LEDENVERGADERING 2004.

Transcriptie

1 Windesheim, 25 november 2004 LEDENVERGADERING Aanwezig: 5 bestuursleden + 33 leden Afwezig met kennisgeving: Leden: Erik Bredewold, Rein van Lohuizen, André Frijlink en Freddy Biesemaat 1. OPENING: De voorzitter opent om uur de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom. Hij is verheugd dat zoveel leden gehoor hebben gegeven om aanwezig te zijn op deze ledenvergadering. Vervolgens neemt hij de agenda door en deelt mede dat de pauze zal zijn na punt 11. Verder zijn er geen op- cq aanmerkingen op de agenda. Tevens stelt hij de heer Toon Kannekes aan de vergadering voor. Hij is lid van sportservice. Een organisatie die verenigingen helpt met diverse zaken binnen een vereniging. Hierna neemt hij het afgelopen seizoen door. Het is een zwaar en moeilijk jaar geweest met heel veel vergaderingen, over vele zaken. O.a. met Sportservice. Voorzitter neemt hierna het afgelopen seizoen door: 1 e Elftal, heeft weer de nacompetitie bereikt. 2 e Elftal, heeft 12 e plaats behaald in de 4 e klasse, dit jaar een stapje terug naar de 5 e klasse; 3e Elftal, een goede plaats in de middenmoot; Jeugdteams hebben het naar omstandigheden goed gedaan, met een aantal kampioenschappen voor het D- en E-elftal. (zelfs 2x) Terugkijkend op het afgelopen seizoen kunnen we zeggen dat het voor de vereniging een goed en sportief jaar is geweest. De voorzitter bedankt alle vrijwilligers, sponsors en leden die op welke wijze dan ook hebben meegeholpen om het afgelopen seizoen te doen slagen. Hij hoopt dat dit jaar zich nog meer mensen (leden) zich aanmelden om vrijwilligerswerk te gaan doen. Hij wenste een ieder een goede vergadering toe en hij gaat over naar punt 2 van de agenda 2. INGEKOMEN STUKKEN: Er zijn geen ingekomen stukken. Secretaris leest de namen voor van de afwezige (zie blad 1) leden.

2 3. NOTULEN LEDENVERGADERING 20 NOVEMBER 2003: De notulen worden zonder op- en/of aanmerkingen goedgekeurd. Voorzitter bedankt de secretaris en notulist. 4. VERSLAG PENNINGMEESTER: De penningmeester, Paul Schoorlemmer, geeft een toelichting op de resultaten-rekening en de balans van het seizoen 2003/'04. Kijkend naar de resultatenrekening 2003/204 konden we stellen dat we er niet rooskleurig voor stonden. We moesten zuinig omgaan met de euro s. BATEN: Het resultaat is positief uitgevallen ( 2678,69). Dit komt mede door de inkomsten van reclameborden en sponsering. De penningmeester bedankt Fred Zorg (vz commerciële commissie) voor het goede werk, wat extra inkomsten heeft opgeleverd. Contributies zijn hoger uitgevallen, ondanks dat het dameselftal is weggevallen. Er zijn toch meer leden bijgekomen. De reclamebordenbijdrage is verhoogd. Dit heeft wel geleid tot afmeldingen, maar er zijn in totaal toch meer borden bijgekomen. V.w.b. de sponsoring is de het resultaat te danken aan het feit dat de hoofdsponsor wat meer heeft geschoven en ook andere bedrijven er euro s in hebben gestoken. LASTEN: De post KNVB is lager uitgevallen, omdat de vereniging een deel van de kosten heeft terug ontvangen. De post: Representatie voorzitter is gebruikt voor een avond voor sponsors en vrijwilligers. BALANS: Het eigen vermogen is meer geworden. Er is een reserve opgebouwd. 5 VERSLAG KASCOMMISSIE: De kascommissie, de heren Jan van Ravenshorst en Jan de Rooy, hebben de boeken gecontroleerd en zij hebben als opmerking dat de penningmeester de zaken goed voor elkaar had en dat er dit jaar weer een positief resultaat geboekt is. Verder zag het geheel er goede en netjes uit. De voorzitter dechargeerde bij monde van de vereniging de penningmeester en vraagt om een applaus. 6 VERKIEZING KASCOMMISSIE: Op verzoek van de voorzitter stellen de heren Jan van Ravenshorst en Jan de Rooy zich weer beschikbaar als lid van de kascommissie. Zodat beide heren weer voor een jaar zijn herkozen.

