Fuifgids Sint-Amands editie 01/2014 Richtlijnen, tips en info i.v.m. het organiseren van een fuif in Sint-Amands, Oppuurs of Lippelo. 1. Een fuif organiseren? Wanneer je een evenement of fuif wil organiseren in Sint-Amands, dan dien je dit aan te vragen bij het gemeentebestuur ten vroegste 6 maanden en ten laatste 2 maanden voor aanvang van de activiteit. Dit kan digitaal via www.sint-amands.be. Klik in de menubalk links op evenement organiseren en vul vervolgens het formulier totaalaanvraag in. De dienst feestelijkheden wordt dan automatisch op de hoogte gebracht van jouw aanvraag en zal deze behandelen. De dienst feestelijkheden zal nagaan of het gevraagde mogelijk is en wint daartoe advies in bij de andere diensten (bv. bij de technische dienst voor het ontlenen van materiaal, bij de milieudienst voor het ontlenen van herbruikbare frisdrankbekers, ). Voor iedere fuif moet bij de aanvraag ook een plan van opstelling worden meegestuurd. Dit plan, dat u zelf kan tekenen, dient een globaal beeld te schetsen van de opstelling (incl. afmetingen) van het terrein, zaal en/of tent, en dient ook de inrichting weer te geven. Zeker installaties of situaties met een potentieel (brand)gevaar dienen te worden aangeduid. Op basis van dit plan zullen wij een advies vragen aan de brandweer. Van zodra het fuifdossier compleet is wordt dit voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Om een snelle afhandeling van de fuifaanvraag te kunnen garanderen verzoeken wij om de aanvraag zo volledig mogelijk in te dienen. Indien de dienst feestelijkheden over alle info beschikt, volgt normaal gezien binnen twee weken een antwoordbrief. Bij grote drukte op de dienst of bij een groot evenement kan deze termijn langer zijn. Voor het organiseren van zeer grote evenementen wordt sowieso gevraagd om 6 maanden op voorhand contact op te nemen met de dienst feestelijkheden. 2. Fuifoverleg Na het indienen van de organisatieaanvraag en na het ontvangen van de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen, zal de jeugddienst contact met je opnemen voor een voorafgaandelijk fuifoverleg. Hierbij zijn naast de organisator zowel de jeugddienst als iemand van de politie aanwezig. Een aantal thema s (toezicht, alcoholgebruik, veiligheid, einduur muziek, ) worden overlopen en tips & tricks worden aangereikt. Tegelijkertijd is de gemeente op de hoogte van de plannen van de organisator. Voor beide partijen geeft dit dus voordelen. Bedoeling is om zo goed mogelijk voorbereid aan de organisatie van de fuif te kunnen starten! Een evaluatievergadering na de fuif vindt enkel plaats indien gebleken is dat er zich problemen voordeden. 3. Promotie Uiteraard wens je voor je fuif reclame te maken. Hiervoor stelt de gemeente je plakpalen en borden ter beschikking. Indien je hier gebruik van wenst te maken dan kan je dit aangeven op het invulformulier bij het digitaal indienen van de totaalaanvraag. De gemeentelijke plakpalen in Sint-Amands bevinden zich te Schoolstraat/Oppuurs dorp en ter hoogte van het rond punt in de Marthe Massinstraat. De gemeentelijke plakborden in Sint-Amands bevinden zich op het kruispunt van Kattestraat en Meir en ter hoogte van het kruispunt van de Provincialeweg en Lippelo dorp. Verder zijn er ook plakborden aan de sporthal te Sint-Amands, het kerkhof van Oppuurs en aan de spoorwegovergang aan de Wilgenweg.
