Kwaliteitsverslag 2015

Ter Loke Bijzondere Jeugdbijstand Heilanders 11 2350 Vosselaar 014/470464 lex.vorsselmans@terloke.be Kwaliteitsverslag 2015 zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt

NOTA blz. 2/16 Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 2. GEBRUIKERSGEGEVENS... 4 2.1. BEZETTINGSCIJFERS... 4 2.2. OPSTART BEGELEIDINGEN... 4 2.3. UITSTROOM... 4 3. ONZE VISIE OP KWALITEITSZORG... 5 4. BESCHIKBARE MIDDELEN VOOR KWALITEITSZORG... 6 4.1. STRUCTUUR... 6 4.2. MIDDELEN... 6 4.3. COMMUNICATIE... 6 5. EVALUATIE VAN HET VOORBIJE JAAR... 7 5.1. JAARPLANNING 2015... 7 5.2. EVALUATIE JAARPLANNING 2015... 8 5.2.1. zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn... 8 5.2.2. zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden... 9 5.2.3. zaken die jaarlijks terugkomen... 9 5.3. ACTIVITEITEN BOS: DATA VAN VERGADEREN EN BESPREKINGSPUNTEN... 10 5.4. ACTIVITEITEN COÖRDINATOR BJB... 10 5.5. 2015 IN ENKELE PROJECTEN... 10 5.5.1. Regas... 10 5.5.2. RTJ... 10 5.5.3. Website... 11 5.5.4. Pedagogisch profiel... 11 5.5.5. Nieuwbouw De Kering... 11 5.5.6. Werkdruk... 11 5.5.7. Vorming Training Opleiding... 11 5.5.8. Cliëntenfeedback... 11 5.5.9. Clusterevaluatie... 11 5.5.10. Kwaliteitshandboek... 11 6. ZELFEVALUATIE... 12 6.1. ZELFEVALUATIE OP BASIS VAN ZELFEVALUATIESCHALEN... 12 6.1.1. Kernprocessen... 12 6.1.2. Kwaliteitszorg... 13 6.1.3. Gebruikersresultaten... 13 6.1.4. Medewerkersresultaten... 14 6.1.5. Samenlevingsresultaten... 14 6.2. GEBRUIKERSTEVREDENHEID... 15 6.3. (SEKSUEEL) GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG ((S)GOG)... 15 7. BESLUIT... 16

NOTA blz. 3/16 1. Inleiding Voor u ligt het kwaliteitsverslag van BJB Ter Loke. Bij het maken van dit verslag hebben we getracht zowel bondigheid als volledigheid na te streven. Sinds 2015 gaan we nog meer voor flexibele begeleidingen waarin de vragen/noden/wensen van onze cliënten en de continuïteit van de zorg centraal staan om zo te komen tot gepaste en kwaliteitsvolle begeleidingen. Begeleidingen die door eenzelfde equipe van medewerkers, binnen eenzelfde cluster worden vorm gegeven, ONGEACHT welke module(s) een kind, jongere en zijn gezin of context nodig heeft. We doorbreken daarbij de opsplitsing in afdelingen, die ieder op hun terrein specialist zijn, en komen tot de uitbouw van een breed hulpverleningsaanbod van modules, uitgevoerd door clusterteams. Dit alles biedt ons enerzijds heel wat kansen, opportuniteiten en uitdagingen maar anderzijds brengt dit alles ook ontwikkelingen met zich mee die invloed hebben op onze medewerkers en de manier waarop we ons willen organiseren. Bij het lezen van dit verslag trachten wij u mee te nemen in de vele acties die we ondernamen. Acties dewelke we enkel konden realiseren dankzij onze ploeg van gemotiveerde medewerkers! Veel leesplezier! Martine Cuylaerts Jeroen Stuyck Lex Vorsselmans medewerker kwaliteitszorg coördinator BJB directeur BJB

2. Gebruikersgegevens NOTA blz. 4/16 2.1. Bezettingscijfers In 2015 realiseerden we op organisatieniveau een bezetting van 90,4%. 2013 2014 2015 contextbegeleiding (zonder V/DB) (CB) 110,29 99,17 90,62 verblijf (V) 93,29 87,87 93,03 dagbegeleiding (DB) 97,42 100,2 81,06 2.2. Opstart begeleidingen 2013 2014 2015 contextbegeleiding (zonder V/DB) (CB) 12 23 33 verblijf (V) 40 42 34+26 crisis dagbegeleiding (DB) 14 8 14 80 Opstart begeleidingen 2013 2014 2015 60 40 20 0 CB V DB 2.3. Uitstroom 2013 2014 2015 contextbegeleiding (zonder V/DB) (CB) 10 24 21 verblijf (V) 36 55 32 + 26 crisis dagbegeleiding (DB) 19 11 10

