Handleiding voor WinPOS Kassa Versie 1.03
1. HOE WERKT DE KASSA? 1.1 Aanmelden Wanneer u de kassa wilt gaan gebruiken, dient u zich eerst aan te melden. Dit aanmelden doet u door uw code in te geven die in de WinPOS Manager reeds ingevoerd is. Stel uw code is 1234, dan kunt u die code ingeven met behulp van het toetsenbord of indien u over een touchscreen beschikt, dan kunt u de code rechtstreeks op het scherm aangeven. Nadat u de code heeft ingetoetst, drukt u op Enter. De kassa is nu open en u kunt beginnen! 1.2 Indeling scherm Links op het scherm ziet u de bon en rechts ziet u het rekenkundige gedeelte. (Voor de linkshandigen onder u is dit dan andersom.) Het bongedeelte ziet er zo uit:
U ziet bovenaan het nummer van de bon, ( in dit geval 1006), de standaard valuta ( hier NLG), de omschrijving van de artikelen die u verkoopt en dan in het grijze gedeelte het subtotaal, het BTWbedrag, het te betalen bedrag en het aantal verkochte artikelen. Rechts op het scherm ziet u zoals gezegd het rekenkundig gedeelte: 1.3 Ingeven artikels Zoals u kunt zien op het bovenstaande plaatje, geeft de kassa in het zwarte scherm al aan wat u kunt doen. Wanneer u 1 artikel wilt ingeven, kunt u dit doen door de PLU code van het artikel in te toetsen, het artikel te scannen of door het artikel te zoeken met de knop: Wanneer u het artikel gevonden heeft drukt u o.k., en de omschrijving van het artikel verschijnt op het linker gedeelte. Wanneer u meerdere gelijke artikels in 1 keer wilt aanslaan, drukt u eerst op het aantal (bijv. 3) en dan zoekt u het artikel. WinPOS kassa geeft dan 3 x de prijs van het betreffende
artikel aan. Wanneer u een scanner gebruikt geeft u ook eerst het aantal en dan scant u het artikel. De kassa geeft dan ook 3 x de prijs van het betreffende artikel. Wanneer u werkt met de PLU codes, toetst u de PLU code in en drukt dan enter, vervolgens vraagt de kassa u dan het aantal. U geeft nu het gewenste aantal in en drukt op enter. Op de bon in het linker gedeelte ziet het dan zo uit: 1.4 Betalen Wanneer u nu alle artikelen die de klant wil kopen gescand of ingetoetst heeft, gaat u naar het betaalveld door op de knop betalen te drukken. (U kunt het totaal bedrag en de eventuele BTW ook al zien op het grijze linkergedeelte.) Wanneer u op deze knop gedrukt heeft, geeft de kassa het te betalen bedrag weer. Ook nu zegt de kassa u reeds wat de volgende stap is. Stel de klant betaalt met een briefje van 25 NLG. U drukt dan 25 in en kiest als betaalwijze de knop KONTANT. De kassa geeft nu zelf het wisselgeld aan.
Wanneer de klant met zijn of haar pinpas betaalt of met een cheque, is het nog eenvoudiger. Er staat op het scherm dat het te betalen bedrag 17,95 NLG bedraagt. U hoeft nu niet het bedrag in te toetsen, u drukt direct op respectievelijk de knop pinpas of cheque en er verschijnt dit: U kunt nu eventueel nog alles controleren, want om deze bon af te sluiten en daadwerkelijk te printen, moet u op de knop TOTAAL drukken. Zolang u nog niet op de knop TOTAAL gedrukt heeft, staat de bon nog open en kunt nog wijzigingen aanbrengen. Wanneer u op de bovenstaande knop gedrukt heeft, verschijnt direct een nieuwe bon ofwel valt de kassa in het slot en moet u of uw collega zich opnieuw aanmelden bij de volgende klant. Dit is afhankelijk van de instellingen in de WinPOS Manager. We hebben nu heel beknopt de werking van de kassa behandeld, in het volgende hoofdstuk gaan we dieper op verschillende functies in.