3 7 VERSLAG PENNINGMEESTER EVENEMENTENCOMMISSIE: Bij afwezigheid van de penningmeester van de E.C. neemt Dick van den Bosch het woord en geeft commentaar op het resultaat van de E.C. Hij gaat in op het resultaat over het afgelopen jaar. Het saldo is dit jaar ongeveer gelijk gebleven t.o.v. vorig jaar. Er hebben diverse activiteiten plaatsgevonden, zoals; Mixtoernooi, Voetbalkamp, Sinterklaas en Disco. Als slotconclusie kan worden gesteld dat de E.C. goed werk verricht en financieel gezond is. 8 VERSLAG KASCOMMISSIE E.C. De kascommissie (JvR en JdR) hebben de kas gecontroleerd en hebben geen op- en/of aanmerkingen. Het geheel zag er keurig netjes uit. 9 VERKIEZING LEDEN KASCOMMISSIE E.C. Ook voor deze functie stellen Jan van Ravenshorst en Jan de Rooy zich weer voor een jaar beschikbaar en worden derhalve herkozen. 10 PAUZE (wordt uitgesteld tot na punt 11) Zoals de voorzitter al in zijn inleiding had medegedeeld zal de pauze plaatsvinden na behandeling van punt BESTUURSVERKIEZING/STRUCTUUR: De penningmeester geeft alle aanwezige leden op de vergadering een (concept) verenigingsstructuur Voetbal Sport Windesheim en hij geeft een uiteenzetting van dit conceptplan. Een van de hoofdpunten zijn de vrijwilligers. Volgens het conceptplan heeft V.S.W. ook een aantal vrijwilligers nodig. Er hebben zich al een aantal mensen opgegeven, maar er zijn er nog meer nodig. Het bestuur zal de komende weken nog een aantal personen gaan benaderen om de diverse vacatures te gaan invullen. Mochten er echter op de vergadering mensen zijn die wat willen gaan doen voor V.S.W. dan gaarne opgeven bij het bestuur. Er zal getracht worden om het conceptplan z.s.m. te gaan invullen en dan zal er een bijzondere vergadering worden uitgeschreven om het geheel aan de leden voor te leggen. Twee bestuursleden hebben afscheid genomen van de vereniging t.w. Aljo Seubring en André van Stek. Ook deze werkzaamheden moeten worden overgenomen door de overige bestuursleden. Hierdoor komt het bestuur niet toe aan vele zaken. Dit is dus een probleem, derhalve moet er een nieuwe verenigingsstructuur komen. In samenwerking met bureau Sportservice bureau die wordt gesubsidieerd door de gemeente Zwolle, zijn er vijf vergaderingen geweest om te zoeken naar oplossingen. Er waren een aantal commissies, maar de juiste structuur ontbrak. Er is nu afgesproken dat er meer mensen gezocht worden zodat een ieder (lees commissie) een beperktere taak zal krijgen, maar toch dat werk doet waar hij/zij voor is aangewezen.

