Algemene Directie en Hogeschooldiensten Brusselstraat 45 B-2000 Antwerpen International Relations Office T +32 3 613 13 00 F +32 3 613 13 01 Manual Application Mobility-Online for outgoing Erasmus work placement students Annelies Verbist Kim Snelders* Version 1.1 17-01-2014 *Contactpersoon voor technische problemen: kim.snelders@kdg.be Contactpersoon voor inhoudelijke vragen rond stage: de internationale coördinator van je opleiding Outgoing Erasmus SMP stage flow 1/21
1 Algemene informatie over Mobility Online... 3 2 Je aanvraag / application... 3 2.1 Inloggen in Mobility Online... 3 2.2 Application form... 5 2.3 Registratie email & Login Mobility Online... 8 2.4 Je workflow in Mobility Online... 8 3 Cancel exchange (irreversable)... 10 4 Complete personal data... 10 5 Upload CV, motivational letter & extra documents... 11 6 Voorlopig goedkeuren van je aanvraag... 12 7 Financiële gegevens naar Stuvo sturen... 13 8 Toewijzen aan je bestemming... 14 9 Taalopleiding... 15 10 Bevestig/wijzig stageperiode... 16 11 Download & Upload Training Agreement... 16 12 Download & upload insurance sheet... 17 13 Emergency contact details... 18 14 confirmation of outgoing exchange... 19 15 Download & upload Erasmus contract... 19 16 eerste beursbedrag / GRANT PART ONE... 19 17 Return email... 20 17.1 Download & upload COS/TOW... 20 17.2 KdG questionnaire... 21 18 resterende beursbedrag / Grant part 2... 21 Outgoing Erasmus SMP stage flow 2/21
1 ALGEMENE INFORMATIE OVER MOBILITY ONLINE Blauw omkaderde invulvelden zijn verplicht! Belangrijke icoontjes : info-veld in het Nederlands over het in te vullen veld ernaast kalender wordt getoond sorteerfunctie klik hierop voor meer info, achter deze link zit een document met belangrijke informatie aangaande het bijhorende veld 2 JE AANVRAAG / APPLICATION Je doet een stage van minimum 60 dagen in Europa. Je maakt deel uit van het Erasmus SMP stage programma. Voor stage wordt er geen Learning Agreement opgemaakt, maar Training Agreement. De internationale coördinator informeert je en vermeldt dat je moet aanmelden in Mobility Online onder het SMP = Student Mobility Placement exchange programma. Mobility Online is het programma waarin alle KdG inkomende en uitgaande mobiliteiten worden opgevolgd. Je wordt verwacht je proces (workflow genaamd) hierin op te volgen. Je zal ook regelmatig emails ontvangen met extra informatie. 2.1 Inloggen in Mobility Online Stap 1 Je klikt op de link om je te registreren voor het uitgaande SMP stage programma (link staat op Blackboard en website). https://www.service4mobility.com/europe/loginservlet?identifier=antwerp59&sprac he=en&kz_bew_art=out&kz_bew_pers=s&aust_prog=smp&trans_roll_id=8&fromap plication=1 Outgoing Erasmus SMP stage flow 3/21
Stap 2 Je registreert je met jouw KdG username & paswoord (= Blackboard, computer opstarten). Opgelet: je wachtwoord mag geen speciale tekens (*,<,>,,\,$,&,,,`) bevatten! Leestekens (?,., ;!) worden wel aanvaard Stap 3 Daarna word je doorgestuurd naar het SMP application form. Enkel de blauw omkaderde velden zijn verplicht. Vergeet je toch iets in te vullen, zal er een boodschap verschijnen als je het aanvraagformulier wil versturen, bijvoorbeeld: Het icoontje geeft meer info in het Nederlands over het in te vullen veld ernaast Het icoontje geeft een kalender weer. Outgoing Erasmus SMP stage flow 4/21
