HRwijs - Inspiratiesessie Een selectieprocedure opzetten 16 oktober 2015 Brussel - KVS Leen Vandepoel
In vogelvlucht Wervingsfase Selectiefase Cv en motivatiebrief Gesprek Testen Beoordelingsfase Aanwervingsfase
Wervingsfase Opstellen van vacaturebericht Doel: aantrekkelijk zijn en toch enkel de geschikte personen aantrekken! Functienaam (specifiek) Organisatie + ligging (vestiging) + reden van vacature De functie: voornaamste taken en verantwoordelijkheden Uw profiel: kritische competenties Ons aanbod: salaris, bijzondere arbeidsvoorwaarden en omstandigheden, werktijden, Data over contactpersoon Werving- en selectieprocedure
Wervingsfase Magda? In het vacaturebericht/tijdens de rekrutering: Geen discriminatie op basis van: - Geslacht - Seksuele geaardheid - Huidskleur - Leeftijd - Handicap - Taal -
Wervingsfase Een geschikt medium kiezen Voor- en nadelen van kanalen Bereiken van actief en latent werkzoekende Vergeet de informele kanalen niet (spontane sollicitaties, sollicitaties via eigen personeel of uit eigen netwerk) + realistischer beeld van de job + eerste selectie is al gebeurd + lager verloop na aanwerving
Wervingsfase Een geschikt medium kiezen Website VDAB Eigen website Scholen / opleidingscentra Jobsites Social media Lokale bladen Nationale bladen Vakbladen Affiche/bord in de organisatie
STELLING 1 : Bij de screening van cv s en motivatiebrieven zijn best meerdere mensen betrokken.
Selectiefase Doel van de selectie: - Kan de kandidaat de vacature invullen? - Wil de kandidaat de functie omwille van een goede/juiste motivatie? - Past de kandidaat binnen de organisatie?
Selectiefase 1 e Screening op basis van CV en motivatiebrief Persoonlijk en professionele CV? (structuur, beknopt) Voldoet kandidaat aan vooropgestelde criteria? Motivatie en competenties? (link met vacature/organisatie) Stabiele werkervaring? Andere engagementen? Hiaten in cv? (opleiding voltooid, jaartallen, sabbatjaar)! Ook niet-weerhouden kandidaten op de hoogte brengen
Leidraad screening cv s en motivatiebrieven Eis 1 Eis 2 Eis 3 Wens 1 Gewicht 3 Wens 2 Gewicht 5 Wens 3 Gewicht 7 JA/NEE JA/NEE JA/NEE Score Score Score Totaal Kandidaat A Ja Ja Ja 6 18 2 10 10 70 98 Kandidaat B Ja Ja Ja 9 27 5 25 6 42 94 Kandidaat C Neen Ja Neen STOP! Kandidaat D Ja Ja Ja 1 3 2 10 2 14 27 Kandidaat E Neen Ja Ja STOP! Kandidaat F Ja Neen Ja STOP! Kandidaten die niet aan de eisen voldoen, gaan niet verder door in het selectieproces = gewicht x score Kandidaten die aan alle eisen voldoen, en de hoogste resultaten halen, gaan verder door
Terug naar onze stelling Bij de screening van cv s en motivatiebrieven zijn best meerdere mensen betrokken. Vooraf, bij het bepalen van de wensen en de eisen wellicht wel, niet bij het lezen van de CV s en motivatiebrieven. (Tijdsinvestering) WIE BETREKKEN? De gouden driehoek Wat als? dat allemaal één en dezelfde persoon is?... Iemand van HR, de direct leidinggevende, algemeen directeur/coördinator
STELLING 2 De effectiviteit van het selectie-interview staat of valt met de voorbereiding
Selectiefase 2 e Selectie op basis van een selectie-interview Doel van een selectiegesprek = voorspelling kunnen maken van toekomstig gedrag van de kandidaat Toekomstig gedrag wordt bepaald door: o Gedrag uit het verleden (gedrag voorspelt gedrag) o Persoonlijkheid o Goesting, wil o Omgeving: organisatie, collega s, privé-situatie
Selectiefase Hoe kunnen we de voorspellende waarde van het selectie-interview verhogen? Criterium gericht werken FUNCTIE Kennis Kunde Motivatie Waarden Attitude Vaktechnische competenties Loopbaan verwachtingen Gedragscompetenties Ontwikkel een gepaste selectieprocedure in functie van de criteria
Terugkomend op onze stelling De effectiviteit van het selectieinterview staat of valt met de voorbereiding JA! Het is belangrijk vooraf inzicht te hebben in wat (criteria) je wil nagaan/meten, en welk selectie-instrument je daarvoor wel of niet kan inzetten.
STELLING 3 Een interviewer is 20 % van de tijd aan het woord bij een effectief selectiegesprek
Selectiefase Hoe kunnen we de voorspellende waarde van het selectie-interview verhogen? b. Kwaliteit van vragen: Stel open vragen (= wie, wat, waar, waarom, wanneer, beschrijf, illustreer, vergelijk ) Vraag door (vanuit het antwoord van de kandidaat stel je een nieuwe vraag) Wees nieuwsgierig Trechtertechniek i.p.v. sequentieel vragen Stel geen: gesloten vragen suggestieve vragen meervoudige vragen hypothetische vragen (tenzij om inzicht/kennis te testen)
Selectiefase Hoe kunnen we de voorspellende waarde van het selectie-interview verhogen? c. Gedragsgericht interviewen Gedrag tijdens het interview gedrag tijdens het werk Dus gedrag bevragen uit concrete ervaringen en situaties uit het verleden Bereid een aantal DOE- VRAGEN voor die de vereiste competenties bevragen Bv. competentie: plannen en organiseren Geef eens een voorbeeld van een situatie waarin jij verantwoordelijk was om een activiteit/evenement te organiseren/plannen? Bv. competentie: leiderschap Beschrijf eens een concrete situatie waarin jij een leidersrol hebt opgenomen? Wat verliep er (minder) vlot? Dit veronderstelt wel dat je vooraf zicht hebt op de gedrags-indicatoren die bij een bepaalde competentie horen -> competentieprofiel
Selectiefase De informatie van de kandidaat: Ik zg IK ZEG IK DOE IK MOET Tracht steeds doe-antwoorden te bekomen
Selectiefase Gedragsgericht interviewen aan de hand van de STAR methode Situatie Taak Actie Resultaat - Reflectie Opgelet: De beschrijving moet zich afspelen in het verleden Zorg ervoor dat de kandidaat in de ik-vorm blijft spreken Durf gerust om verduidelijking vragen: je moet je de situatie visueel kunnen voorstellen Om een competentie correct te kunnen beoordelen heb je informatie nodig over de 4 niveaus (STAR).
SITUATIE Kan u hier een voorbeeldsituatie van geven? Waarover ging het precies? Wat was het probleem? Wat was de aanleiding? Wie was hierbij betrokken? Wat maakte het zo moeilijk/gemakkelijk? Hoe verliep dat? Schets het proces eens. TAAK Van wie kwam de vraag? Wie gaf de opdracht? Welke rol speelde u hierin? Wat was uw bijdrage? Wie was hier nog bij betrokken? Waarom koos men u uit? Welke taken nam u ter harte? ACTIE Welke acties ondernam u om dit aan te pakken of op te lossen? Wat deed u om dit te veranderen? Hoe ging u hiermee om? Wat deed u precies? Hoe kwam u tot die keuze? Hoe organiseerde u dit? Wat deed u daarna? RESULTAAT - REFLECTIE Wat was het resultaat? Hoe liep het af? Wat was de reactie van de anderen? Hoe uitte zich dat? Kan u het resultaat beschrijven? In welke mate was het vooropgestelde doel/resultaat bereikt? Als u nu terugblikt, hoe hebt u dit ervaren? Wat hebt u uit de hele situatie geleerd? Over welke competenties beschikt u om daarin te slagen?
Selectiefase Cruciale interviewtechnieken: Actief luisteren (gestructureerd luisteren, parafraseren en herformuleren) Kwalitatieve vragen stellen Gedragsgericht vragen Bewijs van het tegendeel zoeken Stiltes Durf een kandidaat te onderbreken Niet snel tevreden van antwoord
Selectiefase Wees ervan bewust dat de houding van de interviewer ook impact heeft op de kandidaat: Onthaal van de kandidaat (aangenaam, vriendelijk, professioneel) Setting van het interview: rustige omgeving, opstelling van tafels, voldoende tijd Non-verbale signalen Ook de kandidaat vormt zich door de wijze van werving en selectie, een beeld van uw organisatie.
Selectiefase Scenario van het eigenlijke selectie-interview Onthaal en intro Kennismaking (geef een korte voorstelling van jezelf en de organisatie) Situeer het interview in de procedure Motiveer het belang van een open gesprek Deel mee dat je zaken zal noteren om achteraf objectief te kunnen beoordelen (opgelet: noteer letterlijk wat je hoort, nog geen interpretaties) Introductievraag
Selectiefase Vraagstelling: verleden en heden (STAR) Opleiding Waarom? Als u opnieuw zou kunnen kiezen? Met welke ambities? Werkervaringen (vraag naar de relevante ervaringen indien de kandidaat een uitgebreide cv heeft) Waar het liefste gewerkt? Meest trots op? De huidige situatie, persoonlijke interesses
Selectiefase Vraagstelling: toekomst Motivatie voor de functie, organisatie Waarom sollicitatie? Wat spreekt u aan? Verwachtingen van de job Wat houdt u gemotiveerd? Waar knapt u op af? Korte en lange termijn ambities
Selectiefase Bevragen van enkele competenties (STAR) Bevraag een concrete situatie uit het verleden (eventueel aangepast aan de werkomgeving) Organisatie en Functie Geef zelf wat meer uitleg over de functie! Realistic job preview daling van korte termijn verloop! Loonverwachtingen Beantwoord vragen van de kandidaat Afronden Vraag ook of de kandidaat nog interesse heeft
Terugkomend op onze stelling Een interviewer is 20 % van de tijd aan het woord bij een effectief selectiegesprek 15% - 30%
Selectiefase 3 e selectie op basis van testen => Kan eventueel ook na de cv selectie
Selectiefase Mogelijke selectietesten: Arbeidsproef/simulatie Test naar functiekennis/cognitieve kennis Persoonlijkheidsvragenlijst Referenties Assessment (= combinatie van testen)
Selectiefase Voorspellende validiteit van selectietesten ten opzichte van functieprestatie (Schmidt en Hunter) Gestructureerd en competentiegericht interview (0,51) Arbeidsproef/simulatie (0,54) Test naar functiekennis/cognitieve kennis (0,45 0,50) Persoonlijkheidsvragenlijst (0,31) Ongestructureerde interviews (0,38) Referenties (0,26) Jaren werkervaring (0,18) Grafologie (0,02) Assessment (= combinatie van testen) (0,37-0,65)
STELLING 4 Een beoordeling is geslaagd wanneer we er de beste kandidaat hebben kunnen uit halen
Beoordelingsfase Wees bewust van beoordelingsfouten door de interviewer: Valkuil van de 1ste indruk Haloeffect: één positiefpunt van de kandidaat domineert alle andere info Horneffect: één negatief punt van de kandidaat domineert alle andere info Vooroordelen en stereotypen Valkuil van hetzelfde als u effect Angst voor de eigen positie Contrasteffect
Beoordelingsfase Fouten voorkomen: Volg het scenario en stel de vooropgestelde vragen Schrijf je eerste indruk op Noteer letterlijk wat de kandidaat zegt (niet de interpretatie) Beoordeel na het interview de vooropgestelde criteria aan de hand van de doe/gedrags-antwoorden Indien mogelijk, doe het interview met 2 en bespreek een rolverdeling
Beoordelingsfase Besluitvormingsmodel Herlees de gedragsvoorbeelden na het gesprek en ga na in welke mate de vooropgestelde criteria/competenties aanwezig zijn Interessant instrument voor jury EISEN EISEN WENSEN JA/NEE /10 JA/NEE /10 JA/NEE /10
Terugkomend op onze stelling Een beoordeling is geslaagd wanneer we er de beste kandidaat hebben kunnen uit halen Niet de beste kandidaat, maar de juiste kandidaat
Aanwervingsfase Breng de niet weerhouden kandidaten (in de juiste volgorde) op de hoogte Als ze dit vragen, geef hen dan ook de redenen mee waarom ze niet gekozen zijn Doe beroep op uw sociaal secretariaat voor verdere begeleiding en voor het administratief en wettelijk in orde brengen van de tewerkstelling Steek voldoende tijd en energie in een goed onthaal
Ter afronding: Selectie morgen: evolutie naar meer duurzaam selecteren Vroeger Statisch Korte termijn Gap denken Nu Systemisch en dynamisch Duurzaam Focus op sterktes en potentieel Rol voor HR, of voor iedereen die met selectie in aanraking komt Van theoretische insteek naar een meer menselijke dynamiek Spreek met uw mensen, ken hun talenten Interne mobiliteit!?
Bedankt!
Contactgegevens Leen Vandepoel Leen.vandepoel@upgrading.be 015/63.18.95 Van Benedenlaan 32 2800 Mechelen www.upgrading.be