HET VOORBEREIDEN VAN EEN PRESENTATIE Om een effectieve voordracht te kunnen houden, is de voorbereiding van essentieel belang. De voorbereiding van een presentatie bestaat uit het kiezen van een onderwerp, het bepalen van het doel, het structureren van de tekst en het afstemmen op een publiek van luisteraars. Verder bestaat de voorbereiding uit een aantal praktische zaken, zoals het maken van een spreekschema, het oefenen en timen van de voordracht en het verkennen van de locatie. Een onderwerp kiezen Wie ergens een voordracht moet houden, weet vaak al waarover het moet gaan. Een spreker wordt immers meestal uitgenodigd met een bepaalde reden: een onderzoek presenteren, een lezing over een thema houden, specifieke ervaringen overbrengen. Zelden komt het voor dat een spreker helemaal vrij is in de keuze voor een onderwerp. Als je helemaal vrij bent in de keuze voor een onderwerp, is het aan te raden om een onderwerp te kiezen dat je interesse heeft. Als je een onderwerp interessant vindt, kun je dat makkelijker op boeiende en enthousiaste manier overbrengen. Ook is de voorbereiding dan makkelijker: je hebt al enige basiskennis waarop je kunt steunen. Stem de keuze van het onderwerp ook af op de interesse van het publiek. Luisteraars komen met een bepaalde reden naar een presentatie luisteren: ze zijn nieuwsgierig naar een onderwerp of ze willen juist op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen. Neem de voorkennis van de luisteraars als uitgangspunt en probeer je te verdiepen in wat zij graag van jou zouden willen vernemen. Niemand gaat naar een lezing om daar reeds bekende zaken te vernemen. Daarom moet een presentatie niet alleen aansluiten op voorkennis van de luisteraars, een presentatie moet hun ook iets nieuws kunnen bieden: nieuwe informatie, een nieuwe invalshoek, nieuwe methoden. Probeer wel een juiste verhouding te vinden tussen al bekende en nieuwe informatie: een presentatie met te veel bekende informatie is al gauw saai en een presentatie met te veel nieuwe informatie niet te volgen. Samenvattend: kies een onderwerp dat je interesse heeft stem af op de interesses van het publiek sluit aan op de voorkennis van het publiek zorg voor nieuwswaarde Het doel bepalen Nu het onderwerp van de presentatie bekend is, moet het doel vastgesteld worden. Het doel van de presentatie is niet hetzelfde als het onderwerp. Wie bijvoorbeeld een presentatie houdt met als onderwerp studieverenigingen, kan verschillende doelen nastreven. Zo kan hij voor aankomende studenten een overzicht geven van bestaande studieverenigingen en hun specifieke eigenschappen. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te informeren over studieverenigingen en belangenorganisaties. Maar ook kan hij een bepaalde conclusie verdedigen tegenover een publiek. Hij kan bijvoorbeeld betogen dat het zinvol is om lid te worden van een studievereniging. De spreker heeft dan tot doel de luisteraars te overtuigen van een stelling of conclusie. Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het doel van de presentatie dus niet gelijk aan het onderwerp. Ook de invalshoek kan verschillen: je kunt betogen dat het je studie ten goede komt om lid te worden van een vereniging, maar ook juist dat het je studie niet ten goede komt. Het is kortom van essentieel belang van tevoren vast te stellen welke boodschap overgebracht gaat worden en met welk doel: informeren of overtuigen. Houd rekening met de beschikbare tijd bij het vaststellen van onderwerp en doel van de presentatie. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om in tien minuten een overzicht te geven van de Westerse kunstgeschiedenis van de afgelopen 2000 jaar. Zorg ervoor dat onderwerp en doel passen bij de beschikbare tijd, zodat de presentatie niet te globaal en daardoor te vaag wordt.
