Samenvatting resultaten wtco5 De jaarlijkse ICT-benchmark voor woningcorporaties Dit document is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de informatie die de benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties oplevert. Dit rapport is geschreven door de heren drs. P.L.T.M. van Eekeren MCM, drs. P.T.V. Nguyen, dr. ir. M.H.J. Nijland, D.R. Prins en ir. I.M.W. van Rij van M&I/PARTNERS en de heer H.P. Korevaar van F-fectis. Amersfoort,
Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE 5 3 Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICTwerkplekken 6 Bijlage A. Lijst van deelnemers 7 Resultaten wtco5 Pagina 2 van 7
1 Managementsamenvatting In 2006 hebben 40 organisaties deelgenomen aan de vijfde benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties (wtco5). Hiervan hebben er 39 een volledig en gevalideerd kostenmodel ingevuld. In totaal vertegenwoordigen deze 39 organisaties ongeveer 650.000 VHE s. Uit de vijfde benchmarkronde zijn de volgende normgetallen berekend: Normgetal 1. ICT-kosten per VHE Gewogen gemiddelde ICT-kosten per VHE: 100,60 Normgetal 2. ICT-kosten per ICT-werkplek Gewogen gemiddelde ICT-kosten per ICT-werkplek: 8.167,- Normgetal 3. ICT-kosten per medewerker (in FTE) Gewogen gemiddelde ICT-kosten per medewerker (in FTE): 10.234,- Normgetal 4. ICT-kosten als percentage van de jaaromzet Gewogen gemiddelde ICT-kosten als percentage van de jaaromzet: 1,91% Normgetal 5. Verhouding tussen operationele ICT-inspanningen (in FTE) en aantal medewerkers (in FTE) Gewogen gemiddelde verhouding: 29,3 FTE medewerker per FTE operationele ICTinspanning In de vijfde benchmarkronde is vanwege het hoge deelnemeraantal gebruik gemaakt van verschillende klassengrootte (in aantal VHE s). De gebruikte klassen zijn: corporaties tot en met 10.000 VHE s; corporaties met een grootte van 10.000 20.000 VHE s; corporaties groter dan 20.000 VHE s. In de vorige benchmarkronde was er tevens sprake van een klasse van 0 5.000 VHE s, in de huidige benchmarkronde is er echter slechts één deelnemer kleiner dan 5.000 VHE s waardoor het niet zinvol is om deze klasse aan te houden. In de benchmark stond dit keer het thema documentaire informatievoorziening centraal. De deelnemers is gevraagd of zij een documentmanagementsysteem (DMS) gebruiken en zo ja, in welke mate. Hieruit kwam naar voren dat het overgrote deel (87%) van de corporaties een DMS gebruikt. En van de corporaties die momenteel geen operationeel DMS ter beschikking hebben, zijn er vier van de vijf bezig een DMS in te richten of te selecteren. Resultaten wtco5 Pagina 3 van 7
Het DMS wordt bij alle corporaties (100%) die een DMS gebruiken, ingezet in het primaire proces en dan met name voor de huurderdossiers. Ook wordt het DMS in vrijwel alle gevallen (circa 95%) gebruikt voor inkomende en uitgaande post. De belangrijkste motivaties om een DMS in een corporatie te gebruiken, zijn enerzijds kosten (met name de kortere zoektijd) en anderzijds kwaliteit (met name de beschikbaarheid en volledigheid van het dossier). Slechts in circa een kwart van de gevallen (24%) speelde kostenreductie een rol bij de keuze om een DMS te gebruiken. Opvallend is dat in 28% van de corporaties is aangegeven dat er niemand in de organisatie integraal verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening. Voor meer informatie over deelname aan dit initiatief en de in dit model opgenomen gegevens kunt u contact opnemen met: M&I/Partners bv Dennis Prins, dennis.prins@mxi.nl Postbus 1179 3800 BD Amersfoort Tel. 033-4220220 F-fectis Henk Korevaar, korevaar@ffectis.nl Postbus 168 1230 AD Loosdrecht Tel. 035-6283020 Op www.wtco.nl vindt u tevens achtergrond informatie over het initiatief. Resultaten wtco5 Pagina 4 van 7
2 Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per VHE zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal VHE s dat in eigendom en/of in beheer is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal VHE s worden ook bedrijfspanden, garages, parkeerplaatsen, studentenwoningen en overige verhuurbare eenheden meegerekend. 180 160 140 120 100 80 60 40 Spraak Applicaties WAN LAN Werkplek ICT-management 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112131415161718192021222324252627282930313233343536373839 Figuur 1: ICT-kosten per VHE voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde 104,28 per VHE 100,06 per VHE 45,89 per VHE 169,06 per VHE 180 160 140 120 100 80 60 Totaal kostenniveau Gewogen gemiddelde 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Resultaten wtco5 Pagina 5 van 7
3 Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICT-werkplekken In onderstaand figuur is de operationele ICT-inzet gedeeld op het aantal ICT-werkplekken binnen de corporatie. 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 ICT-werkplekken per ICTmedewerker (in FTE) Gewogen gemiddelde 20,0 10,0 0,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Figuur 2: verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal geautomatiseerde werkplekken voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde 42,0 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 36,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 21,5 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 79,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning Resultaten wtco5 Pagina 6 van 7
Bijlage A. Lijst van deelnemers Naam woningcorporatie Plaats VHE's Acantus Groep Veendam 14.738 Aramis Roosendaal 9.384 Casade Woondiensten Waalwijk 9.028 Centrada Lelystad 8.728 Cires Welkom Wonen Oosterhout NB 8.012 de Woningstichting Wageningen 5.714 Domein Eindhoven 7.623 Eigen Haard Amsterdam 48.000 HBS Onsbelang Hengelo 8.407 Hestia groep Landgraaf 6.870 Mitros Utrecht 30.874 Patrimonium woonstichting Veenendaal 6.966 Portaal Veenendaal 58.000 Pre Wonen Beverwijk 15.369 Prowonen Eibergen 8.573 Servatius woningstichting Maastricht 14.200 Singelveste Breda 9.558 Stichting Bo-Ex Utrecht 8.936 Stichting de Nieuwe Unie Rotterdam 25.987 Stichting In Groningen 11.663 Stichting zorgvoorwonen Sprundel 4.290 TBV Wonen Tilburg 6.910 Vivare Arnhem 24.578 Volkshuisvesting Arnhem Arnhem 14.796 Wonen West Brabant Bergen op Zoom 9.577 Wonen Zuid Roermond 16.483 WonenBreburg Tilburg 30.000 wonencentraal Alphen aan den Rijn 9.858 Woningcorporatie De Woonplaats Enschede 19.807 Woningstichting Haag Wonen Den Haag 29.000 Woonbron Hoogvliet 39.417 Wooncom Emmen 18.810 Woonconcept Meppel 12.635 Woondrecht Dordrecht 9.895 Woongroep Twente Hengelo 22.429 Woonmaatschappij Maasland Ravenstein 14.762 Woonstede Ede 11.028 Woonstichting Actium Assen 7.740 Woonwaard Alkmaar 15.277 Woonzorg Nederland Amsterdam 46.724 Resultaten wtco5 Pagina 7 van 7