CONCEPTNOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING PHOENIX Datum: 3 februari 2015 Aanwezig: Aanwezig: Els van den Heuvel, voorzitter Lizzy Preisser, penningmeester Margreet Huizer, bestuurslid Rien Bout, bestuurslid Anneke de Cloet, secretaris 49 personen Afwezig met kennisgeving: 15 personen Notulist: Anneke de Cloet 1. Opening Els van den Heuvel opent als voorzitter de vergadering om 20.03 uur en heet iedereen van harte welkom. De 15 mensen die zich hebben afgemeld voor deze vergadering worden opgenoemd. Mededelingen van het bestuur: Het Infoboekje wordt steeds meer verleden tijd. Alle informatie die erin staat, is te vinden op de website. Daarom wil het bestuur dit boekje vanaf volgend seizoen niet meer afdrukken. Leden die daardoor de informatie missen, kunnen dit aangeven bij hun docent. Het bestuur zorgt dan dat er een A-4 komt met kort de meest relevante informatie Er is dit jaar een vergadering geweest van het bestuur met de docenten. Dit was een goed en constructief overleg, wat we jaarlijks structureel willen agenderen. Daarnaast blijft er de stafvergadering, die minimaal één maal per seizoen plaats blijft vinden. Er zijn nog steeds vacatures voor diverse functies binnen de vereniging. Vooral mensen die de PR verzorgen zijn hard nodig. Het bestuur doet hierbij een oproep aan mensen binnen en buiten Phoenix, die daar ervaring mee en/of feeling voor hebben. In de barcommissie is een vacature. Mensen die daar voor voelen kunnen bij Rien Bout terecht voor informatie. Phoenix mist een coördinator voor de website. De website wordt bijgehouden door Beeld&Co. Het is van belang dat iemand zorgt voor het plaatsen van informatie over Phoenix op Social Media. Agenda Er zijn geen aanpassingen in de agenda. Post Er is geen belangrijke ingekomen post. 1/8
Inventarisering rondvraag De punten die naar voren komen zijn: Lenie Snellen vraagt of de datum van de ledenvergadering verschoven kan worden naar het voorjaar. Mascha Kreugel brengt het in- en met name uitloggen op de website naar voren. Anneke Schaapherder geeft het punt van indexeren aan. André van de Plas geeft aan dat hij de geprinte stukken (waarvan er 20 ter inzage liggen), liever een week eerder inziet. Nu heeft hij het hele verslag zelf moeten afdrukken. De voorzitter vertelt dat die stukken er al geruime tijd lagen. Dit bleek onbekend bij de docenten. Het bestuur zal dit in het vervolg doorgeven. 2. Besluitvorming en verantwoording Vaststellen notulen A.L.V. d.d. 4 februari 2015 Er stond een fout in de naam van Jeanneke Bruning. Die is intussen verbeterd. De notulen zijn goedgekeurd. Vaststellen Seizoenverslag 2014-2015 Onder de informatie over de commissies staan er enkele zaken die aangepast moet worden: Bij punt 5.1: Bij Dansen onder de kerstboom staat een fout bedrag genoemd bij het geld dat is opgehaald voor het goede doel. Dit moet zijn: ongeveer 1200 euro. Bij punt 5.12: Er moet docenten staan in plaats van dans- en zangleiding. Na deze opmerkingen is het verslag goedgekeurd. Financiële verslag 2014-2015: Balans: Het kapitaal van de vereniging is toegenomen. De reservering van 3500 voor het jubileum en de reservering voor de voorstelling zijn verplaatst naar het kapitaal. Het Dansensemble en Vocaal hebben nieuwe kostuums. Er is bij allebei geld naar de spaarpot gegaan; respectievelijk 1097,21 en 46,22. Over het A.V.O.: De vereniging Marnix is opgeheven. De twee overgebleven verenigingen, Phoenix en AVIVA, vormen nu samen het A.V.O. Er is afgesproken dat het geld van het A.V.O wordt ondergebracht bij één