Procesnotitie Centrale Huisvesting 1. Doel procesnotitie Het raadsbesluit van 14 december 2010 voor de locatiekeuze, was een eerste mijlpaal in de initiatieffase van het project Centrale Huisvesting. De volgende stap is het ontwikkelen van de businesscase (inclusief projectplan), die moeten leiden tot goedkeuring van de raad. Daarop aansluitend start de definitiefase waarin de in de businesscase benoemde onderzoeken worden verricht, die resulteren in een Programma van Eisen. Aan de hand van deze procesnotitie wordt de Raad geïnformeerd over het besluit van het college om de businesscase, volgens de in de Raadsbrief Plan van aanpak Centrale Huisvesting d.d. 1 maart 2011 beschreven werkwijze, te ontwikkelen. In hoofdstuk 2 is de opbouw van de businesscase en elementen voor nader onderzoek beschreven. 1.1 Uitgangspunten businesscase De uitwerking van de businesscase is gebaseerd op variant A, volgens de volgende richtlijnen van het Raadsbesluit d.d. 14 december 2010: De businesscase moet voorstellen uitwerken met als resultaat om de organisatie zo functioneel en efficiënt mogelijk te huisvesten met inachtneming van de volgende randvoorwaarden: - De organisatie moet functioneel centraal worden gehuisvest - De parkeerdruk op de openbare weg tenminste gelijk moet blijven en niet hoger mag worden ten opzichte van de huidige situatie - Het pand aan de Koningin Julianaweg 25 te Leidschendam moet behouden blijven - Voor de structurele extra lasten zal dekking binnen de begroting gevonden moeten worden Verder gaat project CHV er van uit dat de raad zelf een principe-uitspraak doet over de toekomstige locatie van de raadzaal. Omwille van de voortgang is het zaak dat de raad een standpunt inneemt omtrent de toekomstige locatie van de raadzaal. Vooralsnog maakt de huisvesting van sociale zaken in Leidsenhage geen onderdeel uit van het project centrale huisvesting. 1.2 Resultaat Businesscase De businesscase wordt ter besluitvorming aan de raad voorgelegd voor het: - Komen tot een go / no go -beslissing voor de volgende fase, de definitiefase - Beschikbaar stellen van budget voor de definitiefase - Beschikbaar stellen van voorbereidingskrediet t.a.v. kosten en investeringen 2. Invulling businesscase Centrale Huisvesting De businesscase beschrijft een zakelijke rechtvaardiging voor het opzetten van het project Centrale Huisvesting. Het is een compacte weergave van resultaten, risico s, kosten en planning om besluitvorming over het project zo goed mogelijk te doen. De informatie in de businesscase zal in eerste instantie globaal van opzet zijn en nog een aantal onzekerheden bevatten. Deze 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 1
onzekerheden zullen ook als zodanig worden gemeld. Het gaat hier, zoals reeds in het plan van aanpak gemeld, om de onderstaande onderwerpen, die pas in de definitiefase worden bepaald: - het dienstenconcept (doorontwikkeling Klantcontactcentrum) - het kantoorconcept - de vorm van de aanbesteding - de parkeeroplossing (inclusief mobiliteitsoplossingen) Aan het eind van de definitiefase wordt deze informatie geconcretiseerd. 2.1 Onderwerpen in de businesscase De businesscase omvat, zoals in het plan van aanpak reeds aangegeven, de onderstaande onderwerpen: - Een analyse van de bestaande situatie (inhoudelijk en financieel) - De prioriteit van het project - De uitsluitingen voor dit project - De visie op het toekomstige dienstverlenings- en kantoorconcept - De vorm en inhoud van de projectorganisatie en projectplanning - De rol van respectievelijk het college, de raad, de medewerkers/or en de overige betrokken partijen in het proces - Een overzicht van de bestuurlijke besluitvormingsprocedure - Inzicht in de interne kosten - Een zakelijke (feitelijke en kwantitatieve) en financiële onderbouwing, inclusief een risicoparagraaf voor het project - Een raming van kosten en een planning voor de definitiefase - Een voorlopige raming van de benodigde voorbereidingskredieten voor de proces- en investeringskosten - Een communicatieplan - Mocht de raad de toekomstige locatie willen kiezen op basis van een vergelijking, dan wordt dit onderdeel als projectopdracht toegevoegd aan de projectscope van Centrale Huisvesting. De aanpak voor risicomanagement, communicatie en financiën, zijn in de navolgende paragrafen nader toegelicht. 2.2 Mogelijke risico s (schade) Het project Centrale Huisvesting is gekwalificeerd als een groot project met een aanzienlijk afbreukrisico. In dit kader wordt extra aandacht besteed aan risicomanagement dat nader zal worden toegelicht in de businesscase en belicht vanuit verschillende invalshoeken: - Juridisch/Wettelijk (veranderende wettelijke eisen) - Organisatorisch (voortschrijdende inzichten tijdens de loop van het huisvestingsproject (scopewijzigingen) planning, projectprioriteit). - Ruimtelijk/geografisch (wagenpark(beheer)) - Technisch/uitvoerend (complexiteit door vermindering fte s, draagvlak voor centrale huisvesting en invoering flexibel kantoorconcept, mobiliteit, ICT) - Financieel (hoeveelheid variabele componenten, aannames, veranderingen in wet- en regelgeving, schommelingen in de branche vastgoed en ontwikkeling). - Politiek/bestuurlijk ( Actieprogramma vanuit het Rijk, complexiteit vanwege meerdere oplossingsscenario s, draagvlak coalitie). 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 2
- Maatschappelijk/sociaal (imago naar burgers, omwonenden, media en klankbordgroep). 2.3 Communicatie Het project kent een lange voorgeschiedenis en kan grote gevolgen hebben voor het personeel en bewoners. Dus zorgvuldigheid en timing in de communicatie is van groot belang. De businesscase en de daarop volgende stappen zullen helder zijn over het doel, wie, wanneer, welke rol heeft en wat er wanneer gaat gebeuren. Daarnaast zal de aanpak passen binnen de gemaakte communicatieafspraken van het coalitieakkoord Verantwoord Vooruit. Doelen van de communicatie - Informeren en luisteren (interactief) - Draagvlak creëren voor het proces, creëren van een positieve grondhouding - Het bereiken van een actieve deelname/respons van (voornamelijk de interne) doelgroepen. Uitgangspunten - Start nieuwe geschiedenis (alle oude ballast loslaten en gemaakte afspraken blijven staan) - Een open, heldere bestuursstijl, waarbij de rollen, taken, bevoegdheden en de planning van het het proces steeds voor iedereen duidelijk zijn. - Interne communicatie gaat voor externe communicatie; het kan niet zo zijn dat medewerkers besluiten moeten vernemen uit de media. - Communicatie is bij voorkeur digitaal, passend bij bezuinigingstijd. - Klein en gericht communiceren: niet groter maken dan het is, geen PR. - Soberheid in alles, dus ook in de communicatie. Centrale boodschap Het college werkt samen met de organisatie sober en doelmatig aan de uitwerking van Variant A uit het Raadsbesluit van 14 december 2010. Het resultaat is een businesscase, op basis waarvan de raad definitief besluit over de aanbouw van het stadskantoor. Het college streeft naar een transparante besluitvormingsproces, waarin voor iedereen duidelijk is wat er gaat gebeuren met centrale huisvesting. Doelgroepen Intern: College, gemeenteraad, medewerkers, Ondernemingsraad. Extern: Direct omwonenden KW-laan, overige bewoners, media. 2.4 Financieel In de businesscase wordt een kostenraming opgenomen voor het realiseren van de definitiefase waarvan het programma van eisen het eindproduct en tevens eerstvolgende beslisdocument zal zijn. De kostenraming behelst een raming van de externe kosten en de ambtelijke uren in deze fase. Tevens zal in de businesscase aan de hand van berekeningen een globale raming worden opgenomen van de totale projectkosten. Deze globale raming zal op basis van additionele onderzoeken in de definitie fase worden geconcretiseerd. 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 3
3. De projectorganisatie Stuurgroep Centrale Huisvesting Algehele sturing van het project Centrale Huisvesting vindt plaats binnen de stuurgroep. De stuurgroep wordt voorgezeten door de namens het college verantwoordelijke wethouder, Jérome Schellings en is als volgt samengesteld: - Ambtelijk opdrachtgever/gemeentesecretaris. - Leden concerndirectie. - De concerncontroller. - Projectleider. - Projectsecretaris Projectgroep De projectgroep is op hoofdlijnen verantwoordelijk voor de coördinatie tussen alle werkgroepen en voor de informatieverstrekking aan de opdrachtgever over de voortgang en eventuele knelpunten. De projectgroepleden acteren vanuit deskundigheid. De projectgroep is als volgt samengesteld: - Projectleider - Assistent projectleider - Vertegenwoordiger OR - Adviseurs van betrokken afdelingen (Communicatie en S&B) - Projectcontroller - Ad hoc betrokkenen Klankbordgroep inwoners De klankbordgroepleden worden op hoofdlijnen geïnformeerd over de voortgang van het project centrale huisvesting en in de gelegenheid gesteld hun zienswijze aan te geven. In het verleden is er ook een klankbordgroep inwoners centrale huisvesting geweest. Met uw raad zal nog nader overleg plaatsvinden over dat deel van het project waar u en uw griffie als gebruiker rechtstreeks betrokken zijn. Werkgroepen Werkgroep 1: Dienstverlening en organisatie, richt zich op: - Het dienstverleningsconcept. - Het kantoorconcept en mobiliteit (organisatie en bedrijfscultuur) - Het nieuwe werken, waaronder eventueel thuiswerken Werkgroep 2: Ruimtelijke aspecten, richt zich op: - Stedenbouw. - Verkeer en parkeergelegenheid. - Duurzaamheid. - Vergunningen en handhaving. - Planeconoom Werkgroep 3: Casco en inbouw, richt zich op: - Kantoorconcept en mobiliteit (gebouwgebonden) 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 4
- Accommodatie, onderhoud en exploitatie - Facilitair en installaties - ICT - Financiën 3.1 Reguliere overleggen 1. Stuurgroep overleg (twee wekelijks) 2. Projectgroep overleg (twee wekelijks) 3. Overleg met OR (twee wekelijks) 4. Overleg Ambtelijk opdrachtgever (wekelijks) 5. Overleg Projectcontroller (twee wekelijks) 6. Overleg Projectwethouder (wekelijks) 7. Overleg klankbordgroep raadsleden (nader te bepalen) 4. Planning voor besluitvorming Planning initiatieffase 12 april 2011 Procesnotitie indienen t.b.v. collegebehandeling 24 mei 2011 Commissie AZ Bespreking/toelichting proces april-augustus 2011 Businesscase opstellen Medio juli 2011 Advies OR 6 september 2011 Collegebehandeling businesscase en advies voorbereidingskrediet 25 oktober 2011 Raadsbehandeling businesscase 4.1 Projectfasering Projectfasen Doelstelling en projectresultaten Initiatieffase In deze fase wordt de projectorganisatie geïnstalleerd en wordt het doel en resultaat van het project globaal vastgesteld. De resultaten van deze fase zijn: 1. Procesnotitie 2. Businesscase (incl. projectplan en raming t/m definitiefase) Definitiefase Raadsbesluit: De procesnotitie en businesscase worden, conform planning, aan de raad voor een go/no-go besluit voorgelegd. In deze fase wordt de kwaliteit van het eindresultaat bepaald. Dit wordt binnen de gestelde kaders gedefinieerd door de werkgroepen en afgestemd met toekomstige gebruikers, beheerders, opdrachtgevers en belanghebbende partijen die met het resultaat te maken krijgen. De resultaten van deze fase zijn: 1. Analyses 2. Programma van Eisen (incl. raming totale vervolgtraject (t/m realisatiefase)) Ontwerpfase Raadsbesluit: Het Programma van Eisen wordt, conform planning, aan de raad voor een go/no-go doorgaan besluit voorgelegd. Aan het eind van de ontwerpfase is het eindresultaat en de gekozen oplossingen bekend. De architect vervaardigt maquettes en/of ontwerptekeningen. Alternatieve oplossingen zijn afgevallen. De resultaten van deze fase zijn: 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 5
1. Schets Ontwerp 2. Voorlopig Ontwerp 3. Definitief Ontwerp Voorbereidingsfase Alle voorbereidingen die nodig zijn om het eindresultaat te realiseren worden getroffen, zoals het selecteren van partijen, voorbereiden van trainingen, uitnodigen van deelnemers. De resultaten van deze fase zijn: 1. Draaiboek voor de realisatiefase 2. Aanbestedingen 3. Voorbereiding van de uitvoering, incl. bestemmingsplan Realisatie Het plan wordt daadwerkelijk uitgevoerd. De resultaten van deze fase zijn: 1. Het aangevulde projectplan over het projectresultaat 2. Verhuisdraaiboek 3. De gebruik- en onderhoudsmogelijkheden 4. De projectevaluatie. Beheer en gebruik In deze fase is het project afgerond en gaan gebruik, beheer en onderhoud van het resultaat van start. Het resultaat van deze fase is: 1. Overdracht projectdossier, incl. garantiedossier 5. Financieel Voor de initiatieffase kan geput worden uit het restantvoorbereidingskrediet (20071164) centrale huisvesting deel I. 20110420 Procesnotitie Centrale Huisvesting. 6