NOTA blz. 5/16 3. Onze visie op kwaliteitszorg In Ter Loke is zorg voor de kwaliteit van de werking altijd een belangrijk aandachtspunt geweest. Al lang voor er officieel sprake was van kwaliteitszorg in de zorgsector werd in Ter Loke aandacht besteed aan de efficiëntie en effectiviteit van de werking. Dit gebeurde vanuit de wil om de aan ons toevertrouwde minderjarigen de best mogelijke hulp- en dienstverlening te bieden. Het lanceren van de kwaliteitszorg in de zorgsector door de Vlaamse overheid werd door Ter Loke dan ook niet zozeer ervaren als een opdracht om compleet nieuwe dingen te gaan doen. Het was een prikkel om de bestaande zorg voor de kwaliteit van de werking structureel te gaan inbedden in een ruimere "kwaliteitszorg". Een en ander kende zijn vertaling in een directienota kwaliteitsbeleid van juni 1998. Een eerste concreet resultaat hiervan was de oprichting van een kwaliteitscel voor de toenmalige afdelingen BJB van Ter Loke. Daarna volgde het centraal benutten van middelen in de functie kwaliteitscoördinator. Om de uitbouw van "de kwaliteitszorg" in de afdelingen BJB van Ter Loke te concretiseren werd een "Strategisch plan Kwaliteitszorg" uitgewerkt. Ondertussen zijn we 18 jaar bezig met kwaliteitszorg, waarvan ruim 12 jaar met een kwaliteitscoördinator. Kwaliteitszorg is in de BJB van Ter Loke ondertussen ingebouwd in de structuur van de werking. Hoewel ze niet meer de expliciete voorgrondpositie heeft van de jaren van de opmaak van het kwaliteitshandboek, is ze ondertussen een evidentie geworden in alle facetten van de werking. We blijven ook kiezen voor het centraal opvolgen (borgen) en stimuleren van de kwaliteitszorg door deze opdrachten toe te wijzen aan het specifieke bevoegdheidspakket van kwaliteitszorg binnen de functie van de medewerker kwaliteitszorg die in 2009 gecreëerd werd. Kernpunten uit onze visie op kwaliteitszorg zijn: onze kwaliteitszorg moet bruikbaar zijn: dit betekent dat de dingen die we doen omwille van en vanuit de kwaliteitszorg een aantoonbare meerwaarde en voordeel hebben. Die moeten door de medewerkers kunnen ervaren worden. We geloven niet in een kwaliteitszorg van meer formulieren en papieren waarvan het niet duidelijk is waartoe ze leiden. Kwaliteitszorg mag niet leiden tot extra ballast. onze kwaliteitszorg moet gedragen zijn door de medewerkers: we zijn ervan overtuigd dat kwaliteitszorg iets moet zijn van alle medewerkers, het mag niet iets zijn van het beleid alleen. We vinden het belangrijk dat alle medewerkers zich betrokken voelen bij de kwaliteitszorg. De bovengenoemde bruikbaarheid moet dit effect versterken. In die zin is kwaliteitszorg minstens evenveel een proces- als een productgericht gebeuren. kwaliteitszorg, niet (enkel) omdat het moet, maar (vooral) omdat we het willen: we willen niet louter reactief volgen omdat het nu eenmaal moet, we geloven in de meerwaarde van kwaliteitszorg voor de cliënten, de medewerkers en de organisatie. Daarom zullen we ook steeds zoeken hoe we bepaalde richtlijnen zo kunnen naleven dat ze leiden tot bruikbare hulpmiddelen die een meerwaarde bieden aan onze hulp- en dienstverlening. We willen dat iedere medewerker van de BJB van Ter Loke meewerkt aan de realisatie van kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening vanuit het idee: "zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je doet wat je zegt".

