NOTA Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 1
Colofon Copyright 2015: Auteur: trainers SimulCura Uitgave: maart 2015 Kwaliteitsborging SimulCura, samenwerkende trainers in Zorg & Welzijn, Gevestigd te Kesteren, Biesbongerd 30 4041 RE www.simulcura.nl info@simulcura.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 2
Inleiding Maatschappelijke ontwikkelingen doen grenzen in de formele en informele zorg verschuiven. Door de ontwikkelingen in Zorg & Welzijn, zoals de nieuwe WMO, de Participatiewet, de scheiding van wonen en zorg en meer wijkgericht werken wordt ook de verhouding tussen burger en overheid anders: minder overheid, meer samenleving. Dat betekent dat de samenleving zelfredzamer moet zijn. Bij veel gemeenten (WMO) zijn er in 2014 al een aantal acties in gang gezet die een beroep doen op de zelfredzaamheid van burgers. Dat kan op eigen kracht, maar ook met behulp van het persoonlijke netwerk, zoals familie, buren en vrienden. Het doel is om de informele zorg en formele zorg te verbinden en vrijwilligerswerk versterken. De rol van vrijwilligers wordt hierbij steeds belangrijker. Bij deze maatschappelijke omslag is de hoop dat vrijwilligers veel taken en verantwoordelijkheden van formele hulpverleners kunnen overnemen en dat deze hulpverleners een meer begeleidende rol krijgen. Grenzen en mogelijkheden horen hierbij bespreekbaar gemaakt te worden. Er zijn niet echt regels voor en er zijn tegenstrijdige beelden. De beroepskrachten (professionals) denken dat de vrijwilliger het leuke werk doet, terwijl de vrijwilliger het idee heeft dat hij wordt opgeroepen als beroepskrachten geen zin meer hebben en / of beroepskrachten worden de voordeur uitgezet en de vrijwilligers komen via de achterdeur binnen om het werk te klaren. Deze verandering geeft een groeiende vraag naar vrijwilligers in Zorg & Welzijn en er komen andere en complexere vragen op organisaties en vrijwilligers af. Wat kun je wel en wat niet van vrijwilligers verwachten? Hoe kun je vraaggericht werken en maatwerk bieden aan klanten? Het is van groot belang de informele- en formele zorg bewust te maken van de verschillende grenzen die er spelen bij het samenspel. Om de positie van de vrijwilliger te kunnen versterken, betekent dat ook de grenzen van de mantelzorg, beroepskrachten en organisaties gaan verschuiven. Het is niet alleen belangrijk de juiste vrijwilliger te vinden, maar ook de bestaande te behouden en de juiste match te maken. Een juiste match waarbij de klant centraal staat. Wat doet zorg met welzijn? Het welzijnsaanbod heeft veel invloed op het welbevinden van klanten in (langdurige) zorg. Een belangrijk onderwerp in een tijd waarin eigen regie en aanbod op maat centraal staat en (zorg)organisaties tegelijkertijd de zorg betaalbaar moeten maken. Dat vraagt om keuzes. Welk aanbod kan de organisatie leveren? Moet er misschien betaald worden voor bepaalde diensten / inzet? Is samen met de klant koken ook een vorm van welzijn? Verandering geeft beweging biedt kansen houd je scherp samen sta je sterk NB: In deze nota spreken wij over de klant, hier kan echter ook hulpvrager / zorgvrager / cliënt / gast / bewoner gelezen worden. Organisaties hanteren verschillende termen. SimulCura kiest voor de term klant, omdat die staat voor een actieve benadering van mensen die de eigen regie kunnen en willen voeren. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 3
Verschuivende grenzen, geeft beweging, creëert kansen Leidraad tot aansturing op de ontwikkelingen In deze beweging is het belangrijk dat er op alle organisatorische lagen een bewustwording plaatsvind. Daarnaast is het van groot belang de informele- en formele zorg bewust te maken van de verschillende grenzen die spelen bij het samenspel. Dit is een onderwerp van alle tijden. Bewustwording van de veranderde werkzaamheden Niet alleen is er steeds meer vraag naar vrijwilligers, de inhoud van het werk verandert ook. Klanten willen hun leven zoveel mogelijk op hun eigen manier voortzetten. Vooral hierbij is grote behoefte aan (de inzet van) vrijwilligers: Zij kunnen een klant bezoeken, met hem of haar een wandeling of uitstapje maken en helpen bij praktische klussen. Maar..., hoe vind je daar voldoende vrijwilligers voor? Organiseer eens een debat aan de