Samenvattend: stel het doel van je presentatie vast: informeren of overtuigen kies een invalshoek kies onderwerp en doel passend bij de beschikbare tijd De tekst structureren Als je wilt dat luisteraars jouw voordracht goed kunnen volgen, moet je ervoor zorgen dat de presentatie goed gestructureerd is. Een goed gestructureerde voordracht is voor luisteraars namelijk veel beter te volgen dan een presentatie waarin geen logische lijn te vinden is. Wanneer luisteraars de logische lijn goed kunnen volgen, begrijpen ze de inhoud beter en komt ze de boodschap aan die de spreker wil overbrengen. Bij slecht gestructureerde presentaties dwalen luisteraars vaak af met hun gedachten. Een goed gestructureerde presentatie bevat uitsluitend informatie die relevant is voor het doel van de presentatie. Irrelevante informatie leidt de aandacht van de luisteraars af: ze gaan zich afvragen waarom de spreker deze informatie verstrekt. Aan de andere kant mogen relevante onderdelen niet ontbreken. Als een luisteraar noodzakelijke informatie moet ontberen, zal de inhoud van de presentatie hem deels ontgaan. DE OPBOUW Een presentatie heeft altijd de logische lijn: inleiding kern- slot. Elk onderdeel kent specifieke eisen die hieronder in aparte paragrafen besproken zullen worden. De inleiding De inleiding van een presentatie heeft verschillende functies: in de inleiding moet de aandacht van het publiek worden getrokken en moeten de luisteraars op de hoogte worden gebracht van onderwerp, doel en aanpak van de voordracht. Daarnaast kunnen luisteraars tijdens de inleiding wennen aan de spreker en vormen ze zich een beeld van het verdere verloop; ze bepalen grotendeels of ze de spreker sympathiek vinden of niet en of ze de voordracht geboeid gaan beluisteren of niet. Met andere woorden: tijdens de inleiding worden veel zaken vastgelegd die bepalend zijn voor het slagen van de presentatie. Een spreker heeft invloed op het beeld dat luisteraars zich van hem en de toespraak vormen. In de inleiding horen de volgende elementen thuis: 1. groet het publiek 2. stel jezelf voor (als dat niet door iemand anders is gedaan) 3. trek de aandacht van het publiek met een pakkende opening 4. introduceer het onderwerp en het doel van de presentatie 5. kondig de aanpak en lengte van de presentatie aan Deze volgorde hoeft niet per se aangehouden te worden: wie bijvoorbeeld eerst met een pakkende opening wil komen voordat hij zichzelf voorstelt, kan 2. en 3. omdraaien. Er hoeft ook geen herkenbare scheiding aangebracht te worden tussen de onderdelen. Wie bijvoorbeeld zegt: De komende tien minuten wil ik benutten om u over te halen om geheelonthouder te worden, heeft onderwerp, doel en lengte van de presentatie in één zin aangekondigd. Een spreker kan dus variëren in de volgorde. Een spreker kan op verschillende manieren de aandacht van de luisteraars trekken. Hieronder volgen enkele voorbeelden. De retorische vraag: Wat zou u ervan vinden als uw naam in de krant komt?
De spreker geeft een verrassende wending aan de voordracht: eerst lijkt het aantrekkelijk om je naam in de krant te krijgen. Echter, de voordracht gaat over het gebruik van veiligheidsgordels in de auto: zonder gordels is de kans groter dat je een auto-ongeluk niet overleeft en dat je naam dus in de krant verschijnt, bij de rouwadvertenties wel te verstaan. Een andere opening is de anekdote: Ik zat laatst in de trein naast een mevrouw die schijnbaar zeer geboeid zat te lezen in De vriendschap van Connie Palmen. Ik vroeg me juist af... Een onderhoudende of verrassende anekdote heeft altijd de aandacht van de luisteraars. Let er wel op dat de anekdote relevant is voor het onderwerp en dat het verband tussen anekdote en de rest van de presentatie niet vergezocht is. Dat kan namelijk juist averechts werken. Een spreker kan ook de belangstelling wekken door de luisteraars bij het onderwerp te betrekken: Binnen 48 uur zal een van de aanwezigen