NOTA blz. 6/16 4. Beschikbare middelen voor kwaliteitszorg 4.1. Structuur Om efficiëntie en effectiviteit te verhogen, werden in 2006 de kwaliteitscel en het Intermediair Overleg gebundeld in een Beleidsoverleg van de Sector BJB van Ter Loke. (BOS) Deze vergadering kent volgende samenstelling: alle clusterverantwoordelijken, 2 vertegenwoordigers van het stafteam, de coördinator BJB, de medewerker kwaliteitszorg, de directeur BJB en de algemene directeur en heeft als doel de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid op te volgen en te dragen. 4.2. Middelen uren voor kwaliteitszorg binnen de functie coördinator BJB. Deze uren werden vrijgesteld door een beperkt aantal begeleidingsuren uit de clusters om te zetten naar een centrale functie. We geloven in de efficiëntie van deze werkwijze en willen er tegelijk op blijven wijzen dat het niet juist is dat voorzieningen begeleidingsuren moeten besteden aan bijkomende decretaal opgelegde opdrachten zonder dat hier bijkomende middelen tegenover staan. In het najaar van 2010 werd de opdracht rond kwaliteitszorg uit het pakket van de coördinator gehaald en opgenomen binnen de functie van een medewerker kwaliteitszorg. strategisch plan kwaliteitszorg. Door het gebruiken van de methodiek van strategische planning werd een transparante, doelgerichte en doelmatige aanpak gerealiseerd. Dit was zeker in de beginperiode erg belangrijk. Ondertussen wordt gewerkt met een jaarlijkse sectorplanning en een beleidsplan op clusterniveau, waarin strategische en operationele planning t.a.v. kwaliteitsbeleid vervat zitten. uiteraard worden heel wat materiële middelen aangewend om de kwaliteitszorg te kunnen realiseren: werkingsmiddelen voor de medewerker kwaliteitszorg (computer, scanner, digitaal fototoestel, bureaumateriaal, ), middelen voor de uitbouw van de kwaliteitszorg in de clusters (kopies, didactisch materiaal, ) ten slotte willen we ook vermelden dat naast de uren die vrijgesteld worden voor de coördinator BJB en de medewerker kwaliteitszorg, er ook nog heel wat uren van andere medewerkers aan kwaliteitszorg besteed worden. We denken bijvoorbeeld aan de vergaderingen van het beleidsoverleg, de studiedag en andere (vormings)momenten waarop stilgestaan wordt bij de kwaliteitszorg. 4.3. Communicatie vanuit de overtuiging dat onze kwaliteitszorg gedragen en bruikbaar moet zijn willen we kwaliteitszorg tijdens een aantal overlegmomenten expliciet een plaats geven. We denken hierbij aan: het beleidsoverleg van de sector BJB: een maandelijkse bijeenkomst van lijn- en staffuncties van de sector BJB van Ter Loke met een beleidsadviserende en informerende functie. Hierin is ook de kwaliteitszorg en het kwaliteitsbeleid opgenomen. Het beleidsoverleg op clusterniveau (BOC):4 maal per jaar is er een werkoverleg i.v.m. inhoudelijk beleid en personeelszorg in de cluster. Tijdens dit overleg tussen (cluster)verantwoordelijke, directeur BJB, coördinator BJB en stafmedewerker(s) vormt kwaliteitszorg een vast agendapunt. indien nodig neemt de medewerker kwaliteitszorg occasioneel deel aan teamvergaderingen en teamdagen met een specifieke inhoud.

NOTA blz. 7/16 5. Evaluatie van het voorbije jaar 5.1. Jaarplanning 2015 Op het BOS van 14 januari 2015 werd de jaarlijkse sectorplanning besproken en goedgekeurd. datum BOS sorteer onderwerp sorteer doelstelling/ situering en verwachting sorteer 01/01/15 begeleidingskader Beleidsadvies 01/01/15 REGAS en koppelingen (INSISTO/BINC/ ) Beleidsadvies/kzo 01/01/15 Reconversie: modulair kader uitbouw beleidsplan adhv draaiboek o Wg Reco beleidsadvies o EVA werkingen o 01/01/15 IJH o ITP beleidsadvies o Wat met RTJ: uitbouw triade?/ onthaal- en intakebeleid o 01/01/15 geharmoniseerd kwaliteitsdecreet o zelfeva + nulmeting kwaliteitszorg o cliënttevredenheidsmeting/cfb o khb uitwerken/vorm geven 01/02/15 VTO: kader: wat, wie, hoe, waar zetten we op in Beleidsadvies o SOS o LSCI o Geweldloos verzet o Contextuele 01/02/15 Dagbesteding beleidsadvies 01/03/15 Toolkit: hoe implementeren Beleidsadvies 01/05/15 vastleggen audit en bespreking resultaten audit kwaliteitszorg 01/06/15 Ouderwerking, vanuit voorstel Wg (Marc/Lex, 30 vanaf 11u) Beleidsadvies 01/06/15 competentiemanagement beleidsadvies 01/06/15 project cliëntenfeedback (Hanne, 30 op basis van nota) beleidsadvies 01/06/15 voorbereiding en uitvoering hererkenningsinspectie beleidstoetsing 01/06/15 web 2.0 beleidsadvies 01/06/15 TL: site beleidsadvies 01/09/15 Projectwerking in BJB TL Beleidsadvies 01/10/15 Een procedure ontwikkelen om nadien iets toe te voegen aan de deontologische code wordt verschoven naar 2010 zodat de andere sectoren ineens kunnen betrokken worden. (uit verslag BOS dd 130208) in tijd laten sporen met planning vzw (2015) Deontologische code BJB actualiseren kwaliteitszorg 01/10/15 ontwikkelen kader technische werkmiddelen CBgl Beleidsadvies 01/12/15 evaluatie en opmaak sectorplanning beleidsadvies