4 Eén van de belangrijkste taken zal zijn die van: Vrijwilligerscoördinator. Tot slot deelt de penningmeester mee dat het bestuur weer aan besturen moet toekomen. Vervolgens geeft hij het woord aan Toon Kannekes van Sportservice. Deze deelt mede dat V.S.W. ± 150 leden heeft. Om de vereniging ook de komende jaren goed te laten functioneren, moeten de leden ervan overtuigd zijn dat er vrijwilligers moeten komen om de functies in te gaan vullen van het conceptplan. Waar hij wel van geschrokken was, was dat er zoveel weinig mensen waren die zoveel taken moeten vervullen. Dit kan zo niet langer. Het conceptplan is ook voorgelegd aan de KNVB en die zijn het eens met het conceptplan zoals die er nu ligt, zodat zij genegen zijn om V.S.W. te blijven ondersteunen met hulp vanuit het bureau Sportservice. Maar dan zal de vereniging zelf ook moeten medewerken, zodat er vrijwilligers moeten komen. Tot nu toe zijn er 2 personen die hebben aangegeven wat willen gaan doen binnen de vereniging. Het bestuur verwacht meer aanmeldingen. Vraag: Hoe denkt het bestuur medewerkers aan te trekken, b.v. de oudere jeugd? Antwoord: B.v. via de website, vervolgd door mondelinge uitleg, briefwisseling en mond op mond reclame. Bestuur deelt mede dat de taken nog worden gepresenteerd en de komende weken zullen worden uitgewerkt. Hierna zoals al eerder gezegd zal er een bijzondere ledenvergadering worden uitgeschreven. Vraag: Waarom worden er nu geen mensen gezocht cq gevraagd? Antwoord: Mensen mogen zich natuurlijk nu aanmelden, maar de functies worden nu nog niet ingevuld. Vraag: Wij zijn een kleine vereniging, overdrijven we niet een beetje met de uitbreiding zoals in het conceptplan staat vermeld? Antwoord: Op elke 6 leden is 1 vrijwilliger nodig, dus het aantal vrijwilligers genoemd in het conceptplan van 14 à 16 is niet overdreven veel. Het kan ook zo zijn dat bepaalde functies gecombineerd gaan worden. Dus minder mensen nodig. Voorzitter vraagt de vergadering dan ook: Voelt u zich geroepen, geef u zich dan nu op. Het bestuur wil het conceptplan definitief laten ingaan met ingang van het nieuwe seizoen. Vervolgens sluit de voorzitter de nieuwe bestuursstructuur af en gaat over naar de bestuursverkiezing: Aftredend en herkiesbaar is de secretaris Johan Scholten. Er zijn geen tegenkandidaten, zodat hij wordt herkozen als secretaris. De lengte van zijn functie zal afhangen van de nieuwe bestuursstructuur. De bestuursleden Aljo Seubring en André van Stek, aftredend en niet herkiesbaar worden door de voorzitter bedankt voor hun inzet en ontvangen een cadeau Voorzitter vraagt een applaus voor deze 2 heren en hij deelt mede dat er nu een pauze is van 10 minuten, met een consumptie van de vereniging. PAUZE

5 12 VASTSTELLING BEGROTING en CONTRIBUTIE: De penningmeester neemt de begroting 2004/2005 door. Deze begroting is opgemaakt aan de hand van het resultaat van 2003/2004. BATEN: Overige sponsoring 4500,00. Dit bedrag is mede tot stand gekomen door bijdragen van bedrijven die alleen geld geven en geen bord cq vlag of andere zichtbare sponsoring hebben. Clubblad niet meer begroot, i.v.m. opheffen. Nieuws kan nu d.m.v. de internet site worden doorgegeven. Advertenties via de site is mogelijk en is tevens goedkoper dan via het clubblad. Er hebben zich enkel bedrijven/personen afgemeld Vraag: Kan een bedrijf reclame maken via de website? Antwoord: Ja dit mogelijk. LASTEN: Nieuwe materialen: Dit bedrag is verhoogd, i.v.m de aanschaf van diverse goederen het komende jaar. Representatie kosten commerciële commissie: Deze post betreft een post voor de commerciële commissie om een avond te organiseren voor sponsors en vrijwilligers van de vereniging. Storting reserve 60 jaar V.S.W.: Het bestuur wil vanaf dit jaar, ieder jaar een x bedrag reserveren voor het 60-tig jarig bestaan van de vereniging. Vraag: Voor de post fysieke verzorging is geen bedrag ingevuld, hoe komt dit? Antwoord: Binnen/buiten de vereniging zijn wij zoekende voor een verzorger(ster). Aangezien er nog niemand is gevonden is het ook niet mogelijk hiervoor een bedrag te reserveren. Misschien dat iemand binnen de vereniging de cursus wil volgen en daarop aansluitend dan voor b.v. 3 jaar verzorger wil zijn voor V.S.W. Wel is er geld voor een verzorger/ster. Vraag: Als er iemand is gevonden is zijn er dan ook middelen aanwezig (geld)? Antwoord: Zoals in het vorige antwoord ook al is gezegd. Als er iemand is gevonden dan zijn er ook middelen, mits het binnen de perken blijft. Vraag: Geld veteranen 311,16 kan dat misschien worden toegevoegd aan de post 60-jaar VSW? Antwoord: Is ook de opvatting van de penningmeester. Dit geld staat al jaren op de balans, er wordt niets meer mee gedaan. Ook bestaat het veteranenelftal niet meer. Vraag: Het bedrag van 4500,00 komt dat bedrag ook echt binnen? Antwoord: Voorzitter commerciële commissie, Fred Zorg, draagt zorg daarvoor. Bestuur is bijna 100% zeker dat het geld ook binnenkomt. Penningmeester deelt de vergadering mede dat de contributie dit seizoen blijft zoals die is. Er volgt geen verhoging, maar ook geen verlaging.

