Landelijk Hoofdluis Protocol voor het Primair Onderwijs Quick start Schoolenik.nl voor de School Coördinator Hoofdluis 1.1 Inleiding Schoolenik.nl is het sociale netwerk van jouw school. In Schoolenik.nl zit een Module Hoofdluis. Dit systeem moet ingericht worden met de juiste informatie. Wij kunnen je daar bij helpen. Bij deze ontvang je alvast de instructies. 1.2 Eerste keer inloggen op Schoolenik.nl Na aanmelding voor het Landelijk Hoofdluis Protocol bij het Landelijk Steunpunt Hoofdluis maken wij een apart domein voor jullie school aan bij Schoolenik.nl. De School Coördinator Hoofdluis en de Contactpersoon Hoofdluis Schoolteam ontvangen een mail met de URL (webadres) van jouw school en een gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen. Klik op de link in de mail. Je ziet dan dit scherm: Vak met schoollogo Aanmeldvelden Voetmenu Meld je aan op met gebruikersnaam en wachtwoord uit de mail in te voeren in de aanmeldvelden. Je komt dan in dit scherm:
Gebruikersgegevens Hoofdmenu -> Submenu -> We gaan het systeem nu vullen met jullie informatie. Indien je problemen ervaart bij het doorlopen van de volgende stappen, helpen we je daar graag bij. 1.3 Admin - Algemene gegevens van de school invoeren Klik op het item Beheer in het hoofdmenu 1. Klik op Submenu item Lokaties vul hier de locaties van de school in 2. Klik op Submenu item Groepen maak hier een lijst van de groepen van de school en geef aan op welke locatie de groep huist 3. Klik op Submenu item Profiel upload het logo van de school, en voer de URL van de site van de school in. De algemene gegevens van de school zijn nu opgeslagen. Ga verder met gebruikers invoeren. 1.4 Gebruikers aanmaken We gaan nu gebruikers aanmaken. Klik op het hoofdmenu item Gebruikers. Er zijn 4 soorten gebruikers: Schoolteam, Ouders, Leerlingen en Admin, je ziet deze terug als items van het submenu. In bijlage B vind je de rechten van de verschillende type gebruikers. 1.4.1 Gebruikers aanmaken - Schoolteam We beginnen met het opvoeren van de gebruikers van het Schoolteam. We verstaan hieronder iedereen die werkzaam is op school. Klik op submenu item Schoolteam. Klik vervolgens op Downloaden invulsjabloon. Je computer gaat nu een excel bestand downloaden. In dit excelbestand kun je de gegevens van de leerkrachten kwijt. Open het bestand, voer de gegevens in en sla het bestand op. LET OP! We werken met xlsx bestanden. Indien je een oudere versie van Excel gebruikt kun je deze niet openen. Neem dan contact op met het LSH. TIP. Maak een map aan op je computer waarin je alle bestanden voor het Landelijk Hoofdluis Protocol opslaat. Geef de bestanden een logische naam. Bijvoorbeeld LSHPROTOCOL- NAAMSCHOOL-LIJSTLEERKRACHTEN-DATUM.xlsx. - Ga weer naar Schoolenik.nl en klik op bestand uploaden. Kies het bestand dat je zojuist hebt opgeslagen, en klik op Verzenden. - De in te voeren gegevens verschijnen op het scherm. Indien er fouten in het bestand zitten wordt dit hier gemeld. Pas het invoerbestand dan aan en ga terug naar de vorige stap. Indien alle gegevens correct weergegeven worden klik je op Toevoegen. - Alle leden van het schoolteam staan nu in het systeem. Om ze ook daadwerkelijk met het systeem te kunnen laten werken moet je een gebruikersaccount aanmaken. Klik hiervoor op de button Aanmaken bij de betreffende gebruiker. - De gebruiker ontvangt een mail met zijn gebruikersnaam en wachtwoord.