NOTA blz. 8/16 5.2. Evaluatie jaarplanning 2015 Op het beleidsoverleg van 9 december 2015 werd de sectorplanning 2015 geëvalueerd. 5.2.1. zaken die helemaal afgewerkt of besproken zijn Informatie doorgeven m.b.t. BINC RTJ en afspraken op sectorniveau Stand van zaken website Activiteitenverslag Sectorbeleidsplan: opmaak planning RTJ en afspraken op sectorniveau Wg nieuwbouw De Kering: aanpak en svz Middeleninzet 2015: REGAS projectfunctie buffer Innovatief project CAFT (Constructieve Afhandeling Feiten Turnhout) of herstelgericht werken in voorziening Korte terugkoppeling overleg verwijzers OCJ/SDJ Turnhout RTJ en afspraken op sectorniveau De Want bijsturing organisatiemodel Opdracht oudergroepwerking RTJ en afspraken op sectorniveau REGAS/office 365: do s en dont s IJH: cliëntoverleg en bemiddeling EVA sectorale studiedag Mw kzo Deelnemers EHBO Innovatief project (svz) Deelname Annemie + verwelkoming Martine C Competentiemanagement: beleidsplan Sjablonen EVO en HP Hertekening RWO Bespreking contextbegeleidingsdiensten A pen + Turnhout Conceptnota nieuwbouw De Kering Svz uitbreidingsdossier Wachtlijsthervorming RTJ Structurele samenwerking CGG Audit 2015 Aanvulling: fixaties Svz uitbreidingsdossier Situering impulsdossier Intersectoraal infopunt provincie Antwerpen Wachtlijsthervorming RTJ Evaluatie REGAS Kzo: vernieuwde procedures en formulieren Svz uitbreidingsdossier Svz situering Intersectoraal infopunt provincie Antwerpen Svz Zorgstrategisch plan Cliëntenfeedback toolkit en doe-dagen Svz REGAS en koppelingen Jaarverslag activiteitenverslag Svz uurrooster 2016

NOTA blz. 9/16 Besprekingspunten Hernieuwde samenstelling Wg Reco Project cliëntenfeedback Uitbouw module overleg Sectorale studiedag: prikken datum + thema en uitwerking REGAS: eerste bevindingen + oplijsting noden + opvolgingsafspraken Werkdruk Sectorale studiedag: uitwerking Geharmoniseerd kwaliteitsdecreet voorbereidend werk Kader VTO Beleidsnota sociale media Geharmoniseerd kwaliteitsdecreet Middeleninzet 2015: REGAS kwaliteitszorg Wg Dagbesteding Project cliëntenfeedback Kader VTO Geharmoniseerd kwaliteitsdecreet DEEL II IJH en impact op DRM Vastleggen audit + bespreking ervan Implementatie toolkit Rondzendbrieven JWZ en bespreking Wg Reco Project Cliëntenfeedback (CFB) Wg ouderwerking (OW) Sociale maribel extra VTO-kader Voorstel beleidsdenkdagen Bezetting en benutting EVA-tool clusterwerking: individueel en op teamniveau Visie op projectwerking in onze organisatie Oefening toolkit Projectfuncties BJB Ontwikkelen kader technische werkmiddelen Toetsing begroting personele middelen aan 9 maanden praktijk Clusterevaluaties: evaluatie en werkbare verbetertrajecten op sectorniveau Bijsturing personele middelenverdeling 5.2.2. zaken waar nog verder aan gewerkt moet worden website werken aan werkvermogen begeleidingskader kader VTO Dagbesteding Competentiemanagement: beleidsplan ouderwerking fixatie en isolatieruimte/rustige ruimte: beleidsplan dagbegeleiding verouderde informatie op PC s opkuisen: beleidsplan of plan kzo Beleid (S)GOG Personele middelenverdeling 5.2.3. zaken die jaarlijks terugkomen evaluatie en opmaak sectorplanning personeelsplan audit en bespreking resultaten audit bespreking element uit kwaliteitshandboek o.b.v. voorbereidende bespreking in team

