(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - aanbieding ontwerp begroting 2014en Pagina 1 Beukenlaan 1d 4731 CD OUDENBOSCH T +31(0)165-331283 F +31(0)165-310680 info@regionaalarchiefwestbrabant.nl www.regionaalarchiefwestbrabant.nl Aan de besturen van de deelnemers aan het Regionaal Archief West-Brabant onze datum: 20 maart 2013 onderwerp: begroting 2014 e.v. RAWB uw datum: uw kenmerk: Geacht bestuur, Hierbij bied ik u de ontwerp-begroting 2014 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting 2014-2017. In begroting en meerjarenraming wordt tegemoet gekomen aan de bezuiniging van 3 x 3%. In 2016 is de extra bezuiniging van 16.750, zoals vorig jaar door onze deelnemers opgedragen, eveneens gerealiseerd. In de Aanbiedingsnota (Hfst. 1) en in de Inleiding (Hfst. 3.1) wordt uitgelegd op welke wijze de besparingen tot stand zijn gekomen. Behalve de ontwerp-begroting 2014 treft u hierbij eveneens de jaarstukken over 2012 aan, bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage volgt nog. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2012 een voordelig saldo is van ruim 27.000. In onze vergadering van 7 maart jl. hebben wij besloten om dit resultaat volledig toe te voegen aan onze algemene reserve. Daarmee krijgt het RAWB weer meer lucht en is de fiscale status van belast ondernemer voor meerdere jaren veilig gesteld. Op donderdag 27 juni 2013 worden zowel begroting 2014 als jaarstukken 2012 door ons algemeen bestuur vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum ons te berichten of u met de begroting 2014 in kunt stemmen. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB, J.H.M. Janssen directeur Rabobank 1598.21.657 IBAN NL68RABO0159821657 K.v.K. 20171320 BIC RABONL2U BTWnummer NL.8068.34.511.B.01
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 1 BEGROTING 2014
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 2 1
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 3 Inhoud Bladzijde 1. 2. 3. 4. 5. 6. Aanbiedingsnota 3 Leeswijzer 4 Inleiding 5 Kerngegevens 7 Vaststellingsbesluit 8 Beleidsbegroting a. b. Programmaplan 9 Kostenplaatsen Kapitaallasten 14 Personeelslasten 14 c. Paragrafen 16 7. 8. 9. Productenraming 20 Overzicht meerjarenbegroting 2014 2017 24 Bijlagen: a. b. c. d. e. f. g. Overzicht personeelslasten en personele sterkte 27 Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven 28 Investerings- en financieringsoverzicht 30 Overzicht reserves 31 Overzicht opgenomen langlopende leningen 32 Overzicht deelnemersbijdragen 33 Verdelingsmatrix 34 1
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 4 2
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 5 1. Aanbiedingsnota Hierbij bied ik u de begroting 2014 en de meerjarenbegroting 2014-2017 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). De begroting 2014 is zorgvuldig opgesteld op basis van de werkelijke te verwachten uitgaven. Deze liggen lager dan verwacht en bieden goede aanknopingspunten om de bezuinigingen die aan het RAWB zijn opgelegd, de komende jaren te realiseren. Het algemeen bestuur van het RAWB heeft zich in de voorjaarsvergadering van 2012 gebogen over de uitgangspunten voor de begroting 2013 en geconstateerd dat die begroting bij ongewijzigd beleid niet meer sluitend zal zijn. Om zorg te dragen voor een gezond financieel klimaat voor het RAWB in 2013 en de jaren erna was volgens het bestuur een koerswijziging noodzakelijk. Door die koerswijziging kon aanvankelijk niet worden voldaan aan de bezuinigingsopdracht van 3%. Vanaf 2014 zijn er weer nieuwe mogelijkheden om de kosten te verlagen. Dat is het gevolg van zowel formatiereductie als budgetverlagingen voor IT en digitaal beheer en voor onderhoud. (uitleg in het Programmaplan) Uiteraard is dit ook merkbaar in een lagere deelnemersbijdrage t.o.v. de meerjarenraming in de begroting 2013. Op organisatorisch gebied zijn wij ervan overtuigd dat de komende jaren door samenwerking met andere archiefdiensten in de regio (t.w. Bergen op Zoom, Breda en Roosendaal) schaalvergrotingsvoordelen zijn te behalen. Het RAWB heeft initiatief