Leiderschapsstijlen volgens Hersey & Blanchard Definitie: De theorie van Situationeel Leiderschap is ontwikkeld door Hersey en Blanchard in de 70-er jaren.de basis wordt gevormd door de gedachte, dat de ideale leiderschapsstijl samenhangt met de situatie waarin de 'ondergeschikte' zich bevindt. Een goed leider kan zijn stijl aanpassen aan de situatie. Herkomst van de theorie De theorie van Situationeel Leiderschap is ontwikkeld door Hersey en Blanchard in de 70-er jaren. Paul Hersey werkt verder aan deze en verwante theorieën in het Center for Leadership Studies, Ken Blanchard werkt nu binnen de Ken Blanchard Companies: The Leadership difference. Daarnaast wordt de theorie van Situational Leadership op ontelbare plaatsen gepubliceerd en in cursussen uitgelegd, waarbij men niet altijd even zuiver in de leer is. Situationeel leiderschap Op basis van Hersey P., Blanchard K. and Johnson D. Management of Organisational behavior Prentice Hall 1996 Inleiding Vele jaren lang hebben onderzoekers zich beziggehouden met de vraag hoe gedraagt een effectief leider zich. Op die vraag is nooit een eenduidig antwoord gekomen. Vooral Hersey en Blanchard hebben een theorie geformuleerd die aan deze vraag tegemoet komt èn die aangeeft waarom eerdere onderzoeken nooit tot een eenduidig antwoord kwamen. Voor we ingaan op de theorie houden we ons eerst kort bezig met enkele algemene vragen over leiderschap en management. In het kader van dit artikel verstaan we onder leiderschap: Leiderschap is het geheel van verbaal en non-verbaal gedrag, dat er op gericht is om het gedrag van ondergeschikten te beïnvloeden. Management is een specifieke vorm van leiderschap, waarbij de doelen van de organisatie voorop staan. We kunnen dan management definiëren als: Management is het geheel van verbaal en non-verbaal gedrag, dat er op gericht is van ondergeschikten iets gedaan te krijgen dat leidt tot een bedoeld resultaat. Centraal staat dus dat het gedrag van mensen beïnvloed wordt. Daarbij is van belang dat er een doel bereikt moet worden (als een manager zijn gehele afdeling tegen zich in het harnas jaagt, wat oploopt op een langdurige staking, dan noemen we dat dus in het algemeen geen management). Tenslotte is niet onbelangrijk dat we het gehele Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 1
gedrag van de manager bekijken en niet alleen zijn bewuste verbale uitingen. Zijn managers nu zo belangrijk? Als voorbeeld kunnen we een onderzoek nemen waaraan 500 mensen uit diverse bedrijven meededen. De vraag was waarover deze mensen zich (in hun werk) zorgen maakten. De top-4 van de zorgen waren: 1. ineffectieve communicatie, 2. teveel paniekmanagement, 3. gebrek aan terugkoppeling over kwaliteit van geleverd werk, 4. gebrekkige doelvaststelling. Welnu, hier wordt duidelijk gerefereerd aan leiderschapsfuncties. Daaruit kunnen we concluderen dat verbetering van de kwaliteit van het leiderschap de zorgen van werknemers kan verminderen. Is management te leren, of kan je alleen spreken over geboren leiders? In zijn algemeenheid is deze vraag moeilijk te beantwoorden, omdat er sprake is van én-én. Zeker is de ene persoon door zijn aanleg beter toegerust om leiding te geven dan de andere. Daarnaast spelen training en ervaring echter een belangrijke rol. Matige managers kunnen door training en ervaring adequate managers worden, geboren leiders kunnen door training witte plekken in hun leiderschap opmerken en daarin veranderen. Veranderen van gedrag door training is echter niet gemakkelijk en sommige mensen zullen het nooit leren, om welke reden dan ook. Wat verwachten we van een leider? Hersey en Blanchard onderscheiden drie competenties waarover een leider moet beschikken: 1. Diagnose: het kunnen herkennen en beoordelen van de situatie die de leider tracht te beïnvloeden, 2. Aanpassing: aanpassen van het leiderschapsgedrag zodanig dat het gat tussen de huidige en de gewenste situatie (tussen ist en soll ) gedicht wordt, 3. Communicatie: het overbrengen van een boodschap, zodanig dat mensen je begrijpen en de boodschap willen accepteren. Hierin zit al besloten dat effectief leiderschapsgedrag afhankelijk is van de situatie. Die gedachte is de kern van de leiderschapstheorie van Hersey en Blanchard. Het werk van de manager bestaat