van de verenigingen. Nu is de penningmeester van Phoenix, dus staat het geld geparkeerd bij Phoenix. Neemt de penningmeester van AVIVA het penningmeesterschap over, dan verhuist het geld naar de rekening van AVIVA. Bij de opheffing van Marnix bleef geld over. Dit geld is cadeau gegeven aan Phoenix en AVIVA. Phoenix heeft dit geld ( 486,20) gereserveerd voor een nieuwe muziekcomputer. Dat is leuker dan het aan het kapitaal toe te voegen. André van de Plas merkt op dat Phoenix er nog nooit zo goed heeft voorgestaan. Verlies- en winstrekening Enkele bijzonderheden worden naar voren gehaald: Er was een besparing op de kosten voor docenten, omdat er dat seizoen geen voorbereidingsgroep is geweest. Een aantal bijscholingscursussen die gewoonlijk door docenten worden gevolgd, gingen dat seizoen niet door, waardoor de kosten voor bijscholing lager waren. Dit seizoen is de website vernieuwd, waardoor hier een groot bedrag voor staat. Niet voor alle Kwibussen is een factuur ontvangen. 2/8
Er was in het seizoen 2013-2014 veel nieuwe apparatuur aangeschaft, dus waren er weinig onderhoudskosten. Daardoor zijn de afschrijvingen wel hoger. Er zijn minder kinderen lid van Phoenix, dus komt er minder contributie binnen. Soms zijn mensen maar kort lid. Het aantal inschrijvingen is minder, dus zijn er minder inkomsten dan begroot was. De bar heeft 6000 voor de vereniging opgebracht. Fantastisch! De subsidie is gekort, zoals verwacht. De rente is laag, dus die levert weinig op. Er zijn minder advertenties, waardoor minder geld binnenkomt. Wel is de geluidsinstallatie vaker verhuurd. Marian Gouverneur merkt nog op dat de piano wellicht ook verhuurd kan worden. Vanwege het jubileum zijn er minder cursussen geweest. Op het overzicht van de inkomsten en uitgaven van de jubileumvoorstelling staan de kosten van docenten en kostuumaanschaf niet vermeld. Die zijn geboekt op de reguliere grootboeknummers. Er is subsidie aangevraagd bij het Prins Bernard cultuurfonds. Er is voor de extra inzet van de docenten niet betaald. De reguliere kosten voor docenten zijn opgegeven aan het cultuurfonds als kosten voor de voorstelling. Boekhoudkundig is dit terecht, zo merkt Anneke Schaapherder op. Er is vorige week bericht gekomen, dat er 1000 subsidie is toegekend door het Prins Bernard cultuurfonds. Complimenten voor de penningmeester Lizzy Preisser, die hier veel werk voor heeft verricht. Voor het jubileum was 3500,- gereserveerd. Daar is niet alles van uitgegeven. Dit komt mede doordat Phoenix twee grote cadeaus heeft gekregen: van Stichting De Veste het concert van Raromski en van Beeld&Co de Jubileumkwibus. De vereniging heeft positief gedraaid. Het positief saldo gaat naar de reserve. Het bestuur verdeelt de subsidie van het prins Bernard Cultuurfonds aan de hand van gemaakte kosten voor de kostuums van de voorstelling, over de vereniging, het Dansensemble en Phoenix Vocaal. De kascontrolecommissie, bestaande uit André van de Plas en Anneke Schaapherder, geeft aan dat de boekhouding heel professioneel gevoerd wordt. Hulde aan Lizzy. Aan de Algemene Ledenvergadering Phoenix Apeldoorn Hierbij verklaart de kascontrolecommissie, bestaande uit André van de Plas en Anneke Schaapherder, de controle te hebben uitgevoerd op de financiële administratie over het seizoen 2014/15. De administratie is o.i. zorgvuldig en deskundig uitgevoerd. Om een onderdeel soepeler te laten verlopen hebben wij een paar adviezen gegeven. Deze adviezen zijn op correcte wijze door de penningmeester in de administratie verwerkt. Wij verzoeken u dan ook het bestuur en penningmeester decharge te verlenen voor het financiële beleid over het boekjaar 2014/2015. Er zijn geen bezwaren. De algemene ledenvergadering verleent decharge aan het bestuur van Phoenix voor het financiële boekjaar 2014-2015. De voorzitter hamert dit af. De nieuwe kascontrolecommissie zal bestaan uit Anneke Schaapherder (voor het tweede jaar) en Jeanneke Bruning. 3/8