2. HET GEBRUIK VAN DE VERSCHILLENDE FUNCTIES 2.1 Menu Het menu is vooral bedoeld voor artikelen die om een of andere reden geen barcode hebben of kunnen hebben en voor artikelen die zogenaamde hardlopers zijn. Met hardlopers bedoelen we artikelen die het meeste verkocht worden gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld rond Kerstmis) of gewoon het hele jaar door. Verder is het voor sommige artikelen onmogelijk om een barcode te hebben, denk bijvoorbeeld aan een kleine sleutelhanger. Het is mogelijk om deze artikelen of desgewenst ook andere artikelen in dit menu te zetten (via de Manager). Wanneer u op de knop menu drukt, komt u in het volgende veld terecht: De gele toetsen zijn verschillende pagina s, die ieder diverse artikelen bevatten. In ons voorbeeld zitten we in de pagina DIV GIDSEN 17,5 %, zoals aan de kop van de pagina kunt zien. In deze pagina zitten een aantal artikelen zoals de gids Trekkershutten, Wadden arrangementen etc. Wanneer u nu op de knop Waddenarrangementen drukt, verschijnt op het linker gedeelte de gids Wadden arrangementen met de prijs. Wanneer u meer exemplaren van deze gids wilt verkopen, kunt u de knop blijven vasthouden en u ziet dan een teller verschijnen. Wanneer u het gewenste aantal bereikt heeft, laat u de knop los. Om te bladeren in de pagina s kunt u op de dikke rode pijltjes toetsen, wanneer u wilt bladeren in de artikels van een bepaalde pagina dan drukt u op de dunne rode pijltjes. Wanneer de klant nog meer artikelen wil kopen die niet in het menu staan, drukt u op de knop START waardoor u weer in het beginveld terugkomt. U kunt nu weer artikels aanslaan door PLU codes in te geven of door te zoeken of te scannen. Wanneer u alle artikels gehad heeft die de klant wil kopen, drukt u op de knop BETALEN en zo komt u dan in het betaalveld. (Zie hoofdstuk 1).
2.1 Groepen Met deze knop kunt u eventueel op groepen boeken. Dit is afhankelijk van de manier waarop de artikelen zijn ingedeeld, het kan ook zijn dat er niet met groepen gewerkt wordt. Dan zult u deze knop niet nodig hebben. Wanneer er wel met groepen gewerkt wordt, dan is de procedure heel eenvoudig. U geeft het te betalen bedrag in (bijvoorbeeld 50 NLG), drukt op de knop groepen en zoekt de betreffende groep uit. Denk bijvoorbeeld aan een modezaak die de laatste exemplaren van een blauwe coltrui die niet meer opnieuw binnenkomt, niet als apart artikel boekt, maar gewoon in een groep truien onderbrengt. Wanneer u de betreffende groep gevonden heeft, drukt u o.k.. U ziet de groep TRUIEN op dit plaatje, met daarbij het nummer van de groep en het nummer van het BTW-tarief. Wanneer u op o.k. gedrukt heeft, verschijnt dit op het rechter gedeelte:
Op het linker gedeelte ziet u dan dit: U kunt nu eventueel weer verder gaan met de volgende artikels die de klant wil kopen, of wanneer dit het enige artikel is dat de klant koopt doorgaan naar het betaalscherm door op de knop BETALEN te drukken. 2.3 Wachtrij Door op de knop wachtrij te drukken, kunt u een bon tijdelijk bevriezen. U kunt alvast doorgaan met een volgende bon en later de bon in de wachtrij terug halen en afhandelen. Hier hangt geen tijdlimiet aan, u kunt de bon zolang in de wachtrij laten staan als u zelf wil. (Dit is natuurlijk niet aan te raden) U moet hierbij bijvoorbeeld denken aan een klant die zijn of haar beurs in de auto heeft laten liggen en even gaat halen etc. Het terughalen van de bon uit de wachtrij gebeurt door wederom op de knop wachtrij te drukken, de betreffende bon uit te kiezen indien er meerdere bonnen in wacht staan, en op OPHALEN te drukken. Naast OPHALEN ziet u AFBREKEN, hiermee kunt u de wachtrij weer verlaten zonder een bon terug te halen.
