Michel De Vos hoofdarchitect Kristof De Clercq hoofdindustrieel ingenieur Visum Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Datum : Jan De Tollenaere preventieadviseur-milieucoördinator

14 14 BIJLAGE departement Logistiek dienst Patrimonium OVEREENKOMST VEILIGHEIDSCOÖRDINATIE BOUWPROJECT : * Tussen de provincie Oost-Vlaanderen, vertegenwoordigd door de Bestendige Deputatie van de Provincieraad, waarvoor optreden de heer André Denys, Gouverneur-voorzitter, en de heer Albert De Smet, Provinciegriffier, hierna de opdrachtgever genoemd enerzijds, en de heer / mevr of de maatschappij met zetel te in het handelsregister ingeschreven onder het nummer en vertegenwoordigd door de heer / mevr. hierna de coördinator genoemd anderzijds, wordt een overeenkomst gesloten voor de coördinatie inzake veiligheid en gezondheid voor het ontwerp en de verwezenlijking van hoger genoemd bouwproject en zoals bepaald in de contractuele documenten. Artikel 1 De opdrachtgever geeft aan de coördinator, die aanvaardt, een opdracht tot coördinatie van de veiligheid tijdens het ontwerp en de verwezenlijking van hoger genoemd bouwproject. Deze opdracht van veiligheidscoördinatie omvat alle coördinatietaken bepaald bij artikel 18 en 22 van de wet van 4 augustus 1996 in verband met het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (B.S. van 18 september 1996). Artikel 2 In het kader van de hem toevertrouwde coördinatieopdracht is de coördinator er tevens toe gehouden alle taken uit te voeren, zoals bepaald in het koninklijk besluit van 25 mei 2001 (B.S. van 7 februari 2001) in verband met de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen.

15 15 Artikel 3 De aanwezigheid van de coördinator op de bouwplaats is verplicht tijdens alle belangrijke fasen van de verwezenlijking. De coördinator oordeelt daarenboven zelf wanneer zijn aanwezigheid vereist of wenselijk is. Artikel 4 Om de coördinator in de mogelijkheid te stellen zijn opdracht te vervullen, ziet de opdrachtgever erop toe dat de coördinator : - betrokken wordt bij alle etappes van het ontwerp en de verwezenlijking van het bouwwerk ; - alle informatie krijgt die nodig is voor de uitvoering van zijn opdrachten, uitgenodigd wordt op alle vergaderingen, georganiseerd door de bouwdirectie belast met het ontwerp of de verwezenlijking of de bouwdirectie belast met de controle op de verwezenlijking, en alle door deze bouwdirecties uitgevoerde studies ontvangt binnen een termijn die hem toelaat zijn opdrachten uit te voeren. Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de verschillende tussenkomende partijen ziet de opdrachtgever erop toe dat de verschillende tussenkomende partijen samenwerken en hun activiteiten coördineren, teneinde de coördinator de bevoegdheid, de middelen en de informatie te verzekeren, nodig voor de goede uitvoering van zijn opdrachten. Artikel 5 De coördinator verbindt zich ertoe alle opdrachten die hem uit hoofde van deze overeenkomst werden toevertrouwd, tijdig en correct te vervullen. Artikel 6 De coördinator laat zich bijstaan door adjunct(en). Deze adjunct(en) is (zijn) voor het vervullen van zijn (hun) opdracht onderworpen aan dezelfde bepalingen als de coördinator. Artikel 7 De coördinator verbindt zich ertoe zijn opdracht aan te vangen van bij de start van de uitwerkingsfase van het ontwerp van de werken. Zijn opdracht neemt een einde bij de overdracht van het geactualiseerde veiligheids- en gezondheidsplan, het geactualiseerde coördinatiedagboek en het postinterventiedossier aan de opdrachtgever. Deze documenten worden overhandigd op papieren (in drievoud) en digitale drager. Deze overdracht gebeurt op het ogenblik van de voorlopige oplevering van het bouwwerk en wordt vastgesteld in een proces-verbaal dat de coördinator bij het postinterventiedossier voegt.