De begroting voor 2016-2017 De penningmeester geeft aan dat dit een negatieve begroting is, wat betekent dat Phoenix verwacht in te teren op de reserves. Dit is mogelijk, gezien het kapitaal van de vereniging. Er zijn nog een aantal onzekere factoren, zoals de subsidie van de gemeente en een mogelijke huurverhoging. De penningmeester heeft in de begroting de kosten voor de huur gelijk gehouden. De kosten voor de docenten zijn iets verhoogd. De PR-kosten zijn naar beneden bijgesteld nu de website klaar is. Wel zijn kosten voor onderhoud hiervoor begroot. Gezien de geringe stijging van het prijsindexcijfer, de positieve financiële situatie van Phoenix en de contributieverhoging van vorig seizoen is nu geen contributieverhoging nodig. Veel kosten zijn voor hetzelfde bedrag begroot als vorig seizoen. Wel zijn de inschrijfkosten naar beneden bijgesteld. De donaties zijn hetzelfde begroot als daarvoor. De baropbrengst is lager begroot, omdat het jubileumjaar geen goede maatstaf is voor de verwachte inkomsten van komend seizoen. Er is toch nog 2000 aan subsidie begroot. Dit is wel onzeker. De (lage) rente en diverse inkomsten zijn begroot op het afgelopen seizoen. Over de cursussen: soms is er een klapper, soms valt het tegen. De KAK zou dit jaar op kamp gaan, maar dit schuiven ze een jaar door. Die kosten worden dus begroot voor volgend seizoen. Het bedrag dat begroot staat onder Muziek is voor het nieuwjaarsconcert. Dan volgt een vraag over de begroting: Jeanneke Bruning: Waarom is het bedrag dat begroot is voor de bijscholing van docenten omlaag? Toen gingen de cursussen niet door, maar volgend jaar gaan ze wel door. De penningmeester geeft aan dat het vorige seizoen geen goede maatstaf is, omdat er dat seizoen extreem veel cursussen tegelijk gevolgd werden. De begroting is nu weer gestoeld op een gemiddelde. De Algemene Ledenvergadering keurt de begroting voor seizoen 2016-2017 goed. Benoeming bestuursleden Margreet Huizer (vertegenwoordiger docenten) en Anneke de Cloet (secretaris) zijn niet aftredend. Els van den Heuvel, Rien Bout en Lizzy Preisser zijn aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen nieuwe kandidaten aangemeld bij de secretaris. Els van den Heuvel, Rien Bout en Lizzy Preisser worden door de vergadering herkozen. Els bedankt het bestuur voor de werkzaamheden in het drukke jubileumjaar met een mooi vaasje bloemen. 3. Jubilarissen 12 ½ jaar lid: Marianne Dekkers, Marijke Gerritsen en Maritta Halsema zijn al 12 ½ jaar lid van Phoenix. De voorzitter bedankt hen hiervoor met een mooie bos bloemen. Tony Kuijk-Stam, die ook 12 ½ jaar lid is, maar niet aanwezig kon zijn, zal de bloemen later ontvangen. 25 jaar lid Lia van Waarde en Tonnie Rutte zijn al 25 jaar lid. Margreet Huizer spreekt hen toe en bedankt hen met bloemen en een cadeau. Selma Smit, die ook 25 jaar lid is, maar niet aanwezig kon zijn, zal dit ontvangen tijdens haar dansles. 4/8