koffietafel Het onderwerp grenzen aan vrijwilligerswerk roept vaak discussie op. Iedereen heeft er wel een mening over. Maar waarop zijn die meningen gebaseerd? En hebben mensen dezelfde mening of verschillen ze onderling sterk? Je kunt deze meningen als stellingen op de koffietafel leggen en bespreken tijdens de teampauze. Maar je kunt er ook een aparte bijeenkomst over organiseren waarin diverse betrokkenen met elkaar in discussie gaan. Beroepskrachten in de formele zorg horen voldoende toegerust te zijn om met informele helpers (vrijwilliger en mantelzorgers) te werken en hen zo nodig te ondersteunen. Er liggen kansen om vrijwilligerswerk beter te benutten, onder andere in het verdelen van werk op toegevoegde waarde en niet op schaarste. Daarnaast het op de juiste manier uitleggen en aanleren van vrijwilligerswerk. Waardering en een goede match tussen vrijwilliger en klant zijn van groot belang, maar ook praktische ondersteuning, zoals intervisie, een training / cursus en verzekeringen. Mensen moeten de kans krijgen om vrijwilligerswerk te doen op hun manier en hun tijd. Benut de aanwezige talenten! Basisprincipes rond vrijwillige inzet Vrijwilligers zijn in te schakelen voor het uitvoeren van activiteiten die bijdragen aan het welbevinden van individuele of groepen klanten. De (zorg) organisatie zorgt ervoor dat de vrijwilligers hun werkzaamheden op een adequate en aangename manier kunnen uitvoeren. Om te zorgen dat dat op een duurzame en toekomst bestendige manier gebeurt gelden er twee basisprincipes voor het inrichten van de organisatie rond vrijwilligerswerk: 1. Er zijn specifieke condities nodig om vrijwilligers te mobiliseren en hen te stimuleren hun kwaliteiten optimaal te ontwikkelen en in te zetten voor mensen die zorg en ondersteuning nodig hebben. 2. Vrijwilligers worden het beste begeleid op de plek waar ze werkzaam zijn. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 4
Samenwerking Samenwerking tussen lokale vrijwilligersorganisaties in Zorg & Welzijn versterkt hen allemaal. Ze maken zich daardoor aantrekkelijker voor vrijwilligers. Zij profiteren bijvoorbeeld van extra s die ze anders niet krijgen. Dit zorgt voor extra motivatie. Denk bijvoorbeeld aan een gezamenlijk training- of cursusaanbod. Ga uit van vraaggerichte trainingen, met praktijkgerichte ondersteuning waarbij gelegenheid is voor onderlinge uitwisseling en terugkombijeenkomsten. Zorg voor het gezamenlijk implementeren van scholingstrajecten binnen het vrijwilligersbeleid. Vrijwilligers profiteren van kennis- en ervaringsuitwisseling binnen het netwerk. Grenzen Grenzen kunnen heel verschillend zijn voor organisaties of personen: Juridische en wettelijke grenzen: bijvoorbeeld arbeidstijden, ARBO en Wet BIG. Vaak wordt trouwens ten onrechte aangevoerd dat wettelijke regels zorghandelingen in de weg staan. Familieleden voeren deze handelingen uit onder eigen verantwoordelijkheid en als vrijwilligers in staat zijn bepaalde handelingen uit te voeren, mogen ze dit doen? Bepalend is wat iemand kan en wie de verantwoording heeft en / of neemt! Persoonlijke grenzen van de mantelzorger en vrijwilliger. Wat wil iemand wel en niet doen? Denk hierbij aan de persoonlijke verzorging of de frequentie waarmee contact is tussen de (zorg/hulp) vraag en vrijwilliger. Relationele grenzen: de manier waarop vrijwilligers, mantelzorgers, zorgvragers, formele zorgverleners met elkaar omgaan. Functionele grenzen: de uit te voeren werkzaamheden, de grenzen van de (vrijwilligers) organisaties. De verantwoordelijkheden. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 5
Valkuil(en) De laatste decennia is er (te) veel in beweging, er ligt een grote druk op alles en het is lastig alles te kunnen volgen. Het werk moet met minder collega s (coördinatoren) gedaan worden. Er wordt van medewerkers gevraagd de schouders eronder te zetten. Collega s met kennis en kunde in de omgang met vrijwilligers krijgen ontslag, waardoor de juiste vaardigheden niet altijd meer aanwezig zijn. Er worden keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld om, als medewerker, het hoofd boven water te houden. Maar... waar ben je nu mee bezig, wie doet nu wat, hoe verloopt de afstemming? En is er überhaupt (nog) wel sprake van afstemming? Het kan een stimulans zijn