Hierbij bieden wij u de ontwerp begroting 2015 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting

Transcriptie

1

2

3 Beukenlaan 1d 4731 CD OUDENBOSCH T +31(0) F +31(0) info@regionaalarchiefwestbrabant.nl Aan de besturen van de deelnemers aan het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) onze datum: 21 maart 2014 onderwerp: begroting 2015 e.v. RAWB uw datum: uw kenmerk: Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u de ontwerp begroting 2015 van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB) aan, waarin opgenomen de meerjarenbegroting In begroting en meerjarenraming wordt tegemoet gekomen aan de bezuiniging van 3 x 3%. In 2016 is de extra bezuiniging van , zoals eerder door onze deelnemers opgedragen, eveneens gerealiseerd. Behalve de ontwerp begroting 2015 treft u hierbij eveneens de concept jaarstukken over 2013 aan, bevattende het jaarverslag, de jaarrekening en een reeks bijlagen. De accountantsrapportage volgt nog, vanwege ziekte heeft deze enige vertraging opgelopen. Deze jaarstukken worden u ter kennisname aangeboden. U ziet daarin dat er over 2013 een voordelig saldo is van In de vergadering van 27 februari jl. heeft het algemeen bestuur besloten om dit resultaat vooralsnog toe te voegen aan onze algemene reserve. Daarmee krijgt het RAWB weer meer lucht en is de fiscale status van belast ondernemer voor meerdere jaren veilig gesteld. Op donderdag 26 juni 2014 worden zowel de begroting 2015 als de jaarstukken 2013 door ons algemeen bestuur vastgesteld. Daarom verzoeken wij u om voor die datum ons te berichten of u met de begroting 2015 in kunt stemmen. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, namens het Dagelijks Bestuur van het RAWB, J.H.M. Janssen directeur Rabobank IBAN NL68RABO K.v.K BIC RABONL2U BTWnummer NL B.01

4 BEGROTING 2015

5 1

6 Inhoud Bladzijde 1. Aanbiedingsnota 3 2. Leeswijzer 4 3. Inleiding 5 4. Kerngegevens 7 5. Vaststellingsbesluit 8 6. Beleidsbegroting a. Programmaplan 9 b. Kostenplaatsen Kapitaallasten 14 Personeelslasten 14 c. Paragrafen Productenraming Overzicht meerjarenbegroting Bijlagen: a. Overzicht personeelslasten en personele sterkte 27 b. Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven 28 c. Investerings- en financieringsoverzicht 30 d. Overzicht reserves 31 e. Overzicht opgenomen langlopende leningen 32 f. Overzicht deelnemersbijdragen 33 g. Verdelingsmatrix 34 1

7 2

8 1. Aanbiedingsnota Hierbij bied ik u de begroting 2015 en de meerjarenbegroting aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). De begroting 2015 wordt opgesteld op het moment dat de contouren van de West-Brabantse archiefsamenwerking tussen Bergen op Zoom, Roosendaal en het RAWB steeds duidelijker beginnen te worden. Daarmee is niet gezegd dat er vanaf 2015 al definitief een andere archieforganisatie tot stand gaat komen. In de loop van 2014 wordt duidelijk of er sprake is van bestuurlijke haalbaarheid. Mocht dat positief uitvallen, dan ontstaat er een geheel nieuwe situatie, waarschijnlijk pas per 1 januari Mocht dat echter negatief uitvallen, dan ontstaat eveneens een andere situatie, want doorgaan op de huidige weg als een zelfstandig RAWB, in een tijd van grote veranderingen en uitdagingen, moet dan opnieuw tegen het licht worden gehouden. Met het oog op deze onzekerheid, past het niet om een begroting 2015 uit te werken, noch gericht op een gefuseerd, noch op een zelfstandig RAWB. Hier wreekt zich de verplichting uit de WGR om al in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand een begroting op te stellen. Vandaar dat nu een keuze is gemaakt voor een begroting, die beleidsmatig de situatie 2014 bestendigt en cijfermatig de bedragen uit de meerjarenraming volgt. Regionaal Archief West-Brabant J.H.M. Janssen directeur 3

9 2. Leeswijzer In deze leeswijzer vindt u uitleg over de in de begroting opgenomen onderwerpen. U vindt u in hoofdstuk 1 de aanbiedingsnota. In hoofdstuk 2 de leeswijzer zelf en in hoofdstuk 3 een inleiding op de begroting met vermelding van de uitgangspunten en het verwachte begrotingsresultaat. De hoofdstukken 4 en 5 betreffen resp. de kerngegevens en het vaststellingsbesluit. Onder hoofdstuk 6 is de Beleidsbegroting opgenomen die bestaat uit 6a het Programmaplan waarin wordt aangegeven wat we gaan doen, wat we willen bereiken en wat dat gaat kosten. Onder 6b Kostenplaatsen treft u de verwachte kapitaallasten en personeelslasten aan. In Hoofdstuk 6c worden de relevante paragrafen besproken. In Hoofdstuk 7 treft u de productenraming aan en aansluitend in Hoofdstuk 8 vindt u een recapitulatie van de meerjarenbegroting gerubriceerd op kostensoort over de jaren Onder de bijlagen presenteren wij u de volgende overzichten. Overzicht A Overzicht B Overzicht C Overzicht D Overzicht E Overzicht F Overzicht G. Overzicht personeelslasten en personele sterkte Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Investerings- en financieringsoverzicht Overzicht reserves Overzicht opgenomen langlopende leningen Overzicht deelnemersbijdragen Verdelingsmatrix 4