2.4 KL Kaart Met deze knop kunt u aangeven welke klantenkaart de klant heeft. Wanneer u op deze knop duwt, vraagt de kassa u om het nummer van de klantenkaart in te geven of te scannen. Het is mogelijk dat klanten met een klantenkaart korting krijgen op een bepaald artikel. Wanneer dit het geval is, zal de WinPOS kassa de korting weergeven indien u alvorens de bon te sluiten aangegeven heeft dat de klant beschikt over een klantenkaart. Wanneer u het nummer ingetoetst of gescand heeft, drukt u op enter. U ziet het klantenkaartnummer verschijnen onderaan het scherm. Wanneer u ziet dat u zich vergist bij het intoetsen van het nummer, kunt u met het hele nummer verwijderen, of met het laatste nummer verwijderen. Wanneer alle klantenkaartnummers geregistreerd zijn in de WinPOS Manager, kunt u ook zoeken met behulp van de KIES knop. Wanneer u een klantenkaart heeft die als identificatie ook tekst bevat, kunt u deze intoetsen met behulp van er verschijnt dan namelijk een toetsenbord. Wanneer u op STOP drukt, verdwijnt het klantenkaart scherm.
2.5 Info Met deze knop kunt informatie inwinnen over een artikel zonder dat het daardoor al aangeslagen wordt. Wanneer een klant bijvoorbeeld wil weten wat een bepaald artikel kost, zonder dat hij/zij het meteen wil kopen, biedt deze knop uitkomst. U drukt op deze knop en zoekt of scant dan het artikel. U kunt ook op de Info-knop drukken en dan de PLU code van het artikel ingeven indien u deze code uit uw hoofd weet. Er verschijnt nu alle voorradige informatie over het artikel. Er kan eventueel een foto bij zitten of bijvoorbeeld een schriftelijke gebruiksaanwijzing. Hier ziet u de info over de posters die met 3 stuks in een koker verkocht worden voor 10 NLG. Wanneer u de info heeft gelezen, drukt u op o.k. en het scherm verdwijnt. Het artikel staat nu ook op de kassa, wil de klant het hebben dan dient u het artikel nogmaals aan te slaan, maar dan zonder de infoknop.
2.6 Extra Door op deze knop te drukken, belandt u in het menu met de extra functies. Deze functies benadrukken nogmaals de vele mogelijkheden van de WinPOS kassa. We zullen de extra functies hierna een voor een even doorlopen. 2.6.1 Klantenkaart Deze toets geeft u de mogelijkheid om aan te geven dat de klant een klantenkaart bezit en welke dat is. U kunt het nummer intoetsen of scannen. Zie ook 2.4. 2.6.2 Wissen kaart Met deze toets kunt het vorige weer ongedaan maken. 2.6.3 Valuta Het grijze gedeelte van de bon op het scherm staat ingesteld op de standaard valuta. In het onderstaande voorbeeld is dat NLG. Wanneer u nu klanten heeft die de bon in een andere valuta willen hebben en dit is niet in strijd met het beleid van de/uw onderneming, dan kunt u de valuta met deze knop omwisselen. U drukt op de knop en kiest de gewenste valuta uit en drukt dan op o.k. Om de gewenste valuta te zoeken kunt u eventueel bladeren met de rode pijltjes. Wanneer u bij nader inzien de valuta van de bon toch niet wilt wijzigen, drukt u op AFBREKEN. Stel u wilt de bon in Belgische Francs hebben, dan drukt u op de knop VALUTA, zoekt Belgische Francs en drukt op o.k. De bon ziet er op het scherm dan zo uit: Alle artikelen die u nu gaat aanslaan, worden gelijk omgerekend naar Belgische Francs. Wanneer u dit aan het doen bent en de klant bedenkt zich en wil toch de hele bon in Nederlandse Guldens hebben, dan kunt u tussentijds gewoon nogmaals op de knop VALUTA drukken en de bon weer terug zetten op NLG.
