Raadsklankbordgroep herindeling DAL Vergadering 31 oktober 2018 Nr. 6 Onderwerp: Inrichten werkgroepen raad-specifieke onderwerpen. Delfzijl/Appingedam/Loppersum, 24 september 2018 Aanleiding. In de raadsklankbordgroep van 19 september 2018 is aan de hand van de notitie over het instellen van werkgroepen voor de raad-specifieke onderwerpen, besloten dat de drie raden via drie werkgroepen betrokken worden bij het vormgeven van de nieuwe gemeente. Spoedig na besluitvorming over het herindelingsontwerp (naar verwachting eind november 2018) wordt de focus verlegd naar de vormgeving van de nieuwe gemeente bestaande uit Delfzijl, Appingedam en Loppersum per 1 januari 2021. Daarbij gaat het vooral om die onderwerpen waar de raad specifiek zelf over gaat. Het is goed mogelijk dat er vanuit de stuurgroep of projectgroep ook ten aanzien van andere onderwerpen of voorstellen een beroep op de raad wordt gedaan om de politiek, zoals in het Plan van Aanpak is beschreven, aan de voorzijde bij het proces te betrekken. Dat kan via de klankbordgroep, via informatiebijeenkomsten voor de drie raden of via ad hoc werkgroepen. Deze notitie gaat niet over deze vormen van samenwerking met de raad, maar richt zich specifiek op de raads-eigen onderwerpen. In de genoemde klankbordgroep vergadering is afgesproken dat het voorstel ten aanzien van de drie werkgroepen nader wordt uitgewerkt zodat er vanuit de verschillende fracties nagedacht kan worden over de bemensing van de drie werkgroepen: de werkgroep raadsstructuur, werkgroep griffieaangelegenheden en werkgroep financiën. Alle drie de werkgroepen worden door één van de griffiers ondersteund. Er zijn bij alle werkgroepen raakvlakken met de organisatie. Om te zorgen voor een goede integrale aanpak van de voorbereiding is het essentieel dat de griffiers goed zijn aangehaakt aan het totale project 1, zodat de dwarsverbanden goed in beeld komen. Reacties tijdens de bespreking in de raadsklankbordgroep Tijdens de bespreking op 19 september 2018 zijn er (puntsgewijs) de volgende opmerkingen gemaakt vanuit de fracties: - VN verdrag rechten voor de mens (m.n. rechten gehandicapten). - Komen reguliere werkzaamheden van ambtelijke organisatie en griffie in de knel? Hoe wordt dat opgelost? - Toevoegen burgerparticipatie - Toevoegen voorstel t.a.v. locatie van vergaderen, inrichten en faciliteiten voor raadsleden. 1 Per werkgroep worden de dwarsverbanden naar werkgroepen uit de organisatie aangegeven. 1
- Tekstueel controleren. In deze notitie zijn bovengenoemde punten verwerkt. Ten aanzien van de inzet voor de herindeling in relatie tot de reguliere werkzaamheden vanuit de ambtelijke organisatie, wordt verwezen naar een reactie vanuit de stuurgroep. De drie griffiers zullen ten aanzien van hun inzet voor de ondersteuning van de raden bij de voorbereidingen zorgen voor een ureninschatting. Zij stemmen dat af met de werkgeverscommissies en zullen indien noodzakelijk onderbouwd met een voorstel komen voor uitbreiding van de formatieve bezetting. Uiteraard wordt daarbij uitgegaan van een tijdelijke uren-uitbreiding. U kunt daarover via de werkgeverscommissies een nader voorstel verwachten. In de reactie op het Plan van Aanpak is door de griffiers op dit dilemma gewezen en gevraagd aan de Stuurgroep of er dan een beroep kan worden gedaan op de herindelingsgelden; dat blijkt het geval. De werkgroep raadsstructuur. De werkgroep raadsstructuur richt zich, zoals in de notitie van 19 september 2018 al was aangegeven, onder meer op de keuze voor een vergadermodel met aandacht voor zowel cultuur- als structuuraspecten als ook voor de burgerparticipatie. De focus van de werkgroep is gericht op de nieuwe gemeente op basis van de