Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten 21.0 Inleiding In Excel kunnen grote (en zelfs ook niet zo grote) tabellen met getallen en tekst er nogal intimiderend uitzien. Echter, Excel komt helemaal tot haar recht als je een aantal simpele beschrijvingen maakt voor deze gegevens, ze indeelt in categorieën en dit samenvat om de resultaten te interpreteren. Dit hoofdstuk laat zien hoe je Excel kunt gebruiken om deze gegevenstabellen te begrijpen. 21.1 Eigenschappen van een gegevensbestand Alle gegevens beschrijven Het komt vaak voor dat je een reeks van getallen overzichtelijk zult moeten samenvatten, soms zelfs met een enkel getal. Een aantal Excel functies kan berekeningen maken over alle cellen die in een formule worden gespecificeerd: SOM AANTAL AANTALARG GEMIDDELDE MAX MIN Het gebruik van AANTAL, AANTALARG en SOM wordt in hoofdstuk 20 besproken (Wiskundige Functies). Hier worden de andere functies uit bovenstaande lijst besproken. GEMIDDELDE De GEMIDDELDE functie berekent het gemiddelde 1 van alle cellen die getallen bevatten als invoer. GEMIDDELDE(A1:B2) is dan ook gelijk aan SOM(A1:B2)/AANTAL(A1:B2). Voorbeeld De formule =GEMIDDELDE(G1:H4;J1) berekent het gemiddelde van de resultaten van alle cellen binnen het bereik G1:H4 en van cel J1 1 Technisch gesproken berekent de functie het rekenkundig gemiddelde (en dus niet de modus of mediaan). 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
In de definitie is het nummers bevatten erg belangrijk: als je gegevens hebt waarbij een lege cel betekent dat de hoeveelheid gelijk is aan nul (bijvoorbeeld in een gegevensbestand voor verkopen kan een lege cel betekenen dat er geen verkopen waren in een bepaalde periode), levert GEMIDDELDE het verkeerde resultaat, omdat het de lege cel zal negeren en dus niet als nul zal meetellen. Aangeraden wordt om GEMIDDELDE voorzichtig (en spaarzaam) te gebruiken. Zowel om bovengenoemde reden, als vanwege het feit dat het gewoon een stuk duidelijker is wat er precies wordt berekend als de berekening wordt gesplitst in SOM/AANTAL. MAX of MIN Deze twee functies werken op precies dezelfde manier als hierboven, maar geven de hoogste (of laagste) celwaarde weer die voorkomt in de gespecificeerde cellen. Deze functies zijn handig als bevestiging dat alle gegevens binnen een bepaald bereik vallen. Statusbalk De Excel Statusbalk (zie hoofdstuk 1: Het Excel Dashboard) geeft deze simpele eigenschappen weer voor alle geselecteerde cellen: de gemiddelde waarde, het aantal geselecteerde cellen met inhoud en het totaal van deze waarden (SOM). In dit voorbeeld zijn alle cellen binnen de zwart omlijnde rechthoek geselecteerd en worden deze resultaten weergegeven in de Statusbalk onderaan het scherm, zoals in deze afbeelding. Je kunt deze standaardinstellingen wijzigen: bijvoorbeeld om ook het Maximaal van de geselecteerde cellen weer te geven of om de standaardinstellingen te wijzigen. Klik hiervoor 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
met je rechtermuisknop op Statusbalk, waarna je de volgende aanpassingsmogelijkheden zult zien: Wees voorzichtig met het gebruik van Aantal op de Statusbalk. Net zoals de AANTALARG functie (en niet zoals de AANTAL functie), telt de Statusbalk ook cellen die geen getallen bevatten. Als je wilt dat cellen die zijn weergegeven als tekst niet worden meegeteld in de Statusbalk, dan kun je hier Numerieke telling instellen in plaats van Aantal. 21.2 Voorwaardelijk tellen Zover zijn in dit hoofdstuk Excel alle gegevens te beschreven. Vervolgens zal besproken worden hoe je categorieën binnen deze gegevens kunt beschrijven. 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