Er mogen maximaal 2 affiches per gemeentelijke plakpaal of bord worden geplakt. Het is verboden reclamebordjes aan te brengen op bomen, verkeersborden, verkeerspalen en nutsvoorzieningsmaterialen. Je mag reclameborden, bepijling, enz. ten vroegste drie weken voor het evenement plaatsen en je moet deze verwijderen binnen de week na het einde van de fuif. Tip: maak een lijstje met alle locaties waar je borden of pijlen zet, zo haal je achteraf zeker alles weg! Voor het plaatsen van borden op privéterrein is niet alleen de toestemming van de eigenaar nodig maar ook die van het gemeentebestuur. Als je reclameborden wil zetten of panelen wil gebruiken in andere gemeenten, dien je dit bij het desbetreffende gemeentebestuur aan te vragen. Voor het plaatsen van reclameborden op de N17 is niet alleen de toestemming van het gemeentebestuur nodig maar ook deze van het Agentschap Wegen en Verkeer. 4. Ontlenen van feest- en ander materiaal Voor de organisatie van een fuif heb je heel wat materiaal nodig dat je vereniging misschien niet allemaal zelf in huis heeft. Het gemeentebestuur stelt tegen vergoeding feestmateriaal ter beschikking voor verenigingen en buurtcomités actief op het grondgebied van de gemeente. (technische dienst) Bij de milieudienst kan je terecht voor het ontlenen van herbruikbare frisdrank- en bierbekers. Bij de jeugddienst kan je een fuifbox ontlenen. Dit is een handige koffer met veel nuttige zaken die de veiligheid kunnen verhogen tijdens een fuif. Inhoud: EHBO-kit, zaklampen, veiligheidsvestjes, bureaulampen (inkom/bonnetjes), kassa s, stempelkussen, nuttige contactgegevens (in geval van nood), Indien je bovenstaande zaken wil ontlenen dan kan je dit eenvoudig aangeven bij het indienen van de totaalaanvraag via de website. De dienst feestelijkheden reserveert alles voor jou en brengt je nadien op de hoogte. Indien je bovenstaande zaken wil ontlenen hou er dan rekening mee dat hier een vergoeding en/of waarborg voor wordt gevraagd. De tarieven worden vermeld bij het invullen van de totaalaanvraag maar kan je ook terugvinden in de reglementen op de gemeentelijke website. 5. Muziek Geluidsnormen Geluid is schadelijk voor het gehoor. Niet alleen de organisator, ook de DJ, draagt hier een grote verantwoordelijkheid in. Overweeg in het contract met de DJ een clausule op te stellen i.v.m. verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. De organisator moet zich schikken naar de wettelijke verplichtingen inzake het spelen van elektronisch versterkte muziek. Afhankelijk van het geluidsniveau zijn er bijkomende maatregelen van toepassing. Speel je elektronisch versterkte muziek stiller dan 85 db (A)L Aeq,15min: je hoeft niets bijzonders te doen. Speel je elektronisch versterkte muziek luider dan 85 db (A)L Aeq,15min maar stiller dan 95 db (A)L Aeq,15min: je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume. Het gemeten volume moet zichtbaar zijn voor de persoon die het volume bedient. Speel je elektronisch versterkte muziek luider dan 95 db(a)l Aeq,15min en stiller dan 100 db (A)L Aeq,60min: je meet gedurende de hele activiteit het geluidsvolume. Je registreert en
bewaart het gemeten volume gedurende de hele activiteit. Het gemeten volume moet zichtbaar zijn voor de persoon die het volume bedient. Bovendien stel je gratis oordopjes ter beschikking van het publiek. Een handig boekje over deze wetgeving kan je gratis bekomen bij de jeugddienst. De jeugddienst stelt gratis één doos oordopjes ter beschikking per fuif (zolang de voorraad strekt). Sabam en Billijke Vergoeding SABAM en billijke vergoeding zijn 2 begrippen die erg vaak voorkomen wanneer het gaat over het organiseren van een fuif, maar waarover gaat het precies? Wel, het gaat erom dat er vergoedingen worden betaald aan auteurs en artiesten om hun muziek te mogen gebruiken. Auteurs en artiesten kunnen niet verhinderen dat men hun repertoire gebruikt in het openbaar. In ruil daarvoor heeft de wetgever aan deze auteurs en artiesten een automatisch recht op vergoeding toegekend. Aan SABAM betaal je een vergoeding voor de componisten en tekstschrijvers als hun muziek in het openbaar wordt gespeeld. Dit komt dus ten goede aan de AUTEURS van de muziek (de zogenaamde auteursrechten). Hoe ga je te werk? Download het formulier aanvraag tot toelating www.sabam.be, vul dit in en stuur de aanvraag minstens 10 dagen op voorhand in. Dit kan per post, fax of digitaal. Daarna dien je tijdig de lijst met gespeelde nummers door te sturen. Tot slot betaal je de toegestuurde factuur. De billijke vergoeding is de vergoeding die moet worden betaald voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Dit komt dus ten goede aan de UITVOERDERS van de muziek (de zogenaamde uitvoerdersrechten). Hoe ga je te werk? Download het formulier aangifteformulier type B: aangifteformulier voor organisatoren van tijdelijke activiteiten (muziekfestivals inbegrepen) via www.bvergoed.be, vul dit in en bezorg de aanvraag tijdig terug. Ook dit kan per post, fax of digitaal. Tot slot betaal je de toegestuurde factuur. Het einduur van de muziek Is vastgesteld op 3u. De DJ kan de sfeer beïnvloeden: speel rustigere muziek en laat de geluidssterkte dalen naar het einde toe. Om duidelijk te maken dat het afgelopen is kan je de lichten aansteken, beginnen opkuisen, de DJ een mededeling laten doen, Nachtlawaai Denk ook aan de buren: los van de geluidsnormen kan lawaaihinder voor de buurt roet in het eten gooien. Tussen zonsondergang en zonsopgang is in principe alle lawaai dat de rust van omwonenden kan verstoren, strafbaar. Tips: hou deuren gesloten of maak gebruik van een sas. Breng de buren op voorhand op de hoogte en zorg dat ze de verantwoordelijke telefonisch kunnen bereiken wanneer zij overlast ervaren. Niet alleen de muziek, ook feestvierders kunnen, bijvoorbeeld bij het verlaten van de fuif, kabaal maken op straat. Bekijk met een aantal medewerkers hoe je hier proactief op kan inspelen.