50 jaar lid Joke Langen is al 50 jaar lid. Ze was daar tijdens het jubileum al voor gehuldigd, onder andere met een erepenning die haar is overhandigd door locoburgemeester Paul Blokhuis. Van de huldiging worden een aantal foto s geprojecteerd. Ze wordt naar voren gehaald en laat het glaskunstwerk zien dat ze van Phoenix heeft gekregen voor haar 50-jarig jubileum. 4. Mededelingen Stichting de Veste André van de Plas: Stichting De Veste heeft een deel van het gebouw onder beheer. Zij verhuren dit zelfstandig; door de week vooral voor dans en in het weekend aan incidentele huurders. De verhuur loopt heel goed in de weekenden. De vloer is in de zomervakantie vervangen: dat kostte 20.000,-. Dat was mogelijk omdat er een hoog bedrag in kas blijft bij Stichting de Veste door de verhuur. Er is meer frisse lucht in de zaal doordat er nieuwe openslaande ramen zijn geplaatst. Binnenkort wordt er lambrisering aangebracht in de gang, waardoor de muur minder kwetsbaar is. Er komt een andere huurder in plaats van het Kindercentrum in het andere deel van het gebouw. Binnenkort wordt bekend wie dat wordt. Financieel gaat het heel goed met Stichting de Veste. Waarschijnlijk komt er daarom geen huurverhoging voor Phoenix. Jenny Wedzinga merkt op dat maandag de vloer vreselijk plakkerig was. André geeft aan dat de huurders het niet netjes hebben achtergelaten, met als gevolg dat zij de borg niet terugkrijgen. Deze wordt verdeeld onder de mensen die de vloer hebben schoongemaakt. Dit was een uitzondering: meestal wordt de accommodatie wel goed achtergelaten. Huurders krijgen altijd een lijst met regels. Bv. hoe stoelen en tafels moeten staan. Daarnaast betalen zij dus een borg, die ze terugkrijgen als alles netjes wordt achtergelaten. 5. Visie van leden op het onderwerp: Niveauverschillen binnen groepen Het bestuur en docenten hebben dit onderwerp besproken en een visie gevormd, maar willen ook graag de mening van de leden horen over dit onderwerp. Margreet licht die onderwerp toe: Kinderen en senioren dansen in groepen die op leeftijd zijn ingedeeld. De andere leden dansen op niveau: er zijn beginners, gevorderden en vergevorderden. In de loop van de jaren ontstaan verschillen, doordat mensen nieuwe dansen minder makkelijk opnemen, of door lichamelijke klachten. Bestuur en docenten geven aan dat naast het dansen op niveau ook het sociale aspect heel belangrijk is. We willen leden niet verplichten bij een andere groep te gaan dansen. Soms kan dat niet, omdat mensen dan al andere verplichtingen hebben. Vaker nog is de reden dat ze samen met vrienden willen blijven dansen. Op maandag is al jaren een half uur overlap tussen beginners en gevorderden. In het algemeen geldt dat mensen zelf wel weten als het dansen minder goed lukt. Zij stappen dan met bepaalde dansen uit de kring of passen dansen zelf aan zodat ze anderen niet storen. Het bestuur vindt het belangrijk dat mensen dansen met plezier, maar ook het niveau blijft gehandhaafd. Toch willen we mensen niet verplichten bij een andere groep te gaan dansen. Dit betekent wel dat docenten mensen die zelf niet inzien dat ze niet meer goed mee kunnen komen, daarop moeten wijzen. 5/8
Anneke Schaapherder wijst erop dat het geheel van de groep verandert, omdat de leden verouderen. Hierdoor moet het niveau wel aangepast worden. Docenten zeggen toe het dansaanbod zoveel mogelijk op niveau van de groep te zullen houden. Joke Langen merkt op dat gezelligheid belangrijk is, maar dat het niet gevaarlijk mag worden. Ria Demmer geeft aan dat er bij nieuwe instroom wel eerst gescreend kan worden, want sommige instromers leken niet op niveau. Het bestuur geeft aan dat we daar wel strakker naar gaan kijken. Bij bekende personen weet je het wel van tevoren. Margreet Bottema vertelt dat ze het erg