10 3. Inleiding 3.1 Algemeen Ook in 2015 ligt de focus wederom op de digitale archivering, zowel van het RAWB zelf als van de aangesloten deelnemers. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. Papier heeft zijn langste tijd gehad, het moment is niet ver meer dat er volledig digitale archieven zullen worden overgedragen. Het RAWB zal zich daarop gaan voorbereiden. Dat gebeurt o.a. door intensivering van de relatie met de gemeenten. Voor het onderhoud van het gebouw hebben wij indertijd een voorziening ingesteld waarin jaarlijks het gemiddelde bedrag aan onderhoud in de komende jaren wordt gestort. In 2012 vond een herziening van het meerjarig onderhoudsplan plaats, waardoor die jaarlijkse storting aanmerkelijk is verminderd. De vrijval daaruit in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve, zodat deze beter op peil kwam. Tot en met 2022 is een jaarlijkse storting van nodig. In de meerjarenbegroting is een reële financiële verwachting opgenomen die niet alleen moet leiden tot een gezonde financiële huishouding, maar ook tegemoet zal komen aan de bezuinigingsopdracht van 3 x 3 %. In 2016 is de verlaging van de deelnemersbijdragen op het bezuinigingspeil, d.w.z. heeft het RAWB voldaan aan de in 2012 opgedragen extra besparing van De meerjarenbegroting geeft alle ontwikkelingen op kostensoort niveau weer. Op die wijze hebben wij een goede inschatting kunnen maken van de ontwikkeling van de deelnemersbijdrage in de komende jaren. Het saldo van lasten en baten wordt over de deelnemers verdeeld op basis van het totaal van het op 1 januari 2011 beheerde aantal meters archief. Voor Rucphen geldt als basis de per 1 januari 2012 over te brengen archieven alsmede 50% van de kosten van de over te nemen assistent archivaris. De nieuwe verdeelsleutel is door het bestuur vastgesteld op 3 maart

11 De bijdragen van de deelnemers vindt u in onderstaand overzicht: deelnemers bijdrage 2015 bijdrage 2014 Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting heeft een inventarisatie van de interne regelgeving plaatsgevonden en is het toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid vastgesteld. Vanuit wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. Het toetsingskader is reeds eerder vastgesteld en wordt, indien zinvol, aangepast. Wijzigingen worden uiteraard aan het algemeen bestuur voorgelegd ter vaststelling. 6

12 4. Kerngegevens De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft in totaal ca inwoners (aantallen volgens KING kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseurs : de heer ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert vacant, vertegenwoordiger van Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Archiefinspecteur in Noord-Brabant de heer J.H.M. Janssen, directeur Regionaal Archief West-Brabant Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2013 : (na bestemming resultaat) Begroting 2014 : Begroting 2015 : Kosten per inwoner Rekening 2013 : 4,87 (geraamd inwoneraantal ) Begroting 2014 : 4,77 (geraamd inwoneraantal ) Begroting 2015 : 4,71 (geraamd inwoneraantal ) 7

13 5. Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 26 juni 2014: De voorzitter, (ir. P.J. Bons) de secretaris, (J.P. van Hal) 8

14 6. Beleidsbegroting 6. Beleidsbegroting 6a. Programmaplan Beleid Het beleid voor 2015 is beschreven in het beleidsplan : Het RAWB in transitie. Dit plan is door het bestuur op 8 november 2012 vastgesteld. Programma Behouden Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. In 2015 gaat het RAWB met behulp van gemeentelijk budget verder met de digitalisering van de meest geraadpleegde en daardoor kwetsbare seriebestanden uit de archieven van Moerdijk. Restauratie van de historische collectie is afgerond; alle archieven en collecties zijn geconserveerd en digitalisering van de kernbestanden is gerealiseerd. Behoudens Zundert zijn de RAWB deelnemers al zover. Conservering zal sporadisch plaats vinden. Het RAWB beschikt sinds 2006 over een nieuw archiefgebouw, met daarin drie bewaarplaatsen die geheel aan de wettelijke eisen voldoen. Vooral dankzij deze adequate huisvesting kunnen de analoge bestanden in goede staat bewaard worden en blijven. Voor de duurzame bewaring van digitaal gevormde archieven is er nog geen voorziening getroffen. Het E depot is primair de verantwoording van de zorgdrager, het RAWB is uiteraard, vanuit de toezichthoudende taak en de latere beheerstaak, nauw betrokken daarbij. In 2015 moet duidelijk worden welk beleid de afzonderlijke deelnemers en het RAWB in dat opzicht gaan volgen. Een brede samenwerking ligt niet alleen voor de hand maar heeft ook veruit de voorkeur. Het archieftoezicht zal zich vooral richten op de wijze waarop gemeenten inhoud geven aan de organisatie en kwaliteit van hun informatiehuishouding. Het RAWB onderzoekt en rapporteert bij de deelnemende gemeenten over de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, de KPI s, aan de hand waarvan het college verantwoording af dient te leggen aan de raad over de toestand van de informatiehuishouding bij de gemeente.in 2015 staan KPI s bij Moerdijk en Zundert gepland. De verwerving heeft als doel het veilig stellen van zowel overheids- als niet-overheidsinformatie en het beschikbaar stellen daarvan voor onderzoek door belangstellenden. Particuliere archieven en verzamelingen bieden een wezenlijke aanvulling op de door de overheid gevormde archieven. Het aanbieden van deze bestanden geeft de onderzoeker een zo volledig beeld van de maatschappelijke omgeving en tijd waarop zijn onderzoek betrekking heeft. Door het verwerven van particuliere archieven naast overheidsarchieven, vergroot het RAWB de objectiviteit van het informatieaanbod aan onderzoekers. Het RAWB voert een overwegend passief beleid op dit terrein, volgens een eerder opgesteld acquisitieplan. Baten en lasten programma Behouden Rekening Begroting Begroting meerjarenraming Lasten Baten Saldo Toelichting verschillen: Het voordelig verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma vanwege het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van

15 Programma Bewerken In 2014 zijn de meeste archieven en verzamelingen al van een toegang voorzien. Tevens is een aanvang gemaakt met de conversie van de toegangen naar een internationale standaard. De nieuwe toegangen worden beheerd in het systeem Memorix Archieven. Ook het depotbeheer is daarin geregeld. Dit systeem zal in 2015 verder worden gevuld. Het RAWB gaat geen extra inspanningen doen om de bewerkingsachterstanden van particuliere archieven in te lopen. Nieuw te verwerven particuliere archieven dienen voortaan, net als de overheidsarchieven, zoveel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat worden aangeleverd. Het RAWB zal daarbij adviseren en coördineren en voor de noodzakelijke nabewerking zorg dragen. In geval het grote bestanden betreft verdient uitbesteding de voorkeur; de kosten zijn dan voor de overdragende partij. De aandacht zal voorts uitgaan naar de nadere ontsluiting van archiefbronnen die via de website zullen worden gepubliceerd. Daarbij maakt het RAWB gebruik van de enthousiaste medewerking van vrijwilligers. Lopende projecten worden in 2015 afgerond, het is nog niet zeker of er nieuwe worden opgestart. Baten en lasten programma Bewerken Rekening Begroting Begroting meerjarenraming Lasten Baten Saldo Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van Programma Benutten Ook in 2015 zal de website weer tenminste bezoeken tellen. Het RAWB heeft op zijn website een rijk aanbod van toegangen en gescande documenten. Dit aanbod zal in 2015 nog maar beperkt groeien. Interactiviteit en vergroting van het gebruik van social media staan op de agenda. De website is het klantenportaal van het RAWB bij uitstek. De doorontwikkeling van die website is een continu proces. Natuurlijk is er ook nog een studiezaal, die exclusief aan de locatie in Oudenbosch is gekoppeld. Direct contact met documenten uit het verleden levert nog steeds een historische sensatie op. Wij willen dit onze klanten niet ontnemen. Medio 2015 zal wel een heroverweging van het niveau van de directe dienstverlening plaats vinden a.g.v. personeelsvermindering. We blijven eveneens, net als in andere jaren, producten aanbieden om belangstellenden in direct contact met het verleden te brengen. In de studiezaal en in de regio vinden activiteiten plaats, soms themagebonden, soms doelgroepgebonden, soms archiefgebonden. De meeste van deze activiteiten kunnen worden ingepast in de succesvolle regionale lezingenreeksen. Een bijzondere doelgroep waarvoor het RAWB historische producten heeft ontwikkeld is de schooljeugd. Met bemiddeling van marktplaatsen en Erfgoed Brabant, maar ook op eigen initiatief, confronteert het RAWB jonge mensen met hun verleden en de waarde daarvan voor hun eigen ontwikkeling. Baten en lasten programma Benutten Rekening Begroting Begroting meerjarenraming Lasten Baten Saldo

16 Toelichting verschillen: Het voordelige verschil in geraamde lasten 2015 ten opzichte van 2014 wordt voornamelijk veroorzaakt door een lagere doorbelasting van personeelslasten naar dat programma als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van Programma Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering is gericht op het effectief en efficiënt omgaan met de aan het RAWB beschikbaar gestelde middelen. In 2015 zullen twee medewerkers de dienst verlaten, waardoor de formatie terugvalt naar 5,8 fte. Alleen op die manier kan het RAWB tegemoet komen aan de bezuinigingsopdrachten van voorbije jaren. Hiermee is wel de absolute bodem van een verantwoorde personele bezetting bereikt. De consequenties vanaf augustus 2015 zullen tijdig in beeld worden gebracht en het bestuur zal passende beslissingen moeten gaan nemen, al dan niet voor tijdelijk (bij doorgaan van de archiefsamenwerking) Er vindt geen bijzonder onderhoud aan het gebouw plaats. Baten en lasten programma Bedrijfsvoering Rekening Begroting Begroting meerjarenraming Lasten Baten Saldo Toelichting verschillen: De indexmatige verhoging van de exploitatiekosten van het programma bedrijfsvoering bedraagt en wordt tot een bedrag van veroorzaakt door hogere kosten IT en digitaal beheer. Hiertegenover staat een lagere doorbelasting van personeelslasten naar het programma bedrijfsvoering van als gevolg van het vertrek van een tweetal medewerkers in de loop van Het restant verschil wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere rente kapitaallasten. 11

17 Recapitulatie baten en lasten Rekening Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting Lasten Baten -expoitatiebaten bijdragen deelnemers Totaal baten Resultaat voor reserves Mutaties in reserves: -stortingen onttrekkingen Resultaat na mutaties

18 6b. Toelichting op kostenplaatsen Kapitaallasten Lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming Rente lang geld Rente eigen financieringsmiddelen Afschrijvingen Baten Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming Renteresultaat Doorberekende kapitaallasten aan: - kostenplaatsen producten Toelichting verschil lasten en baten: De lagere kapitaallasten worden veroorzaakt door het rentevoordeel over de reguliere afschrijving van de activa. Personeelslasten Lasten Rekening Begroting Begroting Meerjarenbegroting salarissen en sociale lasten overige goederen en diensten kapitaallasten Baten Rekening Begroting Begroting Meerjarenbegroting ontvangen rente doorberekende personeelskosten Toelichting Voor 2015 is uitgegaan van de CAO afspraken van juni Dit akkoord loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde CAO (salarispeil ). Er is rekening gehouden met een stijging van 2% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel. 13

19 Verder is rekening gehouden met het feit dan de medewerker bewerken (streekregistrator) per 15 augustus 2015 met pensioen gaat en dat de inhuur van de medewerker studiezaal eveneens per 15 augustus wordt beëindigd. De medewerker bewerken is in de loop van 2014 voor een derde minder gaan werken en tot aan zijn definitieve pensionering zal dit vacaturevoordeel worden benut voor inhuur van de medewerker studiezaal. 14

20 6c. Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting willen wij ook nog kort aandacht besteden aan de paragraaf Weerstandsvermogen. De overige in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) genoemde paragrafen zijn voor het RAWB niet aan de orde. 1. Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het RAWB worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in vier voorschotten per kwartaal aan de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat voor een deel op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het gedeelte van het saldo boven wordt in verband met de regeling Schatkistbankieren bij de gemeente Moerdijk belegd. Op 10 februari 2014 heeft het Agentschap Schatkistbankieren meegedeeld dat aan het RAWB een uitzondering is verleend voor het schatkistbankieren en daarom geen eigen rekening courant bij de schatkist hoeft aan te houden. Het RAWB heeft te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen wordt per geraamd op ruim Per bedraagt het financieringsoverschot naar verwachting Dit tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Wij hebben bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van het PC netwerk. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Mede als gevolg van de kredietcrisis is de rente op korte beleggingen sterk gedaald. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. In de begroting 2015 wordt de opbrengst geraamd op Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2015 zullen aanvankelijk 8 medewerkers (6,8 fte) in vaste dienst zijn. Zowel de tijdelijke medewerker studiezaal als de medewerker bewerken gaan medio 2015 de dienst verlaten vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Vanaf dan zijn er nog maar 6 medewerkers voor 5,8 FTE werkzaam bij het RAWB. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van enthousiaste vrijwilligers. De kosten van deze formatie worden voor 2015 geraamd op afgerond Het ziekteverzuim van het personeel wordt ingeschat op 3,0 %. Er wordt voor ca. 0,2 FTE personeel ingehuurd. 15

21 Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. Vanaf de ingebruikname vinden de reguliere preventieve onderhoudswerkzaamheden plaats. Voor het correctieve onderhoud (reparaties e.d.) is een afzonderlijke raming opgenomen. In 2012 is het meerjarenonderhoudsplan ge-update. Daarbij is uitgegaan van een nulmeting, d.w.z. dat de huidige status van het pand vertrekpunt was. Dit leidde tot een verlaging van de onderhoudskosten en daarmee ook van jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud In 2012 is door het RAWB, ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant, het reguliere onderhoud opnieuw aanbesteed. Automatisering De website van het RAWB is uiterst succesvol en wordt hoog gewaardeerd. In 2010 is de website volledig vernieuwd, is de functionaliteit ervan verbeterd en voldoet de website aan de webrichtlijnen overheidswebsites en aan de normen van Drempels Weg. Begin 2014 is de homepage veranderd. Vergroting van de interactiviteit en slimme inzet van nieuwe technieken staan op de rol voor In 2015 wordt (onder voorbehoud) een nieuw PC netwerk geïmplementeerd. De kapitaallasten zijn in de begroting opgenomen. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account. 3. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet-begrote kosten te dekken en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. Mochten zich in de loop van het begrotingsjaar onvoorziene tegenvallers aandienen dan worden die bij de deelnemers gemeld en zullen die lasten bij begrotingswijziging worden geraamd en na goedkeuring van de deelnemers in eerste instantie uit de reserves worden gedekt. 16

22 17

23 7. Productenraming cat. Lasten Werkelijke Geraamde Geraamde lasten 2013 lasten 2014 lasten 2015 PROGRAMMA BEHOUDEN Conserveringsmateriaal E depot 0 0 p.m Aandeel personeelskosten PROGRAMMA BEWERKEN Externe indicering Aandeel personeelskosten PRIOGRAMMA BENUTTEN Fotokopieën Aanschaf koffie, thee e.d PR en educatiemateriaal Aandeel personeelskosten PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management Archiefsamenwerking Administratie- en contr.kosten Abonnementen en boeken Kantoorbenodigdheden Algemene kosten IT en digitaal beheer Telecommunicatie Portikosten Aandeel kapitaallasten

24 cat. Baten werkelijke geraamde geraamde baten 2013 baten 2014 baten 2015 PROGRAMMA BEHOUDEN --- Resultaat PROGRAMMA BEWERKEN --- Resultaat PROGRAMMA BENUTTEN Opbrengst fotokopieën Opbrengst onderzoeken Administratie- en verzendkosten Overige inkomsten Vergoeding educatieve activiteiten Resultaat PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING Management --- Resultaat vaste bijdrage Rucphen

25 cat. Lasten Werkelijke Geraamde Geraamde lasten 2013 lasten 2014 lasten 2015 Gebouwbeheer Energiekosten Schoonmaak en waterverbruik Preventief onderhoud Correctief onderhoud Belastingen en verzekering Brandmelding en beveiliging Storting vervangend onderhoud Aandeel kapitaallasten Aandeel personeelskosten Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar Bijdragen deelnemers Expl. lasten voor mutaties in reserves Exploitatielasten voor mutaties reserves Mutaties in reserves storting in reserves Expl. lasten incl. mutaties in reserves totale lasten resultaat na mutaties reserves

26 cat. Baten werkelijke geraamde geraamde baten 2013 baten 2014 baten 2015 Gebouwbeheer --- Resultaat Renteresultaat Resultaat Geldleningen en uitzettingen < 1 jaar Rente korte beleggingen Bijdragen deelnemers Bijdragen deelnemers Expl. baten voor mutaties in reserves Exploitatiebaten voor mutaties reserves resultaat voor mutaties reserves Mutaties in reserves onttrekking aan algemene reserve Expl. baten incl. mutaties in reserves totale baten

27 8. Meerjarenraming LASTEN Personeel Energie Storting voorziening Exploitatie Kapitaallasten BATEN Bankrente / leges Rente verstr.leningen Deelnemersbijdragen Uitgangspunten: Personeelskosten Deze zijn gebaseerd op de laatst vastgestelde cao. Die loopt van 1 juni 2011 t/m 31 december Basis vormen de salarissen per 1 april Er is rekening gehouden met een stijging van 2% vanwege CAO-aanpassingen. Daarnaast is rekening gehouden met jaarlijkse periodieken en met doorgroei naar functie- en uitloopschalen, zijn premies aangepast en is de eindejaarsuitkering verwerkt, alsmede de effecten van het cafetariamodel. Verder is rekening gehouden met het feit dat de medewerker bewerken per 15 augustus 2015 met pensioen gaat en dat de inhuur van de medewerker studiezaal eveneens per 15 augustus wordt beëindigd. Energiekosten Vooralsnog blijven de energiekosten op hetzelfde peil als 2014 en 2015, echter met een indexmatige verhoging Storting onderhoudsvoorziening De onderhoudskosten worden uitgesplitst in: - Correctief onderhoud - Preventief onderhoud - Vervangend onderhoud Voor zowel correctief als preventief onderhoud is voor 2015 een indexmatige verhoging opgenomen. De jaarlijkse storting in de voorziening voor vervangend onderhoud is n.a.v. het vernieuwde meerjarig onderhoudsplan berekend op Kosten voor schoonmaak en onderhoud aan veiligheidsvoorzieningen zijn in afzonderlijke posten begroot. Overige exploitatielasten Voor de overige exploitatielasten is voor 2015 een prijsstijging van gemiddeld 1 % opgenomen. Kapitaallasten De kapitaallasten zijn gebaseerd op de huidige geïnvesteerde bedragen. In de periode is rekening gehouden met vervanging van het netwerk in Hierdoor stijgen de kapitaallasten in 2016 licht t.o.v Deelnemersbijdragen De aanpassingen in de begroting 2015 leiden op zich tot een kostendaling voor de deelnemers van Tot en met 2014 werd evenwel een onttrekking gedaan van aan de reserve uittreden Steenbergen, welke reserve in 2012 is toegevoegd aan de algemene reserve Vanaf 2015 wordt geen onttrekking meer gedaan. Dat resulteert in een bijdrage van de deelnemers die ten opzichte van lager is. 22

28 23

29 9 Bijlagen 24

30 a) Overzicht personeelslasten en personele sterkte Uitgaven uit hoofde van: Volgnr. Salaris eindejaars- vakantie- BHV vergoeding vergoeding Levensloop Sociale Netto Reiskosten Totaal uitkering toelage vergoeding CMD iza / ZVW vergoeding lasten netto lasten woning-werk generaal vacature geraamd aantal personeelsleden per 1 januari 2015: 8 aantal fte vast personeel: 6,80 fte vacature 0,33 fte Uitgangspunten: salaris per 1/1/2014 (CAO 2011/2012) + verplichte periodieken per 1/1/ eindejaarsuitkering per 31/12/2015: 6,00% en rekening houdend met minimum + 2% salarisverhoging

31 b) Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving oorspronkelijk vermeer- verminde- Oorspronkelijk Percentage van de bedrag der deringen ringen (anders bedrag der en maatkapitaaluitgaven kapitaal dan door kapitaal- staf van uitgaven afschrijving/ uitgaven afschrijving aflossing Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: , ,00 3,12% Vervanging netwerk , ,00 2,29% Nieuwbouw RAWB Oudenbosch , ,00 4,29% Inrichting nieuwbouw Oudenbosch , ,00 4,28% ,00 0,00 0, ,00 26

32 Omschrijving Totaal der Afschrijving Extra Boekwaarde Boekwaarde Toegere- Totaal van Ten laste van de aflossingen/ kapitaal- afschrijving kende de kapitaal- van kapitaaluitgaven afschrijving uitgaven kapitaal- rentelasten lasten op kapitaal uitgaven uitgaven Verstrekte hypothecaire geldleningen personeel: , , , Kpl. Pers.lstn Vervanging netwerk , ,20 0, ,20 0, bedrijfsvoering Nieuwbouw RAWB Oudenbosch , ,00 0, , , gebouwbeheer Inrichting nieuwbouw Oudenbosch , ,00 0, , , gebouwbeheer , ,20 0, , ,

33 c) Investerings- en financieringsstaat Stand per begrote begrote stand per Nr. Omschrijving mutaties overige rente mutaties 1 Vaste activa Reserves en voorzieningen Opgenomen langlopende leningen

34 d) Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of Dienstjaar 2014 Dienstjaar 2015 voorziening Saldo per Vermeer- Vermin- Saldo per Vermeer- Vermin- Saldo per deringen deringen deringen deringen Reserves: Algemene reserve , , , , , , , , , ,00 Voorzieningen: Meerjarenonderhoud nieuwbouw , , , , , , , , , , , , , ,00 29

35 e) Overzicht opgenomen leningen Nummer Oorspronkelijk Datum besluit Jaar van Renteper- Restantbedrag In de loop van Rente of het Aflossing of Restant bedrag Opmerbedrag van de algemeen (laatste) centage geldleningen 2015 op te rentebestand- aflossings- geldleningen kingen geldlening bestuur aflossing per nemen deel 2015 bestanddeel ,12% aflossingsvrij ,29% lineair ,29% annuïtair ,28% lineair

36 f) Overzicht deelnemersbijdragen Opbouw bijdrage per programma Totaal Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta Aandeel in de kosten: 14,25% 24,27% 29,99% 11,84% 11,48% 8,17% Programma Behouden Programma Bewerken Programma Benutten Programma Bedrijfsvoering - Management Gebouwbeheer Aandeel kostenplaats personeelskosten Geldleningen en uitzettingen Totaal Samenvattend overzicht deelnemers bijdrage 2015 Vaste bijdrage bijdrage 2015 bijdrage 2014 voor mutaties 2015 Etten-Leur Halderberge Moerdijk Rucphen Zundert Brabantse Delta

37 g) Verdelingsmatrix lasten Volgnr en Totaal omschrijving loonbetaling en werkelijk afschrijving energie Betaalde soc.lasten betaalde rente belastingen A: producten Behouden ,00 Bewerken ,00 Benutten ,00 Management ,00 Gebouwbeheer , , ,00 mutaties in reserves 0, ,00 0,00 0,00 0, , ,00 B: kapitaallasten , , ,00 C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen ,00 Vaste activa 0,00 Reserves 0, ,00 D: Kostenplaatsen , ,00 Totaal A t/m D , , , , , ,00 Af: Verrekeningen ,00 Totaal uitgaven , , , , , ,00 32

38 Verdelingsmatrix lasten (vervolg) Volgnr en Totaal omschrijving aankopen niet langlopende reservering/ kap.lasten kostenduurz. goederen leningen voorzieningen plaatsen en diensten A: producten Behouden , ,00 0, ,00 Bewerken , , ,00 Benutten , ,00 0, ,00 Management , ,00 0, , ,00 Gebouwbeheer , , , , ,00 mutaties in reserves 0,00 0, , ,00 0, , , ,00 B: kapitaallasten ,00 C: Investerings- en financieringsstaat Geldleningen , ,00 Vaste activa 0,00 Reserves 0,00 0, , ,00 0,00 D: Kostenplaatsen , , ,00 Totaal A t/m D , , , , , ,00 Af: Verrekeningen , , , ,00 Totaal uitgaven , , ,00 0,00 0,00 0,00 33

39 g) Verdelingsmatrix baten Volgnr en Totaal omschrijving werkelijk toegerekende huren overige overige inkomens- reser- kap.lasten kostenontvangen rente goederen en overdrachten veringen plaatsen rente diensten van de overheid A: producten Behouden , ,00 Bewerken , ,00 Benutten , , ,00 Management , ,00 Gebouwbeheer ,00 0, ,00 136,00 geldleningen en uitzettingen 5.000, ,00 mutaties in reserves 0,00 0, , ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 136,00 B: kapitaallasten , ,00-136,00 C: Investeringen Geldleningen 0,00 Vaste activa 0,00 Reserves en voorzieningen 7.451, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 D: Kostenplaatsen , , ,00 Totaal A t/m D , ,00 0,00 0, , , , , ,00 Af: Verrekeningen , , , ,00 Totaal inkomsten , ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 34

40 JAARSTUKKEN 2013 concept

41 1

42 Inhoud Bladzijde JAARSTUKKEN JAARVERSLAG 2013 Aanbiedingsnota 6 Kerngegevens 7 Programmaverantwoording 8 Paragrafen JAARREKENING 2013 Inleiding jaarrekening 20 Programmarekening 22 Balans 23 Grondslagen van de financiële verslaglegging 25 Toelichting op de programmarekening 27 Toelichting op de balans 29 Vaststellingsbesluit 33 Controleverklaring 34 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN

43 3

44 1.JAARVERSLAG 4

45 5

46 Aanbiedingsnota jaarverslag 2013 Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2013 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Hoewel het jaar 2013 zich overwegend kenmerkte als een stabiel jaar, waarin net als eerder een zowel kwalitatief als kwantitatief goed archiefproduct is gerealiseerd, was er tegelijkertijd volop beweging vanwege de samenwerkingsplannen met de andere West-Brabantse archiefinstellingen. Helaas haakte de gemeente Breda al in april af en resteert een samenwerking tussen de archiefdiensten van Bergen op Zoom, Roosendaal en het RAWB. Maar eind oktober lag er een helder omschreven bestuurlijke opdracht, die voorziet in een geïntegreerde archieforganisatie per Het RAWB heeft positieve verwachtingen ervan en toont zich van meet af aan een actieve en betrouwbare partner in de besprekingen. Bij het programma Bedrijfsvoering wordt verder ingegaan op deze ontwikkeling. In eerdere jaarverslagen is bericht over de toonaangevende rol van het RAWB in Nederland, waar het gaat om digitale dienstverlening. Het RAWB was in 2004 de eerste archiefdienst met een grootschalig aanbod van digitale documenten. Nu, bijna 10 jaar later, is er nog steeds een toestroom daarvan. De gemeentelijke deelnemers, m.u.v. Zundert, investeren, buiten hun reguliere bijdrage aan het RAWB, in verbeterde toegankelijkheid en behoud van hun historische archiefstukken door ze na scanning in digitale vorm beschikbaar te stellen via de website van het RAWB. Dat de gebruikers van die website deze inspanning waarderen, bleek eens te meer uit de resultaten van het eind 2013 gehouden onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening door archiefdiensten, de zgn. kwaliteitsmonitor. Met een gemiddeld waarderingscijfer van 8,1 scoorde het RAWB weliswaar lager dan in voorgaande jaren, maar nog steeds een stuk hoger dan het landelijk gemiddelde van 7,7. Het RAWB is er behalve voor de geïnteresseerde burger, ook en misschien wel bovenal voor de deelnemende gemeenten en het waterschap, die samen de gemeenschappelijke regeling in stand houden. Op velerlei terreinen werden er diensten en services verleend door het RAWB aan die deelnemers. Bij de verschillende programma s komt dat uitgebreider aan bod. Hier wordt volstaan met het noemen van de klantvriendelijke uitleenservice van dossiers, waarbij elke woensdag opgevraagde dossiers (in 2013 liefst 831 stuks) door het RAWB worden rondgebracht en opgehaald. Navraag leert dat dit redelijk uniek is in de archiefwereld. In financiële en bedrijfsvoeringszin was het een succesvol jaar. De al in 2012 uitgezette nieuwe lijn m.b.t. zowel begrotingssystematiek als onderhoudsbeleid wierpen hun vruchten af. Onderhoud is een stuk goedkoper geworden, zonder aan kwaliteit in te boeten. De realistischer begrotingsaanpak geeft voldoende ruimte om alle verplichtingen na te komen. Los hiervan was 2013 een jaar waarin het RAWB op een verantwoorde manier kosten kon reduceren. De alternatieve opslagmethode voor digitale beelden en data leidde tot een bijna halvering van de kosten daarvoor! De nieuwe onderhoudscontracten werden al in 2012 voor lagere tarieven afgesloten en daar kwamen in 2013 gunstigere overeenkomsten voor zowel liftonderhoud als accountantscontrole bij. Daarnaast waren er nog een paar meevallers zoals vacaturevoordeel, een terugstorting van verzekeringspremie en een subsidiebijdrage van de Mastboom Brosensstichting. Al met al heeft dit geleid tot een positief resultaat in 2013 van bijna Met het jaarverslag over 2013 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. Oudenbosch, februari

47 Kerngegevens 2013 De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca inwoners (aantallen volgens CBS per ). Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseur Directeur : de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer J.P. van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur : de heer J.P. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur : de heer J.H.M. Janssen Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2012 : ,-- Begroting 2013 : ,-- Rekening 2013 : ,-- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2012 : 4,88 Begroting 2013 : 4,87 (geraamd inwoneraantal ) Rekening 2013 : 4,84 (werkelijk inwoneraantal ) Aantal doorberekende uren 2013: uur Tarief doorberekende uren 2013: 45,69 (2012: 45,23) 7

48 Verslag over programmaplan 2013 Programma Behouden In het verslagjaar zijn helaas voor de gemeente Zundert geen restauratieprojecten meer uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. Bezuinigingen zorgden ervoor dat het eerder gevoteerde krediet van jaarlijks voorlopig werd ingetrokken. Erg jammer, omdat een schadeanalyse, opgesteld door een erkend restauratieatelier, aantoonde dat er nog voor enkele jaren restauratievoorraad ligt in Zundert. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen is geïnvesteerd in de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. Voor de gemeente Halderberge werden in 2013 de laatste scans gemaakt, de andere gemeenten gaan in 2014 door en de gemeente Moerdijk zelfs tot in Daarvoor werd in 2013 toestemming verkregen! In totaal werden scans gemaakt. Al deze nieuwe scans zijn toegevoegd aan de bestanden die via de website te raadplegen zijn. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie worden in dit verband zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten verstaan. Vanwege de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) uit 2012 verschuift de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening naar de gemeenten zelf. Het college, als zorgdrager, dient voortaan periodiek aan de raad te rapporteren over zowel zorg als beheer van de volledige informatiehuishouding. Daarvoor heeft de VNG een instrument ontwikkeld, de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). De gemeentearchivaris is aangewezen om die KPI s in de praktijk toe te passen, dus namens het college de rapportage voor de raad samen te stellen. In 2013 werden voor de gemeenten Etten-Leur, Halderberge en Rucphen KPI-rapportages opgesteld. Deze worden begin 2014 aan de respectievelijke raden aangeboden. Bij de uitvoering van die KPI s werd het RAWB ondersteund door een extern deskundige, die speciaal hiervoor werd ingehuurd. De reacties van de bij de KPI s betrokken gemeentelijke contactpersonen zijn positief. Er staan vele ingrijpende veranderingen op stapel rond de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2013 vond diverse keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Etten-Leur werd de eerste RAWB-gemeente waar volledige vervanging is geregeld. Vervanging heeft tot gevolg dat digitale archiefbescheiden duurzaam beheerd moeten gaan worden. Daarvoor dient uiteindelijk het E depot. Slechts op enkele plekken in Nederland is momenteel een E depot beschikbaar. Om te komen tot een landelijk dekkend net van E depotvoorzieningen, is in 2013 een begin gemaakt met de uitvoering van het Archiefconvenant, dat eind 2012 door de verschillende bestuurslagen is gesloten. Onder de werknaam Archief 2020 zijn vele activiteiten gestart, die rond 2016/2017 moeten leiden tot een landelijke infrastructuur voor E depots. Tegelijk met dit landelijke traject ontstaan her en der provinciale initiatieven voor E depots. Het RAWB is een van de aanjagers in onze provincie om in gezamenlijkheid te komen tot een Brabants E depot. Helaas bleek, tijdens een memorabele vergadering van de Brabantse archiefdiensten begin november in Oudenbosch, dat de eensgezindheid in onze provincie nog geen gemeengoed is. Het RAWB blijft desondanks veel energie steken in de voorbereidingen voor het E depot, momenteel samen met de archiefdiensten van Heusden en Breda. De tijd gaat namelijk dringen, temeer omdat er een wetswijziging op stapel staat, die de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar de archiefdienst aanmerkelijk zal gaan verkorten. Op redelijk afzienbare termijn krijgt het RAWB dan exclusief digitale bestanden in beheer, daar zal de dienst dan klaar voor moeten zijn. De vele vormen van samenwerking in de regio hebben gevolgen voor het archiefbeheer. Helaas bleek vrijwel steeds, dat de archiefvorming bij samenwerkingsverbanden onvoldoende en te late aandacht 8