6. Alcohol Het is niet nodig om een sterke drank vergunning bij de gemeente aan te vragen. Het college van burgemeester en schepenen wil wel steeds op voorhand weten of er tijdens evenementen al dan niet sterke drank zal worden geschonken. Breng dit dus steeds ter kennis via de totaalaanvraag. Wie mag wat drinken op fuiven in Sint-Amands? - 16 jarigen: geen alcohol +16 jarigen: Toegestaan: gegiste dranken zoals bieren, wijnen, mousserende, dranken (champagne, cider, cava) en tussenproducten (porto, sherry, martini). + 18 jarigen: Toegestaan: zoals +16 jarigen maar ook sterke drank <22 % alcoholvolume, zoals bv. pisang ambon, passoa, safari, bacardi, breezer, smirnoff. Maar dus geen wodka, rum, whisky, cognac, jenever, gin, blue curacao... Opgelet: als limonades en andere niet-alcoholische dranken worden gemengd met sterke drank > 22 % worden deze eveneens beschouwd als sterke drank > 22 % en blijven ze nog steeds verboden op fuiven! Opgelet: minderjarigen mogen ook zelf geen sterke dranken schenken/verkopen! Opgelet: het is verboden om alcoholische dranken te schenken aan personen die kennelijk dronken zijn of iemand te doen drinken tot hij/zij dronken wordt. Preventief nadenken over dit thema is een echte must. Je kan overwegen om gratis water te voorzien, BOB -zijn te promoten, personen onder invloed de toegang te weigeren,. 7. Drugs Zowel soft- als harddrugs zijn verboden op en in de onmiddellijke nabijheid van een fuif. Met de politie van Klein-Brabant werd er afgesproken dat hiertegenover een zero-tolerantie wordt gehanteerd. Deze geldt vanzelfsprekend ook voor de eigen medewerkers! Bij vaststelling dat er drugs worden gebruikt of gedeald, onmiddellijk de politie verwittigen. Ook dit is een item waar preventief op kan worden ingespeeld. Zo kunnen onder meer affiches de boodschap duidelijk overbrengen. 8. Rookverbod Er geldt in België een algemeen rookverbod voor openbare ruimtes en cafés. De organisatie is er voor verantwoordelijk dat de wetgeving wordt gerespecteerd. Breng voldoende rookverbodstekens aan en plaats zeker geen asbakken. Volgens de wet wordt een tent gezien als een gesloten plaats. Er mag bijgevolg niet gerookt worden. Voor een rechthoekige tent geldt: 3 of 4 gesloten zijwanden en dakzeil: de tent wordt beschouwd als een lokaal. Men dient de regels van de openbare lokalen te volgens (te vergelijken met een fuifzaal). 0 tot 2 gesloten zijwanden en dakzeil: de tent is geen lokaal, maar wordt beschouwd als open lucht. Roken is dan toegelaten. 9. Security & Politie Indien je gebruik maakt van professionele security, controleer dan of de firma wettelijk erkend is. De bevoegdheden van de security zijn beperkt. In bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden kunnen zij personen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van kledij en handbagage. De burgemeester moet hiervoor weliswaar uitdrukkelijk de toestemming verlenen. Systematische controles (van alle bezoekers) zijn verboden. Je kan ook zelf een bewakingsteam samen stellen uit al je verantwoordelijken, medewerkers
of leden van de vereniging. Deze vrijwilligers kunnen de activiteiten alleen uitoefenen als dit occasioneel en onbezoldigd gebeurt, de burgemeester hiertoe de toelating verleent, en de personen in kwestie een aantoonbare band hebben met de vereniging. Men moet bovendien meerderjarig zijn en vrij zijn van bepaalde veroordelingen. De volledige lijst met voorwaarden kan je terugvinden op vigilis.be. Gelieve tijdig contact op te nemen met de jeugddienst indien je hier gebruik van wil maken. Maak je gebruik van vrijwilligers voor het waarnemen van de security, zorg er dan voor dat de mensen van de organisatie voldoende zichtbaar en herkenbaar zijn door een apart t-shirt of badge te dragen. Dit geldt trouwens voor alle medewerkers op je fuif. Aanvullend op eventuele professionele security kan je natuurlijk ook steeds toezichters inschakelen. Deze melden problemen aan de security, politie of verantwoordelijke. Opgelet: wat er buiten de fuifzaal of het terrein gebeurt, valt onder de regels van de openbare orde. Het is de politie die hier in eerste instantie moet optreden. De security kan buiten wel een oogje in het zeil houden maar heeft er geen bevoegdheden. Zij kan wel preventief optreden of de politie waarschuwen als er echte incidenten ontstaan. 