waardeert dat ze zo fijn opgevangen is door de dansgroep bij Phoenix. Ze voelt zich met warmte ontvangen door docenten en groep. Zij vindt beginners geen goede benaming, omdat veel leden al jaren in die groep dansen. Lia van der Waarde vindt de nadruk op het sociale heel fijn en belangrijk. Als dingen bespreekbaar zijn, is alles prima. Er wordt onderstreept dat het goed is om het niveau vast te houden, ook voor nieuwe instroom. Het dansen moet ook wel een uitdaging blijven. Het bestuur bedankt de leden voor hun mening. Het wordt gewaardeerd dat zij het eens zijn met de visie van bestuur en docenten. Mochten er nog suggesties zijn dan horen we die graag. 6. Rondvraag Punt 1: De vraag of de datum van de ledenvergadering verschoven kan worden naar het voorjaar. Voor een aantal leden is het onprettig om s avonds in donker naar de A.L.V. te rijden en terug. Daarom is het fijn als de A.L.V. later in het seizoen gehouden kan worden. De penningmeester geeft aan dat dit voor problemen zou zorgen. Het financiële verslag kan wel af zijn, maar voor de begroting is mei/juni te laat. De voorzitter geeft aan dat we als vereniging gebonden zijn aan de statuten. Daarin staat dat het bestuur binnen zes maanden na het eind van het verenigingsjaar, wat eindigt op 31 augustus, verslag moet doen in de Algemene Ledenvergadering van het afgelopen jaar en verantwoording moet afleggen over het gevoerde financiële beleid. Gezien al het werk dat hiervoor moet worden verricht kan het niet eerder en vanwege de wettelijke verplichtingen mag het niet later. Daarom is de maand februari hiervoor toch de beste keus. Er wordt opgemerkt dat veel vervoersproblemen wel kunnen worden opgelost binnen de groep, als er naar gevraagd wordt. Veel mensen zijn bereid iemand op te halen en mee te nemen. Punt 2: Het in- en met name uitloggen op de website Mascha Kreugel geeft aan dat zij niet kan uitloggen op de website van Phoenix nadat ze heeft ingelogd. Hoe kun je uitloggen? De voorzitter geeft aan dat dit te maken heeft met de leeftijd van een computer en wat oudere programma s van een gebruiker. Punt 3: Indexeren Anneke Schaapherder vraagt waarom de contributie niet jaarlijks geïndexeerd wordt. Dit ondervangt gemopper en houdt de inkomsten op peil. Het zorgt er ook voor dat er sprongen in de contributie niet te groot worden. We zullen dit gaan bespreken in het bestuur. Het bestuur achtte het nu niet nodig, omdat de financiële situatie van de vereniging goed is en de contributie in het afgelopen seizoen als is verhoogd. 6/8
Anneke Schaapherder geeft aan dat de vereniging verplichtingen heeft aan docenten en aan huur voor het gebouw voor een heel seizoen. Pas als de vereniging daaraan kan voldoen kun je zeggen dat de vereniging gezond is. Dit is een waardevolle suggestie. De penningmeester gaat dit uitrekenen. Daarbij moet nog wel worden aangetekend dat de huur per half jaar op te zeggen is, dus dat de huur voor een half jaar volstaat. Daarnaast zijn er afbouwregelingen voor de docenten. Het is nog geheel onduidelijk wat de gemeente gaat doen met de subsidie. Overige opmerkingen bij de rondvraag Marian Gouverneur : Marian geeft aan dat de contributie bij Phoenix hoger is dan die bij AVIVA. Bestuur geeft aan: de opbouw van de vereniging is breder, met jeugdgroepen het dansenensemble. Én, de kosten van consumpties zijn lager! Marian Gouverneur: Vocaal heeft een wijziging op de vakantieperiodes, in verband met de leeftijd en daardoor de toegenomen vakantiemogelijkheden - van veel van de koorleden. Vocaal is op 15 september begonnen