NOTA blz. 10/16 5.3. Activiteiten BOS: data van vergaderen en besprekingspunten Er was in 2015 een vergadering van het beleidsoverleg op volgende data: 14 januari 2015 11 februari 2015 11 maart 2015 13 mei 2015 10 juni 2015 9 september 2015 14 oktober 2015 18 november 2015 9 december 2015 Het beleidsoverleg van de sector BJB (BOS) heeft een vaste agendastructuur: 1. verslag vorige vergadering (er wordt voortdurend over gewaakt of gemaakte afspraken opgevolgd worden. Op die manier voorkomen we dat er veel gepraat wordt zonder effectieve opvolging.) 2. informatie doorgeven (onder dit agendapunt valt de functionele informatie-overdracht: enkel wat noodzakelijk moet toegelicht worden én gedoseerd, opneembaar en begrijpbaar ) 3. bespreking (van elk agendapunt worden volgende dingen aangegeven: onderwerp, doelstelling/situering, voorziene vergadertijd, gespreks(in)leider en benodigde documenten) 5.4. Activiteiten coördinator BJB De activiteiten van de coördinator BJB bestonden in 2015 voornamelijk uit: voorbereiden, leiden en opvolgen van agendapunten betreffende kwaliteitszorg op het beleidsoverleg van de sector uitvoeren en bewaken van de kwaliteitsplanning deelnemen aan externe vorming en intervisie kwaliteitscoördinatoren deelnemen aan interne overlegmomenten (beleidsoverleg) 5.5. 2015 in enkele projecten We pakken de items uit de jaarplanning methodisch en systematisch aan. Na een voorbereiding door de coördinator volgt een bespreking op het beleidsoverleg waarna concrete afspraken gemaakt worden. De uitvoering hiervan wordt opgevolgd door de coördinator en op het beleidsoverleg. In 2015 werden o.a. volgende projecten gerealiseerd 5.5.1. Regas We starten met de registratie in Regas. Gaandeweg wordt het systeem geoptimaliseerd, afspraken gemaakt over hoe en wat te registreren en leren medewerkers vlot werken met Regas. 5.5.2. RTJ De hervorming van het hulpverleningslandschap maakt dat we een nieuwe weg moeten zoeken in onze manier van werken. Om dit alles te ondersteunen, starten we met een nieuwe projectfunctie nl projectmedewerker RTJ. Het takenpakket bestaat o.a. uit wachtlijsthervorming en beheer, optimaliseren van samenwerkingen met andere organisaties, duidelijkheid scheppen in het RTJ landschap.

NOTA blz. 11/16 5.5.3. Website Door de omschakeling naar de clusterwerking is onze website niet meer up-to-date. We passen de website aan zodat deze weer een concreet beeld geeft van onze organisatie. 5.5.4. Pedagogisch profiel De sectorale studiedag in april is gewijd aan ons pedagogisch profiel. Ook de interne audit in het najaar van 2015 heeft als thema pedagogisch profiel. 5.5.5. Nieuwbouw De Kering We zetten verdere stappen in het proces om een nieuwbouw voor De Kering te realiseren. Hiervoor wordt een Zorgstrategisch Plan opgesteld. 5.5.6. Werkdruk De ontwikkelde toolkit is een positief initiatief. Het vraagt continue aandacht om tot concrete oplossingen te komen en de bespreking hiervan op het beleidsoverleg is dan ook een weerkerend gegeven. 5.5.7. Vorming Training Opleiding We stellen een nota op ivm VTO-beleid. Dit beleidsinstrument heeft 2 doelen: - zorgen dat de basisvisie van Ter Loke op hulpverlening door elke medewerker gekend is en elke medewerker de vaardigheden heeft om vanuit deze basisvisie te kunnen werken - zorgen dat Ter Loke voldoende voeling houdt met nieuwe ontwikkelingen in de hulpverlening en nieuwe evoluties in de werking geïntegreerd worden 5.5.8. Cliëntenfeedback De werkgroep cliëntenfeedback ontwikkelt een procedure waarin onze jaarlijkse bevraging ikv cliëntenfeedback beschreven wordt. Er is ook een toolkit samengesteld die een middel wil zijn om een basishouding waar te maken die openheid uitstraalt voor cliëntenfeedback. Deze toolkit wordt in het voorjaar van 2016 nog extra in de verf gezet tijdens doe-dagen. 5.5.9. Clusterevaluatie Onze organisatie heeft een grondige verandering ondergaan en dit brengt het nodige zoekwerk met zich mee. Om onze medewerkers hierin een stem te geven, wordt een individuele evaluatie van de clusterwerking uitgerold. Via een analyse van de huidige clusterwerkingen (sterktes/knelpunten/zwaktes en kansen/mogelijkheden/sterktes) willen we komen tot adviezen van individuele medewerkers naar het beleid toe, op cluster- en op sectorniveau. De feedback die we hiermee verzamelen, wordt uitgebreid besproken tijdens het beleidsoverleg om zo te komen tot werkbare verbetertrajecten, dewelke opgenomen worden in het sectorbeleidsplan voor 2016. 5.5.10. Kwaliteitshandboek De interne reorganisatie vereist de nodige aanpassingen aan ons kwaliteitshandboek. De 3 aparte handboeken worden samengevoegd in 1 handboek. Ook inhoudelijk worden procedures aangepast conform de huidige manier van werken.