visie, die voor die gemeente in de loop van dit jaar ontwikkeld wordt. Uiteraard moet het advies voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving waarbij t.a.v. de digitale en fysieke toegankelijkheid van de vergaderingen ook recht gedaan wordt aan mindervaliden en gehandicapten. Aan de hand van de recente ontwikkelingen op het gebied van burgernabijheid van het lokale bestuur moet deze werkgroep dat concreet vertalen in een voorstel voor de nieuwe gemeenteraad voor een manier van vergaderen. Bij die manier van vergaderen moet ook nagedacht worden over de locatie/ locaties waar de gemeenteraad die vergaderingen houdt, hoe de zaal wordt ingericht en welke faciliteiten er voor raadsleden noodzakelijk zijn. Dat gaat dus om de raadszaal, eventuele fractiekamers en digitale middelen die het vergaderen ondersteunen. Dat heeft ambtelijk raakvlakken met (ambtelijke) werkgroepen op het gebied van faciliteiten, automatisering, communicatie etc. De concrete producten van de werkgroep zijn in ieder geval: Visie op de raad in de nieuwe gemeente (aansluitend bij de visie voor de gemeente) en de daarbij horende manier van vergaderen. Een reglement van orde voor raad (en indien voor die vergadervorm gekozen wordt ook voor de raadscommissies) en verordening(en) voor ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, fractieassistentschap, eventueel een verordening voor het presidium en een gedragscode ten aanzien van de integriteit. Uitgangspunten bij de bemensing van de werkgroep: De werkgroep wordt voorgezeten door een raadslid, dat ook lid is van de klankbordgroep, zodat de werkzaamheden van de werkgroep via het overleg van de klankbordgroep goed teruggekoppeld worden naar de fracties. De werkgroep wordt ondersteund door een griffier van één van de drie gemeenten; Uitgangspunt is dat naast de voorzitter minimaal vijf en maximaal zeven raadsleden zitting nemen in deze werkgroep. 2
De vergaderfrequentie wordt in onderling overleg tussen de leden vastgesteld. Uitgangspunt is twee raadsleden per gemeente. Een goede verdeling in de werkgroep van verschillende fracties. Alleen raadsleden komen voor een lidmaatschap van de werkgroep in aanmerking (geen fractieassistenten). De werkgroep start de werkzaamheden in ieder geval in januari 2019 en heeft de meeste werkzaamheden rond de zomer van 2020 afgerond. De werkgroep griffieaangelegenheden. De werkgroep griffieaangelegenheden richt zich op de taakomschrijving, de omvang en de samenstelling van de griffie. Een taakomschrijving van de griffie die past bij de visie van de nieuwe gemeente, de manier van vergaderen én de ontwikkelingen t.a.v. burgerparticipatie die tevens vorm geeft aan een goede en adequate ondersteuning van de raad. Daarnaast richt de werkgroep zich op de vormgeving van de werkgeversrol van de raad zodat direct in de eerste raadsvergadering een werkgeverscommissie kan worden ingesteld. Gelet op het feit dat raad en college beide een werkgeversrol vervullen (ten opzichte van respectievelijk de griffie en de ambtelijke organisatie) zal in de werkgroep de afstemming plaatsvinden t.a.v. de bespreking over de ook voor de griffie relevante stukken in de BOR (Bijzondere Ondernemingsraad) en BGO ( Bijzonder Georganiseerd overleg). Daarbij moet gedacht worden aan het Sociaal Statuut en de inrichting van de beide functieboeken waarin de diverse functies worden opgenomen. Tot slot dient de werkgroep te adviseren in de keuze tussen een kwartiermaker-griffier en een beoogd-griffier. Daarna volgen de omvang en inhoud van de griffiefuncties voor de nieuwe gemeente en betrokkenheid bij de selectieprocedure. Deze werkgroep heeft raakvlakken met de ambtelijke werkgroep personeelszaken voor zover het