achtereenvolgens- uit plannen, organiseren, motiveren en monitoren. Plannen wil zeggen het vaststellen van het doel van het werk en vaststellen hoe dit doel bereikt kan worden (welke taken verricht moeten worden). Vervolgens moeten mensen en middelen bijeen gebracht en ingezet worden, zodanig dat op een efficiënte wijze het doel bereikt wordt. Parallel aan dit proces moeten mensen het doel ook willen bereiken, mede door de aandacht die de manager besteedt aan hun motivatie. Tenslotte zal de manager de voortgang in de gaten moeten houden en zonodig het proces bijsturen. Motivatie is erg belangrijk voor de werkkracht van de medewerkers. Uit een onderzoek van W. James bleek dat werknemers hun werk konden doen op een niveau van 20 30% van hun mogelijkheden (beneden dat werden ze ontslagen). Echter, hooggemotiveerde medewerkers werkten op 80 90% van hun mogelijkheden. Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 2
Variabelen in het gedrag van de leider Centraal in het model van Hersey en Blanchard staat het onderscheid tussen taakgedrag en relatiegedrag van de leider. In het model zijn deze twee typen gedrag de twee dimensies in een tweedimensionaal model. Taakgedrag heeft te maken met het organiseren en definiëren van de rollen van de medewerkers en het uitleggen wat en hoe er gewerkt moet worden. De communicatie is hier in grote lijnen eenzijdig en wat er gebeurt wordt bepaald door de leider. Relatiegedrag heeft de maken met het onderhouden van persoonlijke relaties tussen leiders onderling en tussen leider en de medewerkers. Communicatie is grotendeels tweezijdig en bestaat uit socio-emotionele ondersteuning, actief luisteren, schouderklopjes en ondersteunend gedrag. Leiderschapsgedrag is effectief als deze twee vormen van gedrag op de juiste wijze gedoseerd worden, afhankelijk van de situatie waarin leiding wordt gegeven. Consistent leiderschapsgedrag is dus steeds anders in verschillende situaties, maar wel steeds op dezelfde manier aangepast aan de situatie. Inconsistent leiderschapsgedrag kan bestaan uit steeds hetzelfde soort gedrag in verschillende situaties (star leiderschap) of gedrag dat steeds op een andere manier wordt aangepast aan de situatie (ongericht leiderschap). Het gedrag van mensen (en dus ook van leiders) wordt gevormd door zaken als aanleg, opvoeding, ervaring, training, etc. Bij volwassen mensen vertoont dat gedrag een zekere voorspelbaarheid voor mensen in de nabijheid en is stevig ingeslepen. Dat maakt dat gedrag (en dus ook leiderschapsgedrag) lastig te veranderen is. Enerzijds zijn de patronen ingeslepen en moeilijk te veranderen. Anderzijds wordt gedrag altijd mede gestuurd door het gedrag van anderen, er is een zekere wederzijdse verwachting van wat er zal gebeuren. Als een leider zijn gedrag abrupt verandert, voldoet hij niet meer aan de verwachtingen en ontstaat er verwarring. Als we dus bezig zijn met het veranderen (effectiever maken) van gedrag, dan zullen we dus in stapjes moeten werken en idealiter de medewerkers in dit proces moeten betrekken, zodat hun verwachtingspatroon mee kan veranderen. Het leiderschapsmodel van Hersey en Blanchard Hersey en Blanchard onderscheiden dus twee soorten leiderschapsgedrag: taakgericht en relatiegericht. Taakgericht leiderschap is de mate waarin de leider zich bezighoudt met het aangeven wat de taken en verantwoordelijkheden zijn van de medewerker. Relatiegericht leiderschap is de mate waarin de leider zich bezighoudt met tweezijdige communicatie: luisteren, helpen, ondersteunen. Beide soorten gedrag kunnen onafhankelijk van elkaar variëren en dat levert 4 basisstijlen van leiderschapsgedrag op, genummerd S1 t/m S4 (de S van Stijl): S1 Telling: veel taakgericht gedrag, maar weinig relatiegericht. De leider is duidelijk de baas en de medewerker moet doen wat de baas zegt. S2 Selling: zowel taakgericht als relatiegericht komen veel voor. Enerzijds blijft de leider de baas, anderzijds betrekt hij de medewerkers bij wat er gedaan moet worden en probeert hij ze daarvoor enthousiast te krijgen. S3 Participating: de nadruk ligt hier op het relatiegericht gedrag. De baas is er niet zozeer om te vertellen wat er gedaan moet worden en hoe het werk moet worden uitgevoerd, maar meer om de medewerkers te ondersteunen en Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 3