in de zaal het slachtoffer zijn van een misdrijf. of door het onderwerp te betrekken op een persoonlijke ervaring: Als student heb ik niet veel geld te besteden. Ik leef van een basisbeurs en moet regelmatig aan het einde van de maand de keuze maken of ik liever een studieboek aanschaf of de rest van de maand nog vlees en fruit kan eten. Toch ga ik nu 25,- storten op rekening van de kankerstichting. Een vriend van mij heeft pas geleden namelijk te horen gekregen dat hij botkanker heeft. Daardoor ben ik gaan beseffen wat het betekent om kanker te hebben. De kankerstichting kan veel goeds doen met ons geld. In het komende halfuur zal ik u vertellen welke onderzoeken worden gesubsidieerd door de kankerstichting. Tot slot kan de spreker zijn publiek ook schokken of provoceren: Vandaag is er om 13.00 uur een man vergast. Het duurde 21 minuten en 6 seconden voordat hij helemaal dood was. Hij kreeg de doodstraf acht jaar geleden, omdat hij werd veroordeeld voor een misdrijf dat hij niet had gepleegd. Hij is onschuldig om het leven gebracht, hij is vermoord. Er zijn natuurlijk nog talloze manieren om de aandacht van het publiek te trekken. De opening moet in elk geval passen bij het onderwerp en niet een te ver verwijderd verband leggen. Begin niet met een sheet of een dia. De aandacht van de luisteraars is in het begin van de presentatie gericht op de spreker: die heeft iets te vertellen. Vermijd ook liever de clichés, zoals het citaat (Hamlet zei het al: To be or not to be, that s the question ), de oudheid (De Grieken/Romeinen wisten het al...), het huidige bestaan (De wereld wordt steeds sneller/complexer/et cetera.) of de anekdote over hoe de spreker hier verzeild raakte (Toen ik werd uitgenodigd om hier te komen spreken, dacht ik...). Zulke openingen worden zo vaak gebruikt dat ze nauwelijks aandacht trekken, maar eerder verveling opwekken. De kern In de kern wordt het onderwerp uitgewerkt dat in de inleiding is aangekondigd. Doel van een presentatie is dat luisteraars begrijpen en onthouden wat de spreker vertelt. Daarom is het van belang dat de kern goed gestructureerd is: de informatie kan dan beter worden opgenomen en onthouden. De opbouw van de kern moet voldoen aan twee eisen: eenvoud overzichtelijkheid
De kern voldoet aan de eis van eenvoud als het onderwerp wordt opgedeeld in een aantal kernpunten. De informatie wordt opgedeeld in een aantal kleinere deelonderwerpen. Let erop dat je de presentatie niet versnippert tot talloze details. Hoe minder kernpunten een presentatie heeft, hoe beter de informatie overkomt. Elk kernpunt moet zo eenvoudig mogelijk worden gehouden en in elk geval worden geïllustreerd met voorbeelden. De kern moet ook overzichtelijk zijn voor de luisteraars. Deze eis houdt in dat de kernpunten in een logische volgorde worden gepresenteerd. Overzichtelijkheid hangt ook af van het doel van de presentatie. Wie luisteraars wil informeren over een bepaald onderwerp kiest een indeling die het meest geschikt is voor het onderwerp. Een presentatie over het ontstaan van de Renaissance kan bijvoorbeeld geografisch worden ingedeeld: de ontwikkelingen worden dan per land beschreven. Maar ook zou de spreker voor een thematische indeling kunnen kiezen per kunstvorm: literatuur, muziek, beeldende kunst. Een chronologische ordening is eveneens denkbaar: de spreker zet uiteen hoe de Renaissance zich ontwikkelde per tijdvak. Kortom, het is afhankelijk van het onderwerp en de invalshoek hoe een informatieve presentatie wordt ingedeeld. Voor een presentatie die tot doel heeft de luisteraars te overtuigen van een bepaalde visie of een standpunt, is het van belang dat de argumenten overzichtelijk worden gepresenteerd. Luisteraars zullen niet gauw overtuigd raken door een reeks argumenten die onderling geen enkele samenhang vertonen en waarvan niet duidelijk is op welke manier ze het standpunt onderbouwen. Argumenten zijn effectiever wanneer