en eindigt al eerder. Om aan het aantal verplichte lessen te komen zijn er in de zomer twee sing-ins. Daarbij zijn ook andere leden van Phoenix welkom. Er staan vrijwel geen stukjes over Phoenix in de krant. Kunnen we, omdat de situatie rond de kindergroepen zorgelijk is, geen betaalde advertentie zetten om reclame te maken voor de kindergroepen? De voorzitter geeft aan dat een betaalde advertentie in de krant 600,- kost. Vervolgens geeft Marian aan dat dit punt dan direct van tafel kan. Het bestuur geeft aan dat er wel contacten met Stimenz zijn, via Margreet Bottema. Stimenz heeft contacten met de scholen. Cursussen worden bekend gemaakt bij de brede scholen in de buurt via Stimenz. Scholen hangen posters echter niet meer op. Persberichten worden niet meer geplaatst in de krant. Er wordt gezocht naar andere manieren om kinderen en hun ouders te bereiken. We hebben gratis lessen aangeboden op scholen, waar weinig respons op komt. Kinderen zijn wel enthousiast over de lessen, maar dat levert geen nieuwe jeugdleden op. De volgende actie zal gaan via de Social Media, zoals Facebook e.d. Andere dansscholen doen in de praktijk geen andere dingen met jonge kinderen dan bij Phoenix gebeurt, maar volksdansen is niet in trek. Dit is een landelijke trend. De Muzikantenbijeenkomsten die Marian Gouverneur en Jeanne Hartveldt samen een aantal keren hebben georganiseerd, zijn stilgelegd omdat er minder animo voor was. Elly van der Velde: Er zijn steeds minder dansdagen, steeds minder extra activiteiten per jaar. Jeanneke Bruning, de cursuscommissie, reageert hierop door te zeggen dat dit klopt. Aanvankelijk waren er danscursussen door de week op een vaste avond. Daar was steeds minder animo voor. Vervolgens werden er in het weekend door het seizoen 7 à 8 cursussen gegeven. Ook hiervoor liep het aantal aanmeldingen terug, met als gevolg dat er dan veel niet doorging. Daarom is nu de keuze gemaakt om minder cursussen te organiseren, in de hoop dat er dan meer mensen komen. De organisatie van cursussen is dus aangepast aan de praktijk. Verschillende docenten huren De Veste voor het introduceren van nieuwe dansprogramma s of andere workshops. Phoenix organiseert in maart een workshop 7/8
zigeunerdans o.l.v. Maurits van Geel. Dit staat los van cursussen die door externen worden gegeven. André van de Plas: Jammer dat er op deze Algemene Ledenvergadering niemand van het Dansensemble aanwezig is, vooral omdat de vereniging hen wel ondersteunt. Het bestuur is het daarmee eens. Ria Demmer: Is er nu nog wel een kleutergroep? Margreet Huizer antwoordt dat deze er nog is, met op dat moment 6 kinderen. Wanneer zijn er gratis lessen op scholen? Margreet Huizer antwoordt dat deze onder schooltijd zijn, in overleg met de school. Maar het liefst wel aan het eind van de ochtend of middag, zodat ouders kunnen komen kijken. André van de Plas: Ik wil het bestuur complimenteren. Zonder goed bestuur kun je het als vereniging wel schudden. Dus dank daarvoor. 7. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezige leden voor hun komst en hun inbreng en sluit de vergadering om 22.02 uur. Lia van Waarde heeft een klein aandenken voor alle aanwezigen gemaakt, symbolisch voor iedereen die een steentje bijdraagt aan onze vereniging. Afsluiter: Interactieve toelichting op Kinderdans Margreet Huizer laat de aanwezigen meebeleven hoe de aanpak van dans bij kinderen is: heel creatief en interactief. Veel aanwezigen doen vol enthousiasme mee met de dans het ziekenhuis en krijgen zo een beeld van hoe dit in zijn werk gaat. 8/8