2.6.4 Debiteur Wanneer u een klant heeft die geregistreerd staat als zijnde debiteur en die misschien speciale prijsafspraken of andere voorwaarden heeft, kunt u hem makkelijk zoeken met deze knop. U drukt erop en u komt terecht in het volgende scherm: U kunt de debiteur zoeken op nummer, zoekcode, kaartnummer, postcode of op e-mail adres. Met de rode pijltjes kunt u bladeren door het debiteurenbestand. Wanneer u de gewenste debiteur gevonden heeft, drukt u o.k. Wanneer de debiteur nu artikelen koopt waar hij korting op krijgt bijvoorbeeld, zal de kassa dat automatisch aangeven. Beneden op het kassascherm ziet u ook de naam van de debiteur staan, nadat u op o.k. gedrukt heeft. Wanneer de klant niet als debiteur geregistreerd staat en u hem dus niet kunt vinden, drukt u op AFBREKEN om dit scherm af te sluiten. De klant zal dan eerst in de WinPOS Manager ingebracht moeten worden als zijnde debiteur. 2.6.5 Wis debiteur Met deze knop kunt u het vorige ongedaan maken. De kassa weet nu dat de klant geen geregistreerde debiteur is en eventuele prijsafspraken zullen niet meer gelden. 2.6.6 Begin dienst De tekst van deze knop spreekt al voor zich. Wanneer u hier op drukt, zal de WinPOS Manager een nieuwe dienst aanmaken. 2.6.7 Einde dienst Wanneer deze knop gebruikt wordt, zal WinPOS Manager de dienst afsluiten en de kassa gaat ook op slot. De (nieuwe) gebruiker zal zich eerst moeten aanmelden alvorens de kassa te kunnen gebruiken. 2.6.8 Training Deze knop wordt in de volgende release actief, hij is bedoeld om met de kassa te kunnen oefenen. De gemaakte transacties worden niet verwerkt, er wordt niets in de historie opgeslagen en er wordt niets afgeschreven van de voorraad. Alle gebruikers kunnen dan al aan de kassa wennen en ermee oefenen. 2.6.9 Opos
Deze functie geeft u de mogelijkheid om de laatst gemaakte kassabon nog een keer te printen door op REDU te drukken. 2.6.10 Uitgifte Met deze knop heeft u de mogelijkheid om goederen uit te geven van het ene naar het andere filiaal zonder dat er een kastransactie plaats vindt. Wel worden de goederen van de voorraad afgeschreven. U drukt op deze knop en dan verschijnt het volgende venster: Hier kunt u nu het gewenste filiaalnummer ingeven. Daarna zoekt u de artikelen of scant ze ofwel geeft u de PLU code in met de gewenste aantallen van de betreffende artikelen die van uw filiaal naar een ander filiaal gaan. U ziet nu ook dat de knop betalen grijs blijft en u daar nu geen gebruik van kunt maken. U kunt de bon nu afsluiten door op totaal te drukken als u klaar bent. 2.6.11 Ontvangst Met deze knop kunt u artikelen die u van een ander filiaal ontvangt registreren zonder dat er een kastransactie plaatsvindt. Wanneer u op de knop ontvangst drukt, verschijnt het volgende venster:
U kunt hier het filiaalnummer en documentnummer ingeven. Daarna geeft u aan welke artikelen u ontvangt en hoeveel. Vervolgens ziet u ook hier dat de betaalknop niet geactiveerd is en dat u de bon kunt afsluiten door op totaal te drukken. Het aantal goederen dat u van het andere filiaal ontvangen heeft, wordt netjes bij uw voorraad geteld. 2.7 Door op de bovenstaande knop te drukken verwijdert u het laatst aangeslagen artikel. 2.8 Door op deze knop te drukken verwijdert u alle gegevens in het venster. 2.9 Korting Wanneer u een of meerdere artikels heeft aangeslagen heeft u de mogelijkheid om korting te geven. U kunt dit doen op een bepaald aangeslagen artikel of op de hele bon. Wanneer u korting wilt geven op een artikel dat u aangeslagen heeft, gaat u als volgt te werk: U klikt of drukt (indien u een touchscreen heeft) op het artikel aan de bonzijde zodat het blauw wordt.