te motiveren. S4 Delegating: zowel relatiegericht als taakgericht gedrag zijn beperkt. De leider geeft wel richting, maar weinig leiding. Medewerkers zijn in grote lijnen zelfstandig, maar leggen wel verantwoording af. De leider blijft verantwoordelijk. Nu we een model hebben voor de verschillende vormen van leiderschap, zullen we ons nu bezighouden met de omstandigheden waarin elk van deze vier het meest effectief is. Variabelen in het gedrag van de medewerker Bij de medewerker kijkt het model naar de mate waarin de medewerker klaar (geschikt) is om een taak uit te voeren: de vaardigheid en de bereidwilligheid van de medewerker. Deze geschiktheid is afhankelijk van de taak en wordt in dit verband niet gezien als een karaktertrek of aangeboren talent. * We gebruiken hier de G van geschikt. In de oorspronkelijke (Engelse) tekst wordt de R van readiness gebruikt. Bij leiderschap zijn de overeenkomstige termen stijl en style. Hoe kunnen we deze vier niveaus bij een medewerker herkennen? Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 4
G1: niet vaardig en onwillig of onzeker Taken worden niet uitgevoerd op een acceptabel niveau De medewerker voelt zich bedreigd door de taak De medewerker weet niet goed welke aanwijzingen hij heeft gekregen of moet volgen Medewerker vertoont uitstelgedrag Medewerker maakt taken niet af Medewerker stelt regelmatig vragen over de opgedragen taak Medewerker vertoont vermijdingsgedrag Medewerker gedraagt zich defensief Medewerker toont zich niet op z n gemak G2: niet vaardig maar bereidwillig of zelfverzekerd Medewerker toont zich gespannen Medewerker is geïnteresseerd en werkt mee Medewerker toont gedeeltelijke bekwaamheid Medewerker is ontvankelijk voor aanwijzingen Medewerker is oplettend en enthousiast Het gaat om een nieuwe taak, waar de medewerker geen ervaring mee heeft. G3: vaardig en onwillig of onzeker Medewerker heeft al getoond taak te kunnen verrichten Medewerker lijkt te aarzelen om taak af te ronden of de volgende stap te zetten Medewerker lijkt bang en verward Medewerker lijkt door taak overspoeld te worden Medewerker is terughoudend om alleen te werken Medewerker vraagt vaak terugkoppeling G4: vaardig en bereidwillig of zelfverzekerd Medewerker houdt leidinggevende op de hoogte van vorderingen Medewerker kan zelfstandig taken uitvoeren Medewerker is resultaatgeoriënteerd Medewerker meldt zowel goede als slechte berichten Medewerker neemt goede beslissingen over uit te voeren taken Medewerker behaalt goede resultaten Medewerker kent zijn eigen vaardigheden Het gedrag van de leider moet zich aanpassen aan de geschiktheid van de medewerker. Daarmee heeft de leider ook invloed op die geschiktheid. Als de medewerker meer geschiktheid vertoont, zal de leider hem meer verantwoordelijkheid geven, waardoor de zekerheid zal toenemen. Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 5
Het aansluiten van leiderschapsstijl bij geschiktheid De leiderschapsstijl moet op een zodanige manier aansluiten bij de geschiktheid van de medewerker (op dit moment, voor deze taak), dat enerzijds het werk gedaan wordt en anderzijds de geschiktheid van de medewerker toeneemt. Welke van de twee daarbij voorop staat hangt weer af van de situatie. Als er een huis in brand staat zal de brandmeester zich meer bezighouden met het bluswerk dan met het opleiden van zijn brandweerlieden, als de brandweerploeg na het brand meester weer terug is in de kazerne staat de opleiding voorop. Gaan we uit van de meer gebruikelijke situaties, dan gelden de volgende regels om het leiderschap aan te passen bij de geschiktheid van de medewerker (voor deze taak, op dit moment). G1: leiderschapsgedrag: Telling Geef specifieke aanwijzingen (wie, wat, waar, wanneer en hoe) Maak de rol van de medewerker duidelijk Communicatie is vooral van leider naar medewerker De leider neemt de beslissingen Blijf nauwkeurig op de hoogte van de verrichtingen van de medewerker Geef stap-voor-stap instructies Houd het eenvoudig ( keep it simple and specific : KISS) Effectief gedrag Ineffectief gedrag Vertellen Helpen Leiden Veiligheid bieden Eisen Vernederen Overheersen Aanvallen Als de medewerker niet wil en niet vaardig is: Confronteer hem met feiten Prijs kleine verbeteringen Overweeg sancties bij slechte prestaties Houdt emotionele spanning in het oog Als de medewerker niet vaardig of onzeker is: Geef werkinstructies gedoseerd, Zorg ervoor dat de medewerker niet overstelpt wordt met informatie, Verminder de angst voor het maken van fouten, Geef stap-voor-stap ondersteuning, Geef veel aandacht aan het instrueren. Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 6