6 Verder zijn er vanuit de vergadering zijn er geen op- cq aanmerkingen, zodat de begroting wordt goedgekeurd. Voorzitter bedankt de penningmeester voor de goede begroting en goede uitleg op de diverse vragen. Hij gaat over naar het volgende punt: 13 MEDEDELINGEN VAN HET BESTUUR: Voorzitter deelt de volgende punten mede: Trainer Jan Plagman zal zijn contract verlengen voor het seizoen 2005/2006. Relatie met de gemeente Zwolle. Belangrijk voor de vereniging is de samenwerking met de gemeente Zwolle voor onze sportaccommodatie Er is een onderhoud geweest en dit heeft het volgende opgeleverd: er komt nieuwe omheining aan de schoolkant ballenvanger trainingsveld aan de boszijde zal worden vervangen er is inmiddels een nieuwe ballenvanger op het trainingsveld geplaatst + nieuwe omheining er komt een zandbak bij het huisje van de kaartverkoper. Al met al positieve berichten. Er zal ook zelf moeten worden geholpen bij bepaalde werkzaamheden. Trainingsveld is niet echt optimaal er zijn wel wat mogelijkheden om het veld groter te maken, maar dan zal het voetbalveld ook gedraaid moeten worden. Dit zal echter niet goedkoop zijn en geld heeft de gemeente niet. Ook is er gesproken over de aanleg van een kunstgrasveld naast het bestaande voetbalveld, maar ook weer dit kost veel geld. Wat misschien positief is voor de vereniging is dat het dorp wordt uitgebreid met woningen, dit houdt in meer bewoners meer leden voor VSW meer velden. Het bestuur is nog druk bezig met allerlei zaken en zal de druk op de ketel houden en ze blijven er mee bezig. 14 RONDVRAAG: Voorzitter vraagt de leden wie er een vraag heeft voor het bestuur: Dick van den Bosch: Voorzitter antwoord: Heeft vraag over de gedragscode binnen VSW? Wordt er nog een nieuwe Kalkwagen aangeschaft? Geluidsinstallatie in kaartverkoophuisje? Internetsite meer aandacht aan schenken? Gedragscode: Er is een gesprek geweest met Dick Webbink hoofd van de school. Problemen van de voetbal werden/worden meegenomen naar school. Kalkwagen: Er wordt aandacht aangeschonken en gekeken of er een nieuwe aangeschaft kan worden. Geluidsinstallatie: Moet door vrager zelf worden gekeken wat kosten zijn om elektriciteitskabel en een kabel voor de geluidsinstallatie aan te leggen. Internetsite: Er zal door het bestuur nog meer aandacht worden geschonken aan de site en aan de leiders worden gevraagd meer info over de wedstrijden en wat meer op de site te plaatsen.

7 Carla Seubring: Voorzitter antwoord: Heeft misschien een oplossing voor het probleem van de aanschaf van nog 2 doeltjes voor het spelen van jeugdwedstrijden. Er bestaat een actie: Premie op actie. Er is door de gemeente geld beschikbaar gesteld voor het hele dorp Windesheim. Misschien dat van dit geld de doeltjes kunnen worden aangeschaft. Goed idee en laat het bestuur weten wat de uitkomst is. Dick van den Bosch: Bedankt het bestuur, mede namens de gehele vergadering, voor het goede werk wat zij het afgelopen jaar heeft gedaan voor de vereniging en wenst hen alle goeds en wijsheid toe voor het komende jaar. Vraagt de vergadering om een applaus. Voorzitter bedankt de vergadering voor het vertrouwen en de mooie woorden. Verder waren er geen vragen en gaat hij over naar het laatste punt van deze vergadering. 15 SLUITING: Voorzitter bedankt een ieder voor zijn inbreng op de vergadering. Hij wenst een ieder prettige feestdagen, een sportief 2005, een goede reis naar huis en sluit om uur de vergadering. Notulist: DvdB Typist: DvdB