om er nu met elkaar tegen aan te gaan. Durf externe ondersteuning te vragen, wees niet bang om afgewezen te worden. Het verloop van vrijwilligers is groot, probeer ze vroegtijdig te binden. Zie het als een win-win situatie. Bij SimulCura signaleren wij verschillende valkuilen waar je als organisatie in terecht kunt komen. Sommigen (vaker in zorgorganisaties) houden halsstarrig vast aan hoe het was; de vrijwillige inzet alleen bij activiteiten, een praatje maken, wandelen etc. En het liefst onder begeleiding van een beroepskracht. Anderen (vaker in het welzijnswerk) gaan er te makkelijk vanuit dat vrijwilligers alles kunnen. Zij trappen in de valkuil hun vrijwilligers niet zorgvuldig te werven, scholen, matchen en begeleiden waardoor de inzet mislukt. De vrijwilliger vertrekt, voelt zich niet serieus genomen, is teleurgesteld en als dit de eerste kennismaking met vrijwilligerswerk was is die persoon waarschijnlijk voor het vrijwilligersveld uit beeld. De klant heeft in wezen dezelfde ervaring: niet serieus genomen, teleurgesteld en (weer) een negatieve ervaring met zorg- en welzijnsland. Weer anderen vinden het prima meer met vrijwilligers te gaan werken maar doen maar wat... Vrijwilligers worden ingezet waar het hen op dat moment het best uitkomt, medewerkers bejegenen vrijwilligers zoals hen dat goeddunkt. Geen onwil of boze opzet, wel onkunde... Hiermee wordt alleen bereikt dat beroepskrachten met schuine blik naar vrijwilligers kijken: zij pikken ons werk in! De vrijwilligers zeggen echter: mooi is dat, zij worden wegbezuinigd en wij mogen het werk opknappen! Een andere valkuil is één van de meest voorkomende valkuilen in ons leven: miscommunicatie! Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Er wordt wel afgesproken dat iets moet worden gedaan, maar wie en wanneer dat wordt vergeten. (Jij zou het toch doen? Nee hoor, zij zou dat doen!) Signalen worden niet opgepakt waardoor tijd verloren gaat en motivatie wegebt (ik heb het al zo vaak gezegd maar er wordt toch niets mee gedaan). Denken te weten wat de ander bedoelt zonder door te vragen op wat die ander nu precies bedoelt. Hoe de ander aan te spreken op iets dat niet goed gaat (feedback geven). Door deze miscommunicatie ontstaat ruis, je begrijpt elkaar niet goed meer, waarden en normen komen onder druk te staan. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 6
Om bij deze veranderingen (transformatie) het beoogde effect te kunnen realiseren vraagt om een andere aanpak. Beroepskrachten weten nog niet goed hoe ze daar zelf vorm aan kunnen geven! Dit geeft veel onzekerheid en dat werkt door in de samenwerking. Een professionele houding, heldere informatie en goede afspraken om vrijwilligers te binden en te behouden zijn basisvoorwaarden. Door de genoemde onzekerheid loop je het risico op een mismatch! SimulCura biedt trainingen rond deze verschuivende grenzen om het proces te versterken waarbij zelfvertrouwen en bewustwording van eigen vaardigheden en mogelijkheden rond vrijwillige inzet centraal staan. Ook bieden wij ondersteuning bij sparmomenten en als er inspiratie van buitenaf nodig is. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 7
Organisatie & coördinatie 1. Specifieke voorwaarden Vrijwilligers ontvangen geen financiële beloning en vormen daardoor een wezenlijk andere groep dan de beroepskrachten die wél betaald krijgen voor hun werk. De manier waarop je hen benadert en hoe je met hen omgaat, is daarom extra belangrijk. Met het oog op de toekomst zullen (zorg)organisaties meer moeite moeten doen om nieuwe vrijwilligers te vinden en aan zich te binden. Daarom is het goed om stil te staan bij de wensen en behoeften van diverse, nieuwe (groepen) vrijwilligers. Het vraagt dus constant aandacht (en dus tijd en deskundigheid) om de voorwaarden voor het vrijwilligerswerk op peil te houden en steeds weer aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. 