6. Zelfevaluatie NOTA blz. 12/16 6.1. Zelfevaluatie op basis van zelfevaluatieschalen Op het BOS van maart en mei 2015 zijn de nulmetingen op sectorniveau uitgevoerd. De resultaten hiervan werden weergegeven in ons kwaliteitsverslag van 2014. Op 3 december 2015 hebben we samen met de inspecteur van Zorginspectie nagegaan of deze zelfevaluatie op de vooropgestelde wijze werd uitgevoerd, en of de toegekende groeiniveau s bevestigd kunnen worden, meer bepaald voor het resultaatsgebied kwaliteitszorg en het aspect gebruikerstevredenheid van het resultaatsgebied gebruikerstevredenheid. Voor de resultaatsgebieden die tijdens de inspectie buiten beschouwing gelaten werden, werden de scores toegekend door de coördinator en de medewerker kwaliteitszorg (mei 2016). Tijdens het BOS van december 2016, zullen de leden van het beleidsoverleg de jaarlijkse zelfevaluatie op basis van de zelfevaluatieschalen (uitgewerkt en aangereikt door Jongerenwelzijn) uitvoeren. 6.1.1. Kernprocessen Onthaal van de gebruiker: Groeiniveau 3 Er is een geactualiseerde procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars en deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Alle medewerkers passen deze procedure toe. Doelstellingen en handelingsplan: Groeiniveau 2 Er is een procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars. Deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden o.w.v. het feit dat de procedure niet door alle medewerkers wordt toegepast. Zo is het al voorgevallen dat de termijnen die geëxpliciteerd worden in de procedure niet gehaald werden. Afsluiting en nazorg: Groeiniveau 3 Er is een geactualiseerde procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars en deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Alle medewerkers passen deze procedure toe. Pedagogisch profiel: Groeiniveau 2 Er is een pedagogische visie. Hierin zijn duidelijke afspraken over de essentiële aspecten van de hulpverlening vervat. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden, aangezien het directe sociale netwerk niet steeds actief betrokken wordt in het hulpverleningsproces. Gebruikersdossier: Groeiniveau 3 Er is een geactualiseerde procedure opgesteld met inspraak van de proceseigenaars en deze is duidelijk geëxpliciteerd en gecommuniceerd. Alle medewerkers passen deze procedure toe. Kwaliteitsplanning rond kernprocessen: In 2015 werden vele procedures uitgewerkt/aangepast. We willen nu voldoende tijd nemen om deze te implementeren. Tijdens de beleidsdenkdagen werd reeds de nodige aandacht besteed aan het nieuw begeleidingskader waaraan we werken.