gaat om de planning in relatie tot de plaatsing en werving. Een voorstel voor externe ondersteuning van de werkgroep griffieaangelegenheden inzake vraagstukken over formatie, taakomschrijving en inschaling van de toekomstige griffie zal samen met de werkgroep worden uitgewerkt. De werkgroep griffieaangelegenheden werkt nauw samen met de werkgroep raadsaangelegenheden omdat de ondersteuning van de toekomstige raad moet aansluiten bij de gewenste manier van vergaderen. De concrete producten van de werkgroep zijn in ieder geval: Advies over inrichting griffie die aansluit op de visie met formatieomvang, onderbouwing daarvan en uitwerking in concrete functies. Opzet en uitwerking procedure werving en selectie die (daar waar noodzakelijk) aansluit bij het functieboek van de ambtelijke organisatie. Instructie voor de griffier en organisatieverordening griffie. Mandaat regeling griffier (aansluitend bij mandaatregeling organisatie). Opzet werkgeverscommissie t.b.v. nieuwe raad en verordening werkgeverscommissie Regeling voor functioneren vast te stellen door de raad. Aanleveren bouwstenen (via werkgroep financiën) voor de conceptbegroting raad/griffie 2021. 3
Uitgangspunten bij de bemensing van de werkgroep: De werkgroep wordt voorgezeten door een raadslid, dat ook lid is van de klankbordgroep, zodat goede terugkoppeling via het overleg van de klankbordgroep, aan alle fracties gewaarborgd wordt. De werkgroep wordt ondersteund door een griffier van één van de drie gemeenten; Uitgangspunt is dat naast de voorzitter minimaal vijf en maximaal zeven raadsleden zitting nemen in deze werkgroep. Per gemeente zit in deze werkgroep één raadslid dat ook zitting heeft in één van de huidige drie werkgeverscommissies, dit gezien de specifieke materie van de personeelsaangelegenheden en de noodzaak voor affiniteit met dit onderwerp. De vergaderfrequentie wordt in onderling overleg tussen de leden vastgesteld. Twee raadsleden per gemeente. Een goede verdeling in de werkgroep van verschillende fracties. Alleen raadsleden komen voor een lidmaatschap van de werkgroep in aanmerking (geen fractieassistenten). De werkgroep start de werkzaamheden in ieder geval in januari 2019 en heeft de meeste werkzaamheden rond de zomer van 2020 afgerond. De werkgroep wordt naast een griffier ondersteund door een onafhankelijke P&O deskundige. De voorbesprekingen t.a.v. BGO en BOR vinden in de regel overdag plaats, het is verstandig met de bemensing rekening te houden dat één van de leden in de gelegenheid is om overdag zich voor de werkgroep in te zetten. De werkgroep financiën. De werkgroep financiën richt zich op de vormgeving van de planning en control cyclus. Bijzondere aandacht verdient (het proces van) vaststelling van gemeentelijke tarieven. Ook het al dan niet instellen van een auditcommissie, de keuze van een accountant en een rekenkamer 2 komen hier aan de orde. De keuze voor de accountant zal voor de werkgroep als eerste onderwerp gaan spelen. Voor de drie gemeenten kan het contract voor het controle jaar 2019 nog op dezelfde manier door gaan, maar voor 2020 en 2021 moeten er keuzen worden gemaakt. 3 Ten aanzien van de accountant moet nog benoeming plaatsvinden in de huidige raadsperiode en dat kan gecombineerd worden met een advies aan de raden over gezamenlijke invulling van de wettelijke verplichte rekenkamerrol in de nieuwe gemeente. De werkgroep wordt voorgezeten door een lid van de klankbordgroep en ondersteund door één van de drie griffiers en ambtelijke vertegenwoordigers vanuit de (ambtelijke) werkgroep financiën 4. De planning van de werkzaamheden van de werkgroep financiën wordt afgestemd met de ambtelijke werkgroepen die zich ook met deze onderwerpen bezighouden. Ook hiervoor vragen we totaal zes raadsleden om zitting te nemen in deze werkgroep. 2 Op dit moment biedt de wet nog de keuze tussen een rekenkamer of een rekenkamerfunctie ( dat wil zeggen bijvoorbeeld rekenkamercommissie). Er zijn echter ontwikkelingen dat de wet op dit punt wordt aangepast en een rekenkamer voor de gemeente verplicht wordt. Uiteraard gaat de werkgroep uit van de wettelijke mogelijkheden. 3 Vanuit de drie gemeenten is de huidige accountant hierover inmiddels benaderd. 4 Meestal gaat het hier om de controllers. 4