Stel u wilt 0,50 NLG korting geven op deze envelop. U drukt dan op korting en u ziet op het scherm dat de kassa een nieuwe prijs vraagt. U wil echter een bedrag aan korting geven, daarom drukt U op enter. De kassa vraagt nu een percentage, dit wilt u ook niet en nogmaals drukt U op enter. Nu vraagt de kassa een bedrag en u geeft in 0,50 en drukt op Enter. Er verschijnt dan een volgend venster : U kunt nu eventueel ook een kortingsreden aangeven, die dan wel in de Manager ingesteld moet zijn. Wanneer u hier geen gebruik van wil maken, drukt u op afbreken. Vervolgens zult U zult zien dat er op de envelop nu 0,50 cent korting komt. Wanneer u een percentage korting had willen hebben, dan drukt u dus eerst op het artikel, dan op korting en dan vraagt de kassa eerst naar een nieuwe prijs, vervolgens drukt U op enter en kunt U een percentage ingeven.
Wanneer u nu korting wil geven op de totale bon dan doet u het volgende: U klikt of toetst ergens op het grijze gedeelte van de bon op het venster en drukt dan op Korting. Het principe bedrag, nieuwe prijs of percentage korting blijft nu hetzelfde. Wanneer u op de kortingsknop heeft gedrukt, vraagt de kassa een nieuwe prijs, wilt u een bedrag of percentage korting geven dan drukt u eerst op Enter en dan vraagt de kassa een percentage. Stel we willen 10% korting geven op de totale bon. Zoals gezegd klikt of drukt u ergens op het grijze gedeelte van de bon en dan op korting. De kassa vraagt nu een nieuwe prijs, u drukt dus op enter en dan vraagt de kassa om een percentage. Hier geeft u 10 en drukt dan op Enter.
Vervolgens ziet u dit: U kunt zien dat de korting dit keer gegeven wordt op het totaal bedrag en niet op een apart artikel. 2.10 Slot Door op deze knop te drukken valt de kassa in het slot, dat betekent niet dat de dienst verandert, die blijft hetzelfde. Door uw toegangscode in te geven kunt u weer verder werken. De kassa kan ook ingesteld zijn op automatisch sluiten na iedere bon, dan zult u zich na iedere bon weer opnieuw moeten aanmelden. 2.11 Bon/Slip Deze knop is bedoeld om aan te geven met welke kassabon u werkt. U kunt namelijk een bon uitprinten en dan staat de knop op bon of u kunt een slipprinter gebruiken en dan een slip uitprinten. De knop staat dan op slip. 2.12 A.Z Wanneer u tekst wil invoeren bijvoorbeeld bij een PLU-code die uit (cijfers en) letters bestaat, dan kunt u dit doen met behulp van deze toets. Wanneer u hierop drukt verschijnt namelijk een toetsenbord. U kunt het weer sluiten door op het rode kruisje te drukken.
2.13 Retour boekingen Wanneer de klant een artikel komt terugbrengen of ruilen, dan kunt u een artikel terugboeken door eerst het minteken in te toetsen en dan het betreffende artikel te scannen of te zoeken. Op de kassa zal dit dan zo uit zien: De tekst op het bon gedeelte wordt dan ook in rode kleur weergegeven. Wanneer u nu naar het betalen veld gaat, zal hier staan dat u de klant het bedrag van het retour gebrachte artikel aan wisselgeld terug kunt geven. Ofwel slaat u een ander artikel aan als de klant alleen zou mogen ruilen en gaat u daarna naar het betaalveld waar de kassa zal aangeven of de klant nog moet bijbetalen of niet. Het teruggeboekte artikel zal nu ook weer automatisch bij de voorraad bijgeschreven worden.