6.1.2. Kwaliteitszorg NOTA blz. 13/16 Organisatie en visie: Groeiniveau 2 De vaststellingen bevestigen het niveau 2. Er is ook een indicator van niveau 3 nl kwaliteitszorg is geïntegreerd in de dagelijkse werking van alle activiteitencentra van de organisatie. Nog niet alle elementen van kwaliteitszorg zijn op elkaar afgestemd en ze vormen nog geen geheel. Betrokkenheid: Groeiniveau 2 De vaststellingen bevestigen het niveau 2. Er zijn ook 2 indicatoren van niveau 3 nl alle functiegroepen participeren in de kwaliteitszorg en de organisatie bepaalt op een doordachte wijze waar de externe partners (verwijzers, andere hulpverlener, ) bij de kwaliteitszorg betrokken worden. Op dit moment worden gebruikers nog onvoldoende betrokken bij de kwaliteitszorg. Methodieken en instrumenten: Groeiniveau 2 De vaststellingen bevestigen het niveau 2. Er is ook een indicator van niveau 3 nl alle functiegroepen passen het kwaliteitshandboek toe. Voor zelfevaluatie wordt als basis het EFQM model gehanteerd, zij het met de nodige vertaalslag op maat van de organisatie. Verbetertraject: Groeiniveau 1 Er werden vaststellingen gedaan rond alle indicatoren van niveau 1, alsook rond een indicator van niveau 2 nl de organisatie informeert de medewerkers over de verbetertrajecten en twee indicatoren van niveau 3 nl de organisatie stelt verantwoordelijken aan voor de uitvoering en voortgang per verbetertraject en de organisatie communiceert de resultaten van de verbetertrajecten aan de betrokkenen. Kwaliteitsplanning rond kwaliteitszorg: We werken verder aan het op elkaar afstemmen van de elementen van de kwaliteitszorg en voeren een zelfevaluatie uit op basis van de opgestelde procedure. We herwerken de procedure ivm onderhouden van het kwaliteitssysteem. 6.1.3. Gebruikersresultaten Klachtenbehandeling: Groeiniveau 2 Er is een procedure, die opgesteld wordt met inspraak van de proceseigenaars. Deze is duidelijk geëxpliciteerd, wordt gecommuniceerd en is gedocumenteerd in het kwaliteitshandboek. Er kan echter geen groeiniveau 3 gegeven worden o.w.v. het feit dat de procedure niet door alle medewerkers mee opgenomen wordt. Gebruikerstevredenheid over hulpverleningsprocessen, hulpuitvoering, over inspraak en participatie: Groeiniveau 1 Er werden vaststellingen gedaan rond alle indicatoren van niveau 1. Er wordt momenteel gewerkt met spontane feedback maar er is geen systematische en/of gestructureerde manier om de gegevens hiervan te registreren en te gebruiken in de bijsturing van de werking. Effect van de hulpverlening: Groeiniveau 2 De opmaak van het handelingsplan/evolutieverslag gebeurt systematisch aan de hand van een vast instrument. De organisatie participeert in wetenschappelijk onderzoek indien dit zich leent. Er worden slechts sporadisch SMART indicatoren geformuleerd om het effect van de hulpverlening te bepalen. Hierdoor kan er geen groeiniveau 3 gescoord worden.

NOTA blz. 14/16 Kwaliteitsplanning rond gebruikersresultaten: De werkgroep cliëntenfeedback organiseert een jaarlijkse bevraging met als thema het eerste contact met de hulpverlening van BJB Ter Loke en werkt aan een procedure over registratie en gebruik van feedback in onze organisatie. 6.1.4. Medewerkersresultaten Personeelstevredenheid: Groeiniveau 2 Er worden verschillende instrumenten gehanteerd om de personeelstevredenheid na te gaan (functioneringsgesprekken, systematische besprekingen over het uurrooster, medewerkersbegeleiding, ). Er is een procedure over het meten van personeelstevredenheid. Deze is slechts een aanzet over het tot stand komen van een eventuele personeelstevredenheid, maar bevat geen determinanten om op een systematische manier signalen en input van medewerkers te bundelen. Indicatoren en kengetallen: Groeiniveau 3 (objectieve personeelsgegevens) Er worden systematisch kengetallen bijgehouden. Deze worden ook systematisch voorgelegd op het sectoraal beleidsoverleg (bespreking tussen directeur BJB en algemeen directeur). De resultaten hiervan worden echter niet gelinkt aan de resultaten van andere thema s, waardoor er geen gefundeerde interpretatie van de gegevens geformuleerd kan worden. Kwaliteitsplanning rond medewerkersresultaten: We bekijken wat nodig is ivm VTO om onze medewerkers voldoende te ondersteunen en leggen tijdens beleidsmatig overleg ook de focus op medewerkersperspectief. We stellen een beleidsplan op ivm competentie- en talentmanagement. 6.1.5. Samenlevingsresultaten Waardering strategische partners: Groeiniveau 2 Er worden initiatieven genomen om de waardering van strategische partners na te gaan, zoals verwijzers, scholen, Deze gegevens worden echter niet op een systematische manier geanalyseerd. Maatschappelijke opdracht en Maatschappelijke tendensen Groeiniveau 3 De maatschappelijke opdracht wordt systematisch geactualiseerd en houdt systematisch rekening met de maatschappelijke tendensen. Deze worden gecommuniceerd via de vele externe overlegorganen waaraan BJB Ter Loke deelneemt. Het instappen in het EMK, het deelnemen aan besprekingen rond de implementatie van IJH, betrokkenheid bij feedbackgesprekken over de invoering van BINC 2.0, zijn enkele voorbeelden. Kwaliteitsplanning rond samenlevingsresultaten: Hetgeen uitgewerkt is aangaande Web 2.0 implementeren we in de reguliere werking. In samenwerking met het agentschap Jongerenwelzijn realiseren we de koppelingen tussen BINC en Regas en bekijken we in hoeverre de koppeling tussen Regas en INSISTO mogelijk is.

NOTA blz. 15/16 6.2. Gebruikerstevredenheid De werkgroep Cliëntenfeedback kreeg bij de opstart 2 opdrachten: een jaarlijkse bevraging/tevredenheidsmeting een instrument ontwikkelen waarmee begeleiders dagdagelijks met cliëntenfeedback kunnen werken. In 2015 kwam de werkgroep 8x bij elkaar. De toolkit cliëntenfeedback zag het levenslicht en werd geïntroduceerd in de clusters. In maart 2016 werd hierover een gesmaakte doe-dag georganiseerd. Een andere verwezenlijking van de werkgroep is de procedure jaarlijkse bevraging ikv CFB. Kwaliteitsplanning rond gebruikerstevredenheid: De werkgroep cliëntenfeedback organiseert een jaarlijkse bevraging met als thema het eerste contact met de hulpverlening van BJB Ter Loke en zal werken aan een procedure over registratie en gebruik van feedback in onze organisatie. Tijdens beleidsmatig overleg leggen we ook de focus op cliëntperspectief. 6.3. (Seksueel) grensoverschrijdend gedrag ((S)GOG) Tijdens de zorginspectie van december 2015 bleek dat we nog geen referentiekader hebben aangaande grensoverschrijdend gedrag. We hebben wel een visietekst rond agressie, maar deze is vooral gericht op het omgaan met fysieke en verbale agressie en niet zozeer een visie op en een procedure rond seksueel grensoverschrijdend gedrag. In het kwaliteitsverslag 2014 beschreven we: We wensen dat alles wat uitgewerkt is, gebundeld en geactualiseerd wordt. We willen hierbij niet focussen op agressie alleen, maar willen dit verbreden naar grensoverschrijdend gedrag. Hierbinnen willen we ook aandacht hebben voor Seksueel Grensoverschrijdend Gedrag. Concreet heeft zich dat vertaald in een samenwerking met het Vertrouwenscentrum Kindermishandeling. Cluster De Want vervult hier een trekkersrol en op 15 oktober 2015 vond een eerste gesprek plaats. Het volledige team van De Want ging enkele keren rond de tafel zitten met VK om een visie te ontwikkelen rond (S)GOG. Op basis van hetgeen besproken werd met VK, werd een ontwerptekst opgemaakt dewelke besproken werd met de werkgroep reconversie. In de loop van 2016 wordt de visie verder uitgeschreven waarbij naast de aandachtspunten van de zorginspectie 2015, ook de thema s fixatie en isolatieruimte/rustige ruimte aan bod zullen komen. Deze uitgewerkte visietekst rollen we in de loop van 2016 uit in alle clusters.

NOTA blz. 16/16 7. Besluit Net zoals de voorgaande jaren was 2015 weer een zeer boeiend en uitdagend jaar. Als we terugkijken, dan kunnen we stellen dat we er ook dit jaar weer in geslaagd zijn de kwaliteitszorg vorm te geven op een manier zoals we het willen: bruikbaar, gedragen en niet omdat het moet, maar omdat we het willen. De kwaliteitszorg is sinds enkele jaren structureel verankerd in de werking van de BJB van Ter Loke. Het werken aan kwaliteitszorg is voor ons geen losstaand item. Het is een op vele plaatsen en vele vergaderingen terugkerende evidentie. We blijven echter kiezen voor het vrijstellen van een aantal uren voor kwaliteitszorg in de functie van kwaliteitscoördinator. Zijn opdrachten rond kwaliteitszorg blijven grotendeels overgeheveld naar de functie medewerker kwaliteitszorg. We hopen hierdoor de kwaliteitszorg in onze organisatie de plaats en het belang te kunnen blijven geven die het verdient. We zijn ons bewust van het feit dat kwaliteitszorg een proces is dat nooit eindigt en zijn graag bereid die uitdaging verder aan te gaan. Wat ons dit alles zal brengen in 2016, zullen we u met plezier vertellen in ons volgend jaarverslag!