2. Begeleiden op de werkplek Vrijwilligers verrichten allerlei werkzaamheden op diverse plekken in de (zorg)organisatie. Om hun werk goed te kunnen doen moeten ze over relevante informatie beschikken, vragen kunnen stellen en antwoorden krijgen, signalen kunnen doorgeven etc.. Ook contact met familie kan vrijwilligers helpen bij hun werk. Dit alles kan het beste op de werkplek zelf gebeuren. Door medewerkers, collega-vrijwilligers, familieleden en natuurlijk ook in de contacten met klanten. Tip: Contactpersoon voor vrijwilligers Eén van de medewerkers treedt op als contactpersoon voor de vrijwilligers. Dat is echter niet voldoende voor vrijwilligers om op alle fronten hun werkzaamheden goed en veilig uit te kunnen voeren. Daarvoor is óók de medewerking van de andere medewerkers nodig. De positie van de vrijwilliger ten opzichte van de mantelzorger, de klant en de beroepsmatige hulpverlening De bijdrage van de vrijwilliger heeft als primair doel de levenskwaliteit van de klant te verbeteren. Het is in principe mogelijk dat de vrijwilliger taken van de mantelzorger overneemt of aanvult. Dit echter zonder gebruik te maken van medische-, verpleegkundige- of medische technische handelingen. Een vrijwilliger kan een mantelzorger ondersteunen en ontlasten door er bijvoorbeeld een middag per week te zijn. De mantelzorger is dan even vrij om andere dingen te doen. De vrijwilliger verdient hiermee haar eigen plaats in de zorgdriehoek. Dit houdt in dat de vrijwilliger in principe noch exclusief werkt voor de mantelzorger, noch voor de klant of de beroepskracht. Dit maakt de bijdrage van de vrijwilliger, in de driehoek met mantelzorger en beroepsmatige zorgverleners, tot een essentiële. Het is belangrijk haar de juiste plaats te geven en te laten behouden. Herkenning en erkenning zijn ook essentieel omdat de eisen die men in de praktijk stelt aan vrijwilligers steeds hoger worden. De (vrijwilligers en / of zorg) organisaties krijgen daardoor ongemerkt taken toebedeeld waarop ze niet berekend zijn. Het unieke van het vrijwilligersaanbod, de aandacht komt zo gemakkelijk in de verdrukking. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 8
Organisatie tips: Voer de discussie over grenzen aan inzet van (zorg)vrijwilligers binnen de organisatie en de gemeente. Maak op grond van de discussie afspraken. Formuleer deze afspraken en adviezen. Aandachtspunten: Houd rekening met wet- en regelgeving; Stel gedragsregels op voor vrijwilligers, klanten en medewerkers; Organiseer scholing over grenzen en breng het ter sprake tijdens gesprekken met de vrijwilligers; Hou de motivatie van de vrijwilliger in het oog en stem daar zonodig de ondersteuning op af; Registreer de hulpvragen en mate van complexiteit zorgvuldig; Signaleer bijtijds als er grensoverschrijdende incidenten of trends te zien en / of te horen zijn; Houd voor de inzet van de vrijwilliger een sollicitatiegesprek, waarbij aandacht voor motivatie, verwachtingen en persoonlijke grenzen; Houd op gestructureerde momenten evaluatiegesprekken, waarbij aandacht voor het welbevinden van de vrijwilliger essentieel is; Denk als team (vrijwilligers & beroepskrachten) na over waar vrijwilligers worden geplaatst; Geef aandacht op de werkvloer, geef ook eens een compliment of benoem dat er prettig gewerkt is; Begeleid de vrijwilliger tijdens de inzet; Formuleer een heldere doelstelling en visie op informele zorg (vrijwilliger & mantelzorg); Neem eenduidige besluiten over de randvoorwaarden die nodig zijn voor een goed functionerend netwerk. Wie nemen deel aan het netwerk, waar liggen de verantwoordelijkheden, welke rol hebben de organisaties, welk rol heeft de gemeente. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 9
Verdieping Invoeren en implementeren van een vrijwilligersbeleid Het grote voordeel van een vrijwilligersbeleid is dat daarin de verschillende rollen duidelijk zijn vastgelegd. Ook biedt het kaders voor alle partijen zodat duidelijk is wat binnen de organisatie wel en niet mag. Vrijwilligers doen werk dat is gericht op het bevorderen van het welzijn van klanten, is het uitgangspunt. Ze verrichten dus geen medische, verpleegkundige of verzorgende handelingen die een professionele deskundigheid vereisen. Tegelijkertijd mogen vrijwilligers veel, mits ze ervoor worden toegerust, ze zich capabel voelen én zolang een beroepskracht de eindverantwoordelijkheid draagt. Een belangrijk onderdeel in het vrijwilligersbeleid is de waardering Om bij medewerkers meer begrip te kweken voor de rollen en inzichten van vrijwilligers en vice versa, is het organiseren van een scholingstraject / praktijkgerichte ondersteuning een effectief