daartoe genomen en onze focus is vanaf nu gericht op het realiseren van die samenwerking. Eind 2012 en begin 2013 is door betrokken bestuurders de richting aangegeven van dat samenwerkingstraject. Ten tijde van het opstellen van deze begroting wordt gewerkt aan een businesscase, die de basis voor de samenwerking moet bieden. Hoewel de gemeente Breda niet a priori voor een juridisch samengaan is, zijn er volgens het RAWB voldoende argumenten en mogelijkheden om uiteindelijk in goede harmonie voor vier archiefinstellingen een samenwerkingsvorm met meerwaarde te realiseren. De kosten verbonden hieraan zijn in een afzonderlijke post in de begroting opgenomen. Het RAWB zal u steeds over dit traject blijven informeren. Tezamen met de verwerkte effecten in de begroting menen wij met die ontwikkeling naar schaalvergroting te kunnen voldoen aan de gestelde bezuinigingsopdracht. Verdere bezuinigingen leiden onvermijdelijk tot het niet meer op een adequaat niveau kunnen uitvoeren van wettelijke taken. Deze staan vanwege de kleinschaligheid van onze organisatie toch al onder druk. Vooral de inspectietaak, die juist vanwege substantiële wijzigingen in de toezichtsfeer de komende jaren ingrijpend gaat wijzigen en intensiveren, kan nu al niet afdoende worden ingevuld. Dit signaal hebben wij in onze eerdere reactie op de voorgenomen bezuinigingen al naar onze deelnemers laten uitgaan. Om in ieder geval tijdelijk de toezichthoudende taken wat beter in te vullen, zal het vacaturevoordeel worden benut. Er is helaas ook nog een zorgwekkende ontwikkeling, namelijk de dreiging van uittreden van het waterschap Brabantse Delta als deelnemer aan het RAWB. Het waterschap heeft eind 2012 een onderzoek laten verrichten naar de mogelijkheden voor concentratie en centralisatie van de archieven van de voorlopers van Brabantse Delta. Die archieven zijn nog op vijf plaatsen ondergebracht, het waterschap wil daarvan af en terug naar één locatie. Die ene locatie zal in ieder geval niet het RAWB zijn! Derhalve zal het waterschap zeer waarschijnlijk formeel uittreden en dit leidt op termijn tot het volledig wegvallen van de bijdrage. Het waterschapsbestuur neemt in de loop van 2013 een beslissing in deze archiefzaak. Regionaal Archief West-Brabant J.H.M. Janssen directeur 3
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 6 2. Leeswijzer In deze leeswijzer vindt u uitleg over de in de begroting opgenomen onderwerpen. U vindt u in hoofdstuk 1 de aanbiedingsnota. In hoofdstuk 2 de leeswijzer zelf en in hoofdstuk 3 een inleiding op de begroting met vermelding van de uitgangspunten en het verwachte begrotingsresultaat. De hoofdstukken 4 en 5 betreffen resp. de kerngegevens en het vaststellingsbesluit. Onder hoofdstuk 6 is de Beleidsbegroting opgenomen die bestaat uit 6a het Programmaplan waarin wordt aangegeven wat we gaan doen, wat we willen bereiken en wat dat gaat kosten. Onder 6b Kostenplaatsen treft u de verwachte kapitaallasten en personeelslasten aan. In Hoofdstuk 6c worden de relevante paragrafen besproken. In Hoofdstuk 7 treft u de productenraming aan en aansluitend in Hoofdstuk 8 vindt u een recapitulatie van de meerjarenbegroting gerubriceerd op kostensoort over de jaren 2013-2016. Onder de bijlagen presenteren wij u de volgende overzichten. Overzicht A Overzicht B Overzicht C Overzicht D Overzicht E Overzicht F Overzicht G. Overzicht personeelslasten en personele sterkte Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht reserves Overzicht opgenomen langlopende leningen Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix 4