Verschijnt er tekst met een lijn onder, bijvoorbeeld, dan klik je hierop voor meer info. Achter deze link zit een document met belangrijke informatie aangaande het bijhorende veld. Het icoontje kan je gebruiken om te sorteren. 2.2 Application form Na het invullen van je studentennummer, wordt jouw naam, date & place of birth en email automatisch ingevuld, dankzij de link met Bamaflex (studentendatabase). Je vult onderstaande velden aan. De blauwomkaderde velden zijn verplicht. Emergency contact gegevens o Gegevens van een contactpersoon die we in nood kunnen contacteren bv. de contactgegevens van je ouders Gegevens over je stage o selecteer je opleiding o selecteer je diploma gelinkt aan je opleiding o vink aan of je een Erasmus beurs wil (voor meer info klik op de hyperlink =onderlijnde tekst in de gele kader) o vul aan hoeveel jaar hoger onderwijs je reeds voltooid hebt Outgoing Erasmus SMP stage flow 5/21
Gegevens over je verblijf in Europa o Selecteer het land van bestemming (een Europees land) o Duid aan of de host een universiteit/hogeschool of bedrijf is o Selecteer de host uit de lijst host institution, indien het niet in de lijst staat, kan je het zelf aanmaken door de naam en adresgegevens van het bedrijf in te vullen je kan maar één host ingeven, hoewel deze later eventueel nog kan wijzigen als je stageplaats nog niet gekend is, dan selecteer je als host country *Other en als host institution UNKNOWN-not yet decided o Selecteer de taal waarin je met de host zal communiceren o Vul je stagedata van-tot in (let op: dit zijn de data van je stage en niet van je verblijf in het buitenland) o o o o Duid je voorkeur qua taalopleiding aan (voor meer info klik op de hyperlink =onderlijnde tekst in de gele kader) Heb je al eens deelgenomen aan een Erasmus programma? Geef je ECTS credits op die je reeds hebt opgebouwd & de credits in je huidige opleiding Duid het niveau aan van je opleiding Outgoing Erasmus SMP stage flow 6/21
Gegevens over je taalniveau & andere info : o Duid het niveau aan van je Engelse taalvaardigheid (voor meer info klik op de hyperlink =onderlijnde tekst in de gele kader) o Selecteer nog andere talen en je niveau (indien van toepassing) o o o Je kan een extra opmerking toevoegen bij other information bv. vermelding van een functiebeperking Vergeet onderaan niet aan te vinken dat je de gegevens correct hebt ingevuld Klik helemaal onderaan op send application. De boodschap dat de aanvraag succesvol werd verwerkt verschijnt op je scherm. Opgelet : er dient maar één stageplaats ingevuld te worden, maar stageplaatsen kunnen aangepast worden door de internationale coördinator van je opleiding gedurende de hele flow. Outgoing Erasmus SMP stage flow 7/21
2.3 Registratie email & Login Mobility Online Je ontvangt, via je KdG email, automatisch een eerste email ter bevestiging van je registratie met een login link om je aan te melden in Mobility Online. Klik in deze mail op de link Login: Click on Login to access Mobility Online. Volgend scherm verschijnt (niet te snel wegklikken, het laden van het scherm kan even duren). Log opnieuw in met je KdG emailadres en netwerkwachtwoord. 2.4 Je workflow in Mobility Online Je komt terecht in je workflow van Mobility Online. Onder download documents vind je o.a. de handleiding Je ziet een overzicht van : - Necessary steps = de te volgen stappen - Done = de reeds gedane stappen (=groen aangevinkt in kolom Done ) - Done on = datum van de reeds gedane stappen (= kolom Done on ) - Done by = wie de actie gedaan heeft (=kolom Done by ) - Direct access via following link = eventuele link om documenten op te laden, een vragenlijst in te vullen, (=kolom Direct access via following link ) + duiden aan dat deze acties reeds zijn afgerond in de workflow (in dit voorbeeld is de online application, confirmation email & online registration reeds voltooid) Outgoing Erasmus SMP stage flow 8/21