middel (onderdelen: taken en verantwoordelijkheden, communicatie, samenwerking, en bejegening). Vrijwilligers willen gehoord worden: Te vaak wordt hun aanwezigheid voor lief genomen. Verder vinden vrijwilligers het vervelend dat medewerkers hen niet altijd informeren over verschillende zaken en dat de medewerkers geen tijd, ruimte aandacht voor ze hebben. Andere belangrijke thema s zijn: Waarderen (meer) waardering en respect bereiken tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Informeren van vrijwilligers over zaken die met klanten te maken hebben, uitvoering van taken en organisatie. Faciliteren van randvoorwaarden, relevante kennis en toerusting van vrijwilligers. Afstemmen tussen vrijwilligers en beroepskrachten over zaken die klanten betreffen en werkzaamheden. Aspecten van verantwoord vrijwilligerswerk Weten Wat moeten vrijwilligers weten over de klant en zijn situatie? De informatie is enerzijds bedoeld om het gesprek aan te kunnen gaan en anderzijds om voorbereid te zijn op calamiteiten. Waar kunnen de vrijwilligers na afloop van de activiteit terecht met vragen en signalen? Kunnen Wat moeten vrijwilligers kunnen om met de klant in contact te treden, ondersteuning of hulp te bieden en op te treden in noodsituaties? Beschikken over Waarover moeten vrijwilligers beschikken om met de klant een bepaalde activiteit te ondernemen? Denk aan kennis over het ziektebeeld, een mobiele telefoon, geldig rijbewijs of verzekering. SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 10
Aspecten van samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten Tips voor betere samenwerking Prettig samenwerken met vrijwilligers maakt de zorg beter en verhoogt het werkplezier. Elkaar kennen en waarderen blijken daarbij onmisbaar. Vijf gouden tips voor een betere samenwerking: 1. Leer elkaar kennen Organiseer een kennismakingsronde, ook met het management. Vraag vrijwilligers een naambadge te dragen. Hang een fotocollage van medewerkers én vrijwilligers op de afdeling. 2. Geef vrijwilligers een plek Werk vrijwilligers goed in. Zorg voor een vaste contactpersoon. Noteer de komst van vrijwilligers in het werkrooster. 3. Deel ervaringen en kennis Geef vrijwilligers informatie over hun activiteiten en geef hen tips over de omgang met klanten. Luister naar de ideeën van vrijwilligers en laat zien wat je ermee doet. 4. Toon belangstelling en waardering Maak eens een informeel praatje of geef een gemeend compliment. Verzorg zeker één keer per jaar een uitje of een feest voor beroepskrachten én vrijwilligers. 5. Evalueer en verbeter Bespreek met elkaar wat wel en niet goed gaat in de samenwerking. De Vrijwilligersscan kan je daarbij helpen. Tip: kijk naar kansen en mogelijkheden Verdiep je in de vrijwilligersmarkt. Welke kansen liggen daar? Bekijk hoe je die koppelt aan werkzaamheden die goed door vrijwilligers uit te voeren zijn. Bewustwording van de veranderde werkzaamheden Niet alleen is er steeds meer vraag naar vrijwilligers, de inhoud van het werk verandert ook. Klanten willen hun leven zoveel mogelijk op hun eigen manier voortzetten. Vooral hierbij is grote behoefte aan (de inzet van) vrijwilligers: Zij kunnen een klant bezoeken, met hem of haar een wandeling of uitstapje maken en helpen bij praktische klussen. Bijvoorbeeld vrijwilligers helpen klanten bij het koken, ook een vorm van welzijn? Hoe vind je daar voldoende vrijwilligers voor? Het verbinden van al die partijen voorkomt dat klanten te kort komen op het vlak van welzijn en dat mantelzorgers overbelast raken. Er liggen kansen Zet elkaar in beweging Draag gezamenlijk de verantwoording Voor het welbevinden van de klant, vrijwilliger, mantelzorger en organisatie! SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 11
Geraadpleegde bronnen Websites: www.zorgbetermetvrijwilligers.nl Verdieping: de beschreven toolkits; Zorg Beter met Vrijwilligers (ZBmV) Mezzo, landelijke vereniging voor mantelzorgers en zorgvrijwilligers: www.mezzo.nl Informatie, naslagwerk: Landelijke Overheid Algemene informatie over de WMO vindt u o.a. op: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-maatschappelijke-ondersteuning-wmo SimulCura, samenwerkende trainers in Zorg & Welzijn: www.simulcura.nl SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015 12