Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties

Transcriptie

1 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties 14.0 Inleiding Twee van de meest voorkomende en belangrijke velden in databases, logboeken, projectmanagement bestanden etc. zijn datums en tijden. Excel kan deze datums/tijden herkennen en ze relateren aan de huidige tijd en datum of aan elkaar, wat vele mogelijkheden biedt om de data te begrijpen en analyseren. Eén van de redenen waardoor gebruikers in verwarring kunnen raken met datums en tijden is dat dezelfde datum, op dezelfde manier ingevoerd, in verschillende vormen kan verschijnen: Wat ook verwarrend kan zijn, is dat de 8 in een cel met de datum 8/2/10 niet zichtbaar is (met de Excel zoekfunctie). Dit wordt nader besproken in dit hoofdstuk Optellen, aftrekken Datums kunnen net als tijden opgeteld en afgetrokken worden. Dat is mogelijk omdat Excel een datum omzet in een getal. 1 januari 1900 is dag 1, 2 januari 1900 is dag 2 enzovoorts. Bijvoorbeeld: er is een bestand met verkoopgegevens met een kolom Orderdatum (zie scherm onder). Stel dat elke waarde in de kolom Orderdatum verkeerd is ingevoerd en dat 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties

2 de orders in werkelijkheid één week eerder waren geplaatst dan vermeld. Een eenvoudige formule lost het probleem op: =C2-7 (de eenheid van een datum is een dag, een week is dus een verschil van 7) Dit geeft: Hetzelfde geldt voor het optellen NU, VANDAAG Stel dat de datum van vandaag 7 februari 2013 is. Je kunt dit invoeren in de volgende beschikbare kolom (K). Daarna kun je het gebruiken om bijvoorbeeld het aantal dagen tot aan de levering te berekenen (door kolom E te gebruiken): =E2-K2 Dit zou alleen morgen incorrecte gegevens opleveren en weer de dag er na etc. Als je wilt dat Kolom L automatisch bijhoudt hoe de leveringsdatum dichterbij komt, gebruik dan: =VANDAAG() Dit geeft de datum van vandaag. Morgen geven de waardes in Kolom K de datum van morgen weer. Het gevolg is dat de waardes in Kolom L met 1 verminderen. Dit gaat definitief door (zodat Kolom L uiteindelijk negatieve waardes weergeeft). Als je preciezer moet zijn, dan geeft de: =NU() 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties

3 functie de datum én de tijd weer: 14.3 Seriële getallen Vaak verschijnen datums als lange (meestal 5-cijferige) getallen. Ze lijken waarschijnlijk op de getallen die in de onderstaande afbeelding zijn gearceerd: Een dergelijk getal wordt een serieel getal genoemd en is gerelateerd aan het aantal dagen tussen de datum in die cel en 1 januari Deze seriële getallen helpen Excel om berekeningen te maken voor datum en tijd, maar zijn over het algemeen voor gebruikers niet erg handig. Deze cijfers kunnen veranderd worden in datums door ze te selecteren en dan: Start > Getal > Getalnotatie > Korte datumnotatie 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties

4 14.4 Serieel getal in functies Excel kan het jaar, de maand, week, dag, uur, minuut en seconde van elke cel met een datum berekenen. De functies zijn: =JAAR(serieel getal) =MAAND(serieel getal) =WEEKNUMMER(serieel getal) =DAG(serieel getal) =UUR(serieel getal) =MINUUT(serieel getal) =SECONDE(serieel getal) Dus als je 08/02/ :48:23 in cel C1 hebt staan, dan kunnen de formules hierboven de verschillende componenten van die datum tonen: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties

5 Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een analyse wilt maken van de verkoop in de ochtend, de responstijd in het beantwoorden van de telefoon wilt berekenen of wijnen per jaar wilt tellen. NETTO.WERKDAGEN Je kunt Excel ook gebruiken om het aantal werkdagen tussen twee datums te berekenen. Stel dat je moet berekenen hoeveel dagen je hebt voordat een bestelling in het bestand bezorgd zal worden. Dan: =NETTO.WERKDAGEN(K2;E2;0) waarbij: K2 de startdatum is E2 de einddatum is 0 het aantal vakantiedagen in deze periode (handmatig ingevoerd) Dit is vooral handig in projectbestanden waar deadlines van belang zijn Excel with Business 5 Hoofdstuk 14: Datum & Tijdfuncties