1.4.2 Gebruikers aanmaken Leerlingen Het aanmaken van leerlingen werkt volgens dezelfde procedure als het aanmaken van leerkrachten. Er zijn een aantal zaken anders: - Er staan andere velden in de Excel sheet. - Voor leerlingen is het op dit moment nog niet mogelijk om een gebruikersaccount aan te maken. - Omdat het aantal leerlingen veel groter is dan leerkrachten adviseren we om hiervoor een bestaande Excel lijst te gebruiken. De meeste scholen hebben een eigen administratie systeem waar eenvoudig een excel leerlingen lijst uit gehaald kan worden. Vraag dit aan de school administratie. De gegevens uit deze lijst moeten worden overgezet naar het Schoolenik.nl formaat. Als je daar moeite mee hebt, kunnen we je helpen. 1.4.3 Gebruikers aanmaken Ouders Voor het invoeren van de ouders bestaan 2 mogelijkheden: - Ouder accounts centraal aanmaken - Ouders maken zelf een account aan. Ouder accounts centraal aanmaken Om een ouder account centraal aan te maken heb je de gegevens van de ouders (tenminste voornaam, tussenvoegsel, achternaam en mailadres, liefst ook de gegevens van hun kinderen) nodig. Niet elke school heeft deze gegevens beschikbaar. De voordelen van het centraal invoeren van ouders zijn: - het is voor ouders makkelijker. Ze ontvangen hun account gegevens zonder dat ze daar iets voor hoeven doen. - Je houdt een goed overzicht van welke gegevens beschikbaar zijn (en welke nog ontbreken) Het centraal aanmaken van accounts voor ouders werkt verder op dezelfde manier al het aanmaken van een schoolteam account. TIP! Voor gescheiden ouders of verzorgers in de professionele kinderopvang is Schoolenik.nl ideaal. Elke ouder/verzorger van een leerling kan een account aanmaken en ontvangt zo alle relevante informatie met betrekking tot de betreffende leerling. Ouder accounts laten aanmaken door de ouders zelf Je kunt er ook voor kiezen om de ouders zelf een gebruikersaccount te laten aanmaken. De voordelen van het laten aanmaken van het account door de ouders zelf zijn: - Ouders maken bewust een account aan, worden niet geconfronteerd met iets zonder daarom gevraagd te hebben. - Ouders gaan expliciet accoord met de gebruikersvoorwaarden van Schoolenik.nl. Indien je kiest voor deze aanpak kun je dat als volgt aanpakken: - Geef ouders een brief mee met de uitleg van het Landelijk Hoofdluis Protocol. Geef hierbij de instructie hoe ze een account kunnen aanmaken op Schoolenik.nl. een standaard brief vind je in bijlage D. - De ouder gaat naar de ingang van schooleik.nl van jullie school. Daar maakt hij of zij een account aan en koppelt de eigen kinderen aan het account. - Jij ziet nu een bericht verschijnen in Berichten>Goedkeuren. Check of de kinderen inderdaad bij de desbetreffende ouder horen. Keur de aanvraag goed. 1.4.4 Gebruikers aanmaken Beheer accounts Beheer accounts zijn accounts met volledige rechten op Schoolenik.nl. Beheer accounts zijn bedoeld voor ouders die deze rechten gebruiken voor een taak op school. De ouder heeft het Beheer account naast zijn gewone account. Het Beheer account kan worden ingetrokken, de
ouder houdt dan het Ouder account aan. Maak een Beheer account aan voor diegenen die deze handelingen mogen verrichten. 1.5 Planning van de controles invoeren We gaan nu de planning die je eerder hebt afgestemd op school invoeren in het systeem. 1. Ga in het hoofdmenu naar Hoofdluis 2. Kies in het submenu Planning 3. Je komt nu in dit scherm: 4. Klik in de kalender op de datum van de eerstvolgende controle deze wordt dan roze 5. Klik vervolgens op Nieuwe Selectie opslaan. Je ziet de datum dan verschijnen bij het lijstje In de planning 6. Herhaal dit met de data van alle controles. 1.6 Luizenteam aanmaken Nu gaan we de ouders die zich opgegeven hebben als luizenouder in het systeem invoeren. LET OP! Om ouders tot luizenouder te kunnen benoemen moet je ze eerst als gebruiker hebben ingevoerd bij Gebruikers> ouders 1. Ga in het hoofdmenu naar Hoofdluis 2. Kies in het submenu Luizenteam 3. Je komt nu in dit scherm:
1. In het pull down menu bij naam zie je alle namen van ouders die zijn ingevoerd in het systeem. Kies eerst je eigen naam en kies bij rol voor School Coördinator Hoofdluis. Klik op Toevoegen. 2. Je ontvangt nu een mail met de mededeling dat je bent benoemd tot School Coördinator Hoofdluis. Je ziet ook je naam verschijnen in de lijst van het luizenteam. 3. Kies vervolgens de naam van de ouder die je aan het luizenteam wilt toevoegen. Geef aan in welke groep je de ouder indeelt om te controleren. Klik op Toevoegen. 4. Indien je de luizen ouders niet steeds bij dezelfde groep indeelt laat je dit veld op variërend staan. 5. De ouder ontvangt een mail met deze standaard tekst: Beste <Voornaam>, Je hebt je opgegeven als Luizenouder op onze school. Dank daarvoor! Je bent ingedeeld in de groep van <naam leerkracht> (<naam groep>). Op de site van de school vind je instructies voor de controles. De controledata voor dit schooljaar zijn: <datum 1 controle> <datum 2 controle> <datum 3 controle> <datum 4 controle> Je ontvangt vanaf nu een oproep voor de controle vanuit het schoolenik systeem. Wil je het resultaat van de controle per mail ontvangen? Geef je op voor Schoolenik.nl door op http://www.schoolenik.nl/community/bs-het-voorbeeld te klikken, en kies hier voor 'Account Aanmaken'. De PIN van onze school is 11111. Indien je vragen hebt kun je die mailen naar testaccount@schoolenik.nl, Met vriendelijke groet, <Naam School Coordonitor Hoofdluis> 6. Herhaal bovenstaande totdat je luizenteam compleet is. 1.7 Controlelijsten Printen Nu zit alle informatie in het systeem. Je bent klaar om de Controlelijsten af te drukken. 1. Ga in het hoofdmenu naar Hoofdluis en kies in het submenu Lijst Printen 2. Klik op de button lijst 2010/2011 printen
3. De lijsten worden getoond in een nieuw venster in je Internet Browser. Druk in het hoofdmenu van je Internetbowser op Bestand>Afdrukken. De lijsten worden nu geprint. 4. Stop de lijsten in een map en bewaar ze tot de eerste controle. 1.8 Communicatie rondom controles voorbereiden Je kunt nu alle komende communicatie voor de controles voorbereiden. Wij stellen deze berichten voor: - Oproep aan luizenouders - 1 week voor de controle - Herinnering aan alle ouders 2 dagen voor de controle 1. Ga in het hoofdmenu naar Berichten en kies in het submenu Versturen 2. Kies bij het pull down menu Aan de groep waarin de mail gericht is. Bijvoorbeeld Luizenouders. 3. Vul de datum in waarop de mail verzonden moet worden bij datum 4. Vul het onderwerp en schrijf de tekst van de mail. 5. Druk op Test. Er wordt een testmail naar uw eigen mailadres gestuurd. 6. Controleer deze mail. Verwerk eventuele wijzigingen. Klik op Verzenden. Je ziet nu de melding Bericht geagendeerd voor verzending op: ddmm-jjjj naar alle luizenouders. Je ziet de mail nu verschijnen in de lijst in het submenu geagendeerd. 7. Je kunt deze mail tot op de verzenddatum nog aanpassen of verwijderen. 1.9 Samenvatting - Admin - Algemene gegevens van de school invoeren - Gebruikers - Leerkrachten, Leerlingen, Ouders en Admin als gebruikers aanmaken - Planning van de controles invoeren - Luizenteam aanmaken - Controlelijsten Printen - Communicatie rondom controles voorbereiden