duidt aan dat dit de volgende stap is in de workflow die je moet doen Aan de linkerkant van je workflow zie je dus de verschillende stappen die moeten uitgevoerd worden. Aan de rechterkant staan de links waarop je moet klikken om de stap uit te voeren. Dan kom je in een nieuw scherm terecht waar je informatie zal moeten ingeven of keuzes zal moeten maken door vakjes aan te vinken. In het algemeen moet je : - eerst forward to update aanklikken om in een update-modus te komen en wijzigingen te kunnen uitvoeren - de nodige velden invullen en bevestigen met een create of save knop. - de knop back to the application workflow klikken om terug naar je workflow te gaan In de volgende hoofdstukken bespreken we elke stap in je workflow uitvoerig. Outgoing Erasmus SMP stage flow 9/21
3 CANCEL EXCHANGE (IRREVERSABLE) Hier kan je, ten alle tijde, je aanvraag annuleren. Je klikt op de link aan de rechterkant Abort the exchange at any time of the process. Je krijgt volgend scherm. Je geeft de reden van je annulatie op en vinkt aan dat het definitief is. Druk tenslotte op de create knop om de stap uit te voeren. Er zal een automatische email verstuurd worden om de internationale coördinator en de verantwoordelijken op de Hogeschooldiensten te informeren. De knop back to the application workflow brengt je terug in je workflow. Bovenaan zal er een melding verschijnen dat je mobiliteit geannuleerd werd. 4 COMPLETE PERSONAL DATA Klik in je workflow op de link aan de rechterkant complete personal data om je adres en bankgegevens toe te voegen. Vul vervolgens je persoonlijke gegevens aan, voor zover nog niet ingevuld door Mobility Online vanuit je aanvraagformulier. Enkel de blauwomkaderde velden zijn verplicht. Opgelet: bij invullen van het rijksregisternummer of de BIC code geen spaties gebruiken! Outgoing Erasmus SMP stage flow 10/21
Klik op update personal details om dit op te slaan. Je krijgt een boodschap dat de actie succesvol was. Je kan daarna teruggaan naar je workflow. 5 UPLOAD CV, MOTIVATIONAL LETTER & EXTRA DOCUMENTS Klik op de links aan de rechterkant om je CV, motivatiebrief en eventueel extra documenten op te laden. Je kan ook tijdens het ganse proces extra documenten opladen via upload additional documents. Klik op de link. Daarna klik je op Bladeren, laad je motivatiebrief op en druk op Create. Outgoing Erasmus SMP stage flow 11/21
6 VOORLOPIG GOEDKEUREN VAN JE AANVRAAG De volgende stap is het provisionally approven van je aanvraag door de coördinator. Je zal pas verder kunnen in je workflow, als de goedkeuring gegeven is. De internationale coördinator bekijkt je aanvraagformulier en je opgeladen documenten. Op basis hiervan zal hij je aanvraag voorlopig goedkeuren, weigeren of aangeven dat er documenten ontbreken of onvolledig zijn. Optie 1: Je aanvraag wordt voorlopig goedgekeurd, je ontvangt een bevestigingsemail met info over de volgende stappen. Er verschijnt een groen vinkje in de volgende stap Optie 2: Je aanvraag wordt geweigerd. Je ontvangt een email met de reden. Er verschijnt een extra stap in je workflow. Bovendien verschijnt er bovenaan je workflow de melding dat je mobiliteit geannuleerd werd. Optie 3: Een document ontbreekt of is onvolledig. Je ontvangt hiervan een mail. Onderstaande stap in je workflow verschijnt: Laad nieuwe documenten op en geef aan dat je dit hebt gedaan via Indicate here that all necessary uploads are done and ready to submit. Klik op Create. Daarna zal je aanvraag goedgekeurd (optie 1) of geweigerd worden (optie 2). Lees de email die je ontvangt na voorlopige goedkeuring aandachtig! In bijlage zit ook een pdf met meer informatie over de aanvraagprocedure voor een Erasmus beurs en een verwijzing naar Blackboard https://bb.kdg.be internationalisering (studenten) Daar vind je de binnen de brengen documenten bij Stuvo en de deadlines terug Outgoing Erasmus SMP stage flow 12/21