16 16 Aldus opgemaakt in twee originelen. Gedaan te op De coördinator De opdrachtgever Gent, Namens de Bestendige Deputatie de Provinciegriffier de Gouverneur-voorzitter Albert De Smet André Denys

17

18 18 BIJLAGE departement Logistiek dienst Patrimonium SAMENSTELLING POSTINTERVENTIEDOSSIER Volgende onderdelen dienen minimaal deel uit te maken van het as-built en/of het postinterventiedossier : (schriftelijk én digitaal volgens door de opdrachtgever op te geven structuur)) 1. bestek aanbesteding aangevuld met de gebruikte materialen en concepten per artikel en verwijzing naar de technische fiche. 2. De aangevulde As-builtplannen op papier met vermelding van datum. 3. De aangevulde As-builtplannen digitaal volgens bijlage tekenafspraken. 4. Alle werfverslagen met bijhorende documenten en verwijzigingen gerangschikt op datum. 5. Ruwbouw en afwerking 1.1 bekistings- en bewapeningsplans zoals uitgevoerd 1.2 rioleringsplannen zoals uitgevoerd met opgave van het peil Buis Onder Kant (BOK) t.o.v. het referentiepeil (peil 2 de algemene waterpassing) de secties van de buizen het materiaal van de buizen en putten en hun wanddikte de aard van de put en de inhoud de stroomrichting van het afvalwater 1.3 waarborg 10 jaar van waterdichting kelderbekuiping 1.4 waarborg 10 jaar van waterdichting liftput 1.5 waarborg 10 jaar van waterdichting platte daken en aansluitingen en goten 1.6 waarborg 10 jaar op pannen en leien. 1.7 waarborg 10 jaar voor levering en plaatsing van glaswerk 1.8 andere waarborgen 1.9 gelijkvormigheidsattest en plaatsingsattest van de brandwerende deuren, ramen en coatings overeenkomstig NBN opgave van kleuren volgens NCS-code van alle afwerkingen 1.11 materiaaltechnische fiches van de gebruikte materialen zoals gevraagd in het bestek 1.12 dimensionering en ventilatiedebieten van de verluchtingsroosters in het schrijnwerk

19 EPB-aangifte 6. Technische installaties (hvac, sanitair, elektriciteit, communicatie, mechanische installaties) 2.1 plannen as-built van alle leidingen en onderdelen 2.2 hydraulisch schema sanitair en verwarming/koeling 2.3 aëraullisch schema ventilatie en klimatisatie 2.4 elektrische schema's en structuurschema van de spanningsverdeling 2.5 overzichtsplan eigen nutsleidingen, openbare nutsaansluitingen en tellers 2.6 gebruiksaanwijzing, instructies en onderhoudsvoorschriften in het Nederlands en het Engels van de installatie en haar onderdelen, de toestellen en machines. 2.7 materiaalfiches, technische documentatie van alle onderdelen 2.8 lijst van leveranciers en onderaannemers van de verschillende onderdelen 2.9 Rf-attesten van brandkleppen, uitrusting en andere elementen 2.10 constructietekening en werkingsschema van alle machines of toestellen 2.11 opstellingsschema en constructie hoogspanning met transfogegevens 2.12 vereenvoudigde gebruikershandleiding voor dagelijks gebruik door de niet-technische verantwoordelijken ter plaatse opgesteld in het Nederlands 2.13 de originele handleidingen bij de diverse toestellen 2.14 keuring van de elektrische installatie door een erkend keuringsorganisme, afzonderlijk voor hoogspanning en laagspanning 2.15 keuring van de sanitaire installatie conform de voorschriften van de waterverdeelmaatschappij 2.16 keuring van het gasverdeelnet door erkend keuringsorganisme of attest door gehabiliteerd installateur 2.17 keuring van liften door erkend keuringsorganisme 2.18 verslag druktest en dichtheidsproef op het waterverdeelnet sanitair en verwarming/koeling 2.19 verslag stookproef (stookattest) van alle stooktoestellen 2.20 certificatiedossier dataverbindingen + attest dat alle verbindingen voldoen aan de gestelde kwaliteitsvereisten 2.21 EG-verklaring van de overeenstemming met de bepalingen van het KB van 5 mei 1995 van alle machines - "machinerichtlijn" 2.22 attesten van reiniging en afvalverwerking 2.23 geluids- en emissiemetingen (Vlarem) door erkend laboratorium 2.24 debietsmetingen van roosters en kanalen, inregeling van kleppen en kranen 2.25 legionellabeheersplan met logboek 2.26 attest conformiteit met legionellabesluit door ontwerper én aannemer

20 Voor inbraakinstallaties het conformiteitsattest overeenkomstig de BVVOreglementering en de incert, en bewijs van erkend installateur 2.28 lijst met extra garanties door leveranciers + ondertekende garantiebewijzen 2.29 keuringscertificaat van de verwarmingsketel en brander of de waterverwarmer 2.30 inventarisatie gegevens installatiebeheer