De noodzaak van het hebben van affiniteit met de inhoud van deze werkgroep, maakt dat het de voorkeur verdient dat vanuit de drie Auditcommissies van de drie gemeenten bemensing voor deze werkgroep geleverd wordt. De vergaderfrequentie wordt in onderling overleg tussen de leden vastgesteld. Deze werkgroep zal in 2019 starten en in het najaar 2020 dienen de meeste werkzaamheden te zijn afgerond. Concrete producten van de werkgroep zijn in ieder geval: Advies / voorstel aan nieuwe raad over Accountant (doorlopen aanbestedingsprocedure) Advies / voorstel aan nieuwe raad over rekenkamer en de bijbehorende verordening en mogelijk werving en selectie procedure Advies over inrichting van de begroting 2021 (beleidsarm, wordt pas vastgesteld door de nieuwe raad, in 2020 is er in de drie individuele gemeenten geen Begrotingsraad). Verordeningen 212, 212a en 213 Gemeentewet (controle protocol) Opzet Auditcommissie met bijbehorend protocol. Uitgangspunten bij de bemensing van de werkgroep: De werkgroep wordt voorgezeten door een raadslid dat ook lid is van de klankbordgroep, zodat de terugkoppeling aan de fracties gewaarborgd is. De werkgroep wordt ondersteund door een griffier van één van de drie gemeenten; Uitgangspunt is dat naast de voorzitter minimaal vijf en maximaal zeven raadsleden zitting nemen in deze werkgroep. Per gemeente zit in deze werkgroep één raadslid dat ook zitting heeft in één van de huidige drie auditcommissies, dit gezien de specifieke materie van de werkgroep en de noodzaak voor affiniteit met financiële onderwerpen. De vergadermomenten worden in onderling overleg tussen de leden vastgesteld. Twee raadsleden per gemeente Een goede verdeling in de werkgroep van verschillende fracties. Alleen raadsleden komen voor een lidmaatschap van de werkgroep in aanmerking (geen fractieassistenten). De werkgroep start de werkzaamheden in ieder geval in januari 2019 en heeft de meeste werkzaamheden rond de zomer van 2020 afgerond. De werkgroep wordt naast een griffier ondersteund door financiële deskundigen 5 vanuit de ambtelijke organisatie in relatie tot de ambtelijke werkgroep die zich met de voorbereidingen bezighoudt. 5 Bijvoorbeeld de controllers. 5
Voorstel U wordt voorgesteld: 1. De uitgangspunten voor het instellen en bemensen van de werkgroepen zoals verwoord in dit voorstel vast te stellen 2. Drie werkgroepen in te stellen ter voorbereiding van adviesstukken voor de klankbordgroep en de raden: a. raadsstructuur, b. griffie-aangelegenheden en c. financiën, 3. Uiterlijk 1 december 2018 bij de raadsklankbordgroep griffier (griffier@appingedam.nl) vanuit de fracties een onderling afgestemde - concrete voordracht voor de bemensing doen, zodat die in de vergadering van 12 december 2018 door de klankbordgroep kan worden vastgesteld. 4. Vast te stellen dat op verzoek van de klankbordgroep aan de werkgroepen ook t.a.v. andere onderwerpen dan hierboven zijn genoemd advies kan worden gevraagd. 5. Aan de stuurgroep te verzoeken in overleg met de griffier ambtelijke ondersteuning voor de werkgroepen beschikbaar te stellen. voorzitter, M.A.P. Michels (raadsklankbordgroep)-griffier, T.G.C. Kramer-Klein 6