7 FINANCIËLE GEGEVENS NAAR STUVO STUREN Eens de aanvraag voorlopig is goedgekeurd, heb je een email ontvangen met info over het verdere verloop. De eerste stap is het doorgeven van financiële gegevens aan Stuvo. In de mail vind je alle info over het binnenbrengen van het financiële dossier voor de Erasmus beursaanvraag bij Stuvo. Het gaat hier om vertrouwelijke informatie, daarom wordt er bewust gekozen om dit buiten Mobility Online te behandelen. Respecteer de deadlines! Te late of onvolledige dossiers hebben minder kans om in aanmerking te komen voor een beurs. Indien je per post opstuurt, doe dit dan steeds via een aangetekende zending. Als je de gegevens verstuurd hebt, moet je aanduiden in Mobility Online dat deze stap voltooid is door op de link te klikken Click here to indicate that financial data are sent to Stuvo. Je zal volgend scherm krijgen, waarin het vakje enkel moet worden aangevinkt en je op create moet drukken. Indien de ingediende data compleet zijn, start KdG Stuvo met de behandeling van jouw financieel dossier. Je ontvangt hierover een mail en je ziet het in je workflow verschijnen. Indien de ingediende data niet compleet zijn, zal KdG Stuvo je hiervan verwittigen. Je ontvangt hierover een mail. Dan moet je zo snel mogelijk contact opnemen met KdG Stuvo. De helpdesk van KdG Stuvo is bereikbaar vanaf de week van 17/6/13. Raadpleeg de website http://www.kdgstuvo.be/ Er verschijnt in je workflow Financial data are incomplete. Outgoing Erasmus SMP stage flow 13/21
8 TOEWIJZEN AAN JE BESTEMMING Na een selectieproces (al dan niet met een interview) zal de internationale coördinator beslissen of je : wordt toegewezen aan de host. Dit verschijnt in je workflow. Bovendien ontvang je een bevestigingsemail met de volgende stappen. host wordt gewijzigd. Dit verschijnt in je workflow. Je ontvangt een email en je zal dit moeten goedkeuren/weigeren. Klik op de link aan de rechterkant accept/decline allocation to destination. Vink de accept/decline knop aan en klik op submit om te bevestigen. Indien je hier weigert, zal de aanvraag definitief verwijderd worden! aanvraag wordt afgewezen. Dit verschijnt ook in je workflow. Je ontvangt een bevestigingsemail. Bovenaan je workflow verschijnt de melding dat je mobiliteit werd afgewezen. Outgoing Erasmus SMP stage flow 14/21
9 TAALOPLEIDING Je hebt in je aanvraagformulier al een keuze gemaakt aangaande taalcursussen. In de volgende stap in je workflow kan je deze keuze finaal bevestigen of veranderen. Klik rechts op de link Click here to confirm or reconsider. Klik eerst op Forward to update. Daarna kan je je voorkeur aanpassen of bevestigen. Vergeet niet het vakje aan te vinken en update te klikken om te voltooien. Indien je 1,3 of 4 aanvinkte is er geen terugbetaling en verschijnen er geen extra stappen in je workflow. Als je voor 2 Linguapolis koos, dan verschijnen er extra stappen in je workflow om je aanwezigheids-en betalingsattest van Linguapolis op te laden, zodat daarna de terugbetaling van max 150eur volgt. Dit kan ook later in het proces, zonder het verdere verloop te blokkeren. - proof of attendance dient het aantal uur (min. 45u), naam van de cursus en naam van de onderwijsinstelling te vermelden. - proof of payment dient duidelijk het betaalde bedrag voor deze cursus te vermelden (bv. rekeninguitreksel) De International Office keurt de terugbetaling (=max. 150 euro) goed en brengt je hiervan op de hoogte via mail. In je workflow is volgende stap zichtbaar Outgoing Erasmus SMP stage flow 15/21
