Functiebeschrijving Verantwoordelijke cultuurparticipatie Graad: consulent B1-B3 Versie 2: 30_08_2018 1
Plaats in de organisatie algemeen directeur directeur Cultuur afdelingshoofd 30CC verantwoordelijke cultuurparticipatie Je rapporteert aan het afdelingshoofd 30CC binnen de directie Cultuur. Om je opdracht naar behoren te kunnen vervullen, werk je nauw samen met de collega s binnen je eigen afdeling en directie en met andere stadsdiensten. Je hebt tevens frequente contacten met externe organisaties actief in het socio-cultureel werk. Doel van de functie Als verantwoordelijke cultuurparticipatie ben jij de spin in het web van cultuurparticipatietrajecten van 30CC. Samen met de teamverantwoordelijke voor de werkdomeinen Participatie en Ontwikkeling houd jij de vinger aan de pols en capteert noden, wensen, ideeën. Je brengt mensen samen in participatieve en cocreatieve initiatieven en onderhoudt contacten met buurtwerk en verenigingsleven. Je adviseert, initieert en begeleidt projecten en trajecten die bijdragen aan cultuurparticipatie voor doelgroepen. Je bewaakt en innoveert zowel in de interne als externe werking de participatieve methodiek met focus op het proces. Resultaatsgebieden 1. Je zet samen met je leidinggevende en je collega s van 30CC (mee) een onderbouwde visie op cultuurparticipatie uit en zet deze om in concrete projecten. Voorbeelden van activiteiten Je plant een (deel)beleid dat aansluit bij de algemene visie op cultuurbeleid; Je zet deze visie creatief om in eigen activiteiten, initiatieven, processen; Je volgt maatschappelijke tendensen op en detecteert noden, wensen, kansen voor cultuurparticipatie, vertaalt deze naar de eigen context en implementeert initiatieven die hierop een antwoord bieden; Je werkt concrete projecten uit waarbij doelgroepen en artiesten cocreatief kunnen samenwerken en coördineert deze. 2
2. Je coördineert, implementeert en volgt de cultuurparticipatie initiatieven van 30CC op. Je werkt hiervoor nauw samen met de collega s binnen 30CC, andere afdelingen binnen de directie cultuur, relevante interne en externe partners. Voorbeelden van activiteiten Je formuleert operationele doelstellingen voor een bepaald traject of initiatief; Je zorgt voor het aanbrengen en uitwerken van nieuwe cultuurparticipatie bevorderende projecten en maakt daarbij gebruik van een integrale aanpak (samenwerking met diverse partners, amateurverenigingen ); Je verzorgt samen met relevante partners het opvolgen van bestaande en/of weerkerende cultuurparticipatieprojecten; Je bent aanwezig bij de presentatie van de eigen projecten en activiteiten; Je rapporteert systematisch en op eigen initiatief over de voortgang, de stand van zaken en de resultaten van je opdrachten aan je leidinggevende en andere betrokkenen; Je maakt een eindverslag en evaluatie op van de initiatieven over cultuurparticipatie. 3. Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en coördineert deze om de doelstellingen van de cultuurparticipatieprojecten te bereiken. Je evalueert regelmatig en stuurt zo nodig bij. Voorbeelden van activiteiten Je voorziet resultaatgerichte actieplannen met budgetten, middelen, mensen en informatie; Je houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen en zet deze optimaal in; Je volgt het voorziene budget op en houdt rekening met de afgesproken timing en de lopende afspraken; Je stemt je werkaanpak af op de werkaanpak of verwachtingen van de andere betrokken partijen (andere diensten binnen de stad, relevante partners ); Je evalueert de resultaten tussentijds en doet voorstellen naar bijsturing in de planning of uit te voeren taken; Je stuurt bij om een effectieve en efficiënte uitvoering van de opdrachten te verzekeren; Je neemt tijdig actie indien deadlines in het gedrang komen en werkt een alternatief uit; Je gaat actief op zoek naar ondersteunende (financiële) voorzieningen. 4. Je bent zowel intern als extern aanspreekpunt over cultuurparticipatie en communiceert systematisch over de initiatieven, projecten en dienstverlening. Voorbeelden van activiteiten Je gaat proactief op zoek naar mogelijke samenwerkingsverbanden met interne en externe partners; Je onderhoudt contacten met interne partners relevant voor je werking, inzonderheid collega s binnen de directie Samenleving (wijkwerking, seniorenwerking, jeugd- en kinderwerking ); Je onderhoudt contacten met externe partners, relevant voor je werking zoals verenigingsleven, socio-culturele organisaties ; Je maakt jezelf vlot bereikbaar voor vragen en/of ondersteuning; 3
Je bent aanspreekpunt voor je (deel)projecten en zorgt ervoor dat vragen van verschillende betrokkenen (partners, medewerkers, vrijwilligers ) een antwoord krijgen; Je verzorgt, in samenwerking met de collega s cultuurcommunicatie, de communicatie over je initiatieven en je dienstverlening en dit zowel via verschillende kanalen. 5. Je versterkt je inhoudelijke expertise en cocreatieve vaardigheden en vertegenwoordigt je afdeling in intern en extern overleg. Voorbeelden van activiteiten Je houdt je deskundigheid zowel op het gebied van kennis van het (Leuvense) culturele veld als van de evoluties binnen de maatschappij op het vlak van cultuurparticipatie up-to-date; Je volgt bijscholingen, opleidingen en vertaalt de info naar je afdeling en haar werking; Je bekwaamt jezelf voortdurend in cocreatief werken en faciliteren; Je legt contacten met verantwoordelijken cultuurparticipatie in andere steden en gemeenten; Je blijft actief en kritisch op de hoogte van de cultuurparticipatie en gemeenschapsvormende praktijken in het brede culturele veld. 4
Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 5
3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 6
Graadgebonden competenties 1. Overtuigingskracht (niveau II) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. Overtuigt door inhoud én aanpak. Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand; Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen; Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt; Brengt zijn argumenten scherp onder woorden; Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren. 2. Organisatiesensitiviteit (niveau II) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten. Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten; Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen; Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen; Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen; Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming. 7
Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun). 2. Creativiteit (niveau II) Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen. Kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen. Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen; Stelt alternatieven voor als hij met weerstand wordt geconfronteerd; Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties; Bekijkt een probleem of situatie vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of tot nieuwe ideeën; Brainstormt over zo veel mogelijk ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. 8
3. Flexibel gedrag (niveau II) De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken. Maakt als dat nuttig of nodig is gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (bv. netwerking) om de kansen op slagen te verhogen; Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen; Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven); Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken. 4. Voortgangscontrole (niveau II) Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s ov medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); Checkt afspraken op het afgesproken moment; Wijst medewerkers (collega s, leveranciers ) op hun planning of afspraken; Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang. 5. Computervaardigheden Courante kantoortoepassingen (Word, Excel, Outlook, Powerpoint ): niveau II. Gevorderde kennis en gebruik van specifieke software-pakketten,(web)applicaties en/of databanken binnen je eigen werkdomein: niveau II. 9
6. Procedures en wetgeving Gevorderde kennis van de wetgeving rond culturele centra, cultuurpact en decreet lokaal cultuurbeleid: niveau II. 7. Sectorspecifieke competenties Projectmatig werken: gevorderde kennis van projectfases, van projectplanning tot projectrapportering, opstellen van heldere en gestructureerde nota s en projectplannen, rapporteringen: niveau II. Gevorderde kennis van en inzicht in de Leuvense cultuurdienst, het aanbod en de activiteiten: niveau II. 10