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 7 3. Inleiding 3.1 Algemeen Door de deelnemers aan het RAWB is voor 2012 tot 2014 een bezuinigingsopdracht opgelegd van jaarlijks 3%. Hieraan heeft het RAWB voor 2012 nagenoeg volledig voldaan. Door toetreding van de gemeente Rucphen kon het RAWB een belangrijke efficiencyslag maken, zodat de kwetsbaarheid van de kleinschalige archieforganisatie niet nog verder onder druk komt te staan. Voor de problematiek rondom de wettelijke inspectietaak bood evenwel de toetreding van Rucphen onvoldoende soelaas. Om die reden én om de nadelige effecten van de genoemde kleinschaligheid tegen te gaan zet het RAWB al vanaf 2011 in op schaalvergroting binnen de West-Brabantse regio. In de meerjarenbegroting 2014 2017 is een reële financiële verwachting opgenomen die niet alleen moet leiden tot een gezonde financiële huishouding, maar ook tegemoet zal komen aan de bezuinigingsopdracht van 3 x 3 %. In 2016 is de verlaging van de deelnemersbijdragen op het bezuinigingspeil, d.w.z. heeft het RAWB voldaan aan de in 2012 opgedragen extra besparing van 16.750. Ook in 2014 ligt de focus nog nadrukkelijker op de digitale archivering, zowel van het RAWB zelf als van de aangesloten deelnemers. De stroomversnelling waarin digitale informatieproductie en gebruik zich bevinden heeft ook financiële gevolgen voor het RAWB. Meer digitale bronnen, meer gebruik van de website en meer hard- en software om die digitale informatie te beheren zouden bij onveranderd beleid leiden tot te hoge kosten. Om in de pas te blijven lopen met wensen en ontwikkelingen in onze omgeving en om de kwaliteit van onze digitale dienstverlening op peil te houden, zijn dit wel noodzakelijke kosten. Door de recent gemaakte keuze voor een ander opslagformaat is het RAWB erin geslaagd om de structurele kosten voor opslag en hosting substantieel te verminderen. Daarnaast is er gestopt met het beheersprogramma ABS/Archeion, hetgeen ook een besparing tot gevolg heeft. Daar tegenover staat evenwel dat er blijvende kosten zijn voor investeren in up to date houden en verbeteren/vernieuwen van de digitale dienstverlening. Al met al zijn de totale kosten voor IT en digitaal beheer lager dan in de vorige meerjarenramingen voorzien! Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. Papier heeft zijn langste tijd gehad, het moment is niet ver meer dat er volledig digitale archieven zullen worden overgedragen. Het RAWB zal zich daarop gaan voorbereiden. Dat gebeurt o.a. door intensivering van de relatie met de gemeenten. Alles draait daarbij om het zgn. E depot. In het programmaplan wordt nader op deze cruciale voorziening ingegaan. Uit de reserve wordt in 2014 nog een onttrekking gedaan, in overeenstemming met de in 2007 gemaakte afspraken rond de financiële gevolgen van de uittreding van Steenbergen. Voor het onderhoud van het gebouw hebben wij indertijd een voorziening ingesteld waarin jaarlijks het gemiddelde bedrag aan onderhoud in de komende jaren wordt gestort. In 2012 vond een herziening van het meerjarig onderhoudsplan plaats, waardoor die jaarlijkse storting aanmerkelijk is verminderd. De vrijval daaruit in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve, zodat deze beter op peil kwam. Tot en met 2022 is een jaarlijkse storting van 7.451 nodig. De meerjarenbegroting geeft alle ontwikkelingen op kostensoort niveau weer. Op die wijze hebben wij een goede inschatting kunnen maken van de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage in de komende jaren. Het saldo van lasten en baten wordt over de deelnemers verdeeld op basis van het totaal van het op 1 januari 2011 beheerde aantal meters archief. Voor Rucphen geldt als basis de per 1 januari 2012 over te brengen archieven alsmede 50% van de kosten van de over te nemen assistent archivaris. De nieuwe verdeelsleutel is door het bestuur vastgesteld op 3 maart 2011. 5
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 8 De bijdragen van de deelnemers vindt u in onderstaand overzicht: deelnemers bijdrage 2014 bijdrage 2013 na mut.reserves Etten-Leur 104.091 105.819 Halderberge 177.284 180.226 Moerdijk 219.066 222.702 Rucphen 111.020 111.789 Zundert 83.857 85.249 Brabantse Delta 59.679 60.669 754.996 766.454 3.2 Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting heeft een inventarisatie van de interne regelgeving plaatsgevonden en is het toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid vastgesteld. Vanuit wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. Het toetsingskader is reeds eerder vastgesteld en wordt, indien zinvol, aangepast. Wijzigingen worden uiteraard aan het algemeen bestuur voorgelegd ter vaststelling. 6
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 9 4. Kerngegevens De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 158.300 inwoners (aantallen volgens VNG) Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester : de heer ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert Leden de heer J.P. van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Brabantse Delta Adviseurs : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Archiefinspecteur in Noord-Brabant de heer J.H.M. Janssen, directeur Regionaal Archief West-Brabant Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2012 : 741.453 (na bestemming resultaat) Begroting 2013 : 766.454 Begroting 2014 : 754.996 Kosten per inwoner Rekening 2012 : 4,88 (geraamd inwoneraantal 158.300) Begroting 2013 : 4,87 (geraamd inwoneraantal 157.500) Begroting 2014 : 4,77 (geraamd inwoneraantal 158.300) 7
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 10 5. Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 27 juni 2013: De voorzitter, (ir. P.J. Bons) de secretaris, (P.G.H.N. Utens) 8
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 11 6. Beleidsbegroting 6a. Programmaplan Beleid Het (oude) beleidsplan 2008-2012 richtte zich vooral op de uitbouw van de Regio en PR functie van het RAWB alsmede op de intensivering van de digitale dienstverlening. Daarnaast bleef er aandacht voor behoudsmatige taken, maar een belangrijke taak als archiefinspectie kon nog steeds niet afdoende worden ingevuld. Dit zal anders moeten! De veranderingen in het archieftoezicht vragen om een actieve betrokkenheid van het RAWB bij de informatiehuishouding van de gemeenten. Om die actievere rol waar te maken is zowel een kwantiteits- als kwaliteitsimpuls nodig. De wereld om ons heen verandert in hoog tempo. Papier heeft zijn langste tijd gehad; digitaal is de toekomst. Het RAWB kan het zich niet langer permitteren om onvoldoende aandacht aan de digitale ontwikkelingen bij de deelnemers te schenken. Vervanging (ook wel aangeduid als substitutie) zal de komende jaren veelvuldig aan de orde zijn, het RAWB speelt bij die vervangingsptrajecten een belangrijke rol. Het gevolg daarvan is een exclusief digitaal archiefbeheer dat vraagt om een duurzame opslag in een E depot. Het RAWB zal zich moeten gaan manifesteren als de beheerder van zo n E depot bij uitstek. Maar. dat kan het RAWB niet alleen. Samenwerking met andere archiefbeherende instellingen, die voor dezelfde uitdagingen staan is absolute noodzaak. Het beleid van het RAWB is daarom vooral gericht op het vinden en uitbouwen van de geschikte samenwerkingsvorm. De regio biedt daarvoor de beste mogelijkheden. Het beleid voor de komende jaren is beschreven in het beleidsplan 2013-2015: Het RAWB in transitie. Dit plan is door het bestuur op 8 november 2012 vastgesteld. Programma Behouden Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. Het RAWB coördineert, begeleidt en controleert daartoe namens de aangesloten gemeenten en het waterschap de externe restauratie van beschadigde archiefbescheiden, zorgt voor het maken van gebruikersduplicaten in digitale vorm en verzorgt de juiste verpakking van de archiefdocumenten in zuurvrije omslagen en archiefdozen. Dat laatste is al voor het grootste deel gereed. In 2014 gaat het RAWB met behulp van gemeentelijke budgetten verder met de digitalisering van de meest geraadpleegde en daardoor kwetsbare seriebestanden uit de archieven van Etten-Leur, Moerdijk en Rucphen. Restauratie activiteiten staan niet gepland. Deze werkzaamheden hebben tot doel de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen te verbeteren. In de visie van het RAWB gaat het om een eindigend geheel van behoudsactiviteiten. Ergens in de komende vijf jaar zal een moment komen, waarop we kunnen zeggen dat aan de primaire, wettelijke, behoudseisen is voldaan. Restauratie van de historische collectie is afgerond; alle archieven en collecties zijn geconserveerd en digitalisering van de kernbestanden is gerealiseerd. Behoudens Zundert zijn de meeste RAWB-gemeenten al bijna zover. Het RAWB beschikt sinds 2006 over een nieuw archiefgebouw, met daarin drie bewaarplaatsen die geheel aan de wettelijke eisen voldoen. Vooral dankzij deze adequate huisvesting kunnen de analoge bestanden in goede staat bewaard worden en blijven. Het RAWB beschikt nog niet over een E depot, dat nodig is voor de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven. In 2014 moet duidelijk worden welk beleid het RAWB in dat opzicht gaat volgen. Primair zet het RAWB in op een E depotbeheer in regionaal of zelfs nationaal samenwerkingsverband. Dit wordt allerwegen door deskundigen aanbevolen. Op 24 januari 2013 hebben de vier bestuurslagen rijk, provincies, gemeenten en waterschappen, een archiefconvenant gesloten, dat o.a. beoogt om samen te zorgen voor een landelijke E depotstructuur, waar alle overheidsinstellingen gebruik van kunnen maken. We moeten ons er wel van bewust zijn dat het E depot niet alleen de plaats van duurzame opslag van digitale documenten, dus een eindpunt, is. Het E depot omvat de gehele wijze waarop we met digitale informatie omgaan, vanaf het moment van creatie tot het moment van opslag. Het hiervoor genoemde convenant streeft er namelijk ook naar om de overbrengingstermijn aanzienlijk te verkorten, in overeenstemming met de digitalisering van de informatievoorziening. Dit zal gaan betekenen dat de relatie tussen (digitale) archiefvormer en het RAWB als (digitale) archiefbeheerder aanmerkelijk verkort en dus intensiever zal gaan worden. Nu staat er nog een periode van 20 jaar 9
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 12 voor de verplichte overbrenging van archiefbescheiden naar het RAWB. In het digitale tijdperk is dat onverantwoord lang en zal deze moeten worden teruggebracht tot bijv. enkele weken. Digitaal archiveren en E depot wordt zodoende een gezamenlijke verantwoordelijkheid. In de loop van 2014 zal ook aandacht moeten worden geschonken aan het kostenaspect van het E depot. Vooralsnog is het E depot als een p.m. opgenomen in de begroting van het RAWB. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht zal zich vooral richten op de wijze waarop gemeenten inhoud geven aan de organisatie en kwaliteit van hun informatiehuishouding. In 2012 en 2013 vonden belangrijke veranderingen plaats in de organisatie van het toezicht en waren er verschillende wijzigingen in de archiefregelgeving. De Wet Revitalisering Generiek Toezicht van 1 oktober 2012 bijv. heeft tot gevolg dat het horizontale archieftoezicht wordt versterkt. Dit betekent een intensivering aan de zijde van het RAWB. Daarnaast krijgt het RAWB een taak bij de implementatie van de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, de KPI s, aan de hand waarvan het college verantwoording af dient te leggen aan de raad over de toestand van de informatiehuishouding bij de gemeente. De verwerving heeft als doel het veilig stellen van zowel overheids- als niet-overheidsinformatie en het beschikbaar stellen daarvan voor onderzoek door belangstellenden. Particuliere archieven en verzamelingen bieden een wezenlijke aanvulling op de door de overheid gevormde archieven. Het aanbieden van deze bestanden geeft de onderzoeker een zo volledig beeld van de maatschappelijke omgeving en tijd waarop zijn onderzoek betrekking heeft. Door het verwerven van particuliere archieven naast overheidsarchieven, vergroot het RAWB de objectiviteit van het informatieaanbod aan onderzoekers. Het RAWB voert in beginsel een vrij passief beleid op dit terrein volgens een eerder opgesteld acquisitieplan. planning: Onderdeel Planning Te conserveren archiefstukken 20 meter Te verwerven archieven 5 meter % van productieve uren 10 % Baten en lasten programma Behouden Rekening Begroting Begroting meerjarenraming 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Lasten 64.486 54.292 53.382 51.877 48.138 49.091 Baten 0 0 0 0 0 0 Saldo 64.486 54.292 53.382 51.877 48.138 49.091 Toelichting verschillen: Het verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. Daarnaast is sprake van een geringe daling van de kosten van conserveringsmateriaal. Programma Bewerken In 2014 zijn de meeste archieven en verzamelingen van een toegang voorzien. Slechts enkele grotere archiefblokken moeten nog worden geïnventariseerd i.h.b. die van de gemeenten Zevenbergen (1930-1996) en Rucphen (1975-1999) en van enkele waterschappen. Daarmee is al eerder een aanvang gemaakt, in 2014 wordt er verder aan gewerkt. Bewerking van de recente overheidsarchieven past in het streven naar optimale toegankelijkheid en vergroting van de openbaarheid, zoals ook bedoeld in het al eerder gememoreerde archiefconvenant van 24 januari 2013! Het RAWB zal geen extra inspanningen gaan doen om de bewerkingsachterstanden van particuliere archieven in te lopen. Nieuw te verwerven particuliere archieven dienen voortaan, net als de overheidsarchieven, zoveel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeleverd. Het RAWB zal daarbij adviseren en coördineren en voor de noodzakelijke nabewerking zorg dragen. 10
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 13 In geval het grote bestanden betreft verdient uitbesteding de voorkeur; de kosten zijn dan voor de overdragende partij. De aandacht zal voorts uitgaan naar de nadere ontsluiting van archiefbronnen die via de website zullen worden gepubliceerd. Daarbij maakt het RAWB gebruik van de enthousiaste medewerking van circa 13 vrijwilligers. Zij werken momenteel aan de indexering van o.m. de notariële akten, de raadsnotulen en fotocollecties. Het RAWB blijft daarnaast onderzoeken of participatie in grote landelijke ontsluitingsprojecten zinvol en haalbaar is. planning: Onderdeel Planning Bewerkte archieven in m 80 % van productieve uren 35 % Baten en lasten programma Bewerken Rekening Begroting Begroting meerjarenraming 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Lasten 172.257 156.876 180.838 175.417 162.164 165.335 Baten 0 0 0 0 0 0 Saldo 172.257 156.876 180.838 175.417 162.164 165.335 Toelichting verschillen: Het nadelige verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door een hogere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. In 2014 wordt naar verwachting 35% van de beschikbare formatieve uren besteed aan het programma Bewerken. In 2013 was dat nog 30%. Daarmee komt de doorbelasting van uren in 2014 ruim 24.000 hoger uit. Programma Benutten Ook in 2014 zal de website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl weer tenminste 180.000 bezoeken tellen. Het RAWB heeft op zijn website een rijk aanbod van toegangen en gescande documenten. Dit aanbod zal in 2014 wederom groeien. Gemeenten zijn gelukkig bereid om te investeren in zowel het behoud als de toegankelijkheid van hun historische erfgoed. Door digitalisering van informatierijke en veel-geraadpleegde bronnen wordt aan die beide zaken voldaan. Het beheer van die sterk groeiende hoeveelheid data trekt wel een flinke wissel op het RAWB, vooral in personele zin. Wat de kosten voor dataopslag en webhosting betreft, heeft het RAWB begin 2013 al een flinke besparing gerealiseerd door de conversie van het opslagformaat JPG naar JPEG2000. De website is het klantenportaal van het RAWB bij uitstek. De doorontwikkeling van die website is een continu proces dat ook in samenwerking met de regiopartners plaats kan vinden. Natuurlijk is er ook nog een studiezaal, die exclusief aan de locatie in Oudenbosch is gekoppeld. Direct contact met documenten uit het verleden levert nog steeds een historische sensatie op. Wij willen dit onze klanten niet ontnemen. We blijven daarom, net als in 2013, producten aanbieden om belangstellenden in direct contact met het verleden te brengen. In de studiezaal en in de regio vinden activiteiten plaats, soms themagebonden, soms doelgroepgebonden, soms archiefgebonden. De meeste van deze activiteiten worden ingepast in de succesvolle regionale lezingenreeksen. Een intensief geraadpleegd bestand vormen de bouwvergunningen. Begin 2011 zijn die van Halderberge al overgebracht. De vraag van zowel burger als gemeente zelf naar die vergunningsdossiers is intensief. Voor het RAWB betekent dit een flinke hoeveelheid extra werk: burgers willen een kopie of scan van een tekening; ambtenaren vragen dossiers ter uitlening voor hun eigen werkzaamheden. Een frequent uitleenverkeer is het gevolg. Dat zal nog veel meer worden, als ook andere gemeenten hun bouwvergunningen gaan overdragen. Vandaar dat het RAWB de initiatieven toejuicht van gemeenten die kiezen voor digitalisering van de bouwdossiers. Bij voorkeur gecombineerd met substitutie, d.w.z. dat de analoge dossiers na digitalisering vernietigd kunnen worden. In de loop van 2013 zal duidelijk worden hoe deze processen gaan verlopen bij de gemeenten Moerdijk, Rucphen en Zundert. Bij analoge overbrenging zullen oplossingen moeten komen voor het uitleenverkeer. Er kan niet van het RAWB worden verlangd dat uitleningen op eenzelfde wijze worden verzorgd als bij de eigen gemeentelijke organisatie. Bij digitale overbrenging 11
(2-4-2013) Postmaster Moerdijk.nl - Begroting 2014 versie 1_2.doc Pagina 14 zullen oplossingen moeten komen voor zowel de raadpleging door derden als de duurzame opslag in een E depot! Een bijzondere doelgroep waarvoor het RAWB historische producten heeft ontwikkeld is de schooljeugd. Met bemiddeling van marktplaatsen en Erfgoed Brabant, maar ook op eigen initiatief, confronteert het RAWB jonge mensen met hun verleden en de waarde daarvan voor hun eigen ontwikkeling. Het RAWB wil nog steeds een rol spelen in het historische veld in de regio. Daarbij kan het RAWB informeren, faciliteren, participeren of organiseren. In 2014 zullen deze invalshoeken wederom worden ingevuld, vooral in regionaal samenwerkingsverband, waarbij de mogelijke partners, naast de West- Brabantse archiefdiensten, zijn de bibliotheken, heemkundekringen, plaatselijke musea en VVV s. planning: Onderdeel Planning bezoeken website 180.000 bezoeken studiezaal Cultuur historische activiteiten 25 % van productieve uren 40 % Baten en lasten programma Benutten 1.350 (excl. groepsbezoeken) Rekening Begroting Begroting meerjarenraming 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Lasten 227.178 270.161 217.779 211.760 196.803 200.615 Baten 5.145 7.700 6.600 6.600 6.600 6.600 Saldo 222.033 262.461 211.179 205.160 190.203 194.015 Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2014 ten opzichte van 2013 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma. In 2014 wordt naar verwachting 40% van de beschikbare formatieve uren besteed aan het programma Benutten. In 2013 was dat nog 50%. Hierdoor komt de raming in 2014 ruim 53.000 lager uit. De overige exploitatielasten en baten op dit programma komen per saldo 2.000 nadeliger uit. Programma Bedrijfsvoering Het bestuur van het RAWB zet in op regionale archiefsamenwerking. In 2014 moeten concrete resultaten op dat terrein zichtbaar worden, waarbij het ontstaan van een grote West-Brabantse archiefdienst niet wordt uitgesloten. Vanwege de bezuinigingen gaat het RAWB formatie inleveren en wordt de archiefdienst dus extra kwetsbaar. De schaalgrootte die overblijft is ontoereikend voor een volwaardig archiefbeheer, waarbij alle archiefwettelijke en maatschappelijke taken op de juiste wijze kunnen worden uitgevoerd. In het beleidsplan 2013-2015, Het RAWB in transitie, is dat expliciet geduid. In 2014 worden de vruchten geplukt van de maatregelen, die zijn genomen om zowel de kwaliteit als de kosten van het onderhoud van het archiefgebouw te verbeteren. Door de toetreding van de gemeente Rucphen begin 2012, is in een keer ruim 10% meer depotruimte bezet. De restcapaciteit van de depots is verminderd en het pand zal eerder vol zitten dan gepland, zeker als de al eerder genoemde bouwdossiers onze kant op gaan komen. Daarin staat het RAWB niet alleen, op vele plaatsen is eenzelfde ontwikkeling aan de hand. Delen van depotruimte in de regio of zelfs daarbuiten kan een oplossing zijn. Met het oog op het op termijn verdwijnen van de meeste papieren archieven, is investeren in extra eigen depotruimte wellicht minder relevant. Bovendien bieden commerciële partijen zich aan, die archiefruimte gaan exploiteren tegen relatief lage kosten. 12