10 BEVESTIG/WIJZIG STAGEPERIODE Daarna zal je de data van je stageperiode moeten bevestigen of aanpassen via de link confirm/reconsider work placement dates. Let op : het gaat hier over de effectieve werkdata en niet de data van je verblijf!! In het volgende scherm staan de stagedata uit het application form vermeld. Indien deze : - juist zijn, klik je gewoon op de create knop onderaan om te bevestigen - fout zijn, vul je de nieuwe data in, in het veld from till. Klik daarna ergens op het scherm, zodat het systeem de duration in months automatisch zal maken. Klik daarna op de create knop onderaan om te bevestigen. Je internationale coördinator zal dit nog nakijken en bevestigen of aanpassen. Daarna ontvang je een email met de melding dat je het Training Agreement kan downloaden in je workflow. Bovendien zit dit Training Agreement ook toegevoegd als attachment in de email. 11 DOWNLOAD & UPLOAD TRAINING AGREEMENT Je ontvangt dus een email met de melding dat je Training Agreement kan opgemaakt worden. Ofwel gebruik je het Training Agreement uit de email ofwel download je ditzelfde document in je workflow door te klikken op de link Generate and download your Training Agreement. Outgoing Erasmus SMP stage flow 16/21
In beide gevallen zal je een word document krijgen dat je moet opslaan. Dit document moet je volledig invullen samen met je coördinator/stagebegeleider van KdG en van de stageplaats. Waarschijnlijk zal je het dus meermaals heen en weer moeten mailen. Het Training Agreement is het belangrijkste document van je stage. Zorg ervoor dat het volledig ingevuld en ondertekend wordt. Het volledig ingevulde en ondertekende document laad je tenslotte terug op. Let op : de handtekening van de institutionele coördinator zal KdG later zelf toevoegen! 12 DOWNLOAD & UPLOAD INSURANCE SHEET Om het insurance sheet te downloaden, klik op de link naar blackboard die rechts in je workflow getoond wordt https://bb.kdg.be. Ga naar Internationalisering < Studenten. Je komt terecht op Blackboard en moet inloggen met je KdG mailadres en wachtwoord. Bij Internationalisering (Studenten) vind je het document dat je moet downloaden, printen, invullen en ondertekenen. Je verklaart alle info omtrent verzekeringen gelezen te hebben (zie 9. Verzekeringen). Vul het volledig in, onderteken het en laad dit dan terug op in je workflow. Je kan ook altijd extra verzekeringsdocumenten in je workflow opladen in de stap: Outgoing Erasmus SMP stage flow 17/21
13 EMERGENCY CONTACT DETAILS Klik op de link om je emergency contactgegevens in te vullen. Dit zijn de gegevens van je verblijf in het buitenland : kotgegevens, contactpersoon in het buitenland en jouw contactgegevens ter plaatse. Je krijgt een nieuw scherm. Klik eerst forward to update om aanpassingen te kunnen doen. Daarna vul je alle gegevens in (enkel de blauw omkaderde velden zijn verplicht). Het gaat hier dus over gegevens van : o je verblijf in het buitenland o een contactpersoon in het buitenland o jezelf, de stad, de data van je verblijf (en niet van je stageperiode!) Klik onderaan op save om alles op te slaan. Deze gegevens zijn uiterst belangrijk in geval van nood! Outgoing Erasmus SMP stage flow 18/21
14 CONFIRMATION OF OUTGOING EXCHANGE Je kan in je workflow een document Confirmation of outgoing exchange downloaden en printen met de bevestiging dat je naar het buitenland gaat. Hierop staat dat je als KdG student onder een bepaald programma naar het buitenland gaat. Het vermeldt eveneens de bestemming en verblijfsperiode. Dit kan gebruikt worden voor de mutualiteit, tijdens verkiezingsperiodes en voor andere instanties. Het document zal ten allen tijde beschikbaar blijven. 15 DOWNLOAD & UPLOAD ERASMUS CONTRACT Elke student moet voor vertrek het Erasmus contract ondertekenen. Je zal een email ontvangen als je Erasmus contract getekend is door KdG en dus beschikbaar is. Dit contract zal als bijlage aan de email zijn toegevoegd. Bovendien kan je het in je workflow ook downloaden. Je dient dit Erasmus contract af te printen, te ondertekenen en terug op te laden in je workflow. Let op dat je alle pagina s in één keer oplaadt! Bovendien moet je KdG studiecontract ondertussen ook ondertekend zijn (via de e-student service), zodat je als officiële KdG student naar het buitenland kan. Meer informatie hierover bekom je via de studentenadministratie. 16 EERSTE BEURSBEDRAG / GRANT PART ONE Midden september maakt KdG Stuvo een rangschikking op. Heb jij je financieel dossier bij KdG Stuvo tijdig en volledig binnengebracht, dan zal je naam mee in deze rangschikking opgenomen zijn. Niet tijdige of onvolledige dossiers komen helemaal onderaan de lijst. KdG bepaalt dan de categorieën en beursbedragen. Als er voldoende budget is, kan elke student op deze lijst een beurs ontvangen. Indien niet, dan wordt er een reservelijst opgemaakt. Verdwijnt er een naam van een beursstudent van de lijst, dan komt er budget vrij en dan krijgt de eerste student op de reservelijst. Outgoing Erasmus SMP stage flow 19/21
Een administratieve medewerker zal je via mail op de hoogte brengen of je al dan niet een beurs zal ontvangen en voor welke categorie. Heb je een beurs, dan wordt het eerste deel op je rekening gestort. Je zal in je workflow kunnen volgen wanneer het interne goedkeurings- en betalingsproces start (duurt min. 2 weken) en wanneer de betaling effectief werd uitgevoerd. Ongeveer 1 week later zal het geld op je rekening staan. Je zal dan ook een email ontvangen. 17 RETURN EMAIL Twee weken voor je terugkomst zal je een email ontvangen i.v.m. de documenten die je bij thuiskomst moet binnenbrengen/opladen. Van zodra deze documenten correct worden ontvangen en de KdG en EPOS enquêtes ingevuld worden, zal de terugbetaling van het tweede beursdeel worden uitgevoerd (indien goedgekeurde beurs). 17.1 Download & upload COS/TOW Klik rechts op de link naar Blackboard https://bb.kdg.be Ga naar Internationalisering (studenten) om het juiste document Confirmation of Stay/Transcript of Work te downloaden. Vul dit volledig in en laad het terug op in je workflow. Outgoing Erasmus SMP stage flow 20/21
17.2 KdG questionnaire Vul de KdG enquête in door rechts te klikken op de link. Vergeet niet om onderaan op de bevestigingsknop te duwen, anders is de stap niet correct voltooid. Je zal via email een uitnodiging van EPOS ontvangen om de EPOS enquête in te vullen. Indien alle documenten opgeladen werden en de KdG & EPOS enquêtes ingevuld zijn, zal de terugbetaling van het tweede beursdeel worden uitgevoerd (indien goedgekeurde beurs). 18 RESTERENDE BEURSBEDRAG / GRANT PART 2 Na ontvangst van je Confirmation of Stay/Transcript of Work en het invullen van de twee enquêtes, zal het laatste beursgedeelte worden uitbetaald. De berekening gebeurt op basis van de stageperiode op het Confirmation of Stay/Transcript of Work document. Je zal in je workflow kunnen volgen wanneer het interne goedkeurings- en betalingsproces start (duurt min. 2 weken) en wanneer de betaling effectief werd uitgevoerd. Ongeveer 1 week later zal het geld op je rekening staan. Je zal dan ook een email ontvangen. *** Outgoing Erasmus SMP stage flow 21/21