ze in een logische volgorde en met een duidelijke samenhang op de luisteraar worden overgebracht. De structuur van de presentatie wordt voor de luisteraar nog duidelijker wanneer de spreker expliciet aangeeft dat hij overgaat op een nieuw kernpunt van de voordracht. De spreker moet dus niet alleen in de inleiding aankondigen hoe de presentatie is opgebouwd, maar dit ook steeds herhalen tijdens de presentatie: Hiervoor heb ik uiteengezet hoe eenvoudig iemand besmet kan raken met het AIDS-virus. Nu wil ik meer vertellen over hoe de eerste symptomen zich openbaren. Luisteraars onthouden de informatie veel beter wanneer de hoofdpunten worden geïllustreerd met voorbeelden en concretiseringen. Zo kunnen luisteraars zich een beeld vormen van het onderwerp. Ga bij het verzinnen van voorbeelden altijd uit van het menselijk voorstellingsvermogen. De uitspraak Het is belangrijk dat we de auto zo veel mogelijk laten staan is te abstract om echt te gaan leven bij het publiek. Het publiek gelooft wel dat het belangrijk is, maar de volgende uitspraak spreekt meer tot de verbeelding: Als wij niet het autogebruik tot de helft terugdringen voor het jaar 2000, dan is de atmosfeer binnen 25 jaar zodanig vervuild dat wij niet meer zonder zuurstofmasker de straat op kunnen. Wie statistieken of cijfermatige gegevens moet presenteren, doet er zeker goed aan de getallen te concretiseren. Getallen blijven vaak niet in het geheugen hangen. De uitspraak Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën is minder concreet dan: Een topsporter eet dagelijks 4000 tot 5000 calorieën. Dat komt overeen met tien boterhammen met kaas, drie glazen melk, drie bananen, twee appels, drie borden spaghetti met saus, twee patat-met en drie repen chocolade. De luisteraar kan nu op basis van eigen ervaring inschatten of 4000 tot 5000 calorieën veel is of niet. Het slot Een spreker mag het slot van zijn presentatie niet afraffelen. Afsluiten met een opmerking als: Dat was het, of Ik zie dat ik geen tijd meer heb, dus ik zal het hier maar bij laten is niet alleen fantasieloos, de spreker laat zo ook een kans liggen om zijn presentatie kracht bij te zetten. In de
afsluiting moet de spreker in elk geval het doel en de kernboodschap van de presentatie herhalen, en een kort overzicht geven van de kempunten. De luisteraars onthouden zo beter waar de presentatie over ging, en welke informatie van belang was. Vaak doen sprekers ook een appèl op de luisteraar s. Dat is het geval bij overtuigende presentaties. Wie een duidelijk appèl doet op de luisteraars brengt daarmee nogmaals de kern over: Als je dus stage wil lopen in buitenland, denk dan aan mijn betoog en zorg ervoor dat je de ambassade en andere belangrijke instanties weet te vinden. Zoals bij de inleiding werd aangeraden om te beginnen met een aandachtstrekker, is het ook aan te bevelen om te eindigen met een pakkend slot. Een pakkend slot zet de boodschap nog eens kracht bij, en zorgt ervoor dat de presentatie een evenwichtig geheel vormt. Er zijn verschillende manieren om een presentatie af te sluiten. Hierboven is al het appèl genoemd. De spreker kan ook eindigen met een vraag aan het publiek: Wilt u nu nog steeds graag uw naam in de krant zien? De technieken voor een pakkende opening gelden eveneens voor het afsluiten van de presentatie. Een voorbeeld van een pakkend slot, uitgesproken door Nelson Mandela bij zijn vrijlating van Robbeneiland: Tot slot wil ik terugkomen op mijn eigen woorden tijdens het verhoor bij mijn arrestatie in 1964. Ze gelden vandaag nog evenzeer als toen: Ik heb gevochten tegen blanke overheersing, en ik heb gevochten tegen zwarte overheersing. Ik heb het ideaal gekoesterd van een democratische en vrije samenleving waarin iedereen in harmonie en met gelijke kansen samenleeft. Dat is een ideaal waarvoor ik leef en dat ik hoop te bereiken. Maar als het nodig is, is het ook een ideaal waarvoor ik bereid ben te sterven.