G2: leiderschapsgedrag: Selling Geef specifieke aanwijzingen (wie, wat, waar, wanneer en hoe) Verklaar uw besluiten en geef gelegenheid tot het stellen van vragen Zorg voor communicatie over en weer De leider neemt de beslissingen Verklaar de rol van de medewerker Stel vragen om de vaardigheid van de medewerker te testen Beloon kleine verbeteringen Effectief gedrag Verkopen Verklaren Verduidelijken Overhalen Ineffectief gedrag Manipuleren Preken (jezelf) Verdedigen Rationaliseren Als de medewerker niet vaardig maar gewillig of niet vaardig en zelfverzekerd is: Probeer hem over te halen, Controleer of de taak begrepen is, Stimuleer het stellen van vragen, Discussieer over details, Onderzoek verwante vaardigheden, Verklaar het waarom, Werk stapsgewijs (loop niet te ver voor de medewerker uit), Leg de nadruk op het hoe. G3: leiderschapsgedrag: Participating Stimuleer bijdragen van medewerker Luister actief De medewerker neemt beslissingen Zorg voor communicatie over en weer Zorg voor betrokkenheid bij de medewerker Bevorder risiconemend gedrag (ondernemerschap) bij medewerker Geef complimenten over verricht werk Geef de medewerker vertrouwen Effectief gedrag Betrekken Bemoedigen Hulp biedend In staat stellen Ineffectief gedrag Op medewerker neerkijken Omkopen Neerbuigend Sussen Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 7
Als de medewerker vaardig is, maar onwillig: Deel de verantwoordelijkheid voor beslissingen met de medewerker, Ga in op de behoeften van de medewerker om te weten waar het over gaat, Leg de nadruk op resultaten, Betrek de medewerker bij de gevolgen van de taak, verhoog het commitment en de motivatie. Als de medewerker vaardig maar onzeker is: Maak een mix van besluitvorming door de leider en besluitvorming door de medewerker, Beslis zelf wanneer de volgende stap wordt genomen, Verleen steun en bemoedig de medewerker, Bespreek de zorgen en onzekerheden van de medewerker. G4: leiderschapsgedrag: Delegating Delegeer taken aan de medewerker Geef de medewerker een overzicht van het totaal waarin de taak past De medewerker neemt de beslissingen Houdt toezicht op afstand Weet wat er gebeurt, welke vorderingen gemaakt worden Beloon resultaten Blijf beschikbaar voor ondersteuning Effectief gedrag Ineffectief gedrag Delegeren In de gaten houden Vertrouwen geven Overdragen In de steek laten Laten vallen Medewerking weigeren Terugtrekken Als de medewerker vaardig en gewillig is: Luister goed naar voortgangsverslagen, Zorg dat geen overbelasting plaatsvindt, Moedig zelfstandigheid aan, Geef leiding op afstand, kijk toe. Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 8
Het leiderschapsmodel van Hersey en Blanchard In het voorgaande zijn de verschillende elementen van het leiderschapsmodel van Hersey en Blanchard behandeld. We hebben aan de orde gesteld: de verschillende vormen van leiderschap, de kenmerken van de medewerker, de beste manier om als leider te reageren op de eigenschappen van de medewerker. Deze combinatie leidt tot de volgende figuur. In deze vorm is de theorie van Hersey en Blanchard wereldberoemd geworden. In een notendop geeft de figuur aan: Welke soorten leiderschap er worden onderkend (het bovenste vierkant) Welke soorten medewerkers er worden onderkend (de onderste 4 vakken) Hoe leiderschapsgedrag kan worden aangepast aan de geschiktheid van de medewerker (de stippellijnen die elk van de 4 geschiktheidniveaus verbinden aan één vorm van leiderschapsgedrag) Hoe de ontwikkeling van een medewerker in de loop van zijn carrière zich typerend gedraagt (de klokvormige lijn in het leiderschapsvierkant). Publicaties over dit onderwerp Hersey, P., Blanchard, K., Johnson, D. Management of organisational behavior, Prentice Hall, 1969-2007 Meer lezen? Situationeel leiderschap (leiderschapsstijlen volgens Hersey en Blanchard) Dalton is no method, no system, Dalton is an influence, a way of life 9