10. Brandveiligheid Voor iedere fuif wordt, op basis van de doorgestuurde gegevens en het plan van opstelling, een advies gevraagd aan de brandweer. Dit verslag wordt per brief aan de organisator bezorgd. Gelieve de voorschriften in het verslag goed te lezen en na te leven. Respecteer de maximumcapaciteit van de fuiflocatie en voorzie een systeem om het aantal aanwezigen in kaart te brengen (Bv. met bandjes). De maximale capaciteit in standaardconfiguratie: parochiezaal Oppuurs (250 personen), parochiezaal Lippelo - kleine zaal (136 personen) grote zaal (285 personen), zaal Plaza (440 personen). Controleer vooraf of de nooddeuren vrij zijn van obstakels en de noodverlichting werkt. Pictogrammen moeten goed zichtbaar zijn. De in- en uitgangen moeten goed zijn aangegeven. Gebruik geen ontvlambare materialen. Voorzie een EHBO koffer en/of medewerker. Bij brand/alarm: evacuatie opstarten. Zet de muziek uit, laat de DJ een boodschap omroepen. Controleer het probleem. Blus indien mogelijk en verwittig steeds de brandweer. Brandblusapparaten kunnen gratis ontleend worden via brandweer@willebroek.be Telefoonnummers om nooit te vergeten: Ambulance/brandweer: 100 - Politie 101 Algemeen Europees noodnummer: 112 11. Verzekeringen We adviseren de organisator gebruik te maken van een tijdelijke verzekering (BA, schade aan gebouw, ) Een verzekering voor de vrijwilligers/medewerkers (jeugdverenigingen) kan worden afgesloten via de financiële dienst van het gemeentebestuur voor aanvang van de activiteit. 12. Afval Een afvalplan is enkel nodig voor grote evenementen. Info kan je krijgen bij de milieudienst. Voorzie voldoende vuilbakken, zeker bij eet- en drankstandjes. Zamel afval selectief in (papier, glas, pmd, rest, ) en/of gebruik een afvaleiland. Ruim ook afval op buiten de fuifzaal. De buren zullen je dankbaar zijn!
13. Vestiaire en toiletten Indien er geen geld wordt gevraagd voor het gebruik van de vestiaire dan meld je best dat deze op eigen risico is. Vraag je wel geld dan ben jij als organisator natuurlijk verantwoordelijk indien er een jas kwijt of beschadigd raakt. Eén gouden regel: vol = vol! Je hangt best slechts 1 jas/trui per kapstok. Toiletten zijn idealiter gratis en worden gedurende de fuif netjes gehouden. Zo vermijd je ook wildplassen. 14. Verantwoordelijkheid De organisator is hoofdverantwoordelijke! Gelieve alle medewerkers goed op de hoogte te brengen van de gemaakte afspraken. Voorzie een briefing zodat iedereen van alles op de hoogte is! 15. Politiereglement en GAS-boetes Vanaf 1 januari 2014 is het vernieuwde politiereglement, met als belangrijk onderdeel de Gemeentelijke Administratieve Sancties (GAS), van kracht. GAS is een instrument om op te treden tegen openbare overlast, meer bepaald lichte overtredingen zoals lawaaihinder, wildplassen, niet naleven van het plakreglement, Doel is om het gevoel van straffeloosheid bij zowel daders als politie aanzienlijk te verminderen. Hoe gaat dit nu concreet in zijn werk? 1) Een lichte overtreding wordt door de politie vastgesteld (PV) 2) De politie geeft deze vaststelling binnen 1 maand door aan de GAS-ambtenaar. 3) De GAS-ambtenaar stelt deze overtreding vast (of seponeert) 4) De overtreder wordt op de hoogte gebracht via een aangetekende brief en een kopie van het PV 5) De GAS-ambtenaar neemt de uiteindelijke beslissing en koppelt een administratieve geldboete aan de overtreding 6) De overtreder krijgt een brief van het gemeentebestuur een factuur voor de overtreding 16. Meer info? Neem gerust contact op met de jeugddienst: jeugddienst@sint-amands.be 052 39 98 77 of 79