Voorbeeld Een voorbeeld van het soort gegevensbestand met categorieën is hieronder in het werkblad weergegeven: Als je wilt weten hoeveel medewerkers elk team heeft en gegevensbestand klein is, zou je dit handmatig kunnen tellen. Als het iets groter is, kun je de gegevens per Team sorteren (zie hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren), wat het gemakkelijker maakt om handmatig te tellen. Echter, als het gegevensbestand erg groot is, of periodiek wordt bijgewerkt, kost het teveel tijd om deze handmatige methodes toe te passen. Er is een functie die kan worden gebruikt om cellen te tellen (net zoals AANTAL dat doet), maar alleen als de inhoud van de cel een bepaalde waarde heeft. Deze functie heet AANTAL.ALS. In het hierboven weergegeven werkblad zorgt de formule: =AANTAL.ALS(B2:B12;"Verkoop") ervoor dat binnen het bereik B2:B12 (de eerste invoer) het aantal cellen wordt geteld dat precies het woord Verkoop bevat. Het resultaat is dan 3. Excel noemt de groep van cellen waarbinnen wordt geteld (in het voorbeeld B2:B12) het bereik, en de tekst die bepaalt welke cellen worden geteld (in het voorbeeld Verkoop ) het criterium. Dingen om op te letten bij het gebruik van AANTAL.ALS: De gegevens die je wilt tellen, dien je als tweede invoer aan te geven en tussen aanhalingstekens te zetten (in het voorbeeld Verkoop ). 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
De hele celinhoud dient hiermee overeen te komen voordat deze wordt geteld. Dus, als in het hierboven genoemde voorbeeld in een cel bijvoorbeeld Verkoopdirecteur staat, zal deze niet worden geteld. De functie is niet gevoelig voor hoofdletters of kleine letters: een cel waarin verkoop staat wordt dus nog steeds meegeteld. Als je getallen telt, kun je ervoor kiezen om geen aanhalingstekens ( ) te gebruiken. Het is een goede gewoonte om de celverwijzingen absoluut te maken (zie hoofdstuk 11 over celverwijzingen). In het hierboven genoemde voorbeeld zou het bereik dus als $B$2:$B$12 ingevoerd moeten worden. Je kunt lege cellen tellen door als tweede argument aan te geven: AANTAL.ALS(C7:C14;"") 21.3 Binnen categorieën tellen AANTAL.ALS is veel krachtiger als het criterium in een cel wordt opgenomen in plaats als tekst zoals Verkoop. Dit maakt het mogelijk binnen heel veel verschillende categorieën binnen dezelfde gegevensbank te tellen. Dit is waarschijnlijk het beste te begrijpen met een voorbeeld. Voorbeeld Terug naar het vorige voorbeeld. Stel, je hebt Verkoop vervangen met een formule met een verwijzing naar cel D3 waarin het woord Verkoop voorkomt. Het resultaat van deze formule is precies hetzelfde als wanneer je Verkoop zou hebben ingevoerd in plaats van D3, maar je kunt nu cel E3 naar E4, E5 en E6 kopiëren en de AANTAL functie werkt dan ook voor andere teamnamen: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
Het wordt nu duidelijk waarom het een goed idee was om de celverwijzing vast te zetten, zodat indien de formule wordt gekopieerd, het bereik hetzelfde blijft en alleen de categorie voor het te tellen aantal wijzigt. Met deze techniek kun je makkelijk simpele samenvattingen maken van grote gegevensbestanden. Tip Gebruik Gegevens > Sorteren en filteren > Geavanceerd om een unieke lijst te maken (zie hoofdstuk 13: Sorteren en Filteren) van categorieën waarbinnen je wilt tellen. Geavanceerd gebruik Je kunt kolommen combineren (bv. door in cel C1 =A1&B1 in te typen) om zo gecombineerde categorieën te maken. Bijvoorbeeld: je kunt kolommen combineren met gegevens voor frisdranken met smaken en het formaat van de verpakking om gegevens te maken zoals COLAFLES en COLABLIK. Dit levert meer gedetailleerde categorieën op waarop je AANTAL.ALS kunt toepassen. Draaitabellen (zie hoofdstuk 22: Draaitabellen) kunnen ook een oplossing vormen. 21.4 Optellen binnen verschillende categorieën Net zoals de AANTAL.ALS functie je in staat stelt om per categorie te tellen, stelt de SOM.ALS functie je in staat getallen per categorie op te tellen. Voorbeeld Onderstaand werkblad breidt het gegevensbank voorbeeld uit door het aantal vakantiedagen mee te tellen wat iedere werknemer meeneemt naar het volgende jaar. In 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten
plaats van het tellen van de rijen voor ieder team, net zoals je dat in het AANTAL.ALS voorbeeld deed, wil je het totale aantal vakantiedagen voor ieder team weergeven. SOM.ALS vereist een extra bereik als derde invoer (hierboven in het werkblad in paars weergegeven). Dit extra bereik geeft aan waar de waarden staan die dienen te worden opgeteld. Meestal is de syntaxis voor de functie voor SOM.ALS dan: SOM.ALS(<het bereik van gegevens waarmee je de tekstwaarde wilt vergelijken>;<de tekstwaarde die je zoekt>;<de reeks van getallen die je wilt optellen>) 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 21: Gegevens samenvatten