3. VREEMDE VALUTA ALS BETAALMIDDEL Een van de mooie dingen van de WinPOS Kassa is dat u geen rekenmachientje meer hoeft te gebruiken wanneer er buitenlandse klanten in uw onderneming iets willen kopen. U hoeft niet meer te zitten tellen om iets om te rekenen in buitenlandse valuta, dat doet de WinPOS Kassa nu voor u! In hoofdstuk 2, paragraaf 2.6.3 heeft al kunnen lezen hoe u de hele kassabon kunt omzetten in vreemde valuta. Dit is echter nog maar het topje van de ijsberg, want dankzij het zwevende valuta systeem kunt u probleemloos omschakelen van Nederlandse Guldens naar Belgische Francs of Duitse Marken etc. U kunt ook van Duitse Marken naar Franse Francs of een gedeelte betalen in Nederlandse Guldens en een ander gedeelte in Duitse Marken, al naar gelang de vreemde valuta die in uw onderneming geaccepteerd worden. Hoe werkt het in de praktijk? U heeft een aantal artikelen gescand of op een andere manier aangeslagen. U drukt nu op de knop BETALEN en belandt in het betaalveld. De kassa zegt nu: te betalen bedrag. Stel de klant vraagt of hij/zij in Belgische Francs kan betalen en hoeveel dat dan is. In ons voorbeeld is het te betalen bedrag 45,00 NLG. Om te weten hoeveel dit is in Belgische francs drukt u op de knop Belgische Francs. De kassa zegt dan: te betalen BEF: 882. De klant is akkoord en geeft u een briefje van 1000 BEF. U drukt nu 1000 in en duwt vervolgens weer op de knop Belgische Francs. De kassa geeft nu aan dat het wisselgeld 118 BEF is. Het is echter zo dat u wel Belgische francs accepteert maar niet kunt teruggeven in Belgische Francs en daarom Nederlandse Guldens wil teruggeven. U drukt daarom nu op de knop Nederlandse Gulden en de kassa geeft aan hoeveel het wisselgeld in NLG bedraagt. (In ons voorbeeld 6,00 NLG). U geeft de klant 6 NLG terug en drukt op de TOTAAL knop om de bon daadwerkelijk te printen en af te sluiten. Zo kunt u dit met alle valuta doen die in uw onderneming geaccepteerd worden. Stel een Duitse klant moet een bedrag betalen van 100 NLG. Hij heeft echter nog maar 50 NLG op zak en voor de rest beschikt hij over 300 BEF en nog wat Duitse Marken. Hij vraagt u of u ook DM en BEF accepteert, indien dat het geval is zal de situatie er zo uit zien. U bent in het betaalveld van de kassa en de kassa geeft aan dat het te betalen bedrag 100 NLG is. De klant geeft alvast 50 NLG en wil verder graag zijn 300 BEF kwijt en de rest bijpassen in DM. U drukt dan 50 in en duwt op de knop NLG (Contant). De kassa zegt dan vervolgens dat het te betalen bedrag 50 NLG bedraagt (100 NLG - 50 NLG). U geeft 300 in en drukt dan op de knop Belgische Francs. Het te betalen bedrag bedraagt nu nog 34,70 NLG (50 NLG - 300 BEF). De klant vraagt hoeveel hij nog moet bijleggen in Marken. Om dat te weten drukt u nu op de knop Duitse Marken. De kassa vertelt u dat het nog te betalen bedrag in DM 32,74 bedraagt. U zegt dit aan de klant die u 35 DM geeft. U drukt in 35 en duwt dan op de knop Duitse Marken. Het wisselgeld bedraagt dan 2,26 DM, u heeft echter geen Duits kleingeld en u wil de klant het wisselgeld gewoon in Nederlandse Guldens teruggeven. Hiervoor drukt u op de knop NLG en de kassa zegt u dat het wisselgeld 2,40 bedraagt. Dit alles lijkt een lang verhaal, maar in de praktijk is dit maar een kwestie van seconden.
De bon zal er wat betreft de betaling zo uitzien: